Контрольная работа Документирование управленческой деятельности 5
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-25Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Санкт-Петербургский государственный
инженерно-экономический университет»
Кафедра исследования операций в экономике
имени профессора Ю. А. Львова
Контрольная работа по дисциплине
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Выполнил: ___Попова Ольга Владимировна_____________________
(Фамилия И.О.)
студентка___3____ курса спец. ____080502(7) ____
(срок обучения) 5 лет 10 мес.
группа__7/281_____________№ зачет. книжки __12008____________
Подпись: ___________________________________________
Преподаватель: ________________________________
(Фамилия И.О.)
Должность: ________________________________________________
уч. степень, уч. звание
Оценка: _____________Дата: __________________________
Подпись: ___________________________________________
Санкт-Петербург
2011 г
Номера вопросов: 2; 11; 23; 38.
2. Понятия «документ» и «документированная информация». История документа.
11. Правила оформления реквизитов, определяющих юридическую силу документа.
23. Требования к составлению и оформлению докладной и объяснительной записок. Внутренние и внешние докладные объяснительные записки. Приведите примеры оформления докладной и объяснительной записок.
38. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан. Сроки рассмотрения обращений граждан и контроль рассмотрения.
2. Понятия «документ» и «документированная информация». История документа.
Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало, по мнению ряда учёных, появление первой информационной технологии в истории человеческого общества. Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент её произнесения. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими. Не случайно в тот период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи играли старики, т.е. самые опытные члены общества. Отделение информации от субъекта и первые попытки её закрепления были связаны с применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнём костров, звуками труб, барабанным боем, определённым образом положенными ветвью или стрелой и т.п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое значение. Хрестоматийным стал приведённый древнегреческим историком Геродотом пример символического послания древних скифов персам. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и означало: “Если вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать по болотам, как лягушки, прятаться в норы, подобно мышам, то будете осыпаны нашими стрелами, как только вступите на скифскую землю”.
Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.
История документа и документации как совокупности документов, связанных между собой формально-логическими связями, является одной из интереснейших тем документоведения и до настоящего времени все еще недостаточно изучена. История позволяет проследить эволюцию документа и ее взаимосвязь с социально-политическими и экономическими изменениями в обществе. Среди главных характеристик процесса эволюции документа можно назвать возникновение, изменение, сохранение и трансформацию форм документов, изменение удельного веса в социальных и управленческих процессах разных видов документов, влияние новых технологий на документ, а также устойчивость основных функций документа: запоминания (фиксации) информации и последующей передачи ее во времени и пространстве. Можно сделать вывод, что документы и документация возникают в связи с общественными потребностями человека и государственными задачами. Любой документ обладает соответствующей функцией или их совокупностью, обусловленной целью создания документа.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению. Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества. Документ берет свое начало еще с древних времен, когда вместо бумаги использовали камни, бересту и кожу. Далее стали появляться глиняные доски, а в последствии и первые бумажные документы. Начало систематической подготовки документальных публикаций в России связано с именем Петра Великого. Именно при нем возникла практика опубликования официальных документов - императорских указов, распоряжений высших и местных правительственных учреждений. Тогда же появились и первые документальные публикации исторических источников - летописных записей, актовых и других материалов.
Во второй половине XVIII в. возникли и были частично реализованы проекты серийных документальных публикаций (летописей, актового материала, родословных книг и записей), появились первые государственные организации и общественные объединения, ставившие перед собой задачу подготовки и издания документальных публикаций исторических источников (Российская академия, кружок А.И. Мусина-Пушкина). Все чаще документальные публикации стали помещаться на страницах периодических изданий, а в конце XVIII в. возникло и первое периодическое издание, специализировавшееся на документальных публикациях - "Древняя российская вивлиофика" Н.И. Новикова. Накопленный опыт работы по подготовке документальных публикаций послужил основой для обобщений теоретико-методического характера. В обществе закрепилось понимание значимости документальных публикаций вообще и исторических источников в частности, пополнялся понятийный аппарат прикладной археографии. Например, появились такие термины, как "список" документа, "текст" документа, "разности" (варианты) текста документа, "подлинник" документа.
