Сценарий – описательный материал, необходимый для работы по развитию объекта исследования. Составление сценария разделено на следующие этапы:
- формулировка вопроса: собирается и изучается вся базовая информация, выявляются все внутренние проблемы, формулируется точный вопрос исследования.
- определение сфер влияния – изучается влияние окружения на будущую ситуацию.
- установление степени влияния факторов объекта исследования на будущую ситуацию.
- введение в исследование ранее неспрогнозированных событий, которые могут изменить направление исследования. Такие события могут носить как отрицательный (аварии, сбои в системе и др.), так и положительный (технологические взрывы, политические примирения и др.) характер. События, которые могут оказать наиболее сильное воздействие, должны быть учтены при составлении сценариев.
- определение последствий – определяется уровень воздействия на объект исследования предложенных вариантов решения
- принятие решения – на основе выбранного варианта решения вопроса исследования выбираются методы по претворению его в жизнь.
Для разработки сценариев привлекаются ведущие специалисты исследуемой области знаний, которые пользуются помощью специалистов по системному анализу при подготовке сценария. Специалисты по системному анализу при изучении объекта исследования выполняют следующие роли: выявляют общие закономерности системы; анализируют внешние и внутренние факторы, влияющие на развитие системы и формирование ее целей; определяют источники этих факторов; анализируют высказывания ведущих специалистов в периодической печати, научных публикациях и других источниках научно-технической информации; создают вспомогательные информационные фонды (лучше автоматизированные), способствующие решению соответствующей проблемы.
Метод SWOT-анализа – метод, позволяющий получить общую картину развития организации при помощи изучения внутренней среды и внешней среды организации. SWOT – это аббревиатура, составленная из 4 английских слов: Strengths – сильные стороны, Weaknesses – слабые стороны, Opportunities – возможности, Threats – угрозы.
Данный метод состоит из анализа данных по внешней и внутренней среде и установления связей между ними с последующим сведением их в единое целое. Такое детальное изучение влияния на организацию различных факторов необходимо для приспособления организации к изменяющимся возможностям и угрозам внешней среды.
SWOT-анализ помогает ответить на следующие вопросы:
- использует ли копания внутренние сильные стороны или отличительные преимущества в своей стратегии; если компания не имеет отличительных преимуществ, то какие из ее потенциальных сильных сторон могут ими стать?
- являются ли слабости компании ее уязвимыми местами в конкуренции и(или) они не дают возможности использовать определенные благоприятные обстоятельства? Какие слабости требуют корректировки, исходя их стратегических соображений?
- какие благоприятные возможности дают компании реальные шансы на успех при использовании ее квалификации и доступа к ресурсам?
Метод «дерева целей» более подробно будет рассмотрен в вопросе 16 ниже.
Эксперимент как частный метод исследования. Эксперимент – метод исследования системы управления в определенных условиях ее функционирования, которые могут быть реальными или искусственно созданными исследователем, для получения необходимой информации. Проведение эксперимента обычно обусловлено необходимостью подтверждения или опровержения научной теории или гипотезы. Итогами эксперимента могут быть как качественные, так и количественные характеристики исследуемого объекта. Но все результаты эксперимента нуждаются в теоретической интерпретации.
Применение данного метода имеет следующие достоинства:
- по желанию исследователя изучаемый объект может не только наблюдаться, но и воспроизводиться;
- в искусственно созданных условиях могут выявиться новые свойства изучаемого объекта, которые нельзя увидеть в реальных условиях;
- искусственно созданные условия позволяют исключить неблагоприятные факторы, которые могут затруднить процесс изучения;
- эксперимент позволяет использовать различные приборы и инструменты для исследования объекта, которые не могут быть использованы в реальных условиях;
- эксперимент можно повторять столько раз, сколько требуется для исследования.
Все эксперименты можно классифицировать в зависимости от того, что положено в их основу. Эксперименты, в основе которых лежать разные цели делятся на:
- исследовательские (поисковые) – эксперименты, целью которых является обнаружение новых, неизвестных науке явлений или их новых, неожиданных свойств;
- проверочные (контрольные) – эксперименты, проведение которых необходимо для проверки теоретического предсказания или теоретической гипотезы. В этой группе экспериментов различают: подтверждающий эксперимент, цель которого – подтверждении теоретической гипотезы; опровергающий эксперимент, необходимый для подтверждения одного теоретического предсказания и опровержение другого, совершенно противоположного предсказания.
По условиям проведения эксперименты делятся на:
- лабораторные – эксперименты, проводимые в специально созданных искусственных условиях с целью исключения влияния неблагоприятных факторов. Это позволяет экономить материальные и временные ресурсы;
- полевые – эксперимент, проводимые в реальных условиях существования объекта исследования. Достоинство данных экспериментов – результаты более правдивые, но при их проведении могут быть приняты не все побочные факторы. Они требуют больших временных и материальных затрат.
