Глава 1. Нотаріат в Украї

га закону», тобто першими формують практику застосування з конодавства, зміни у діяльності нотаріату є доцільними, н обхідними та такими, що сприятимуть становленню громадськ ро суспільства у нашій країні.

§ 3. Латинський нотаріат

Так, головна відмінність нотаріуса від представників інши юридичних професій полягає в його статусі, специфіка якого тому, що він об'єднує приватні та публічні начала. Наприклад організація діяльності нотаріуса здійснюється ним самостійв під його матеріальну відповідальність, але при цьому засвідчеі ним факти і документи набувають офіційного характеру, тобі підтверджені державою. Разом з тим слід мати на увазі, що в д< яких країнах, зокрема, в Україні, Росії, Німеччині, інститут державного нотаріату діють нарівні з приватним нотаріатом.

Латинський нотаріат є системою, за якої нотаріус здійсню публічну функцію, отримавши від держави частинку його влад (право надавати його документам силу публічного акту), але оі ганізовує свою роботу як особа вільної професії. Також в обігу дефініція «вільний нотаріат», скорочена форма від визначена «нотаріат, що діє у формі вільної професії». Вільний нотаріа практикується в більшості країн світу.

На міжнародній арені Латинський нотаріат представленні Міжнародним союзом нотаріату (МСН), що об'єднує понад 8і держав світу. Союз було утворено 2 жовтня 1948 р. у м. Буенос Айресі (Аргентина) на зустрічі представників національних но таріальних організацій. До учасників МСЛН входять країні Південної та Центральної Америки, Японія, Франція, Іспанія Португалія, Швейцарія, Бельгія, Люксембург, Германія, Італія Ватикан, Нідерланди, Кот-д'Івуар, Марокко, Сенегал, Туреччи на, Греція, Російська Федерація, Литва, Латвія, Естонія, Поль ща, Словенія та деякі інші.

Латинський нотаріат базується на традиції римського права В країнах, що входять до МСЛН, як і в Україні, діє континен тальна (романо-германська) правова система з її пріоритетом письмового доказу, а нотаріально оформлені документи отриму ють публічне визнання і підвищену доказову силу. При цьому і більшості країн Латинського нотаріату акти нотаріусів мають і виконавчу силу.

31

Нотаріат в Україні

Питанням нотаріату надається багато уваги в Європейсько союзі. Зокрема, в резолюції Європейського парламенту коне тується, що створення єдиного загальноєвропейського ринку і тягло за собою значну активізацію нотаріальної діяльності в уі державах — членах Союзу.

Вільний нотаріат є єдиною формою нотаріату, яка відповц потребам демократичної держави. Він не є частиною адмініст] тивної системи, а здійснює охорону прав і законних інтересів г] мадян і юридичних осіб, маючи особливе повноваження держаї Юридичні гарантії і безпека, що надається нотаріальними про] дурами, не є зайвими формальностями і бар'єрами в цивільно і комерційному обороті, а навпаки, роблять ці відносини захип ними і передбаченими.

Сучасний Латинський нотаріат базується на системі основої лажних принципів, серед яких:

10. нотаріус діє від імені держави, але підкоряється тільки і кону;

11. функція Латинського нотаріату — служіння державі, я нотаріус здійснює незалежним чином, не входячи в ієрархію д< жавних службовців;

12. нотаріус забезпечує неупереджену кваліфіковану юриді ну допомогу; законність, рівну справедливість і публічну д< товірність приватних актів;

13. акти нотаріуса мають особливу доказову, а часто і виконі чу силу;

14. діяльність нотаріуса знаходиться у сфері безспірної юрі дикції, при цьому сприяючи попередженню суперечок і конфл: тів;

15. як радник нотаріус виявляє справжню волю осіб, що зв< нулись до нього, і відображає її в юридичному акті;

16. нотаріус зобов'язаний бути членом централізованої орга: зації — нотаріальної палати; чисельність посад нотаріусів під^ гає квотуванню;

17. нотаріус несе повну майнову відповідальність за професії помилки;

18. нотаріус зобов'язаний застрахувати професійні ризики;

19. нотаріус жорстко зв'язаний не тільки законом, а й норма] професійної етики.

Ці принципи покликані виключити незаконне втручання д( жавних органів і посадовців, підвищити кваліфікацію нотаріус забезпечити збереження таємниці нотаріальних дій тощо.

32

Глава 1. Нотаріат в Україні

Разом з тим свобода в рамках Латинського нотаріату припус­кає контроль з боку держави, яка делегувала нотаріусам свої пов­новаження у сфері надання приватним актам характеру публічних. Держава, зокрема, регламентує порядок призначення на посаду нотаріуса, бере участь у визначенні кількості но­таріусів, встановлює ставки стягуваного мита і кримінальну відповідальність за істотні порушення в професійній діяльності нотаріуса, контролює дотримання нотаріусами законів та інших правових актів, держава уповноважена ставити питання про поз­бавлення права здійснювати нотаріальну діяльність через систе­му судових органів, вона встановлює ряд інших обмежень, нап­риклад, у занятті нотаріуса іншою діяльністю, у здійсненні но­таріальних дій у рамках нотаріального округу, в рекламі.

Функції нотаріуса, за латинським правом, можуть бути стис­ло описані таким чином:

20. встановлення особи громадян, присутніх при укладанні до­говору;

21. встановлення легальних повноважень сторін на ведення пе­реговорів;

22. дослідження волі сторін;

23. тлумачення волі сторін;

24. перевірка свободи і відсутність стороннього впливу на волю сторін договору;

25. перевірка можливості розпоряджатися предметом договору;

26. розгляд відповідності волі сторін і норм чинного законодав­ства;

27. перекладання волі сторін в письмову форму, що просто і яс­но виражає її незаперечне юридичне значення;

28. редагування юридично правильного документа, відповідно­го за формою і по суті меті сторін договору;

29. приведення волі сторін у відповідність з економічною, юри­дичною, соціальною системою для того, щоб її виконання вияви­лося можливим у рамках встановленого юридичного порядку; ця відповідність забезпечується також гласністю легальних актів, при повному дотриманні встановленого порядку;

30. діяльність як юридичного радника сторін;

31. збереження професійної незалежності.

Заповіді Латинського нотаріату, отримані з докладу еква­дорської делегації нотаріусів на пленарному засіданні 89 Міжна­родного конгресу Латинського Нотаріату в Мексиці в 1965 р., ма­ють неабиякий вплив на діяльність нотаріусів і поважаються нарівні із законодавчо закріпленими правилами:

33

Нотаріат в Україні

9. Поважай своє міністерство.

10. Утримайся, навіть якщо найменший сумнів робить незро­зумілими твої дії.

11. Віддавай належне Правді.

12. Дій обачно.

13. Вивчай із пристрастю.

14. Радься з Честю.

15. Керуйся Справедливістю.

16. Обмежуйся Законом.

17. Працюй з Гідністю.

10. Пам'ятай, що твоя місія полягає в тому, щоб не було супе­
речок між людьми.

Глава 2. Предмет, система і принципи нотаріального...

ГЛАВА 2. Предмет, система і принципи нотаріального процесуального права

§ 1. Поняття нотаріального процесуального права

У суспільстві існує багато різних за своїм змістом відносин, се­ред яких правові відносини займають своє особливе місце. Адже головною ознакою моделі держави, що характеризується як пра­вова, виступає саме ознака високої правової врегульованості суспільних відносин. Правові відносини є результатом дії вимог норм права на відносини між різними суб'єктами. Регулюючий вплив права на суспільні відносини полягає в тому, що воно в своїх нормах конструює модель обов'язкової або дозволеної по­ведінки різних учасників цих відносин. Це знаходить свій вираз у наданні одним учасникам суспільних відносин певних прав і в накладанні на інших певних обов'язків, пов'язуючи їх тим са­мим взаємними правами і обов'язками, що спрямовує їхню по­ведінку в тих чи інших напрямах. Правове регулювання обумов­лене деякими об'єктивними та суб'єктивними факторами, до яких, крім рівня економічного розвитку суспільства, рівня зрілості та стійкості суспільних відносин, можна віднести рівень визначе­ності предмета, засобів і методів правового регулювання, од­норідність суспільно окремо необхідних відносин, що виникають у різних сферах суспільного життя, та інші критерії. Таким чином, можна зробити висновок про те, що предмет правового регулюван­ня — це сукупність якісно однорідних відносин у певній сфері суспільного життя, що врегульовані за допомогою правових норм.

Слід відзначити, що в юридичній літературі висловлювалась думка про те, що до нотаріальних правовідносин мають увійти як правовідносини, які безпосередньо належать до нотаріального процесу — нотаріальні процесуальні правовідносини, так і но­таріально-адміністративні правовідносини, що стосуються ор­ганізаційної структури нотаріату, визначають взаємовідносини між нотаріальними органами і регулюються законодавством про нотаріат. Об'єднання цих правовідносин в одне поняття пов'яза­но з тим, що нотаріат є структурою, що не тільки забезпечує вчи­нення нотаріальних дій у визначеному законодавством порядку, а й взаємодіє з іншими державними структурами, забезпечує своє самооновлення.

Таким чином, нотаріальні процесуальні відносини — це суспільні відносини, які виникають між особами, що вчиняють но-

35

Нотаріат в Україні

таріальні дії, та особами, що звертаються за вчиненням нотаріаль­них дій у порядку, передбаченому законодавством про нотаріат. Нотаріальні процесуальні відносини мають такі ознаки:

— наявність обов'язкового суб'єкта — нотаріуса або інших ор­
ганів чи осіб, уповноважених на вчинення нотаріальних дій;

32. встановлення меж компетенції нотаріуса, наданих йому державою, що визначаються нормами національного та міжна­родного законодавства;

33. правоохоронний та правозахисний характер діяльності но­таріату;

34. добровільність вступу в нотаріальні процесуальні відноси­ни, укладання та посвідчення договорів;

35. безспірний характер нотаріальних процесуальних відно­син, тобто безспірність юридичних фактів і прав, на яких засно­вується нотаріальне провадження;

36. письмова форма реєстрації нотаріальних дій і нотаріально­го діловодства.

Для регулювання відносин у сфері нотаріальної діяльності дер­жава встановлює спеціальні норми, сукупність яких створює га­лузь права — нотаріальне процесуальне право. Отже, нотаріальне процесуальне право — це система правових норм, що регулюють суспільні відносини, які виникають в процесі здійснення но­таріальних дій між нотаріальними органами та особами, які звер­таються за вчиненням цих дій. Нотаріальне процесуальне право має специфічні, притаманні тільки йому предмет і метод. Предме­том нотаріального процесуального права є суспільні відносини, що виникають у процесі здійснення нотаріальних дій між но­таріальними органами та особами, які звертаються за вчиненням цих дій і врегульовані нормами нотаріального процесу. Методом правового регулювання таких відносин є особливий спосіб впливу норм права на однорідні суспільні відносини.

При визначенні місця нотаріального процесуального права в системі права України в науці немає єдиної думки, що викликає багато суперечок.

Одні вчені вважають, що нотаріальне процесуальне право не є самостійною галуззю права і входить до предмета регулювання цивільного процесуального права, виконуючи в несудовіи формі захист цивільних прав та охоронюваних законом інтересів.

Другі вважають, що нотаріальне процесуальне право має схожість із адміністративним процесом, оскільки нотаріальні ор­гани є органами державного управління й організаційній струк-

36

Глава 2. Предмет, система і принципи нотаріального..

турі нотаріату властиві деякі ознаки адміністративних пра зозідносин, змістом яких є загальна підпорядкованість осіб, щ< зчиняють нотаріальні дії, Міністерству юстиції України, яке ви конує керівну та контролюючу функції.

Треті відносять нотаріальне процесуальне право до са настійної галузі, оскільки діяльність нотаріальних органів і по .адових осіб має безспірний характер, під час вчинення но гаріальних дій не використовується змагальна форма процесу.

Тому виходячи зі структурної побудови нотаріату і характеру здійснення нотаріальних дій, є всі підстави вважати, що но таріальне процесуальне право є самостійною галуззю права, якг має тісний зв'язок з іншими галузями матеріального і процесу ального права, зокрема цивільним, цивільно-процесуальним сімейним, земельним, житловим та адміністративним правом*

§ 2. Нотаріальний процес, його зміст та стадії

Нотаріальний процес — це діяльність нотаріальних органів врегульована нормами нотаріального процесуального права : здійснована у визначеному процесуальному порядку. Змістои цієї діяльності є сукупність взаємних прав та обов'язків суб'єктії процесу — нотаріальних органів і осіб, які звертаються за вчи ненням нотаріальних дій. Об'єднані нотаріальними правовідно синами, ці суб'єкти здійснюють процесуальні дії, спрямовані ж досягнення відповідної мети.

Метою нотаріального процесу є надання суспільним відноси нам визначеної законом форми, яка має забезпечити захист і охо­рону прав та інтересів фізичних та юридичних осіб.

Нотаріальний процес складають ряд послідовних взаємо­пов'язаних стадій, серед яких є і обов'язкові для вчинення кож­ної нотаріальної дії.

Першою стадією нотаріального процесу є порушення но тпаріального провадження. Порушення провадження відбуваєть­ся поданням письмової заяви чи з'явленням особи до нотаріуса зе вчиненням нотаріальної дії. Цю стадію складають також дії з пе­ревірки нотаріусом наявності всіх передумов для вчинення пев­ної нотаріальної дії. Наприклад, нотаріус розпочинає вчинення нотаріальної дії зі встановлення особи, яка звернулась до но­таріуса, на основі даних паспорту чи інших документів, передба­чених законодавством, перевірки її дієздатності, в необхідних ви­падках — перевірки повноважень представника.

37

Нотаріат в Україні

Друга стадія нотаріального процесу — підготовка до вчинен­ня нотаріальної дії, яка не завжди є обов'язковою. Зміст цієї дії полягає у витребуванні додаткових документів чи одержанні пев­них відомостей від фізичних або юридичних осіб, державних ор­ганів, перевірка, аналіз, правова експертиза поданих для вчинен­ня нотаріальних дій документів.

Третьою стадією нотаріального провадження є вчинення або відмова від вчинення нотаріальної дії. Після проходження двох попередніх стадій на підставі перевірки та оцінки поданих доку­ментів нотаріус приходить до висновку про обставини, які дозво­ляють або не дозволяють йому вчиняти нотаріальну дію. Вчинен­ня нотаріальної дії оформлюється нотаріальним актом (догово­ром, свідоцтвом, іншим нотаріальним документом).

Нотаріус чи інша посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, має право відмовити в їх вчиненні з підстав, зазначених у ст. 49 Закону України «Про нотаріат», наприклад, якщо вчинення но­таріальної дії суперечить закону, суперечить цілям, вказаним у статуті юридичної особи, неподання необхідних відомостей та до­кументів тощо. Відмова на прохання особи, якій було відмовлено у вчиненні нотаріальної дії, має бути викладена письмово.

Слід відзначити, що деякі нотаріальні дії характеризуються значними часовими межами, що надає їм характеру не одноразо­вої дії, а певного розтягнутого у часі процесу. До таких прикладів належить охорона спадкового майна, прийняття в депозит гро­шових сум і цінних паперів, прийняття документів на зберіган­ня. Проте не дивлячись на те, скільки процесуальних дій вчиняє нотаріус для здійснення окремої нотаріальної дії, вона все одно складає зміст однієї стадії.

Четвертою стадією є реєстрація вчиненої нотаріальної дії. Згідно зі ст. 52 Закону України «Про нотаріат», усі нотаріальні дії, вчинені нотаріусами чи посадовими особами виконавчих комітетів сільських, селищних, міських Рад народних депутатів, реєструються в реєстрах нотаріальних дій. Для деяких нотаріаль­них дій обов'язковою є реєстрація в державних реєстрах — Єдино­му реєстрі заборон відчуження об'єктів нерухомого майна, Єди­ному реєстрі прав власності на нерухоме майно, Спадковому реєстрі тощо.

П'ята стадія яка не є обов'язковою, — це оскарження но­таріальних дій або відмова в їх вчиненні. У разі якщо заінтересо­вана особа вважає, що нотаріус неправильно вчинив нотаріальну

38

Глава 2. Предмет, система і принципи нотаріального...

дію або неправильно відмовив їй у вчиненні нотаріальної дії, во­на вправі подати про це скаргу до суду.

§ 3. Джерела нотаріального процесуального права

Джерела нотаріального процесуального права — це норма­тивні акти, які регулюють організацію і компетенцію нотаріаль­них органів, а також процесуальний порядок вчинення ними но­таріальних дій.

Принципове значення для нотаріату в Україні мають положен­ня Конституції України. Слід зазначити, що в Конституції немає норм, які б безпосередньо стосувались здійснення нотаріальної діяльності, проте вона закріпила низку важливих положень, нап­риклад, щодо непорушності права приватної власності, щодо пра­ва кожного володіти, користуватись і розпоряджатись своєю власністю, що набувається в порядку, визначеному законом, а та­кож користування Для задоволення своїх потреб об'єктами права державної і комунальної власності відповідно до закону.

Основні питання діяльності нотаріальних органів і посадових осіб, які вчиняють нотаріальні дії, врегульовано Законом Ук­раїни «Про нотаріат», від 2 вересня 1993 р., що набрав чинності 1 січня 1994 р. Необхідність прийняття нового закону про но­таріат була обумовлена переходом до ринкових відносин, виник­ненням приватної власності, створенням нових видів економічної діяльності тощо.

Законом створено систему приватної нотаріальної діяльності, що дає можливість розвантажити державні нотаріальні контори, підвищити якість вчинення нотаріальних дій, а також піднести престижність професії нотаріуса. Для підвищення професійного рівня нотаріусів встановлено більш високі вимоги для зайняття посади нотаріуса — стажування в нотаріальній конторі чи у при­ватного нотаріуса, складання кваліфікаційного іспиту, обов'яз­кове одержання свідоцтва на зайняття нотаріальною діяльністю. Водночас врегульовано підстави для анулювання свідоцтва, виз­начено права та обов'язки нотаріуса, правові гарантії захисту йо­го прав та інтересів. Також посилено вимоги щодо відповідаль­ності нотаріуса за вчинювані ним нотаріальні дії.

Крім того, нотаріуси під час вчинення нотаріальних дій керу­ються нормами цивільного, цивільно-процесуального, сімейного, земельного, господарського права. Найбільший вплив на но-

39

Нотаріат в Україні

таріальнии процес має цивільне право, норми якого і повинні втілюватись на практиці за допомогою нотаріальної діяльності. Отже, це Цивільний кодекс України від 16 січня 2003 р., Цивіль­ний процесуальний кодекс від 18 березня 2004 р., Земельний ко­декс від 25 жовтня 2001 р., Сімейний кодекс від 10 січня 2002 р., Господарський кодекс України від 16 січня 2003 року.

Джерелами нотаріального процесуального права є також ок­ремі закони, зокрема Закон УРСР «Про власність» від 7 лютого 1991 р., Закон України «Про приватизацію майна державних підприємств» від 4 березня 1992 р., Закон України «Про привати­зацію державного житлового фонду» від 19 червня 1992 р., Закон України «Про заставу» від 2 жовтня 1992 р., Закон України «Про плату за землю» в редакції від 19 вересня 1996 р., Закон України «Про приватизацію невеликих державних підприємств (малу приватизацію)» від 15 травня 1996 р., Закон України «Про обіг векселів в Україні» від 5 квітня 2001 р. та ін.

