Министерство образования и науки Российской Федерации

Государственное общеобразовательное учреждение высшего профессионального образования

«Хабаровская государственная академия экономики и права»

Факультет «Менеджер»

Кафедра информационных технологий

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: Информационные технологии в управлении

Выполнила: студентка группы ПМ (с)-71

Петренко Анна Викторовна

Номер зачетной книжки 0706175-з

Содержание

1. Административные информационные системы

2. Обработка данных в Excel

3. Работа с базами данных

1. Административные информационные системы

Административная информационная система принадлежит к новым формам информационных систем. Она предназначена для специальных потребностей проработки информации менеджерами высшего уровня.

Наиболее важны три основных типа административных информационных систем: системы генерации отчетов, системы поддержки принятия решений, системы поддержки принятия стратегических решений.

Системы генерации отчетов (information reporting systems - IRS) - наиболее распространенная форма административных информационных систем. Они обеспечивают управленческих конечных пользователей информацией, которая необходима для удовлетворения их ежедневных потребностей при принятии решений. Они производят и оформляют различные виды отчетов, информационное содержание которых определенно заранее самими менеджерами так, чтобы в них была только необходимая для них информация. Системы генерации отчетов выбирают необходимую информацию о процессах внутри фирмы из баз данных, подготовленных производственными информационными системами, и информацию об окружении из внешних источников.

Результаты работы систем генерации отчетов могут предоставляться менеджеру по требованию, периодически или в связи с каким-либо событием.

Системы поддержки принятия решений (decision support systems - DSS) - естественное развитие систем генерации отчетов и систем обработки транзакций. Системы поддержки принятия решений - интерактивные компьютерные информационные системы, которые используют модели решений и специализированные базы данных для помощи менеджерам в принятии управленческих решений. Таким образом, они отличаются от систем обработки транзакций, которые предназначены для сбора исходных данных. Они также отличаются от систем генерации отчетов, которые сосредоточиваются на обеспечении менеджеров специфической информацией.

Вместо этого системы поддержки принятия решений обеспечивают управленческих конечных пользователей информацией в интерактивном режиме и только по требованию. DSS предоставляют менеджерам возможности аналитического моделирования, гибкие инструменты поиска необходимых данных, богатство форм разнообразного представления информации. Менеджеры имеют дело с информацией, необходимой для принятия менее структурированных решений в интерактивном режиме. Например, электронные таблицы или другие виды программного обеспечения поддержки принятия решений позволяют менеджеру задать ряд вопросов "что если?" и получить интерактивные ответы на них.

Таким образом, информация, полученная с помощью DSS, отличается от заранее сформулированных форм отчетов, получаемых от систем генерации отчетов. При использовании DSS менеджеры исследуют возможные альтернативы и получают пробную информацию, основанную на наборах альтернативных предположений. Следовательно, менеджерам нет необходимости определять свои информационные потребности заранее. Взамен, DSS в интерактивном режиме помогают им найти информацию, в которой они нуждаются.

Системы поддержки принятия стратегических решений (executive information systems - EIS) - административные информационные системы, приспособленные к стратегическим информационным потребностям высшего руководства. Высшее руководство получает информацию, в которой оно нуждается из многих источников, включая письма, записи, периодические издания и доклады, подготовленные вручную и компьютерными системами. Другие источники стратегической информации - встречи, телефонные звонки, и общественная деятельность. Таким образом, большая часть информации исходит из некомпьютерных источников.

Цель компьютерных систем поддержки принятия стратегических решений состоит в том, чтобы обеспечить высшее руководство непосредственным и свободным доступом к информации относительно ключевых факторов, являющихся критическими при реализации стратегических целей фирмы. Следовательно, EIS должны быть просты в эксплуатации и понимании. Они обеспечивают доступ к множеству внутренних и внешних баз данных, активно используя графическое представление данных.

Как правильно выбрать управляющую систему?

