СОДЕРЖАНИЕ

                                                                                                                                                                                                          стр.

ВВЕДЕНИЕ. 3
1.Исследование (аудит) организации. 5

1.1 Общая характеристика организации ООО «Крона» г.Тольятти. 5

1.2 Организационная структура организации ООО «Крона». 6

1.3 Взаимодействие организации с внешней средой. Организационные процессы   15

2. Диагностика организационных проблем и обоснование инновационного предложения  23

3. Проектная разработка. 27

3.1 Проектирование службы архива на предприятии ООО «Крона». 27

3.2 Стратегия и методы.. 35

3.3 Ресурсы осуществления проекта. 39

3.4 План-график работ. 50

3.5 Ожидаемые результаты.. 51

3.6 Риски. 53

3.7 Бюджет. 56

3.8 Сотрудники архива. 57
ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 59

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.. 61

	Возможности - способность увеличить долю занимаемых рынков сбыта; - наличие новых технологий изготовления товаров; - рост спроса на рынке; - получение дополнительного конкурентного преимущества в результате роста тарифов на транспортные услуги; поддержка со стороны Правительства России	Угрозы -   внедрение на рынок конкурентов; -   изменение покупательских предпочтений; - принятие законов о дополнительных отчислениях на природоохранные мероприятия; - протекционистская политика правительств соседних регионов
Сильные стороны - высокие производственные возможности - широкий ассортимент - ведущие конкурентные позиции на внутреннем рынке - сформирован положительный имидж перед потребителями - наличие квалифицированного персонала - опыт в продвижении новых товаров на рынок -наличие стратегии дальнейшего развития -наличие собственных оригинальных технологий - развитая сбытовая сеть	Стратегия роста (увеличение доли на рынке, расширение ассортимента предлагаемой продукции, повышение производительности труда) - расширение ассортимента продукции - повышение производительности труда - повышение эффективности производства	Стратегия сокращения издержек производства - расширение производства за счет заемных средств
Слабые стороны - Слабое использование преимуществ -Отсутствие достаточных заемных средств - износ части технологического оборудования; - недостаток собственных финансовых ресурсов	Стратегия развития товара. (расширение ассортимента, повышение качества продукции); - приобретение необходимого оборудования; - повышение квалификации персонала.	Стратегия сокращения - Высокая зависимость от конкурентов -Высокая зависимость от поставщиков - Сезонная зависимость

4.1.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, состоящих на временном хранении.

4.1.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документальных материалов.

4.1.3. Необоснованный отказ в приеме на временное хранение документальных материалов.

4.1.4. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, состоящим на временном хранении.
Зав. архивом _______________________ Е.И. Ершова
Распорядок работы архива предприятия ООО «Крона».

Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются: правовой статус архива, источники его комплектования, состав документов поступающих на хранение, задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.

Положение об архиве согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации, утверждается руководителем организации.

Руководитель архива назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Руководитель архива организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права.

Разработаем должностную инструкцию заведующего архивом ООО «Крона».

Должностная инструкция заведующего архивом ООО «Крона».

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с заведующим архивом и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.

1.2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1.3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению исполнительного директора.

1.4. Заведующий архивом должен знать:

 - постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива;

 - Единую государственную систему делопроизводства;

 - порядок оформления документов, по ступающих в архив, и действующую систему их классификации;

 - структуру предприятия;

 - правила хранения бланков строгой отчетности;

 - основы организации производства, труда и управления;

 - законодательство о труде;

 - правила внутреннего трудового распорядка;

 - правила и нормы охраны труда.

1.5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:

 - положением об архиве предприятия;

 - настоящей должностной инструкцией;

1.6. Заведующий архивом подчиняется непосредственно исполнительному директору.

1.7. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.

1.8. На время отсутствия заведующего архивом (командировка, отпуск,

болезнь, и пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового - к лицу, назначенному приказом руководителя предприятия.

2. Должностные обязанности

Заведующий архивом:

2.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.

2.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

2.3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).

2.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

2.5. Инструктирует работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.

2.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

2.7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов и дела постоянного и временного хранения.

2.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

2.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

2.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

2.11. Составляет установленную отчетность.

2.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.

2.15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.

2.16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.

3. Права

Заведующий архивом вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение руководства предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.

3.2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия у руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые информацию и документы.

3.3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения:

 - о наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности;

- о применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.

3.6. Требовать от руководителя предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.

