Рекомендації по Підготовці і проведенню публічного виступу (доповіді)

Вступ

На якомусь етапі вашої ділової діяльності ви неминуче зштовхнетеся з необхідністю робити усну доповідь (виступ). Можливо, це буде офіційна подія: захист дипломного проекту, виступ на конференції з науковим повідомленням, — але колись ви зштовхнетеся з менш офіційними ситуаціями: виступ на навчальному семінарі, виступ перед колегами з науковим або діловим повідомленням і т.д.

Незалежно від того, у якій ситуації ви повинні робити доповідь, як часто ви зіштовхуєтеся з цією необхідністю, кількості слухачів, ви повинні мати деякі навички, що дозволяють зробити виступ більш ефективним. У цьому розділі розглянуті деякі загальні правила, використовуючи які ви можете поліпшити свою техніку публічного виступу.

Підготовка до виступу

До усіх виступів необхідно готуватися. Практично немає людей, що могли б успішно виступити зовсім без підготовки. Початок лежить у тім, щоб визначити, чому ви повинні робити доповідь і які цілі ви хочете досягти, зробивши його.

Вибір цілі

Ви повинні почати із з'ясування цілей аудиторії — що вона хотіла б почути, яку інформацію одержати, у якій формі. Не менш важливі і ваші цілі. Ви можете бажати від слухачів, щоб вони прийняли і погодилися з вашою точкою зору або щоб вони змінили свою думку або поведінку після прослуховування вашої доповіді. Ви можете просто бажати повідомити інформацію, дати інструкції або пояснення. Метою інструкційного виступу може бути і підвищення рівня знань аудиторії, що ви можете для цієї цілі попередньо протестувати питаннями або спонукуючи слухачів до розповіді про те, що вони бажають довідатися. Якщо ж цей пояснювальний виступ, тоді ваша мета — поліпшити рівень розуміння ваших слухачів.

Коли ви ясно установили цілі виступу і з'ясували свої прагнення, необхідно, як наступну стадію процесу підготовки, визначити характер аудиторії.

Характер аудиторії

Ми вже підійшли до думки про те, наскільки важливо визначити розмір і структуру аудиторії в процесі підготовки до доповіді. Навички виступу для аудиторії, що складається з однієї людини, фактично ідентичні тим, що потрібні від вас під час виступу для аудиторії, що складає 100 чоловік. Однак, якщо аудиторія менша й у слухачів є можливість безпосередньо включатися в хід виступу, потрібно трохи інший стиль виступу.

Якщо ви знаєте усіх, хто складає аудиторію, особисто, ви можете обрати менш офіційний стиль. Однак, якщо справа обстоїть інакше, і до того ж кожен слухач очікує від виступу чогось свого, ви повинні постаратися зробити виступ таким, щоб задовольнити всі різноманітні запити. При цьому корисно знати, хто ваші слухачі, рід їхніх занять, кваліфікацію, чому вони бажають навчитися. Добре мати представлення і про те, який рівень підготовленості аудиторії до сприйняття розглянутого питання. Хто вони, професіонали або новачки? Це повинно бути враховане при підготовці виступу.

Вибір теми

Приймаючи рішення з приводу специфіки теми, що буде обговорюватися, майте на увазі цілі виступу, рівень підготовки аудиторії, а також те, що вона бажає почути.

Визначення змісту виступу

Це найважливіший етап підготовки. Переконаєтеся, що ваш виступ по змісту:

• цікавий;

• відповідає тематиці зборів, конференції і т.д.;

• доступний для розуміння;

• враховує рівень ваших слухачів;

• укладається у відведений для вашої доповіді час;

• забезпечує досягнення цілей, що ви поставили перед собою.

Ви не повинні перевантажувати аудиторію інформацією, тому що за відведений вам час ви зможете розглянути лише кінцеве число питань. Якщо виступ дуже короткий, наприклад, кілька хвилин, тоді розглядайте тільки одне або два питання. Якщо ж виступ більш тривалий, то ви маєте більший простір для пояснень того, що ви хочете сказати.

Будьте завбачливі, не виступайте занадто довго, аудиторія, швидше за все, втратить уважність і запам'ятає лише малу частину сказаного. Якщо ви намагаєтеся охопити відразу кілька питань, необхідно установити і підкреслити між ними логічний зв'язок, так, щоб кожне питання випливало з попередніх. Необхідно заздалегідь продумати структуру виступу, у противному випадку воно не удасться. Допоможе це зробити складання плану виступу.

