Кодекс и Законы Основы построения организационных структур
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-29Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
СОДЕРЖАНИЕ
I
Теоретическая часть
Введение 1
1 Определение организации и системы 2-4
2 Основные закономерности ОС 4-7
3 Составляющие ОС 7-14
4 Методы планирования организационных систем 14-16
1.1 системный подход
1.2 нормативный метод
1.3 метод параметрического (организационного) моделирования
1.4 метод функционального моделирования
1.5 программно-целевой метод
5 Закономерности планирования и построения ОС 16-18
6 Организация планирования ОС 18-23
Должностная инструкция контролера службы безопасности 28-30
Заключение 24
Список использованной литературы 30
II
Практическая часть
Проектирование организационной структуры предприятия
1. Исходные параметры организации 25
1.1 Название организации
1.2 Адрес
1.3 Начальный капитал
1.4 Сфера деятельности
2. Анализ внешней среды 25
3. Проектирование организационной структуры 25-27
ВВЕДЕНИЕ
Общество состоит из множества организаций, с которыми связаны все аспекты и проявления человеческой жизни общества в целом, экономики, науки, культуры, образования и даже личной жизни. Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, функционирующее на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей. Под словами «сознательно координируемое» понимается управление, под «социальным образованием»-то, что организация состоит из людей или групп лиц, взаимодействующих между собой.[10]
На протяжении тысячелетий люди создавали организационные системы, пользуясь интуицией, здравым смыслом и опытом прошлого.
С возникновением письменности практический опыт построения систем стал переноситься на бумагу в виде проектов и передаваться будущему поколению. Таким образом, для построения новых операционных систем конструктор получил возможность пользоваться готовыми проектами аналогичных систем, хорошо зарекомендовавших себя в прошлом. Такая практика широко используется и в настоящее время.
Для создания системы, имеющей аналоги в прошлом, разработчик подыскивает подходящий аналогичный проект и принимает его за основу будущей системы. Если же такого аналога найти не удаётся, на помощь приходят здравый смысл и интуиция, частично дополняемые известными методами планирования организационных структур управления, среди которых наибольшее распространение получили системный подход, нормативный метод, метод параметрического моделирования, метод функционального моделирования и программно-целевой метод.
Определение организации и системы
“Большой энциклопедический словарь” дает такое определение организации: организация (франц. - organisation, от средневекового латинского organizo – сообщаю стройный вид, устраиваю)
1) внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленные его строением;
2) совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;
3) объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур. Обычно соотносится с понятиями структуры, системы, управления.
Понятие организации трактуется в следующих направлениях: организация как совокупность юридических и правовых форм (ООО, ЗАО, государство); организация как искусственное объединение людей, занимающих определенное место в обществе и предназначенное для выполнения заданных функций; организация возникает тогда, когда достижения каких-либо целей признается возможным через достижения индивидуальных целей, возможно через достижение общих целей.
Предпринимательская организация это доминанта (главенство) общей цели.
Общественная организация -это доминанта индивидуальных целей. Организация понимается как динамичная, адаптивная, социальная система, стремящаяся действовать эффективно в условиях своего внешнего и внутреннего окружения; под организацией понимается процессы упорядочивания какого-либо объекта.
Во всех определениях организации присутствуют - цель, деятельность, субъекты деятельности (люди), элементы внешней и внутренней среды.
Понятие системы
Система - это множество составляющих единство, целостность элементов, связей и взаимоотношений между ними и внешней средой, образующие присущую данной системе целостность, качественную определенность и целепологание. Система является таким множеством элементов, у которых взаимодействие и взаимоотношения направлено на получение заданных целей и результатов.
Отличие организации от системы заключается наличием в организациях как искусственных образованиях свойства упорядоченности, иерархичности.
Особенностями любой системы являются: целостность (несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов, невыводимость из последних свойств целого), структурность (возможность описания системы через установление ее структуры), иерархичность (каждая часть системы выступает как своего рода подсистема, обладающая своими качествами) и др.
По уровню иерархии системы классифицируются на
1. Неживые: статистические структуры, простые динамические системы с заданным движением, кибернетические системы с обратной связью.
2. Живые: открытые системы с самосохраняемой структурой (уровень клеток), социальные системы, социальные организации (общество), трансцендентные системы (лежащие сегодня вне нашего сознания).
Все организации являются системами.
Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой.
Характеристики организационных систем.
Организационная система имеет следующие основные признаки:
- наличие целостной структурности, т.е. сочетания объектов, взаимосвязанных друг с другом, обеспечивающих в системе новые интерактивные качества; четко фиксированные состояния и положения элементов по отношению друг к другу и целому;
- существование в сфере или заданной функциональной направленности: иерархичность, упорядоченность структуры в целом.
Основные свойства организационных систем.
Система характеризуется состоянием и движением. Состояние системы это совокупность поведения ее элементов, взаимосвязей между ними. Состояние элементов это совокупность всех различных свойств элементов. Движение системы это процесс последовательного изменения состояния системы под влиянием внешней среды с учетом потенциала внутренней среды.
К свойствам организационных систем относятся и такие понятия как:
1.вход системы - различные способы приложения влияния внешней среды на систему;
2.выходы системы - различные точки приложения воздействий системы на внешнюю среду;
3.обратная связь это то, что соединяет выход системы с входом;
Ограничения системы это то, что определяет условия развития и реализации процессов. Ограничения системы определяются целями и характером связей, которые определяют границу системы; цель это конкретное представление о некоторой модели будущего результата способного удовлетворить исходную потребность при имеющихся реальных возможностях. Цель выбирается из некоторого множества альтернатив и составляет сущность управленческого решения; управление это непрерывный и целенаправленный процесс воздействия на объект управления, которым может быть как отдельная личность, как компоненты, как подсистема так и организация в целом; система управления это совокупность двух взаимосвязывающих подсистем (управляющей и управляемой), образующих новую систему; сущностью данной системы является процесс выработки управляющих воздействий; эффективность управляющей системы рассматривается как мера степени достижения цели функционирования.
Основные закономерности организационных систем
Организационная система определяется как совокупность взаимосвязанных и действующих элементов. Основными признаками таких систем являются:
1. Множество составляющих элементов.
2. Единство главной цели для всех ее элементов.
3. Наличие устойчивых взаимосвязей между элементами.
4. Целостность и единство элементов.
5. Наличие структуры и иерархичности.
6. Относительная самостоятельность, автономность элементов
7. Требования системы к необходимости управления.
Система может включать достаточно большой перечень элементов, которые является подсистемами. Подсистема это набор таких элементов, которые представляют собой автономную (подчиненную своим целям) деятельность.
Например: экономическая, техническая, организационная, правовая и прочие подсистемы.
Совокупность отношений и взаимосвязей между элементами определяет такие важнейшие свойства и закономерности системы как:
1)Свойства связанности. Т.е. элементы смогут действовать только вместе друг с другом. В противном случае их эффективность резко снижается.