Обычно по мере приближения документа к своей четвертой стадии бытования он неотвратимо приобретает свойства неустановленных пробелов. Утрата документом оперативного значения приводит к постепенному ослаблению его первичного информационного потенциала. Другими словами, происходит своеобразное "угасание" не только текста документа, но и его информации.
Документация и управление ею является в наше время очень важным фактором. «Управление документацией», как универсальный термин, имеет международное признание и распространение. Он обозначает управление созданием, использованием и хранением документов организации в течение их жизненного цикла на принципах экономичности и эффективности, с использованием новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации как полноценному ресурсу управления.
Эволюция термина «документ»
Документы используются в различных областях человеческой деятельности и сферах жизни. В истории документа можно выявить истоки многих сегодняшних проблем управления документацией в организации. Документы сопровождают человека с момента возникновения письменности, формирование общественных потребностей, влияние особенностей языка отразились на становлении документа.
Основные функции документа связаны с процессом фиксации информации с последующей передачей её во времени и пространстве: учет, подсчет, команды, запись информации в целях ее сохранения и распространения. Реализация данных функций привела к появлению графической документации (карты, чертежи), медицинской, бухгалтерской и других видов документации.
Следовательно, документы и документация возникают в связи с общественными потребностями человека и задачами.
К сожалению, до настоящего времени не выработано четкого и однозначного термина «документ». По моему мнению, решение задачи поиска смыслового значения термина «документ» возможно только на основе сравнительного анализа разных подходов к определению документа.
Рассмотрим толкование понятия «документ» разными дисциплинами.
В документалистике дано самое широкое понятие документа – любой материальный носитель с закрепленной информацией на любом языке и любым способом. Документом считается любая фиксированная информация.
В документоведении документ – средство закрепления информации различным способом на специальном материале о фактах, событиях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
В источниковедении документ – объект, специально предназначенный для передачи информации.
Если документоведение ставит своей первоочередной задачей улучшение качества документа как инструмента управления и в связи с этим изучает его функции и роль в историческом развитии, то другие научные дисциплины рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.
В архивоведении употребляется термин «архивный документ» - документ, хранящийся в архиве (ретроспективная архивная информация, устаревшие опубликованные документы).
В правовой науке документы являются средством документирования и доказательства правовых отношений.
Историческая наука определяет документ как важный исторический источник.
В области управления документ рассматривается как средство фиксации и передачи управленческих решений.
Понятия «документ», «документация» в своем развитии претерпели существенные изменения. Изначально латинское doceo означало «учу», «извещаю». Позднее производная форма documentum, означающая «доказательство», «свидетельство», надолго утвердилась во многих сферах научной и практической деятельности.
В русском языке понятие «документ» появилось в XVIII в. Петр I перевел его как «письменное свидетельство», подчеркнув тем самым правовое значение документа. В XIX в. Выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления. Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в. Однако в нормативных актах дореволюционной России термин «документ» почти не употреблялся. В практике учреждений это понятие отождествлялось с понятиями «деловая бумага», «акт», «дело». Эта тенденция «деловой бумаги» сохраняется до 20-х гг. XX в. Постепенно термин «деловая бумага» заменяется «служебным документом». В Постановлении ЦИК и СНК от 7 июля 1932 года говорится о правилах хранения «служебных документов». В «Толковом словаре русского языка» 1934 года документом называется «письменное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя».
Из вышеприведенных определений можно выделить две составляющие документа:
1.Информационную
2.Правовую
Информационный документ – документ, зафиксировавший информацию, передаваемую во времени и на расстоянии.
Правовой документ – документ, служащий доказательством достоверности информации и предоставляющий одну из форм выражения права.
В начале 70-х годов в архивоведении вводится понятие «документная информация», которое наиболее точно отражает все виды документной информации, в том числе и архивной: «под документной информацией следует понимать социальную (то есть на уровне человеческого мышления создаваемую) информацию, или переработанные на этом уровне (могущие быть переработанными) виды и формы биологической информации, информации неживой и искусственной природы – зафиксированные на материальных носителях с целью переработки и хранения».
Таким образом, в ходе анализа определения «документ», можно выделить три основных подхода к данному термину:
1. документ – материальный объект
2. документ – носитель информации
3. документ – документированная информация.
Основу понятия «документ» составляют три основных компонента:
- информация
- материальный носитель информации
- фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты.