Значну роль у регулюванні діяльності нотаріату відіграють постанови Верховної Ради України, наприклад, «Про тлумачен­ня Закону України «Про реабілітацію жертв політичних репресій на Україні» від 24 грудня 1993 р., «Про ратифікацію Угоди про порядок вирішення спорів, пов'язаних із здійсненням госпо­дарської діяльності» від 19 грудня 1992 р. і т.д.

Особливе місце в регулюванні нотаріальної практики мають укази президента України: «Про впорядкування справляння пла­ти за вчинення нотаріальних дій» від 10 липня 1998 р., «Про вре­гулювання діяльності нотаріату в Україні» від 23 серпня 1998 р., «Про Консульський статут України» від 2 квітня 1994 року.

Джерелом нотаріального процесуального права є постанови й розпорядження Кабінету Міністрів України. Мова йде про Поло­ження «Про Вищу кваліфікаційну комісію нотаріату» від 22 лю­того 1994 р., Постанову «Про розмір плати за видачу свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю» від 22 лютого 1994 р., Постанову «Про порядок посвідчення заповітів і дору­чень, прирівнюваних до нотаріально посвідчених» від 15 червня 1994 р. та деякі інші підзаконні акти.

До важливих джерел нотаріального процесуального права слід віднести накази Міністерства юстиції України, якими затвер­джені інструкції: «Про порядок вчинення нотаріальних дій но­таріусами України» від 3 березня 2004 року, «Про порядок вчи­нення нотаріальних дій посадовими особами виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад народних депутатів»

40

Глава 2. Предмет, система і принципи нотаріального...

від 25 серпня 1994 р., «Про порядок заповнення заяв та ведення Єдиного реєстру заборон відчуження об'єктів нерухомого майна» від 18 серпня 2004 р., «Про ведення Державного реєстру право-чинів» від 18 серпня 2004 р., «Про порядок ведення Державного реєстру обтяжень рухомого майна та заповнення заяв» від 29 липня 2004 р., «Про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до державного нотаріального архіву» від 9 липня 2002 р., «Про порядок ведення Єдиного реєстру но­таріусів» від 27 травня 1999 р., «Про порядок обліку депозитних операцій у державних нотаріальних конторах та в приватних но­таріусів» від 18 лютого 2003 р., Правила ведення нотаріального діловодства від 3 лютого 1994 р., Порядок ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій від 15 липня 2003 р., Порядок ведення Реєстру прав власності на нерухоме майно від 28 січня 2003 р., Положення про Єдиний реєстр доручень від б травня 1998 р., про Єдиний реєстр заповітів та спадкових справ від 17 жовтня 2000 р., Положення про порядок видачі свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю від 20 січня 1997 р., Положення про порядок реєстрації приватної нотаріальної діяль­ності від 4 березня 1994 р., Положення про кваліфікаційну комісію нотаріату від 28 грудня 1993 р., Положення про держав­ний нотаріальний архів від 7 лютого 1994 р.

Також слід назвати спільні накази Міністерства юстиції Ук­раїни та Державної податкової адміністрації України від 7 люто­го 2003 р. «Про реєстрацію податкових застав нерухомого майна» і Міністерства юстиції України та Міністерства закордонних справ України від 27 грудня 2004 р. «Про затвердження Поло­ження про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України», Порядок посвідчення договорів відчуження земельних ділянок, затверд­жений наказом Міністерства юстиції України та Держкомзему України 6 червня 1996 р.

Джерелами нотаріального процесуального права є також пос­танови Пленуму Верховного Суду України: «Про судову практи­ку в справах за скаргами на нотаріальні дії або відмову в їх вчи­ненні» від 31 січня 1992 р.; «Про практику розгляду судами Ук­раїни справ про спадкування» від 24 червня 1983 р., «Про прак­тику застосування судами земельного законодавства при розг­ляді цивільних справ» від 25 грудня 1996 р.

При вчиненні нотаріальних дій застосовуються й акти місце­вих органів влади та управління. На території Автономної Рес-

41

Нотаріат в Україні

публіки Крим застосовується законодавство цієї територіальної одиниці України.

Відповідно до законодавства України, міжнародних договорів нотаріуси застосовують і норми іноземного права. Так, якщо міжнародними договорами України встановлені інші положення щодо здійснення нотаріальних дій, ніж ті, що містяться в національному законодавстві, то застосовуються норми міжна­родних договорів.

Питання вчинення нотаріальних дій за кордоном визначають­ся консульськими конвенціями, міжнародними угодами, що їх уклала Україна з іншими державами. Порядок вчинення но­таріальних дій консульськими установами України регулюється Законом України «Про нотаріат», Консульським статутом Ук­раїни від 2 квітня 1994 р., спільним наказом Міністерства юс­тиції та Міністерства закордонних справ України від 27 грудня 2004 р., яким затверджено Положення «Про порядок здійснення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах і консульсь­ких установах України», та іншими нормативними актами нашої держави.

Слід відзначити, що Україна, будучи членом Ради Європи та згідно з Указом Президента України від 11 червня 1998 родсу про затвердження Стратегії інтеграції України до Європейського Со­юзу, одним із напрямів своєї діяльності вбачає забезпечення пра­вової гармонізації нормативно-правових актів України до вимог ЄС. Тому зближення правових систем європейських країн має значний вплив на формування національного законодавства. Це положення також повинно суттєво впливати і на законодавство про нотаріат, яке наразі не систематизоване, містить багато супе­речностей, застарілих норм. Так, в Україні 1 січня 2004 року на­були чинності Цивільний, Сімейний кодекси, 18 березня 2004 р. був прийнятий новий Цивільний процесуальний кодекс України, які містять багато новел та значним чином відображаються на но­таріальній діяльності. Проте й досі в Україні діє Закон України «Про нотаріат» 1993 р. і одночасно нова Інструкція про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України від 3 березня 2004 року, норми яких не завжди узгоджуються між собою; крім того, Інструкція є підзаконним актом, який має прийматися на підставі закону та деталізувати його положення, а не суперечити закону. Так, наприклад, ст. 36 Закону не передбачає, що при­ватні нотаріуси можуть посвідчувати договори довічного утри­мання, накладати і знімати заборону відчуження нерухомого

42

Глава 2. Предмет, система і принципи нотаріального.

майна та засвідчувати справжність підпису на документах, прш начених для дії за кордоном, посвідчувати доручення для цієї м( ти, а також засвідчувати справжність підпису батьків або опік} на (піклувальника) на згоді про усиновлення дитини, тоді я Інструкція дозволяє вчиняти такі дії, зрівнюючи їх у цих діях -ержавними нотаріусами.

Наразі назріла необхідність прийняття нового закону про не таріат, що має забезпечити підвищення рівня захисту цивільне правових прав громадян України, юридичних осіб та держави цілому.

Слід зазначити, що законопроект про нотаріат, внесений гру пою народних депутатів України Віктором Мусіякою, Василеї Онопенком, Юрієм Кармазіним та Володимиром Мойсиком, н який вітчизняні нотаріуси покладали великі надії, 23.02.2006 бу ло відхилено Верховною Радою. Цей законопроект було внесено д парламенту ще 12.01.2004 і 18 червня 2005 р. було прийнято за ос нову. Однією з основних ідей проекту, яка якісно відрізняє ЙОГ< від діючого закону «Про нотаріат», є докорінне реформування са ме з точки зору введення єдиного нотаріату. Згідно з ним но таріуси повинні вчиняти всі нотаріальні дії, а їхня діяльність ма< базуватися на принципах самофінансування та саморегуляції.

§ 4. Система нотаріального процесуального права

Система — це певний порядок розміщення або розподілу час тин цілого. З урахуванням цього визначення системою но таріального процесуального права є сукупність норм нотаріаль ного процесуального права, розміщених у певній послідовності що відображає спосіб групування правового матеріалу з метою за безпечення більш глибокого вивчення змісту та трансформаці: нормативно-правової бази, яка регулює нотаріально-правов: відносини в Україні.

Норми нотаріального процесуального права можна поділите на загальні та особливі. Загальні норми становлять загальні частину нотаріального процесуального права, до якої входяті поняття нотаріату та його функцій, законодавство про нотаріат, положення про нотаріальне процесуальне право, його джерела, нотаріальний процес, а також організаційна структура но­таріальних органів, їх компетенція та загальні правила вчинення нотаріальних дій.

43

Нотаріат в Україні

До особливої частини можна віднести порядок вчинення окре­мих нотаріальних дій, а також застосування законодавства інших держав та міжнародних договорів у нотаріальній практиці.

§ 5. Принципи нотаріального процесуального права

Принципи нотаріального процесуального права — це керівні положення, на яких базується нотаріальне процесуальне право, ор­ганізація і здійснення нотаріальної діяльності. Значення прин­ципів полягає у визначенні основних засад організації та діяльності нотаріату як окремого правового інституту, а також у тому, що:

37. сукупність принципів нотаріального процесуального права є індивідуалізуючою ознакою саме цієї галузі права;

38. вони є взаємопов'язаною і взаємоузгодженою системою, в якій порушення одного з принципів тягне за собою порушення інших;

39. вони є основою тлумачення змісту законодавства у сфері но­таріальної діяльності.

Серед принципів нотаріального процесуального права можна назвати такі: законності, обґрунтованості нотаріальних актів, не­упередженості, сприяння громадянам та організаціям у здій­сненні їхніх прав і законних інтересів, дотримання таємниці вчи­нення нотаріальних дій, національної мови.

Принцип законності. У своїй діяльності нотаріуси та посадові особи зобов'язані дотримуватися норм чинного законодавства. Це значить, що, дотримуючись правильного процесуального по­рядку вчинення нотаріальних дій, нотаріус керується нормами процесуального і матеріального права.

Крім того, нотаріуси повинні вимагати дотримання законності від усіх осіб, які звертаються до нього за вчиненням нотаріальних дій. Це досягається можливістю відмови нотаріуса від вчинення дій, що суперечать закону або неприйняття документів, оформле­них з порушенням закону. Нотаріуси та інші посадові особи, які вчиняють нотаріальні дії, виявивши при вчиненні нотаріальних дій порушення закону громадянами або окремими посадовими особами, повідомляють про це для вжиття необхідних заходів відповідні підприємства, установи, організації або прокуратуру (абз. 1 ст. 51 ЗУ «Про нотаріат»).

Правовою гарантією реалізації цього принципу є можливість оскарження нотаріальних дій або відмови у їх вчиненні в суді.

Зміст принципу обґрунтованості нотаріальних актів полягає в тому, що дії нотаріуса ґрунтуються на дійсних обставинах,

44

Глава 2. Предмет, система (принципи нотаріального...

підтверджених відповідними необхідними для цього доказами (документами). Так, нотаріус встановлює особу громадянина, що звернувся за вчиненням нотаріальних дій, з'ясовує дієздатність громадян і перевіряє правоздатність юридичних осіб, а в разі на­явності — повноваження представника фізичної чи юридичної особи. Нотаріус має право витребувати від підприємств, установ і організацій додаткові відомості та документи, необхідні для вчи­нення нотаріальних дій. При посвідченні угод і вчиненні деяких інших нотаріальних дій у випадках, передбачених законодав­ством України, перевіряється справжність підписів учасників угод та інших осіб, які звернулись за вчиненням нотаріальної дії.

Правовою гарантією здійснення принципу неупередженості є те, що існують обмеження у праві вчинення нотаріальних дій з метою запобігання необ'єктивності нотаріуса, використання ним свого службового становища для задоволення особистих інте­ресів. До таких обмежень, зокрема, належить заборона нотаріусу вчиняти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, а також на ім'я і від імені свого чоловіка, дружини, родичів тощо.

Основоположним принципом діяльності нотаріуса є принцип сприяння громадянам, підприємствам, установам і організаціям у здійсненні їхніх прав та захисті законних інтересів. Це сприян­ня може відбуватись шляхом надання роз'яснень заінтересова­ним особам щодо їхніх прав і обов'язків, консультацій правового характеру, попередження про наслідки вчинюваних нотаріаль­них дій тощо. Роз'яснення громадянам їхніх прав і обов'язків як до, так і після вчинення нотаріальних дій, а також роз'яснення несумлінного виконання обумовлених у документах умов є однією з найважливіших функцій нотаріуса. Адже він має виступати як неупереджений радник і поборник захисту прав усіх сторін угоди та всіх осіб, які звертаються за вчиненням нотаріальних дій. Та­кож нотаріус на прохання зацікавлених осіб складає проекти заяв або угод, надає копії документів або виписки з них.

Не менш важливу роль відіграє і те, що нотаріус зобов'язаний зберігати в таємниці відомості, одержані ним у зв'язку з вчинен­ням нотаріальних дій. Значення цього принципу полягає в забез­печенні конфіденційності інформації, яку надає нотаріусу особа, що звернулась за вчиненням нотаріальних дій. Дотримання цього принципу означає, що нотаріус не вправі розголошувати відомості, що стосуються не тільки самої дії, ай факту її здійснення — саме тому довідки про вчинені нотаріальні дії та документи видаються тільки громадянам та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії.

45

Нотаріат в Україні

Крім того, дія цього принципу поширюється не тільки на но­таріусів, а й на осіб, яким про вчинені нотаріальні дії стало відо­мо у зв'язку з виконанням ними службових обов'язків (секре­тарі, друкарки, практиканти, стажери тощо). Принцип діє на названих осіб навіть тоді, коли вони вже не працюють у нотарі­альній конторі або вийшли на пенсію.

Чинним законодавством передбачено і певні винятки з цього правила — так, в окремих випадках, документи можуть видава­тись на письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і слідства у зв'язку з конкретними справами, що знаходяться в їх провадженні, а також на письмову вимогу органів податкової інспекції — можуть видаватись довідки, документи і копії з них для визначення правильності стягнення державного мита та для цілей оподаткування.

В разі порушення таємниці вчинюваних нотаріальних дій винні особи несуть відповідальність у порядку, встановленому за­конодавством України (відшкодування матеріальної та мораль­ної шкоди).

Під принципом національної мови розуміють те, що но­таріальне провадження здійснюється українською мовою. В не­обхідних випадках для забезпечення дотримання цього принци­пу тексти оформлюваних документів мають бути перекладені особі, що звернулась за вчиненням нотаріальних дій, нотаріусом або перекладачем.

Слід зазначити, що з моменту прийняття 2 вересня 1993 року Верховною Радою України Закону «Про нотаріат» напрацьовано достатній досвід стосовно встановлення більш вимогливого і в той самий час виваженого підходу до здійснення нотаріальної діяль­ності, зокрема в пропозиціях щодо принципів організації та здійснення нотаріальної діяльності, які мають знайти своє закріплення в окремій статті закону: незалежність і неуперед­женість нотаріуса, повна організаційна та економічна са­мостійність, платність, страхування ризику нотаріальної діяль­ності, повна матеріальна відповідальність нотаріуса за заподіяну з його вини шкоду, самоврядування нотаріусів та державне регу­лювання нотаріальної діяльності.

■

46

Глава 3. НотарЦ

ГЛАВА 3. Нотаріус § 1. Вимоги до посади нотаріуса

Першоджерелом слова «нотаріус» є середньовічне латинськ «поіагіиз» — писар, скорописець, секретар. Саме слово «пойагіие сходить до латинського «поіо» — відзначаю, позначаю, пишу, а вс но у свою чергу — до слова «пойа» — знак, відмітка, помітка. У слої нику В.Даля слово «нотаріус» визначено таким чином: «прися» ньій чиновник, свидетельствующий договори, обязательства : другие сделки между частньїми людьми; что маклер для купцов»

Нотаріус — це посадова особа, наділена повноваженнями вчи няти нотаріальні дії, передбачені законом. При здійсненні но таріальної діяльності нотаріус як особа, яка виконує делегован їй державою функції, шляхом надання кваліфікованих юридич них порад забезпечує дотримання єдності інтересів громадян т; держави. Водночас нотаріус несе відповідальність за вчиненню нотаріальних дій відповідно до закону.

Враховуючи те, що нотаріальну діяльність здійснює уповнова жена державою особа від імені держави, яка надала їй такі повно важення, закон встановлює досить жорсткі вимоги щодо допусю до професії нотаріуса, зазначені, зокрема, в ст. З Закону Україні «Про нотаріат».

18. Нотаріусом може бути тільки громадянин України, томз втрата особою громадянства України або виїзд за межі Україні: на постійне проживання є підставою анулювання свідоцтва пре право на заняття нотаріальною діяльністю.

19. Нотаріус повинен мати вищу юридичну освіту, тобто закін чити відповідний факультет університету, академії, інституту. Е минулому посаду нотаріуса дозволялось обіймати і особам, які не мали вищої юридичної освіти, за певних умов (не менше трьох років роботи за спеціальністю юриста, навчання на останніх кур­сах вищого навчального закладу відповідного фаху).

20. Майбутній нотаріус має пройти обов'язкове стажування протягом шести місяців у державній нотаріальній конторі або в нотаріуса, який займається приватною нотаріальною діяль­ністю, що дозволяє підготувати нові кадри до практичної роботи.

21. Для визначення рівня професійної підготовки осіб, які ма­ють намір займатися нотаріальною діяльністю, наступним етапом є складання кваліфікаційного іспиту.

47

Нотаріат в Україні

22. Після складання іспиту

потрібно одержати свідоцтво і право на зайняття нотаріальною діяльністю, яке є підставою і призначення на посаду державного нотаріуса або реєстрації щ ватної нотаріальної діяльності.

1. Особа, яка має намір розпочати нотаріальну діяльність, повинна мати судимість. Винесення обвинувального вироку с} щодо нотаріуса також є підставою для анулювання свідоцтва і право на заняття нотаріальною діяльністю.

2. Нотаріус не може перебувати в штаті інших держави: приватних та громадських підприємств і організацій, займаті підприємницькою і посередницькою діяльністю, а також вико: вати іншу оплачувану роботу, крім передбаченої законом, а кож викладацьку і наукову у вільний від роботи час. Таким | ном забезпечується принцип незалежності і неупередженості: таріуса, усувається можливість впливу інших осіб на виконаї нотаріусом своїх прямих обов'язків. Законом передбачені вин ки з цього правила (абз. З ст. 4 Закону України «Про нотаріат які стосуються надання права нотаріусам складати проекти у: і заяв, виготовляти копії документів і виписки з них, а також вати роз'яснення з питань вчинення нотаріальних дій та консу тації правового характеру. Ці права безпосередньо стосуюті компетенції нотаріуса і сприяють законному та об'єктивне вчиненню кожної конкретної нотаріальної дії.

Вже досить довго ведуться дебати щодо пропозицій доволі кар нально змінити положення про вимоги для допуску до професії таріуса в Україні, що зумовлено багатьма чинниками. Серед них потреба у більш кваліфікованих спеціалістах, які зможуть ефект но виконувати покладені на нотаріат завдання і функції. Так, про нується, що нотаріусом може бути громадянин України, який:

40. має вищу юридичну освіту і отримав освітньо-кваліфікап ний рівень спеціаліста або магістра;

41. вільно володіє державною мовою;

42. має досвід роботи у сфері права не менше п'яти років, із і помічником нотаріуса (стажистом) — не менше двох років.

Порівняння юридичного досвіду України і Голландії свідч: про неоднаковий підхід до вимог до осіб, які прагнуть займат: нотаріальною діяльністю. Цікаво, що Закон про нотаріат у Г ландії діє вже понад 160 років (був прийнятий 1842 р.). З таріуси в Голландії призначаються на посаду королевою, але і державними службовцями. Нотаріус займає посаду довічно, п те може бути відправлений у відставку з підстав, вказаних у

48

Глава 3. Нотаріус

коні. Кандидат в нотаріуси повинен мати ступінь магістра права, причому в університетах існують програми з нотаріального права та відділи нотаріального права на юридичних факультетах. Крім того, кандидат три роки працює в якості помічника нотаріуса.

