Управління персоналом здійснюється в процесі виконання певних цілеспрямованих дій і передбачає такі основні етапи і функції: визначення цілей і основних напрямків роботи з персоналом; визначення засобів, форм і методів досягнення цілей; організація роботи щодо виконання прийнятих рішень; контроль виконання запланованих заходів; координація розроблених заходів.
Система управління персоналом являє собою комплекс цілей, задач і основних напрямків діяльності, а також різних видів, методів і відповідного механізму управління, спрямованих на підвищення продуктивності праці і якості роботи. Основними цілями функціонування системи управління персоналом підприємства, на думку П.В. Журавель, є:
·                   підвищення конкурентоспроможності підприємства;
·                   підвищення ефективності діяльності підприємства, зокрема, досягнення максимального прибутку;
·                   забезпечення високої соціальної ефективності функціонування трудового колективу;
·                   формування позитивного іміджу підприємства на ринку[14, с. 33].
При формуванні системи управління персоналом підприємства слід враховувати як зовнішні, так і внутрішні чинники. Успішне виконання встановлених цілей вимагає рішення таких задач в сфері управління персоналом:
·                   забезпечення потреби підприємства в робочій силі у необхідних обсягах і необхідної кваліфікації;
·                   досягнення обґрунтованого співвідношення між організаційно-технічною структурою виробничого потенціалу і структурою трудового потенціалу;
·                   повне та ефективне використання потенціалу працівника і виробничого колективу в цілому;
·                   забезпечення умов для високопродуктивної праці, високого рівня її організації, мотивації, самодисципліни, вироблення у працівника звички до взаємодії і співробітництва;
·                   закріплення працівника на підприємстві, формування стабільного колективу;
·                   забезпечення реалізації бажань, потреб і інтересів працівників відносно змісту праці, умов праці, виду зайнятості, можливості професійно-кваліфікаційного і посадового просування і т. п.;
·                   узгодження виробничих і соціальних задач (балансування інтересів підприємства і інтересів працівників, економічної і соціальної ефективності);
·                   підвищення ефективності управління персоналом, досягнення цілей управління при скороченні витрат на робочу силу.
Система управління - це процес активної взаємодії двох індивідуальних суб'єктів, кожний з яких має властивості регуляції і саморегуляції [33, с. 14]. У кожній системі управління є суб'єкт – керуюча ланка (керуюча підсистема) і об'єкт управління (керована підсистема). Суб'єкт управління – це структурно-позначені об'єднання людей і керівники на персональному рівні, наділені управлінськими повноваженнями і здійснюючою управлінською діяльністю [33, с. 15]. Об'єкт управління – це окремі люди або групи, на які спрямовані організовані, систематичні, планомірні впливи суб'єкта управління [33, с. 15]. Метою такого впливу є напрямок об'єкта по визначеному шляху розвитку, надання йому стану організованості, відповідності визначеним вимогам.
Будучи суб'єктами, керівник і підлеглий здійснюють цілеспрямовану свідому діяльність, яка являє собою комплекс операцій:
1)   збір і оцінка інформації. Оцінка поступаючої інформації здійснюється відповідно властивій суб'єкту мотивації, його фаховій підготовленості і досвіду управлінської діяльності;
2)   постановка цілі, прийняття і розробка програм дії. На цій стадії формується уявлення випереджаючої цілі – уява бажаного результату;
3)   практична дія по досягненню цілі, рішенню конкретних задач;
4)   контроль виконання й оцінка результатів. Порівняння отриманих результатів із поставленими цілями.
Якщо отриманий результат збігається з уявленням цілі, то ціль признається досягнутою. При неузгодженні уяви дії з уявою бажаного результату задача признається не вирішеної, і вся система операцій повторюється з внесенням необхідних коректив.
Постановка цілі – позначення бажаного результату, що повинний бути отриманий після здійснення дій управління. Процес цілепокладання є визначальною умовою ефективності управлінської діяльності керівників і керівних структур [34, c. 71].
Ціль – це майбутній бажаний стан об'єкта впливу, кінцевий очікуваний результат процесу управління, тобто основною метою управління є заздалегідь позначений, запрограмований стан системи, досягнення якого в процесі управління дозволяє вирішити потрібну проблему[34, c. 71].
Прийнято розрізняти два види цілей: стратегічні (віддалені), тобто спрямовані на якийсь більш загальний, соціально значимий кінцевий результат, і тактичні (більш близькі в часі), рішення яких дозволить поступово наблизитися до основної стратегічної цілі. Управління забезпечується виконанням ряду функцій, під якими розуміють конкретні напрямки діяльності. Управління містить у собі функції прогнозування і планування.
Прогноз в управлінні – це передбачення суб'єктом кінцевого результату роботи системи в майбутньому, побудова образу цілі і засобів, необхідних для її досягнення [35, с. 8].
Планування – це розробка рішення про те, які повинні бути конкретні результати, їх виконавці, етапи виконання, шляхи досягнення [35, с. 9]. Ухвалення рішення – це пусковий механізм у психологічній структурі дії, що означає перехід від аналізу ситуації до практичної дії, що здійснюється відповідно до плану. Виконання дій, передбачених планом, потребує здійснення ряду організаційних функцій:
-                     загальноорганізаційної - передбачає розподіл доручень між співробітниками, визначення задач і повноважень виконавців, організацію дисципліни та інше;
-                     матеріально-технічного забезпечення - керівник визначає дійсні потреби системи і її підсистем у матеріальних ресурсах, розподіляє наявні матеріально-технічні засоби відповідно до їх наявності і потреб керованих підструктур;
-                     економіко-фінансового розвитку - дозволяє керівнику своєчасно визначати реальну вартість для його організації при здійсненні поставленої задачі і понесені нею витрати по життєзабезпеченню своїх підрозділів;
-                     урахування і контролю - облік створює найважливішу основу контролю, сутність якого складається у виявленні відповідності і невідповідності реального стану керованих підрозділів заданій програмі. Контроль забезпечує зворотний зв'язок, тобто дає фактичну інформацію про досягнення об'єктом управління поставлених перед ним цілей;
-                     політико-правового забезпечення - дозволяє керівнику системи орієнтуватися в політико-правовому просторі товариства й одночасно забезпечує ефективне управління;
-                     соціального забезпечення і соціального захисту робітників - спрямована на те, щоб сприяти ефективному вирішенню виникаючих у товаристві протиріч і є функцією яка реалізує принцип соціальної справедливості.
-                     функції мотивації - найважливіший фактор підвищення ефективності системи управління і спрямована на забезпечення сумлінного виконання підпорядкованими їх обов'язків [35, с. 9].
В теорії та практиці управління виділяють загальні принципи, тобто правила, якими зобов'язані керуватися всі суб'єкти управління незалежно від свого статусу:
-     соціальної спрямованості - необхідність для органів управління в процесі виробітки і реалізації управлінських рішень враховувати інтереси товариства, галузі, конкретних організацій і соціально-фахових груп;
-     законності в управлінській діяльності - організація і діяльність організації управління і співробітників регулюються нормами права;
-     об'єктивності - потребує знання й обліку об'єктивних закономірностей взаємодії суб'єкта і об'єкта управління, обліку наявних можливостей, реального стану суспільних процесів;
-     системності - припускає, що суб'єкт управління при виборі засобів, методів, форм впливу на об'єкт, повинний враховувати всі ті зміни, що здійснюються в оточенні, у межах якого функціонує і розвивається дана система управління;
-     комплексності - в кожному достатньо складному явищі необхідно враховувати усі його аспекти: технологічні, економічні, соціальні, ідеологічні, психологічні, політичні;
-     гласності - забезпечення доступності обговорення і компетентної участі всіх представників рішень на основі широкої інформованості та обліку суспільної думки [35, с. 9].
Отже, головним елементом організації є її співробітники. Ще більш важливо підкреслити, що саме персонал найбільшою мірою визначає відмінність між організаціями. Продуктивність праці в організації, яка ефективно використовує своїх співробітників, може перевищувати в десятки і більш раз продуктивність праці в організації, що не надає увагу ефективності використовування людських ресурсів.
В дослідженні самих процвітаючих американських компаній, проведеному Пітерсом і Уотерменом, одним з восьми чинників, загальних для всіх компаній, була ідея "підвищення продуктивності через турботу про людей"[36, с. 14]. Ці компанії не розглядають капіталовкладення у виробництво як основне джерело підвищення ефективності. Вони вважають власних співробітників найважливішим чинником, не дивлячись на те, що люди не можуть бути придбані, списані з рахунку або примножені так швидко і просто, як інші активи.
Однією з необхідних умов перетворення подібного відношення до персоналу і гарантії того, що до людей ставляться відповідно до декларованих організацією цінностей, є чітке формулювання кадрової політики організації. Вона утворює базис для формування системи роботи з людьми при розгляді різних аспектів управління людськими ресурсами і служить відправною крапкою для менеджерів при ухваленні конкретних рішень відносно співробітників.
1.2 Методи та зміст управління персоналом
Поняття "управління персоналом" або кадрова політика, охоплює широкий діапазон діяльності: підбір, підготовка, оцінка і розстановка керівних кадрів, розробка системи заробітної плати (і мотивації в широкому розумінні), підвищення кваліфікації кадрів, здійснення соціально-побутових заходів (включаючи систему пенсійного забезпечення) та ін. Для успішного вирішення усіх цих задач, насамперед, потрібно чітко з’ясовувати особливості управлінської праці як об’єкта менеджменту.
Під управлінською працею М.А. Лапин розуміє “…особливий вид людської діяльності, в якій відображується реальна взаємодія об’єктивних і суб’єктивних факторів суспільної діяльності людей” [25, с. 33].
Для високоефективної організації процесу менеджменту потрібен аналіз об’єктивних факторів, які існують незалежно від свідомості, волі і бажання людей, а також певне врахування свідомих, творчих засад у діяльності, глибоке пізнання суті і взаємозв’язку об’єктивного і суб’єктивного в управлінні.
Управлінська праця безпосередньо не створює певних споживчих вартостей, а здійснює регульований вплив на процес виробництва і цим забезпечує необхідні умови для його розвитку.
Істотна особливість управлінської праці полягає в тому, що вона пов’язана з перетворенням інформації як специфічного предмета праці, тоді як діяльність працівників виробничих спеціальностей спрямована на численні предмети праці (сировина, пальне, запасні частини) і пов’язана з перетворенням предметів праці у продукти споживання. Управлінська праця як різновид розумової праці характеризується слабкою фізичною енергоємністю і водночас високим рівнем використання енергії блоків пам’яті людини і психічною напруженістю. Тому слід більше уваги приділяти умовам, за яких відбувається процес управлінської праці, механізувати і автоматизувати її процеси.
Правильний підбір кадрів дає змогу здійснити принцип "кожна людина на певному місці і кожне місце – для певної людини" [25, с. 34]. Людина забезпечує максимальну віддачу, якщо виконує посильну роботу, що відповідає її нахилам, здібностям, рівню загальної і спеціальної підготовки. Ігнорування цих вимог на практиці призводить до плинності керівних кадрів, і зниження економічних показників господарювання.
Нині при підборі кадрів і, насамперед, спеціалістів широко використовують метод відповідності формальним критеріям (освіта, виробничий стаж, досвід роботи в конкретній галузі діяльності та ін.).
Як додаток до цього методу використовують відгуки (характеристики) з попереднього місця роботи кандидата на посаду, встановлюють випробувальний строк і дістають об’єктивну оцінку про його діяльність. Причому в характеристиках поряд з морально-політичними і діловими якостями слід повніше відображати риси характеру: ставлення до роботи, товариськість, активність, тактовність тощо.
Деякі підприємства й об’єднання для підбору кадрів використовують конкурс. Зокрема, при можливості через газету сповіщають про заміщення вакансій і відбір комісією (радою) кандидатів з числа тих, хто виявив бажання взяти участь у конкурсі. Конкурсні оцінки кандидатів дають змогу уникати помилок при відборі кадрів.
Ефективною формою роботи з кадрами є їх атестація, яку проводять один раз на 3–5 років. У Положенні про порядок проведення атестації керівників, інженерно-технічних працівників та інших спеціалістів підприємств і організацій перелічуються посади, по яких проводиться атестація [29].
Отже, механізм управління являє собою систему органів управління, засобів і методів, спрямованих на задоволення потреби підприємства в робочій силі необхідної кількості, якості й до визначеного часу.
Метод управління — це сукупність (система) управлінських прийомів, що сприяють забезпеченню високої ефективності діяльності організації [19, с. 12]. За допомогою правильного вибору методу управління забезпечується чітка організація процесу управління та усієї виробничо-економічної діяльності.
