Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Смоленская государственная сельскохозяйственная академия»
Кафедра: Управление производством
Контрольная работа

по дисциплине: «Документирование управленческой деятельности»
Выполнила: студентка

заочной формы обучения

группа 36-з

Е.В. Антоненко

Проверил: доцент

В.П. Савченко
Смоленск 2010г.

Содержание:

1. 
   Особенности организации работы с исходящими документами...................................................................................3
   
2. 
   Письмо-приглашение принять участие в мероприятии ………5
   
3. 
   Текст представления о переводе работника на другую работу.6
   
4. 
   Краткий протокол производственного совещания…………….7
   
5. 
   Коммерческий акт о несоответствии между количеством груза, указанном в сопроводительных документах и фактически доставленном железной дорогой………………….8
   
6. 
   Претензионное письмо в адрес Управления железной дороги (по данным п.5)…………………………………………………11
   
7. 
   Список использванной литературы...........................................12
   

1.

Работа с исходящими документами, отправляемыми за пределы предприятия, предполагает:

а) проверку правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей;

б) регистрацию документов;

в) подготовку документов к отправке;

г) передачу подготовленных к отправке документов в экспедиционную группу;

д) помещение контрольных экземпляров документов в дела;

е) последующее хранение и работу с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение).

Рассмотрим особенности работы с исходящими документами в соответствии с перечисленными этапами.

Подготовка к отправке и отправка исходящих документов осуществляются в соответствии с Почтовыми правилами Министерства связи РФ. Документы, поступающие в службу ДОУ для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня.

Указанная работа начинается с проверки правильности оформления и приема документов от ответственных исполнителей уполномоченными сотрудниками службы ДОУ. Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными (служба ДОУ не несет ответственности за содержание документа).

Это означает, что исходящий документ должен:

а) иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;

б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;

в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе; Отправка документов на небумажных носителях производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.

г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;

д) иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа в четыре и более адресов;

е) в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрация производится путем простановки штампа «Исходящий №__» и внесения справочных данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо).

Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых отправлений, после чего передаются для подготовки к отправке.

Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату ответственному исполнителю для устранения недостатков, препятствующих отправке.

Подготовка документов к отправке включает:

♦ проставление на конвертах (наклейках на упаковке) адресных данных;

♦ фальцовку (сложение путем перегиба) документов;

♦ вложение документов в конверты (упаковки);

♦ заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой оплаты) конвертов.

Для передачи подготовленных к отправке документов в экспедицию уполномоченными сотрудниками службы ДОУ предварительно составляются описи (реестры) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию. Принятая по описи деловая корреспонденция упаковывается сотрудниками экспедиции в транспортировочную тару (ящики, короба, портфели и пр.), после чего доставляется в почтовое отделение установленным порядком (пешком или на автомашине). После отправки деловой корреспонденции сотрудники отдела делопроизводства помещают контрольные экземпляры исходящих документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Последующее хранение и работа с контрольными экземплярами исходящих документов до передачи их в архив или на уничтожение производятся исходя из практической потребности в документах и с учетом их исторической (научной и иной) ценности.


2.

Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату Уважаемый…! (Уважаемые…!), например:

Уважаемый господин Лужков!

Уважаемый Алексей Михайлович!

Уважаемые господа!

Уважаемые господа банкиры! и т.п.

Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используются следующие выражения:

Приглашаем Вас принять участие в…

Просим Вас принять участие в…

Имеем честь пригласить Вас…

Примите наше приглашение…


Штамп или Директору

фирменный бланк ООО «Агромастер»

А.И. Кузнецову

Уважаемый господин Кузнецов!

Приглашаем Вас посетить международную специализированную

выставку "Агро салон".

Выставка работает с "22" по "25" октября 2010г.

ежедневно с 9.00 до 20.00 часов по адресу: пр-т Мира, д. 75 г. Москва.

С уважением,
руководитель предприятия П.Н. Лебедков

Исполнитель К.И. Понамарев

Телефон (495) 420-55-36
3.

Основанием для перевода являются изменения к трудовому договору (контракту) с указанием номера и даты.

В разрешенных законом случаях, например при производственной необходимости, согласия работника не требуется. При этом основанием для перевода являются докладные записки руководителей структурных подразделений, приказы по основной деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи с производственной ситуацией. Документом, обосновывающим необходимость перевода, может быть и представление руководителя структурного подразделений (цеха, отдела и др.) о переводе.