2) Организационная сложность. Это признак того, что добавление новой единицы вводит не только новые отношения этой единиц ко всем другим, но и изменяет отношения между всеми составляющими.
3) Целостность. Это свойство, при котором каждая часть системы соотносится с каждой другой частью, что изменение в некоторой части вызывает изменения во всех других частях и в системе в целом. Целостность и обособленность (связанность и суммативность) это полярные случаи одного и того же свойства.
4) Свойство эмерджентности (главное свойство организационных систем) - это проявление качественно новых свойств у системы, отсутствующих у ее элементов и нехарактерных для них
Можно выделить три основные закономерности этого свойства:
4.1. Свойства системы (целого) не являются суммой ее элементов
(частей). Это свойство называется синергией.
4.2. Свойства целого зависят от свойств, входящих в него элементов, частей.
4.3. Объединенные в систему элементы могут терять свойства присущие им вне системы или приобретать, или получать новые.
Из этих свойств вытекает основной закон организации - закон синергии, заключающийся в том, что сумма свойств (потенциалов, энергии качеств) организованного целого превышает арифметическую сумму свойств, имеющихся у каждого из вошедших в состав целого элементов. Эффект синергии возникает за счет взаимного участия, взаимодействия элементов эффективного управления.
Типы управлений организационными системами
Подходы, которые внесли существенный вклад в развитие теории и практики управления:
1. Процессный подход рассматривает управление как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих функций.
2. В системном подходе подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимозависимых элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.
3. Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией.
Рассматривая организацию как организационную систему взаимосвязанных частей и совокупности отношений между элементами, выделяются два подхода к изучению систем управления:
1. Рассмотрение организаций с точки зрения ее функций.
2. Рассмотрение организаций как структуры, обеспечивающей реализацию функций.
В связи с данной классификацией можно выделить два основных типа систем управления: механистическая и органическая.
Механистическая система управления:
1. Основана на формальном разделении труда и четких операций.
2. Общие цели разлагаются на частные подзадачи, выполнение которых не зависит от решения общих задач
3. Операционные задания (задачи) задаются жестко в терминах конкретного выполнения.
4. В структуре управления преобладают вертикальные потоки информации.
5. Контроль и наиболее важная информация концентрируется ближе к вершине иерархии управления.
6. Выполнение всех видов работ не зависят от персональных качеств работников. Работники взаимозаменяемые.
Органическая система управления: Она направлена на максимальное высвобождение человеческого потенциала.
Свойства органической системы управления:
1. В системах управления отсутствует жесткое распределение обязанностей, задач, ответственности и целей. Происходит их постоянное перераспределение и корректировка.
2. В структуре управления, управленческих решений иерархия нарушается.
Преобладают над вертикальными горизонтальные коммуникации и неформальные связи.
3. Регламентация работ низкая, основная ставка на исполнительность, инициативу и мотивацию.
4. Главным в управлении и организации делается на развитии персональных качеств работников, их творческого потенциала.
Органическая система управления наиболее эффективна для высоко динамичных организационных систем, адаптивных организаций.
Методика и техника исследования в теории организации.
К настоящему времени известны четыре важнейших подхода, которые внесли существенный вклад в развитие теории и практики управления.
Подход с позиций выделения различных школ в управлении заключает в себе фактически четыре разных подхода. Здесь управление рассматривается с четырех различных точек зрения. Это школы научного управления, административного управления, человеческих отношений и науки о поведении, а также науки управления, или количественных методов.
Процессный подход рассматривает управление как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих функций.
В системном подходе подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимозависимых элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.
Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов как в самой организации, так и в окружающей среде, не существует единого «лучшего» способа управлять организацией. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации.
Структура управления организацией
В организационной системе функция исследуется и понимается как предназначение, цель деятельности организационной системы СТРУКТУРА!
Потенциал системы обеспечивает выживаемость организации, ее существование.
Построение совершенной функция управления, - ее реализация требует определенного рассмотрения как самой организации так и ее управляющей системы.
Между структурой управления и организационной структурой существует тесная связь: структура организации отражает принятое в ней разделение работ между подразделениями, подсистемами, структура управления создает механизм координации, обеспечивающих эффективное достижение общих целей и задач организации. Как правило, мероприятия по усовершенствованию состава самой организации вызывают изменения и в самой структуре управления.
Цель и управление в организационных системах
Цель это конкретное представление о некоторой модели будущего результата, которое способно удовлетворить составляющую систему элементов. Цель это ключевая характеристика организации и планируемый результат, выступаемый как единство желаемого и возможного. Цель организации выполнение определенных функций. Стратегическая цель организации обеспечение своего существования (выживание). Как правило, общая цель распадается на группу подцелей (тактических целей).
Тактические цели в свою очередь распадаются на группу оперативных целей.
Цель управления организацией это поддержание выхода организации на уровне, удовлетворяющем постоянные требования или планируемые результаты. Типы целей организации:
- цели, обусловленные потребностями общества в товарах и услугах, что отражает внешнюю функцию организации;
- цели, выражающие потребности работников в получении необходимых материальных и социальных благ;
- цели, системы, т.е. объективная необходимость поддержания целостного состояния организации на основе управленческих решений; миссия организации - очень общая (абстрактная) цель, вызывающая у членов организации необходимость ее достижения. Миссия, как цель организации, бывает направлена, как на внутреннюю среду организации (организационная культура), так и на внешнюю среду (имидж организации).
Стратегия организации отвечает на вопрос: как добиться цели в условиях динамичной внешней и внутренней среды.
Тактика означает развернутый план реализации стратегии. Оперативное управление это поддержание системы в заданных параметрах. Организационные системы имеет много взаимосвязанных целей. Основные причины множественности целей: невозможность точно выявить, измерить и увязать все факторы, влияющие на максимум прибыли, а также свести их к единому синтетическому (объединенному) показателю; необходимость декомпозиции целей системы по критерию «средства- результаты». В практике реального управления составляется так называемое «дерево целей». Имеется стратегическая (главная, общая) цель. Она подразделяется на определенное число тактических целей. Каждая тактическая цель подразделяется на ряд оперативных целей:
- всегда существуют разнонаправленные цели, которые присущи составляющим системы и находящиеся в диалектическом равновесии; системы долгосрочных и краткосрочных целей не совпадают;
- техническая проблема, связанная с невозможностью построения идеальной информационной системы, отражающей реальные взаимосвязи элементов.
Основные составляющие организационных систем
В качестве составляющих системы выделяют:
1. Элементы, под которыми понимаются простейшие неделимые части системы. В общем виде имеется неограниченное множество таких частей, способ выделения которых зависит от определения целей, анализа и построения системы.
Выделенные элементы системы могут находиться в определенных взаимосвязях и взаимовлияниях. Эти отношения могут определяться как на физическом уровне, так и на абстрактном..
2. Подсистема. Система может быть разбита (расчленена) на определенное количество подсистем, причем каждая из них является системой. И в этом можно определить отличие подсистемы от компонентов и элементов.
