Контрольная работа Информационные системы в экономике 15
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-25Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
Рязанский государственный университет им. С. А. Есенина
Факультет экономики
Кафедра: «Бухгалтерский учет. Анализ и аудит»
Контрольная работа
по дисциплине: «Информационные системы в экономике»
Выполнила:
студентка 3-го курса (на базе высшего образования)
спец.: «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»
Нокина Н.В.
Проверил: ______________
Рязань 2008
Содержание
Введение …………………………………………………………………3
1. Понятие базы данных………………………………………………..5
2. Использование баз данных в экономике…........................................9
3. Создание базы данных в Microsoft Access…………………………10
4. Создание базы данных в 1С: бухгалтерия 7.7………………………31
Список использованной литературы…………………………………...25
Введение
Потоки информации, циркулирующие в мире, который нас окружает, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные способы – базы данных, позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. И уже сегодня без баз данных невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Не будь баз данных, они бы просто захлебнулись в информационной лавине.
Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу. Сейчас стоимость хранения информации в файлах на компьютере дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использование клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ и ведение, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения. Кроме того компьютер позволяет хранить любые форматы данных текст, чертежи, данные в рукописной форме, фотографии, записи голоса и т.д.
Для использования столь огромных объемов хранимой информации, помимо развития системных устройств, средств передачи данных, памяти необходимы средства обеспечения диалога человек-компьютер, которые позволяют пользователю вводить запросы, читать файлы, модифицировать хранимые данные, добавлять новые данные или принимать решения на основании хранимых данных. Для обеспечения этих функций созданы специализированные средства – системы управления базами данных (СУБД). Современные СУБД - многопользовательские системы управления базой данных, которые специализируется на управлении массивом информации одним или множеством одновременно работающих пользователей.
1. Понятие базы данных
Существует хорошо известное, но трудно реализуемое на практике понятие базы данных как большого по объему хранилища, в которое организация помещает все необходимые ей данные и из которого различные пользователи могут эти данные получать. Устройства памяти, в которых хранятся все данные, могут быть расположены в одном или нескольких местах; в последнем случае они должны быть связаны средствами передачи данных. К данным должны иметь доступ программы.
Действительно, большинство существующих на сегодняшний день баз данных предназначено для ограниченного ряда приложений. Часто на одном компьютере создается несколько баз данных. Со временем базы данных, предназначенные для реализации отдельных родственных функций, можно будет объединить, если такое объединение будет способствовать увеличению эффективности и интенсивности использования всей системы.
Базу данных можно определить как совокупность взаимосвязанных хранящихся вместе данных при наличии такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для одного или нескольких приложений; данные запоминаются так, чтобы они были независимы от программ, использующих эти данные; для добавления новых или модификации существующих данных, а также для поиска данных в базе данных применяется общий управляемый способ.
Говорят, что система содержит совокупность баз данных, если эти базы данных структурно полностью самостоятельны. В системах с простой организацией данных для каждого приложения создается своя совокупность записей. Назначение базы данных заключается в том, чтобы одну и ту же совокупность данных можно было использовать для максимально возможного числа приложений. Исходя из этого, базу данных часто разрабатывают в качестве хранилища такой информации, необходимость в котором возникает в процессе выполнения определенных функций на заводе, правительственном учреждении или какой-либо другой организации. Такая база данных должна обеспечивать возможность не только получения информации, но также постоянной ее модификации, необходимой для процессов управления в данной организации, может оказаться, что для получения информации для целей планирования или ответов на вопросы потребуется осуществлять поиск в базе данных. Совокупностью данных могут пользоваться несколько ведомств независимо от того, имеются ли при этом между ними ведомственные барьеры.
База данных может разрабатываться для пакетной обработки данных, обработки в реальном времени или оперативной обработки (в этом случае обработка каждого запроса завершается к определенному моменту времени, но при этом на время обработки не накладывается жестких ограничений, существующих в системах реального времени). Во многих базах данных предусмотрена совокупность этих методов обработки, а во многих системах с базами данных обслуживание терминалов в реальном времени происходит одновременно с пакетной обработкой данных.