В Італії професія нотаріуса належить до переліку так званих «захищених професій», що передбачає занесення в особливі реєстри, проведення контролю при допуску до них, контролю їх організації і здійснення. Заняття «захищеною професією» без дотримання всіх умов є незаконним і тягне за собою кримінальну відповідальність.

Праця нотаріуса в Італії стоїть на першому місці серед усіх «захищених вільних професій» через своє особливе значення для суспільства. Нотаріус у системі вільного нотаріату є гарантом правового захисту і законності, компетентним і неупередженим радником сторін, він запобігає порушенням закону, спорам і розбіжностям, є помічником держави у зборі податків.

Слід відзначити, що в англо-саксонській правовій системі в ба­гатьох випадках не існує нотаріату як окремого виду діяльності або діяльність нотаріуса суміщається з адвокатською. У Сполуче­них Штатах Америки взагалі не існує окремої професії, ідентич­ної європейському нотаріусу. Американський термін «повагу риЬНс» не має нічого спільного з нотаріатом у нашому розумінні. Ця особа не засвідчує правильності фактів, що містяться в доку­менті, а всього лише свідчить, що саме та чи інша особа підписа­ла документ. У більшості штатів кожен бажаючий старше 18 років може стати «поіагу риЬПс», склавши нескладний тест. Секретар у американському суді, який приводить свідків до присяги та веде за­пис свідчень, теж вважається нотаріусом. Більшість нотаріусів — секретарі у юридичних фірмах, судах, банках та страхових ком­паніях. На відміну від цього професійним і досвідченим юристом, що володіє широкими повноваженнями, є цивільний нотаріус (сгуі1-1а\у поіагу) штату Флорида. У 1998 році штат Флорида, праг­нучи до розвитку міжнародних відносин і зв'язків, почав створення системи цивільного нотаріату, ґрунтуючись на досвіді європейсь­ких держав. Цивільний нотаріус (сМІ-Іа^ повагу) Флориди — це професійний юрист, що практикує як мінімум 5 років і має відповідну репутацію. Для того щоб одержати статус цивільного нотаріуса Флориди, необхідно успішно скласти комплексний дер­жавний іспит і одержати призначення державного департаменту.

В Польщі нотаріуса призначає міністр юстиції за заявою заінтересованої особи та за рекомендацією регіональної ради но-

49

Нотаріат в Україні

таріальної палати. Нотаріусом може бути громадянин Польщі, молодший 26 років, який має вищу юридичну освіту, пройшов ] таріальне стажування, склав нотаріальний іспит та працюі помічником нотаріуса не менше двох років. Винятки встановлі для професорів юриспруденції, суддів, прокурорів та адвокат які працювали на займаній посаді не менше трьох років.

Обов'язком польського нотаріуса є участь у заходах загальї національної Нотаріальної ради та регіональних нотаріальних ] лат. До компетенції нотаріальної палати входить надання харі теристики — рекомендації щодо претендента на посаду нотаріу нагляд за виконанням нотаріусами своїх обов'язків, організаі навчання стажистів нотаріуса та ін. Контроль за діяльністю і таріуса здійснюють органи нотаріального самоврядувані міністерство юстиції через президентів апеляційних судів.

§ 2. Стажування нотаріуса

Як зазначалося вище, обов'язковою умовою для майбутньї нотаріуса є проходження стажування протягом шести місяці: державній нотаріальній конторі чи у приватного нотаріуса. С жування має на меті підготувати осіб, які мають намір займаті нотаріальною практикою, до практичної роботи, адже знан] що вони здобувають у навчальних закладах, мають теоретичв характер. Саме проходження стажування прищеплює колипії студентам юридичних факультетів практичні навички, дає змс вчитись у досвідчених нотаріусів.

Стажистом нотаріуса може бути особа, яка має вищу юриді ну освіту (університет, академія, інститут). Право на проходж ня стажування мають також особи, які до набрання чинності І коном УРСР «Про освіту» закінчили інші вищі навчальні зак. ди за спеціальністю «Правознавство».

За ст. З Закону України «Про нотаріат», строк стажував становить шість місяців. Слід відзначити, що незалежно від п; чин скороченню він не підлягає; навіть об'єктивні умови, такі хвороба, вагітність, робота за спеціальністю в минулому, д татній рівень підготовки, не впливають на цей термін. Пита* строку стажування останнім часом широко дискутується, оскі ки багато фахівців вважає його недостатнім для підготовки ви копрофесійних спеціалістів, потрібних для нотаріальної дія ності, і тому вимагає його подовження до одного року. У проект

50

Глава 3. Нотаріус

Закону «Про нотаріат», про який вже йшлося, ця вимога взагалі змінюється на «досвід роботи у сфері права не менше п'яти років, із нзої помічником нотаріуса (стажистом) — не менше двох років».

На кваліфікаційні комісії при управліннях юстиції покладено : ■:■■; з'язок щодо проведення конкурсного відбору осіб із метою за­рахування їх до резерву на заміщення посади стажиста но­таріуса.

До стажування не допускаються особи, які мають судимість. Крім того, підставами незарахування до резерву за наслідками ?:онкурсного відбору можуть бути: звільнення особи, яка має намір займатися нотаріальною діяльністю, з державної служби за порушення вимог Закону України «Про державну службу» та < Лро боротьбу з корупцією та організованою злочинністю», а та­кож пенсійний вік цієї особи. Відповідно до вимог закону ста­жист не може перебувати в штаті інших державних, приватних та громадських підприємств і організацій, займатися підпри­ємницькою і посередницькою діяльністю, а також виконувати іншу оплачувану, крім викладацької і наукової, роботу.

Стажист нотаріуса проходить стажування в державній но­таріальній конторі або у приватного нотаріуса. Умови роботи визначаються трудовим контрактом між стажистом і державною нотаріальною конторою чи приватним нотаріусом з додержанням законодавства про працю. Стажисти користуються всіма правами і пільгами, встановленими для працівників державних но­таріальних контор і приватних нотаріусів.

Нотаріус забезпечує підготовку стажиста до нотаріальної діяльності.

В обов'язки стажиста входить сумлінне виконання обов'язків, покладених на нього трудовим контрактом, примірною програ­мою для стажування та індивідуальними планами. Він повинен додержуватися трудової дисципліни, правил внутрішнього тру­дового розпорядку.

Під час стажування стажист зобов'язаний вивчити законодав­ство про нотаріат, а також законодавчі акти з різних галузей пра­ва. Одночасно з вивченням нормативних актів стажист повинен знайомитися з практичною діяльністю нотаріату, діловодством, реєстрацією нотаріальних дій.

Для набуття практичного досвіду стажист бере участь у прийомі громадян, перевірці документів, наданих для вчинення нотаріальних дій; складає проекти договорів, свідоцтв та інших документів; визначає розмір оплати та державного мита; бере участь у інших нотаріальних діях.

51

Нотаріат в Україні

Відповідальність за проведення стажування в державних но таріальних конторах покладається на завідуючого нотаріальнок конторою або його заступника, а в приватного нотаріуса — не цього нотаріуса.

Безпосередній керівник стажування повинен мати принаймні п'ятирічний практичний досвід на посаді нотаріуса за відсутності зауважень по роботі.

Керівництво і контроль за проведенням стажування здійсню­ють Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, управління юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій.

Після закінчення стажування в державній нотаріальній кон­торі керівник стажування складає висновок про результати про­ходження стажування, вказуючи ступінь підготовки стажиста, одержані ним у процесі стажування практичні навички і знання. Протягом трьох днів після закінчення стажування він подає завідуючому нотаріальною конторою або його заступникові цей висновок для розгляду і затвердження. Слід відзначити, що в за­конодавстві не зазначено, яким чином повинно оформлюватись проходження стажування у приватного нотаріуса, а тому автор вважає, що приватний нотаріус повинен аналогічно складати висновок про результати проходження стажування і затверджу­вати його.

Після одержання висновку особа, яка має намір займатись но­таріальною діяльністю, звертається до кваліфікаційної комісії но­таріату із заявою про допуск до складання кваліфікаційного іспи­ту. Головним завданням кваліфікаційних комісій є визначення рівня професійної підготовленості осіб, які мають намір зайняти­ся нотаріальною практикою.

Для вдосконалення порядку стажування осіб, які мають намір займатися нотаріальною діяльністю, на кваліфікаційні комісії, крім прийняття кваліфікаційного іспиту, покладено обов'язки з проведення конкурсного відбору осіб з метою зарахування їх до резерву на заміщення посади стажиста нотаріуса.

Учасників конкурсу повідомляють за десять днів про час і місце засідання кваліфікаційної комісії. За рішенням комісії до участі в конкурсі допускаються особи, які відповідають умовам конкурсу. Так, не беруть участі в конкурсі особи, які досягли пенсійного віку, та особи, звільнені з державної служби за пору­шення вимог Законів України «Про державну службу», «Про бо­ротьбу з корупцією та організованою злочинністю».

52

Глава 3. Нотаріус

При конкурсному відборі враховується наявність знань із пи­тань нотаріату та стажу роботи за спеціальністю юриста. Береть­ся до уваги робота помічником приватного нотаріуса, секретаря або консультанта в державній нотаріальній конторі впродовж щонайменше двох років, а також позитивна характеристика з ос­таннього місця роботи. Крім того, враховується і положення ст. З Закону України «Про нотаріат» — стажист не може перебувати у штаті інших державних, приватних і громадських організацій, підприємств, займатися підприємницькою і посередницькою діяльністю, а також виконувати іншу оплачувану роботу, крім викладацької та наукової. Основною ж умовою є позитивний вис­новок керівника стажування про результати проходження ста­жування, оскільки за негативного висновку комісія має вирішу­вати питання щодо подовження стажування тощо.

На підставі аналізу поданих документів, а також співбесід кваліфікаційна комісія голосуванням приймає рішення стосов­но кожного учасника конкурсу. Рішення комісії за результатами проведеного конкурсу є остаточним.

§ 3. Складання кваліфікаційного іспиту

-

Після проходження стажування особа, яка має намір займа­тись нотаріальною діяльністю, повинна скласти кваліфікаційний іспит. Для цього особа подає особисто або надсилає поштою до кваліфікаційної комісії заяву, засвідчену в установленому поряд­ку копію диплома про вищу освіту і висновок про результати про­ходження стажування.

Кваліфікаційна комісія зобов'язана розглянути одержані до­кументи і прийняти кваліфікаційний іспит протягом місяця від дня надходження документів. Заяви осіб, які мають намір займа­тися нотаріальною діяльністю, розглядаються на засіданні кваліфікаційної комісії та приймається рішення про допуск їх до складання кваліфікаційного іспиту або відмову в цьому. На засіданні, в разі необхідності, можуть бути присутніми: особа, яка подала документи; представники підприємств, установ, ор­ганізацій, які зацікавлені в розгляді заяви; запрошується керівник стажування, щоб перевірити стан виконання індивідуального плану стажиста.

Розгляд заяв починається з доповіді голови комісії, його заступ­ника або секретаря, які попередньо вивчали подані до комісії доку-

53

Нотаріат в Україні

менти. Після аналізу поданих документів заслуховуються особи, які є присутніми на засіданні комісії. Далі кваліфікаційна комісія приймає рішення про допуск до кваліфікаційного іспиту або відмову в цьому. Рішення про відмову в допуску до кваліфіка­ційного іспиту повинно бути вмотивованим, бо таку відмову мож­на оскаржити.

У практиці прийняття кваліфікаційного іспиту вже склалися певні вимоги. Так, під час іспиту в середньому використовується від 10 до 20 білетів, в кожному з яких міститься від 6 до 10 запи­тань та одне практичне завдання. Аналіз практики складання кваліфікаційних іспитів вказує на доцільність прийняття кваліфікаційного іспиту в письмовій формі з обов'язковим долу-ченням до протоколу засідання комісії чернеток відповідей. Усі додаткові запитання і відповіді до них повинні фіксуватись у про­токолі засідання. Це, за оскарження рішення комісії, полегшує роботу Вищої кваліфікаційної комісії та дає їй можливість пра­вильно розглянути скаргу.

Рішення кваліфікаційної комісії приймається відкритим го­лосуванням більшістю голосів від кількості присутніх на засіданні членів комісії.

Про наслідки складання іспитів кваліфікаційні комісії оголо­шують заінтересованим особам у день складання ними іспитів. На підставі складеного іспиту кваліфікаційна комісія виносить рішення про можливість допуску особи до нотаріальної діяль­ності.

Якщо за рішенням комісії особа не склала іспиту, то вона має право на повторний іспит не раніше ніж через один рік.

Якщо заінтересована особа не погоджується з рішенням кваліфікаційної комісії, вона може оскаржити його у Вищий кваліфікаційній комісії при Міністерстві юстиції України в місячний строк від дня вручення заінтересованій особі копії цьо­го рішення.

Скарги на рішення кваліфікаційних комісій нотаріату розг­лядаються Вищою кваліфікаційною комісією у місячний термін за участю особи, яка подала скаргу, і представника комісії но­таріату, рішення якої оскаржується. Неявка цих осіб не є пере­шкодою для розгляду скарги, але в деяких випадках комісія мо­же визнати присутність їх обов'язковою. На засіданні також мо­жуть бути присутніми представники підприємств, установ та ор­ганізацій, заінтересованих у розгляді скарги.

Розгляд скарги починається доповіддю члена комісії, який по-

54

Глава 3. Нотаріус

передньо вивчив скаргу і додані до неї документи. Після цього заслуховуються присутні на комісії особи, проводяться дослідження та аналіз необхідних документів.

Рішення приймається відкритим голосуванням простою біль­шістю голосів від кількості присутніх членів комісії. Воно викла­дається в письмовій формі, підписується головуючим на засіданні та членами комісії, є остаточним і оскарженню не підлягає.

За результатами розгляду скарги комісія може винести такі рішення:

— залишити рішення кваліфікаційної комісії нотаріату без
зміни, а скаргу — без задоволення;

43. допустити особу до повторного складання кваліфікаційного іспиту, але вже перед Вищою кваліфікаційною комісією;

44. скасувати рішення кваліфікаційної комісії нотаріату і до­пустити особу до заняття нотаріальною діяльністю.

У триденний строк копія рішення Вищої кваліфікаційної комісії видається особі, стосовно якої воно було винесено.

Після рішення кваліфікаційної комісії нотаріату про допуск до нотаріальної діяльності заінтересована особа одержує в Міністерстві юстиції України свідоцтво про право на заняття но­таріальною діяльністю.

■

§ 4. Свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяльністю

Свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяльністю —

це документ, що видається Міністерством юстиції України на підставі рішення кваліфікаційної комісії нотаріату або Вищої кваліфікаційної комісії про допуск до нотаріальної діяльності та є підставою для призначення на посаду державного нотаріуса або реєстрації приватної нотаріальної діяльності.

Порядок видачі свідоцтва регулює Положення, затверджене Наказом Міністерства юстиції України від 20 січня 1994 р., зі змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції від 25 грудня 1997 р.

Свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяльністю (далі — свідоцтво) може бути видане громадянину України, який має ви­щу юридичну освіту (університет, академія, інститут), пройшов стажування в державній нотаріальній конторі або у нотаріуса, що займається приватною нотаріальною практикою, та склав кваліфікаційний іспит.

55

Нотаріат в Україні

Свідоцтво є підставою для призначення на посаду державного нотаріуса або реєстрації приватної нотаріальної діяльності.

Свідоцтво видається Міністерством юстиції України на підставі рішення кваліфікаційної комісії нотаріату при Міністерстві юс­тиції Республіки Крим, обласному, Київському та Севастополь­ському управліннях юстиції, а у випадку успішного складання особою повторного іспиту Вищій кваліфікаційній комісії нотаріату при Міністерстві юстиції України — на підставі її рішення.

За видачу свідоцтва необхідно внести відповідну плату на ра­хунок Міністерства юстиції України. Розмір плати за видачу свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю встанов­люється постановою Кабінету Міністрів України від 22 лютого 1994 р., зі змінами, внесеними згідно з постановою КМ від 8 черв­ня 1996 р. Зараз встановлено плату за видачу такого свідоцтва в розмірі десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, а за видачу його дубліката — в розмірі 50% цієї суми.

Від плати за видачу свідоцтва про право на заняття нотаріаль­ною діяльністю звільняються нотаріуси, які на день набрання чинності Законом України «Про нотаріат» працювали в держав­них нотаріальних конторах, а також посадові особи Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юс­тиції України в Автономній Республіці Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, робота яких безпосередньо пов'язана з керівницт­вом і контролем за діяльністю нотаріату.

Для одержання свідоцтва у Міністерство юстиції України по­дається заява, до якої додається рішення кваліфікаційної комісії або Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату, якщо іспит було складено повторно, і документ банківської установи про внесення плати за видачу свідоцтва. При подачі заяви має бути пред'явле­ний документ, що посвідчує особу заявника, а також інші доку­менти, передбачені згаданим Положенням. Заява має бути розг­лянута протягом місяця від дня її подання.

Розглянувши заяву, Міністерство юстиції України може ви­нести три рішення: про видачу свідоцтва, про відмову у видачі свідоцтва чи про залишення заяви без розгляду.

Якщо всі вимоги щодо видачі свідоцтва про заняття нотаріаль­ною діяльністю виконано, а Міністерство юстиції дійде висновку про можливість заняття заявника нотаріальною діяльністю, то виноситься рішення про видачу такого свідоцтва. Свідоцтво має

56

Глава 3. Нотаріус

встановлену законом форму і містить вказівку про те, хто одер­жує це свідоцтво і що воно є підставою для призначення на поса­ду державного нотаріуса або реєстрації приватної нотаріальної діяльності.

Свідоцтво реєструється в Журналі реєстрації виданих свідоцтв про право на заняття нотаріальною діяльністю.

Відмова у видачі свідоцтва можлива в тих випадках, коли на момент звернення із заявою виникли обставини, які взагалі пе­решкоджають видачі свідоцтва, а усунути їх не можна. У Поло­женні про порядок видачі свідоцтва наведено підстави, що дають можливість застосування цього повноваження, зокрема:

45. втрата особою громадянства України;

46. винесення щодо цієї особи обвинувального вироку, який набрав чинності;

47. винесення ухвали про застосування примусових заходів ме­дичного характеру, що набрала законної сили;

48. винесення рішення суду, що набрало законної сили, про об­меження дієздатності особи, визнання її недієздатною;

— інші випадки, передбачені законом України «Про нотаріат».
Важливою гарантією захисту прав особи, яка бажає зайнятися

нотаріальною діяльністю, є її право оскаржити відмову у видачі свідоцтва у суді. Така скарга подається до суду в місячний термін від дня одержання відмови і розглядається в порядку проваджен­ня, що виникає, з адміністративно-правових відносин.

Залишення заяви про видачу свідоцтва без розгляду можливе тоді, коли виникли обставини, які на цей момент перешкоджа­ють видачі свідоцтва, але надалі їх можна буде усунути. Такою обставиною є неподання всіх необхідних документів для видачі свідоцтва, передбачених п. З Положення Міністерства юстиції України «Про порядок видачі свідоцтва про право на заняття но­таріальною діяльністю».

В разі втрати або пошкодження свідоцтва видається його дублікат.

Виходячи з того, що кожна особа, яка має намір зайнятися но­таріальною діяльністю, повинна отримати для цього свідоцтво, припинення нотаріальної діяльності обумовлюється анулюван­ням такого свідоцтва.