3. Структура. Система может быть представлена путем перечисления элементов или заданием свойства принадлежности к некоторому множеству, а также последовательным расчленением на подсистему, компоненты и элементы с набором взаимосвязей между ними. В последнем случае вводится понятие структуры, которая отражает наиболее существенные взаимосвязи между элементами и их группами. Заданные взаимосвязи обеспечивают существование системы и ее основных свойств. Структурные свойства обладают относительной независимостью и могут выступать как инвариант при переходе от одной системы к другой, перенося закономерности из одной системы в другую.
4. Функция. Функция м.б. представлена как процесс или деятельность, внешнее проявление свойств какого либо объекта в данной системе отношений.
5. Свойства - это качество параметров объектов, на основе которых получают знание об объекте. Свойства выражаются в показателях системы
(количественных и качественных).
6. Связи. Связи характеризуются направлением, силой и характером и обеспечивают возникновение и сохранение структуры и целостных свойств системы и характеризуют ее строение и функционирование. Предполагается, что связи существуют между всеми элементами системы.
7. Состояние. Состояние определяется как мгновенная характеристика системы, которая обеспечивает определение знания свойств системы в конкретный момент времени. Состояние определяется либо через входные воздействия и выходные результаты, либо через общесистемные свойства. Статическая система это система одного состояния. Динамическая система это система с множеством состояний, в которых с течением времени происходит переход из одного состояния в другое.
Описание организации как объекта управления (количественные и качественные параметры)
Любая организация как объект управления вне зависимости от ее конкретного назначения может быть описана с помощью ряда параметров, число и состав которых зависит от целей этого описания и целей управления. Самое общее представление об организации как об объекте управления можно получить, имея информацию о ее целевом предназначении, юридическом статусе, имеющихся ресурсах и ряде частных параметров.
Основные параметры описания организаций.
1. Назначение организации. Эта характеристика необходима для определения места и роли организации в общем экономическом пространстве. Ее значение оценивается по таким показателям как: виды продукции и услуги, способы удовлетворения общественных потребностей, виды и качество произведённой информации и т.п. Однако в современных экономических условиях большинство предприятий производит большое количество видов товаров и услуг в разных областях, т.е. являются диверсифицированными.
2. Юридический адрес, местонахождение. Это важнейший параметр, который отражает специфику размещения данной организации и ее подразделений с точки зрения территориальных связей.
3. Вид собственности. В данном показателе отражается в соответствии с законодательством государства взаимоотношения, как хозяйствующих субъектов, так и юридических.
4. Отраслевая принадлежность. Это приоритетная деятельность среди других видов деятельности предприятия.
5. Историческая справка (история деятельности), в которой описываются основные этапы функционирования и развития организации.
6. Структура организации. Здесь должны описываться состав ее основных систем (технических, технологических, финансовых, социальных и т.д.).
7. Структура управления. В ней фиксируются данные управляющей и управляемой подсистем.
8. Показатели управляющего воздействия (руководство), т.е. способы разделения власти, подготовки и реализации управленческого решения.
9. Содержание и сущность организационной культуры, т.е. группы ценностей разделяемых членами организации и являющиеся регуляторами их поведения.
Миссия организации, понимается как предназначение организации или как сформулированная общая цель. Имидж организации это то, как организация выглядит в глазах потребителей. Все характеристики организационной культуры миссий и организаций взаимосвязаны.
10. Факторы внешней среды, т.е. выделяются ключевые факторы прямого и косвенного воздействия на деятельность организации.
11. Параметры ресурсов, где под ресурсами понимается совокупность из того, с чем связан менеджер, т.е. с тем, чем он располагает.
Применительно к организационным системам все группы перечисленных параметров и показателей находят свое отражение в таком документе как бизнес-план.
10. Сущность системного подхода к изучению организаций.
Применение теории систем в управлении в конце 30-х годов явилось важнейшим вкладом школы науки управления. Системный подход — это не есть набор каких- то руководств или принципов для управляющих - это способ мышления по отношению к организации и управлению. Система — это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.
Системный подход является не набором каких-либо правил к руководству, а это скорее способ анализа организационных систем управления. Системный подход основывается на следующих принципах:
1. Единства, т.е. совместного, комплексного рассмотрения системы как целого и как особого составления его частей.
2. Развития. Это принцип необходимости изменения системы по отношению к внешней и внутренней среде. Т.е. система - это постоянно адаптирующийся целостный механизм.
3. Единства общей цели, где предполагается выбор глобальной цели для всех подсистем организации. Оптимум подсистем не является оптимумом для всей системы.
4. Функциональность, т.е. совместное рассмотрение структуры системы и функций. Приоритет всегда отдается функции над структурой, где функция — цель, назначение, а структура - состав, элементы. При анализе организационных систем необходимо выделять пересечения функциональных и структурных взаимосвязей.
5. Децентрализация. Сочетание централизации и децентрализации в структуре и функциях организационной системы может эффективно действовать(адаптироваться к внешним и внутренним условиям) только при оптимальном соотношении распределения решений в управленческих воздействиях.
6. Принцип иерархии. Анализ и учет соподчинения и соотношения составляющих частей системы, их ранжирование.
7. Принцип неопределенности, множественности. Детерминированный характер связей предполагает жесткую взаимосвязь между причинами и следствиями. При вероятностном подходе нет явной связи между причиной и следствием, где: одна причина может приводить к разным следствиям и наоборот - различные причины (факторы) могут приводить к одинаковым следствиям.
8. Принцип организованности, упорядоченности, т.е. выявление процессов последовательности и степени выполнения управленческих решений.
Характеристики организации как открытой системы
Открытая система это такая система, которая имеет постоянные и регулируемые взаимосвязи с внешней средой. Характер этих взаимосвязей предполагает изменчивость как внешней, так и внутренней среды.
Обобщенные характеристики организации как открытой системы:
1. Компоненты или составляющие организации, которые необходимы для достижения общей цели системы.
2. Связи, т.е. компоненты системы связаны между собой, что обеспечивает непрерывность протекающих в системе процессов.
3. Структурность. Форма связи организационно закреплена в структуре, что обеспечивает устойчивость и придает системе стабильность. Для системы структура важнее, чем функции.
4. Взаимодействие, т.е. характер и направленность воздействия одних компонентов на другие в результате чего образуется эффект.
5. Процессы. В системе одновременно осуществляется ряд процессов, каждый из которых связан с какими-либо изменениями. Процессы изменяют ресурсы, входящие в систему и превращающих в продукты или услуги.
6. Холизм, эмерджентность. Холизм означает целостность, единство, а эмерджентность появление свойств, возникающих только в результате взаимодействия ее компонентов.
7. Концепция. Система это концепция, ее особая форма, отражает цели и ценности людей, которые являются неотъемлемыми частями и реализуют собственные идеи о том, какая система должна быть.
Классификация систем
Классификационные признаки систем -непосредственно определяются целями систем, а также целями их исследования. Таким образом системы, в том числе и организационные; могут быть классифицированы в зависимости от свойств целеполагания, характера и уровня взаимосвязи между элементами и взаимоотношением границ системы (внешней и внутренней среды).