4. Ответственность

Заведующий архивом несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

 4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Лицо, назначенное ответственным за архив предприятия, проходит инструктаж, а в необходимых случаях и стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.
3.2 Стратегия и методы
На основе отраслевых нормативно-методических документов архив организации разрабатывает конкретные нормативно-методические документы по организации работы с документами и их хранению. Подготовленные архивом проекты нормативно-методические документы до их утверждения или подписания руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив, предоставляются на согласование в соответствующие учреждения Федеральной архивной службы России.

Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда.

Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организаций в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив.

Архив для привлечения внебюджетных средств имеет право в установленном порядке выполнить платные работы и услуги, которые осуществляются без ущерба для реализации его основных функций.

Организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением, физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда пользования, восстановление первоначальных или близкий к первоначальным свойствам и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Для обеспечения сохранности документов в архиве предприятия ООО «Крона» осуществляется:

- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов(здание и помещение хранилищ, средства охраны, средства климатического контроля и т.д.);

- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный режим, световой, охранный режим и т.д.).

- система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передачи документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.

В ООО «Крона» присутствует смешанная организационная форма работы с документами. Часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация, тиражирование) выполняется Управлением делами, а секретариат выполняет операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

ООО «Крона» издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы ООО «Крона».

Проекты приказов, распоряжений готовятся на основании поручений директора ООО «Крона».

Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, подготовку проекта приказа, согласование проекта, подписание, регистрацию.

После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурные отделы ООО «Крона» на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылки указывается его фамилия и дата передачи в Управление делами для дальнейшей передачи в структурные отделы компании.

Порядок оформления и составления бланков и организационных и распорядительных документов в ООО «Крона» в полной мере соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству. Важно отметить, что в ООО «Крона» установлен определенный порядок визирования приказов.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений и иных нормативных актов.

Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в секретариате ООО «Крона» соответствуют требованиям инструкции по делопроизводству.

Контроль в ООО «Крона» представляет собой одну из функций управления. Состоит в обеспечении современного и качественного исполнения поручений и решения вопросов.

Исполнительный директор ООО «Крона» осуществляет контроль за сроками исполнения документов, обобщает работу по исполнению документов. Предоставив документы на подпись руководителю, исполнительный директор заранее проверяет правильность их оформления, наличие виз, приложений.

Контроль за сроками исполнения включает в себя:

- постановка на контроль;

- проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

- регулирование хода исполнения;

- периодическая проверка хода исполнения;

- учет и обоснование результатов контроля исполнителя;

- информирование руководителя.

В ООО «Крона» при проведении планерки дает указания присутствующим. Заместитель главного директора фиксирует сроки исполнения в журнале. Проконтролировав сроки исполнения, он отчитывается перед директором. В случае невыполнения поручений исполнителем в указанный срок, он должен предоставить объяснительную директору.

Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере управления, и каждый управленец понимает, что принять решение по любому вопросу он может только располагая соответствующей информацией по этому вопросу. Чем быстрее он получит информацию и чем она будет полнее, тем больше у него шансов разработать наилучшее решение, способное повысить эффективность работы.

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу принятия деловых решений. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит более 60% рабочего времени.

Современный бизнес в значительной степени это непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Заключаются и расторгаются контракты, осуществляются проекты, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы.

На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
3.3 Ресурсы осуществления проекта



Информационные ресурсы:

Мною было проанализировано несколько видов документов, используемых в ООО «Крона». В результате анализа выявила ошибки в оформлении реквизитов каждого из них и оформила документы в соответствии с ГОСТом Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Приказ.

В данном документе были выявлены следующие недостатки и ошибки в оформлении реквизитов:

дата документа. Дату документа оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

номер документа. Номер документа оформляется по правому краю листа.

место составления или издания документа. Место составления или издания документа располагается по центру листа (при продольном расположении реквизитов).

заголовок к тексту. В приказе он отсутствует.

подпись. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

отсутствует разделение текста приказа на констатирующую и распорядительную части.

распорядительная часть приказа должна начинаться словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

последний пункт распорядительной части должен содержать сведения  о структурном подразделении или должностном лице, на которого возлагается контроль за исполнением приказа.

проект приказа визируется указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом.

Письмо исходящее.

В документе письмо были выявлены следующие недостатки и ошибки в оформлении реквизитов:

справочные данные об организации. Нарушен порядок указания элементов почтового адреса.