Наиболее эффективный подход состоит в том, что выбирать административную информационную систему должны:

1. 1.Профессиональный CIO (Chief Information Officer). Его профминимум - знание бизнес-процессов своей компании, владение проектным менеджментом, программно-платформенные знания и способность все эти знания и навыки системно применять. Этот человек должен обладать стратегическим взглядом на бизнес и объединять в себе компетенцию топ-менеджера и специалиста по ИТ. СЮ возглавляет ИТ-департамент и обладает статусом заместителя генерального директора. 

2. 2.Команда проекта, включающая топ-менеджера, специалистов-предметников (финансистов, экономистов, аналитиков), менеджера по ИТ. 

3. 3.Специализированная консалтинговая компания (так называемые ИТ-консультанты). Возможно их привлечение не только к выбору системы, но и к реализации всего проекта. Такой подход (аутсорсинг) весьма распространен на Западе, а для России пока является экзотикой. ИТ-консультанты проводят предпроектное обследование у заказчика, выдают рекомендации по ведению проекта. Иногда они участвуют в переговорах с поставщиком решения и контролируют исполнение проекта. Фактически, компания-заказчик берет в аренду специалистов, которых у нее нет. При этом консультанты не зависят от поставщика и оплачиваются в зависимости от успеха своей работы на заказчика. Безусловное преимущество таких консалтинговых фирм состоит в том, что они уже имеют большое количество информации о системах, предлагаемых на рынке, успешных и неуспешных проектах, "подводных камнях" и "деталях, в которых кроется дьявол". 

Характеристика административных информационных систем:

• .АИС поддерживают структурированные и слабоструктурированные решения на эксплуатационном и управленческом уровнях. Они также полезны для планирования штата главных менеджеров; 

• .АИС ориентированы для отчетов и контроля. Они разработаны, чтобы помогать обеспечивать текущий учет действий; 

• .полагаются на существующие общие данные и потоки данных; 

• .имеют немного аналитических возможностей; 

• .помогают в принятии решений, используя прошлые и настоящие данные; 

• .относительно негибки; 

• .имеют скорее внутреннюю, чем внешнюю ориентацию; 

• .информационные требования известны и устойчивы; 

• .часто требуют длинного анализа и проектирования процесса. 

2. Обработка данных в Excel

1. Создать список учета заказов (1-й лист).

Список должен содержать поля, приведенные ниже. Значения N выбираются согласно варианту.

• .Количество клиентов равно N3. 

• .Количество наименований товаров не более N3. 

• .Кол. зак. задать по случайному закону от 3 до N4. 

• .Кол. факт. <= Кол. зак. 

• .Цена 1 – произвольная. 

• .Цена 2 на N5% больше Цена 1. 

• .Значения в колонке «Приб.» вычислить по формуле Приб. = (Цена 2 – Цена 1) * Кол. факт. 

• .Даты заказа <= соответствующих дат покупок с разницей от 0 до N6 дней. 

1. 1.Заполняем таблицу произвольными данными: 

1. 2.Заполняем графы «дата зак.» и «дата пок.» согласно варианту: 

1. 3.Заполняем графу «кол. зак.» согласно варианту, с помощью функции = СЛЧИС()*(330-3)+3: 

1. 4.Заполняем графу «кол. факт.» с помощью функции = СЛЧИС()*E3, = СЛЧИС()*E4 и т.д.: 

1. 5.Заполняем графу «цена 1» произвольными числами в денежном формате, затем вычисляем графу «цена 2» с помощью формулы = (G3*135)/100, = (G4*135)/100 и т.д. Получаем отпускную цену с наценкой 35% (согласно варианту задания). 

1. 6.Заполняем колонку «приб.» по формуле = F3*(H3-G3), = F4*(H4-G4) и т.д.: 

Сортировка списков и вычисление промежуточных итогов

1. 1.Добавим 2 колонки STOIM и RAZN, рассчитанные по формуле: STOIM = F3*H3 и т.д.; RAZN = F3-E3 и т.д.: 

1. 2.Отсортируем список по дате продажи: 

1. 3.Отсортируем список по двум полям: 

- по фамилии клиента – по возрастанию;

- по цене товара – по убыванию.