Методи управління персоналом — це способи впливу на колектив та окремих працівників з метою здійснення координації їхньої діяльності в процесі функціонування підприємства. В.М. Колпаков у своєму посібнику “Методы управления” визначає три основні групи методів управління персоналом: адміністративні, економічні і соціально-психологічні [Додаток 1].
Адміністративні методи базуються на владі, дисципліні і стягненнях і відомі в історії як “метод батога”. Економічні методи ґрунтуються на правильному використовуванні економічних законів виробництва і за способами дії відомі як “метод пряника”. Соціологічні методи базуються на способах мотивації суспільної дії на людей через “думку колективу”. Психологічні методи базуються на знанні психології людини, її внутрішнього душевного світу і відомі як “метод переконання”. В процесі конкретного рішення управлінських проблем вельми корисно організовувати ефективні комунікації і привертати сукупність різних методів управління, які дають способи вирішення господарських і кадрових задач.
Адміністративні методи управління - це методи прямого впливу, що носять директивний, обов’язковий характер. Вони засновані на дисципліні, відповідальності, владі, примусі. Адміністративні методи орієнтовані на такі мотиви поведінки, як усвідомлена необхідність дисципліни праці, почуття боргу, прагнення людини трудитися в певної організації, культура трудової діяльності. Ці методи впливу відрізняє прямий характер впливів: будь-який регламентуючий і адміністративний акт підлягає обов'язковому виконанню. Для адміністративних методів характерна їх відповідність правовим нормам, що діють на певному рівні управління, а також актам і розпорядженням вищих органів управління. Адміністративні методи управління – могутній важіль досягнення результатів поставлених цілей у випадках, коли потрібно підпорядкувати колектив і направити його на рішення конкретних задач управління. Останнім часом знизилася роль адміністративних методів на підприємствах. Ряд суперечливих процесів в суспільстві також перешкоджають використанню адміністративних методів: це зростання безробіття і часткова зайнятість на підприємствах, значна інфляція протягом останніх років і невчасна виплата заробітної платні, перевищення темпів зростання цін на споживчі товари над темпами зростання заробітної платні. До адміністративних методів належать [Додаток 2]:
–                   організаційний вплив: штатний розклад; статут організації; положення про підрозділи; колективний договір; посадові інструкції; правила трудового розпорядку; організація робочого місця; організаційна структура управління;
На підприємстві, де є високий рівень організаційних дій, доведених до стандартів підприємства і регламентів управління, висока трудова і старанна дисципліна, значно знижується потреба в застосуванні розпорядливих дій. Ті підприємства, які не довели дії до стандартів і регламентів, потребують постійної оперативної розпорядливої дії, і на них, імовірно, будуть гірші кінцеві результати виробництва. З іншого боку, реалізація організаційних дій в значній мірі залежить від менталітету працівників, їх бажання неухильно дотримувати інструкції і працювати за правилами, затвердженими адміністрацією.
–                   розпорядчий вплив: накази; цільове планування; розпорядження; нормування праці; вказівки; координація робіт; інструктаж; контроль виконання; повчання;
Розпорядливі дії направлені на досягнення поставленої мети управління, дотримання внутрішніх нормативних документів або підтримку системи управління підприємством в заданих параметрах шляхом прямого адміністративного регулювання. Найбільш категорична форма розпорядливої дії – наказ. Його невиконання спричиняє за собою відповідну санкцію (покарання). Наказ звичайно складається з 5-ти частин: констатація ситуації (події), заходи по усуненню недоліків або забезпеченню адміністративного регулювання, виділені ресурси для реалізації рішення, терміни виконання рішення, контроль виконання.
–                   матеріальна відповідальність і стягнення: відповідальність за затримку трудової книжки; добровільне відшкодування збитків підприємству; утримання із зарплати; депреміювання; повна матеріальна відповідальність; колективна матеріальна відповідальність;
–                   дисциплінарна відповідальність і стягнення: зауваження; догана; сувора догана; пониження на посаді; звільнення;
–                   адміністративна відповідальність: попередження; штраф; вилучення предметів з поверненням; адміністративний арешт; виправні роботи.
Економічні методи — це ціла система мотивів і стимулів, що спонукають усіх працівників плідно трудитися на загальне благо. Тобто це система прийомів і способів впливу на виконавців за допомогою конкретного порівняння витрат і результатів (матеріальне стимулювання і санкції, фінансування і кредитування, зарплата, собівартість, прибуток, ціна). За допомогою економічних методів здійснюється матеріальне стимулювання колективів і окремих робітників. Вони засновані на використанні економічного механізму управління. До економічних методів відносяться [Додаток 3]:
-                   планове ведення господарства: вільне підприємництво; план економічного розвитку; портфель замовлень; критерій ефективності; кінцеві результати.
Планове господарювання – головний закон функціонування будь-якого підприємства, яке має чітко розроблені цілі і стратегію їх досягнення. Підприємство – вільний товаровиробник, який виступає на ринку рівним партнером інших підприємств в суспільній кооперації праці. План економічного розвитку – основна форма забезпечення балансу між ринковим попитом на товар, необхідними ресурсами і виробництвом продукції і послуг.
-                   господарський розрахунок: самостійність; самоокупність; самофінансування; економічне нормування; фонди стимулювання.
Господарський розрахунок – метод господарювання, заснований на порівнянні витрат підприємства на виробництво продукції з результатами господарської діяльності (об'єм продажів, виручка), повному відшкодуванні витрат на виробництво за рахунок одержаних доходів, забезпеченні рентабельності виробництва, економному витрачанні ресурсів і матеріальної зацікавленості працівників в результатах праці.
-                   оплата праці: посадовий оклад для службовців; тарифна ставка для робітників; додаткова зарплата; винагорода; премія з прибутку; матеріальна допомога;
Оплата праці – основний мотив трудової діяльності і грошовий вимірник вартості робочої сили, забезпечує зв'язок між результатами праці, його процесом, відображає кількість і складність праці працівників різної кваліфікації. Встановлюючи посадові оклади для службовців і тарифні ставки для робочих, керівництво підприємства визначає нормативну вартість робочої сили з урахуванням середніх витрат праці при його нормативній тривалості. Керівник підприємства за допомогою 5-ти перерахованих компонентів оплати праці може регулювати матеріальну зацікавленість працівників з економічно можливими витратами на виробництво по статті “заробітна платня”, застосовувати різні системи оплати праці – відрядну або почасову, формувати матеріальні і духовні потреби працівників і забезпечити зростання їх життєвого рівня.
-                   робоча сила: ринок трудових ресурсів; попит; пропозиція; вартість робочої сили; зайнятість і безробіття;
Робоча сила – головний елемент будь-якого трудового процесу, що забезпечує переробку предметів праці за допомогою засобів праці в кінцевий продукт. Це завжди головна цінність будь-якого підприємства або організації. Ринок праці – невід'ємна частина ринкової економіки. Він є складовою частиною механізму формування і зміни пропорцій суспільного відтворення, зумовлює розподіл робочої сили пропорційно структурі суспільних потреб і рівню матеріального відтворення, забезпечує підтримку рівноваги між попитом на працю і пропозицією робочої сили, формує резерви у сфері спілкування і дозволяє пов'язати економічні інтереси суб'єктів трудових відносин.
-                   ринкове ціноутворення: вартість; ціна; собівартість; дохід; прибуток;
Ринкове ціноутворення – регулятор товарно-грошових відносин і важливий економічний інструмент в порівнянні витрат і доходів, ціни і собівартості продукції. Вартість товару відображає суспільно-необхідні витрати праці на виробництво і визначає відношення валової вартості товарів, вироблений в державі за рік, до кількості товарів. Ціна – грошовий еквівалент вартості, формується двічі: спочатку шляхом калькуляції витрат (розрахункова вартість), а потім в результаті ринкових відносин купівлі-продажу товару (продажна вартість). Якщо ціна завищена, то товар не продається, якщо занижена, то приносить збитки підприємству.
-                   цінні папери: акції; облігації; векселі; кредитні карти; дивіденди;
Цінні папери – головний інструмент фондового ринку. Негрошовий еквівалент майнового права на власність, реалізація якого здійснюється шляхом їх пред'явлення до оплати або продажу. Цінні папери – невід'ємна частина фондового ринку. Керівник підприємства може використовувати механізм цінних паперів для досягнення економічних інтересів, зростання добробуту співробітників і формування корпоративних відносин.
-                   податкова система: фонд оплати праці; подохідний податок; ПДВ; податок на прибуток; інші податки;
Податкова система – важливий економічний механізм поповнення скарбниці держави шляхом стягування податків з підприємств і громадян. Вона задається державою, існує поза підприємством, надає безпосередню дію на персонал.
-                   форми власності: державна; муніципальна; приватна; суспільна; інтелектуальна;
-                   фази виробництва: виробництво; обмін; розподіл; споживання;
Фази суспільного відтворення складають основу товарно-грошових відносин між людьми в процесі виробництва, обміну, розподілу і споживання товарів.
-                   чинники виробництва: капітал; праця; земля; підприємницька діяльність; інформація.
Економічні методи виступають як різні способи дії керівників на персонал для досягнення поставленої мети. При позитивному використанні економічних методів кінцевий результат виявляється в хорошій якості продукції і високого прибутку. При неправильному використанні економічних законів, їх ігноруванні або зневазі ними можна чекати низьких або негативних результатів (збитки, затоварювання, неплатежі, страйки, банкрутство).
За допомогою соціально-психологічних методів управління активізуються цивільні і патріотичні почуття, регулюються ціннісні орієнтації людей через мотивацію, норми поведінки, створення соціально-психологічного клімату, моральне стимулювання, соціальне планування і соціальну політику на підприємстві. Соціально-психологічні методи управління засновані на використанні соціального механізму управління (система взаємовідносин у колективі, соціальні потреби і т.п.). Специфіка цих методів полягає в значній частці використання неформальних факторів, інтересів особистості, групи, колективу в процесі управління персоналом. По масштабу і способам дії ці методи можна розділити на 2 основні групи: соціологічні методи, направлені на групи людей і їх взаємодії в процесі виробництва (зовнішній світ людини); психологічні, які направлено впливають на особу конкретної людини (внутрішній світ людини). Таке розділення достатньо умовне, оскільки в сучасному суспільному виробництві людина завжди діє не в ізольованому світі, а в групі різних по психології людей. Проте ефективне управління людськими ресурсами, що складаються з сукупності високорозвинутих осіб, припускає знання як соціологічного, так і психологічного методу.
Соціологічні методи грають важливу роль в управлінні персоналом, вони дозволяють встановити призначення і місце співробітників в колективі, виявити лідерів і забезпечити їх підтримку, зв'язати мотивацію людей з кінцевими результатами виробництва, забезпечити ефективні комунікації і рішення конфліктів в колективі. Класифікація елементів соціологічних методів [Додаток 4]:
v соціальне планування: цілі; критерії; методи; нормативи; результати. Соціальне планування забезпечує постановку соціальних ідей і критеріїв, розробку соціальних нормативів і планових показників, досягнення кінцевих соціальних результатів.
v    соціологічні методи дослідження: анкетування; інтерв'ювання; соціометрія; нагляд; співбесіда. Соціологічні методи дослідження складають науковий інструментарій в роботі з персоналом, вони надають необхідні дані для підбору, оцінки, розстановки і навчання персоналу і дозволяють обґрунтовано ухвалювати кадрові рішення.
v    особові якості: ділові якості; моральні якості; достоїнства; недоліки. Особові якості характеризують зовнішній образ співробітника, який достатньо стабільно виявляється в колективі і є невід'ємною частиною соціології особи. Особові якості можна розділити на ділові (організаційні), які необхідні для виконання конкретних функцій і завдань, і моральні (етичні) прояви особистої моралі людини, що відображають. У кадровій роботі необхідно знати достоїнства і недоліки співробітників, виходячи з яких їм підбирається робоче місце, намічається службова кар'єра і забезпечується просування. мораль: державна; суспільна; релігійна; групова; особиста. Мораль є особливою формою суспільної свідомості, регулюючої дії і поведінка людини в суспільстві за допомогою етичних норм.
v    партнерство: ділове; дружнє; по захопленню; сімейне. Партнерство складає важливий компонент будь-якої соціальної групи і полягає в налагодженні різноманітних форм взаємостосунків, на базі яких організовується спілкування людей.
v    змагання: принципи; критерії; методи; форми; організація. Змагання є специфічною формою суспільних відносин і характеризується прагненням людей до успіху, першості, досягнень і самоутвердження.
v    спілкування: міжособове; особове; вербальне; невербальне. Спілкування – це специфічна форма взаємодії людей на основі безперервного обміну інформацією. Міжособове спілкування виникає між різними людьми у формах керівник – підлеглий – співробітник – друг та інших складніших формах спілкування декількох людей. Особове спілкування має місце в простих формах взаємин керівника з підлеглим, співробітників між собою, коли існують 2 суб'єкти комунікацій. Вербальне або словесне, спілкування виникає чи в процесі усного письмового обміну інформацією. Невербальне спілкування має місце, коли використовуються інші знакові форми передачі інформації, наприклад, жести, міміка, звуки, поза і т.д. Управлінське спілкування включає 3 основних етапи: видача розпорядливої інформації, отримання зворотного зв'язку, видача оцінної інформації.
v    переговори: структура; техніка; методика; технологія; результати. Переговори – це специфічна форма людського спілкування, коли дві або більше сторін, мають різні цілі і задачі, намагаються пов'язати між собою різні інтереси на основі продуманої схеми розмови і, як правило, уникають прямого конфлікту.
v    конфлікти: міжособові; особові; ролеві; ділові; сімейні.