дата документа. Дата документа должна располагаться после справочных данных об организации.

адресат. Нарушен порядок указания элементов почтового адреса.

подпись. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

отметка об исполнителе. Реквизит отсутствует.

чаще всего письма начинают с обращения к адресату и заканчивают устоявшейся фразой «С уважением».

Акт.

В документе акт были выявлены следующие недостатки и ошибки в оформлении реквизитов:

наименование организации. Наименование организации должно располагаться в верхней части листа.

название вида документа. Название вида документа располагается после реквизита наименование организации.

дата документа. Должна располагаться после реквизита наименование вида документа и не записывается в кавычках.

номер документа. Реквизит отсутствует.

заголовок к тексту. Располагается после реквизита место составления документа.

гриф утверждения. Реквизит отсутствует.

в тексте введения акта должно указываться основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Эта часть акта начинается словом «Основание», затем пишется слово «Составлен».

подпись. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

Должностная инструкция.

В должностной инструкции были выявлены следующие недостатки:

отсутствие реквизитов «Заголовок к тексту»;

неправильно оформлены реквизиты «Подпись», «Гриф согласования», «Наименование вида документа»;

отсутствуют основные разделы.

Основными средствами составления документов в настоящее время являются персональные компьютеры, вытеснившие с предприятия пишущие машинки, до недавнего времени широко применявшиеся. На рабочем месте заместителя главного директора имеется компьютер, который используется для создания и оформления документов; принтер, факс для передачи документации, телефон. Наиболее часто используемыми программными приложениями, с которыми приходится работать заместителю директора являются: Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook Express. Microsoft Word является одним из лучших текстовых редакторов, благодаря которому можно без особых усилий создавать текстовые документы, и благодаря персональному интерактивному корректору осуществлять проверку грамматических и синтаксических ошибок. С помощью графического редактора Microsoft Excel можно отобразить любую информацию в графическом виде, с помощью диаграмм. Это программное приложение используется для создания таблиц. Достаточно часто заместителю директора приходится работать с электронной почтой. Это становится возможным благодаря Outlook Express. С помощью данного приложение получение, создание и передача писем по электронной почте не составляет особого труда, тем самым скорость получения и обработки информации сокращается до минимума.

Очень часто исполнительный директор отправляет и получает документы с помощью факсимильной связи. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем отдела компании, и утверждаются директором ООО «Крона» в форме грифа утверждения или путем издания приказа. Текст проекта положения, правил, инструкций печатается на общем бланке. Кроме вышеперечисленных документов, секретариат издает также следующие документы: инструктивные и информационные письма, доверенности, описи дел постоянного хранения, журналы регистрации.

Движение документов в ООО «Крона» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Технологическая цепочка движения и обработки документов в ООО «Крона» состоит из следующих этапов:

– приема и первичной обработки;

– предварительного рассмотрения и распределения;

– регистрации документов;

– направления на исполнение и исполнения документов;

– оформления и удостоверения документов;

– отправки.

На каждом этапе секретариат выполняет типовые операции по работе с документами.

Прием и отправка документов в ООО «Крона» осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте.

Прием и первичная обработка документов осуществляется сотрудниками Управления делами. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственно ООО «Крона» (как и любому структурному подразделению) или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта.

На полученном документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп, включающий дату, номер и количество листов документа. Зарегистрированные документы передают в почту секретарю директора.

Поступившие телеграммы регистрируются в журнале и немедленно передаются адресату. Право подписи телеграмм, составленных в ООО «Крона», имеют директор и зам. директора.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Принятые телефонограммы печатаются в 2-х экземплярах, один передается адресату, а второй, как правило, подшивается в дело.

Тексты служебных документов, направляемые по каналу факсимильной связи, оформляются на бланках. Объем передаваемого документа, не должен превышать 5 листов. Ответственность за содержание документа возлагается на руководителя, подписавшего документ. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям

В ООО «Крона» регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Документы Управления регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Не подлежат регистрации следующие документы: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; программы совещаний, конференций; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); бухгалтерские документы, месячные, квартальные и полугодовые отчеты (подлежат специальному учету в бухгалтерии).

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы и внутренние документы: распоряжения и приказы директора по основной деятельности, по финансовой деятельности, приказы по личному составу.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится централизованно в Управлении делами в журналах регистрации и карточках учета.

В ООО «Крона» заказная входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в журналах учета. Входящая и исходящая корреспонденция регистрируется на регистрационных карточках. Внутренние документы регистрируются в журналах учета.