1. 4.Используя промежуточные итоги, покажем общую сумму и общее количество невыкупленного товара: 

1. 5.Отсортируем таблицу по колонке STOIM по убыванию: 

1. 6.Выделим цветом первые десять клиентов, сделавших покупки на наибольшие суммы: 

Фильтрация списков

1. 1.Отобразим записи о покупках, сделанных первым клиентом. 

1. 2.Определим клиентов, которые не выкупали 5 (N7) и более единиц товара. 

1. 3.Отобразим записи о продажах в двух несмежных месяцах, в которых стоимость продаж более или равна 1 000 руб. 

1. 4.Отобразим записи о продажах в двух несмежных месяцах, в которых стоимость продаж более или равна 1 100 руб. и менее, или равна 300 руб. 

3. Работа с базами данных

Необходимо составить базу данных по учету книготорговли. Для этого:

1. 1.Запустить программу Microsoft Access (ПускПрограммы Microsoft Access). В окне выбрать «Новая база данных». Щелкнуть по кнопке «Ok». Сохранить файл на диске С: под именем - «Книготорговля». 

2. 2.Открыть панель Таблицы. Создать следующие таблицы в любом режиме: 

Таблица «Каталог книг»

Имя поля                        Тип поля

Наименование                текст

Автор                        текст

Жанр                                текст

Объем                        числовой (целое)

Цена                                денежный

Примечание                поле MEMO

Задать ключевыми поля Наименование и Автор

Таблица «Поставщики»

Имя поля                        Тип поля

Поставщик                        текст

Регион                        текст

Адрес                        текст

Телефон                        текст

Примечание                поле MEMO

Задать ключевым поле Поставщик

Таблица «Поставки»

Имя поля                        Тип поля

Дата поставки                дата / время

Поставщик                        мастер подстановок

Наименование                мастер подстановок

Автор                        мастер подстановок

Цена                                денежный

Количество                        числовой (целое)

Ключевое поле можно не задавать. Задать описание ко всем полям.

1. 3.Создать межтабличные связи. Для этого выбрать СервисСхема данных. В таблице Каталог книг при нажатой клавише Shift выделить два поля: Наименование и Автор. Перенести в таблицу Поставки. Выбрать соответствие в диалоговом окне Изменение связей. Выбрать Обеспечение целостности данных. Создать связь для таблиц Поставщики и Поставки. 

2. 4.Создать формы для каждой таблицы. Типы – любые подходящие. Стиль – любой (один для трех таблиц). 

3. 5.Занести в формы следующую информацию: 

Таблица Каталог книг: 10 позиций. Авторов 5–10, жанров 3-4.

Таблица Поставщики: 10 позиций. Регионов 4.

Таблица Поставки: 10 позиций. Даты поставок в пределах 1 месяца.

Обязательно заполнение всех реквизитов таблиц!

Распечатать все таблицы и созданные формы (3 таблицы и 3 формы).

Продолжение выполнения задания (согласно варианту)

6. Создать отчет по базе данных, содержащий следующую информацию:

Отчет «Каталог книг для продажи», показывающий продажную цену книг (=закупочная цена + 15%, без копеек), с указанием количества книг на складе, а также всех реквизитов книги (автор, жанр, количество страниц, примечание). Оформить отчет для покупателя: подобрать шрифт, границы, расположение полей на листе, последовательность отображения реквизитов.

7. Создать общую форму для двух любых таблиц. Добавить на общую форму элемент «кнопка» для открывания одной из форм и кнопку для выхода из нее.

Таблицы, демонстрирующие структуру таблиц созданной базы данных:

1. 1.Таблица Каталог книг 

1. 2.Таблица Поставщики 

1. 3.Таблица Поставки