Конфлікт – форма зіткнення протиборчих сторін, що має свій сюжет, композицію, енергію, які по ходу дії трансформуються в кульмінацію і розв'язку і закінчуються позитивним або негативним рішенням проблеми. Сигналами конфлікту є соціальна криза, напруга в групі, непорозуміння із-за вчинків, відхилень від норм, психологічні і етичні інциденти на роботі і в побуті, дискомфорт або інтуїтивне відчуття незручності в компанії або на роботі [12, c. 44].
Значення соціологічних методів управління дозволяє керівнику колективу об'єктивно здійснювати соціальне планування, регулювати соціально-психологічний клімат, забезпечувати ефективні комунікації і підтримувати на хорошому рівні корпоративну культуру. Для цього доцільно систематично (не рідше за раз на рік) проводити соціологічні дослідження в колективі.
Психологічні методи управління грають дуже важливу роль в роботі з персоналом, оскільки направлені на конкретну особу робітника або службовця і, як правило, строго персоніфіковані і індивідуальні. Головною їх особливістю є звернення до внутрішнього світу людини, його особи, інтелекту, відчуттів, образів і поведінки з тим, щоб направити внутрішній потенціал людини на рішення конкретних задач підприємства. Класифікація психологічних методів [Додаток 5]:
v    психологічне планування: цілі; критерії; методи; нормативи; результати. Психологічне планування складає новий напрям в роботі з персоналом по формуванню ефективного психологічного стану колективу підприємства. Воно виходить з необхідності концепції всестороннього розвитку особи людини, усунення негативних тенденцій деградації відсталої частини трудового колективу. Психологічне планування припускає постановку цілей розвитку і критеріїв ефективності, розробку психологічних нормативів, методів планування психологічного клімату і досягнення кінцевих результатів.
v    галузі психології: психофізіологія; психоаналіз; психологія праці; психологія управління; психотерапія. Галузі психології і знання їх методів дослідження дозволяють зробити аналіз душевного стану людей, побудувати їх психологічні пріоритети, розробити способи усунення психологічного дискомфорту і формувати хороший клімат колективу.
v    тип особи: організаторський; аналітичний; інженерний; творчий; інтуїтивний. Типи особи характеризують внутрішній потенціал людини і його загальну спрямованість до виконання певних видів робіт і сфер діяльності.
v    темперамент: сангвінічний; флегматичний; холеричний; меланхолійний. Темперамент є дуже важливою психологічною характеристикою особи для визначення призначення і місця кожного працівника в колективі, розподілу психологічних задач і психологічних прийомів роботи з конкретною людиною.
v    характер людини: риси вдачі(екстраверт, інтроверт); відносини людини(до навколишньої дійсності, до інших людей, до себе, до роботи. Риси вдачі визначають спрямованість миру людини, рівень потреби в спілкуванні.
v    спрямованість особи: потреби; інтереси; мотиви; переконання; світогляд. Спрямованість особи є важливою психологічною характеристикою людини.
v    інтелектуальні здібності: рівень інтелекту; мислення; свідомість; пам'ять; логістика; творчість. Інтелектуальні здібності характеризують можливості розуміння, мислення, свідомості людини і важливі для професійної орієнтації, оцінки людей, планування кар'єри і організації руху по службовим сходам.
v    методи пізнання: аналіз; синтез; індукція; дедукція; відчуття; сприйняття. Методи пізнання є інструментами, за допомогою яких людина вивчає дійсність, обробляє інформацію і готує проекти рішень.
v    психологічні образи: історичні; художні; графічні; візуальні; знакові. Психологічні образи дозволяють проводити навчання персоналу на основі типових зразків поведінки історичних осіб, відомих керівників і новаторів виробництва.
v    способи психологічної дії: навіювання; переконання; наслідування; прохання; похвала; порада; примушення; засудження; вимога; заборона; “плацебо” (прийом навіювання, який використовується в медицині, суть полягає в тому, що лікар, прописуючи хворому нейтральний засіб, затверджує, що саме він дасть потрібний результат, і психологічний настрій хворого, що результат буде, дає потрібний позитивний результат); осуд; комплімент; метод Сократа (заснований на прагненні захистити співбесідника від того, що б той сказав “ні”); натяк; обдурене очікування; “вибух”. Способи психологічної дії відносять до числа найважливіших елементів психологічних методів управління. Вони концентрують всі необхідні і дозволені законом прийоми дії на людей для координації в процесі спільної трудової діяльності.
v    поведінка: “ангельська”; високоморальна; нормальна; аморальна; “диявольська”. Поведінка – це сукупність взаємозв'язаних реакцій, здійснюваних людиною для пристосування до навколишнього середовища.
v    відчуття і емоції: етичні; естетичні; патріотичні; інтелектуальні; утихомирені; причетність; переживання; загрози; жахи. Відчуття – це вид емоційних переживань, що носять виразно виражений наочний характер і відмінних порівняльною стійкістю. Емоції – конкретні переживання тих або інших подій в життя людини, залежні від його схильностей, звичок і психологічного стану.
v    стреси: зовнішнє середовище; обставини; хвороби; перевантаження; розслаблення [12, c. 45].
Соціально-психологічні методи є найтоншим інструментом дії на соціальні групи людей і особу людини. Мистецтво управління людьми полягає в дозованому і диференційованому вживанні тих або інших прийомів з перерахованих вище.
Нестабільність економічного стану підприємства, фінансові труднощі, невчасна виплата заробітної платні не сприяють підтримці хорошого соціально-психологічного клімату, оскільки керівник значно більше часу винен уділяти не людському спілкуванню і функціям управління персоналом, а безпосередньо виробництву, маркетингу, фінансам, тобто іншим функціям.
Тому важливо знати і прогнозувати дії соціально-психологічних методів на роботу персоналу.
1.3 Сучасні основи кадрової політики
Реалізація цілей і завдань управління персоналом здійснюється через кадрову політику. Існує багато різних точок зору щодо визначення поняття “кадрова політика”. Наприклад, О.В. Крушельницька вважає, що: “Кадрова політика — це сукупність принципів, методів, форм організаційного механізму з формування, відтворення, розвитку та використання персоналу, створення оптимальних умов праці, його мотивації та стимулювання” [24, c. 4]. Є.В.Маслов визначає кадрову політику як “…головний напрямок в роботі з кадрами, набір принципів, що реалізуються кадровою службою підприємства” [26, c. 33]. На думку К. Саруханова, “... кадрова політика — система цілей, принципів і форм, методів і критеріїв роботи з кадрами, причому розповсюджується це положення на весь колектив зайнятих, в межах якого здійснюється управління” [34, c. 72].
Таким чином, кадрова політика підприємства — це система принципів, ідей, вимог, що визначають основні напрямки роботи з персоналом, її форми і методи.
Кадрова політика визначає генеральний напрямок і основи роботи з кадрами, загальні і специфічні вимоги до них і розробляється власниками підприємства, вищим керівництвом, кадровою службою. Основною метою кадрової політики є своєчасне забезпечення оптимального балансу процесів комплектування, збереження персоналу, його розвитку відповідно до потреб підприємства, вимог діючого законодавства та стану ринку праці. Кадрова політика підприємства повинна засновуватися на наступних принципах: справедливість, послідовність, дотримання трудового законодавства, рівність, відсутність дискримінації за віком, статтю, релігією, науковість, комплексність, системність, ефективність.
Основою формування кадрової політики підприємства виступає аналіз структури персоналу, ефективності використання робочого часу, прогнози розвитку підприємства і зайнятості персоналу. Іноді ця робота проводиться за допомогою спеціальних консалтингових організацій, і хоча оплата їхніх послуг дуже висока, результат набагато перевищує витрати.
Кадрова політика підприємства визначається внутрішніми і зовнішніми чинниками. Так, до зовнішніх чинників, що визначають кадрову політику підприємства, належать: національне трудове законодавство; особливості сфери бізнесу; стан економічної кон'юнктури; ситуація на ринку праці; культурні традиції; рівень регулювання соціально-трудових відносин в галузі. Внутрішніми чинниками, що визначають кадрову політику підприємства, є: цілі підприємства ; стиль управління; умови праці; якісні характеристики трудового колективу; тип влади; імідж підприємства.
Кадрова політика на підприємстві майбутнього, на думку західних фахівців, повинна будуватися на наступних принципах:
• повна довіра до працівника і надання йому максимальної самостійності;
• у центрі економічного управління повинні бути не фінанси, а людина і її ініціатива;
• результат діяльності підприємства визначається ступенем згуртованості колективу;
• максимальне делегування функцій управління працівникам;
• необхідність розвитку мотивації працівників [34, c. 73].
В найзагальнішому вигляді мотивація людини до діяльності розуміється як сукупність рушійних сил, що спонукають людину до здійснення певних дій. Ці сили знаходяться зовні і усередині людини і примушують її усвідомлено або ж не усвідомлено скоювати деякі вчинки.
Мотивація - це сукупність внутрішніх і зовнішніх рушійних сил, які спонукають людину до діяльності, задають межі і форми діяльності і додають цій діяльності спрямованість, орієнтовану на досягнення певної мети [38, c. 18]. Вплив мотивації на поведінку людини залежить від безлічі чинників, багато в чому індивідуальний і може мінятися під впливом зворотного зв'язку з боку діяльності людини.
Поняття мотивації тісно зв'язано з проблемою керування персоналом. Нові економічні відношення висувають і нові вимоги до персоналу. Це не тільки добір, навчання і розташування кадрів, але і формування нової свідомості, менталітету, а отже, і методів мотивації.
О.Осипова у статті “Оцінка персоналу мотивує до роботи” визначає основні задачі мотивації:
·                   формування в кожного співробітника розуміння сутності і значення мотивації в процесі праці;
·                   навчання персоналу і керівного складу психологічним основам спілкування;
·                   формування в кожного керівника демократичних підходів до керування персоналом із використанням сучасних методів мотивації [27, c. 44].
Для рішення зазначених задач застосовуються економічні, адміністративні та соціально-психологічні методи мотивації.
Мотивація, розглянута як процес, теоретично може бути подана у вигляді шести послідовних стадій. Природно, такий розгляд процесу носить досить умовний характер, тому що в реальному житті немає настільки чіткого розмежування стадій і немає відособлених процесів мотивації.
Перша стадія - виникнення потреб. Потреба виявляється у вигляді того, що людина починає відчувати, що їй чогось не вистачає. Потреби можуть бути самими різними. Умовно можна розбити на три групи: фізіологічні, психологічні, соціальні.
Друга стадія - пошук шляхів усунення потреби. Якщо потреба виникнула і створює проблеми для людини, то вона починає шукати можливості усунути її: задовольнити, не зауважувати. Виникає необхідність щось зробити.
Третя стадія - визначення цілей (напрямки) діяльності. Людина фіксує, що і якими засобами вона повинна робити, чого домогтися, що одержати для того, щоб усунути потребу.
Четверта стадія - здійснення дії. На цій стадії людина затрачає зусилля для того, щоб здійснити дії, що у кінцевому рахунку повинні дати їй можливість одержання чогось, щоб усунути потребу. Оскільки процес роботи робить зворотний вплив на мотивацію, то на цій стадії може відбуватися коригування цілей.
П'ята стадія - одержання винагороди за здійснення дії. Проробивши визначену роботу, людина або безпосередньо одержує те, що вона може використовувати для усунення потреби, або те, що вона може обміняти на бажаний для неї об'єкт. На даній стадії з'ясовується те, наскільки виконання дій дало бажаний результат. У залежності від цього відбувається або ослаблення, або зберігання, або ж посилення мотивації до дії.
Шоста стадія - усунення потреби. В залежності від ступеня зняття напруги, що викликається потребою, а також від того, називає усунення потреби ослаблення або посилення мотивації діяльності, людина або припиняє діяльність до виникнення нової потреби, або продовжує шукати можливості і здійснювати дії по усуненню потреби [27, c. 45].
Ефективна оцінка персоналу має дуже велике значення, надаючи собою основу для багатьох процедур: прийому на роботу, внутрішні переміщення, висунення на підвищення, винагороду, моральне стимулювання тощо.