Анулювання свідоцтва щодо як державних, так і приватних нотаріусів вирішується Міністерством юстиції України. Це мож­ливо як з власної ініціативи нотаріуса, так і за поданням відповідного управління юстиції. Власна ініціатива — це волеви-

57

Нотаріат в Україні

явлення самого нотаріуса на припинення нотаріальної діяльності з особистих обставин, що їх він має вказати в своїй заяві про ану­лювання свідоцтва.

Реалізація інших підстав анулювання свідоцтва залежить від дій відповідного управління юстиції і настає незалежно від волі нотаріуса.

Передбачені законодавством підстави анулювання свідоцтва Міністерством юстиції України за поданням управління юстиції (ст. 12 Закону України «Про нотаріат») спрямовані на забезпе­чення належного порядку вчинення нотаріальних дій; їх ре­алізація дає можливість усунути від нотаріальної діяльності тих нотаріусів, які порушують закон або через об'єктивні, незалежні від них обставини не можуть проводити цю діяльність.

Закон прямо передбачає такі підстави анулювання свідоцтва:

а) втрата громадянства України або виїзду за межі України
на постійне проживання;

б) винесення щодо нотаріуса обвинувального вироку суду,
який набрав чинності;

в) винесення ухвали про застосування щодо нотаріуса приму­
сових заходів медичного характеру, що набрала законної сили.
Це може бути тоді, коли нотаріус учинив суспільно небезпечне
діяння в стані неосудності або в стані осудності, але захворів до
винесення вироку на душевну хворобу;

г) винесення постанови про припинення кримінальної справи
щодо нотаріуса з нереабілітуючих підстав. Нереабілітуючі
підстави — такі підстави, коли винність нотаріуса у вчиненні
злочину підтверджена зібраними у справі Доказами, але через
певні передбачені законом обставини він звільняється від
кримінальної відповідальності. Це, наприклад, зміна ситуації,
внаслідок чого вчинене діяння втрачає характер суспільно небез­
печного, притягнення нотаріуса до адміністративної відповідаль­
ності, передача матеріалів до товариського суду, закінчення стро­
ку давності притягнення до кримінальної відповідальності, акт
амністії, акт помилування. В усіх цих випадках до уваги береть­
ся той факт, що нотаріус вчинив злочин, але звільняється від
кримінальної відповідальності;

д) винесення рішення суду, що набрало законної сили, про об­
меження дієздатності особи, яка виконує обов'язки нотаріуса,
визнання її недієздатною або безвісно відсутньою, оголошення її
померлою. Якщо нотаріус зловживає спиртними напоями або

58

Глава 3. Нотаріус

наркотичними речовинами і цим ставить себе і свою сім'ю в тяж­ке матеріальне становище, то за рішенням суду він визнається об­межено дієздатним, а таке рішення, що набрало законної сили, є підставою анулювання свідоцтва. Нотаріус, обмежений у своїй дієздатності, не може обіймати таку посаду, де потрібні неуперед­женість, непідкупність і логічне мислення, а людина, обмежена в дієздатності, може зазнати різних негативних впливів. Визнання нотаріуса недієздатним може відбутись унаслідок душевної хво­роби останнього. Людина, яка знаходиться в такому стані, не усвідомлює своїх дій і не може ними керувати;

є) неодноразове порушення нотаріусом чинного законодав­ства при вчиненні нотаріальних дій або грубе порушення закону, яке завдало шкоди інтересам держави, підприємств, установ, ор­ганізацій, громадян. Ця підстава є правовою гарантією забезпе­чення законності вчинення нотаріальних дій і передбачає відповідальність нотаріуса за систематичне порушення ним чин­ного законодавства під час вчинення нотаріальних дій або одно­разове грубе порушення закону, що завдало шкоди названим суб'єктам. Тут мова йде про зафіксовані неодноразові порушення закону, про систематичні порушення. Отже, одне порушення за­кону, яке не завдало шкоди інтересам держави, організацій і гро­мадян, не буде підставою для анулювання свідоцтва. Водночас одне, але грубе порушення закону, яке завдало шкоди названим інтересам, є підставою для його анулювання. Підтвердженням завданої шкоди, а значить, і підтвердженням грубого порушення закону буде рішення суду про стягнення збитків;

є) невідповідність нотаріуса займаній посаді внаслідок стану здоров'я, що перешкоджає нотаріальній діяльності. Анулювання свідоцтва в зв'язку з невідповідністю нотаріуса займаній посаді внаслідок стану здоров'я, що перешкоджає нотаріальній діяль­ності, може мати місце в тому разі, коли йдеться про якісь фізичні вади нотаріуса. Але реалізація цієї підстави можлива тільки тоді, коли є медичний висновок про те, що за станом здо­ров'я нотаріус не може виконувати свої професійні обов'язки;

ж) перебування нотаріуса в штаті інших державних, приват­них та громадських оганізацій, заняття підприємницькою і по­середницькою діяльністю, а також виконання іншої оплачува­ної роботи, крім складання, проектів угод і заяв, виготовлення копій документів та виписок з них, дачі роз'яснень з питань вчи­нення нотаріальних дій і консультацій правового характеру, за­няття викладацькою і науковою роботою у вільний від роботи час.

59

Нотаріат в Україні

Як вже зазначалось, необхідність забезпечення об'єктивності й не­залежності нотаріуса під час вчинення нотаріальних дій вимагає, щоб нотаріус не перебував у штаті інших державних, приватних і громадських організацій, не був підприємцем і посередником і вза­галі не виконував іншої оплачуваної роботи. Порушення цієї вимо­ги є підставою для анулювання свідоцтва. Праця в інших ор­ганізаціях, а також заняття підприємництвом чи посередництвом впливали б на законність та об'єктивність вчинюваних но­таріусом дій;

з) порушення вимог щодо додержання таємниці вчинюваних нотаріальних дій. Додержання таємниці вчинюваних нотаріаль­них дій є одним із принципів діяльності нотаріуса, що забезпечує його авторитет і перешкоджає виникненню несприятливих наслідків для осіб, які звернулися до нотаріуса. Це не лише пору­шення законності (ст. 8 Закону України «Про нотаріат»), а й амо­ральний вчинок, оскільки особи, які звертаються до нотаріуса, часто відкривають йому такі обставини, що вони мають бути впевнені в тому, що таємниці їхньої бесіди буде дотримано;

і) вчинення нотаріальних дій на своє ім'я і від свого імені, на ім'я та від імені свого чоловіка чи своєї дружини, їх та своїх ро­дичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я та від імені працівників нотаріальної контори, працівників, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом. Остання підстава для анулювання свідоцтва випливає з порушен­ня нотаріусом вимог ст. 9 Закону України «Про нотаріат», яка ре­гулює обмеження у праві вчинення нотаріальних дій, коли він має певну заінтересованість у їх вчиненні. Вимоги ст. 9 Закону служать забезпеченню об'єктивності і законності при вчиненні нотаріальних дій. Для анулювання свідоцтва достатньо одного випадку порушення цієї статті.

Свідоцтво анулюється Міністерством юстиції України за подан­ням управлінь юстиції Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій. Подання Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юс­тиції обласних, Київської та Севастопольської міських держав­них адміністрацій.

Правовою гарантією захисту прав нотаріуса при анулюванні свідоцтва є його право оскаржити ці дії до суду в місячний термін від дня одержання рішення про анулювання свідоцтва. Скарга розглядається в порядку провадження, що виникає з адміністра­тивно-правових відносин.

60

Глава 3. Нотаріус

§ 5. Присяга нотаріуса

Особа, якій вперше надається право займатися нотаріальною діяльністю, в управлінні юстиції Ради Міністрів Республіки Крим, обласної, Київської та Севастопольської міських держав­них адміністрацій в урочистій обстановці приносить присягу та­кого змісту: «Урочисто присягаю виконувати обов'язки нотаріуса чесно і сумлінно, згідно з законом і совістю, поважати права і за­конні інтереси громадян і організацій, зберігати професійну таємницю і завжди берегти чистоту високого звання нотаріуса».

Урочиста присяга тісно пов'язана з етичною стороною діяль­ності нотаріуса. В ній відображені як положення, які знайшли своє закріплення в законодавстві про нотаріат — виконання обов'язків згідно з законом, охорони прав і законних інтересів громадян і організацій, збереження таємниці нотаріальних дій, так і положення морально-етичного плану — сумлінність, совісність, повага до високого звання нотаріуса. Присяга має важ­ливе психологічне значення в становленні нотаріуса як про­фесіонала. Приносячи присягу особа водночас відчуває свою при­належність до певного професійного кола, яке має свої етичні принципи та відчуває моральну відповідальність за її виконання.

Порушуючи присягу, нотаріус зраджує не лише тих, хто звер­нувся до нього і довірився йому, а насамперед себе. Виконуючи довірені йому державою нотаріальні дії, нотаріус зобов'язаний бу­ти чесним, правдивим, не переслідувати особистої вигоди, бо це протизаконно та аморально¹.

§ 6. Права і обов'язки нотаріуса

Права та обов'язки нотаріуса є реалізацією принципу сприян­ня громадянам та організаціям у здійсненні їхніх прав і захисті законних інтересів.

Права нотаріуса в основному закріплені в ст. 4 Закону України «Про нотаріат», проте цей перелік не є вичерпним — чинним за­конодавством нотаріусу можуть бути надані й інші права.

Так, в ст. 4 зокрема зазначається, що нотаріус має право вит­ребувати від підприємств, установ і організацій відомості та доку-

¹ Радзієвська Л.К., Пасічник С.Г. Нотаріат в Україні: Навч. посібник/За відп. ред. Л.К. Радзієвської. — К.: Юрінком Інтер, 2000 р. — С. 39.

61

Нотаріат в Україні

менти, необхідні для вчинення нотаріальних дій; складати про­екти угод і заяв, виготовляти копії документів та виписки з них, а також давати роз'яснення з питань вчинення нотаріальних дій і консультації правового характеру.

Згідно із ст. 42 Закону України «Про нотаріат», нотаріус вста­новлює термін, протягом якого до нотаріальної контори мають бути надіслані необхідні відомості чи документи з огляду на конкретні обставини вчинюваної нотаріальної дії, але цей термін не повинен перевищувати одного місяця.

Особливого значення зараз набуває право нотаріуса складати проекти угод і заяв. Якщо раніше було невелике, обмежене коло угод, вчинення яких не викликало труднощів, бо існував уста­новлений зразок для кожного виду, то зараз посвідчення угод ви­магає творчого підходу до їх складання, співпраці нотаріуса і заінтересованих осіб. Тому останні дедалі частіше звертаються до послуг нотаріуса, аби впевнитися в тому, що угода чи заява відповідатиме чинному законодавству і не викликатиме жодних непередбачених негативних наслідків².

При вчиненні нотаріальних дій часто виникає потреба мати копії необхідних документів чи виписок із них. Якщо їх не пода­ли заінтересовані особи, то нотаріус на прохання останніх має право виготовити копії документів. Скажімо, для видачі свідоцт­ва про право на спадщину нотаріус може на прохання заінтересо­ваних осіб виготовити копії з оригіналів свідоцтв про народжен­ня і про шлюб.

Юридична необізнаність заінтересованих осіб може спричини­ти шкоду чи меншу вигоду від вчинюваної нотаріальної дії або вплинути на суб'єктивні права інших осіб. Тому нотаріус має право давати роз'яснення з питань вчинення конкретної но­таріальної дії, а також консультації правового характеру. Нап­риклад, посвідчуючи заповіт, нотаріус роз'яснює заповідачеві про право певних осіб мати обов'язкову частку в спадковому майні; посвідчуючи договір про відчуження будинку, що на праві загальної часткової власності належить декільком особам, — про право привілеєвої купівлі; посвідчуючи договір дарування квар­тири, нотаріус, роз'яснивши наслідки посвідчення такого догово­ру, може порадити краще скласти заповіт або договір довічного утримання.

² Радзїєвська Л.К., Пасічник С.Г. Нотаріат в Україні: Навч. посібник/За відп. ред. Л.К. Радзієвської. — К.: Юрінком Інтер, 2000 р. — С. 40.

62

Глава 3. Нотаріу*

Перелічені вище дії, що їх мають право вчиняти нотаріуси розглядаються як додаткові послуги, надавані особам, які зверта ються до державного нотаріуса.

Наказом Міністерства юстиції України від 4 січня 1998 р. зат верджено «Примірне положення про порядок надання державни ми нотаріусами додаткових послуг правового характеру, які ні пов'язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також послу] технічного характеру», яке отримало великий резонанс в юри дичних колах. Згідно з цим Положенням, надання консультації та роз'яснень з питань чинного законодавства, надання усних письмових довідок із законодавства, складання заяв, проектії угод та інших документів розглядаються як додаткові послуга правового й технічного характеру.

У Положенні підкреслюється, що надання додаткових послуг не пов'язаних із вчинюваними нотаріальними діями, не < здійсненням нотаріусами юридичної практики і не має на меті от­римання прибутку.

Уся плата за надання державними нотаріусами правової допо­моги та послуг технічного характеру використовується на покрит­тя витрат, пов'язаних з організацією надання правової допомоги те послуг технічного характеру, у тому числі на оплату праці додат­ково залучених працівників нотаріату, крім державних служ­бовців. Ці кошти також можуть бути використані на покриття вит­рат, які повною мірою не забезпечені загальним фондом державно­го бюджету на утримання державних нотаріальних установ.

Це Примірне положення, з точки зору практики його застосуван­ня, викликає певні питання. По-перше, незрозумілим є надання но­таріусами додаткових послуг правового характеру, не пов'язаних з вчинюваними нотаріальними діями. По-друге, невідомими є понят­тя та критерії визначення фактичних витрат на забезпечення якісного і термінового обслуговування. Фактично, оплата за ці до­даткові послуги значно перевищує розмір державного мита. І чи не повинен нотаріус виконувати всі нотаріальні дії якісно і терміново?

Звісно, можна було б ще розглядати як додаткові послуги технічного характеру, що за них справлялася б невелика плата. І це було б виправдано. Трактування ж додаткових послуг право­вого характеру саме в такий спосіб суперечить самій природі дер­жавного нотаріату і є прикритим засобом отримання додаткового значного прибутку за рахунок заінтересованих осіб³.

³ Радзієвська Л.К., Пасічник С.Г. Нотаріат в Україні: Навч. посібник / За відп. ред. Л.К. Радзієвської. — К.: Юрінком Інтер, 2000. — С. 42

Нотаріат в Україні

Із Закону України «Про нотаріат» також випливає що но­таріуси мають право об'єднуватись у регіональні, загальнодер­жавні, міжнародні спілки та асоціації. Слід відзначити, що в пе­реважній більшості країн латинського нотаріату об'єднання но­таріусів в спілку є їх обов'язком і має на меті не тільки кращий захист прав і інтересів самих працівників нотаріальних органів, але й осіб, які звертаються за вчиненням нотаріальних дій, вдос­коналення роботи нотаріусів тощо.

Також нотаріус вправі відмовити у вчиненні нотаріальної дії з підстав, передбачених ст. 49 Закону України «Про нотаріат».

Якщо справжність поданого документа викликає сумніви, но­таріуси та інші посадові особи, які вчиняють нотаріальні дії, вправі затримати цей документ і направити його на експертизу (ст. 51 ЗУ «Про нотаріат»).

Обов'язки нотаріуса досить повно перелічені в ст. 5 Закону Ук­раїни «Про нотаріат». Так, нотаріуси зобов'язані здійснювати свої професійні обов'язки відповідно до цього Закону і принесеної присяги; сприяти громадянам, підприємствам, установам і ор­ганізаціям у здійсненні їх прав та захисті законних інтересів, роз'яснювати права і обов'язки, попереджати про наслідки вчи­нюваних нотаріальних дій для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду; зберігати в таємниці відомості, одержані ним у зв'язку з вчиненням нотаріальних дій; відмовити у вчиненні нотаріальної дії в разі її невідповідності за­конодавству України або міжнародним договорам.

Слід зазначити, що вчиняючи нотаріальні дії, нотаріус пови­нен дотримуватись не тільки Закону України «Про нотаріат» та інших норм процесуального права, але й додержуватись норм ма­теріального права.

Нотаріус повинен також працювати у відповідності до прине­сеної присяги, а отже, виконувати обов'язки нотаріуса чесно і сумлінно, згідно з совістю.

Нотаріус зобов'язаний сприяти фізичним та юридичним осо­бам у здійсненні їхніх прав і захисті законних інтересів. Це озна­чає, що він має: правильно встановити дійсне волевиявлення сторін, мету, яку вони переслідують, вчиняючи нотаріальну дію; перевірити всі подані документи щодо їх достовірності, допусти­мості й належності; роз'яснити заінтересованим особам їх права й обов'язки, попередити про наслідки вчинюваної нотаріальної дії, щоб запобігти проблемам, які можуть виникнути якщо особи не будуть повністю обізнані з усіма аспектами вчинюваних ними

Нотаріат в Україні

мандирами (начальниками) військових частин, об'єднань, уста­нов і закладів; начальниками місць позбавлення волі та іншими посадовими особами, зазначеними в цій статті.

Вчинення нотаріальних дій за кордоном покладається на кон­сульські установи України, а у випадках, передбачених чинним законодавством, — на дипломатичні представництва України.

Безпосереднє управління державними нотаріальними конто­рами, а також контроль за законністю виконання приватними но­таріусами своїх обов'язків здійснюють Міністерство юстиції Ук­раїни, Головне управління юстиції Ради Міністрів АРК, уп­равління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

У ст. 16 Закону України «Про нотаріат» зазначається, що но­таріуси можуть об'єднуватися у регіональні, загальнодержавні, міжнародні спілки та асоціації. Згідно з цим створена Українсь­ка нотаріальна палата, яка є добровільною громадською ор­ганізацією нотаріусів.

§ 2. Організація діяльності державних нотаріальних контор

Згідно зі ст. 17 Закону України «Про нотаріат», державні но­таріальні контори відкриваються і ліквідуються Міністерством юстиції України. Штати державних нотаріальних контор зат­верджуються управліннями юстиції Ради Міністрів Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських держав­них адміністрацій у межах встановленої для державних нотаріаль­них контор штатної чисельності та фонду заробітної плати.

Призначення на посаду державного нотаріуса та звільнення з посади провадиться відповідними управліннями юстиції Ради Міністрів Республіки Крим, обласних, Київської та Севасто­польської міських державних адміністрацій. Очолює державну нотаріальну контору завідуючий, який має одного заступника.

Державна нотаріальна контора є юридичною особою. Держав­ний нотаріус має печатку із зображенням Державного герба Ук­раїни, найменуванням державної нотаріальної контори і відпо­відним номером.

Державні нотаріальні контори утримуються за рахунок дер­жавного бюджету. За вчинення нотаріальних дій державні но­таріуси справляють державне мито у розмірах, встановлених чинним законодавством, а за надання додаткових послуг право­вого характеру, які не пов'язані з учинюваними нотаріальними

70

Глава 4. Організація діяльності нотаріату в Україні

діями, а також технічного характеру, справляється окрема плат­ня у розмірах, що встановлюються управліннями юстиції.

Державна нотаріальна контора відповідає за заподіяну особі шкоду, спричинену незаконними чи недбалими діями державного нотаріуса, в порядку, передбаченому законодавством України. Но­таріус відповідає перед нотаріальною конторою в порядку регресу.

Керівництво державними нотаріальними конторами здійсню­ється Міністерством юстиції України, Радою міністрів Автоном­ної Республіки Крим, державними адміністраціями областей, міст Києва та Севастополя.