11. Правила оформления реквизитов, определяющих юридическую силу документа.
Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец». Юридический документ должен иметь, как минимум, две "привязки" к субъектам: к субъекту — автору документа и к субъектам — адресатам. Очевидно, нормативные документы "привязываются" к целой группе (виду) адресатов (ко всем гражданам государства, ко всем военнослужащим, работникам МВД и т. д. ), все прочие документы — к адресатам, конкретно названным. В документах, фиксирующих правовой режим объектов собственности, наблюдается тройная "привязка". Третья привязка — это "привязка" документа к объекту собственности. Например, на первой странице технического паспорта автомобиля указываются признаки, индивидуализирующие автомобиль (марка, модель, год выпуска, номер двигателя, кузова, государственный номер, юридические основания права собственности), на второй — данные, индивидуализирующие его собственника, и в конце страницы — указание на орган, выдавший документ, дата выдачи, подпись должностного лица и печать. Таким образом, документ "привязан" к двум субъектам и объекту. Основное его назначение — официально зафиксировать связь объекта права собственности с его субъектом, а также служить средством государственного контроля за использованием автотранспорта и дорожным движением.
Тройная "привязка" может быть осуществлена и к трем разным субъектам, например, при нотариальном удостоверении доверенности (доверитель, доверенный и нотариус). Итак, каждый юридический документ "привязывается" к субъектам, объектам, юридическим фактам (например, при выдаче справки), а также к месту и времени выдачи (составления) документа. Некоторые из этих привязок (название документа, органа, выдавшего документ, дата, место выдачи, подпись должностного лица, печать) называются реквизитами документа. Иначе можно сказать, что именно с помощью реквизитов осуществляют "привязки" юридических документов. Эти реквизиты придают документу юридическую силу, легитимируют документ. Исследование, проверка любого документа обычно начинается с проверки его реквизитов, их соответствия друг другу, затем переходят к проверке компетенции органа, выдавшего документ (имел ли он право на выдачу или составление такого документа) и, наконец, исследуют содержание документа, соответствие его действительности и т. д.
Юридически значимые реквизиты документа.
Определим какие же реквизиты признаются юридически значимыми?
Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшего документ. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно.
Дата и номер документа. Дата необходима для определения момента, с которого возникают, изменяются или прекращаются права или обязанности сотрудников предприятия, указанных в документе. Дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две для разграничительных точек. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится ноль, например 05.09.99. Словесно-цифровой способ оформления дат (10 ноября 1999 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права предприятий и граждан. Отсутствие даты на некоторых видах документов бесспорное основание для признания их недействительными. Так, ничтожной является такая доверенность, в которой не указана дата ее выдачи (ст. 186 Гражданского кодекса РФ).
Юридически значимым является и реквизит «Регистрационный номер документа»; Такие номера должны присваиваться как исходящим, так и входящим документам. Порядок присвоения документам регистрационных номеров должен быть определен приказом руководителя предприятия. В этом приказе устанавливаются индексы структурных подразделений и должностных лиц, номера дел, в которые, например, подшиваются письма в зависимости от подразделения, где эти дела находятся, и т.п. Можно порекомендовать ввести на предприятии регистрационные журналы: один для регистрации входящих документов, другой для исходящих. В графах журнала, например для регистрации исходящих документов, должны быть указаны дата регистрации, номер документа, лицо, зарегистрировавшее этот документ, сроки его действия и прочие отметки. При наличии такого журнала достаточно легко доказать сотрудникам налоговой инспекции, что тот или иной документ не составлен «задним числом»; поскольку журнал ведется последовательно с начала года и подделать его так, чтобы это осталось незамеченным, весьма затруднительно.
Утверждение документов
Гриф «Утверждено»; («Утверждаю») это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, а также своеобразная санкция на действие этого документа в отношении определенного круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия. Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов.
Обязательному утверждению подлежат:
- уставы;
- положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия;
- структура, штатная численность и штатное расписание;
- акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;
- должностные инструкции;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- сметы;
- расценки на проведение работ и оказание услуг и др.
Исходя из специфики своей деятельности, предприятие должно разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих право утверждать эти документы.
Утверждаются документы одним из следующих способов:
- ставится гриф «Утверждено» («Утверждаю»);
- издается соответствующий распорядительный документ.