По полученным результатам эксперименты делятся на количественные – эксперименты, в результате которых получены количественные показатели объекта исследования; и качественные – эксперименты, итогом которых становятся качественные характеристики исследуемого объекта.
По характеру проведения эксперименты разделяются на модельные – эксперименты, проводимые со специально созданной моделью объекта исследования; и реальные– эксперименты, проводимые над объектом исследования в реальных условиях его функционирования при помощи варьирования данных условий. Отдельно выделяют мысленные эксперименты, в которых исследуемый объект ставится в воображаемые условия, которые регулируются законами науки и правилами логики. Основу этого эксперимента составляют чувственные образы или теоретические модели.
Процесс проведения эксперимента состоит из следующих составляющих: разработка программы и плана эксперимента; подготовка проведения эксперимента; проектирование моделей, установок, мероприятий по безопасности и снижению рисков, систем фиксации, сбора, накопления и обработки информационных данных; выполнение экспериментальных работ; анализ результатов эксперимента; обобщение, оценка и разработка рекомендаций по использованию эксперимента.
Наблюдение как частный метод исследования. Наблюдение – метод исследования посредством сбора информации об исследуемом объекте, который осуществляется путем наблюдения за выбранным объектом исследования. При его проведении исследователь должен пользоваться такими чувственными способностями, как ощущение, восприятие и представление.
Результатами использования данного метода являются знания о внешних и внутренних свойствах и характеристиках объекта исследования.
Используя данный метод получений информации, исследователь приобретает информацию для построения гипотез; информацию для проверки данных, полученных другими методами; дополнительные сведения об изучаемом объекте.
Наблюдения классифицируются на прямое наблюдение и косвенное. Прямое наблюдение – это непосредственное наблюдение за объектом, например рабочих в процессе производства продукции. Недостатком проведения данного вида исследования является изучение объекта только в определенных условиях. В результате этого полученные данные могут не соответствовать характеристиками этого объекта в целом. Присутствие наблюдателя может также повлиять на результат наблюдения. Косвенное – наблюдение, осуществляемое посредством изучения результатов поведения, например, изучение данных о производительности труда каждого работника, на основе которых можно сделать вывод, какой работник производит больше в процессе труда;
По степени информированности объекта исследования о наблюдении различают открытое наблюдение, в процессе проведения которого объект исследования знает, что за ним происходит наблюдение; и скрытое наблюдение, при котором объект исследования не знает о проводимом наблюдении;
По уровню формализации данного метода исследования наблюдение делят на структуризированное – наблюдение, проводимое по заранее разработанному детальному плану, в котором может определяться, например, объект исследования, место проведения наблюдения, необходимое время для проведения наблюдения; и неструктуризованное – наблюдение, строящееся на основе общих понятий о проводимом исследовании. В процессе его проведения фиксируются все виды поведения объекта исследования.
По условиям проведения выделяют полевое наблюдение, проводимое над объектом исследования в естественных условиях его функционирования и лабораторное наблюдение, проводимое над объектом исследования, помещенным в искусственно созданные условия, ситуации.
При проведении наблюдения его разбивают на следующие этапы: определяется цель проведения наблюдения, объект и предмет наблюдения; собирается необходимый материал для проведения наблюдения; определяется способ наблюдения; проводится наблюдение, которое способствует получению необходимых данных.
При проведении наблюдения необходимо руководствоваться следующими правилами:
- элементы событий, подлежащих наблюдению, должны быть классифицированы максимально дробно;
- один и тот же элемент наблюдается в разных ситуациях: стандартных, конфликтных и т.п.
- различают и регистрируют содержание и форму наблюдаемых событий, их количественные характеристики (интенсивность, регулярность и т.п.)
- описание событий не смешивают с интерпретацией.
Выделяют 2 вида трудностей проведения наблюдения:
- субъективные – трудности, связанные с личностью наблюдателя. Они возникают из-за влияния на результаты исследования ценностей наблюдателя, его эмоционального состояния, имеющиеся опыта, сложившихся предпочтений наблюдателя.
- объективные – трудности, появляющиеся в процессе наблюдения, не зависящие от наблюдателя. Они могут возникать из-за недостатка временного ресурса, невозможности наблюдения некоторых факторов.
Опрос – вопросно-ответный метод сбора информации об объекте исследования, которая собирается посредством обращения к опрашиваемым людям с определенными вопросами, которые содержат проблему исследования. В основе этого метода стоит человек (респондент), который становится источником получения информации. Для получения информации об исследуемом объекте респонденту задаются вопросы. С помощью этого метода можно получить характеристики объекта исследования, которые не поддаются прямому наблюдению и скрыты от внешнего глаза. При проведении опроса необходимо руководствоваться следующими правилами:
- респондент должен знать, кто и с какой целью его опрашивает, быть заинтересованным в проводимом опросе и выдачи неложной информации;
- вопросы должны быть понятны и иметь один смысл;
- вопросы должны быть сформулированы без грамматических и лексических ошибок, отвечать уровню культуры респондента и быть неоскорбительными для него.