Структура виступу

План, що допоможе вам структурувати ваш виступ, має на увазі розбивку виступу на 3 різні частини, кожній з яких повинен бути приділений необхідний час. Вони такі:

1. введення;

2. розвиток аргументації;

3. висновок.

Під час введення ви повинні:

• привітати аудиторію;

• представитися самому і представити тему, про яку будете говорити;

• пояснити цілі виступу (його призначення);

• коротко нагадати зміст попередніх частин, якщо дана доповідь є частиною серії виступів;

• пояснити, що ви збираєтеся сказати, а також те, як ви збираєтеся це робити;

•пояснити аудиторії, що буде вимагатися з її боку;

•сказати слухачам, коли вони зможуть задавати питання, у чи ході виступу, або по його закінченні.

Розвиток аргументації. Під час цієї частини доповіді ви повинні висунути й аргументувати основні ідеї вашого виступу в їхній логічній послідовності. Щоб переконати аудиторію в тім, що вони обґрунтовані, потрібно більше, ніж проста їхня констатація. Ви повинні підтримувати те, що говорите. Цього можна досягти декількома шляхами:

• завоювавши довіру аудиторії й установивши з нею контакт;

• забезпечивши логічну підтримку мови;

• використовуючи різні стилі і форми виступу;

• відповідаючи на питання.

Завоювати довіру аудиторії й установити з нею контакт можна декількома способами або їх комбінацією. Головні з них наступні:

• демонстрація глибокого знання і розуміння теми виступу;

• посилання на стосовні до справи авторитетні наукові джерела;

• визнання існування інших думок, щирість і чесність при їхній оцінці;

• спокій і впевненість протягом виступу;

• уміле використання навичок усного спілкування, міміки, жестів для встановлення контакту з аудиторією.

Ви підвищите шанси завоювати довіру ретельною підготовкою, а також якщо будете в процесі доповіді говорити емоційно і впевнено. Ентузіазм легко передається, і ви повинні постаратися передати його аудиторії. Для того, щоб переконати аудиторію в правильності ваших поглядів, ви можете скористатися декількома прийомами:

• послатися на подібні аналогічні ситуації. Це допоможе аудиторії зрозуміти суть пропозицій, тому що дозволяє зв'язати нові знання зі знайомими подібними ситуаціями;

• залучити приклади з вашого особистого досвіду. Включення однієї або двох особистих історій не тільки підкреслить справедливість і доречність ваших головних тез, але і підвищить інтерес до виступу, а також може допомогти аудиторії запам'ятати ваш виступ;

• привести огляд теоретичних і експериментальних досліджень. Матеріали, отримані іншими людьми, можуть підтвердити ваші пропозиції і зроблять вашу точку зору більш аргументованої;

• включити в доповідь цікаві цитати з авторитетних джерел;

♦попросити аудиторію підтримати ваші висловлення. Якщо хто-небудь зі слухачів зможе підтримати вас, ґрунтуючись на власному досвіді, це підвищить довіру до ваших висловлень.

Крім того, приділіть особливу увагу структурі вашого виступу. Для успіху виступу потрібно вибрати найбільш раціональний стиль і форму. Нижче приведені найбільше часто використовувані форми виступів.

Відразу головна ідея

Використовуючи цю форму, ви відразу на початку виступу висловлюєте головне положення і потім, розвиваєте аргументи на його користь. Якщо ваш час обмежений — це найбільш прийнятний підхід, діловий і логічний. Цей метод не принесе успіху, якщо ваша аудиторія незнайома з деталями розглянутої ситуації або якщо ви не очікуєте негайної згоди з вашим пропозиціями.

Вибудовування аргументів

Цей стиль доповіді передбачає, що на початку ви описуєте загальну картину ситуації, даєте огляд інформації і деталей, а потім робите пропозицію. Надалі ви розвиваєте аргументацію на користь вашого твердження. Цей підхід буде плідним, якщо аудиторія мало знає про обговорювану тему, або коли ви очікуєте заперечення проти вашої пропозиції. Вам знадобиться більше часу для реалізації такої форми виступу і, крім того, ви повинні ретельно обміркувати аргументи і відібрати для розвитку найбільш вагомі і переконливі з них.