Оба этих способа имеют равную юридическую силу.
Печать
На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:
- отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);
- удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);
- фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.
Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.
Руководителям предприятия рекомендуется разработать и утвердить перечень документов, на которых обязательно должен быть оттиск печати.
Если в документе отсутствует какой-либо юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической силы и работники предприятия вправе отказаться выполнять предписания этого документа.
Юридическая сила копий документов
Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документов например, когда велика вероятность утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения.
В каких случаях копия имеет юридическую силу оригинала?
Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.
Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.
Пока нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые отечественные и зарубежные предприятия признают законность телефаксной копии и принимают ее к исполнению. Однако, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.
Факс целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия правовых последствий (информационных, рекламных и т.п.).
23. Требования к составлению и оформлению докладной и объяснительной записок. Внутренние и внешние докладные объяснительные записки. Приведите примеры оформления докладной и объяснительной записок.
| |
| |
Общая характеристика докладной и объяснительной записки.
Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, и в случае необходимости - вы воды и предложения составителя по его решению.
Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта или поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта постановления, приказа и др.). В последнем случае он может называться пояснительной запиской.
Докладные и объяснительные записки являются справочно-информационными документами и играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат не просто для передачи информации с одного уровня управления организацией, предприятием, фирмой на другой, но являются непосредственными основаниями для издания распорядительных документов, в тексте которых иногда предусматривается оформление соответствующей ссылки.
Докладная и объяснительная записки имеют одинаковый состав реквизитов типового формуляра, но разные цели создания, составляются в различных управленческих ситуациях. В системе организационно-распорядительной документации они имеют устойчивую сферу применения и даже получившие в последнее время широкое распространение служебные записки не смогли вытеснить их из так называемой внутренней переписки организации.
Докладная или объяснительная записка могут составляться как по указанию руководителя предприятия, организации и структурного подразделения или вышестоящего учреждения, так и по инициативе структурного подразделения, конкретного работника или предприятия. Они являются основой для принятия управленческого решения или издания распорядительного документа и могут адресоваться руководителю данного предприятия, организации и структурного подразделения или в вышестоящее министерство, ведомство и организацию.
Оформление докладных и объяснительных записок должно соответствовать установленным требованиям. Однако в зависимости от того, является ли документ внутренним или направляется в вышестоящую организацию, в оформлении этих документов появляются свои особенности.
Внешние докладные и объяснительные записки. Докладные и объяснительные записки, направляемые за пределы данного предприятия или организации, называются внешними. Составляются они достаточно редко, но, как правило, по вопросам, имеющим существенное значение для деятельности предприятия. Поэтому оформляются они на общем бланке.
В состав типового формуляра внешней докладной или объяснительной записки входят следующие реквизиты:
-наименование автора документа (организации, фирмы, может быть указано наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит);
-название вида документа (докладная записка, объяснительная);
-дата:
-регистрационный номер,
-адресат;
-место составления:
-заголовок к тексту;
-текст;
-подпись.
При оформлении внешних докладных и объяснительных записок угловое расположение реквизитов является предпочтительным.
Например:
Северный административный
округ г. Москвы
Муниципальный
книжный магазин Лира
Название вида документа (докладная записка, объяснительная записка) оформляется ниже наименования предприятия или организации прописными буквами.
Дата оформляется цифровым способом (23.06.97) от границы левого поля ниже названия вида документа или над ограничительной линией в общем бланке. Дата докладной или объяснительной записки является датой ее подписания и отправки. Дата проставляется лицом, подписывающим документ.
Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с ней и представляет собой простой порядковый номер (No 25). Иногда он может включать в себя индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре дел и порядковый номер докладной записки (No09-14/25).
Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании автора и формулируется в соответствии с установленными требованиями.
Внутренние докладные и объяснительные записки. Внутренние докладные и объяснительные записки, адресуемые руководителю предприятия, организации или структурного подразделения, составляются значительно чаще и, как правило, являются непосредственными основаниями для издания приказов по основной деятельности, по личному составу и распоряжений.