- вопросы должны быть сформулированы таким образом, чтобы респондент мог дать на него точный и аргументированный ответ;
- вопросы не должны нести интеллектуальную и психологическую перегрузку;
- все варианты ответов должны быть равносильными по отношению друг к другу.;
- исследователь не должен влиять на выбор ответа респондента
Данный метод исследования имеет следующие достоинства: позволяет собрать статистическую и документальную информацию о слабо обеспеченном объекте исследования; исследует объекты, которые малодоступны прямому наблюдению; обеспечивает высокий уровень стандартизации путем задавания респондентам одних и тех же вопросов и предоставления одинаковых вариантов ответов на них; позволяет экономить материальные и временные ресурсы.
Результаты обрабатываются на основе применения методов математической статистики и прикладных программ для персональных компьютеров.
Выделяют 2 основных вида опроса: анкетирование – письменная форма опроса, и интервью – устная форма опроса.
Метод анализа документов – метод сбора данных в ходе проведения исследований систем управления, основанный на применении информации, зафиксированной в письменной или печатной форме, на магнитной пленке, и др. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами. Использование данного метода дает исследователю возможность определить структуру и элементы изучаемой системы управления, взаимосвязи, существующие между этими элементами, изучить законы функционирования данной системы, приобрести сведения, необходимые для изменения изучаемой системы и т.д. Метод анализа документов бывает 2 видов: традиционный и формализованный.
Традиционный анализ документов состоит из исследования содержания документов: его авторов, целей создания, форм и видов, надежности документов, достоверности используемой информации. Данный метод используется при анализе функциональных обязанностей в сочетании с анализом приказов о поощрении; справок по результатам проверки деятельности подразделений; писем, жалоб, приходящих в аппарат управления.
Формализованный анализ документов (контент-анализ) – метод сбора данных при помощи количественного описания имеющейся информации в документах. Анализу подвергаются различные источники информации: официальные документы организации (устав, указ, приказы и др.); логотипы, эмблемы, видеозаписи, газетные и журнальные статьи, фотографии и др. Основу данного метода составляет процесс кодирования информации с целью получения количественной информации о содержимом документа. Контент-анализ разделен на следующие стадии:
- определение системы категорий анализа, т.е смысловых единиц, которые находятся в тексте. При этом необходимо определить систему смысловых единиц таким образом, чтобы она соответствовала решению исследовательских задач, отражала смысл основных понятий исследования, была надежной, ее составляющие были взаимоисключающими.
- выбор единицы анализа текста, в качестве которой могут выступать: слово, предложение, тема, идея, автор, персонажи, социальная ситуация, часть текста.
- установление единицы отсчета – количественный критерий единицы анализа, которая позволяет зафиксировать частоту появления единиц анализа в исследуемом документа. В качестве единиц отсчета могут выступать: количество определенных слов, число красных строк, общее число строе, количество строк, число букв в абзаце и т.д. Результаты проведенного контент-анализа могут быть обработаны разными методами: методами статистической группировки, методами ранжирования.
Формализованные методы. Для описания систем управления на практике используется ряд формализованных методов, которые в разной степени обеспечивают изучение функционирования систем во времени, изучение схем управления, состава подразделений, их подчиненности и т.д., с целью создания нормальных условий работы аппарата управления, персонализации и четкого информационного обеспечения управления. Существует много разновидностей моделей: графики и таблицы, физические модели, логические и математические выражения, машинные модели, имитационные модели.
Сетевой метод формализованного представления систем управления сводится к построению сетевой модели для решения комплексной задачи управления. Основой сетевого планирования является информационная динамическая сетевая модель, в которой весь комплекс расчленяется на отдельные, четко определенные операции (работы), располагаемые в строгой технологической последовательности их выполнения. При анализе сетевой модели производится количественная, временная и стоимостная оценка выполняемых работ. Параметры задаются для каждой входящей в сеть работы их исполнителем на основе нормативных данных либо своего производственного опыта.
Модели сетевого планирования и управления (СПУ) характеризуются следующим:
- системным подходом при создании новых или модернизации уже сложившихся систем управления. При таком подходе разработка рассматривается как единый непрерывный процесс взаимосвязанных операций, направленных на достижение единой цели;
- возможностью алгоритмизировать расчет основных параметров сети (продолжительность, трудоемкость, стоимость и др.);
- большей по сравнению с другими моделями унифицированностью и, как следствием этого, значительно меньшими затратами на разработку и внедрение.
Особенно эффективно применение сетевых методов при разработке сложных систем, когда в разработке участвует большое количество исполнителей. Какая бы сложная система с помощью сетевых моделей ни была описана, правила построения сетевых графиков, алгоритмы их расчета, машинные программы остаются без изменений.
Вопрос 16. «Дерево целей» как процедура системного анализа
Системный анализ — это комплекс исследований, направленных на выявление общих тенденций и факторов развития организации и выработку мероприятий по совершенствованию системы управления и всей производственно-хозяйственной деятельности организации .