Обґрунтування вибору

Це форма є різновидом попереднього методу і використовується в тому випадку, якщо доповідь присвячена рішенню якої-небудь проблеми. Вона полягає в тім, що доповідач вибирає критерії, що визначають найбільш підходяще рішення, потім пропонує ряд альтернативних рішень і робить їхню оцінку за зазначеними критеріями. Таким шляхом ви інформуєте аудиторію про альтернативні рішення, що ви розглянули, і вона розуміє, чому ви відкинули їх. Цей підхід плідний, якщо ви маєте у своєму розпорядженні час, достатній для викладу всіх аргументів. Однак успіх залежить від того, наскільки аудиторія згодна з вашими оцінками альтернативних рішень.

Інформування

Розглянуті вище форми доповідей використовуються в тому випадку, якщо ви намагаєтеся переконати аудиторію в чомусь. Інша ситуація виникає, коли вам необхідно просто інформувати аудиторію по якому-небудь питанню. У цьому випадку особливо важливо вибрати таку структуру доповіді, що полегшить засвоєння інформації. Для цього можуть бути використані різні підходи. Перший з них полягає в тому, що інформація представляється в хронологічному порядку. Такий підхід прийнятний, наприклад, у тому випадку, якщо ви постійно зустрічаєтеся з аудиторією і повідомляєте їй інформацію, що надійшла після останньої зустрічі.

Ви можете використовувати різновид хронологічного підходу, якщо ви інформуєте аудиторію про спосіб рішення якої-небудь задачі. У цьому випадку ви можете розділити задачу на окремі етапи і послідовно обговорити кожен етап, поки не буде побудована загальна картина. Ця форма корисна, коли для аудиторії важливо зрозуміти процес рішення задачі.

Ще одна форма — це причинно-наслідковий підхід. Вона полягає у тому, що спочатку ви обговорюєте причини якого-небудь явища, а потім аналізуєте їх ефект.

Інший метод може бути застосований під час обговорення складної теми. Розуміння складної проблеми буде краще, якщо ви почнете виклад з відносно легкого рівня і потім будете послідовно переходити до усе більш складних питань. Важливо бути упевненим, що аудиторія зрозуміла ваші пояснення і готова до переходу на рівень більшої складності.

Незалежно від форми доповіді ви повинні приділити особлива увага організації ключових ідей вашого виступу. Розділите повідомлення на логічно завершені частини, розглянете їхній взаємозв'язок і виберіть найбільш переконливий порядок їхнього викладу. Після цього складіть план виступу.

Прийоми зв'язного викладу матеріалу

Уміння підкреслити зв'язок різних частин доповіді дуже важливо для успіху, тому що робить структуру доповіді більш ясної і дозволяє аудиторії стежити за розвитком аргументації, знати план подальшого викладу матеріалу.

Після завершення викладу якої-небудь частини доповіді, підбийте короткий підсумок, зробіть висновки, дуже коротко нагадаєте слухачам, що ви хотіли сказати в цій частині. Потім познайомте слухачів із планом і цілями тієї частини доповіді, до викладу якої ви переходите. Наприклад, це можна зробити в такий спосіб:

• «Отже, підводячи підсумок, можна зробити наступні висновки... Тепер ми перейдемо до розгляду..., при цьому наше завдання полягає в...».

• «Ми розглянемо з вами.... Тепер я хочу залучити вашу увагу к..., для цього я викладу вам...».

Крім того, щоб зробити структуру доповіді більш зрозумілою і наочною, ви можете використовувати роздавальний матеріал з коротким планом доповіді, використовувати для цієї цілі плакат або проекційну апаратуру. Важливу роль у структуруванні грає голос: виділяйте важливі місця зміною темпу мови, акцентуйте окремі слова, повторюйте ключові фрази.

Отже, успіх вашої доповіді буде визначатися, насамперед, його змістом, умінням ясно і переконливо викладати ключові ідеї, навичками застосування технічних прийомів, у тому числі і таких, як роздача коротких тез, використання дошки і проектора.

Відповіді на питання

Обмірковуючи зміст доповіді, вибираючи форму викладу, ви повинні не забувати про відповіді на питання.

На деякому етапі доповіді, іноді після найважливіших його частин, або наприкінці ви повинні запропонувати аудиторії задавати питання. Питання можуть стосуватися окремих тверджень вашої доповіді, вимагати уточнень, додаткової аргументації і т.д. Але незалежно від змісту питань, необхідно дотримувати наступних правил.