Процедура оцінки класифікується по кількох ознаках:
По об’єкту, тобто тому, що оцінюється:
- діяльність (важкість, ефективність, якість, відношення виконавців);
- досягнення цілей, кількісного та якісного результату, індивідуальний вклад та вклад у загальні підсумки підрозділу чи організації у цілому;
- наявність у працівника тих чи інших якостей (знань, навичок, рис характеру), ступінь їх вираженості [27, c. 45].
По джерелах даних, на яких базується оцінка:
- документи (автобіографія, резюме, характеристика);
- результати кадрових співбесід;
- дані загального та спеціального тестування;
- підсумки про участь у дискусіях;
- звіти про виконання виробничих завдань;
- графологічна та фізіономічна експертиза;
- астрологічні прогнози [27, c. 45].
По суб’єктах – кандидат, працівник, його колеги керівник, підлеглі, члени спеціальної комісії, що проводять оцінку). По періоду - oцінювати можна за календарний період, строк праці в даній організації тощо.
Використовуються такі методи оцінки:
- метод стандартних оцінок – керівник заповнює спеціальну форму, що характеризує кожний аспект роботи працівника. Цей метод простий та його легко досягнути, але носить суб’єктивний характер;
- метод анкет та порівняльних анкет – набір питань та описів. Той, хто проводить оцінку, ставить позначку проти кожної характеристики, або залишає пусте місце. Інколи такі анкети заповнюють не лише керівники, а й співробітники, щоб потім порівняти їх за допомогою експертної комісії;
- метод вимушеного вибору – полягає в тому, що експерти обирають найбільш характерну для працівника рису із заданого набору (наприклад, досвід праці, вміння планувати, спостережливість тощо);
- описовий метод – послідовна характеристика чеснот та недоліків робітника. Інколи цей метод об’єднують із попереднім;
- метод вирішальної ситуації - найчастіше використовується при оцінці виконавця, щоб прослідкувати за його поведінкою у тій чи іншій ситуації;
- метод шкали спостереження за поведінкою також має на увазі поведінку працівника в тій чи інші ситуації, але потрібно фіксувати скільки разів та як людина вела себе в них;
- метод шкали рейтингів поведінкових настанов – заповнення робітником анкети з 6-10 питань-характеристик, та аналіз експертом 5-6 вирішальних ситуацій. Експерт оцінює рівень кваліфікації та доповідає робітнику про його рейтинг, на основі цього складаються прогнози на майбутнє;
- метод комітетів – працівника обговорюють у групі;
- метод незалежних ідей – оцінку працівника людьми, які його раніше не знали, на основі “перехресного допиту ”;
- інтерв'ю;
- метод моделювання ситуації – створення штучних, але близьких до реальних ситуацій та аналіз поведінки у них;
- метод групових дискусій – обговорення працівником проблеми разом з 9-15 іншими людьми, дискусія записується, а потім аналізується експертом;
- метод інтерв’ювання. Людині, що проходить іспит, пропонують провести співбесіду з кількома кандидатами та прийняти рішення. Цей метод направлений на оцінку здатності працівника прийняти відповідне рішення [27, c. 46].
По підсумках оцінки проводяться бесіди з робітниками. Робітнику можуть сповістити про результати оцінювання, дати конкретні рекомендації, як покращити роботу, надати можливість висловити свою точку зору на причини та внести пропозиції.
На основі оцінки приймається рішення про організацію професійного навчання та підвищення кваліфікації працівника.
Професійний розвиток – це процес підготовки співробітників до виконання нових виробничих функцій, отриманню нової посади, вирішенню нових питань. Основними напрямками професійного навчання та підвищення кваліфікації є:
1.                Первинне навчання у відповідності до завдань підприємства та специфіки роботи.
2.                Навчання для ліквідації розриву між вимогами посади та наявними якостями працівника.
3.                Навчання для підвищення кваліфікації.
4.                Навчання для роботи за новими напрямками розвитку організації.
5.                Навчання для засвоєння нових прийомів та заходів виконання трудових операцій [27, c. 46].
Підготовка нових працівників – первинне професійне навчання та економічне навчання осіб, що були прийняті на підприємство та раніше не працювали. Перепідготовка організується з метою засвоєння вивільненими працівниками нових професій, якщо по своїм професіям вони вже не можуть працювати.
Підвищення кваліфікації – це навчання після отримання працівником загальної освіти, направлене на послідовну підтримку та вдосконалення їх професійних та економічних знань та навиків.
Існують такі форми підвищення кваліфікації:
1.                Внутрішня (у рамках організації, на робочому місці чи за його межами) та зовнішня (у навчальних закладах, спеціальних центрах).
2.                Організаційна та неорганізаційна (самонавчання).
3.                Професійна чи проблемно-орієнтована (по вимозі), що направлена на відпрацювання необхідної організації поведінки.
4.                Побудована на стандартних чи спеціальних (загальних, конкретних) програмах.
5.                Така, що призначається для конкретних цільових груп (керівників чи спеціалістів), або для всього персоналу [11, c. 8].
Сучасні програми по підвищенню кваліфікації мають за мету навчити працівника самостійно мислити, вирішувати комплексні питання, використовувати підприємницький підхід до вирішення питань, до справи, працювати в команді. Вони дають знання, що виходять за рамки посади та викликають бажання вчитися надалі.
1.4 Взаємодія процесу управлінської діяльності та комунікацій
Комунікації – спосіб спілкування і передачі інформації від людини до людини у вигляді усних і письмових повідомлень, мови рухів тіла і параметрів мови. Спілкування людей здійснюється за допомогою вербальних і невербальних комунікацій. Вербальні комунікації реалізуються за допомогою усних і письмових повідомлень. Усна передача інформації здійснюється в процесі мовного діалогу, нарад, переговорів, презентації, телефонної розмови, коли найбільший об'єм інформації передається за допомогою голосового зв'язку. Письмові комунікації реалізуються через документи у формі листів, наказів, розпоряджень, інструкцій, положень, коли керівник передає підлеглому письмові вказівки.
Невербальні комунікації здійснюються за допомогою мови рухів тіла і параметрів мови. Мова рухів тіла – головний компонент невербальний комунікацій, що надають дію на іншу людину (до 55% всіх комунікацій). До нього відносяться одяг, постава, жести, власне рухи тіла, фігура людини, поза, вираз обличчя, контакт очима, розмір зіниць, відстань між тими, що говорять. Параметри мови – 2-й по значущості компонент невербальних комунікацій. Параметри мови: інтонація, тембр голосу, частота дихання, вибір слів, вживання жаргону, гучність голосу, вимова слів і т.д.
Чинники, які впливають на ефективність комунікацій:
1.     Способи забезпечення: 1) слухання; 2) мова; 3) читання; 4) лист.
2.     Тип особи: 1) екстраверт (сенсорний, вирішальний); 2) інтроверт (інтуїтивний, такий, що відчуває, сприймає). Тип особи людини має велике значення в забезпеченні ефективності комунікацій. До кожного типа особи необхідний різний підхід.
3.     Індикатор модальності: 1) візуальна; 2) аудіальна; 3) кінестетична.
Індикатор модальності характеризує способи сприйняття і передачі інформації і є одним з важливих моментів технології нейролінгвістичного програмування (НЛП) – системи засобів для пізнання і зміни людської поведінки і мислення. Основні положення НЛП засновані на тому, що різні люди сприймають, думають і згадують по-різному.
4.     Трансактний аналіз: 1) батько; 2) дорослий; 3) дитя [12, c. 44].
Ефективність комунікацій багато в чому визначається станами, в яких знаходяться люди, вступаючі в комунікацію. Залежно від обставин ці стани можуть мінятися.
Одним з видів комунікацій є переговори. Переговори – обмін думками з діловою метою. Люди вступають в переговори, коли влаштовуються на роботу, обумовлюють з начальством підвищення заробітної платні або посади, обговорюють з діловими партнерами умови господарського договору, умови купівлі-продажу товару і т.д. Якщо переговори ділових партнерів найчастіше відбуваються в рівних умовах, то переговори підлеглого з керівництвом найчастіше відбуваються в нерівних умовах.
Переговори складаються з 3-х основних частин:
1.     Підготовка переговорів: 1) визначення проблеми; 2) установка мети і завдань; 3) аналіз ситуації; 4) визначення тактики переговорів.
2.     Процес переговорів: 1) реалізація тактики; 2) знаходження відповіді на питання: “Як просунулося вирішення проблеми?”; 3) зробити висновки, дійти угоди.
3.     Аналіз результативності: 1) реалізація угоди; 2) контроль виконання; 3) придбання навиків для наступних переговорів [12, c. 44].
Майже неможливо переоцінювати важливість комунікацій в управлінні. Адже все, що роблять керівники, щоб полегшити організації досягнення її мети, вимагає ефективного обміну інформацією. Якщо люди не зможуть обмінюватися інформацією, вони не зуміють працювати разом, формулювати цілі і досягати їх.
Проте, комунікації, як вважає Г.Д. Ковальов, – “це складний процес, що складається з взаємозалежних кроків, кожний з цих кроків дуже потрібен для того, щоб зробити наші думки зрозумілими іншій особі” [16, c. 14].
Згідно дослідженням, які проводив автор, керівник витрачає від 50 до 90% всього часу на комунікації. Це здається неймовірним, але стає зрозумілим, якщо врахувати, що керівник займається цим, щоб реалізувати свої ролі в міжособових відносинах, інформаційному обміні і процесах ухвалення рішень, не кажучи про управлінські функції планування, організації, мотивації і контролю. Саме тому, що обмін інформацією вбудований у всі основні види управлінської діяльності, комунікації є зв'язуючим процесом.
Хоча загальновизнано, що комунікації мають величезне значення для успіху організацій, дослідження показали, що “…73 % американських, 63% англійських, і 85% японських керівників вважають комунікації головною перешкодою на шляху досягнення ефективності їх організаціям” [16, c. 17]. Згідно ще одному дослідженню “…приблизно 250000 працівників 2000 самих різних компаній, обмін інформацією представляє одну з найскладніших проблем в організаціях” [16, c. 17]. Ці дослідження показують, що неефективні комунікації – одна з головних сфер виникнення проблем. Ефективно працюючі керівники – це ті, хто ефективні в комунікаціях. Вони представляють суть комунікаційного процесу, володіють добре розвиненим умінням усного і письмового спілкування і розуміють, як середовище впливає на обмін інформацією.
Інформація переміщається усередині організації з рівня на рівень в рамках вертикальних і горизонтальних комунікацій. Вона може передаватися по низхідній, тобто з вищих рівнів на нижчі. Таким шляхом підлеглим рівням управління повідомляється про поточні завдання, зміна пріоритетів, конкретних завданнях, рекомендованих процедурах. Наприклад, директор може повідомляти начальника виробництвом про майбутні зміни у виробництві продукту. У свою чергу, начальник виробництвом повинен проінформувати підлеглих йому керівників про особливості підготовлюваних змін. Крім обміну по низхідній, організація потребує комунікацій по висхідній. Коли працівник доповідає своєму безпосередньому начальнику про виниклу проблему. Цей начальник, у свою чергу, повинен проінформувати директора. Передача інформації з нижчих рівнів на вищі може помітно впливати на продуктивність. Таким шляхом керівництво дізнається про поточні або назріваючі проблеми і пропонує можливі варіанти виправлення становища. Обмін інформацією по висхідній звичайно відбувається у формі звітів, пропозицій і пояснювальних записок .
На додаток до обміну інформацією по низхідній або висхідній організації потребують горизонтальних комунікаціях. Організація складається з безлічі підрозділів, тому обмін інформацією між ними потрібен для координації завдань і дій, оскільки організація – це система взаємозв'язаних елементів, керівництво повинне добиватися, щоб спеціалізовані елементи працювали спільно, просуваючи організацію в потрібному напрямі.
Найбільш очевидним компонентом комунікації в організації є відносини між керівником і підлеглим. Деякі з численних різновидів обміну інформацією між керівником і підлеглим пов'язані з проясненням завдань, пріоритетів і очікуваних результатів, забезпеченням залученої в рішення задач відділу, з обговоренням проблем ефективності роботи, досягнення визнання і винагороди з метою мотивації, вдосконаленням і розвитком здібностей підлеглих, із збором інформації про назріваючу або реально існуючу проблему, сповіщенням підлеглого про прийдешню зміну, а також отриманням відомостей про ідеї, удосконалення і пропозиції.
Обмін інформацією широко охоплює різні частини організації і прямо пропорційно співвідноситься з її ефективністю.
Л.Третяк, видатний дослідник в області управління, вважає, що, як правило, “…лише 50 % обміну інформацією приводить до обопільної згоди тих, що спілкуються. Найчастіше причина низької ефективності полягає в забутті того факту, що комунікація – це обмін” [35, с. 4].