Внутренняя докладная или объяснительная записка оформляется на чистом листе бумаги с угловым расположением реквизитов по образцу общего бланка. Формуляры этих документов совпадают и состоят из следующих реквизитов:
-наименование структурного подразделения - автора;
-название вида документа;
-дата;
-регистрационный номер (только в случае необходимости);
-заголовок к тексту;
-адресат;
-текст;
-подпись.
Наименование структурного подразделения - автора (где непосредственный составитель документа занимает конкретную должность) оформляется в верхнем левом углу листа бумаги от границы левого поля, название вида документа (докладная или объяснительная записка) оформляется прописными буквами на следующей строке также границы левого поля.
Дата является датой составления и подписания документа и оформляется цифровым способом (11.05.2000).
Регистрационный номер на внутренних докладных записках проставляется только в случае необходимости.
Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании структурного подразделения и формулируется в дательном падеже. В адресате указывается конкретное наименование должности, фамилия и инициалы руководителя.
Например:
Начальнику транспортного
отдела
Трофимову О.Ф.
При адресовании первому руководителю название предприятия, входящее в состав наименования его должности, указывается, как правило, сокращенно:
Ректору ВАВТ
Шорину А.Б
Заголовок к тексту располагается через 2 - 3 межстрочных интервала ниже даты и номера в верхнем левом углу. Если текст внутренней докладной или объяснительной записки не превышает 6 - 8 строк, то заголовок к нему допускается не формулировать.
Структуры текста внутренних докладной и объяснительной записок также похожи.
-внутренняя докладная записка также состоит, как правило, из двух логических смысловых частей.
-в зависимости от цели создания докладной записки ее текст может представлять собой только предложения автора.
-в первой части текста внутренней объяснительной записки содержится подтверждение событий, признание определенного поведения, совершенных действий, поступков и нарушений,
-во второй - объяснение их причин, перечисление доказательств, оправданий, иногда - ссылка на оправдательные документы.
Части текста подобной объяснительной записки могут не подразделяться на абзацы и входить в состав одного предложения. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Отличие объяснительной записки от докладной записки заключается в отсутствии смысловой части, в которой излагаются выводы и предложения. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, адресат, подпись.
38. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан. Сроки рассмотрения обращений граждан и контроль рассмотрения.
В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.
Существуют три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.
Предложение — вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.
Заявление — вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.
Жалоба — вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.
Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Так, например, заявление о назначении пенсии является заявлением в чистом виде, жалоба на грубость работника отдела писем администрации области также является жалобой в чистом виде и т.п. Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Так, в одном обращении может быть заявление об освобождении от налога и жалоба на неправильные действия работника финансового органа и т.д. Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба. Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого устанавливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан.
Сроки рассмотрения обращений граждан.
Сроки рассмотрения обращений граждан и/или юридических лиц исчисляются со дня поступления обращений в общество, для разрешения поставленных вопросов по существу. Заявления и жалобы разрешаются: в срок до одного месяца со дня их поступления, а заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, - безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня их поступления. В тех случаях, когда для рассмотрения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок их рассмотрения и разрешения может быть продлен на их рассмотрение, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом (письменно или устно) заявителю. Предложения рассматриваются в течение одного месяца, за исключением тех предложений, которые требуют дополнительного изучения. Срок рассмотрения предложения может быть продлен не более чем на один месяц.
Контроль рассмотрения обращений граждан (РФ) включает в себя основные задачи, такие как:
обеспечение соблюдения требований административного регламента исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан;
выявление и устранение причин и условий, порождающих систематические обращения граждан;
последовательность и своевременность исполнения процедур рассмотрения обращений граждан;
осуществление анализа выявленных отклонений от требований административного регламента, а также причин и условий, приводящих к отклонениям от требований административного регламента и лежащих в основе нарушений требований по рассмотрению обращений граждан;
оценка результатов и предвидение качества исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан.
Список использованной литературы:
ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1984.
Болинброк. Письма об изучении и пользе истории. М., 1978.
Делопроизводство и документооборот на предприятии. Изд-во Прогресс. М., 2011.
Тойнби А. Дж. Постижение истории. М., 1991.
Хан-Пира Э.И. О дефиниции термина "архивный документ" // Научно-техническая терминология 1984. № 8.
Документирование управленческой деятельности. Курс лекций. Издательство: МПСИ, ФЛИНТА, 2011 г.
