Контрольная работа

Контрольная работа по Делопроизводству 5

Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-25

Поможем написать учебную работу

Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.

Предоплата всего

от 25%

Подписываем

договор

Выберите тип работы:

Скидка 25% при заказе до 1.4.2025





   


Содержание


Задание 1.4………………………………………………………..3

Задание 2.4………………………………………………………..6

Задание 3.4………………………………………………………..8

Задание 4.4………………………………………………………..9

Список использованной литературы…………………………..11

Задание 1.4

Бланки  и форматы документов. П
ривести примеры форматов
для оформления документов. Требования  к изготовлению бланков. Бланки документов с гербом РФ, субъектов РФ, требования к их хранению, на каких документах они ставится



Бланк – это стандартный лист бумаги формата А4 или А5, на ко­тором типографским способом или специальным штампом нанесены постоянные реквизиты предприятия.

Обычно заготавливается два вида бланков: бланки для писем и общие бланки предприятия для внутренних документов типа приказ, акт, протокол и т.п. Но если на бланке уже проставлено название до­кумента (приказ, договор, акт), он называется специальным бланком. Бланк для писем может быть с угловым или линейным штампом. В угловом штампе реквизиты предприятия размещаются прямоугольником в левом верхнем углу листа, в линейном штампе-параллельно верхнему обрезу бумаги. На бланке для писем размеща­ется полное название организации, логотип (сокращенное название, выполненное в художественной графике), фирменный знак, почтовый адрес предприятия, телефон, телефакс, код элек­тронной почты, расчетный счет банка и другие сведения, необходи­мые для контактов и обратной связи. Ниже выделяется место для ре­гистрационного номера документа и даты регистрации.

Общий бланк предприятия имеет только полное или сокращен­ное название организации, логотип и фирменный знак. Наименование будущего документа вносится при подготовке документа.

Специальные бланки – это предметные бланки с названиями бу­дущих документов (приказ, акт, протокол). Некоторые бланки пред­метных документов (заявление, договор, акт приемки-сдачи работ и т.д.) изготавливаются прямо с типовой частью содержания. Для ос­тальной части текста выделяется свободное место. Такие бланки час­то называют «типовыми формами» или «формулярами». В них сво­бодные от текста места заполняются от руки или машинным спосо­бом при оформлении документа.

Формат носителя – это стандартный размер листа бумаги, ис­пользуемой в делопроизводстве. Международной организацией по стандартизации ИСО для форматов бумажных носителей документов рекомендованы 2 ряда размеров листов бумаги: А и В. Для российских предприятий основной – ряд А. Ряд В используется за рубежом. Каж­дый из этих рядов включает по одиннадцать форматов носителей: от АО до А10 и от ВО до В10. В России в общем делопроизводстве ис­пользуются 3 формата ряда А: A3 - 420 х 297 мм, А4 - 210 х 297 мм, А5-148х210мм.

Для бланков предприятия в соответствии с ГОСТ 9327-60 «Формат бланков документов» используются только 2 формата - А4 и А5. Од­нако при работе с иностранной оргтехникой можно столкнуться с форматами ряда В: ВЗ - 500 х 353 мм, В4 - 250 х 353 мм.

Формат документа это предельная ширина и длина текста на бумажном носителе, выбираемые составителем документа. Конкрет­ные размеры документа определяются свободными полями от края листа бумаги до границы возможного текста.

Постоянное документирование требует типовой основы. Поэто­му каждое предприятие разрабатывает и изготавливает типовые за­готовки для разных документов, называемые «бланками».

Многообразие типовых документов потребовало их унификации и стандарти­зации. Унификация документов – это придание им единообразия. Стандартизация документов – это узаконивание унифицирован­ных форм документов и процедур работы с ними.

Поля документа по ГОСТ Р 6.30-2003

Левое                   не менее 20 мм

Верхнее              не менее 20 мм

Правое                не менее 10 мм

Нижнее               не менее 20 мм
Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Гербовые бланки в организациях подлежат специальному учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале). Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводит не реже одного раза в год комиссия, назначаемая распорядительным документом руководителя организации. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.
Задание 2.4

      Напишите проект приказа по ОАО «Ковдорский ГОК» об итогах
проверки работы службы документационного обеспечения. В приказе отметьте следующие  недостатки:



1.
В отделе кадров предприятия в личных делах работников

отсутствуют некоторые необходимые документы;


2.       
В канцелярии не ведется книга регистрации приказов по

основной деятельности;


3.       
В  подразделениях предприятия отсутствуют журналы регистрации



внутренних документов.



























ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

КОВДОРСКИЙ ГОРНО- ОБОГАТИТЕЛЬНЫЙ КОМБИНАТ

      П Р О Е К Т  
П Р И К А З  А



№ ______

    28 июля 2010г.                                                                                 гор._________
         В связи обнаружением существенных нарушений в результате проведения документальной проверки состояния документационного обеспечения финансовой инспекцией

                                                          

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальнику отдела кадров - устранить недостатки в состоянии личных дел работников ОАО «Ковдорский ГОК».
             2. Заведующей канцеляриией - надлежаще оформить книгу ведения приказов по основной деятельности.
         3. Начальникам подразделений организовать работу по ведению журналов регистрации внутренних документов.


Приложение: копия акта документальной проверки состояния документационного обеспечения


ДИРЕКТОР ОАО «Ковдорский ГОК»                              ________________
С приказом ознакомлены:
1. Начальник ОК:


2. Заведующая канцелярией:

3. Начальники подразделений:









Задание 3.4

Составьте гарантийное письмо ОАО «Североникель»  об  оказании помощи в установке и наладке оборудования для плавильного цеха.





Бланк или угловой штамп

 ОАО «Североникель»

дата, исх.номер


Директору (руководителю, начальнику)

___________________________________                                                                          (название предприятия)



Гарантийное письмо
         Просим  Вас оказать помощь в установке и наладке оборудования для плавильного цеха.

         Оплату выполненных работ гарантируем.

         Наши реквизиты:
Директор ОАО «Североникель»                                  ______________

Главный бухгалтер                                                        ______________

              М.П.

















Задание 4.4

           О
пишите, как происходит регистрация входящих и исходящих  документов. Журналы входящей и исходящей документации.




Регистрация документов – это фиксация факта их создания, полу­чения или отправки путем проставления на свободной от текста части номера и даты с одновременной записью этих данных в специальных журналах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета или ис­полнения. Для этого по каждому виду документов ведутся специаль­ные журналы регистрации. Например, для писем - «Журнал регист­рации исходящей почты» и «Журнал регистрации входящей почты».

Номера для внешних документов, как правило, составные.

Например: Исх. № 218/12-36 от 28.12.2006,

где: 218 - порядковый номер в журнале, 12 - номер раздела в Но­менклатуре дел, 36 - номер подразделения-отправителя документа.

Для внутренних документов используется простая порядковая нумерация.

Например: Исх. № 38 от 26.03.2006

Аналогичные журналы ведутся по приказам, актам, протоко­лам, объяснительным и служебным запискам и т.д. Регистрация документов должна быть однократной. Не регистрируются следующие информационные материалы:

-   письма, присланные для сведения;

-   телеграммы о продлении отпуска или командировки;

-   технические задания на командировки;

-   пригласительные билеты и приглашения на совещания;

-   наряды, графики и разнарядки на работы;

-   поздравительные письма и открытки;

-   корреспонденция с указанием «лично»;

-   печатные издания и реклама;

-   бухгалтерские и плановые документы;

-   исковые заявления в суд;

-   объяснительные записки.
Журнал регистрации исходящей почты

 

Дата

Исх. №

Адресат

Краткое

содержание

Примечания

12.05.10

218/12-36

ООО «Фемида»

Предложения

На контроле

13.05.10

219/08-35

Мэрия

Лицензия

на  работы

На контроле

 

Журнал регистрации входящей почты

 

Дата,

вх. №

Дата, исх. №

Корреспондент

Краткое содержание

Срок

испол-нения

Отметка об исполнении

12.06.10

№ 65

29.03.06

№ 121-14

ЗАО

«Турсервис»

Ответ на запрос

3.06.10

Исполнен

13.06.10

№ 66

2.04.06

№ 321/-7к

ООО

«Фемида»

Предложе­ние креди­тов

1.06.10

Исполнен

 
Список использованной литературы:

1. ГОСТ. Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Требования к оформлению документов»
2. Чуковенко А.Ю., Янковая В.Ф. «Правила оформления документов, комментарии к ГОСТ Р6.30 - 2003»
3. Басаков М.И. «Приказ и деловое письмо», 2004


1. Реферат Николаевское кавалерийское училище
2. Реферат на тему Same Sex Marrigaes I Do Or Don
3. Реферат Первобытный бизон
4. Реферат Разработка регулируемого аксиально-плунжерного насоса на базе насосов серии 313 для использовани
5. Контрольная работа на тему Операции коммерческих банков. Расчеты платежными поручениями
6. Курсовая на тему Инфляция как многофакторный процесс
7. Реферат на тему Women Essay Research Paper Hindu goddesses are
8. Курсовая Построение моделей статики по методике активного эксперимента
9. Курсовая Управление финансовыми ресурсами
10. Реферат A Jury Of Her Peers A Character