Большая часть дисковых или ленточных библиотек, которые существовали до использования средств управления базами данных, содержали большое количество повторяющейся информации. При запоминании многих элементов данных допускалась избыточность, так как на носители информации для различных целей записывались одни и те же данные и, кроме того, хранились различные варианты модификаций одних и тех же данных. База данных предоставляет возможность в значительной степени избавиться от такой избыточности. Базу данных иногда определяют как неизбыточную совокупность элементов данных. Однако в действительности для уменьшения времени доступа к данным или упрощения способов адресации во многих базах данных избыточность в незначительной степени присутствует. Некоторые записи повторяются для того, чтобы обеспечить возможность восстановления данных при их случайной потере. Чтобы база данных была неизбыточной и удовлетворяла другим требованиям, приходится идти на компромисс. В этом случае говорят об управляемой, или минимальной, избыточности или о том, что хорошо разработанная база данных свободна от излишней избыточности.
Неуправляемая избыточность имеет несколько недостатков. Во-первых, хранение нескольких копий данных приводит к дополнительным затратам. Во-вторых, при обновлении, по крайней мере, нескольких избыточных копий необходимо выполнять многократные операции обновления. Избыточность поэтому обходится значительно дороже в тех случаях, когда при обработке файлов обновляется большое количество информации или, что еще хуже, часто вводятся новые элементы или уничтожаются старые. В-третьих, вследствие того, что различные копии данных могут соответствовать различным стадиям обновления, информация, выдаваемая системой, может быть противоречивой.
Если не использовать базы данных, то при обработке большого количества информации появится так много избыточных данных, что фактически станет невозможным сохранять их все на одном и том же уровне обновления. Очень часто пользователи обнаруживают явные противоречия в данных и поэтому испытывают недоверие к полученной от компьютера информации. Невозможность хранения избыточных данных на одинаковом уровне обновления является основным препятствием в обработке данных с помощью компьютера.
Одной из наиболее важных характеристик большинства баз данных является их постоянное изменение и расширение. По мере добавления новых типов данных или при появлении новых приложений должна быть обеспечена возможность быстрого изменения структуры базы данных. Реорганизация базы данных должна осуществляться по возможности без перезаписи прикладных программ и в целом вызывать минимальное количество преобразований. Простота изменения базы данных может оказать большое влияние на развитие приложений баз данных в управлении производством.
О независимости данных часто говорят как об одном из основных свойств базы данных. Под этим подразумевается независимость данных и использующих их прикладных программ друг от друга в том смысле, что изменение одних не приводит к изменению других. В частности, прикладной программист изолирован от влияния изменений данных и их организации, а также от изменения характеристик физических устройств, на которых они хранятся. В действительности же полностью независимыми данные бывают так же редко, как и полностью неизбыточными. Как мы увидим ниже, независимость данных определяется с различных точек зрения. Сведения, которыми должен располагать программист для доступа к данным, различны для различных баз данных. Тем не менее, независимость данных—это одна из основных причин использования систем управления базами данных.
В том случае, когда один набор элементов данных используется для многих приложений, между элементами этого набора устанавливается множество различных взаимосвязей, необходимых для соответствующих прикладных программ. Организация базы данных в значительной степени зависит от реализации взаимосвязей между элементами данных и записями, а также от того, как и где эти данные хранятся. В базе данных, используемой многими приложениями, должны быть установлены многочисленные промежуточные взаимосвязи между элементами. В этом случае при хранении и использовании данных контролировать их правильность, обеспечивать их защиту и секретность труднее, чем при хранении данных в простых, несвязанных файлах. Что касается обеспечения секретности данных и восстановления их после сбоев, то этот вопрос является очень важным при конструировании баз данных.
В некоторых системах средства управления базами данных применяются для того, чтобы пользователи могли использовать данные таким путем, который не был предусмотрен разработчиками системы. Администраторы или сотрудники могут обращаться к вычислительной системе с вопросами, которые заранее в ней не предусматривались. Наличие этой возможности означает такую организацию данных в системе, при которой доступ к ним можно осуществлять по различным путям, причем одни и те же данные могут использоваться для ответов на различные вопросы. Вся существенная информация об объектах запоминается одновременно и полностью, а не только та ее часть, которая необходима для одного приложения.