Системный анализ позволяет выявить целесообразность создания либо совершенствования организации, определить, к какому классу сложности она относится, выявить наиболее эффективные методы научной организации труда, которые применялись ранее. Системный анализ деятельности предприятия либо организации проводится на ранних стадиях работ по созданию конкретной системы управления. Конечной целью является разработка и внедрение выбранной эталонной модели системы управления.
Среди всех компонентов внутренней структуры организации особое место занимают цели, так как ради их достижения и осуществляется вся деятельность организации. Определение целей функционирования является одним из наиболее важных этапов проектирования системы управления. Организация, не имеющая цели, бессмысленна и не может существовать сколько-нибудь продолжительное время. Простое смещение целей или даже неопределенность в их формулировке приводят к таким серьезным негативным последствиям в организации, как неправильный выбор стратегических направлений (это приводит к серьезным материальным потерям), снижение эффекта синергии (от греч. συνεργία Synergos — (syn)вместе (ergos) действующий, действие) из-за отсутствия единой ориентации у членов организации, нарушение коммуникаций внутри организации, ослабление интеграции внутри организационных структур, появление сложностей в мотивации членов организации, и другим серьезным проблемам. Таким образом, цели оказывают самое непосредственное влияние практически на все компоненты деятельности организации.
Количество и разнообразие целей и задач деятельности предприятия настолько велико, что без системного подхода к определению их состава трудно рассчитывать на эффективность функционирования любой организации, независимо от её размеров, специализации, вида и формы собственности. Для того чтобы понять причины важности целей для организационной деятельности, необходимо определить понятие цели и ее функции.
Определим цель как желаемый, планируемый результат или те ориентиры, которых пытаются достичь, используя свою активность, члены организации для удовлетворения коллективных потребностей. В условиях организации цель нужно рассматривать как единство мотивов, средств и результатов . Это означает следующее:
- цель есть определенный мотив (или потребность). Справедливо утверждают, что цель относится к мотиву как стакан воды - к утолению жажды. Одна цель может удовлетворять несколько потребностей, как одна потребность может удовлетворяться через разные цели;
- цель образуется при встрече мотива со средствами (ресурсами, условиями, возможностями), т.е. при оценке способа удовлетворения соответствующей потребности или устремления;
- цель в деятельности организации не тождественна результату, поскольку даже при достижении цели в реальный результат привносятся другие следствия, не совпадающие с предполагаемым результатом, поэтому достигнутая цель может быть только частью результата;
-выбор цели субъектом существенно предопределен и ограничен индивидуальными предпочтениями, влияниями окружающей среды, побочными целями и т.д. Поэтому целеполагание не есть лишь выражение свободы воли субъекта.
Функции целей организации. Совместная деятельность порождает у людей цели разного уровня и содержания. В условиях организованной деятельности эти цели могут выполнять следующие функции:
1.Когнитивные функции целей. Эти функции, которым, по мнению представителей рациональной школы научного управления и их современных последователей, принадлежит первое место, обобщают распоряжения координирующих органов и концентрируют внимание на анализе альтернатив действий и принятии решений.
2. Распределительные функции. Для реализации целей организации необходимо направлять ресурсы в подразделения оптимальным образом. Наличие целей различного уровня (целей организации, целей подразделений, целей участников организации) ставит проблему их совмещения в ходе производственной деятельности, что заставляет руководителей распределять ресурсы внутри организации.
3. Функции идентификации, т.е. сопоставления собственных стремлений членов организации с целями подразделения или организации как целого. В отсутствие этих функций деятельность членов организации теряет смысл. Это в свою очередь может привести к отчуждению и аномии (аномия - от франц. anomie — беззаконие, безнормность — такое состояние общества, в котором заметная часть его членов, зная о существовании обязывающих их норм, относится к ним негативно или равнодушно).
4. Функции мотивации. Цели способны мотивировать членов организации в том случае, если последние признают их реально достижимыми, ориентированными на будущее и соотнесенными с собственными потребностями.
5. Функции преобразования. Стремление к реализации целей организации неизбежно приводит к пониманию необходимости преобразований различных аспектов организационной деятельности. Особенно это справедливо в отношении организаций, работающих в рыночной среде с высокой степенью неопределенности, когда разрабатываемые цели изначально ориентированы на изменения и инновации.
6. Катектические, или эмоциональные, функции. Цели могут формировать у членов организации различные эмоциональные состояния: эмоциональный подъем или, наоборот, чувства растерянности, неуверенности. Эти побочные функции целей необходимо учитывать, принимая управленческое решение, так как они оказывают значительное влияние на мотивацию членов организации.
7. Символические функции. Определяя цели организации, руководители должны учитывать их влияние на публику (или рядовых потребителей), клиентов фирмы, партнеров, заказчиков, представителей банков. В этом случае цели рассматриваются как визитная карточка фирмы, концентрированное выражение ее стратегических замыслов.