§ 3. Організація роботи приватних нотаріусів

Для організації приватної нотаріальної діяльності потрібно: по-перше, щоб особа, яка має намір займатись нотаріальною діяльністю відповідала вимогам до посади нотаріуса, по-друге — отримала свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяль­ністю, і по-третє — зареєструвала цю діяльність у встановленому чинним законодавством порядку.

Про порядок отримання свідоцтва про право на заняття но­таріальною діяльністю вже детально говорилось у Розділі 3 цього підручника.

Реєстрація приватної нотаріальної діяльності провадиться Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласними, Київським та Севасто­польським управліннями юстиції за заявою особи, яка має свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяльністю. Реєстрація здійснюється відповідно до Положення про порядок реєстрації приватної нотаріальної діяльності, затвердженого на­казом Міністерства юстиції України від 4 березня 1994 року.

Реєстраційне посвідчення видається органом юстиції у 15-ден-ний термін з моменту подачі заяви та реєструється в Журналі реєстрації приватної нотаріальної діяльності. Про видане реєстраційне посвідчення управління юстиції повідомляє подат­кову інспекцію за місцезнаходженням робочого місця нотаріуса.

В реєстраційному посвідченні вказується прізвище, ім'я, по батькові нотаріуса, територія діяльності приватного нотаріуса (но­таріальний округ) та адреса розташування його робочого місця.

Приватний нотаріус повинен мати своє робоче місце в межах нотаріального округу. Нотаріальний округ визначається уп-

Нотаріат в Україні

равлінням юстиції за заявою нотаріуса відповідно до адміністра­тивно-територіального поділу України. В містах, що мають район­ний поділ, округом діяльності нотаріуса є територія відповідного міста. Кількість приватних нотаріусів в окрузі визначається Міністерством юстиції України залежно від чисельності населен­ня й інших даних.

Робоче місце приватного нотаріуса є відповідати певним ви­могам. Так, оскільки свідоцтво про право на заняття нотаріаль­ною діяльністю повинно містити інформацію про розташування робочого місця нотаріуса, це питання має бути вирішене зазда­легідь, до моменту реєстрації органом юстиції. Право нотаріуса на певне приміщення, в якому він збирається розпочинати нотаріаль­ну діяльність, має бути підтверджене відповідними документами про право власності чи користування. Це приміщення повинно знаходитись у межах нотаріального округу.

У разі припинення права власності або права користування приміщенням, яке є робочим місцем приватного нотаріуса, но­таріус повинен подати до управління юстиції заяву, у тижневий термін до припинення користування приміщенням. З цього мо­менту його повноваження припиняються. Далі нотаріус зо­бов'язаний у п'ятиденний термін повідомити орган юстиції про внесення змін розташування робочого місця до реєстраційного посвідчення, а орган юстиції в свою чергу повідомляє про це по­датковій інспекції. Нотаріальна діяльність вважається відновле­ною з моменту внесення відповідних змін до реєстраційного посвідчення. Якщо нотаріус понад трьох разів змінював адресу розташування робочого місця, то орган юстиції зобов'язаний ви­дати йому нове реєстраційне посвідчення під тим самим номером.

Згідно із Положенням про вимоги до робочого місця приватно­го нотаріуса та здійснення контролю за їх дотриманням, затверд­женим Наказом Міністром юстиції України № 36/5 від 12.06.98, робочим місцем приватного нотаріуса є приміщення, адреса яко­го зазначена в реєстраційному посвідченні. Приватний нотаріус не може мати кілька окремих приміщень. У випадках, передбаче­них законодавством, він може вчиняти дії також поза вказаним приміщенням, але в межах визначеного нотаріального округу.

Приміщення, яке є робочим місцем нотаріуса, має відповідати вимогам щодо збереження таємниці вчинюваних нотаріальних дій відповідно до статті 8 Закону України «Про нотаріат». Так, нотаріус не вправі працювати в одному приміщенні з особами, діяльність яких не пов'язана з вчиненням нотаріальних дій.

72

Глава 4. Організація діяльності нотаріату в Україні

Приміщення має складатися з двох і більше кімнат та бути забез­печене сейфом для збереження печаток, штампів із посвідчуваль-ними написами та спеціальними бланками нотаріальних доку­ментів, металевою шафою для збереження архіву нотаріуса. На вікнах приміщення встановлюються грати, приміщення має бути підключено до засобів сигналізації.

Після отримання реєстраційного посвідчення приватний но­таріус зобов'язаний у тримісячний термін розпочати нотаріаль­ну діяльність. Якщо протягом цього строку без поважних причин нотаріус не приступить до роботи, за рішенням управління юс­тиції видане йому реєстраційне посвідчення може бути анульова­но. Також у цей строк для забезпечення відшкодування можли­вої шкоди приватний нотаріус зобов'язаний укласти з органом страхування договір службового страхування або внести на спеціальний рахунок у банківську установу страхову заставу. Страхова сума, або страхова застава, встановлюються V розмірі стократної мінімальної заробітної плати.

У разі витрачання коштів на відшкодування заподіяної шкод* приватний нотаріус зобов'язаний протягом одного року поповнг ти страхову заставу до встановленого розміру.

Розмір заподіяної шкоди визначається за згодою сторін або в судо вому порядку. Шкода, заподіяна особі внаслідок незаконних дій абс недбалості приватного нотаріуса, відшкодовується в повному обсязі.

Приватний нотаріус має печатку із зазначенням посади, свог' прізвища, імені та по батькові й округу діяльності.

Приватні нотаріуси за вчинення нотаріальних дій справляють плату, розмір якої визначається за домовленістю між нотаріусом та громадянином або юридичною особою. Оплата додаткових пос­луг правового характеру, Що надаються приватними нотаріусами і не належать до вчинюваної нотаріальної дії, провадиться за до­мовленістю сторін. При цьому розмір плати за вчинені но­таріальні дії не може бути нижчим за розмір державного мита, що справляється за вчинення відповідних нотаріальних дій дер­жавними нотаріусами.

Законодавство передбачає особливий порядок заміщення при­ватного нотаріуса, якщо він має намір припинити виконання своїх обов'язків на строк більше одного тижня, що включає: обов'язок повідомити про це управління юстиції, можливість ук­ласти угоду з іншим приватйим нотаріусом про своє заміщення та заборону виконання своїх службових обов'язків у період їх вико­нання особою, яка тимчасово його заміщує.

Нотаріат в Україні

Приватна нотаріальна діяльність припиняється, а реєстраційне посвідчення анулюється управліннями юстиції Ради Міністрів Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської місь­ких державних адміністрацій у випадках:

53. подання приватним нотаріусом письмового клопотання про припинення своєї діяльності;

54. анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю;

55. коли приватний нотаріус не уклав договір службового стра­хування чи не вніс страхову заставу для забезпечення відшкоду­вання шкоди або не поповнив страхову заставу до встановленого розміру;

56. коли приватний нотаріус без поважних причин не виконує своїх обов'язків протягом двох місяців і не повідомив про це уп­равління юстиції;

57. невідповідності приватного нотаріуса займаній посаді -або виконуваній роботі внаслідок стану здоров'я, що на тривалий час перешкоджає нотаріальній діяльності.

Приватний нотаріус, діяльність якого припиняється, в місяч­ний строк зобов'язаний передати документи, що стосуються вчи­нених ним нотаріальних дій, у державний нотаріальний архів.

Копія наказу органу юстиції про анулювання реєстраційного посвідчення та припинення приватної нотаріальної діяльності в триденний термін надсилається нотаріусу, про що робиться відмітка в" Журналі реєстрації приватної нотаріальної діяльності, та повідомляється податкова інспекція за місцем перебування робо­чого місця приватного нотаріуса про припинення його діяльності.

Контроль за законністю виконання приватними нотаріусами своїх обов'язків здійснюється Міністерством юстиції України, уп­равліннями юстиції Ради Міністрів Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій. Цей контроль здійснюється, зокрема, шляхом проведення пе­ревірок роботи приватних нотаріусів. Це має на меті забезпечення виконання завдань, що стоять перед приватними нотаріусами, шляхом виявлення помилок та недоліків, поглибленого аналізу причин, які їх породжують, а також надання необхідної допомоги в їх усуненні.

Такі перевірки можуть бути комплексними, тобто всіх нап­рямів діяльності нотаріуса, і цільовими — якщо перевіряють одне або кілька питань діяльності, наприклад, ведення нотаріусом діло­водства, перевірка дотримання вимог щодо робочого місця тощо.

74

Глава 4. Організація діяльності нотаріату в Україні

Комплексна перевірка діяльності приватного нотаріуса має провадитись не рідше одного разу на два роки. Таку перевірку проводить начальник відділу або старший консультант відділу нотаріату регіонального управління юстиції. До перевірки мо­жуть бути залучені також представники відділень Української нотаріальної палати, кваліфіковані нотаріуси з інших нотаріаль­них округів. Комплексній перевірці підлягає діяльність приват­ного нотаріуса за весь період з часу попередньої перевірки.

Перед проведенням комплексної перевірки відповідальна особа управління юстиції вивчає матеріали, які стосуються роботи при­ватного нотаріуса — результати попередніх перевірок, вказівки уп­равління юстиції за їх результатами, доповідні записки щодо вико­нання цих вказівок, заяви та скарги на роботу нотаріуса тощо. Під час перевірки перевіряючий аналізує все, що стосується роботи но­таріуса: законність його діяльності, організацію прийому грома­дян, правильність ведення діловодства, здатність надати консуль­тацію з питань застосування чинного законодавства, сертифікацію робочого місця нотаріуса, забезпеченість засобами зв'язку та орг­технікою тощо. Особливу увагу звертають на дотримання но­таріусом принципів таємниці вчинення нотаріальних дій, неупе­редженості та запобігання судовим спорам, а також вимог ст. 9 та 36 Закону «Про нотаріат» щодо обмеження в праві вчинення но­таріальних дій. Обов'язковій перевірці підлягає стан зберігання, витрачання та облік спеціальних бланків нотаріальних документів.

При виявленні порушень чинного законодавства перевіряючі мають з'ясувати обставини, за яких вони були допущені, та вжи­ти всіх необхідних заходів щодо усунення їх причин.

За наслідками проведеної перевірки складається доповідна за­писка на ім'я начальника управління юстиції.

В залежності від наслідків перевірки керівництво управління юстиції приймає рішення. Це може бути заслуховування но­таріуса на засіданні колегії управління юстиції або на оперативній нараді в присутності начальника управління юстиції, обговорен­ня на семінарах нотаріусів області, обговорення на місці тощо.

Термін, який надається нотаріусу для усунення недоліків, визначається залежно від наслідків перевірки, але не повинен пе­ревищувати трьох місяців. На цей термін діяльність нотаріуса може припинятись.

Нотаріус повинен проінформувати про заходи, які були ним вжиті для усунення виявлених перевіркою порушень, у визначе-

75

Нотаріат в Україні

ний управлінням юстиції термін. Якщо нотаріус не вжив перед­бачених чинним законодавством заходів для усунення недоліків у своїй роботі, управління юстиції має право підготувати на розг­ляд Міністерства юстиції подання щодо анулювання виданого йо­му свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю.

§ 4. Організація діяльності державних нотаріальних архівів

Відповідно до статті 23 Закону України «Про нотаріат» дер­жавні нотаріальні архіви засновуються в обласних центрах, містах Києві, Сімферополі та Севастополі для тимчасового (до 75 років) централізованого зберігання нотаріальних доку­ментів. Державні нотаріальні архіви мають на меті зберіган­ня, використання нотаріальних документів, передачі їх у відповідний державний архів, надання методичної та прак­тичної допомоги фондоутворювачам у вдосконаленні роботи з документами.

Фондоутворювачами архівів є державні нотаріальні контори, приватні нотаріуси, посадові особи виконавчих комітетів сіль­ських, селищних, міських рад народних депутатів, які вчиняють нотаріальні дії, та посадові особи, які посвідчують заповіти і довіреності, прирівнювані до нотаріально посвідчених.

Питання організації діяльності та компетенція державного но­таріального архіву визначаються положенням про нього, що зат­верджується Міністерством юстиції України за погодженням з Го­ловним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Архіви створюються і ліквідуються Міністерством юстиції Ук­раїни. Мережа і штати архівів затверджуються Міністерством юстиції Республіки Крим, управліннями юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій в межах встановленої для них штатної чисельності та фонду за­робітної плати. Державний нотаріальний архів очолює завідую­чий, який призначається на посаду і звільняється з неї уп­равлінням юстиції Ради Міністрів Республіки Крим, обласної, Київської та Севастопольської міської державної адміністрації. Завідуючим архівом може бути особа, яка відповідає вимогам статті 3 Закону України «Про нотаріат».

Архів є юридичною особою, має печатку із зображенням Дер­жавного герба України та своїм найменуванням.

7«

Глава 4. Організація діяльності нотаріату в Україні

Основними завданнями архіву є:

58. комплектування документами;

59. забезпечення збереження та використання документів, що знаходяться на зберіганні;

60. створення і вдосконалення науково-довідкового апарату до документів;

61. підготовка та своєчасна передача документів на зберігання до відповідного державного архіву з додержанням правил і вимог Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України;

62. підготовка та здійснення заходів щодо підвищення кваліфі­кації нотаріусів з питань, які входять до компетенції архіву.

Архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції:

63. складає графіки приймання документів від фондоутворювачів;

64. на підставі графіків здійснює приймання документів, пе­редбачених цим Положенням, не пізніше 2-х років після закінчення 10-річного строку їх зберігання у фондоутворювачів;

65. забезпечує збереження документів, регулярно проводить перевірки наявності та фізичного стану справ;

66. складає науково-довідковий апарат до документів, що зберігаються в архіві;

67. проводить експертизу цінності документів, які знаходяться в архіві, що надає методичну допомогу експертним комісіям Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції облас­них, Київської та Севастопольської міських державних адміні­страцій у проведенні експертизи цінності документів;

68. здійснює контроль за зберіганням документів у фондоутво­рювачів, надає їм методичну і практичну допомогу з упорядку­вання документів та підготовки їх до здачі в архів;

69. передає у встановленому порядку на державне зберігання документи та науково-довідковий апарат до них;

70. веде статистичну звітність за встановленими формами;

71. видає дублікати і засвідчує вірність копій і виписок з доку­ментів, які зберігаються в справах архіву, з додержанням вимог статті 8 Закону України «Про нотаріат»;

72. веде облік документів, переданих на запити органів, перед­бачених згаданим Законом;

73. веде прийом громадян з питань, що входять до компетенції архіву;

74. здійснює реєстрацію заповітів, прирівнюваних до нотарі­ально посвідчених, веде алфавітні книги їх обліку.

Визначення компетенції нотаріального органу не закінчуєть­ся на з'ясуванні загального кола нотаріальних дій, віднесених до його повноважень. Необхідно також визначити територіальну компетенцію, тобто яка саме державна нотаріальна контора, при­ватний нотаріус чи посадова особа мають право вчиняти конкрет­ну нотаріальну дію.

Територіальна компетенція — це розмежування кола но­таріальних дій між нотаріальними органами з урахуванням тери­торії їх діяльності.

За загальним правилом територіальної компетенції, но­таріальні дії можуть вчинятися будь-яким нотаріусом чи посадо-

97

Нотаріат в Україні

вою особою будь-якого виконавчого комітету сільської, селищ­ної, міської ради народних депутатів на всій території України (ст. 41 Закону України «Про нотаріат»).

Проте існує ряд винятків, прямо передбачених законодав­ством України, які можна згрупувати таким чином:

25. Згідно зі ст. 9 Закону, нотаріуси та посадові особи викон­комів, які вчиняють нотаріальні дії, не вправі вчиняти но­таріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, його (її) та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я і від імені працівників цієї нотаріальної контори, працівників, що пе­ребувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом, або працівників цього виконавчого комітету, а також на ім'я і від імені цього виконавчого комітету. У зазначених випадках нотаріальні дії вчиняються в будь-якій іншій державній нотаріальній конторі, у приватного нотаріуса чи у виконавчому комітеті іншої сільської, селищної, міської ради народних депутатів.

26. За місцезнаходженням майна державними нотаріусами чи посадовими особам виконкомів вживаються заходи щодо охорони спадкового майна (ст. 60 Закону); видається свідоцтво про право власності на нерухоме майно на підставі спільної письмової заяви подружжя (ст. 70 Закону); оформляється свідоцтво про придбання нерухомого майна, яке було предметом застави (іпотеки); видаєть­ся свідоцтво про придбання житлових будинків з прилюдних торгів (ст. 72 Закону); накладається заборона відчуження жи­тлового будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, іншо­го нерухомого майна (ст. 73 Закону); видається свідоцтво про придбання арештованого або заставленого майна з публічних торгів (аукціонів) — п. 244 Інструкції про порядок вчинення но­таріальних дій нотаріусами України; посвідчується договір орен­ди земельної ділянки (п. 118 Інструкції); посвідчуються договори управління нерухомим майном (п. 122 Інструкції); провадиться посвідчення договорів найму або позички будівлі, іншої капіталь­ної споруди (їх окремих частин) — п. 105 Інструкції та ін.

27. За місцем відкриття спадщини видається свідоцтво про пра­во на спадщину майна, що переходить за правом спадкоємства до спадкоємців або держави (ст. 66. Закону); видається свідоцтво про право власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з них; приймаються претензії від кредиторів спад­кодавця (п. 189 Інструкції); укладається договір на управління спадщиною (п. 195 Інструкції); видається свідоцтво виконавця

98

Глава 5. Компетенція нотаріальних органів та посадових осіб...

заповіту (п. 200 Інструкції), а також припиняється чинність пов­новажень виконавця заповіту (п. 204 Інструкції); подається пись­мова заява про прийняття спадщини чи відмову від неї спад­коємцем тощо.

28. За місцем виконання зобов'язання провадиться прийняття нотаріусом в депозит грошових сум і цінних паперів (ст. 85 Закону).

29. За місцезнаходженням платника нотаріуси приймають для пред'явлення до платежу чеки (ст. 93 Закону), а також вчиняють­ся виконавчі написи на чеках (п. 293 Інструкції).

30. Посвідчення договорів про безоплатну передачу в приватну власність громадян не завершених будівництвом будинків садиб­ного типу, що споруджувалися (споруджуються) за рахунок коштів Фонду для здійснення заходів щодо ліквідації наслідків Чорнобильської катастрофи та соціального захисту населення, здійснюється нотаріусом за місцем переселення (п. 76 Інструкції).

7. За місцем проведення аукціону здійснюється видача
свідоцтва про придбання заставленого майна, яке складається
лише з рухомого майна (п. 244 Інструкції).

31. Протест векселів про неоплату вчиняється нотаріусами за місцем знаходження платника або за місцем платежу (доміцильо­вані векселі, тобто векселі, які підлягають оплаті у третьої осо­би); протест векселів про неакцепт та недатування акцепту, про­тест про непред'явлення примірника векселя, надісланого для акцепту, держателю векселя, протест про неакцепт за другим примірником векселя, протест про неплатіж за другим примірни­ком векселя — за місцезнаходженням платника; протест про не-передавання оригіналу векселя законному держателю копії век­селя — за місцезнаходженням держателя оригіналу векселя; протест про відмову у проставленні векселедавцем датованої відмітки про пред'явлення йому векселя — за місцезнаходжен­ням векселедавця (п. 295 Інструкції).

32. Згідно з п. 91 Інструкції про порядок вчинення нотаріаль­них дій нотаріусами України, посвідчення договорів про відчу­ження або заставу космічних об'єктів здійснюється за місцем їх реєстрації.