В ході обміну обидві сторони грають величезну активну роль. Обмін інформацією відбувається тільки у тому випадку, коли одна сторона пропонує інформацію, а інша сприймає її. Щоб було саме так, слід приділяти велику увагу комунікаційному процесу.
Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома або більш людьми. Основна мета комунікаційного процесу – забезпечення розуміння інформації, що є предметом спілкування, тобто повідомлення. Проте сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування людей, що брали участь в обміні. Щоб краще розуміти процес обміну інформацією і умови його ефективності, слід мати уявлення про стадії процесу, в якому беруть участь
В процесі обміну інформацією можна виділити чотири базові елементи:
1.     Відправник - особа, що генерує ідеї або збирає інформацію і передає її.
2.     Повідомлення - власне інформація, закодована за допомогою символів.
3.     Канал - засіб передачі інформації.
4.     Одержувач - особа, якій призначена інформація і яка інтерпретує її [12, c. 44].
При обміні інформацією відправник і одержувач проходять декілька взаємозв'язаних етапів:
1.     Зародження ідеї.
2.     Кодування і вибір каналу.
3.     Передача.
4.     Декодування.
Їх завдання – скласти повідомлення і використати канал для його передачі так, щоб обидві сторони зрозуміли і розділили початкову ідею. Це важко, бо кожен етап є одночасно крапкою, в якій зміст може бути перекручений або повністю втрачений.
Обмін інформацією починається з формування ідеї або відбору інформації. Відправник вирішує, яку значущу ідею або повідомлення слід зробити предметом обміну. На жаль, багато спроб обміну інформацією обриваються на цьому першому етапі, оскільки відправник не витрачає достатнього часу на обдумування ідеї. Кіт Девіс підкреслює важливість даного етапу : “ Невдале повідомлення не стане краще на глянсовому папері або від збільшення потужності гучномовця. Лейтмотив етапу – не починайте говорити не почавши думати ” [16, с. 18].
Потрібно пам'ятати, що ідея ще не трансформована в слова або не придбала іншої такої форми, в якій вона послужить обміну інформації. Відправник вирішив тільки, яку саме концепцію він хоче зробити предметом обміну інформацією. Щоб здійснити процес ефективно, він повинен врахувати безліч чинників. Наприклад, керівник, охочий обмінятися інформацією про оцінку результатів роботи, повинен чітко розуміти, що ідея полягає в тому, щоб повідомити підлеглим конкретну інформацію про їх сильні і слабкі сторони і про те, як можна поліпшити результати їх роботи. Ідея не може полягати в смутних загальних похвалах або критиці поведінки підлеглих. Цей приклад показує також зв'язок між сприйняттям і комунікацією. У керівника, який вважає підлеглих здібними до розвитку і вдосконалення, а значить, що потребують інформації з оцінкою результатів їх роботи, швидше за все знайдуться ділові позитивні ідеї обміну інформацією на вказану тему по суті.
Керівники, що незадовільно обмінюються інформацією, можуть діяти невдало, оскільки по відношенню до них саме так діє вище керівництво. Річ у тому, що керівники вищої ланки часто служать ролевою моделлю для поведінки підлеглих. Якщо керівники схильні до примушення або не відверті в обміні інформації, підлеглі цілком можуть повестися так само, обмінюючись інформацією з іншими. Але зовсім необов'язково діяти в тому ж стилі, навіть якщо він ефективний. Що насправді необхідно, так це усвідомити – які ідеї призначені до передачі до того, як відправити повідомлення, і упевненість в адекватності і доцільності ідей з урахуванням конкретної ситуації і мети.
Перш ніж передати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати її, використавши для цього слова, інтонації і жести (мова тіла). Таке кодування перетворює ідею на повідомлення. Відправник також повинен вибрати канал, сумісний з типом символів, використаних для кодування. До деяких загальновідомих каналів відносяться передача мови і письмових матеріалів, а також електронні засоби зв'язку, включаючи комп'ютерні мережі, електронну пошту, відеострічки і відео конференції. Якщо канал не придатний для фізичного втілення символів, передача неможлива. Так само може бути нездійсненним одночасна розмова зі всіма працівниками відразу. Можна розіслати пам'ятні записки, що передують зборам невеликих груп, для забезпечення розуміння повідомлення і залучення до проблеми.
Якщо канал не дуже відповідає ідеї, що зародилася на першому етапі, обмін інформацією буде менш ефективним. Наприклад, керівник хоче попередити підлеглого про недозволенність допущених останнім серйозних порушень заходів безпеки, і робить це під час легкої бесіди за чашкою кави або пославши йому записку випадково. Проте по цих каналах, ймовірно, не вдасться передати ідею серйозності порушення так же ефективно, як офіційним листом або на нараді.
Вибір засобу повідомлення не повинен обмежуватися єдиним каналом. Часто бажано використовувати два або більше засобів комунікацій в поєднанні. Процес ускладнюється, оскільки відправнику доводиться встановлювати послідовність використання цих засобів і визначати тимчасові інтервали в послідовності передачі інформації. Проте, дослідження показують, що одночасне використання засобів обміну усною і письмовою інформацією звичайно ефективніше, ніж, скажімо, тільки обмін письмовою інформацією. Обговорюючи результати цього дослідження, професор Терренс Мітчел вказує: “Головний висновок цієї роботи в тому, що усне плюс письмове повідомлення швидше за все роблять обмін інформацією ефективнішим в більшій частині випадків” [31, с. 24]. Орієнтація на обидва канали примушує ретельніше готуватися і письмово реєструвати параметри ситуації.
На третьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення (закодованої ідеї або сукупності ідей) одержувачу. Йдеться про фізичну передачу повідомлення, які багато людей помилково і приймають за сам процес комунікацій. В той же час, передача є лише одним з найважливіших етапів, через які необхідно пройти, щоб донести ідею до іншої особи.
Після передачі повідомлення відправником одержувач декодує його. Декодування - це переклад символів відправника в думці одержувача. Якщо символи, вибрані відправником, мають таке саме значення для одержувача, останній знатиме, що саме мав на увазі відправник, коли формулювалася його ідея. Якщо реакції на ідею не вимагається, процес обміну інформації на цьому може завершитися.

РОЗДІЛ 2. АНАЛІЗ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ ВАТ “РІВНЕНСЬКА КОНДИТЕРСЬКА ФАБРИКА”
2.1 Характеристика організаційної структури підприємства
ВАТ "Рівненська кондитерська фабрика" заснована в 1944 роцi на базі вяляної фабрики. Iз малих пристосованих цехів фабрика виросла в велике спеціалізоване підприємство з потужністю понад 10 тис. тонн кондитерських виробів в рік. На фабриці виготовляється понад 100 найменувань кондитерських виробів. Основною продукцією підприємства є виробництво карамелі, драже, шоколадних цукерок, вафлі. Асортимент близько 250 різноманітних найменувань. Товариство є юридичною особою з дня його державної реєстрації, здійснює свою діяльність відповідно до чинного законодавства України, статуту та установчого договору, має право самостійно здійснювати зовнішньоекономічну діяльність і користуватися повним обсягом прав суб‘єкта зовнішньоекономічної діяльності відповідно до чинного законодавства.
Товариство створене з метою задоволення потреб в його послугах (роботах, товарах) та реалізації на основі отриманого прибутку інтересів учасників товариства.
Основною діяльністю ВАТ “Рівненська кондитерська фабрика” є:
–   найбільш повне і якісне задоволення потреб вітчизняних та закордонних підприємств і організацій та громадян в продукції, що виробляє підприємство, у відповідності із статутними видами діяльності;
–   ефективне використання виробничого і фінансового потенціалу, комерційного і управлінського досвіду.
Досліджуване підприємство має право:
–   Здійснювати як на Україні, так і за кордоном всякого роду угод і юридичних актів, в межах своєї компетенції, з українськими і закордонними установами, організаціями, товариствами, фірмами, приватними особами, в тому числі купівлі-продажу, обміну, оренди, застави нерухомості та інші;
–   Будівництво, купівля, відчуження, взяття і здача в оренду на Україні підприємств, всякого роду рухомого і нерухомого майна для здійснення своєї діяльності;
–   Підприємство надає і набуває права на володіння і використання технологій, “ноу-хау” й іншої технічної інформації;
–   Одержання для виконання статутних програм кредитів і фінансової допомоги від юридичних і фізичних осіб як в гривнях, так і в іноземній валюті, оплата відсотків по кредиту;
–   Самостійне використання своїх грошових коштів;
–   Має право на добровільній основі вступати в об’єднання з іншими підприємствами і організаціями на Україні й за кордоном, бути засновником і бути учасником асоціацій, акціонерних й інших товариств на території України і за кордоном;
–   Створювати дочірні підприємства, філії на Україні і за її межами;
–   Участь у міжнародних ярмарках, конгресах, симпозіумах, виставках і аукціонах;
–   Має право здійснювати випуск акцій й інших цінних паперів у відповідності з чинним законодавством.
На підприємстві забезпечується оплата праці, соціальні та юридичні гарантії, передбачені чинним законодавством. Кількість працюючих по договору працівників на підприємстві не може перевищувати числа визначеного діючим законодавством.
Організаційна структура підприємства спрямована, насамперед, на встановлення чітких взаємозв'язків між окремими підрозділами організації, розподілу між ними прав і відповідальності. У ній реалізуються різні вимоги до удосконалювання систем управління, що знаходять вираження в тих чи інших принципах управління. Організаційна структура організації і її управління не є чимось застиглим, вони постійно змінюються, удосконалюються. Організаційна структура управління промисловою організацією визначається багатьма об'єктивними факторами й умовами. До них можуть бути віднесені, зокрема, розміри виробничої діяльності організації (велика, середня, дрібна); виробничий профіль організації (спеціалізація на випуску одного виду продукції чи продукції широкої номенклатури виробів різних галузей); характер продукції, що випускається; сфера діяльності організації.
На чолі ВАТ “Рівненська кондитерська фабрика” стоїть директор [Додаток 6]. Директор представляє підприємство у всіх установах і організаціях, вирішує самостійно всі питання діяльності фірми, розпоряджається майном підприємства, укладає договори, видає накази і розпорядження, обов'язкові до виконання всіма працівниками підприємства, відповідно до трудового законодавства приймає і звільняє працівників, застосовує заходи заохочення і накладає стягнення на працівників підприємства, відкриває в банках рахунку підприємства. Директор несе в межах своїх повноважень повну відповідальність за діяльність фірми, забезпечення схоронності товарно-матеріальних цінностей, коштів і іншого майна підприємства.
У підпорядкуванні директора знаходяться інспектор по кадрах (відділ кадрів, відділ навчання і розвитку, відділ стимулювання працівників); головний економіст (бухгалтерія, планово-економічний відділ, відділ організації праці і заробітної плати, відділ організації виробництва і управління, юридичний відділ, фінансовий відділ); комерційний відділ (агенти по продажу продукції); головний інженер(відділ охорони праці і техніки безпеки, технічний відділ, головний механік, головний енергетик,відділ технічного контролю); завідуючий складом (комірник).
Інспектор по кадрах виконує роботу із забезпечення підприємства кадрами, робітниками та службовцями необхідних професій, спеціальностей і кваліфікації відповідно до рівня й профілю отриманої ними підготовки і ділових якостей. Приймає працівників із питань наймання, звільнення, перекладу, контролює розміщення й правильність використання працівників у підрозділах підприємства. Забезпечує прийом, розміщення молодих фахівців відповідно до отриманого в навчальному закладі професії й спеціальності. Здійснює оцінку кандидатів на вакантну посаду, періодичну оцінку кадрів, керує відділом організацією праці і заробітної платні і відділом кадрів.
Також директору підпорядкований головний економіст, що є заступником директора з економічних питань, керує роботою по плануванню і економічному стимулюванню на підприємстві, підвищенню продуктивності праці, виявленню і використанню виробничих резервів поліпшенню організації виробництва, праці і заробітної платні. Йому підпорядковуються планово-економічний відділ, бухгалтерія, фінансовий відділ, економічна служба. Він здійснює організацію й удосконалення економічної діяльності підприємства, спрямованої на підвищення продуктивності праці, ефективності й рентабельності виробництва, якості продукції, що випускається, зниження її собівартості, забезпечення правильних співвідношень темпів росту продуктивності праці і заробітної плати, досягнення найбільших результатів при найменших витратах матеріальних, трудових і фінансових ресурсів. Проводить роботу по удосконалюванню планування економічних показників діяльності підприємства, досягненню високого рівня їхньої обґрунтованості, по створенню й поліпшенню нормативної бази планування.