8. Идеологические функции. Цели формируют идеологию организации, т.е. объясняют не только, как будут достигнуты те или иные результаты, но и почему возникла необходимость в их достижении.
Классификация целей. У организации могут быть разнообразные цели, особенно если говорить об организациях различных типов. Например, деятельность организаций, занимающихся бизнесом, сосредоточена главным образом на создании определенных товаров и услуг в рамках специфических ограничений - по затратам и получаемой прибыли. Государственные учебные заведения и больницы и т.п. не стремятся получить прибыль, но их действия сопряжены с ограничением затрат. Это стремление некоммерческих организаций находит отражение в наборе целей, сформулированных как представление конкретных услуг в рамках бюджетных ограничений. Изложенное свидетельствует о том, что классификацию целей следует считать важной научно-практической задачей, способствующей пониманию возможностей их практического использования при проектировании организации или в процессе ее функционирования. Приведем несколько классификаций организационных целей по разным основаниям.
Классификация по направленности. В данном случае цели подразделяются по характеру тех действий, которые намерены предпринимать для их достижения. Можно выделить цели функционирования, цели усовершенствования, цели развития.
1. Цели функционирования направлены на поддержание рабочего состояния организации и ее подразделений. Целевые программы по обеспечению функционирования содержат задачи по созданию постоянного притока ресурсов, техническому обслуживанию, постоянному контролю за деятельностью членов организации. Как правило, подобного рода задачи рассчитаны на длительное время. Такие цели могут вызывать трудности при мотивации поведения членов организации, так как их достижение не связано с разовыми усилиями, а требуют постоянного напряжения сил.
2. Цели усовершенствования. Любая цель, включающая в себя активное действие, может рассматриваться как цель усовершенствования. К таким целям можно отнести повышение производительности труда, увеличение доли товаров организации на рынке и др. Обычно такие цели хорошо понимаются работниками, однако их реализацию не всегда удается обеспечить соответствующими ресурсами (особенно это касается заведомо завышенных целей). В случае недостижимости целей усовершенствования (особенно если они были широко освещены в подразделениях организации) возможны негативные последствия, которые выражаются, в частности, в потере авторитета руководителей, снижением мотивации членов организации и т.д.
3. Цели развития аналогичны целям усовершенствования, но относятся к своеобразным формам роста, расширения, обучения и прогресса. К этим целям могут относиться увеличение количества наименований внедряемых в производство новых товаров, внедрение новых идей в области менеджмента, кардинальные изменения в организационной структуре и т.д.
Преимущества классификации целей по их направленности состоят, прежде всего, в том, что они легко воспринимаются и осознаются членами организации на различных управленческих уровнях. Более того, эти цели чаще всего декларируются управленческим персоналом для рядовых исполнителей. Выраженные в указанных формах цели служат главным образом для ориентации мышления и деятельности членов организации.
Классификация целей по их направленности является основной для стратегического управления. При этом цели объединяются в комплексы на основе принципа достижения системой определенного состояния:
- фактический уровень - то, что удается получить в настоящее время при существующих ресурсах и существующих ограничениях (цели программирования);
- наличный уровень - то, что можно сделать при существующих ресурсах, существующих ограничениях, но при условии изменения положения в лучшую сторону (целевое планирование);
- потенциальный уровень - то, что удастся сделать, развивая ресурсы и снимая ограничения (перспективное планирование).
Руководство организации может выбирать различные целевые комплексы в зависимости от возможностей и потребностей организации в настоящем и будущем. В повседневной деятельности руководство организации обычно ориентируется на фактический и наличный целевые уровни. Так, производительность организации часто рассматривается как отношение фактического состояния к наличному состоянию.
Классификация по критериям предусматривает разделение целей по их отношению к основным показателям успешной деятельности организации. Чем выше запросы организации относительно показателей своей деятельности, чем шире области ее деятельности, тем более разнообразно разделение целей по критериям. Классификация целей по критериям наиболее значима для руководства организации, так как именно на их основе проводится построение дерева целей, которое служит ориентиром для руководителей в деле управления организацией. По форме выражения они могут быть выражены в количественных показателях и описаны качественными характеристиками. В качестве примера возьмем критерий прибыльность. Цели, ориентированные на прибыльность, обычно выражаются достаточно четко. Например, можно повысить чистый доход с одного вложенного рубля или уровень рентабельности, увеличить размеры дивидендов. Эти цели, как правило, хорошо воспринимаются управленческим аппаратом и могут быть конкретно рассчитаны. Другой пример – критерий социальная ответственность. Современная организация не может эффективно функционировать, не разработав систему мероприятий, направленных на улучшение условий труда, отдыха, обеспечение приемлемых отношений внутри коллектива и мотивации членов организации. Результаты мероприятий по этому направлению часто описываются качественными, а не количественными показателями.