10. Посвідчення договорів про відчуження або заставу житло­
вого будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земель­
ної ділянки, іншого нерухомого майна, посвідчення договорів
іпотеки здійснюється за місцезнаходженням цього майна або за
місцезнаходженням однієї зі сторін правочину (ст. 55 Закону
України «Про нотаріат»).

99

Нотаріат в Україні

Крім того, якщо міжнародним договором встановлено інші правила про нотаріальні дії, ніж ті, що містить законодавство Ук­раїни, то при вчиненні нотаріальних дій застосовуються правила міжнародного договору. Якщо міжнародний договір відносить до компетенції нотаріусів вчинення нотаріальної дії, не передбаче­ної законодавством України, то нотаріуси вчиняють цю но­таріальну дію в порядку, встановленому Міністерством юстиції України (ст. 103 Закону).

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій ГЛАВА 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій § 1. Поняття нотаріальної дії та загальні правила її вчинення

У чинному нотаріальному законодавстві не дано визначення гоняття нотаріальної дії, хоча цей термін широко використо­вується. Під нотаріальною дією автор пропонує розуміти посвідчення безспірних прав та фактів, що мають юридичне зна­чення, а також вчинення інших дій, спрямованих на позасудову охорону прав і інтересів осіб, що належать до повноважень но­таріальних органів. Окрім того, нотаріальна дія є окремою дією нотаріуса чи іншої уповноваженої особи, вчинення якої не є підприємницькою діяльністю, не має на меті одержання прибутку та здійснюється в інтересах особи, яка звернулась за її вчиненням.

Вчинення нотаріальних дій в Україні покладається на такі ка­тегорії осіб: державні (у державних нотаріальних конторах та архівах) та приватні нотаріуси; посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад народних депутатів; консульські установи України. Нотаріуси та інші посадові особи вчиняють нотаріальні дії в порядку та з дотриманням правил, встановлених чинним законодавством, а також норм міжнарод­ного права та міждержавних угод. Правила вчинення та реєстрації нотаріальних дій, юридична сила актів є однаковими для державних та приватних нотаріусів. Звичайно, окремі но­таріальні дії різняться сукупністю вимог до їх вчинення, але існують певні загальні правила нотаріального провадження, до яких слід віднести:

33. місце і строки вчинення нотаріальних дій;

34. встановлення особи громадянина, який звернувся за вчи­ненням нотаріальної дії;

35. перевірка дієздатності громадян та правоздатності юридич­них осіб, що беруть участь в угодах, а також перевірка повнова­жень представників;

36. підписання нотаріально посвідчуваних документів;

37. витребування відомостей і документів, необхідних для вчи­нення нотаріальних дій;

6) вимоги до документів, що подаються для вчинення но­
таріальних дій;

7) заходи, що вживаються нотаріусами та іншими посадовими
особами, які вчиняють нотаріальні дії при виявленні порушень
закону;

101

Нотаріат в Україні

38. відмова у вчинення нотаріальних дій;

39. оскарження нотаріальних дій або відмови у їх вчиненні;

40. нотаріальне діловодство;

41. оплата нотаріальних дій.

Вчинена нотаріальна дія є безспірним фактом, що не потребує додаткового доказу в суді, інших органах державної влади та місцевого самоврядування, а також на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності, якщо рішенням суду, що вступило в законну силу, не було встановлено іншого.

§ 2. Місце і строки вчинення нотаріальних дій

Місце вчинення нотаріальних дій. Нотаріальні дії можуть вчи­нятися будь-яким нотаріусом на всій території України, за винят­ком обмежень у праві вчинення нотаріальних дій, зазначених у Законі України «Про нотаріат» та інших актах законодавства (до уваги беруться правила предметної і територіальної компетенції).

Нотаріальні дії вчиняються в приміщенні нотаріальної конто­ри (бюро), в державному нотаріальному архіві, приміщенні вико­навчого комітету сільської, селищної, міської ради народних де­путатів.

В окремих випадках, коли громадянин не може з'явитися в зазначене приміщення, а також коли того вимагають особливості посвідчуваної угоди, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаними приміщеннями (ст. 41 Закону України «Про но­таріат»), але в межах діяльності нотаріуса — нотаріального окру­гу. Нотаріус не вправі здійснювати нотаріальну діяльність за ме­жами свого нотаріального округу.

Нотаріальний округ — територія, в межах якої приватний но­таріус здійснює нотаріальну діяльність і має нотаріальне бюро (контору).

Нотаріальні округи визначаються відповідно до адміністратив­но-територіального устрою України. В містах з районним поділом округом діяльності нотаріуса є вся територія міста. Перелік но­таріальних округів, а також кількість нотаріусів у кожному но­таріальному окрузі затверджує Міністерство юстиції України.

Якщо нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням но­таріальної контори (бюро), державного нотаріального архіву, приміщенням, що є місцем роботи приватного нотаріуса, про це зазначається в тексті посвідчувального напису або на документі,

102

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

що видається нотаріусом, із зазначенням фактичної адреси та

причин що призвели до вчинення нотаріальної дії поза зазначе-ними приміщеннями.

Потреба у вчиненні нотаріальних дій поза приміщенням дер-жавної нотаріальної контори (нотаріального архіву), приміщен­ням, що є місцем роботи приватного нотаріуса виникає в більшості випадків з поважних причин, до яких можна віднести захворюван­ня, інвалідність, похилий вік особи, яка звертається до нотаріуса. На практиці таким чином найчастіше посвідчуються заповіти, до­говори довічного утримання, дарування, довіреності. Слід відзна­чити, що в такому випадку нотаріусу відшкодовуються фактичні транспортні витрати, здійснені ним для виїзду у визначене місце.

Строки вчинення нотаріальних дій. За загальним правилом, нотаріальні дії вчиняються після їх оплати в день подачі всіх не­обхідних документів. Однак за певних обставин можливе відкла­дання чи зупинення вчинення нотаріальної дії.

Відкладання нотаріальної дії можливе з ініціативи нотаріуса чи іншої уповноваженої особи, а також з ініціативи заінтересованих осіб.

Підставами для відкладення вчинення нотаріальної дії з ініціативи нотаріуса є:

42. Необхідність витребувати додаткові відомості або докумен­ти від громадян, посадових осіб, підприємств, установ і ор­ганізацій. У такий спосіб нотаріуси сприяють додержанню прин-ципів законності та об'єктивності вчинення нотаріальної дії, до­помагають громадянам та юридичним особам у здійсненні їхніх прав та законних інтересів. У деяких випадках подання не­обхідних документів вимагається нотаріусом від громадянина, що звертається за вчиненням нотаріальної дії, що іноді усклад­нюється рядом обставин.

43. Направлення документів на експертизу, якщо у нотаріуса виникають сумніви щодо достовірності документів.

44. Необхідність упевнитись у відсутності в заінтересованих осіб заперечень проти вчинення цієї дії, наприклад, коли відповідно до закону нотаріус повинен отримати згоду інших співвласників на відчуження одним зі співвласників своєї частки майна.

В будь-якому випадку строк, на який відкладається вчинення нотаріальної дії, не може перевищувати одного місяця.

За обґрунтованою письмовою заявою заінтересованої особи, яка бажає звернутися до суду для оспорювання права або факту, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчи-

103

Нотаріат в Україні

нення нотаріальної дії має бути відкладено на строк не більше де­сяти днів. Якщо за цей строк від суду не буде одержано повідомлен­ня про надходження заяви, нотаріальна дія повинна бути вчинена. У разі одержання від суду повідомлення про надходження заяви заінтересованої особи, яка оспорює право або факт, про посвідчен­ня якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріаль­ної дії зупиняється до вирішення справи судом і набуття чинності рішення суду.

Крім того, законодавством можуть бути встановлені й інші
підстави для відкладання і зупинення нотаріальних дій.

§ 3. Порядок встановлення особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії

Не допускається вчинення нотаріальної дії у відсутності осіб —• її учасників або їх повноважних представників. Обов'язковим правилом є те, що нотаріуси при вчиненні нотаріальної дії вста­новлюють особу громадянина, його представника або представни­ка підприємства, установи, організації, що звернулися за вчинен­ням нотаріальної дії.

Встановлення особи громадянина здійснюється за паспортом або іншими документами, які виключають будь-які сумніви щодо особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії (ст. 69 Закону України «Про нотаріат»). Перелік цих документів вказаний у п. 10 Інструкції про порядок учинення нотаріальних дій нотаріусами України. Це, зокрема:

45. Паспорти — громадянина України, для виїзду за кордон, дипломатичний або службовий, а також національний паспорт іноземця чи документ, що його заступає, із зазначенням закон­ності перебування в Україні (віза).

46. Посвідчення особи — водія, інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення особи моряка, посвідчення, ви­дане за місцем роботи громадянина, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України, довідка про звільнення з місць позбавлення волі. Але посвідчен­ня особи моряка не може бути використане для встановлення осо­би при укладанні цивільно-правових угод, банківських опе­раціях, оформленні доручень для представництва.

Встановлення особи громадян, що не досягли 16-річного віку, здійснюється за свідоцтвом про народження і підтвердженням одного з батьків, що ця особа є його дитиною.

104

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

Якщо нотаріальна дія вчиняється представником за доручен­ням фізичної чи юридичної особи, нотаріус перевіряє і особу представника.

У випадках коли за громадянина, який внаслідок фізичної ва­ди, хвороби чи з інших причин не може поставити свій підпис під угодою, заявою або іншим документом, підписується інший гро­мадянин, нотаріус повинен встановити особу обох громадян.

Якщо поданий нотаріусу документ не дає можливості зробити висновок щодо тотожності громадянина з особою, зображеною в цьому документі, громадянин, який звертається за вчиненням нотаріальної дії, має право запросити свідків. При неможливості залучення свідків або у разі необхідності перевірки дійсності по­даного документа, даних, що в ньому містяться, чи інших обста­вин нотаріус має право направити запит до відповідних уповнова­жених органів.

§ 4. Перевірка дієздатності фізичних осіб та правоздатності

юридичних осіб, які беруть участь у правочинах,

а також перевірка повноважень представників

При посвідченні правочинів перевіряється цивільна дієздат­ність фізичних осіб, які є сторонами правочину.

Щоб правоздатний громадянин міг своїми Власними діями ви­користати, реалізувати свої права та обов'язки, він повинен ро­зуміти значення своїх дій та керувати ними. Це можливо лише з досягненням певного віку і за відсутності хвороб, які позбавля­ють людину можливості діяти розсудливо. Внаслідок цього закон встановлює таку категорію, як дієздатність.

Цивільну дієздатність має фізична особа, яка усвідомлює зна­чення своїх дій та може керувати ними.

Цивільною дієздатністю фізичної особи є її здатність своїми діями набувати цивільних прав і самостійно їх здійснювати, а та­кож здатність своїми діями створювати для себе цивільні обов'яз­ки, самостійно їх виконувати та нести відповідальність у разі їх невиконання (ч. 1 ст. ЗО Цивільного кодексу України).

Набуття дієздатності залежить від віку і стану здоров'я. Вона виникає у повному обсязі з настанням повноліття, тобто після до­сягнення 18-річного віку, а у випадках коли законом допускаєть­ся вступ до шлюбу до досягнення повноліття, — з моменту одру­ження такої особи.

105

Нотаріат в Україні

З'ясування цивільної дієздатності фізичних осіб здійснюється за паспортом або іншими документами, які виключають будь-які сумніви щодо обсягу цивільної дієздатності фізичної особи, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії.

Малолітні особи (до 14 років — ст. 31 ЦК України) мають част­кову дієздатність. Вони можуть самостійно вчиняти дрібні побу­тові правочини. В усіх інших випадках за малолітніх правочини укладають від їхнього імені батьки (усиновителі) або опікуни. Малолітня особа не несе відповідальності за завдану нею шкоду.

Неповнолітні (від 14 до 18 років — ст. 32 ЦК України) мають неповну цивільну дієздатність. Вони можуть самостійно вчиняти дрібні побутові правочини, розпоряджатись заробітною платою та стипендією (але можуть бути обмежені в користуванні ними), вносити і розпоряджатися вкладами до кредитних установ, ав­торськими та винахідницькими правами; володіти, користува­тись і розпоряджатись майном трудового чи селянського господар­ства як члени цих господарств; засновувати молодіжні, гро­мадські організації тощо. Вони несуть цивільно-правову відповідальність за шкоду, заподіяну ними іншим особам. Інші угоди укладаються неповнолітніми лише за згоди їхніх батьків (усиновителів) або піклувальників.

Тобто нотаріус, перевіряючи дієздатність, повинен перевірити вік громадян, що звернулись за посвідченням угоди, шляхом пе­ревірки документів, в яких вказано вік цих осіб.

Щодо повнолітніх громадян, то в разі виникнення у нотаріуса сумніву щодо обсягу цивільної дієздатності фізичної особи, яка звертається за вчиненням нотаріальної дії, він має право відклас­ти вчинення нотаріальної дії для з'ясування цієї обставини. Як­що рішення суду щодо визнання цієї особи недієздатною або об­межено дієздатною відсутнє, нотаріус повідомляє про свій сумнів уповноважені органи. У випадку якщо така справа вже поруше­на, нотаріус зупиняє вчинення нотаріальної дії до винесення су­дом рішення у справі, а якщо справу не було порушено протягом 10 днів, — вчиняє нотаріальну дію.

За ст. 39 нового ЦК, фізична особа є недієздатною, якщо вона внаслідок хронічного, стійкого психічного розладу нездатна усвідомлювати значення своїх дій та (або) керувати ними. Вказа­не правило свідчить про те, що громадянин може бути позбавле­ний цивільної дієздатності з урахуванням його психічного стану і неможливості розсудливо вести свої справи. Визнання громадя­нина недієздатним можливе лише в судовому порядку.

106

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

Якщо громадянина визнано недієздатним, орган опіки та піклування призначає над ним опікуна. Опікун укладає угоди від імені фізичної особи, визнаної недієздатною і стає учасником цивільно-правових відносин. При цьому набуті опікуном цивільні права та обов'язки належать фізичній особі, яка визна­на недієздатною (ст. 39 нового ЦК України). Будь-які дії особи, визнаної недієздатною, не мають юридичного значення, не тяг­нуть за собою будь-яких правових наслідків. Зокрема у ч. 2 ст. 41 нового ЦК встановлюється, що недієздатна фізична особа не має права вчиняти будь-якого правочину.

За шкоду, заподіяну цим громадянином, відповідають його опікун або організація, яка зобов'язана здійснювати за ним наг­ляд (ст. 1184 ЦК), за виключенням певних випадків.

За певних умов (одужання, значне поліпшення здоров'я) гро­мадянин може бути поновлений у дієздатності рішенням суду.

Обмеження у дієздатності можливе лише у випадках і в поряд­ку, передбачених законом (ч. 2 ст. ЗО ЦК). Воно полягає в тому, що громадянин позбавляється здатності своїми діями набувати певні цивільні права і створювати певні цивільні обов'язки, які він міг набувати і створювати. Таким чином, йдеться про змен­шення обсягу дієздатності, який мала фізична особа.

Суд може обмежите цивільну дієздатність фізичної особи у ви­падку зловживання нею спиртними напоями, наркотичними за­собами, токсичним речовинами тощо, чим вона ставить себе чи свою сім'ю, а також інших осіб, яких вона за законом зобов'яза­на утримувати, у скрутне матеріальне становище.

Стаття 37 ЦК України передбачає, що над фізичною особою цивільна дієздатність якої обмежена, встановлюється піклуван­ня в інтересах забезпечення матеріального становища самої обме­жено дієздатної особи і членів її сім'ї. Така особа може самостійно вчиняти лише дрібні побутові правочини. Правочини ж щодо роз­порядження майном чи іншими доходами та інші правочини, що виходять за межі дрібних побутових, вчиняються особою, цивіль­на дієздатність якої обмежена, лише за згодою піклувальника.

В усіх вищезазначених випадках нотаріус повинен перевірити законність повноважень представників малолітніх, непов­нолітніх, недієздатних чи обмежено дієздатних осіб. Нотаріусом встановлюється особа представника, а також перевіряється дієздатність представника відповідно до вимог статті 68 Закону.

Юридичні особи як суб'єкти цивільних правовідносин також мають цивільну правоздатність і цивільну дієздатність.

107

Нотаріат в Україні

Під правоздатністю юридичної особи розуміють її здатність ма­ти цивільні права та обов'язки; юридична особа набуває цивіль­них прав і обов'язків і здійснює їх через свої органи, які діють відповідно до установчих документів та закону (див. ст. 91—92 ЦК). Тому при вчиненні нотаріальної дії нотаріус зобов'язаний.оз-найомитись з установчими або іншими документами (установчим договором, статутом, установчим актом, розпорядчим актом орга­ну державної влади, місцевого самоврядування тощо) юридичної особи для того, щоб перевірити, чи відповідає нотаріальна дія пра­вам, наданим цій юридичній особі установчими або іншими доку­ментами.

При вчиненні нотаріальної дії представником юридичної осо­би нотаріус перевіряє законність повноважень представника, що мають підтверджуватись відповідною довіреністю.

Нотаріус не вимагає довіреності від керівника такої юридич­ної особи, якщо статут чи інший установчий документ надає йо­му право укладати договори; від нього вимагається лише доку­мент, що посвідчує його службове становище.

Якщо від імені юридичної особи діє колегіальний орган, но­таріус витребує документ, що підтверджує повноваження цього органу і розподіл обов'язків між його членами (статут, установ­чий договір і т.ін.)

За наявності сумнівів щодо особи чи органу, що виступають у якості представника, а також щодо цивільної дієздатності та пра­воздатності особи чи органу, нотаріус має право зробити запит до уповноваженого органу, установи чи особи.

Нотаріус не приймає документи, оформлені з порушенням ви­мог чинного законодавства. При наявності у нотаріуса сумнівів щодо поданих документів він може витребувати від власника, ор­ганів, які здійснюють реєстрацію відповідних юридичних осіб, ор­ганів державної податкової служби, інших уповноважених ор­ганів, установ та фізичних осіб додаткові відомості або документи.

§ 5. Підписання нотаріально посвідчуваних документів

При посвідченні правочинів та вчиненні інших нотаріальних дій у випадках, передбачених законодавством, перевіряється справжність підписів учасників правочинів та інших осіб, які звернулись за вчиненням нотаріальної дії.

За загальним правилом, підписання правочинів, заяв та інших документів здійснюється в присутності нотаріуса або упов-

108

Глава 6, Загальні правила вчинення нотаріальних дій

н зваженої посадової особи, а якщо документ був підписаний без їхньої участі, — громадянин повинен особисто підтвердити, що ~е його підпис.

Якщо громадянин унаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин не може власноручно підписатися, то за його дорученням у його присутності та в присутності нотаріуса правочин, заяву чи інший документ може підписати інший гро­мадянин. При цьому нотаріус встановлює особу громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, і особу громадяни­на, який за нього підписується. Про причини, з яких даний гро­мадянин не міг підписати документ власноруч, зазначається у посвідчувальному написі. Правочин за такого громадянина не може підписувати особа, на користь або за участю якої його посвідчено.

Якщо громадянин, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, неписьменний або сліпий, нотаріус зачитує йому текст не­обхідного документа (про що робиться відповідна помітка); якщо сліпий громадянин письменний, він сам підписує документ.

Якщо глухий, німий або глухонімий громадянин, який звер­нувся до нотаріуса, письменний, він сам читає і підписує доку­мент; якщо неписьменний — при вчиненні нотаріальної дії по­винна бути присутня письменна особа, яка може порозумітися з ним, пояснити зміст і наслідки вчинюваної нотаріальної дії, а та­кож засвідчити своїм підписом, що зміст правочину відповідає волі такого громадянина.