В настоящее время существуют СУБД, реализующие эти возможности как на уровне локальных баз данных, расположенных на одном диске (Paradox, Dbase), так и промышленных баз данных (Acsess, Oracle, FoxPro).
2. Использование баз данных в экономике
Создание баз и банков экономической и конъюнктурной информации является важным фактором функционирования общества в условиях перехода к регулируемой рыночной экономике.
В предшествующие годы базы экономических данных создавались и функционировали в составе АСПР Госплана СССР, ЕСИС Госкомстата России, АСФР Минфина России, АСУ Госснаба СССР, ОАСУ Госбанка, других министерств и ведомств, территориальных органов управления предприятий и организаций.
Развитие информационного обеспечения регулируемой рыночной экономики будет происходить с учетом 2 основных факторов:
1.Сокращение объема отчетных данных, представляемых предприятиями и организациями органам управления и государственной статистики.
2.Существенное возрастание информационных потребностей Совета федерации, предприятий, организаций, населения, органов территориального и межотраслевого управления в социально-экономической информации .
Основным направлением развития БД социально-экономической и конъюнктурной информации является создание следующих интегрированных БД:
1.Регистры и БД учетно-статистических единиц:
- паспорта социально-экономического развития административно-территориальных единиц(субъектов федерации, властей самоуправления)
- структурных хозяйственных единиц по всем отраслям экономики независимо от видов собственности, в частности, регистры промышленных , сельскохозяйственных, строительных предприятий, научных и проектных организаций, фермерских хозяйств и т.д.;
- регистры строек.
2.Интегрированные БД для комплексного анализа состояния и развития отраслей экономики.
3.БД годовых балансов деятельности, предприятий, организаций и их объединений, территорий и регионов.
4.БД массовых переписей, единовременных учетов и выборочных обследований.
5. БД по банковским трансфертам.
6.БД по доходам и расходам населения, включая БД по семейным бюджетам.
Дальнейшее развитие должны получить работы по созданию БД, обеспечивающих международное сопоставление социально-экономического и научно-технического развития России, субъектов федерации, отдельных регионов, международные валютно-финансовые сопоставления и планируемых валютных курсов, изучение эффективности внешней торговли, платежеспособности страны.
В этих целях предусмотрено создание следущих баз данных:
- по участникам внешнеэкономических связей;
- по лицензированию;
- грузовых таможенных деклараций;
- межправительственных соглашений и протоколов;
- конъюнктурно-коммерческой информации;
- нормативных документов, регулирующих внешнеэкономическую деятельность;
- нормативно-справочная база. Создаваемые интегрированные БД должны формироватся с учетом интересов органов управления различного уровня , включая законодательные и исполнительные органы, налоговые органы, государственные и коммерческие банки, а также в целях информирования общественных организаций и населения.
Методологической основой создания интегрированных БД социально-экономической и конъюнктурной информации должна служить единая система национальных счетов, сопряженная с международными номенклатурами и стандартами.
Создание и функционирование баз экономических данных должно осуществляться на основе развитой системы информации , включающей систему классификации, кодирования и стандарты в области экономической информации.
Большинство БД социально-экономической информации должно создаватся преимущественно на основе финансирования из государственного и местного бюджетов, а конъюнктурной информации-с привлечением средств заинтересованных коммерческих и некоммерческих организаций.
Политика в области цен и налогов на использование БД данного класса должна включаться в число мер антимонопольного характера и должна регулироваться Антимонопольным комитетом. При этом возможно и целесообразно создание коммерческих БД и БнД, конкурирующих с уже сущенствующими.
3.Создание базы данных в Microsoft Access
1.Разработка информационной системы начинается с запуска MS Access. В открывшемся окне MS Access и области задач Создание выполните команду Новая база данных. В открывшемся окне Файл новой базы данных выберете папку, в которой будет храниться новая база данных и задайте имя Магазин_mag.