Классификация во временной области. Деятельность по управлению в организации должна быть четко ориентирована во времени, т.е. необходимо выделить первоочередные цели, постоянно отслеживать, как реализуются среднесрочные и долгосрочные цели. Чтобы обеспечить осуществление всего целевого комплекса, руководителю нужно правильно распределить ресурсы во времени, что дает возможность концентрировать усилия в нужных точках и достичь непрерывных, поступательных действий членов организации. Возможности для этого дает классификация целей во временной области.
Текущие цели (краткосрочные) обычно относятся к тем задачам, которые следует решить в течение одного года. Эти цели хорошо воспринимаются членами организации в том случае, если они реально достижимы, подкреплены соответствующей мотивацией. Обычно текущие цели являются руководством к действию для организаций, производящих продукцию.
Среднесрочные цели охватывают период протяженностью от одного до трех (пяти) лет. Цели, реализация которых рассчитана на такие сроки, требуют проведения тщательного анализа условий деятельности (в первую очередь рыночной среды), существующих ресурсов организации и возможностей их привлечения. В организациях, слабо ориентированных на среднесрочные цели, в силу неудовлетворительного планирования и учета ресурсов очень часто допускается коррекция среднесрочных целей, что ведет в конечном итоге к потерям темпов организации, решению неперспективных сиюминутных задач, потере мотивации у членов организации, а в итоге - к сокращению возможностей выживания организации во внешнем окружении. Разработка и достижение среднесрочных целей особенно важны для торговых организаций.
Долгосрочные цели обычно относятся к периоду планирования деятельности организации свыше трех (пяти) лет. Работа на перспективу актуальна далеко не для всех организаций. Так, организации, осуществляющие торговые операции, не могут быть полностью ориентированы на долгосрочные цели из-за высокой изменчивости рыночного окружения. Тем не менее, многие из них ставят долгосрочные цели, но, как правило, детально их не разрабатывают, а рассматривают лишь как ориентиры, как отдаленную веху, вопрос далекого будущего. Эти цели могут иметь мотивирующее значение, поскольку их достижение рассматривается как выдающееся достижение организации, как важный этап ее деятельности. Однако в ряде областей деятельности долгосрочные цели имеют решающее значение, являются главными ориентирами, например в научных разработках.
Другие классификации.
1. По периоду установления различают цели стратегические, тактические и оперативные. Стратегические цели ставятся для решения перспективных масштабных проблем, тактические разрабатываются для достижения стратегических целей, оперативные цели направлены на конкретные, измеряемые результаты и часто кратковременны.
2. По источнику возникновения или по отношению к среде различают цели определенные потребностями окружающей среды, в которой функционирует данная организация или внешние; и цели, возникающие в результате необходимости удовлетворения потребностей участников организации или внутренние.
3. С точки зрения комплексности выделяют цели простые и сложные, которые декомпозируются на подцели.
4. По содержанию различают цели технологические, которые ставятся для компьютеризации и обеспечения ее новыми технологиями; экономические, необходимые для достижения финансовой устойчивости; научные; социальные; политические.
5. С точки зрения приоритетности цели бывают: необходимые (приоритетные), которые обеспечивают функционирование организации; желательные, достижение которых благоприятно скажется на организации и возможные, в т.ч. прочие, которые никак не скажутся на существовании и развитии организации в настоящее время;
6. В зависимости от особенностей взаимодействия цели делят на индифферентные, (безразличные по отношению друг к другу); конкурирующие; комплиментарные (дополняют друг друга); антагонистические (исключают друг друга); идентичные (совпадающие).
В основе системного исследования любого сложного объекта лежит описание системы в виде структуры целей, их связей и отношений. В качестве удобного и апробированного на практике инструмента можно использовать построение целевой модели в виде древовидного графа – дерева целей. Идея метода дерева целей впервые была предложена У. Черменом в связи с проблемами принятия решений в промышленности.
Дерево целей – это структурированная, построенная по иерархическому принципу (распределенная по уровням, ранжированная) совокупность целей экономической системы, программы, плана, в которой выделены генеральная цель («вершина дерева»); подчиненные ей подцели первого, второго и последующего уровней («ветви дерева») . Такое определение дает современный экономический словарь.
Термин «дерево» подразумевает использование иерархической структуры, полученной путем разделения обшей цели на подцели, а их, в свою очередь, на более детальные составляющие, которые можно называть подцелями нижележащих уровней или, начиная с некоторого уровня, — функциями .
Метод «дерева целей» ориентирован на получение полной и относительно устойчивой структуры целей, проблем, направлений, т.е. такой структуры, которая на протяжении какого-то периода времени будет меняться мало при неизбежных изменениях, происходящих в любой развивающейся системе. Для достижения этого при построении вариантов структуры следует учитывать закономерности целеобразования и использовать принципы и методики формирования иерархических структур целей и функций.
Дерево целей может быть оформлено в текстовом, графическом или табличном виде. В специальной литературе его чаще всего для наглядности изображают в виде сетевого графика.