Представление о переводе унифицировано в ГОСТ Р 6.30-2003 и включает в себя следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. В тексте представления руководителя структурного подразделения должна быть дана оценка производственной деятельности работника, изложены причины перевода. Представление пишется на имя руководителя организации. Его резолюция адресуется кадровой службе и содержит распоряжение о решении вопроса.




Наименование структурного подразделения


Адресат

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

____________№_____________


Резолюция
Место составления

О переводе на другую работу

Фамилия, имя, отчество

Год рождения

Образование

Должность (вакантная)

Структурное подразделение

Вид перевода

Стаж работы в данной организации

Оценка производственной деятельности

Повышение профессионального уровня

Основание

(примерный состав информации)

Руководитель структурного К.Л. Лешков

подразделения
визы заинтересованных

должностных лиц

4.

ООО «Агромастер»

ПРОТОКОЛ

производственного совещания

от 12.10.2010 г.

Председатель: Крупкин Сергей Анатольевич – начальник отдела сбыта Секретарь: Поляк Светлана Викторовна – менеджер-логист

Присутствовали:

А.А. Иванов – зам. начальник отдела сбыта;

А.Б. Платонов -директор ООО «Агромаш»;

А. И.Николаев -директор ООО «Ростельмаш»;

А.К. Мартыненко - директор ООО «Звезда»;

В.А. Паймин - начальник отдела сбыта ООО «Сипма.РУ»;

В.Н. Иванов - директор ООО «Лида-Регион».

Повестка дня: Рассмотреть вопрос об увеличение объёма продаж сельскохозяйственной техники на территории РФ.

Решили:

Увеличить реальные выплаты дотации; снизить ставки по кредитам; снять вето на приобретение импортной сельскохозяйственной техники; проводить белую интервенцию по молочной продукции; включить зерновую интервенцию.

Председатель ________________ / С.А. Крупкин / Секретарь ________________ /С.В. Поляк/

В дело № 25

"5"июля 2010 г. _____________________

(подпись исполнителя)
5.

Сроки составления коммерческого акта:

• 
  В пути следования — в сутки обнаружения обстоятельств, подлежащих оформлению коммерческим актом
  
• 
  При выгрузке — в сутки выгрузки
  
• 
  При передаче груза — в сутки передачи
  
• 
  В течение следующих суток — если невозможно составить ранее
  

Правила составления акта:

• 
  Составляется в 3 экземплярах
  
• 
  Заполняется без помарок, подчисток и исправлений
  
• 
  В коммерческом акте должно содержаться точное и подробное описание груза
  
• 
  Лица, составляющие коммерческий акт, несут ответственность за достоверность указанных в нем сведений
  
• 
  Коммерческий акт подписывает перевозчик, а также грузополучатель, если они участвуют в составлении коммерческого акта
  

КОММЕРЧЕСКИЙ АКТ

приемки продукции (товаров) по количеству

№ __ от ____________________ г.


Место составления акта и приемки продукции (товара______________

______________________________________________

Время начала приемки продукции (товара) ________________________

Время окончания приемки ________________________________________

Комиссия в составе: ____________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

(должность, место работы, фамилия, имя, отчество)


С участием представителя поставщика, незаинтересованной органи-

зации общественности ________________________________________________

_____________________________________________________________________

(должность, наименование предприятия, имя, отчество, фамилия)


Дата и номер удостоверения представителя поставщика

(незаинтересованной организации, общественности) ____________________

_____________________________________________________________________

Комиссия ознакомлена с Инструкцией о порядке приемки продукции

производственно-технического назначения и товаров народного

потребления по количеству ___________________________________________

Наименование поставщика ________________________________________

Наименование и адрес отправителя (изготовителя) ________________

_____________________________________________________________________

Дата и номер счета-фактуры _____________________________________

Дата и номер транспортной накладной ____________________________

Станция отправления (пристань, порт) и дата отправления ________

_____________________________________________________________________

Станция назначения и время прибытия груза ______________________

Время выдачи груза органом транспорта __________________________

Время вскрытия вагона, контейнера, автофургона и других

опломбированных транспортных средств ________________________________

Время доставки продукции на склад получателя ___________________

Номер и дата коммерческого акта (акта, выданного органом

автомобильного транспорта) __________________________________________

Условия хранения продукции на складе получателя до ее приемки __

_____________________________________________________________________

Определение количества продукции (товаров) производилась на

исправных весах или другими измерительными приборами, проверенными в

установленном порядке _______________________________________________

Состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции, содержание

наружной маркировки тары и другие данные, на основании которых

усматривается, в чьей упаковке предъявлена продукция - отправителя

или изготовителя ____________________________________________________

_____________________________________________________________________

Дата вскрытия тары _____________________________________________

Порядок отбора продукции для выборочной проверки с указанием

оснований выборочной проверки (стандарта, ТУ, особых условий

поставки, договора и т.п.) __________________________________________

_____________________________________________________________________

За чьим весом или пломбами отгружена продукция _________________

_________________________, состояние пломб __________________________

(отправителя, транспорта) (исправные, неисправные)