Планово-економічний відділ розробляє річні, квартальні плани підприємства і окремих цехів, контролює їх виконання, визначає шляхи усунення недоліків, розробляє нормативи для утворення фондів економічного стимулювання, веде оперативний статистичний облік, аналіз показників роботи основних агрегатів, цехів і заводів, розробляє і представляє на затвердження проекти, ціни на нову продукцію, вивчає і впроваджує передовий досвід в організації планово-економічної роботи і ін.
Бухгалтерія здійснює облік засобів підприємства і господарських операцій з матеріальними і грошовими ресурсами, встановлює результати фінансово-господарської діяльності підприємства і ін. Головний бухгалтер – здійснює організацію бухгалтерського обліку господарсько-фінансової діяльності підприємства й контроль за ощадливим використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів. Організовує облік грошових засобів, що надходять, товарно-матеріальних цінностей і основних засобів, облік витрат виробництва, виконання робіт, а також фінансових, розрахункових і кредитних операцій. У підпорядкуванні в головного бухгалтера знаходяться бухгалтера. Вони виконують роботу з різним ділянкам бухгалтерського обліку (облік основних засобів, витрат на виробництво послуг і ремонт машин, розрахунки з постачальниками й замовниками). Здійснюють прийом і контроль первинної документації по відповідним ділянках обліку і підготовляє їх до рахункової обробки. Відбиває в бухгалтерському обліку операції, зв'язані з рухом коштів.
Фінансовий відділ - проводить фінансові розрахунки із замовниками і постачальниками, пов'язані з реалізацією готової продукції, придбанням необхідної сировини, палива, матеріалів. У завдання цього відділу входить також отримання кредитів в банку, своєчасне повернення позик, взаємовідношення з державним бюджетом.
Економічна служба проводить всесторонній аналіз результатів діяльності підприємства, розробляє заходи щодо зниження собівартості і підвищенню рентабельності підприємства, поліпшенню використання виробничих фондів, виявленню і використанню резервів на підприємстві, здійснює методичне керівництво питаннями наукової організації праці, бере участь в розробці техніко-економічних нормативів і конкретних показників по економічному стимулюванню і ін.
Відділ організації праці і заробітної плати розробляє штатний розклад, складає річні, квартальні, і місячні плани по праці і заробітній платні і здійснює контроль за їх виконанням, розробляє заходи щодо підвищення продуктивності праці, впровадження прогресивних систем заробітної платні, розробляє положення про освіту і витрачання фонду матеріального заохочення, розробляє технічно обґрунтовані норми вироблення і проводить аналіз їх виконання, організовує і бере участь в розробці питань наукової організації праці.
Юридичний відділ здійснює: рішення правових питань трудових відношень, узгодження розпорядницьких та інших документів по управлінню персоналом, рішення правових питань господарської діяльності, проведення консультацій по юридичних питаннях.
Також у прямому підпорядкуванні директора знаходиться комерційний відділ. Комерційний відділ складається з агентів по продажу послуг. В обов'язки агентів комерційного відділу входить:
- знання правил роботи комерційної діяльності;
- вчасно робити перевірку роботи.
Агенти комерційного відділу відповідають за:
- якісне складання замовлень на послуги;
- виконання плану на надання послуг.
На фабриці існує посада головного інженера, який керує роботою технічних служб підприємства, несе відповідальність за виконання плану, випуск високоякісної продукції, використання новітньої техніки і технології. У підпорядкуванні головного інженера знаходяться відділи:
·технічний
·головного механіка
·головного енергетика
·технічного контролю
·техніки безпеки
У завдання технічного відділу входять питання вдосконалення продукції, що випускається, розробки нових видів продукції, впровадження у виробництво новітніх досягнень науки і техніки. Головний механік забезпечує контроль за роботою і наладку технологічного устаткування, проводить всі види ремонту технологічного устаткування, а також монтаж нового і демонтаж застарілого устаткування. Головний енергетик забезпечує безперебійне постачання підприємства електроенергією, теплом, водою, киснем. Відділ технічного контролю здійснює контроль за комплексністю і якістю готової продукції, розробляє пропозиції по попередженню і зменшенню браку, організовує контроль за якістю сировини, що поступає на підприємство. До обов'язків інженера з охорони праці та техніки безпеки входить: забезпечення належного утримання службових та виробничих приміщень; повідомляти керівника підприємства та інженера з охорони праці про кожний нещасний випадок; забезпечувати робочі місця попередженнями, знаками безпеки.
Завідуючий складом керує матеріально-технічним постачанням і збутом продукції, роботою житловий комунального господарства і ін.
Основним структурним підрозділом по управлінню кадрами в організації є відділ кадрів, на який покладені функції по прийому і звільненню кадрів, а також з організації навчання, підвищення кваліфікації і перепідготовки кадрів. Начальник відділу кадрів виконує свої службові обов’язки відповідно до посадової інструкції [Додаток 7].
Діяльність кадрової служби підприємства регламентується Положенням про кадрову службу [30]. Це положення включає наступні розділи: загальні положення; задачі відділу (вказуються задачі щодо кадрового забезпечення, формування стабільного трудового колективу, зниження плинності кадрів і зміцнення трудової дисципліни); функції відділу (визначаються, виходячи із встановлених перед ним задач); права відділу (виражаються у повноваженнях начальника відділу кадрів і його працівників, обумовлених посадовими інструкціями, що затверджує керівник підприємства); відповідальність відділу (відповідальність начальника відділу кадрів, його працівників, у залежності від посадових функцій, і в цілому відділу кадрів).
Найважливіші завдання, які вирішує кадрова служба, це: соціально-психологічна діагностика; аналіз і регулювання групових і особистих взаємовідносин, відношень керівництва; управління виробничими і соціальними конфліктами і стресами; інформаційне забезпечення системи кадрового управління; управління зайнятістю; оцінка і добір кандидатів на вакантні посади; аналіз кадрового потенціалу і потреби в персоналі; маркетинг кадрів; планування і контроль ділової кар'єри; фахова і соціально-психологічна адаптація робітників; управління трудовою мотивацією; правові питання трудових відношень; психофізіологія, ергономіка і естетика праці.
До функцій кадрової служби підприємства належать:
• визначення потреби в кадрах, планування кадрового забезпечення і руху кадрів;
• організація підбору, розміщення і виховання персоналу;
• дослідження і аналіз ділових, професійних і особистих якостей працівників підприємства;
• організація діловодства з роботи з персоналом;
• оцінка і атестація персоналу підприємства;
• організація навчання і підвищення кваліфікації персоналу;
• формування кадрового резерву, підготовка керівних кадрів і управління просуванням за службою;
• поліпшення умов роботи і рішення соціальних питань; розвиток мотивації, кар'єри працівників.
На ВАТ “Рівненська кондитерська фабрика” створена розгалужена служба управління персоналом по різних напрямках діяльності, що очолюється директором по персоналу [Додаток 8]. До компетенції директора по персоналу входять наступні питання:
• філософія і політика підприємства стосовно роботи з персоналом;
• організаційна і функціональна структури підприємства;
• статистична звітність;
• трудове законодавство;
• зв'язки з професійними об'єднаннями;
• зв'язки з урядовими, міськими, місцевими профільними організаціями.

 

2.2 Особливості документації кадрової служби по руху персоналу

До завдань, що вирішуються кадровою службою, відноситься також документування трудових правовідносин. В процесі їх виникнення і встановлення виникає значний обсяг різноманітних документів. Найбільша частина документів кадрової служби пов'язана з рухом кадрів.
Документування руху кадрів - невід'ємний обов'язок будь-якої організації, незалежно від масштабів її діяльності і організаційно-правової форми. Під рухом кадрів розуміють: прийом на роботу; перехід на іншу роботу; звільнення; надання відпусток; відрядження. Рух кадрів відбувається за правилами внутрішнього трудового розпорядку [Додаток 9]. Документи з оформлення прийому, звільнення, переміщення працівників, надання відпусток, заохочення, стягнення складають групу документів з роботи з персоналом підприємства. До таких документів відносяться: накази з особового складу, заяви, контракти з працівниками підприємства, трудові книжки, особисті картки і т. д. Усі ці документи формують особисті справи працівників підприємства. Документація з роботи з персоналом ведеться з моменту прийому працівника до підприємства. Вона є самостійною групою, що обумовлено певними особливостями документування роботи з персоналом. Основою для використання різних форм документів є підсистема уніфікованих форм документів. Документообіг на фірмі грає дуже важливу роль. Дуже важливим є документальне оформлення угод (договорів), платіжних документів, актів виконаних робіт і ін.
Документація оформляється діловодами, і в залежності від призначення завіряється директором, головним бухгалтером. Організація роботи з документами – це створення оптимальних умов для усіх видів робіт із документами. До таких робіт відносяться: прийом і реєстрація, розгляд документів керівником, порядок проходження документів в організації й у виконанні, контроль виконання, формування справ, підготовка й передача справ в архів.
У документаційному забезпеченні підприємства виділяється три групи документів:
1) внутрішні;
2) що надходять (вхідні)
3) що відправляються (вихідні).
Кожна з цих груп має свої особливості обробки й проходження. Прийом і обробку документів, що надходять, і відправлення вихідних документів здійснює секретар-референт.
Реєстрація документів – це присвоєння йому вхідного номера й проставлення його на документі з наступним записом коротких зведень про нього в журналі-реєстрації. Реєстрація необхідна для забезпечення схоронності документа, обліку й контролю. Документи підприємства надалі або залишаються на тривале збереження в архіві, або тимчасово зберігаються, а потім передаються до знищення. Діяльність фірми супроводжується складанням різних типів документів:
- організаційні документи (структурна й штатна чисельність, штатний розклад, посадові інструкції й ін.);
- розпорядницькі документи (рішення, розпорядження, накази по основній діяльності);
- документи по особовому складу (колективний договір, накази по особовому складу, трудові книжки, особисті справи, особові рахунки);
- фінансово-бухгалтерські документи (річний звіт, головна книга, рахунки прибутку й збитків, акти, ревізії і т.п.);
- інформаційно-довідкові документи (листи, довідки, доповідні записки);
- нормативні документи від вищих органів;
- комерційні документи (контракти і договори).
Основними правовими документами у взаємовідносинах між підприємствами є комерційні контракти (договору), що представляють собою угоду сторін про встановлення й регулювання будь-яких відносин [Додатки 10,11].
Кваліфіковане ведення документації по особовому складу належить до необхідних професійних навиків працівника кадрової служби, при цьому документування будь-яких процедур повинне проводиться з дотриманням встановлених загальнодержавних правил оформлення документів.
Порядок оформлення документів, що входять в систему організаційно-розпорядчої документації, вимоги до бланків і текстів визначений ДСТУ 3017-97 [1, с. 45]. На вимоги, закладені в цьому стандарті, розробляються текстові бланки документів, складаються накази про прийом, переклад, звільнення і ін., а також протоколи, листи, доповідні і пояснювальні записки.
До складу кадрової документації входять наступні документи: трудовий договір (контракт); наказ (розпорядження) про прийом на роботу (форма Т-1); особиста картка (форма Т-2); наказ (розпорядження) про перехід на іншу роботу (форма Т-5); наказ (розпорядження) про надання відпустки (форма Т-6); наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту); табель обліку використання робочого часу; табель обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної платні; особисті заяви працівників підприємства; графіки відпусток; доповідні записки; акти.
При прийомі на роботу працівнику необхідно пред'явити: паспорт, трудову книжку, диплом про освіту (якщо є), автобіографію, заяву про прийом на роботу. Якщо питання про прийом на роботу вирішено позитивно, адміністрація підприємства укладає з прийнятим працівником контракт. На сьогоднішній день існує цілий ряд типових форм контрактів між підприємством і працівником. Особливості контракту залежать від профілю підприємства і посади працівника.
При прийомі на роботу подається письмова заява, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, вказують свою професію, спеціальність і посаду. Для заяви характерні наступні реквізити: адресат, автор, найменування виду документу (заява), текст, підпис укладача, дата складання. Заява про прийом на роботу є підставою для відповідного наказу.
Наказами з персоналу підприємства оформляються: прийом, переміщення за службою, звільнення, надання відпусток, оголошення заохочень, заходи впливу до порушників і т. д. Оформляються накази з особового складу на загальних бланках. У заголовку до тексту пишуться слова: про прийом на роботу; про переведення на іншу роботу і т. д. У наказах з персоналу підприємства констатуюча частина, як правило, відсутня. Розпорядницька частина поділяється на пункти. Кожен пункт такого наказу починається дієсловом, що позначає дію: ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, НАДАТИ і т. д. Потім вказується посада, структурний підрозділ, зміст дії по відношенню до особи, про яку складається наказ. Крім того, у пункті наказу про призначення на посаду вказують, на яку посаду, з якої дати і з яким окладом приймається робітник [Додатки 12-17].