Построение дерева целей. При построении используется 2 операции: декомпозиция (выделение компонентов) и структуризация (выделение связей между компонентами). Под декомпозицией целей понимается последовательное разбиение целей, переход от более укрупнённого их представления к более дифференцированному. Количество уровней декомпозиции зависит от масштабов и сложности поставленных целей.
На первом этапе формируется главная, глобальная цель фирмы, или миссия. Она имеет долгосрочный характер и должна быть направлена на выживание организации во внешней среде. Постановка этой цели должна быть тщательно подготовлена на основе предварительного анализа внешней среды организации, оценки внутренних ресурсов и возможностей. Для этого обычно проводят следующие операции:
1-производится сегментирование рынка и изучается каждый сегмент. В этом случае намечаются приоритетные сегменты, социальные слои, на которые организация должна ориентироваться в своей деятельности (элитные слои, средний слой, малоимущие и т.д.). Далее осуществляется оценка рынка (рыхлость, одномерность или бинарность, степень неопределенности, насыщенность продуктами и услугами, наличие рыночных ниш) с позиции возможностей размещения и использования средств, имеющихся у организации;
2-определяется общее направление ценовой политики. В частности, решается вопрос о том, будет ли организация снижать цены на свои товары и услуги или она будет участвовать в конкурентной борьбе, осуществляя маркетинг, рекламу, активизацию продаж и т.д.;
3-определяются основные направления развития технологии с учетом жизненного цикла товара или услуги;
4-оцениваются производственные мощности организации. Оценке подвергаются все ресурсы организации и финансовые возможности задействования ресурсов внешней среды, например, в виде инвестиций, правильной кредитной политики, привлечения спонсоров;
5-определяются основные направления кадровой политики (например, будет ли организация обучать работников или нанимать специалистов со значительным опытом работы).
На втором этапе происходит декомпозиция основной цели организации на цели второго уровня. Необходимость этого этапа обусловлена наличием сильно различающихся направлений деятельности организации по достижению основной цели и, следовательно, первичной специализацией управленческой структуры. Цели второго этапа носят ярко выраженный системный характер и составляют четыре группы:
1 группа - цели входа организации включают в себя цели, ориентирующие членов организации (прежде всего высшего звена) на обеспечение постоянного притока в организацию материальных ресурсов, финансовых средств, информации, людских ресурсов. Среди целей входа следует выделить такие цели, как организация постоянно действующей сети поставщиков, налаживание финансовых связей организации и др.;
2 группа - цели процесса определяют основные ориентиры деятельности внутри организации по переработке поступивших на вход ресурсов. К этим целям процесса относятся: обеспечение взаимодействия в рамках технологического процесса, налаживание информационного обеспечения внутри организации, внесение изменений структуры и технологии внутри организации и др.;
3 группа - цели выхода в дереве целей определяют ориентиры деятельности подразделений, занятых реализацией переработанных ресурсов во внешней среде организации. Это такие цели, как налаживание системы сбыта любых ресурсов, представленных организацией для обмена, распространение информации во внешней среде (например, рекламных обращений и активно действующих материалов по связям с общественностью) и др.;
4 группа - цели системы представляют собой отдельную группу целей второго уровня, направленную на обеспечение условий выживания организации во внешней среде. Эти цели трудно учитывать и реализовать, поскольку в неопределенной и быстро меняющейся внешней среде трудно определить все условия, выполнение которых будет способствовать устойчивости организации и обогащению ее связей с внешней средой; реализация данных целей требует специфических знаний, которые не считаются необходимыми в процессе деятельности организации. В качестве таких целей могут выступать создание системы юридической поддержки фирмы, создание системы отслеживания постоянного изменения настроений потребителей, создание системы политической (или дипломатической) поддержки фирмы.
Следует отметить, что цели системы в развернутом виде встречаются в основном в дереве целей крупных фирм, занимающихся стратегическим планированием. Все цели второго уровня должны быть органично связаны между собой в представленной последовательности (от целей входа до целей системы) и ни одна из целей не должна противоречить любой другой. Цели второго уровня обозначают специализированные области деятельности организации, т.е. каждую из них можно рассматривать как основание определенной специализированной деятельности организации. Это позволяет каждую цель второго уровня и необходимые для ее достижения цели последующих уровней называть целевыми программами.
На третьем этапе осуществляется декомпозиция целей второго уровня в соответствии с конкретными технологическими задачами в пределах каждой целевой программы. Разработка целей третьего, четвертого и, если нужно, последующих уровней происходит при неукоснительном выполнении требования необходимости и достаточности целей третьего (четвертого и последующих) уровня. Сущность данного требования заключается в том, что: достижение всех выделенных целей третьего уровня должно обязательно приводить к достижению соответствующих целей второго уровня; среди целей третьего уровня не должно быть "лишних", избыточных целей или целей "на всякий случай", из-за наличия которых с неизбежностью неэффективно разрастается структура организации и появляются дополнительные неоправданные издержки.
Декомпозиция целей на подцели осуществляется по следующим правилам:
- общая цель, находящаяся в вершине графа, должна содержать описание конечного результата;
- при развертывании общей цели в иерархическую структуру целей исходят из того, что реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием для достижения цели предыдущего уровня.