Наиболее распространенная классификация организационных систем:
1. Естественные и искусственные системы. Естественные системы: создаются природой или обществом. Искусственные создаются для реализации целей людей. Поэтому большинство организационных систем имеют характер искусственных.
2.Открытые и закрытые системы. Где открытые системы характеризуются - наличием разветвленных связей с внешней средой и зависимостью от нее, т.е. открытые системы это, системы находящиеся в постоянном обмене информацией, ресурсами. Закрытые системы это системы, которые характерны наличием тесных внутренних связей и отсутствием связей с внешней средой.
Для эффективного существования организационной системы необходимо с одной стороны поддерживать, создавать необходимые связи с внешней средой, исследовать ее для обеспечения адаптивных свойств. Но с другой стороны, для предотвращения «размывания» организации во внешней среде необходимо поддерживать стабильность в системе за счет укрепления внутренних взаимосвязей.
3. Детерминированные и вероятностные системы. Детерминация определение причинно-следственных связей. Вероятностный подход означает, что одна и та же причина может приводить к разным следствиям, или же разные причины могут давать одинаковые результаты. Организация представляет собой систему, которая в результате процессов управления, переходит из вероятностной в детерминированную систему связи. Наиболее эффективными организационными системами являются детерминированные системы с возможностью изменения функций и структуры системы в зависимости от условий внешних и внутренних факторов.
4. Кибернетические и идеологические системы. Кибернетические, имеющие внешнюю цель развития, целенаправленное поведение. Идеологические, имеющие внутреннюю цель развития.
Кроме этого в различных научных дисциплинах, в теории организации используется следующая классификация организационных систем:
1. Любую организацию можно разделить на формальную и неформальную системы.
Формальная система характеризует официальный статус элементов организации, их жесткое закрепление в иерархии реализации управленческих решений и соответствует формальной структуре организации. Неформальные системы основываются на прямых информационных контактах, а также на интересах и желаниях членов организации. В любой организации можно выделить конечное число формальных систем и бесконечное, постоянно меняющееся, число неформальных систем. Неформальные отношения могут как повышать эффективность системы, так и уменьшать.
2. Жесткие и мягкие системы.
3. Вертикальные и горизонтальны системы.
Таким образом, в основе всех видов классификаций лежат характер и направленность организационных отношений, складывающихся в процессе производства, труда, социальной деятельности работников. Цель классификации - ограничить выбор подходов к отображению системы, сопоставить выделенным классам приемы и методы системного подхода, что должно привести к улучшению управляемости заданной системы.
МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Системный подход
Он основан на представлении о системе как о чём-то целостном, обладающем новыми свойствами (качествами) по сравнению со свойствами составляющих её элементов. Новые свойства при этом понимаются очень широко. Они могут выражаться, в частности, в способности решать новые проблемы или достигать новых целей.
Для этого требуется определить границы системы, выделив её из окружающего мира, и затем соответствующим образом изменить (преобразовать), или, говоря математическим языком, перевести систему в желаемое состояние.
В. М. Глушков выделил в системном подходе следующие этапы:[1]
1. Постановка задачи (проблемы): определение объекта исследования, постановка целей, задание критериев для изучения объекта и управления им.
2. Очерчивание границ изучаемой системы и её структуризация. На этом этапе вся совокупность объектов и процессов, имеющих отношение к поставленной цели, разбивается на 2 класса - собственно изучаемая система и внешняя среда.
3. Составление математической модели изучаемой системы : параметризация системы, задание области определения параметров, установление зависимостей между введёнными параметрами.
4. Исследование построенной модели : прогноз развития изучаемой системы на основе её модели, анализ результатов моделирования .
5. Выбор оптимального управления.
Выбор оптимального управления как раз и позволяет перевести систему в желаемое ( целевое ) состояние и тем самым решить поставленную проблему.
Несмотря на чёткую математическую трактовку системного подхода, он не получил, однако, однозначной практической интерпретации. В связи с этим развиваются несколько направлений его практической реализации.
Наибольшее распространение получили системотехнические направления, суть которых заключается в совершенствовании существующих систем управления. Для этого проводится их обследование (диагностический анализ), выявляются недостатки и пути устранения последних , формируются мероприятия по совершенствованию систем , разрабатываются проекты АСУ, внедрение которых рассматривается как способ преобразования существующих систем управления . АСУПовское направление официально признано и закреплено в соответствующих руководящих методических материалах[2] .
Системотехническое направление является более наукоёмким и находится в настоящее время в стадии развития.
Планирование сложной системы разбивается на два этапа : внешнее (или макро- ) и внутреннее ( или микро- ) планирование .
Внешнее планирование отвечает за вопрос: с какой целью создаётся система? Внутреннее - на вопрос: какими средствами реализуется система? Другими словами: " При внешнем планировании формируется цель и критерий эффективности будущей системы, а затем корректируется её модель. Локализуется сама система, определяются её границы, фиксируются факторы внешней среды, влияющие на систему или находящиеся под её влиянием ; определяются входы, на которые система должна реагировать, и виды реакций, критерии эффективности её функционирования. Внутреннее планирование определяет содержание самой системы ."[3]
Этап внешнего планирования складывается из подэтапов анализа и синтеза. На первом подэтапе формируется цель разрабатываемой системы, проводится изучение существующей системы, составляется генеральная схема будущей системы. На втором - последовательно выполняется эскизное, техническое, рабочее планирование системы.
Данный подход активно разрабатывается, однако не решён пока принципиальный вопрос: как на основе анализа существующей системы перейти к модели будущей системы?
Нормативный метод
Второе название этого метода - экспортно-аналитический. Он основан на выявлении статистических зависимостей между параметрами характеристик структуры ОС и факторами, влияющими на эти характеристики. Статистические зависимости устанавливаются в результате исследования однородной группы лучших (в определённом смысле) ОС: собираются данные о численных значениях структурных параметров и факторов; с помощью корреляционного анализа определяется степень влияния каждого фактора на структурные параметры и отбираются наиболее существенные факторы; выводятся нормативные формулы для расчёта параметров структуры. Разработанные нормативы определяют состав и содержание функций, перечень решаемых основных задач, тип организационной структуры и т. д. Полученные нормативы используют при планировании определённого класса ОС. Например, планирование организационной структуры управления машиностроительными предприятиями осуществляется на основе типовой схемы структуры управления, утверждённой для определённой группы предприятий, и схемы должностных окладов инженерно-технических работников, служащих и младшего обслуживающего персонала .[4]
Метод параметрического (организационного) моделирования
Этот метод заключается в установлении функциональных зависимостей между характеристиками ОУ (объекта управления) и СУ (субъекта управления) для выявления степени их соответствия. Для этого применяется аппарат математической статистики и логического анализа. В частности, с помощью корреляционного анализа изучаются зависимости между количеством работников аппарата управления и объёмом производства, на основе чего рассчитываются нормативы численности управленческого звена.