Контроль исполнения в ООО «Крона» включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

При постановке документа на контроль проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» в левом верхнем углу документа, в правом, как правило, пишется резолюция.

Управление делами ведет механическую и автоматизированную контрольную картотеку. Контрольная карточка составляется в 2-х экземплярах: один – передается исполнителю вместе с документом, другой остается в контрольной картотеке до исполнения документа.

Финансовые ресурсы:

Обеспечение сохранности документов.

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного срок хранения должны быть сохранены в организации:

- до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;

- до сдачи дел на государственное хранение;

- до ликвидации организации.

В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование.

Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ.

Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео- и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.

Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям перечней.

Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных документов на компьютерных носителях не запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин.

До настоящего времени более надежного и дешевого, чем бумага (документ на бумаге уже есть, он бесплатен!), носителя с более универсальной и автономной системой записи и чтения информации пока в офисных технологиях не появилось.

Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например дискетах, требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное, т.е. свыше 10 лет хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.

В настоящее время единственно возможным носителем для записи архивируемых документов может считаться не перезаписываемый оптический диск (CDR), хотя в последнее время возросли претензии и к его качеству.

Постепенно практика подходит к тому, что все больше фирм признают целесообразным размещать на оптических дисках документы со сроками хранения только до 10 лет. А вот в качестве рабочей копии для каждодневного использования возможно создание электронных копий документов с более длительными сроками хранения, например личных дел сотрудников. Надежнее при этом сканировать и хранить документы в графическом формате для сохранения всех визуальных особенностей документов.

При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов.

Размещение документов в хранилищах.

Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

В основе размещения архивных документов в организациях лежит:

создание наилучших условий для документов постоянного хранения,

удобства оперативного использования всех документов.

Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.

При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в архиве организации более целесообразно размещать дела не только по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, но и по срокам их выделения к уничтожению.

Для ориентации в динамично изменяющемся составе дел составляются топографические указатели, а все помещения, стеллажи в них нумеруются слева направо от входа. Полки также нумеруются в соответствии с установкой дел, т.е. постеллажно сверху вниз.

Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа архивохранилища, двери дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и не жидкостные, например, песок и брезент).

Архивы должны иметь:

специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см;

ширину проходов между стеллажами не менее 75 см;

ширину основных проходов до 120 см;

расстояние между полками по высоте 35-40 см;

расстояние торцов стеллажей от стен 45 см;

расстояние от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах-до 50 см.

Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в «бумагохранилищах», их споры переносятся воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы. Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25-27°С, в тесно загроможденных углах и непроветриваемых шкафах.

Поэтому в хранилищах документов должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18-20°С, с относительной влажностью воздуха 50-55%. Пленочные носители требуют еще более жестких условий хранения, поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах архивохранилищ. Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов, К коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием:

номера описи (номенклатуры дел),

года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикальный или горизонтальный.

Проверка наличия и состояния документов

Проверки фактического наличия и физического состояния дел (выцветание, заражение, механические повреждения) проводятся не реже:

одного раза в 10 лет,

для дел постоянного хранения - раз в 5 лет,

для конфиденциальных документов - ежегодно

Такие проверки проводят также:

при смене заведующих архивами,

при массовой порче или гибели дел,

после перемещения дел в другое архивохранилище.

Итоги проверок оформляются актами по типовой форме, установленной Архивной службой, утверждаемыми руководителем организации. При проверке контролируется не только практическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах, а дела для контроля за их сохранностью проверяются полистно. По результатам проверок, утвержденным руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.

3.4 План-график работ

Период или дата	Мероприятие	Дата проведения	Расходы	Ответственные лица
2 недели	Анализ документов предприятия ООО «Крона», подлежащих хранению в архиве	4 октября 2010 года	Заработная плата персонала компании и работников архива	Исполнительный директор предприятия, заведующий архивом
4 недели	Подготовка и сбор документов для помещения в архив	18 октября 2010 года	Заработная плата персонала компании и работников архива	Исполнительный директор предприятия, заведующий архивом
3 месяца	Сканирование имеющихся документов для занесения в электронную базу данных	15 ноября 2010 года	Заработная плата работников архива	Заведующий архивом
С 10 января 2011 года	Ввод новых документов в электронную базу данных	10 января 2011 года	Заработная плата персонала компании и работников архива	Заведующий архивом
С 10 января 2011 года	Хранение архива		Заработная плата работников архива	Заведующий архивом
С 10 января 2011 года	Подбор документов из архива		Заработная плата работников архива	Заведующий архивом
С 10 января 2011 года	Обеспечение безопасности данных и сохранности архива		Заработная плата работников архива	Заведующий архивом

