МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РФ

ФГОУ ВПО «Ижевская государственная сельскохозяйственная академия»

Факультет непрерывного профессионального образования


Контрольная работа по: «Документированию управленческой деятельности»


                                                          Проверил: доцент, кандидат

                                                                                           экономических наук

                                                                                       Некрасова Е.А.                      

                                                             Выполнил: Миронова Я.В.

                                                                 Специальность: «Экономика и

                                                              управление на предприятии    

                         АПК»                   

                           Курс: 1

                                 Группа: 45

                                         Шифр: 0905161


Ижевск 2010

Содержание.

1.    1.Введение………………………………………………………..3

2.    Система документации по личному составу………………..4

                       Документы по личному составу………………………....4

                       Резюме……………………………………………………....6

                       Трудовая книжка……………………………………………7

                       Порядок учёта личного состава………………………...10

                       Представление…………………………………………….12

3.    Трудовой договор……………………………………………….14

                       Образец трудового договора……………………………16

4.    Литература……………………………………………………….19

                                                                      


1.Введение.

Документирование – запись информации на различных носителях установленным правилам. Это означает создание документа на различных материальных объектах (бумага, магнитные и оптические диски кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации.   

Управленческая деятельность - обеспечивает эффективное управление организацией различных организационно- правовых форм, экономическими процессами, производством и социальной инфраструктурой. Он организует и совершенствует систему управления, разрабатывает оптимальные управленческие решения и проекты. Менеджер осуществляет свою профессиональную деятельность в сфере управления и бизнеса на государственных предприятиях, в акционерных обществах и частных фирмах.
     Экономическая деятельность - совокупность действий на разных уровнях хозяйствования, в результате которых люди удовлетворяют свои потребности посредством производства и обмена материальными благами и услугами.


2. Система документации по личному составу.

2.1. Документы по личному составу.

К документам по личному составу относятся:

Ø     Трудовые договоры, заключенные между работодателем и работником;

Ø     Приказы о приеме, переводе на другую работу, увольнении;

Ø     Заявления о приёме на работу, перемещении, увольнении;


Ø     Трудовые книжки;

Ø     Личные карточки (ф. Т-2);

Ø     Автобиографии;

Ø     Характеристики;

Ø     Аттестационные листы сотрудников;

Ø     Резюме;

Ø     Личные дела;

Ø     Лицевые счета по заработной плате и социальному обеспечению.

В настоящее время разработаны и используются отдельные унифицированные документы по личному составу:

Ø     ф. Т-1 – приказ (распоряжение о приёме на работу);

Ø     ф. Т-2 – личная карточка;

Ø     ф. Т-4 – учётная карточка научного работника;

Ø     ф. Т-5 – приказ (распоряжение) о переводе;

Ø     ф. Т-6 – приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

Ø     ф. Т-8 – приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора.

В процессе управления предприятиями руководители принимают многочисленные решения, в частности при выборе кандидатов на замещение вакантной должности, увеличении оклада, направление на курсы повышения квалификации, включении в резерв на выдвижение, командировании специалистов за границу, направление в вуз или техникум и др. поэтому и возникает необходимость в разнообразной информации.

Этим и объясняется множество различных учётных и отчётных документов по кадрам на предприятиях.

Лица принимающие решения по вопросам подготовки, повышения квалификации, переаттестации, использования рабочих и инженерно-технических работников, должны обладать необходимой и достоверной информацией, получаемой в оперативном режиме.


2.2. Резюме.

Резюме представляет собой группировку различных документов, характеризующих биографические, политические, деловые и личные качества работника. Наряду с официальными данными составитель может указать любую дополнительную информацию, характеризующего его как специалиста и личность.

Например, окончил курс секретарей – референтов, делопроизводства; имею опыт работы с компьютерными программами; имею аттестат Минфина РФ первой категории на право совершения операции с ценными бумагами, имею водительские права и т.д.

Установленной формы резюме нет.

Фирмы составляют её по произвольной форме, которая может содержать следующие реквизиты:

Ø     фамилия, имя, отчество работника;

Ø     год рождения;

Ø     домашний адрес;

Ø     телефон;

Ø     семейное положение;

Ø     наличие детей;

Ø     образование;

Ø     опыт работы, в том числе по специальности;

Ø     последние места работы и должности;

Ø     знание компьютера;

Ø     знание иностранных языков;

Ø     интересующий уровень оплаты труда;

Ø     дополнительные данные.

Резюме лиц принятых на работу, хранятся в личных делах сотрудников, а не принятых на работу – хранятся один год, согласно перечню документов с указанием сроков хранения.

2.3. Трудовая  книжка.

Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника.