" Логика и механизм зависимости системы управления от объекта управления состоят в следующем. Во-первых, эта зависимость является объективной и реальной. Во-вторых, характер этой зависимости и теснота связи между элементами управляющей системы, с одной стороны, и объекта управления, с другой - неоднородные. Так, если система функций, а система информации преимущественно зависят непосредственно от особенностей объекта управления, то аппарат и техника управления зависят от объекта управления не непосредственно, а через функции управления и систему информации "[5].
Метод помогает производить синтез ОС на основе изучения сложившихся соотношений (пропорций) между характеристиками ОУ и СУ.
Метод функционального моделирования
Он заключается в том, что в основу формирования аппарата управления кладётся стандартный набор функций, осуществление которых необходимо на каждом объекте для его нормальной работ. К ним относятся такие функции , как оперативное управление производством , материально-техническое снабжение , расчёт труда и заработной платы , технико-экономическое планирование и др. Основной характеристикой организационной структуры управления считается численность административно-управленческого персонала, которая рассчитывается по функциям управления с учётом масштабов производства , отраслевой принадлежности предприятия и других факторов .
Исходя из численности для каждого уровня управления принимается определённое организационное решение: формирование отдела, управления или бюро для выполнения работ по каждой функции, установление определённых должностей и т. п.
Программно-целевой метод
Этот метод основан на формировании " древа целей ", в соответствии с которым определяется система мероприятий по реализации целей, называемая целевой комплексной программой (ЦКП). Для выполнения ЦКП строится специальная система управления ( СУ ЦКП ), которая доводит задания ЦКП до конкретных исполнителей и контролирует выполнение программы.
Организационная структура СУ ЦКП определяется, таким образом, " древом целей ", составом исполнителей и содержанием ЦКП.
Множество исполнителей программы и СУ ЦКП образуют в совокупности программно-целевую ОС, действующую в течение всего периода решения проблемы.
Такие системы предлагается планировать в три стадии:
1. Формирование общей структурной схемы системы и её главных характеристик (стадия композиции).
2. Разработка состава подразделений и основных связей между ними ( стадия структуризации ).
3. Разработка количественных характеристик аппарата управления, установление порядка его деятельности (стадия регламентации).
При этом первая стадия имеет принципиальное значение, поскольку она определяет структуру организации. На ней определяются система целей и задач организации, её тип и правовой статус, степень самостоятельности, границы деятельности, состав функций.
К недостаткам программно-целевого подхода следует отнести методическую незавершённость. Достаточно сказать, что в настоящее время " нет чётких, устоявшихся определений по широкому кругу концептуальных положений разработки и реализации комплексных программ, отсутствует единая точка зрения исследователей на основополагающие понятия программно-целевого планирования и управления, соотношение плана (в его традиционной форме) и целевой комплексной программы ".[6]
В результате происходит адаптация ( приспособление ) программных методов к существующим методам планирования и управления. Всё это существенно ограничивает рамки применения программно-целевого подхода, который наиболее эффективен для решения хорошо структурированных (изученных) проблем, для которых сравнительно нетрудно провести исследование по схеме " цель - система мероприятий - ОУ - СУ ".
В целом указанные выше подходы и методы применяются главным образом для совершенствования существующих ( действующих ) ОС. Что же касается создания новых ОС, то здесь пока ещё царят стихийность и субъективный подход. В самом деле, вопрос о том, быть или не быть той или иной организации, предприятию, объединению часто решается волевым путём сверху вниз без научного обоснования. Такой путь формирования ОС, к сожалению, прочно укоренившийся в нашей практике, даёт большой процент " брака " - нежизнеспособных и неэффективных систем.
Отсутствием научной основы разработки ОС объясняется во многом и "забывчивость " создаваемых систем. Не потому ли на каком-то этапе своего развития они начинают утрачивать связь с проблемами, для решения которых создавались, что эта связь не была учтена в полной мере при самом создании системы, определении её границ, структуры, функций и т. д.?
Как уже отмечалось, при создании новых ОС приходится отбирать ресурсы (в основном трудовые) у существующих. Понятно, что выделение ресурсов под каждую ОС должно быть строго дозировано в зависимости от важности решаемых ими проблем. К сожалению, и вопросы ранжирования проблем по их общественной значимости, и оценки эффективности использования тех или иных ресурсов в различных ОС остаются почти без внимания. Это приводит к тому, что решение многих важных проблем (и соответственно их ОС) не имеет достаточного ресурсного обеспечения.
Преобладание отраслевого принципа распределения ресурсов не способствует улучшению положения.
Кроме того, у нас нет и адекватных методик расчёта экономической эффективности ОС, что делает невозможным обоснование необходимости их создания.
Недостатком существующей практики планирования и создания ОС является также недостаточная оперативность. Иногда с момента появления проблемы и до момента построения ОС проходят многие годы, в течение которых обществу наносится невосполнимый ущерб от игнорирования проблем. Например, десятилетиями замалчивалась проблема охраны окружающей среды, пока наконец не была создана специальная ОС. Лишь сравнительно недавно стали предметом обсуждения проблемы наркомании, проституции, борьбы с организованной преступностью. Рано или поздно эти проблемы всё равно бы " всплыли на поверхность " , однако очевидно , что чем раньше та или иная проблема будет обнаружена и решена , тем больший ущерб удастся предотвратить .
Вряд ли можно признать такое положение удовлетворительным, и без разработки теории планирования и построения ОС его не улучшить.
ЗАКОНОМЕРНОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ И ПОСТРОЕНИЯ ОС
Всякая теория должна исходить из практики, чтобы потом служить ей же опорой. В этом смысле и теория планирования и построения ОС не исключение, она должна основываться на анализе практики создания и функционирования ОС. Основная сложность состоит в том, чтобы среди множества единичных фактов и наблюдений различных специалистов выявить какие-то ключевые положения, закономерности, общие для планирования и построения всех ОС.
Среди них можно выделить следующие:
1. Формирование ОС - это многоэтапный процесс.
2. Необходимым условием для начала планирования, а затем и создания ОС, является наличие определённой общественной потребности. Однако одной потребности недостаточно, нужны ещё определённые экономические, юридические, социальные, технические условия и другие гарантии, обеспечивающие им самостоятельность и относительную устойчивость.
3. Решение вновь возникающих проблем не обязательно требует создания новых ОС. Многие проблемы могут успешно решаться в рамках " старых " ОС.
Обычно для этого разрабатывается специальный комплекс мероприятий и готовятся постановления (или приказы), обязывающие соответствующие ОС выполнять предписанные им работы. Контроль за реализацией комплекса мероприятий осуществляется организацией, назначаемой головной по данной проблеме. Необходимость в планировании и построении новых ОС возникает обычно, когда становится очевидным, что существующие организационные структуры управления не справляются с решением проблемы и требуется создать новые.