- Ви повинні вітати і заохочувати питання: вони не тільки показують, що аудиторія слухала уважно і зацікавилася вашою доповіддю, але і дають можливість виявити сферу інтересів аудиторії. Обов'язково повторите питання для аудиторії, дуже часто слухачі задають його тихим голосом.

- Намагайтеся відповісти на всі питання. Не ігноруйте деякі питання, віддаючи перевагу іншим, тому що це зменшить довіру до вас з боку аудиторії. Намагайтеся давати ясні, визначені, короткі відповіді. Тоді ви зможете відповісти на більшу кількість питань за обмежений час.

- Якщо ви не можете відповісти на запитання — скажіть про цьому прямо. Це краще, ніж ухилятися від відповіді або дати неправильна відповідь. Ви можете попросити відповісти на запитання кого-небудь зі слухачів, хто має необхідний досвід або інформацією.

- Якщо ви не змогли відповісти на запитання, скажіть, що підготуєте відповідь і повідомите про це на наступній зустрічі або перед нею. Обов'язково підготуйтеся і зробіть усе можливе, щоб слухач, що задав питання, одержав відповідь у будь-якій формі: особисто, за телефоном, письмово і т.д.

- Ніколи не говоріть, що питання дурне, не відноситься до справи, не цікаве і т.д. — ви втратите аудиторію.

- Якщо один зі слухачів домінує при завданні питань, придушуючи інших, чемно скажіть йому, що ви хотіли б надати можливість задати питання всім слухачам, а з ним готові зустрітися й обговорити питання після доповіді.

- Якщо час, відведений для питань, підходить до кінця, попереджуйте про це аудиторію, наприклад, у наступній формі: «Я шкодую, але в нас залишилося часу не більш, ніж на 2 питання».

Закінчення доповіді

Остання частина вашої доповіді — це висновок. Він має наступні цілі: відповісти на питання, що можуть виникнути в слухачів; підбити підсумок вашого виступу; зробити акцент на ключових пунктах аргументації; обрисувати план наступних дій. Не робіть огляду нових матеріалів у висновку, а тільки повертайтеся до тих ключових моментів, що були розглянуті у виступі. Зверніть увагу аудиторії на ті цілі, що були поставлені вами на початку доповіді і спробуйте назвати міри, що приведуть до їх досягнення. Роблячи це, задавайте слухачам питання риторичні, типу:

«Тепер, коли ви прослухали мій виступ, задумайтеся, що значить для вас навчання діловим навичкам? Як це може сприяти вашій майбутній кар'єрі?»

Якщо ви добре підготували і продумали свій виступ, такий висновок приведе до його успішного закінчення. Тоді усе, що потрібно зробити — це подякувати аудиторії за зроблену увагу, за присутність, участь і виявлений інтерес.

Використання технічних засобів

Поряд із глибоким змістом, логічною структурою, що відповідає формою ви повинні збудити інтерес слухачів, зробити ваша доповідь привабливого і зручним для сприйняття.

Пам’ятайте, що аудиторія складається з індивідуумів. Якщо ви знаєте їхні імена, звертайтеся до них за іменами, підтримуйте контакт очима, причому не з одною людиною, а з всією аудиторією. Використовуйте жести, міміку, образні вираження, порівняння, метафори, гумор. В останньому випадку будьте обережні: ніколи не використовуйте жартів, що можуть скривдити аудиторію або дискредитувати тему доповіді.

Велику роль у підвищенні успіху доповіді грають візуальні технічні засоби, які можна розділити на безпосередні і проекційні.

Безпосередні візуальні засоби — це такі пристосування, на яких лектор формує інформацію у візуальній формі в процесі виступу. До них відносяться традиційні крейдові або спеціальні фломастерні дошки і деякі види проекторів, що дозволяють писати на спеціальних плівках. Ці засоби можна використовувати для наступних цілей:

• демонстрації даних у виді таблиць, графіків, діаграм для полегшення розуміння матеріалу;

• запису ключових слів і фраз, як допомоги для розуміння структури доповіді;

• запису висновків;

• проведення обчислень;

• демонстрації схем, малюнків і т.д.