Згідно з чинним законодавством, нотаріус може не вимагати з'явлення кожного разу відомих йому посадових осіб юридичних осіб, якщо він має зразки підписів цих осіб, одержані при особисто­му зверненні, і справжність їхнього підпису не викликає сумніву.

Не дозволяється застосування зразків підписів при посвід­ченні правочинів, тексти яких викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів.

Застосування електронного цифрового підпису (Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 № 852-ІУ) на правочинах здійснюється нотаріусом при наявності технічних можливостей роботи з електронними документами на підставі по­передньої письмової згоди підписувача на застосування елект­ронного цифрового підпису. Заява повинна містити перелік пра­вочинів, на яких застосовуватиметься електронний цифровий підпис. У разі застосування електронного цифрового підпису но­таріус повинен встановити особу підписувача та перевірити його

109

Нотаріат в Україні

дієздатність, а також обсяг правоздатності юридичної особи та повноважень її представника.

Перевірка цілісності електронного документа здійснюється шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Як оригінал електронного документа не може бути застосова­не свідоцтво про право на спадщину; документ, який, відповідно до законодавства, може бути створений лише в одному оригіналь­ному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів та інших випадків, передбачених законом.

Чинність і належність відкритого ключа підписувачу пе­ревіряється за допомогою посиленого сертифіката ключа, вида­ного акредитованим центром сертифікації ключів. Посилений сертифікат ключа, крім обов'язкових даних, які містяться в сер­тифікаті ключа, повинен мати ознаку посиленого сертифіката ключа (стаття 6 Закону України «Про електронний цифровий підпис»). Посилений сертифікат ключа може бути як в елект­ронній формі, так і у формі документа на папері.

При посвідченні правочинів нотаріусом у текстах правочинів також мають зазначатись: для фізичних осіб — ідентифікаційний номер за даними Державного реєстру фізичних осіб-платників по­датків, для юридичних осіб — ідентифікаційний код за даними Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України. На підтвердження наявності ідентифікаційного номера (коду) но­таріусу подається відповідна завірена уповноваженою особою довідка або (витяг), фотокопія якої (го) долучається до примірни­ка правочину, який залишається у справах нотаріуса.

§ 6. Витребування відомостей і документів, необхідних для вчинення нотаріальних дій

Нотаріуси витребовують від фізичних та юридичних осіб відо­мості та документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії. Витребування документів здійснюється у випадку реальної не­обхідності для дотримання вимог законності та обґрунтованості вчинення нотаріальних дій нотаріусом. При цьому такі відомості та (або) документи повинні бути подані в строк, вказаний но­таріусом. Проте цей строк не може перевищувати одного місяця. Неподання відомостей та документів на вимогу нотаріуса є підставою для відкладання, зупинення нотаріальної дії або відмови в її вчиненні.

110

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

Отримана на запит відповідь становить нотаріальну таємницю і зберігається в архіві нотаріуса, який здійснював запит.

У разі неможливості отримання необхідних відомостей та (або) документів нотаріус відмовляє у вчиненні нотаріальної дії.

§ 7. Вимоги до документів, що подаються для вчинення нотаріальних дій

За загальним правилом, усі необхідні для вчинення нотаріальної дії документи подаються нотаріусу громадянином, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії. До цих документів пред'являється низка вимог з тим, щоб їх справжність не викликала сумніву.

Документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, по­винні бути скріплені у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності, з печаткою нотаріуса і зазначенням кількості скріплених аркушів.

Тексти нотаріально оформлюваних правочинів, копій доку­ментів і виписок з них, тексти перекладів тощо повинні бути на­писані ясно і чітко, числа і строки, що стосуються змісту посвідчувальних правочинів, мають бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб — без скорочень і з зазна­ченням їх адрес. Прізвища, імена та по батькові фізичних осіб, у тому числі представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю, із зазначенням дати їх народження та місця проживан­ня. За участю іноземних громадян зазначається також і їхнє гро­мадянство. У необхідних випадках зазначаються номери ра­хунків юридичних осіб у банках (інших кредитних установах).

Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій доку­менти, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також написані олівцем. Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в докумен­тах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути підтверджені підписом уповноваженої на те особи і печаткою відповідної установи, підприємства чи організації, або особи, що видала документ. Крім цього, виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб і їх, і попередній варіант можна було розібрати.

Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, в яких неможливо прочитати все в первісному написанні — нап­риклад, залиті чорнилом, потерті тощо.

111

Нотаріат в Україні

Не приймаються порвані документи, а також ті, які викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не прошнурова­ні, не пронумеровані і кількість не завірена підписом уповнова­женої на те посадової особи та печаткою.

Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії (наприклад, копія документа), зас­терігаються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису до підпису нотаріуса і проставлення печатки.

Якщо документ, що підлягає посвідченню або засвідченню, викладений неправильно чи неграмотно, складений з порушен­ням вимог чинного законодавства, нотаріус пропонує особі, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, виправити його або скласти новий. За бажанням заінтересованої особи документ мо­же бути складений нотаріусом.

§ 8. Заходи, що вживаються нотаріусами та іншими посадовими

особами, які вчиняють нотаріальні дії,

при виявленні порушень закону

Нотаріуси та посадові особи, які вчиняють нотаріальні дії, ви­явивши при вчиненні нотаріальних дій порушення закону фізичними або посадовими особами, повідомляють про це для вживання необхідних заходів відповідні державні органи та інші юридичні особи.

Якщо справжність поданого документа викликає сумнів, но­таріус вправі затримати цей документ і направити його до експерт­ної установи для проведення відповідного дослідження, оплата якого здійснюється в установленому порядку.

Про направлення документа до експертної установи нотаріус виносить постанову, в якій зазначаються:

47. Дата винесення постанови..

48. Прізвище, ініціали нотаріуса, який виніс постанову, найме­нування та адреса державної нотаріальної контори або наймену­вання нотаріального округу та адреса розташування робочого місця приватного нотаріуса.

49. Найменування документа, дата його видачі, ким та на чиє ім'я він виданий.

50. Крім (ПІБ, місце проживання) подано документ для вчинен­ня нотаріальної дії.

112

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

51. Обставини, які викликали необхідність направлення доку­мента для проведення дослідження.

52. Куди (якій експертній установі) направляється документ для проведення дослідження.

53. Питання, поставлені для вирішення експерта.

На прохання заінтересованих осіб видається довідка про зат­римання документа із зазначенням його найменування, номеру, дати і суб'єкта видання.

§ 9. Відмова у вчиненні нотаріальної дії

Нотаріус чи інша посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, має право відмовити у їх вчиненні, що є гарантією дотримання законності. Підстави для відмови, зазначені в ст. 49 Закону Ук­раїни «Про нотаріат», можна умовно поділити на дві групи.

До першої групи належать підстави, які взагалі унеможлив­люють вчинення нотаріальної дії. Це випадки, коли:

54. вчинення дії не входить до компетенції нотаріальних ор­ганів взагалі;

55. вчинення дії суперечить закону;

56. для вчинення нотаріальної дії подані документи, що супере­чать закону або містять відомості, що принижують честь і гідність громадян;

57. угода, що укладається від імені юридичної особи, супере­чить цілям, вказаним в її статуті чи положенні, або виходить за межі їх діяльності.

До другої групи можна віднести підстави, які не дають можли­вості вчинити необхідну дію в даний момент, але після їх усунен­ня, вчинення нотаріальної дії стає можливим. Це, зокрема:

58. звернення за вчиненням нотаріальної дії, що не входить до компетенції даного нотаріуса чи посадової особи;

59. неподання відомостей та документів, необхідних для вчи­нення нотаріальної дії;

60. коли нотаріус має сумнів у тому, що фізична особа, яка звер­нулась за вчиненням нотаріальної дії, розуміє значення, зміст, правові наслідки цієї дії (наприклад, знаходиться у стані афекту, алкогольного сп'яніння тощо) або діє під примусом;

61. коли з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулась недієздатна особа або представник, який не має необхідних пов­новажень.

113

Нотаріат в Україні

На вимогу особи, якій відмовлено у вчиненні нотаріальної дії, нотаріус зобов'язаний викласти причини відмови в письмовій формі і роз'яснити порядок її оскарження. Відмова у вчиненні нотаріальної дії оформлюється шляхом винесення у триденний строк відповідної постанови, в якій вказуються:

62. Дата винесення постанови.

63. Прізвище, ініціали нотаріуса, який виніс постанову, найме­нування та адреса нотаріальної контори (бюро), приміщення, яке є робочим місцем приватного нотаріуса.

64. ШБ фізичної особи, яка звернулася за вчиненням нотарі­альної дії, місце ЇЇ проживання або найменування і місцезнаход­ження юридичної особи.

65. Зміст нотаріальної дії, за вчиненням якої особа звернулася до нотаріуса.

66. Мотиви відмови, з посиланням на чинне законодавство.

6. Порядок і строки оскарження відмови з посиланням на
цивільне процесуальне законодавство.

Нотаріус не має права на безпідставну відмову у вчиненні но­таріальної дії.

Відмова нотаріуса у вчиненні нотаріальної дії або неправильне її вчинення можуть бути оскаржені в суді.

Скарги на дії консульської установи України розглядаються в порядку підлеглості (ст. 19 Консульського статуту України) і по­даються на ім'я диппредставника України в країні перебування або до Міністерства закордонних справ. Такі скарги розглядають­ся в порядку, встановленому Консульським статутом України.

Право подати скаргу на нотаріальну дію або відмову у вчиненні нотаріальної дії мають особи, щодо яких або за дорученням яких вчиняється нотаріальна дія, громадяни та організації, що брали безпосередню участь у вчиненні цієї нотаріальної дії, або якщо во­на зачіпає їхні інтереси; право на порушення справи має і проку­рор, який подає заяву про захист прав та інтересів інших осіб.

Скарги на нотаріальну дію або відмову у вчиненні нотаріаль­ної дії слід відрізняти від скарг на дії нотаріуса чи посадової осо­би, що не належать до сутності нотаріальних функцій та розгля­даються в порядку адміністративного провадження. Спір про право, оснований на вчиненій нотаріальній дії, розглядається су­дом у порядку позовного провадження.

114

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

§10. Поняття і види нотаріальних актів

Нотаріус чи інша посадова особа, які вчиняють нотаріальні дії, видають або посвідчують документи, що є підтвердженням вчинення конкретної нотаріальної дії. Ця діяльність охоплюєть­ся поняттям «нотаріальні акти»¹, хоча цей термін і не вживаєть­ся в законодавстві про нотаріат. Отже, нотаріальний акт — це підтвердження вчинення нотаріальної дії.

Так, при посвідченні угод, засвідченні вірності копій доку­ментів і виписок з них, справжності підпису на документах, вірності перекладу документів з однієї мови на іншу, а також при посвідченні часу пред'явлення документа на відповідних доку­ментах нотаріуси вчиняють посвідчувальні написи.

Посвідчувальний напис повинен бути написаний чітко і ясно, без підчисток, вільні місця — прокреслені, дописки та інші вип­равлення — застережені. Для вчинення посвідчувальних написів можуть застосовуватись спеціальні штампи з текстом напису.

Посвідчувальний напис може бути розміщений як на лицьово­му боці оформлюваного документа, так і на його звороті. Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлю­ваному документі, він може бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа спеціальному бланку. Тоді аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з посвідчувальним написом прошнуровуються або скріплюються у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності, та пронумеровуються, кількість аркушів завіряється підписом нотаріуса і скріплюється його печаткою; допускається також підклейка аркуша. При цьому нотаріус повинен простави­ти печатку таким чином, щоб частина її відбитка була на підклеєному аркуші.

Для напису про засвідчення вірності копії (фотокопії) доку­мента, а також для напису на дублікаті документа прикріплення і підклейка аркушів не допускаються.

Про вчинення виконавчого напису свідчить власне виконав­чий напис, що вчиняється нотаріусами на документах, які вста­новлюють заборгованість. Якщо виконавчий напис не вміщуєть­ся на документі, що встановлює заборгованість, то він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до до­кумента спеціальному бланку.

" Радзієвська Л.К., Пасічник С.Г. Нотаріат в Україні: Навч. посібник / За відп. ред. Л.К. Радзієвської. — К.: Юрінком Інтер, 2000. — С. 89.

115

Нотаріат в Україні

При вчиненні протестів векселів і посвідченні неоплати чеків відповідні відмітки та написи виконуються на цих документах.

На підтвердження права на спадщину, права власності, посвідчення фактів, що громадянин є живим, перебування його у певному місці, тотожності громадянина з особою, зображеною на фотокартці, про прийняття на збереження документів видаються відповідні свідоцтва, форми яких затверджуються Міністерством юстиції України.

У разі втрати документа, посвідченого або виданого но­таріусом чи посадовою особою, у випадках і в порядку, встановле­ному законодавством, видається дублікат втраченого документа. Видача дубліката втраченого документа здійснюється держав­ним нотаріальним архівом. До передачі в архів примірників до­кументів, посвідчених або виданих нотаріусом чи посадовою осо­бою виконавчого комітету сільської, селищної, міської ради на­родних депутатів, дублікат втраченого документа видається відповідно нотаріусом чи посадовою особою виконавчого коміте­ту за місцем його зберігання. Державний нотаріальний архів чи державна нотаріальна контора видають також дублікати за­повітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб.

Дублікат документа має містити весь текст документа. На дублікаті документа нотаріус робить відмітку про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Крім того, про видачу дубліката робиться відмітка на примірнику докумен­та, який зберігається в справах нотаріуса.

Прийняття в депозит нотаріуса грошових сум і цінних паперів підтверджується видачею квитанції.

Вчинення морського протесту відповідно до чинного законода­вства оформлюється актом про морський протест.

Протест векселів підтверджується актом про протест векселя про неоплату, у неакцепті — про недатування акцепту.

Про здійснення охоронних заходів щодо спадкового чи іншого майна складається опис майна.

У передбачених законом випадках на підтвердження здійснен­ня сплати державного мита або податку з доходів громадян осо­бам, які здійснили таку оплату, видаються платіжні документи. У цьому разі нотаріус у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записує найменування документа, його номер, дату та наймену­вання установи банку, в якому здійснено платіж. Фотокопія платіжного документа долучається до примірника правочину, що залишається у справах нотаріуса.

116

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

§11. Нотаріальне діловодство

■' ■

У системі органів нотаріату нотаріальне діловодство займає особливе місце, що зумовлено його завданням. Чітка і правильна організація діловодства в нотаріальних конторах має важливе значення для організації якісного й оперативного обслуговуван­ня населення, додержання вимог законодавства щодо законності, обґрунтованості та оперативності роботи нотаріуса, сприяння громадянам та юридичним особам у здійсненні їхніх прав і закон­них інтересів, дотримання таємниці вчинення нотаріальних дій.

Нотаріальне діловодство є об'ємним поняттям, що охоплює коло питань, пов'язаних з веденням документування управлін­ської діяльності установ державного нотаріату, прийманням, розглядом і реєстрацією кореспонденції, складанням і оформлен­ням службових документів, контролем за виконанням доку­ментів, складанням номенклатури та формуванням справ, а та­кож постачанням, зберіганням та обліком спеціальних бланків нотаріальних документів тощо.

Нотаріальне діловодство регулюється Правилами ведення но­таріального діловодства, затвердженими Наказом Міністерства юстиції України від 3 лютого 1994 р. № 6/5. Ці Правила встанов­люють єдиний для державних і приватних нотаріусів порядок ве­дення нотаріального діловодства, складання та оформлення службових документів. Порядок складання нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів, ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, а також інших книг, пов'язаних із вчиненням нотаріальних дій, регулюється Інструкцією про поря­док вчинення нотаріальних дій нотаріусами України і вказівка­ми по заповненню форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах.

Відповідальність за правильну організацію і ведення но­таріального діловодства несе приватний нотаріус, а в державних нотаріальних конторах і державних нотаріальних архівах — завідуючі, які їх очолюють. У державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіві, де є кілька працівників, ве­дення діловодства й архіву наказом завідуючого може покладати­ся на одного з цих працівників, що відображається в його поса­довій інструкції.

Ведення діловодства й архіву приватного нотаріуса може бути покладено ним на особу, яка працює в нього за трудовим договором.

117

Нотаріат в Україні

При звільненні або переведенні на іншу роботу нотаріуса чи осо­би, на яку покладено ведення діловодства, архівні справи, а також справи і документи, що знаходяться в діловодстві, передаються особі, яка призначається, про що складається відповідний акт.

Мова нотаріального діловодства визначається статтею 20 За­кону Української РСР «Про мови в Українській РСР».

Діловодство по заявах та скаргах громадян у державних но­таріальних конторах і державних нотаріальних архівах ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на призначе­них для цього осіб.

Складання та оформлення службових документів.

Для складання службових документів використовується тіль­ки папір форматів А4 (210 х 297) та А5 (148 х 210).

Службові документи оформляються на бланках установ і при­ватних нотаріусів. Бланки виготовляються відповідно до вимог нормативної документації.

Згідно з Наказом Міністерства юстиції України від 22 січня 1998 р. та Положенням про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів, запро­ваджено спеціальні бланки нотаріальних документів нового зраз­ка, які є необхідною складовою діловодства в нотаріальних орга­нах. Ці бланки використовуються лише нотаріусами і призна­чені, з одного боку, для оперативності роботи нотаріусів, а з іншо­го, — для запобігання підробці документів.

На спеціальних бланках виконуються всі примірники доку­ментів, за винятком примірника, який залишається у справах нотаріуса або державного нотаріального архіву. На цьому примірнику нотаріус указує серію та номери використаних на но­таріальну дію спеціальних бланків. Серія та номер використано­го бланка зазначаються також у реєстрі для реєстрації нотаріаль­них дій у графі «Зміст нотаріальної дії».

На спеціальних бланках викладаються примірники:

166. правочинів, для яких чинним законодавством установлено обов'язкову нотаріальну форму (крім засновницьких договорів та установчих актів);

167. правочинів, для яких чинним законодавством не передбаче­но обов'язкової нотаріальної форми, але які посвідчуються за ба­жанням сторін;

168. договорів про розірвання всіх вищезгаданих правочинів, а також про внесення змін та доповнень до нотаріально посвідче­них правочинів;

118

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

169. свідоцтв про встановлення опіки над майном фізичної осо­би, яка визнана безвісно відсутньою, а також фізичної особи, місце перебування якої невідоме;

170. свідоцтв про право на спадщину;

171. свідоцтв про право власності на частку в спільному майні подружжя;

172. свідоцтв про придбання майна з публічних торгів (аукці­онів);

173. свідоцтв виконавця заповіту;

174. свідоцтв про посвідчення фактів;

175. свідоцтв про посвідчення та прийняття на зберігання сек­ретних заповітів;

— свідоцтв про прийняття на зберігання документів;

— свідоцтв про передачу заяв фізичних і юридичних осіб
іншим фізичним і юридичним особам;

176. актів про морські протести та протести векселів;

177. дублікатів документів.

Зазначені нотаріальні дії, виконані без використання спеціального бланка, не є чинними.

На прохання заінтересованих осіб використання спеціальних бланків нотаріусами допускається також і при вчиненні но­таріальних дій, щодо яких їх використання не є обов'язковим.

У разі якщо нотаріус засвідчує правильність перекладу доку­мента з однієї мови на іншу, текст перекладу викладається на спеціальному бланку.

У разі якщо текст нотаріального документа викладено на трьох і більше сторінках, на бланках викладаються перша і остання сторінки тексту документа.