2.Создайте таблицу Склад и Покупатели в режиме конструктора. Затем создадим форму для просмотра и редактирования данных таблиц с помощью Мастера форм. С помощью Конструктора форм можно создать новую форму и отредактировать уже имеющуюся. Внесем дополнительные элементы:
-заголовок формы;
-поле с отражением текущей даты;
-кнопку для перехода к новой записи;
-кнопку для выхода из режима ввода записей.
В форме Покупатели добавить поле со списком, с помощью которого можно выбрать из выпадающего списка и ввести значение.
2. Связывание таблиц
Access позволяет строить реляционные базы данных, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой отношениями. Создадим отношения между таблицами Покупатели и Склад. Тип появившихся отношений Один-ко-многим.
3. Создадим составную форму имеющихся связанных таблиц Покупатели и Склад. С помощью этой формы можно будет получить сведения об отдельных покупках и об отдельных клиентах.
4. Запросы предназначены для поиска в базе данных информации, отвечающей определенным критериям. Создадим следующие типы запросов с помощью режима конструктора запросов:
-сортировка;
-запрос с критерием;
-итоговый запрос;
-запрос с параметром;
-перекрестный запрос.
5. Одной из основных функций, которое обычно предоставляют настольные СУБД, является возможность создания различных отчетов, содержащих информацию из таблиц базы данных.
Создадим отчет с группировкой данных.
6.ACCESS предоставляет в распоряжение пользователя удобное средство автоматизации наиболее часто встречающихся операций-Макрос.
Чтобы понять технологию создания макроса, создадим кнопку в форме Склад для просмотра таблицы Склад.
7. Кнопочная форма – это стандартный прием организации интерфейса в приложениях, созданных с помощью MS ACCESS . Кнопочная форма представляет собой страницу, содержащую кнопки, которые позволяют открывать другие таблицы, запросы, диалоговые окна и формы, просматривать и печатать отчеты и выполнять другие действия. Кнопочную форму создадим, используя Диспетчера кнопочных форм.
Созданную кнопочную форму отредактируем в режиме конструктора ( изменим заголовок, шрифт, добавим рисунок)
Отчет «Склад»
Создание кнопочной формы:
Кнопочная форма «Магазин»
8. Многие приложения при запуске отображают вводный экран. Это может быть анимационная картинка, рекламное объявление или просто диалоговое окно, содержащие полезные сведения или указания. Создадим вводный экран с помощью Создания формы в режиме конструктора и кнопки F4 для отображения диалогового окна свойств формы.
9. Зададим параметры запуска базы данных, чтобы связать вводный экран, кнопочную форму и нестандартное меню, создав таким образом версию базы данных Магазин, предназначенную для неквалифицированного пользователя.
4. Создание базы данных в 1С: Предприятие
1. В справочнике «Номенклатура» создать группу «Канцелярские изделия» , в ней создать элементы.
2.В справочнике «Банки» создать элемент «Славянский банк», в справочнике «Банковские счета» изменить элемент «Основной р/с»
3. В справочнике «Контрагенты» создать две группы «Покупатели» и «Поставщики», создать в ней элементы.
5. В справочнике «Материал» создать следующие элементы:
6. В справочнике «Сотрудники» сформировать приказы о приеме на работу:
7. Внести реквизиты организации ООО «Копнов и Ко»
Список использованной литературы
1. Дейт К., "Введение в системы баз данных", Москва, 'Hаука',
2. Когловский М.Р., "Технология баз данных на персональных ЭВМ", Москва, 'Финансы и статистика',
3. Дж. Мартин., "Организация баз данных в вычислительных системах" М: Мир 1978г.
4. С.М.Диго "Проектирование и использования баз данных". Москва: Финансы и статистика 1995.
5. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 1989. – 351 с.
6. Джексон Г. Проектирование реляционных баз данных для использования с микроЭВМ. -М.: Мир, 2001. – 252 с.
7. Тиори Т., Фрай Дж. Проектирование структур баз данных. В 2 кн., – М.: Мир, 1999. Кн. 1. – 287 с.: Кн. 2. – 320 с.
8. Цикритизис Д., Лоховски Ф. Модели данных. – М.: Финансы и статистика, 1985. – 344 с.
9. Брябрин В.М., "Программное обеспечение персональных ЭВМ", Москва, 'Hаука',