Трудовий договір (контракт) складається у письмовій формі між працівником і адміністрацією підприємства в особі керівника підприємства і повинен містити наступні основні реквізити: назву виду документа, дату і місце складання, текст, підписи, друк [Додаток 18]. Контракт складається в двох екземплярах, один з яких залишається на підприємстві, а інший зберігається у працівника.
Наказ (розпорядження) про прийом на роботу заповнюється в одному екземплярі працівником відділу кадрів на всіх прийнятих, за винятком тих, що призначаються вищестоящим органом. Начальник структурного підрозділу дає висновок про можливість прийому: на зворотній стороні проекту наказу вказується, як хто може бути прийнятий на роботу що наймається, по якому розряду або з яким окладом і тривалістю випробувального терміну. На зворотній стороні проставляються також згода працівника з умовами роботи, результати переговорів, медичного огляду, відмітка про проходження інструктажу по техніці безпеки, протипожежному мінімуму і інші відмітки.
Працівник відділу кадрів на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу заповнює особисту картку, робить відмітку про зарахування на роботу в трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває особовий рахунок або відповідний йому документ.
Одним з основних документів в роботі з персоналом підприємства є особова картка, у якій вказується: П.І.Б., дата народження, громадянство, номер і серія паспорту, домашня адреса працівника, дані про стаж роботи, а
також про посадові переміщення працівника вказують на підставі записів у трудовій книжці [Додаток 19]. Особова картка (форма Т-2) заповнюється на працівників всіх категорій в одному екземплярі на підставі відповідних документів, паспорта, військового квитка, трудової книжки (для сумісників копії трудової книжки, завіреної нотаріусом), диплому (свідоцтва).
Вільні рядки можуть при необхідності заповнюватися даними по розсуду організації. Після заповнення розділу "Загальні відомості" особа, що оформляється на роботу, підписує особисту картку і проставляє дату заповнення. Вільні рядки в п. 6 (6.3, 6.4) розділу 1 призначені для назви і дати закінчення другої освітньої установи вищої або середньої професійної освіти. У розділі III з кожним записом, що вноситься на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу і переведення на іншу постійну роботу, адміністрація зобов'язана ознайомити працівника під розписку в графі 11. У розділі IX "Додаткові відомості" для повноти обліку осіб, що навчаються на заочній формі навчання установ вищої і середньої професійної освіти, слід проставляти дати надходження до освітньої установи і його закінчень. Особисті картки таких працівників рекомендується зберігати окремо до закінчення ними освітніх установ.
В процесі управління персоналом керівники видають накази різної форми. Наказ (розпорядження) про перехід на іншу роботу (форма Т- 5). На підставі наказу (розпорядження) про перехід на іншу роботу відділ кадрів робить відмітки в особистій картці, трудовій книжці і інших документах.
Графіки відпусток є внутрішнім документом, в якому визначається черговість надання відпусток співробітникам підрозділів і підприємства в цілому. Форма графіка відпусток містить наступні реквізити: найменування підприємства, назва виду документа, гриф твердження, місце складання, дату, текст, візи узгоджень.
Наказ (розпорядження) про надання відпустки (форма Т-6) застосовується для оформлення щорічного і інших видів відпусток, що надаються працівникам відповідно до Кодексу законів про працю (ст. 11), чинних законодавчих актів і положень, колективних договорів і графіків відпусток. На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки відділ кадрів робить відмітки в особистій картці працівника, а бухгалтерія проводить розрахунок заробітної платні, що належить за відпустку.
Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (форма Т-8) застосовується при оформленні звільнення працівників. На підставі наказу про припинення трудового договору (контракту) бухгалтерія проводить розрахунок з працівником.
Табель обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної плати (форма Т-12) і табель обліку використання робочого часу (форма Т-13) застосовуються для обліку використання робочого часу всіх категорій службовців, контролю за дотриманням робочими і службовцями встановленого режиму робочого часу, складання статистичної звітності по праці. Облік використання робочого часу здійснюється в табелі методом суцільної реєстрації явок і нез'явлень на роботу або реєстрації тільки відхилень (нез'явлень, запізнень).
В процесі роботи підприємства від персоналу надходять особисті заяви та доповідні записки.
Особисті заяви працівників підприємства про прийом, перехід або звільнення пишуться від руки, у вільній формі або на трафаретному бланку, розробленому на підприємстві. У заяві слід вказувати: адресата, найменування структурного підрозділу, найменування виду документа, текст, дату, підпис, розшифровку підпису.
Доповідна записка - це документ, в якому міститься виклад будь-якого виробничого питання. Пишеться доповідна записка від руки на стандартному листі паперу. До складу обов'язкових реквізитів належать: адресат, найменування документа, текст, дата, підпис, розшифровка підпису.
Акт - вид документа, який підтверджує ті або інші факти, і складається декількома особами [Додатки 20, 21]. Обов'язковими реквізитами акту є: найменування документа, найменування підприємства, гриф затвердження, дата, текст, відмітка про наявність додатків, підписи і їх розшифровка.
На кожного працівника підприємства у кадровій службі формується особиста справа. До особистої справи входять: внутрішній опис документів, що знаходяться в особистій справі; заява про прийом на роботу; контракт між працівником і підприємством; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; копія документа про освіту; витяги з наказів (про прийом, переміщення, звільнення); довідки та інші документи, що стосуються даного працівника; трудова книжка.
Автобіографія — це документ, який автор складає самостійно. Уся інформація викладається у хронологічному порядку і таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, ділову кваліфікацію працівника. В автобіографії, як правило, вказують: назву документа, ім'я, по батькові і прізвище автора, число, місяць і рік народження, дані про батьків; освіту і спеціальність за освітою; вид трудової діяльності; сімейний стан і склад родини; домашню адресу і телефон; дату; особистий підпис.
Трудова книжка — це основний документ, що підтверджує діяльність працівника, і є основою для встановлення загального, безупинного і спеціального стажу. При прийомі на роботу трудова книжка заповнюється на усіх працівників, незалежно від виду діяльності і форми власності підприємства. У трудову книжку вносяться: дані про працівника (П.І.Б., дата народження, освіта, професія, спеціальність), дані про роботу (прийом на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення). При звільненні усі записи, внесені в трудову книжку, повинні бути завірені підписом керівника підприємства з печаткою.
Отже, велика кількість різних документів дають можливість здійснювати облік персоналу, слідкувати за його рухом, характеризувати переміщення персоналу на підприємстві.

2.3 Принципи та методи побудови системи управління персоналом

На ВАТ “Рівненська кондитерська фабрика” сформована система управління персоналом, що об'єднує під єдиним керівництвом заступника директора по управлінню персоналом усі підрозділи, що мають відношення до роботи з кадрами.
Система управління персоналом організації – система, у якій реалізуються функції управління персоналом [25, c. 32].
Принципи побудови системи управління персоналом (ППСУП) - правила, основні положення і норми, яким повинні слідувати керівники і спеціалісти підрозділів управління персоналом при формуванні системи управління персоналом організації [Додаток 22]. Всі принципи побудови системи управління персоналом реалізуються у взаємодії. Їх сполучення залежить від конкретних умов функціонування персоналу в організації.
Наука і практика виробили інструментарій вивчення стану діючої системи управління персоналом організації, побудови, обґрунтування і реалізації нової системи – методи побудови системи управління персоналом.
Класифікація методів аналізу і побудови системи управління персоналом організації:
1.                методи обстеження (збір даних) - самообслідування, інтерв'ювання, бесіда, активне спостереження робочого дня, моментне спостереження, анкетування, вивчення документів, функціонально-вартісного аналізу;
2.                методи аналізу - системний аналіз (служить методичним засобом системного підходу до рішення проблем удосконалення системи управління персоналом), економічний аналіз, декомпозиція (дозволяє розчленувати складні явища на більш прості, адже чим простіші елементи, тим повніше проникнення в сутність явища і визначення його сутності), послідовної підстановки (дозволяє вивчити вплив на формування системи управління персоналом кожного фактора окремо), порівнянь (дозволяє порівняти існуючу систему управління персоналом із подібною системою передової організації, із нормативним станом або станом у минулому періоді), динамічний (передбачає розташування даних у динамічному ряду і виняток із нього випадкових відхилень), структуризації цілей (передбачає кількісне та якісне обґрунтування цілей організації в цілому і цілей системи управління персоналом із погляду їх відповідності цілям організації), моделювання, функціонально-вартісного аналізу (дозволяє виявити зайві функції управління, що по тим або іншим причинам не виконуються), головних компонент (дозволяє відбити в однім показнику (компоненті) властивості десятків показників), балансовий (дозволяє зробити балансові зіставлення), кореляційний і регресійній аналіз, дослідний (базується на досвіді попереднього періоду даної системи управління персоналом і досвіді іншої аналогічної системи), матричний;
3.                методи формування - системний підхід, аналогій (полягає в застосуванні організаційних форм, що виправдали себе у функціонуючих системах управління персоналом із подібними економіко-організаційними характеристиками стосовно аналізованої системи), експертно-аналітичний (удосконалення управління персоналом ґрунтується на притягненні висококваліфікованих фахівців з управління персоналом, управлінського персоналу підприємства до процесу удосконалення), параметричний, блоковий, моделювання, функціонально-вартісного аналізу, структуризації цілей, дослідний, творчих нарад, колективного блокноту, контрольних питань, морфологічний аналіз;
4.                методи обґрунтування – аналогій, порівнянь, нормативний, експертно-аналітичний, моделювання фактичного і бажаного стану досліджуваного об'єкта, розрахунок кількісних і якісних показників оцінки економічної ефективності запропонованих варіантів, функціонально-вартісного аналізу;
5.                методи впровадження - навчання, перепідготовка і підвищення кваліфікації робітників апарата управління, матеріальне і моральне стимулювання нововведень, притягнення громадських організацій, функціонально-вартісного аналізу [25, c. 33].
До кадрів управління відносяться робітники, що виконують або сприяють виконанню конкретних управлінських функцій. Вони підрозділяються на три основні групи:
а) керівники спрямовуючі, координуючі і стимулюючі діяльність учасників виробництва (так названі лінійні керівники - директора заводів, начальники цехів, майстра і т.д.);
б) спеціалісти, що є кваліфікованими помічниками керівникам при аналізі і рішенні питань розвитку виробництва (інженери, економісти, юристи,) або самостійно керівні інженерно-технічні, планово-економічні, соціальні та інші функціональні служби (так названі функціональні керівники - начальники відділів, головні спеціалісти, керівники бюро, груп, секторів і т.п.);
в) допоміжні робітники, що здійснюють технічне та інформаційне обслуговування апарата управління - збір, первинне опрацювання, збереження і передачу інформації (креслярі, стенографістки, діловоди та ін.) [25, c. 33].
За рівнем управління керівники підрозділяються на керівників: низового (майстра, начальники ділянок, відділень, цехів, відділів, груп на підприємстві), середнього (керівники підприємств і організацій, їх заступники) і вищого (керівники міністерств і відомств, крупних об'єднань, їх заступники) рівня управління [25, c. 34].
Таким чином, система управління кадрами являє собою комплекс цілей, задач і основних напрямків діяльності, а також різноманітних видів, форм, методів і відповідного механізму управління, спрямованих на підвищення продуктивності праці і якості роботи [25, c. 34].

2.4 Шляхи вдосконалення ефективності управління персоналом на ВАТ “Рівненська кондитерська фабрика”

Робота будь-якої організації неминуче пов'язана з необхідністю комплектування штату. Добір нових працівників не тільки забезпечує режим нормального функціонування організації, але і закладає фундамент майбутнього успіху. Від того, наскільки ефективно поставлені робота з добору персоналу, у значній мірі залежить якість людських ресурсів, їхній внесок у досягнення цілей організації і якість виробленої продукції чи наданих послуг.
Пошук і добір персоналу є продовженням кадрової політики, реалізованої підприємством, і одним із ключових елементів системи управління персоналом, тісно ув'язаним практично з усіма основними напрямками роботи в цій сфері. На мій погляд, основну увагу у сфері управління персоналом на ВАТ „Рівненська кондитерська фабрика ” необхідно в першу чергу звернути саме на питання добору висококваліфікованого персоналу. Адже без нього неможливо закріпитись на ринку, а тим більше досягти завоювання більшої частки ринку.
Підприємству слід інтенсифікувати власні зусилля у таких напрямках роботи з персоналом:
·                   Кадрове планування. Відбиваючи політику і стратегію організації, визначає якісну і кількісну потребу в персоналі. Кадрове планування задає чіткі орієнтири, що стосуються професійної приналежності, кваліфікації і чисельності організації працівників, що вимагається.
·                   Аналіз роботи, нормування праці й оцінка виконання. Дозволяють виробити вимоги і критерії, відповідно до яких будуть відбиратися кандидати на конкретні вакантні посади. З іншого боку, оцінка робочих показників нових працівників після деякого періоду їхньої роботи в організації дозволяє визначити ефективність самого процесу добору.