Содержание оттисков пломб ______________________________________

(по документам и фактически)


Вес каждого места, в котором обнаружена недостача (фактический и

по трафарету на таре (упаковке) _____________________________________

_____________________________________________________________________

Маркировка мест ________________________________________________

(по документам и фактически)


Наличие или отсутствие упаковочных ярлыков и пломб на отдельных

местах ______________________________________________________________

Отметка о выдаче груза в порядке ст.65 Устава железных дорог ___

_____________________________________________________________________


При проверке груза установлено:

---------------------------------------------------------------------

наиме-¦ед. ¦це-¦по докуме-¦ фактически поступило

нова- ¦изм.¦на ¦нтам пос- +------------------------------------------

ние ¦ ¦ ¦тавщика ¦кол-¦ ¦ бой ¦излишки ¦недостача

проду-¦ ¦ +----------¦иче-¦сум-+----------+----------+----------

кции, ¦ ¦ ¦коли-¦сум-¦ство¦ма ¦коли-¦сум-¦коли-¦сум-¦коли-¦сум-

това- ¦ ¦ ¦чест-¦ма ¦ ¦ ¦чест-¦ма ¦чест-¦ма ¦чест-¦ма

ров ¦ ¦ ¦во ¦ ¦ ¦ ¦во ¦ ¦во ¦ ¦во ¦

------+----+---+-----+----+----+----+-----+----+-----+----+-----+----

1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13

------+----+---+-----+----+----+----+-----+----+-----+----+-----+----

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

---------------------------------------------------------------------


Каким способом определено количество недостающей продукции _____


_____________________________________________________________________

(взвешиванием, счетом мест, обмером и т.п.)


Могла ли вместиться недостающая продукция в тарное место, вагон,

контейнер и т.п. ____________________________________________________

Заключение о причинах и месте образования недостачи ____________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Лица, участвующие в приемке продукции (товара), предупреждены об

ответственности за подписание акта, содержащего данные, не

соответствующие действительности.


Подписи членов комиссии:


1. _________________ 2. ____________________

3. _________________ 4. ____________________


Представитель поставщика

(незаинтересованной органи-

зации, общественности) К.А. Петров


6.

Кому: Управление железной дороги
  Адрес: __________________________

________________________________
________________________________

________________________________
Исх. N ___________
"__"________ ____ г.
 
 
 
 
                          П Р Е Т Е Н З И Я         об уплате стоимости недостачи (частичной утраты) груза
            на сумму ________________________________ руб.
 
      При выдаче с проверкой груза,  поступившего  в  наш  адрес  по
  железнодорожной накладной No. _____________ установлена  недостача
  _____________________________________________________ в количестве
                (наименование продукции, товара)
  _________________________________________________________________,
                        (вес, штук, метраж и т.п.)
 
  что подтверждается коммерческим актом No. ____ от "__"_____20__ г.
      Сумма недостачи согласно прилагаемому расчету составляет _____
  ________________________________________ руб.
      На основании ст.  148,  151,  179 Устава железных дорог просим
  перечислить  стоимость  недостающего  груза ______________________
  руб.  и,  кроме того,  _____% годовых, начиная со дня предъявления
  претензии  до  дня  перечисления денег,  на наш расчетный счет No.
  ______________________    в    ______________________________________    г.
  __________________________________________.
            (наименование банка)
 
      Приложения:
      1. Железнодорожная накладная No. ____________.
      2. Коммерческий акт No. _______ от "___"__________ 20___ г.
      3. Счет поставщика No. ________ от "___"__________ 20___ г.
      4. Расчет суммы претензии.
 
      Примечание. Железнодорожная  накладная  и  коммерческий  акт
  грузовой  службы  Управления  железной  дороги  прилагаются  в
  подлиннике.
 
 
        Руководитель предприятия                 
        или его заместитель                            А.В. Семченко
7. Список использованной литературы.


1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. - М.: АО «Бизнес-школа «ИНТЕЛ-СИНТЕЗ», 1997

2. Рогожин М.Ю. Организация кадровой работы предприятия. - М.: РДЛ, 2003

3. Трудовой кодекс РФ.-М. Проспект, 2002