Усе, що ви будете записувати під час доповіді, повинне бути продумане і складене під час його підготовки, а не імпровізуватися в його плині. При цьому бажано дотримувати наступні правила:

• текстова інформація повинна бути простою - тільки кілька ключових слів;

• для представлення інформації використовуйте сумісні кольори фломастерів або крейд;

• використовуйте тільки такі ілюстрації, що наочні, легко і без великих витрат часу можуть бути намальовані або записані;

• не давайте багато візуальної інформації за один раз, обов'язково записуйте інформацію, що важко сприймається на слух;

• пишіть крупно, щоб усі слухачі ясно бачили написане;

• записуйте ту інформацію, до якої будете звертатися багаторазово. По ходу доповіді всякий раз залучайте до неї увагу слухачів;

• не заслоняйте візуальний засіб;

• говоріть особою до аудиторії, а не до дошки.

На додаток до описаних засобів візуалізації інформації лектор може використовувати прилади, що діють моделі і т.д.

Проекційні засоби

Ці технічні засоби призначені для проекції візуальної інформації на екрані з заздалегідь підготовлених слайдів або спеціальних плівок. Достоїнство цих технічних засобів полягає в тім, що можна регулювати ступінь збільшення зображення, а отже, використовувати них у великих аудиторіях. Крім того, інформація підготовлена заздалегідь і зменшуються нераціональні витрати часу на її запис під час доповіді.

Успішне використання проекційних засобів можливо тільки за умови правильно підготовлених слайдів. Візьміть до відома наступні ради:

• кожен слайд повинний бути присвячений тільки одному питанню. У кожнім рядку повинно бути не більше 6—7 слів. Кількість рядків на одному слайді не повинна перевищувати 10;

• використовуйте кольори, що сполучаються;

• мінімальна висота букв на слайді повинна бути 6 мм;

• графіки і діаграми більш наочні, чим таблиці.

Крім того, пам’ятайте наступне:

• інформація на екрані повинна бути видна усім без винятку слухачам;

• візуальна інформація повинна підкріплювати вашу мову, а не навпаки. Не перетворюйте свою доповідь у просте коментування слайдів;

• зменшуйте освітленість аудиторії при демонстрації слайдів, але не виключайте світло зовсім;

• обов'язково перевірте працездатність і якість технічних засобів до початку доповіді;

• запам'ятаєте порядок слайдів, так щоб знати зміст кожного з них. Це виключить необхідність тривалого розглядання екрана;

• не використовуйте занадто багато слайдів, це робить доповідь монотонною, це стомлює аудиторію.

Використання риторичних питань

Риторичні питання, тобто питання, що не вимагають прямої відповіді, використовуються для активізації аудиторії. Вони повинні бути звернені до всіх слухачів і, як правило, починатися зі слів «Що...», «Чому...», «Як...», «Де...». Ціль риторичних питань — спонукати слухачів обміркувати питання або заінтригувати них. Питання повинні бути чітко сформульовані, легкі для розуміння і відповіді. Ні в якому разі не задавайте питань, що приведуть до того, що слухачі відчують себе непідготовленими або дурними. Складання плану виступу. Це обов'язковий етап підготовки виступу. План за формою повинен бути зручним для вас і для використання в процесі доповіді. Але, незалежно від форми, план повинен містити:

• перелік основних розділів доповіді;

• вашу оцінку тривалості кожного розділу;

• основні тези кожного розділу і час на їх виклад;

• перелік ілюстративного матеріалу з указівкою моментів його представлення.

Такий план допоможе вам не упускати нічого з того, що ви збиралися викласти, а також чітко контролювати час на кожному етапі доповіді.

Виступ

Виконання описаних вище рекомендацій є необхідною умовою успішної доповіді. Разом з цим дуже багато залежить від його викладу на публіці. Скористайтеся для цього вашими навичками усного мовлення, уважно поставтеся до свого зовнішнього вигляду, контролюйте жести, міміку. Не захоплюйтеся власною мовою, уважно спостерігайте за аудиторією. Якщо слухачі відводять очі, розмовляють між собою, читають або відверто сплять — це сигнали втрати контакту з аудиторією, зниження уваги й інтересу до доповіді. Застосуйте заходи до того, щоб повернути увагу.

Будьте готові до того, що під час доповіді можуть виникнути перешкоди: хтось спізнився або іде, сторонній шум, перебої з світлом, несправність технічних засобів. Заздалегідь продумайте свою реакцію, будьте спокійним, упевненим у собі лідером аудиторії.

На закінчення відзначимо, що розвиток навичок виступів вимагає практики. Не уникайте публічних виступів, прагніть до них, і ви досягнете успіху.