В соответствии со статьёй 66 ТК РФ Правительство РФ приняло постановление от 16 апреля 2003г. № 255 «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей»

Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника новой.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией в присутствии работника не позднее недели со дня приёма на работу. По общему правилу приём на работу без трудовой книжки запрещается.

Если человек впервые поступает на работу, он должен взять справку о последнем занятии (например, об учёбе в общеобразовательной школе) по месту жительства. Демобилизованному из Вооруженных сил достаточно предъявить военный билет.

Лицам, которые принимаются на работу на дому, трудовые книжки открываются только после выполнения первого задания.

Лицам, работающим по совместительству, трудовая книжка заводится только по месту основной работы. Однако инструкция ведения трудовых книжек обязывает внести запись о работе по совместительству, если оно оформлено в законном порядке.

Сведения о работнике записываются на первой странице. Дата, фамилия, имя, отчество записываются полностью на основании паспорта или свидетельства о рождении. Графы «Образование», «Профессия», «Специальность» также заполняются на основании соответствующего документа.

Записи, вносимые в раздел «Сведения о работе», должны содержать полную информацию о названии организации, поэтому воспроизводится её полное название. Записи о наименовании работы или должности, на которую пришёл работник, производится:

Для рабочих – в соответствии с наименованиями профессий, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих;

Для служащих – в соответствии с наименованиями должностей, указанных в Единой номенклатуре должностей, или в соответствии со штатным расписанием.

Надо обязательно указывать и структурное подразделение (цех, отдел, лабораторию, участок) с их конкретным наименованием. Эти сведения нередко бывают, необходимы для определения в дальнейшем конкретных льгот: льготная пенсия, надбавка или вознаграждение за выслугу лет и т.п.

С учётом широкого распространения совмещения профессий в трудовой книжке предусматривает запись о второй и последующих профессиях с указанием разрядов. Если работник не только приобрёл новую профессию, но и работает по ней, то об этом делается соответствующая запись. Она особенно актуальна для тех, кто занят в составе специализированных или комплексных бригад. Дело в том, что со временем на основании записей в трудовой книжке это облегчит подтверждение стажа, необходимого для назначения льготной пенсии.

Студентам, учащимся, аспирантам, имеющим трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения в дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений. Кроме того, вносятся также записи по работе в составе студенческих отрядов, при прохождении производственной практики с указанием специальности, квалификации, должности и времени работы.

Все записи в трудовой книжке должны производиться не позже недельного срока со дня издания приказа (распоряжения), а об увольнении - в день увольнения.

В раздел «Сведения о награждениях» вносятся сведения о награждении работника орденами и медалями, о награждении Почётными грамотами и нагрудными знаками на основании решений министерства. Кроме того, в этот раздел заносят поощрения за успехи в работе в организации (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, почётной грамотой и т.п.).

Трудовые книжки и вкладыши к ним хранятся у администрации как бланки строгой отчётности. Выдаются они работникам на руки только при увольнении, а в остальных случаях, если возникает надобность, администрация выдаёт работнику по его просьбе заверенную выписку сведений о работе из трудовой книжки.

Строго регламентированы не только порядок заполнения трудовой книжки, но исправления записей  в ней. Исходным требованием является полное соответствие записи подлиннику приказа (или другого документа).

При обнаружении расхождений независимо от того, кем оно выявлено, неправильная запись должна быть исправлена. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления записей в трудовой книжке.


 

            

         


2.4. Порядок учёта личного состава.

Форма учёта – личные дела на работников, которые ведутся на руководителя предприятия, его заместителей, главных специалистов, начальников отделов, служб, цехов и их заместителей, специалистов, ведущих самостоятельные участки работы, а так же материально ответственных работников.

Личное дело представляет собой группировку различных документов, характеризующих биографические, политические, деловые и личные качества работников.

Личные дела систематизируются в алфавитном порядке или по структурным подразделениям в соответствии с утверждённым штатным расписанием.

Личное дело работников комплектуют из следующих документов:

Ø     дополнение к личному листку по учёту кадров;

Ø     листок по учёту кадров с фотографией;

Ø     автобиография;

Ø     копия диплома о высшем или среднем образовании или справка, заверенная работником по кадрам;

Ø     заявление о приёме на работу;

Ø     копии приказов о приёме на работу, переводах, поощрениях взысканиях;

Ø     характеристика;

Ø     аттестационные листы и др.

Ø     опись документов, находящихся в деле.

Опись документов составляют работники по кадрам при первоначальном оформлении документов личного дела, надлежащие записи в неё вносят при подшивке других материалов, поступающих дополнительно.

Каждый документ в описи именуется отдельно и в точном соответствии с тем, как он назван при его составлении.

Дополнение к личному (анкетному) листку по учёту кадров служит для записей изменений, которые произошли у работника после оформления его личного дела.