4. Для выбора способа решения проблем предварительно проводится их исследование. Наибольшее распространение при этом получили методы системного анализа, в основном программно-целевые методы, наиболее естественным путём связывающие проблему со средствами её решения. Решение сложной проблемы обычно начинают с построения " дерева целей ", которых требуется достичь путём организации и проведения определённого комплекса мероприятий. Задача заключается в том, чтобы найти этот комплекс, указать конкретных исполнителей и сроки выполнения мероприятий. Для этого " дерево " как бы " накладывается " на реальную среду , в результате чего находится необходимая информация и составляется конкретная программа работ. Для решения сложных проблем иногда используются методы аналитического и имитационного моделирования.
5. После исследования проблемы наибольшую трудность вызывает обычно выбор исполнителей (или организаций-исполнителей), деятельность которых в рамках будущих ОС способна удовлетворить общественную потребность (или решить проблему) полностью или частично. Сложность задачи заключается не столько в том, чтобы найти таких исполнителей (или организаций- исполнителей), которые способны решить проблему, сколько в том, чтобы их можно было организовать в систему. При этом должна учитываться возможность перехода исполнителей из одной ОС в другую. Число конфликтов нередко увеличивается. К руководству приходят новые люди, предпринимающие попытки сдержать тенденцию к упадку.
Механизм выработки и принятия решений централизован.
В многоэтапном формировании ОС можно выделить три стадии:
1. На этой стадии, в связи с некоторой проблемой происходит умозрительное выделение (одним или несколькими исследованиями) ОУ из среды. При этом объект пока не получил широкого научного признания (и названия) и не имеет собственного СУ. Например, в связи с необходимостью решения проблемы укрепления здоровья населения некоторые исследователи выделяют объект, включающий ряд отраслей (здравоохранение, медицинская промышленность, физкультура и спорт, туризм и т. д.), состав которого, однако, требует уточнения. Этот объект пока не получил научного названия и не имеет собственного СУ.
2. На второй стадии объект получает научное признание, однако собственного СУ всё ещё не имеет. Например, топливно-производственный комплекс.
3. На третьей стадии объект получает юридическое признание и собственный СУ.
Таким образом, важно иметь ввиду, что ОУ длительное время может не иметь своего СУ. Вместе с тем формирование ОУ можно рассматривать как подготовительный этап создания СУ и ОС в целом.
Построение СУ осуществляется на основе анализа особенностей ОУ (количества исполнителей, их профессионального состава, сложности выполняемых работ) и информации, полученной при исследовании проблемы и условий её решения.
Зависимость характеристик СУ от особенностей ОУ определяет необходимость предварительного изучения производственной деятельности ОУ для разработки соответствующего СУ. Этот тезис получил своё подтверждение и дальнейшее развитие в работах наших учёных (С. Е. Каменицера, В. В.Соломатина, А. А. Модина и др.). Так, по мнению А. А. Модина, " создание и развитие современных систем управления определяется требованиями научного управления, свойствами управляемых объектов, а так же условиями использования технических средств "[8] .
Подобным образом высказываются и другие авторы. " Характеристики управляющей системы полностью определяются целями управления и степенью соответствия этим целям характеристик объекта, т. е. всей совокупности представляющих его параметров (структура объекта, состав и взаимосвязи входящих в него элементов, параметры отдельных элементов и т. д.).
Следовательно, ведущая роль в формировании параметров замкнутой системы, включающей объект управления, управляющую систему и обратную связь, принадлежит объекту управления. Поэтому при разработке организационной структуры органов управления первичным является объект как элемент базиса, а вторичным - управляющая система как фактор надстройки "[9] .
На изучении и использовании зависимости между характеристиками СУ и ОУ основан метод параметрического моделирования, имеющий широкое применение при планировании организационных структур управления. Указанные выше наблюдения и объективные закономерности создания ОС позволяют сформулировать следующие положения, составляющие основу проблемного подхода к планированию и последующему построению ОС.
1. В основе разработки любой ОС должно лежать изучение конкретной общественной потребности (проблемы).
2. Планирование и последующее построение ОС должно осуществляться в последовательности " проблема - ОУ - СУ ", что означает последовательное выполнение этапов: исследование проблемы, выбор границ ( состава ) ОУ, построение ( синтез ) СУ.
3. Выбор границ (состава) ОУ целесообразно осуществлять в две стадии. На первой - определить состав проблемного объекта, т. е. множество потенциальных исполнителей, кто своей деятельностью способен оказать влияние на решение проблемы. На второй - выбрать из них тех, кто удовлетворяет определённым требованиям и ресурсным ограничениям на создание ОС. При этом исполнителями могут быть организации (их подразделения), предприятия, объединения, отрасли и другие ОС.
4. Решение вопроса о целесообразности создания ОС должно приниматься на основе исследования проблемы, проблемного объекта, а также оценки ожидаемой эффективности системы.
5. Синтез СУ должен осуществляться исходя из особенностей ОУ.
6. Планирование ОС следует выполнять с учётом этапов, принятых для разработки сложных систем управления.
ОРГАНИЗАЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ ОС
Разработка ОС - сложный многоплановый процесс, требующий участия различных специалистов:
- специалистов по решаемой проблеме - для постановки и исследования проблемы, а так же выбора границ проблемного объекта и объекта управления;
- системотехников - для проектирования и внедрения системы;
- экономистов - для оценки экономической эффективности проектируемой системы и выбора наилучшего варианта её построения;
- программистов и электронщиков - для оснащения ОС необходимыми программными и техническими средствами;
- специалистов по базам данных и базам знаний - для создания информационной основы системы;
- юристов - для разработки документов, определяющих юридический статус системы и регламентирующих порядок работы её подразделений.
Формирование комплексных бригад, включающих указанных специалистов, требует значительных организационных усилий и затрат. Однако положительный опыт создания в 60 - 70-х годах подобных бригад для разработки АСУ говорит о том, что эта задача выполнима. Подобные бригады или группы могут создаваться на хозрасчётной основе при научно-исследовательских и проектных организациях, занимающихся созданием АСУ, а также при центрах экономического (или управленческого) консультирования. В дальнейшем они, по-видимому, смогут объединяться в организации, специализирующиеся на создании проблемно ориентированных ОС.
Пока ещё ни у нас в стране, ни за рубежом практически нет организаций или коллективов, специализирующихся на их создании.
Популярные в последнее время центры управленческого консультирования этим пока тоже не занимаются. Учитывая почти полное отсутствие отечественного и зарубежного опыта организации проектирования ОС, можно привести ряд общих положений, которые могут быть полезны для практических целей.
В разработке системы должны участвовать:
- организация-заказчик (т. е. организация, ответственная за решение проблемы и обладающая соответствующими полномочиями и ресурсами);
- организация-разработчик (научно-исследовательский или проектный институт по созданию ОС);
- НИИ (или их подразделения), специализирующиеся на данной проблеме, называемые проблемными НИИ;
- организации (подразделения), входящие в состав ОУ.
Аналогично АСУП процесс создания ОС должен осуществляться в три стадии с включением в первую стадию дополнительного этапа НИР, связанного с постановкой и исследованием проблемы, выбором границ и обследованием ОУ, а также синтезом СУ. Таким образом, весь процесс создания ОС включает следующие три стадии:
1. Предпроектная стадия. Включает этапы: подготовительный, проведения НИР, разработки технико-экономического обоснования (ТЭО) и технического задания (ТЗ) на создание ОС.