·                   Система стимулювання. Дає можливість виробити політику стимулювання праці і набір стимулів, спрямованих на залучення кандидатів, що відповідають усім необхідним вимогам, а також сприяє утриманню вже найнятих працівників.
·                   Організаційна культура. Порядки, норми поводження і трудові цінності, які культивуються в організації, враховуються при встановленні критеріїв, використовуваних при пошуку і доборі нових працівників. Укомплектувати організацію працівниками, здатними прийняти діючі в ній норми, цінності, правила, не менш важливо, чим знайти професіоналів, що володіють необхідними знаннями, досвідом, навичками і діловими якостями. Досвід багатьох всесвітньо відомих фірм, що домоглися видатних успіхів у своїй сфері бізнесу, показує, що успіх організації залежить від уміння знайти людей з потрібним складом розуму, з потрібним відношенням до справи, готових з повною віддачею сил працювати для досягнення організаційних цілей.
·                   Система заходів для адаптації нових працівників до роботи в організації і до трудового колективу. Є прямим продовженням процесу пошуку і добору кадрів. Важливо не тільки відібрати кращих працівників, але і забезпечити їхнє м'яке входження в організацію і швидкий вихід на необхідний рівень робочих показників.
·                   Навчання - це продовження процесу добору й адаптації нових працівників. Воно направлено як на освоєння новачками необхідних для успішної роботи знань і навичок, так і на передачу їм установок і пріоритетів, що складають ядро організаційної культури [41, c. 410].
Однак для того, щоб зв'язок між основними функціональними напрямками процесу управління персоналом і роботою по пошуку і добору персоналу для заповнення вакансій, що існують на підприємстві, не був декларований лише на папері, необхідна визначена структура служби управління персоналом.
Гарні результати дає досвід багатьох українських підприємств, коли в єдину службу управління персоналом поєднуються відділ кадрів, відділ праці, відділ навчання і психологічна служба. Ефективність діяльності по пошуку і добору нових працівників підвищується, якщо цей напрямок роботи здійснюється під єдиним керівництвом і координується з іншими сферами діяльності, пов'язаними з управлінням персоналом, починаючи від ведення кадрової документації і закінчуючи питаннями нормування і соціального захисту. Це дозволяє не тільки дотримуватися більш чітких критеріїв і процедур при пошуку і доборі кадрів, але і забезпечує високі результати в професійній і соціальній адаптації нових працівників.
Для ефективного пошуку і добору кадрів досліджуваному підприємству важливо дотримуватися декількох принципів, що не тільки дозволять вибрати кращих кандидатів на заповнення наявних вакансій, але і будуть сприяти їх більш легкому входженню в організацію і швидкий вихід на рівень робочих показників, що відповідають установленим вимогам.
Пошук і добір кадрів не повинні розглядатися як просте перебування придатного працівника для виконання конкретної роботи; пошук і добір повинні бути пов'язані з загальним контекстом програм, реалізованих у сфері управління персоналом, покликаних забезпечити досягнення цілей підприємства й успіх у реалізації стратегії, розробленої керівництвом.
Необхідно брати до уваги не тільки рівень професійної компетентності кандидатів, але і те, як нові працівники будуть вписуватися в культурну і соціальну структуру організації. Організація більше втратить, чим придбає, якщо найме на роботу технічно грамотну людину, але не здатну підтримувати гарні взаємини з товаришами по роботі, з клієнтами чи постачальниками, що підірве встановлені норми і порядки.
Керівництву досліджуваного підприємства слід також більше уваги приділяти такому заходу як планування кар’єри робітника. Планування кар'єри - один з напрямків кадрової роботи в організації, орієнтований на визначення стратегії й етапів розвитку і просування фахівців. Це процес зіставлення потенційних можливостей, здібностей і цілей людини, з вимогами організації, стратегією і планами її розвитку, що виражається в складанні програми професійного і посадового росту. Перелік професійних і посадових позицій на підприємстві (і поза ним), що фіксує оптимальний розвиток професіонала для заняття їм визначеної позиції в організації, являє собою кар’єрограму, формалізоване представлення про те, який шлях повинний пройти фахівець для того, щоб одержати необхідні знання й опанувати потрібними навичками для ефективної роботи на конкретному місці.
Отже, щодо кадрової ситуації на ВАТ „Рівненська кондитерська фабрика” нами вироблені наступні пропозиції:
1.       Збільшити мотивацію до праці (премії), в першу чергу для того персоналу, який відрізняється плинністю. Це буде сприяти більш відповідальному ставленню до роботи.
2.       Перехід оплати праці агентів з продажу з переважно фіксованої оплати (ставки) до переважно відсоткової від отриманих контрактів складової. Це також збільшить мотивацію до праці. Для введення змагального аспекту у їх діяльність можна розробити систему преміювання кращих.
3.       Провести пошук нових спеціалістів, залучаючи для цього засоби масової інформації (газети, телебачення) та кадрові агенції, службу зайнятості населення.
4.       Створити позитивний імідж підприємства – шляхом вироблення корпоративного стилю, рекламних матеріалів у пресі.
На наш погляд, ці пропозиції допоможуть досліджуваному підприємству покращити управління персоналом.
Досвід показав, що ефективність системи людських взаємин в процесі праці є могутнім резервом підвищення продуктивності і збільшення загальної ефективності виробництва і збуту.
Основними причинами збоїв в роботі підприємства, як правило, є: брак сировини, відсутність сталих зв'язків з постачальниками і споживачами, не конкурентоздатна продукція або ціна, плинність кадрів. Проте є ще одна істотна причина – криза управління, що ґрунтується на традиційних помилках. Наприклад, при реорганізації підприємства керівники часто забувають про зміни в психології працівника, про необхідність застосування соціально-психологічних методів в управлінні персоналом. Саме психологічні бар'єри встають на шляху прогресивних перетворень на підприємстві, породжують плинність кадрів, провокують конфлікти і невиконання обов'язків. Тому компетенція керівників має розповсюджуватись на застосування сучасних методів і форм управління людськими ресурсами.
Для усунення цих проблем були розроблені і випробувані конкретні рекомендації щодо вдосконалення управління персоналом, які можна поділити на основні групи: організаційні, формальні, психологічні і допоміжні.
Організаційні рекомендації пов'язані із побудовою організації і налагодженням її роботи. Вони умовно підрозділяються на: структурні; пов'язані із стимулюванням персоналу; комунікаційні.
Структурні рекомендації. Назви посад повинні давати привід для гордості працівникам, що їх займають. У організації повинна бути гнучка система відпусток для всього персоналу, а не тільки для керівника. Обов'язково треба робити виключення для відпусток з поважних причин.
Оскільки на досліджуваному підприємстві є відділ реалізації, то необхідно пам'ятати, що :
·        20 % працівників завжди забезпечують 80 % продажів;
·        система винагороди працівників відділу реалізації повинна включати шкалу зростаючих виплат після досягнення великих об'ємів продажів у відсотках; у випадках заробляння ким-небудь з агентів великих грошей, не слід міняти шкалу, адже довіра може бути втрачена;
·        кращі торгові агенти мають одержати частку в прибутках, щоб відчувати особисту відповідальність за роботу і набути образ мислення співвласника фірми;
·        не слід підвищувати на посаді кращих торгових агентів, бо: хороший агент – це стан душі, і зміна діяльності зробить його непотрібним баластом для фірми і невротиком, що постійно переживає почуття глибокого морального незадоволення.
Для успішного функціонування підприємства необхідний осмислений опір фахівців. Кожен співробітник повинен мати право відстоювати свою точку зору з приводу рішення.
Щодо надання привілей, доцільно слідувати орієнтації на всіх працівників підприємства. Можливо провести скорочення спеціального дорогого канцелярського приладдя для начальства; заборону вмикання музики на робочому місці, окрім тих місць, де не вимагається розумових зусиль; зниження кількості звукових сигналів в офісі, включаючи телефон. В процесі організаційних та міжособистісних комунікацій необхідно дотримуватись чесності, відмовлятись від приятельських і фамільярних відносин між начальником і підлеглим. В роботі з персоналом потрібно відмовлятись від постійного залучення нових співробітників, а акцентувати увагу на просуванні власних співробітників.
Створення і підтримка в оптимальному стані системи зворотного зв'язку в колективі дозволить подолати будь-які негативні явища в життєдіяльності підприємства через інформацію від співробітників.
Необхідно також впроваджувати ефективну систему стимулювання праці і участі персоналу в прибутках:
·        безпосередній і тісний зв'язок з досягнутими успіхами в роботі у вигляді доходу від зростання прибутку, вираженого у відсотках для кожного працівника;
·        наперед узгоджені принципи, винагороди за перевиконання плану, внесені в систему бухгалтерського обліку;
·        відсутність “стелі” для премій, заснованих на участі в прибутках;
·        відповідність зарплати реальному внеску співробітника в успіху фірми і розумним життєвим витратам;
·        обмеження базових окладів для керівників вищого рівня;
·        не повинно бути ніяких виплат, незалежних від результатів роботи; краще не преміювати взагалі нікого;
·        погані працівники не можуть бути премійовані ні в якому випадку і ні яким чином; ніколи не можна карати матеріально працівників, які допустили помилки з вини керівництва, навіть в дні криз. Якщо працівник виконує роботу на своїй ділянці відмінно, він повинен бути заохочений;
·        на підприємстві не повинно бути ніяких секретних або зайвих накладних витрат, що негативно впливають на преміальну систему.
Крім преміальної системи повинна існувати система регулярного перегляду зарплат в два етапи: на першому — переглядає колектив, на другому — керівник. При бажанні останнього і з відома колективу етапи можна поміняти місцями.
Коли потрібно підвищити співробітника на посаді, часто здається, що в організації немає людини, здатної зайняти вакантний пост. У такому разі, слід знайти такого, який відповідав би вимогам тільки на 50% і дати йому цю роботу. Через деякий час він досягне 100% до загального задоволення. Але брати людину із сторони неефективно, навіть якщо він підходить на 110%, оскільки навіть через тривалий проміжок часу він все ще знайомитиметься з секретами діяльності фірми. Також не варто призначати на вищу посаду працівників фірми, що мають великий потенціал, але низькі результати праці: потенціал розташовує до ліні і багато шансів на те, що працівник провалить доручену справу. З наявних кандидатур потрібно вибрати лідера (формального або неформального), оскільки саме йому забезпечена підтримка колективу у разі провалу.
Приділяючи належну увагу професійній підготовці і перепідготовці співробітників, потрібно пам’ятати, що наочне викладання на робочому місці набагато ефективніше за теоретичні лекції. Ніколи не треба економити на зарплаті хорошим працівникам. Одній відданості організації недостатньо для тривалої роботи в ній. Нижчі потреби також обов'язково повинні бути задоволені, особливо коли вони пов'язані з такими вищими потребами, як потреба в пошані і визнанні, яка у наш час базується на розмірі окладу.
Обов'язково повинен існувати регулярний контроль результатів діяльності всіх працівників в будь-якій формі, прийнятній і керівником, і підлеглими, з основною метою — запобіганням помилкам або їх виправленням на початковій стадії виникнення.
Комунікаційні рекомендації. Звертатися до керівників вищого рангу краще безпосередньо, оскільки проміжні учасники спілкування ускладнять контакти і можуть спотворити інформацію.
Формальні рекомендації регулюють формальні відносини у фірмі "керівник-підлеглий".
Всі рішення повинні ухвалюватися на можливо нижчому рівні, виходячи з необхідності швидко і без особливих витрат коригувати ухвалене рішення. Про необхідність делегувати повноваження багато сказано в різних працях по управлінню. Слід додати, що на підприємстві делегування часто буває вимушеним із-за недостатності персоналу для виконання всіх функцій. Треба відзначити, що цей факт підвищує універсальність знань працівників. Треба тільки навчитися давати співробітникам не дрібні, а важливі доручення. Від підлеглих, яким делегували повноваження, треба перш за все добитися не тільки продуманого аргументування з приводу рішення проблеми, але і обов'язкових відповідей на деякі важливі питання.
В процесі управління колективом важливу роль відіграють відносини соціально-психологічного характеру між керівником та підлеглими. Найбільші помилки звичайно здійснюються керівником саме в тій області, де він відчуває себе неперевершеним, оскільки не було провалів.
Формою винагороди, яку нехтує абсолютна більшість керівників, є "спасибі".
Завжди треба старатися виконувати свої обіцянки. Якщо керівник піклується про зростання авторитету в колективі, то він повинен виконувати свої обіцянки раніше призначеного ним часу. Конфлікт в організації — знак її здоров'я, але до певної межі. Не слід старатися загасити конфлікт, треба його вирішувати, особливо прихований.