Записи в дополнение к листку по учёту кадров должны вносится регулярно после изменений в учётных данных работников. Несоблюдение этого требования обесценивает значение этого документа и достоверность данных личного дела.

Личный (анкетный) листок по учёту кадров – один из основных документов в деле. Он отражает автобиографические данные о работнике, его трудовую деятельность, службу в армии, семейное положение, наличие правительственных  и ведомственных наград, пребывание за границей.

Автобиографию составляют по произвольной форме, собственноручно, без помарок и исправлений.

В автобиографии обязательно следует осветить в описательной форме год, и место рождения и в какой семье, когда и в каких заведениях учились, какое получили образование и специальность, указать, когда, где и в какой должности работали, причины перехода с должности на должность. Дать краткие сведения о ближайших родственниках. Кроме того, необходимо осветить наиболее важные события в жизни (время вступления в брак, развод и т.д.) и трудовой деятельности; пребывание за границей, пребывание под судом или следствием, где, когда и за что. В конце необходимо указать домашний адрес, расписаться и поставить дату заполнения автобиографии.  

 

 

 

  

     

    

2.5. Представление.

Статья 191 «Поощрение за труд» ТК РФ дает возможность работодателю поощрять работников, добросовестно исполняющих трудовые обязательства. ТК РФ определяет лишь примерный перечень оснований и мер их поощрения.

Меры поощрения подразделяются на моральные (объявления благодарности) и материальные (выдача премии, награждение ценным подарком и т. д.).

Деление на моральные и материальные меры поощрение условное. Дело в том, что работник, награждённый Почётной грамотой, может оказаться одним из первых в очереди на получение (квартиры, автомобиля). И наоборот, работник, регулярно получающий премии и ценные подарки, может быть одним из первых представлен к награждению орденом или медалью за трудовые успехи.

За образцовое выполнение трудовых обязанностей, успехи в соревновании, повышение производительности труда, улучшение качества продукции, продолжительную и безупречную работу, новаторство в труде и за другие достижения в работе применяются следующие поощрения:

Ø     объявление благодарности;

Ø     выдача премии;

Ø     награждение ценным подарком.

Приведенный перечень не является исчерпывающим, в отраслевых правилах внутреннего трудового распорядка он может быть дополнен применительно к условиям работы. Дополнительные меры поощрения вводятся при утверждение правил внутреннего трудового распорядка, при разработке условий коллективных договоров.

Допускается соединение нескольких мер поощрения, например объявление благодарности и выдача денежной премии.

Поощрения объявляются в приказе или распоряжении, доводятся до сведения коллектива и заносятся в трудовую книжку работника.

Во всех случаях приказу предшествует такой документ, как представление.

Реквизиты представления:

1.     Фамилия, имя, отчество.

2.     Структурное подразделение, должность,  стаж работы в данной организации (желательно указать стаж работы в отрасли).

3.     Оценка производственной деятельности, повышение профессионального мастерства.

4.     Оценка личностных качеств.

5.     Мотив поощрения.

6.     Основание поощрения.

7.     Вид поощрения.

8.     Дата.

9.     Подписи должностных лиц:

а) от администрации;

б) от профсоюзной организации.

Допускается оформление представления только с одной подписью – представителя администрации и с визой представителя профсоюзной организации. 

  

 


3. Трудовой договор.

Все работы в организации выполняют члены трудового коллектива. Разрешено принимать на работу лиц по трудовому соглашению, договору гражданско-правового характера (подряд, поручение, возмездное оказание услуг, агентский договор и др.).

Приём на работу по трудовому соглашению работников оправдан и целесообразен, если среди членов трудового коллектива нет соответствующих специалистов или когда работы не могут быть выполнены в необходимые сроки силами коллектива организации.

Понятие трудового договора сформулировано в ст. 56 Трудового кодекса РФ.

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определённую этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник.

Для принятия работника на работу с ним необходимо заключить трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ, «Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Один экземпляр трудового договора передаётся работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключённым, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трёх дней со дня фактического допущение работника к работе». Одновременно работнику объявляется приказ о его приёме на работу.

Содержание трудового договора подробно расписано в статье 57 «Содержание трудового договора» ТК РФ. В ней закрепляются разнообразные условия труда (место работы с указанием структурного подразделения, наименование должности, специальности профессии; права и обязанности работника и работодателя; характеристика условий труда; режим труда и отдыха; условия оплаты труда; виды и условия социального страхования), а так же может быть включен перечень дополнительных условий (об испытании при приёме на работу; о неразглашении государственной, служебной и коммерческой тайны; об обязанности работника отработать после обучения определённый срок, если обучение проводилось за счёт работодателя). При этом дополнительные условия не должны ухудшать положение работника по сравнению со сложившимся в результате регулирования трудовым законодательством, коллективными договорами и соглашениями.