2. Стадия проектирования ( планирования ). Включает этапы : разработки технического ( ТП ) и рабочего ( РП ) проектов или технорабочего ( ТРП) проекта.
3. Стадия ввода в эксплуатацию ОС. Включает: выполнение монтажно- наладочных работ, опытную эксплуатацию и приёмосдаточные испытания системы.
На подготовительном этапе уточняется постановка проблемы, определяются заказчик, разработчик и проблемные НИИ, заключается договор на проведение НИР, формируется экспертный совет, составляется и утверждается план-график совместных работ.
На этапе НИР проводится исследование проблемы, определяются границы проблемного объекта, составляется ЦКП по решению проблемы, делается вывод о целесообразности или нецелесообразности разработки проекта ОС.
Реализация плана мероприятий должна окупать затраты, связанные с проведением НИР. При положительном решении вопроса о целесообразности создания ОС заключается договор на разработку и внедрение системы.
На этапе ТЭО формируются альтернативные варианты построения ОС, оценивается их эффективность и выбирается наиболее приемлемый вариант. ТЭО должно подтверждать необходимость и целесообразность создания ОС. В ТЭО обосновывается основная идея проектных решений по всем видам обеспечения ОС, выявляются и оцениваются факторы и источники эффективности, производится оценка затрат и эффекта, ожидаемого от внедрения системы.
На этапе ТЗ разрабатываются варианты структуры ОС, определяется её функциональный состав, устанавливаются основные требования к информационному, программному, техническому, правовому и лингвистическому обеспечению системы, разрабатываются план-график создания системы и перечень организационно-технических мероприятий по подготовке ОУ к внедрению системы. Этап заканчивается составлением и утверждением ТЗ, которое должно содержать:
- основание для создания ОС;
- постановку и описание решаемой проблемы;
- результаты проведения НИР;
- назначение и цель создания ОС;
- требования к ОС и средствам её обеспечения;
- мероприятия по подготовке ОУ к внедрению ОС;
- показатели эффективности функционирования системы (источники ожидаемой эффективности, методика расчёта эффективности, результаты расчёта);
- стадии создания ОС (перечень стадий, этапов и видов работ, график их выполнения);
- порядок контроля и приёмки ОС (элементов и системы в целом) .
На этапе ТП принимаются проектные решения по общесистемным вопросам, в т. ч. по структуре ОС, составу реализуемых задач процессу функционирования системы; производится разработка решений по организационному, техническому и другим видам обеспечения; производится увязка различных видов обеспечения между собой; осуществляется разработка проектно-сметной строительной документации. Этап завершается составлением и утверждением ТП, включающего три основных компонента : общесистемную документацию, проектные решения обеспечивающей части и проектные решения функциональной части.
Общесистемная документация должна содержать:
- пояснительную записку к проекту (перечень документов, на основании которых разрабатывается система, их содержание , исполнители и сроки выполнения работ , постановка проблемы , характеристика ОУ и основных проектных решений) ;
- план мероприятий по подготовке ОУ к внедрению системы (уточнённый перечень работ по этапам создания, их содержание, объём, сроки выполнения, исполнители и форма завершения);
- смету затрат на создание и эксплуатацию системы;
- расчёт эффективности (исходные данные, расчёт и результаты расчёта).
В состав проектных решений по обеспечивающей части должны входить решения по каждому из видов обеспечения: организационному, информационному, техническому, программному, математическому, лингвистическому, правовому. Так, например, проектные решения по организационному обеспечению должны содержать решения по функциям персонала ОС и по организационной структуре системы. Проектные решения по информационному обеспечению должны содержать : описание организации информационной базы, описание системы классификации и кодирования, описание условий и требований по обеспечению обмена информацией в системе, макеты форм документов и др. Проектные решения по техническому обеспечению должны содержать : описание КТС, проектную оценку надёжности КТС, технологическую схему обработки данных и т. д.
На этапе РП разрабатываются программы и эксплуатационная документация проекта по информационному, организационному и др. видам обеспечения; проводится адаптация программ и программной документации; разрабатывается документация для технических средств разового изготовления. Этап завершается подготовкой РП, включающего:
- технологическую схему обработки информации;
- формы документов и описание маршрутов их движения;
- инструкции по внесению изменений в информационную базу;
- перечень стандартных программ, альбомы классификаторов и кодов;
- инструкции по эксплуатации КТС для решения предусмотренных проектом задач;
- рабочие программы, блок схемы алгоритмов;
- описания контрольных примеров;
- описание входной информации и результатов работы ЭВМ и других технических средств;
- технологические инструкции по обработке данных;
- уточнённый расчёт экономической эффективности системы.
Особой частью РП должны явиться организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции, определяющие права, обязанности сотрудников аппарата управления и обслуживающего персонала системы.
Создание ОС требует, как правило :
- формирования новых организационно-функциональных структур;
- введения новых документов и документопотоков;
- формирования новой информационной базы;
- разработки нового программного обеспечения;
- установки и обслуживания дополнительных технических средств.
Ввод в эксплуатацию ОС заключается в выполнении монтажно-наладочных работ, комплексной отладке всех звеньев системы, проверка её работоспособности в реальных условиях и заканчивается сдачей системы межведомственной комиссии.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В заключении можно отметить, что многие существующие ОС обладают большой избыточностью, "омертвляя" значительную часть закреплённых за ними народнохозяйственных ресурсов (трудовых, материальных, финансовых), которые могли быть использованы для решения актуальных задач социально- экономического развития страны.
Сейчас или в ближайшем будущем необходимо пересмотреть действующий механизм формирования ОС, чтобы исключить или по крайней мере ограничить практику создания неэффективных систем. В самом деле, дальнейшее игнорирование ОС как самостоятельного класса систем, требующего специального изучения, при наблюдаемом росте их количества неизбежно приведёт к дальнейшему снижению эффективности использования ресурсов. До тех пор, пока общество не научится создавать высокоэффективные ОС, ему не удастся увеличить отдачу от используемых ресурсов. Именно поэтому вопросы разработки научного фундамента планирования, проектирования и построения ОС требуют первостепенного внимания и незамедлительного решения.
Проектирование организационной структуры организации
Дом мебели «Мечта».
Адрес: г.Воронеж ул. Лизюкова д.77.
1. Предприятие создается для выполнения работ и оказания услуг, в целях удовлетворения потребительского спроса и получения прибыли. Организация осуществляет самостоятельную деятельность, отношения с другими предприятиями регламентируется законодательством. Деятельность предприятия направлена на оказание следующих услуг:
1. изготовление мебели на заказ
2. продажа офисной мебели
3. продажа детской мебели
4. продажа кухонной мебели
5. продажа комплектов мебели
Миссия организации – максимальное удовлетворение потребностей самого широкого круга клиентов и индивидуальный подход к каждому клиенту, обеспечение справедливого отношения к сотрудникам.