3.5 Ожидаемые результаты
Внедрение архива призвано помочь:

- на 30% сократить время поиска документов;

- на 30% ускорить доставку управленческой информации (приказов, распоряжений поручений);

- в разы усилить контроль исполнения документов и поручений по ним и ужесточить исполнительскую дисциплину сотрудников всей компании;

- на 20% ускорить время разработки и согласования документов;

- в 20 раз сократить затраты на копирование внутренних документов;

- втрое сократить затраты на расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов при обработке входящих и исходящих документов;

- значительно сократить количество персонала, обеспечивающего доставку информации;

- на 80% снизить затраты на хранение бумажных документов за счет перевода их в электронную форму;

- на 25-40% повысить производительность труда сотрудников организации.

Внедрение электронного архива первичной бухгалтерской документации — это переход на удобную автоматизированную работу с электронными копиями документов при неизменности сложившегося порядка работы бухгалтерии, быстрое выполнение трудоемких задач подбора документов, обеспечение целостности и сохранности бумажного архива.


Таблица 3.1

Преимущества внедрения

Для предприятия

Быстрый электронный поиск и формирование подборок документов; Отсутствие необходимости хранения архива оригиналов документов непосредственно в бухгалтерии; Возможность одновременного обращения к документу любого количества уполномоченных пользователей; Сохранность документов и порядок в бумажном архиве.

Для бухгалтера

Политика «чистого от бумаги стола»; Обеспечение оперативного доступа к любому документу архива; Использование привычных бухгалтерских систем предприятия для работы с документами архива; Возможность просмотра всех первичных документов, связанных с оформлением каждой финансово–хозяйственной операцией в учетной системе предприятия; Существенное снижение обращений к бумажному архиву; Исключение ручного труда при поиске необходимых документов Сохранение всех версий документа при его изменении.

Продолжение таблицы 3.1

Для администратора и службы безопасности

Централизованное хранение в едином архиве с единой контролируемой политикой управления и доступа сотрудников; Поддержка правил и методов управления документами в соответствии с нормами государственного, отраслевого и корпоративного регулирования; Возможность шифрования документов и использования электронной цифровой подписи; Гарантированная защита, как от случайного, так и от умышленного уничтожения документов электронного архива; Регламентация прав доступа, как ко всему документу, так и к его отдельным страницам или фрагментам; Протоколирование всех действий пользователей с электронным архивом.

3.6 Риски

Риски	Мероприятия по его снижению	Дата проведения	Расходы	Ответственные лица
Обеспечение сохранности документов	1) обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами; 2) обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе; 3) обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя. Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от вида электронного документа и срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях – хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах. Иногда (по разным причинам) возникает необходимость переноса электронных документов на внешние носители.	С 10 января 2011 года	Заработная плата персонала компании и работников архива	Исполнительный директор предприятия, заведующий архивом
Защита персональных данных	Доступ к архиву по запросу, доступ к определенным документам разрешен ограниченному числу пользователей	С 10 января 2011 года	Заработная плата персонала компании и работников архива	Исполнительный директор предприятия, заведующий архивом
Риск, связанный с нарушением взаимодействий между новым отделом и другими структурными подразделениями организации.	Способ избежания: недопущение возможности возникновения проблем, связанных с этим взаимодействием, недопущение дублирования новым отделом функций других отелов. Если все же возникла такая проблема, то необходимо ликвидировать ее на раннем этапе, путем ясной и четкой постановки целей, проведения разъяснительной работы и распределения полномочий между этими отделами. Важно также заметить, что этот риск носит внутриорганизационный характер.	С 10 января 2011 года	Заработная плата персонала компании и работников архива	Исполнительный директор предприятия, заведующий архивом
Риск, связанный с недостаточным финансированием (например, если сложившаяся ситуация требует более серьезных затрат).	Способ избежания: необходимо, прежде чем составлять план финансирования отделов, грамотно проанализировать будущий спектр деятельности и затрат, связанных с функционированием.	С 10 января 2011 года		Исполнительный директор предприятия, заведующий архивом
Риск, связанный с недостаточным уровнем квалификации персонала, так как основная ценность создаваемого отдела в опыте и компетентности сотрудников.	Грамотный подбор персонала в отдел	С 10 января 2011 года	Заработная плата персонала компании и работников архива	Исполнительный директор предприятия, заведующий архивом, начальник отдела кадров