Спеціальні бланки не використовуються: при вжитті заходів до охорони спадкового майна; установленні опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою; установленні опіки над майном фізичної особи, місце перебування якої невідо­ме; при укладанні договору про управління спадщиною; при прийнятті в депозит грошових сум і цінних паперів. Засвідчення нотаріусом справжності підпису перекладача на перекладі, засвідчення вірності копій (фотокопій) з документів та виписок з них теж можуть здійснюватися без використання спеціальних бланків.

Щодо інших документів, то слід відзначити, що кожний вид документа повинен мати визначений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення. Найменування виду доку-

119

Нотаріат в Україні

мента (за винятком листів) вказується на бланку. До кожного до­кумента, що друкується на папері формату А4, незалежно від йо­го призначення складається заголовок, який повинен бути макси­мально стислим, точно відображати зміст документа та відповіда­ти на запитання «Про що документ».

Документ адресується установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі. Поштова адреса кореспондента вка­зується повністю після назви установи, якій надсилається доку­мент. При адресуванні документа громадянину спочатку зазна­чається поштова адреса, а потім ініціали та прізвище одержувача.

Датою документа є дата його підписання або затвердження. Дата на документі проставляється трьома парами арабських цифр (10.12.93), які розділяються крапками. Якщо початковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться нуль. Наприклад, 3 січня 1994 р. слід писати: 03.01.94. Допускається також така послідовність написання да­ти: рік, потім місяць і число місяця. Наприклад: 1994.01.15.

У текстах документів, що містять відомості фінансового ха­рактеру, допускається застосування словесно-цифрового способу оформлення дат: 15 січня 1994 р. Якщо документ складено не на бланку, дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на блан­ку, і скорочене — на документі, складеному на бланку), особис­тий підпис та його розшифровка.

У випадках, передбачених чинним законодавством, свій підпис на документах нотаріус скріплює відповідною печаткою. Відби­ток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював час­тину найменування посади особи, яка підписала документ.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в його тексті, то в додатку слід вказати лише кількість аркушів і число примірників, наприклад: «Додаток на 5 арк. у 2 прим.».

Виконавчі написи вчиняються нотаріусами на документах, які встановлюють заборгованість. Якщо виконавчий напис не вміщується на документі, що встановлює заборгованість, то він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріплено­му до документа спеціальному бланку. При вчиненні протестів векселів і посвідченні неоплати чеків відповідні відмітки та на­писи виконуються на цих документах.

При складанні документів організаційно-розпорядчого харак­теру також слід керуватись правилами ведення діловодства. Так,

120

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

зокрема, на кожному документі повинно бути вказане його най­менування (наказ, розпорядження, довідка, звіт), а також заго­ловок, який має бути досить лаконічним і відображати зміст і призначення документа. В документі обов'язково проставляєть­ся дата; він підписується відповідною особою, від якої він вихо­дить, із зазначенням її посади та проставленням печатки.

Слід відзначити, що документи, на підставі яких вчинено но­таріальну дію, долучаються до примірника правочину, свідоцтва про право на спадщину та ін., і залишаються у справах нотаріуса.

Оригінали документів (наприклад, акти цивільного стану про народження, шлюб, смерть) повертаються особам, що їх подали, а в нотаріуса залишаються їх копії (фотокопії).

Копії (фотокопії) подаються заінтересованими особами або на їхнє прохання виготовляються нотаріусом чи іншим працівни­ком нотаріальної контори або особою, яка перебуває у трудових відносинах з нотаріусом. На таких копіях нотаріус робить напис «З оригіналом згідно», ставить дату і свій підпис, які скріплює печаткою.

Документи, що посвідчують фізичних осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій, їхніх представників або представ­ників юридичних осіб, повертаються особам, що їх подали, у реєстрі записуються найменування документа, його номер, дата видачі й найменування установи, яка видала документ.

Якщо фізична особа звернулася за засвідченням правильності копій (фотокопій) документа чи виписок з документа, нотаріус ус­тановлює її особу і робить у реєстрі відмітку «Особу встановлено».

Не залишаються у справах нотаріуса:

— документи, які стверджують право власності фізичних чи юридичних осіб на житловий будинок (частину будинку), будівлю, садибу, квартиру, садовий будинок, гараж, земельну ділянку чи їх частини, інше нерухоме майно (свідоцтво про право власності на житло, свідоцтво про право на спадщину, свідоцтво про право власності на частку в спільному майні подружжя, дер­жавні акти про право власності на землю, договори купівлі-прода-жу, дарування, міни житлового будинку (частини будинку), будівлі, садиби, квартири, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна, у тому числі зареєстровані на біржі, договори про виділення в натурі частки з нерухомого май­на, договори про поділ нерухомого майна та ін.), — якщо посвідчується договір про заставу, оренду тощо майна чи найму (позички) житла, відчуження власником (власниками) частини

121

Нотаріат в Україні

належного йому (їм) майна, а також якщо учасники спільної часткової власності мають один спільний правовстановлюваль-ний документ на згадане майно і один з них відчужує належну йому частку (чи частку від частки); договори про відчуження не закінчених будівництвом житлових будинків, будівель (їх час­тин) або інших споруд; договори про порядок установлення чи зміну розміру ідеальних часток у спільній частковій власності, а також договори про порядок володіння та користування спіль­ним майном.

При посвідченні договорів про відчуження частки майна (або частки від частки) на правовстановлювальних документах, що по­вертаються відчужувачам, робиться напис про зміст посвідченого договору, наприклад: «Продано 1/4 частину цього будинку за до­говором, посвідченим 15 лютого 1993 року за реєстром № 1231», дата, підпис нотаріуса, що скріплюються печаткою нотаріуса; сертифікат про право на земельну частку (пай), трудова книжка члена колективного або іншого сільськогосподарського підприємства, яке містилося на території, що зазнала радіоак­тивного забруднення, — при посвідченні договорів відчуження земельної частки (паю);

178. охоронні свідоцтва — при посвідченні договорів піднайму; свідоцтва про реєстрацію, технічні паспорти, реєстраційні тало­ни, чеки, довідки-рахунки магазину на автотранспортні засоби, інші самохідні машини і механізми — при посвідченні договорів про їх відчуження, заставу, оренду, позичку, при видачі свідоцт­ва про право на спадщину чи про право власності на неї;

179. документи, що стверджують факт передачі майна з правом його застави.

Про наявність зазначених документів робиться відмітка в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій одночасно з реєстрацією нотаріальної дії, для вчинення якої вимагався один з таких доку­ментів, або відмітка на примірниках правочинів, на заявах про видачу свідоцтв про право на спадщину і свідоцтв про право влас­ності або на інших документах, що долучаються до нотаріально оформлених документів, після чого вони повертаються особі, яка їх подала. Відмітка, в якій зазначаються назва документа, ким, коли, за яким номером та на чиє ім'я він виданий, підписується нотаріусом.

Усі вчинені нотаріальні дії реєструються в реєстрі нотаріаль­них дій, форми яких затверджено Наказом Міністерства юстиції України від 07.02.94 № 7/5. Згідно з цим наказом, розрізняють

122

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

хва види реєстрів: власне для реєстрації нотаріальних дій (форма 1) і для реєстрації заборон відчуження житлових будинків, квар­тир, дач, садових ділянок та іншого нерухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судовими і слідчими органа­ми (форма 2).

У кожного нотаріуса в конторі є власний реєстр під певним індексом, що не змінюється протягом усього строку його роботи в цій конторі. Реєстри повинні бути прошнуровані, аркуші їх про­нумеровані. Кількість аркушів у реєстрі повинна бути завірена підписом посадової особи Головного управління юстиції Міністерства юстиції в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції, уповноваженої на те начальниками цих управлінь. Підпис поса­дової особи скріплюється гербовою печаткою відповідного уп­равління юстиції.

Запис нотаріальної дії у реєстр провадиться нотаріусом чи консультантом державної нотаріальної контори або особою, яка перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом, тільки після того, як посвідчувальний напис на документі або документ, що видається нотаріусом, ним підписані. Запис олівцем у реєстрі не допускається.

Кожен нотаріус веде окремий реєстр. У державній нотаріальній конторі, де працюють кілька нотаріусів, реєстрам присвоюються індекси, які збігаються з номером печатки державного нотаріуса. У цьому разі номери на документах, оформлюваних державним но­таріусом, позначаються таким чином: № 1-1, № 1-2, № 2-1 таін., де перша цифра означає індекс реєстру, а друга — порядковий но­мер запису.

В державній нотаріальній конторі та у приватного нотаріуса можуть бути декілька реєстрів, в кожному з яких реєструють ок­ремий вид нотаріальних дій.

У цьому разі номери на документах, записаних у такі реєстри, позначаються таким чином: № 1-К-10 (тобто, запис за номером десятим зроблено в першому реєстрі для реєстрації засвідчення правильності копій документів у багатоскладовій державній но­таріальній конторі); № З-В-5 (запис за номерок п'ятим у третьо­му реєстрі для реєстрації виконавчих написів у багатоскладовій державній нотаріальній конторі); № Д-4 (запис за номером чет­вертим у реєстрі для запису довіреностей в односкладовій дер­жавній нотаріальній конторі чи в приватного нотаріуса).

123

Нотаріат в Україні

Дописки та виправлення, зроблені в реєстрі для реєстрації но­таріальних дій, повинні бути застережені нотаріусом і скріплені його підписом.

Реєстрації підлягають усі документи, що находять до контори та потребують виконання. Не підлягають реєстрації такі доку­менти:

67. Листи, що надійшли в копії, до відома.

68. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

69. Графіки, наради, заявки, рознарядки.

70. Інформація, надіслана до відома.

71. Навчальні плани, програми.

72. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конфе­ренцій.

73. Тарифи, прейскуранти.

74. Поздоровчі листи і запрошення.

75. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

76. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

77. Форми статистичної звітності.

Кожна вчинена нотаріусом нотаріальна дія реєструється за окремим порядковим номером. Цей самий номер вказується на нотаріально оформленому документі (якщо їх декілька екземп­лярів, то на кожному з них) та в посвідчувальних написах. Запис у реєстрі повинен містити порядковий номер з початку року, що дає можливість виключити порушення встановленого порядку вчинення нотаріальних дій, зокрема здійснення їх заднім чис­лом. У реєстрі відображається дата вчинення нотаріальної дії, ПІБ, місце проживання фізичної особи або повне найменування та місцезнаходження юридичної особи, що звернулась за вчинен­ням цієї нотаріальної дії, або їх представники, документ, що посвідчує особу, підтверджує повноваження представника. Далі вказується зміст нотаріальної дії і розмір стягненого державного мита або плати за нотаріальну дію, а також розписка про одер­жання нотаріально оформленого документа.

Відомості про вчинення окремих видів нотаріальних дій підлягають реєстрації в Єдиних реєстрах, перелік та порядок ве­дення яких установлюються Міністерством юстиції України.

У реєстр для реєстрації нотаріальних дій вноситься запис про вже вчинену нотаріальну дію саме після підписання нотаріусом документа та проставлення на ньому печатки.

Нотаріальна дія вважається вчиненою з моменту реєстрації її в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.

124

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

Для обліку документів та контролю за їх виконанням у но­таріальній конторі ведуть такі книги і журнали:

180. алфавітну книгу обліку заповітів;

181. книгу обліку заяв про вжиття заходів до охорони спадково­го майна та встановлення опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою, або над майном фізичної особи, місце перебування якої не відоме;

182. книгу обліку цінностей;

183. книгу обліку і реєстрації спадкових справ;

184. алфавітну книгу спадкових справ;

185. книгу обліку договорів на управління спадщиною;

186. алфавітну книгу обліку заборон відчуження і арештів майна;

187. опис справ постійного зберігання;

188. опис справ тимчасового зберігання;

189. опис справ за відповідні роки;

190. журнал реєстрації вхідних документів;

191. журнал реєстрації вихідних документів;

192. журнал реєстрації власних наказів (розпоряджень);

193. розносну книгу для місцевої кореспонденції;

194. контрольну картотеку чи теку;

195. книгу скарг і пропозицій.

Контроль за виконанням документів. У державних нотаріаль­них конторах, державних нотаріальних архівах на контроль бе­руться документи, що надійшли від Міністерства юстиції Ук­раїни, Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, з вказівкою (проханням) повідомити про резуль­тати їх розгляду.

Завідуючим державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом можуть бути поставленні на контроль й інші документи.

Контроль за виконанням документів може вестись на реєстраційно-контрольних картках або за допомогою спеціальної контрольної теки (в установах державного нотаріату з обмеже­ною кількістю працюючих).

Окремо слід сказати про ведення номенклатури справ у но­таріальній конторі, яка ведеться з метою більш чіткої організації діяльності нотаріальної контори та зручності діловодства. Номен­клатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, дер­жавного нотаріального архіву, приватного нотаріуса складається на підставі примірних номенклатур, що затверджуються Міні-

125

Нотаріат в Україні

стерством юстиції України за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

До номенклатури повинні бути включені всі справи (наряди), які ведуться нотаріусами, а також реєстри, книги, журнали.

Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса затверджується завідуючим нотаріальною конторою, приватним нотаріусом і узгоджується з відповідним державним нотаріальним архівом. Про складену номенклатуру справ (нарядів) приватник нотаріус повинен також повідомити відповідну державну архівну установу.

Наприкінці кожного року номенклатура уточнюється і знову вводиться з 1 січня наступного року. Якщо протягом року виник­не необхідність у заведенні справ (нарядів), не передбачених но­менклатурою, вони додатково вносяться до номенклатури, для чого в номенклатурі передбачаються резервні номери.

В кінці року номенклатура обов'язково закривається підсум­ковим записом, в якому зазначається кількість і категорії фак­тично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за ведення діловодства, чи приват­ний нотаріус.

Цей примірник номенклатури справ (нарядів) є обліковим до­кументом для справ тимчасового зберігання і зберігається в архіві державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса, державному нотаріальному архіві постійно.

Всі виконані документи групуються у справи (наряди).

На відміну від інших документів, заяви про прийняття спад­щини, про видачу свідоцтва про право на спадщину чи про відмо­ву від спадщини, про оплату витрат за рахунок спадкового май­на, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, по яких вжиті ці заходи, а також претензії кредиторів одразу ж форму­ються в окремі спадкові справи, кожна з яких одержує індекс, що відповідає номенклатурі справ (нарядів), потім реєструється в книзі обліку спадкових справ і їм присвоюється номер, що відповідає порядковому номеру в цій книзі.

У спадкову справу підшиваються усі документи, пов'язані з оформленням спадщини за вказаною заявою. Якщо спадкову справу не закінчено провадженням у поточному році, вона пере­ходить на наступний рік під тим самим номером і перереєстрації не підлягає.

Групувати в справи (наряди) слід документи одного діловод­ного року. В середині справи (наряду) документи систематизу-

126

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

жугься в хронологічному порядку, причому документ-відповідь повинен розміщуватися після документа-запиту. Звіти повинні зміщуватися в справі (наряді) того року, до якого вони відносять­ся за своїм змістом незалежно від часу їх складання.

Не допускається включення до справи (наряду) документів, що не відносяться до неї, а також чернеток і проектів документів.

Вилучення і видача будь-яких документів зі справ (нарядів), як правило, не дозволяється.

Закінчені провадженням справи (наряди) тимчасового (понад 10 років) і постійного зберігання після закінчення строку їх зберігання в державній нотаріальній конторі чи у приватного но­таріуса повинні здаватись до державного нотаріального архіву для наступного зберігання і використання. Справи (наряди) із строком зберігання до 10 років у державний нотаріальний архів не здаються.

Реєстри, справи (наряди) поточного діловодства і закінчені провадженням до передачі їх в державний нотаріальний архів або на знищення повинні зберігатися у шафах, столах, що замикають­ся і запобігають впливу на документи сонячного світла, пилу.

По закінченні року посадова особа, яка відповідає за діловод­ство в державній нотаріальній конторі, приватний нотаріус про­вадить підготовку справ до архівного зберігання й уточнює систе­матизацію документів у справах, проводить оформлення справ (нарядів). Справи тимчасового і постійного зберігання вміщують­ся в тверду обкладинку, документи перекладаються в хроно­логічному порядку і прошиваються. Аркуші справ нумеруються.

В кінці правил (наряду) на чистому аркуші робиться засвідчу-вальний напис, наприклад: «У справі (наряді) прошито та прону­меровано 15 (п'ятнадцять) аркушів. Відповідальний за архів — підпис, дата».

Документи зі строком зберігання до 10 років у справи (наряди) не підшиваються.

На справи тимчасового і постійного зберігання складаються окремі описи. Опис складається з річних розділів і являє собою перелік назв справ (нарядів) з включенням необхідних відомос­тей про їх склад і зміст. Описи справ складаються у 4-х примірни­ках за встановленою формою.

В кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказуєть­ся (цифрами і словами) кількість справ, що внесені до опису, а та­кож обумовлюються особливості нумерації справ у описі. Закінчення опису обов'язково погоджується з державним но­таріальним архівом.

127

Нотаріат в Україні

Одночасно з підготовкою документів до зберігання впрова­диться відбір документів, що підлягають знищенню. Відбір доку­ментів для знищення оформляється актом.

У ході підготовки документів до наступного зберігання в дер­жавному нотаріальному архіві постійно діючою експертною комісією провадиться експертиза наукової та практичної цінності документів і вирішується питання про відбір їх для включення до складу Національного архівного фонду чи знищення.

Відповідно до затверджених описів державна нотаріальна кон­тора, приватний нотаріус зобов'язані у встановлений строк здати в державний нотаріальний архів справи (наряди), внесені до опису.

Знищення документів провадиться після того, як описи на справи (наряди) тимчасового та постійного зберігання затвердже­но державним нотаріальним архівом.

§12. Оплата нотаріальних дій

За вчинення нотаріальних дій нотаріуси та інші посадові осо­би, які уповноважені вчиняти нотаріальні дії, справляють:

196. державне мито, що стягується за вчинення нотаріальних дій державними нотаріальними конторами і виконавчими комітета­ми сільських, селищних, міських рад народних депутатів, а та­кож за видачу дублікатів нотаріально засвідчених документів;

197. плату за надання державними нотаріусами додаткових пос­луг правового характеру, не пов'язаних з вчиненими нотаріаль­ними діями, а також технічного характеру, встановлену уп­равліннями юстиції Ради Міністрів АРК, обласних, Київської і Севастопольської міських державних адміністрацій (ст. 19 Зако­ну України «Про нотаріат»);

—- оплату нотаріальних дій, вчинених приватними нотаріуса­ми за домовленістю між нотаріусом і особою, що звернулась за здійсненням нотаріальних дій. Згідно з п. 1 Указу президента Ук­раїни «Про упорядкування стягування плати за здійснення но­таріальних дій» від 10 липня 1998 р., цей розмір не може бути меншим за розмір ставок державного мита, стягнутого державни­ми нотаріусами за аналогічні нотаріальні дії;

— оплату додаткових послуг правового характеру, наданих
приватними нотаріусами, стягнуту за домовленістю (ст. 31 Зако­
ну України «Про нотаріат»);

128

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

— оплату фактичних витрат, пов'язаних з виїздом державно­го нотаріуса (посадової особи виконкому) за межі нотаріальної контори (виконкому) для здійснення нотаріальних дій (п. 4 ст. З Декрету) та інші витрати (пункти 152, 190, 276 Інструкції про по­рядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України).

Державне мито справляється за вчинення нотаріальних дій у таких розмірах: (табл. 1).

Таблиця 1. Сплата державного мита за вчинення деяких нотаріальних дій