Миссию организации можно разбить на подцели:
1. увеличение выручки в течение 5 лет на 50% ежегодно, постоянно увеличивать перечень услуг, установить приемлемые цены на услуги.
2. проводить ежегодно маркетинговые исследования, повышать квалификацию работников.
3. на второй год существования организации открыть новый дом мебели.
2.Анализ внешней среды.
К основным внешним факторам, влияющими на деятельность организации можно отнести следующие:
1. инфляция
2. налоговые ставки, необходимо учитывать систему налогообложения малого предприятия, а так же следить за федеральным и областным законодательством.
3. рыночные факторы – анализ деятельности конкурентов, насыщенность рынка.
Из анализа внешней среды следует, что при постоянном наблюдении макро и микро экономических ситуациях, предполагаемыми услугами дома мебели будут пользоваться спросом. При развитии деятельности организации расширение номенклатуры оказываемых услуг предполагается увеличение выручки.
3.Проектирование организационной структуры.
Дом мебели создается как субъект малого предпринимательства и осуществляет свою деятельность от имени И.П. Облицовой Я.И. Управление Дома мебели осуществляется учредителем, который выступает в роли директора данной организации. В связи с чем, директор заинтересован в достижении стабильного положения организации.
Технологическая цепочка:
1. Закупка сырья
2. Изготовление мебели
3. Корректировка мебели
4. Выставка на продажу
Численность технического персонала определяется следующим образом:
2)Тn1=1 человек за 1 день=1 модуль.
3)Vnпр.=15 модулей.
4)З1= Vnпр./ Тn1=15/1=15%
5)Ч=SЗi
| Занятость | V | Наименование работы |
| 0,5 | 95 | Изготовление мебели |
| 0,3 | 80 | Продажа мебели |
S=0,8=1 человек.
6)
1. Изготовление мебели на заказ 1000 штук
2. Продажа офисной мебели 200 штук
3. Продажа комплектов мебели 150 штук
|
|
персонал, оборудование
6.2
| ||||||
|
| |||||
оборудование,
персонал персонал
6.3
|
|
|
персонал
Мебель на заказ в неделю-50 штук
| Работы | Объем мебели в неделю | Потребность, человек | Мощность |
| Прием заказа | 50 | 1 | 100 |
| Выполнение заказа | 40 | 10 | 90 |
| Поставка в магазин | 40 | 6 | 50 |
| Доставка на дом | 40 | 5 | 75 |
|
Должностная инструкция контролера службы безопасности ЗАО «Дома мебели «Мечта»»
Обязанности контролера СБ ЗАО «ДМ «Мечта»».
При первичном отборе кандидатов на должности контролеров службы безопасности дома мебели учитываются: возраст, состояние здоровья, дееспособность, отсутствие судимости, состоит ли на учете в органах здравоохранения по поводу психических заболеваний, алкоголизма, наркомании, деловые качества, служба в органах внутренних дел, спортивный разряд и т.д.
Заключается трудовой договор, в течение шести дней проводятся занятия по изучению обязанностей, стажировка в паре с опытным контролером и под непосредственным руководством начальника СБ дома мебели, принимаются зачеты, издается приказ о допуске к самостоятельному несению службы.
Контролер СБ подчиняется: старшему контролеру, начальник СБ, директору дома мебели.
Контролер СБ отвечает за:
· сохранность товароматериальных ценностей и денежных средств дома мебели;
· пресечение хищений и других действий, способных нанести ущерб деятельности дому мебели;
· своевременное обнаружение взрывоопасных предметов, нарушение пожарной безопасности;
· за сохранность и недопущение порчи технических средств видео наблюдения, сигнализации и связи;
· за выполнение персоналом правил внутреннего трудового распорядка дома мебели.
Контролер СБ обязан:
1. вести постоянное скрытное наблюдение, в том числе с использованием технических систем безопасности, по внешним и внутренним контурам дома мебели;
2. знать и выполнять настоящую инструкцию;
3. знать особенности работы контролера СБ в торговом зале, на дебаркадере, служебном входе, в цехах и производствах дома мебели;
4. знать и учитывать психологические аспекты поведения и особенности задержания покупателей, персонала и посетителей;
5. уметь эксплуатировать применяемые в доме мебели технические системы безопасности;
6. уметь проводить контрольные досмотры персонала и посетителей;
7. знать порядок взаимодействия с органами МВД;
8. вести установленную документацию (журналы учета, акты, протоколы и т.д.)
9. предоставлять интересы магазина в судебных органах в качестве свидетеля по факту краж, совершенных в доме мебели;
10. соблюдать требования трудовой дисциплины;
11. контролировать прием и отгрузку товароматериальных ценностей на складе с целью выявления расхождения фактического количества с наличием указанным в накладных документах;
12. знать инструкции действий при возникновении чрезвычайных ситуаций по сохранению жизни людей и товароматериальных ценностей;
13. своевременно информировать начальника СБ о возникновении чрезвычайных ситуаций;
14. принимать активное участие в устранении аварийных ситуаций в доме мебели;
15. соблюдать этику в общении с посетителями, сотрудниками и клиентами дома мебели;
16. оперативно выполнять распоряжения начальника СБ.
Контролер имеет право:
· знакомится с проектами решений начальника СБ, касающихся вопросов обеспечения сохранности товароматериальных ценностей дома мебели;
· вносить предложения СБ дома мебели по усовершенствованию процесса контроля, улучшению условий труда;
· иметь доступ в помещения дома мебели в установленном порядке;
· участвовать в общих собраниях коллектива дома мебели.
Контролеру запрещается:
1. самостоятельно без разрешения старшего контролера отлучаться куда-либо или покидать место несения службы;
2. вести частные разговоры по телефону;
3. вступать в контакты, несвязанные с выполнением своих обязанностей, с персоналом, покупателями.
Контролер несет уголовную и материальную ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.
Список используемой литературы:
1 Глушков В. М. Введение в АСУ. Киев: Техника , 1974
2 Общеотраслевые руководящие методические материалы по созданию АСУП. М.: Статистика , 1977
3 Мамиконов А. Г. Методы разработки АСУ. М.: Энергия , 1973
4 Кабаков В. С. Организация управления и эффективность производства.
5 Каменицер С. Е. , Соломатин В. В. Автоматизированная система управления машиностроительным предприятием. М.: Машиностроение , 1971 .
6 Мильнер Б. З. , Евенко Л. И. , Раппопорт В. С. Системный подход к организации управления . М. : Экономика , 1983 .
7Лейбкинд А. Р. , Руднева Е. В. , Рудник Б. Л. Проблемы методологии и разработка комплексных программ . М. : Наука , 1983 .
8 Модин А. А. Основы разработки и развития АСУ. М. : Наука , 1984 .
9 Лагоша Б. А. , Маркович В. Г. , Дегтярёва Т. Д. Методы и модели совершенствования организационных структур. М. : Наука , 1988 .
10 Мильнер Б.З. Теория организации.-М.:1998