3.7 Бюджет
Для полноценного функционирования нового структурного подразделения необходима определенная финансовая база. Основные статьи расходной части на его создание будут складываться из следующего элементов:
Оплата труда персонала

Должность	Шт.ед.	Зар. плата за 100% раб.времени	Кол-во рабочего времени	Общая сумма
Зав. архивом	1,0	15000	40 часов в неделю	180000
Специалисты архива	3,0	10000	40 часов в неделю	120000
Итого	4,0	25000		300000

Материалы и технические ресурсы

Ремонт помещения	50 т. руб.
Компьютеры	175 т. руб.
Орг. техника	200 т. руб.
Канцтовары	5 т. руб.
Мебель	150 т. руб.
Итого	550 т. руб.

3.8 Сотрудники архива
Качественный состав персонала архива предприятия ООО «Крона» приведен в табл. 3.1.


Таблица 3.1

Сведения о сотрудниках архива ООО «Крона» в зависимости от их возраста и образования

Наименование показателя	Состояние на 01.11.10г.
Сотрудники, возраст которых составляет менее 25 лет, %	25,0
Сотрудники, возраст которых составляет от 25 до 35 лет, %	50
Сотрудники, возраст которых составляет от 35 до 55 лет, %	25
Сотрудники, возраст которых составляет более 55 лет, %
Итого:	100
Из них: Имеющие среднее и/или полное общее образование, %
Имеющие начальное и/или среднее профессиональное образование, %	50
Имеющие высшее профессиональное образование, %	50

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом деятельности государственных учреждений, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда в государственном учреждении. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов.

В процессе написания работы рассмотрена организация службы архива предприятия ООО «Крона».

ООО «Крона» выдано Свидетельство о государственной регистрации юридического лица, подтверждающее, что в соответствии с Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц» в единый государственный реестр юридических лиц внесена запись о создании ООО «Крона» за №1036301081013.

ООО «Крона» было поставлено на учет в Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы России №2 по Самарской области и обществу были присвоены ИНН/КПП: 6323071352 / 632101001.

Уставом ООО «Крона» определены основные и дополнительные виды деятельности общества (изменения и дополнения к уставу ООО «Крона»), местонахождение и почтовый адрес общества, цели деятельности общества, права общества.

Положение об архиве организации ООО «Крона» разработано на основе примерных положений об архиве, утвержденных Росархивом. В положении определяются задачи и функции архива, его права и ответственность, организация деятельности архива и состав хранящихся в нем документов. Положение об архиве согласовано с соответствующим учреждением Росархива, после чего утверждено руководителем предприятия.

Положения о структурных подразделениях архива предприятия разработано на основе положения об архиве, примерных положений о структурных подразделениях архива, утвержденных Росархивом. В положении о подразделении архива предприятия ООО «Крона» определены задачи и функции подразделения, его права и ответственность, организация деятельности. После согласования с заинтересованными сторонами положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем архива предприятия.

В ООО «Крона» присутствует смешанная организационная форма работы с документами. Часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация, тиражирование) выполняется Управлением делами, а секретариат выполняет операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

ООО «Крона» издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1.  Гражданский кодекс РФ. Части первая, вторая и третья. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003. - ст. 52.

2.  Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

3.  Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

4.  Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления: Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003. – 359 с.

5.  Дёмин Ю. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. – М.: 2008.

6.   Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. – Спб.: Питер, 2008.

7.   Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. - 5-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2006.

8.  Козикова О.В. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. – Ульяновск: УлГТУ,2008.

9.  Кузнецова Т.В. Организационные документы. // Секретарское дело,2003, № 11, с.6-9.

10.  Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). // Управление персоналом, 2007.

11. Лихачева О.Н., Щуров С.А. Долгосрочная и краткосрочная финансовая политика предприятия: учебное пособие. / Под ред. И.Я. Лукасевича. - М.: Вузовский учебник, 2007. - с. 262-275.

12. Организация работы с документами: Учебник. / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2006.

13.  Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: ПРИОР, 2006.

14.  Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. - М: Проспект, 2005.

15.  Шилин Ю. Учет документов в архиве. Журнал «Секретарское дело», 2008, № 7, с 31-34.

---