Аннотация:

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

Информационное сопровождение деятельности организации

Организационно-распорядительная документация

Документоведение и информационное обеспечение управления здравоохранением.

Место делопроизводства в системе управленческого труда. Организационные формы делопроизводства. Общая характеристика, функции документов. Документы электронные. Унификация и стандартизация документов.

Практическое занятие. Составление и оформление организационно-распорядительных документов. Оформление реквизитов. Требования к текстам. Составление отдельных видов документов (приказ, распоряжение, положение, протокол, докладная записка, должностная инструкция, письмо).

Организация документооборота. Порядок прохождения и исполнения входящих документов. Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки. Порядок приема и передачи документов в организации.

Семинар. Пути совершенствования организации документооборота. График документооборота. Контроль исполнения документов. Работа с обращениями граждан. Удельный вес обоснованных жалоб.


Проблема электронного делопроизводства. Информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, информационная безопасность и защита информации, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных архивов.
Информация и документ. Функции документа

Материальные носители информации
!!! Для предварительной проверки знаний необходимо провести тестирование по учебно-метод. пособию Кульпанович О.А. Организация здравоохранения. Трудовые показатели, нормирование, финансово-хозяйственная деятельность: тестовые задания. Минск, 2005. Раздел «делопроизводство», вопросы № 690–740.

Введение
Важнейшим условием для принятия решений, а также для оценки эффективности реализуемых мероприятий в области социального развития и охраны здоровья населения является наличие комплексной, достоверной, своевременной и объективной информации. Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

Основные факторы производства:

1.      Земля и природные ресурсы.

2.      Капитал (материальные и финансовые ресурсы).

3.      Труд (трудовой потенциал).

4.      Предпринимательская способность.

5.      Менеджмент.

6.      Информация.

Информация является одним из важных типов экономических ресурсов. В настоящее время информация стала важнейшим ресурсом общества и приобрела стратегическое значение. Носителем информации выступает документ.



Становление и развитие документоведения
Делопроизводственная практика в Беларуси возникла уже в 16-17 столетиях. В это время появились унифицированные документные формы, складывавшиеся из отдельных частных случаев, которые обобщались в канцеляриях. С начала 18 века стали закладываться правовые основы документирования, прежде всего в сфере государственного управления. Многие формы документов были закреплены законодательными актами.

Источники, в которых аккумулирован богатейший опыт, традиции, обычаи российского делопроизводства, относятся, в частности, издававшиеся до 1917 г. многочисленные сборники образцов документов (письмовники). Их предшественниками были «формулярники», известные на Западе уже в 7 веке, а в Беларуси - в первой трети 16 столетия.

Основные институты и понятия


Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Бумага как материальный носитель информации.

Для принятия оптимального решения и получения экономического эффекта важно качество информации. Требования к информации (14 требований).

Этапы принятия управленческого решения.

Все этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

На этапе создания документа он не имеет юридической силы и является проектом документа. Определение.
Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.
Законодательно-правовое регулирование делопроизводства
В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают государственные стандарты, классификаторы и унифицированные системы документации, а также методические документы по отдельным вопросам делопроизводства. Эти нормативы призваны стабилизировать документооборот в стране, создать оптимальную технологию ведения делопроизводства. В Республике Беларусь действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов.
Ответственность должностных лиц и виды взысканий
Смотри Кодекс об административных правонарушениях

Кто регламентирует, отвечает и осуществляет делопроизводство
Примерные штатные нормативы

амбулаторно-поликлинические организации

делопроизводитель

секретарь приемной руководителя

секретарь-машинистка

машинистка

больничные организации

зав. канцелярией

делопроизводитель

секретарь приемной руководителя

секретарь-машинистка

машинистка

3 формы организации работы с документами:

1.      централизованная.

2.      децентрализованная.

3.      смешанная.
Какие факторы надо учитывать при выборе формы организации работы с документами для конкретного учреждения.

Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами, объем документооборота.

Категорийность, предложенная СГСДО.

1 
Категория

2 
категория

3 
категория

4  категория
Основные группы документации и их характеристики.


Требования к тексту служебных документов
Приказ
Разработка, утверждение

Унифицированная форма

Структура текста

Сроки хранения


Должностные инструкции
Разработка должностных инструкций

Унифицированная форма должностной инструкции

Структура текста

Сроки хранения после замены новыми
Положение о структурном подразделении
Разработка, согласование, утверждение

Внесение изменений

Унифицированная форма

Структура текста

Сроки хранения после замены новыми

Расписка

Доверенность

Виды

Реквизиты

Текст



БУХГАЛТЕРСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ В ПРОЦЕССЕ УПРАВЛЕНИЯ
Делопроизводство в бухгалтерии

1. Учетно-экономическая информация

2.      Бухгалтерские документы и их назначение.

3.      Требования к содержанию и составлению бухгалтерских документов.

4.      Классификация бухгалтерских документов.

5.      Бухгалтерские документы и документооборот.

6.      Хранение бухгалтерских документов.
Документ и его реквизиты
Герб

Эмблема

Заголовок к тексту

Реквизит «Наименование организации»

Дата
Подпись документа
Печать

Отметка об исполнителе (составителе) документа
Нумерация страниц
Заверительная  надпись

Подшивка дела
Визирование


Язык и стиль документов

Таблицы

Оформление
Реинжиниринг бизнес-процессов
делопроизводство по обращениям граждан

анализ работы с предложениями и заявлениями граждан

Показатели (шесть показателей, их расчет и анализ)
Очевидно, что руководителям организаций здравоохранения необходимо больше уделять внимания работе с обращениями граждан, учитывать ее результативность при аттестации, формировании резерва, подборе и расстановке кадров.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Если работники придерживаются требований стандартов к деловым документам, то обмен информацией становится более эффективным и учреждения демонстрируют высокую управленческую культуру.

Задачи документационного обеспечения управления должны решаться комплексно и включать систему мер направленных на совершенствование составления оформления и обработки организационно-распорядительных документов.

Таким образом, можно с уверенностью констатировать огромную важность правильной организации работы с документами внутри организации. Важность этого подтверждается реальным повышением производительности труда сотрудников и наведением порядка в работе, без которого немыслимо дальнейшее развитие организации.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПЕРЕЧЕНЬ СТАНДАРТОВ СИСТЕМЫ

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ (ГОСТЫ)

ОТРАСЛЕВЫЕ СТАНДАРТЫ (ОСТЫ)


СТАНДАРТЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ (СТБ)

ЛИТЕРАТУРА
1.            Андреева В.И. Делопроизводство в бухгалтерии.- М., 1994.

2.            Кульпанович О.А. Делопроизводство в лечебно-профилактическом учреждении: Учеб- метод, пособие. - Мн.: МГМИ, 1999. - 55 с.

3.            Кульпанович О.А. Документоведение и информационное обеспечение управления здравоохранением. Делопроизводство: Практическое задание по самостоятельной работе. - Минск: БелМАПО, 2007. - 64 С.

С законодательно-нормативными актами, дополнительной литературой и источниками по делопроизводству Вы можете ознакомиться на кафедре.