Трудовой договор может быть заключён на определённый срок не более пяти лет или на неопределённый срок, согласно статье 58 «Срок трудового договора» ТК РФ.


   

Трудовой договор № _

      п. Игра                                                               «    1    »       июля         2008 года
Индивидуальное предприятие «Орхидея», в лице директора Романовой Екатерины Александровны, действующее на основании Устава, именуемое в дальнейшем РАБОТОДАТЕЛЬ, с одной стороны и Гребёнкина Елена Александровна, именуемая в дальнейшем РАБОТНИК, с другой стороны, заключили договор о нижеследующем:

      1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

            РАБОТНИК принимается на работу на должность продавца – консультанта.

            РАБОТНИК подчиняется непосредственно директору предприятия.

            На весь период работы РАБОТНИКА, РАБОТОДАТЕЛЬ ведет трудовую                                книжку РАБОТНИКА.

            Работа по настоящему договору является основным местом работы     РАБОТНИКА.

             2.ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН.

2.1     РАБОТНИК обязан:

- добросовестно, своевременно и в полном объёме исполнять свои должностные обязанности,  в соответствии с должностной инструкцией;

- соблюдать правила внутреннего трудового распорядка предприятия;

- соблюдать трудовую дисциплину;

- проявлять взаимную вежливость, уважение, терпимость;

- повышать культуру общения с клиентами;

- соблюдать требования по охране труда, техники безопасности и производственной санитарии;

- заботиться о сохранности оборудования, инвентаря, документации;

- своевременно и точно исполнять распоряжение руководителя предприятия;

- по распоряжению руководителя выезжать в  командировки;

2.2 РАБОТОДАТЕЛЬ обязан:

- предоставлять РАБОТНИКУ работу в соответствии условиям настоящего  договора;

- обеспечивать РАБОТНИКУ условия труда, необходимые для выполнения им обязанностей, в том числе, обеспечить необходимыми материально-техническими средствами в исправном состоянии;

- соблюдать законодательство о труде и охраны труда;

- обеспечивать условия оплаты труда, нормы рабочего времени и времени отдыха в соответствии с настоящим договором и действующим законодательством;

- создавать условия для повышения квалификации РАБОТНИКА и роста профессионального мастерства;

- создавать условия для обеспечения сохранности личного имущества.

3. ОПЛАТА ТРУДА.

3.1 РАБОТНИКУ устанавливается оплата труда, с выплатой материального вознаграждения, согласно положения об оплате труда, существующего на фирме.

3.2 Кроме того, РАБОТНИК имеет право на получение по результатам своей деятельности надбавок, доплат, премий, других вознаграждений в соответствии с системой оплаты труда и положениями, действующими на предприятии.

                                       4. РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА.

4.1 РАБОТНИКУ устанавливается 4-х дневная 40 часовая рабочая неделя.

4.2 Рабочее время устанавливается в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка.

4.3 Работнику предоставляется ежегодный отпуск в количестве 28 календарных дней.

                                             5. СРОК ДОГОВОРА.

5.1 Настоящий договор заключён между РАБОТОДАТЕЛЕМ и РАБОТНИКОМ с 1.07 2008 года.

5.2 Настоящий договор, может быть, расторгнут досрочно:

- по соглашению сторон;

- по требованию РАБОТНИКА в случае его болезни, инвалидности и другим уважительным причинам, препятствующим выполнению работ по договору;

- в связи с обнаружившимися несоответствием РАБОТНИКА занимаемой должности;

- в случае систематического неисполнения РАБОТНИКОМ без уважительных причин своих должностных обязанностей;

- в случае нарушения РАБОТНИКОМ трудовой дисциплины.

5.3 Настоящий договор составлен в 2-х экземплярах, находящихся у сторон.

РАБОТОДАТЕЛЬ                                                РАБОТНИК

ИП Романова                                                        Гребёнкина Елена Александровна                         

п. Игра, мкр. Нефтяников д.1                             Зарегистрирована:

ИНН 1809006074                                                 п. Игра, ул. Добролюбова, 30-2

Директор                    Е.А.Романова                       


Литература.

1.     Белов А.Н., Белов А.А. «Делопроизводство и документооборот». Учебное пособие. – М.: Издательство Эксмо, 2006.

2.     Комышев А.Л., Камалова Л. П., Чайникова Е. П. «Документирование управленческой деятельности»: Учебное пособие для экономистов-менеджеров /Под ред. А.Л. Комышева. – Ижевск РИО ИжГСХА, 2001.

3.     Кирсанов М.В. «Современное дело производство». – М.: ИНФРА-М, 2003