- при формулировке целей разных уровней необходимо описывать желаемые результаты, а не способы их получения;
- подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга и не выводимы друг из друга.
- фундамент дерева целей должны составлять задачи, представляющие формулировку работ, которые могут быть выполнены определённым способом и в заранее установленные сроки.
- каждая сформулированная цель должна иметь средства и ресурсы для ее обеспечения
- при декомпозиции целей должно соблюдаться условие полноты редукции, т.е количество подцелей каждой цели должно быть достаточным для ее достижения
- декомпозиция каждой цели на подцели осуществляется по одному выбранному классификационному признаку:
- развитие отдельных ветвей дерева может заканчиваться на разных уровнях системы
- развитие «дерева целей» продолжается до тех пор, пока лицо, решающее проблему, не будет иметь в распоряжении все средства для достижения вышестоящей цели.
Уязвимым местом «дерева» целей являются «узлы деления», то есть точки разложения общих целей на более частные (подцели), поскольку нередко бывает трудно обеспечить полноту деления и совместимость, единство основания для деления.
При формировании дерева целей следует помнить, что достижение каждой цели должно быть организационно обеспечено, т.е. для ее реализации необходимо создание группы, лабораторий, отдела, других подразделений, сотрудники которых ориентированы на достижение данной цели, обеспечены соответствующими ресурсами и совершают действия, направленные на ее достижение.
Для обеспечения реализации цели решения можно построить «дерево» ресурсов. Можно также совместить в одном «дереве» цели и функции управления. На основе метода «дерева» целей и функций управления осуществляется реализация структурно-функционально-целевого метода системного подхода к управлению. Этот метод используется для построения функционально-целевых моделей систем управления.
Таким образом, системный анализ начинается с уточнения или формулирования целей конкретной системы управления (предприятия или компании) и поиска критерия эффективности, который должен быть выражен в виде конкретного показателя. Как правило, большинство организаций являются многоцелевыми. Множество целей вытекает из особенностей развития предприятия (компании) и его фактического состояния в рассматриваемый период времени, а также состояния окружающей среды (геополитические, экономические, социальные факторы). Построение «дерева» целей является эффективным методом структуризации проблемной ситуации и определения цели решения. Его применение даёт возможность системно представить порядок движения к конечной цели, учесть необходимое и достаточное число задач, требующих решения на пути к их достижению.
Вопрос 48. Общая процедура прогнозирования – основные этапы
Прогностика — научная дисциплина, изучающая общие принципы и методы прогнозирования развития объектов любой природы, закономерности процесса разработки прогнозов. Как наука прогностика сформировалась в 70 — 80 годы ХХ столетия. Кроме понятия «прогностика», в литературе используют термин футурология. Как любая наука прогностика имеет набор своих терминов, употребляемых для обозначения определенных понятий. Определения понятий прогностики были зафиксированы в 1978 году.
Прогноз (от греч. πρόγνωσις — предвидение, предсказание) — предсказание будущего с помощью научных методов или сам результат предсказания, обоснованное суждение о возможном состоянии объекта в будущем или альтернативных путях и сроках достижения этих состояний.
Прогнозирование - опережающее отражение будущего; вид познавательной деятельности, направленный на определение тенденций динамики конкретного объекта или события на основе анализа его состояния в прошлом и настоящем.
Прогнозирование, разработка прогноза, в узком значении — это специальное научное исследование конкретных перспектив развития какого-либо процесса.
Целью создания прогноза является уменьшение того уровня неопределенности, в пределах которого менеджер должен принимать решения. Эта цель диктует два основных правила, которым должен следовать процесс прогнозирования.
1. Прогнозирование должно быть технически корректным и должно порождать прогнозы, достаточно точные для того, чтобы отвечать нуждам фирмы (предприятия).
2. Процедура прогнозирования и ее результаты должны быть достаточно эффективно представлены менеджеру, что обеспечит использование прогнозов в процессе принятия решения во благо фирмы (предприятия). Результаты прогнозирования также должны быть сбалансированы в отношении затрат/прибыли.
Процедуры прогнозирования классифицируются как количественные и качественные. На одном полюсе здесь находится чисто качественный аппарат, не требующий явного математического оперирования данными. Используется только "оценка", предоставляемая составителем прогноза. Конечно, даже в этом случае "оценка" составителя прогноза в действительности является результатом мысленного анализа данных. На другом полюсе находится чисто количественный аппарат, не требующий никакой дополнительной оценки. Это чисто механические процедуры, которые на выходе дают количественные результаты.
Прогнозирование использует три основных взаимодополняющих источника информации о будущем: оценка перспектив развития исследуемого явления на основании опыта, чаще всего на основе аналогии с уже изученными сходными явлениями и процессами; условное продолжение в будущее тенденций, закономерности развития которых в прошлом и настоящем достаточно хорошо известны (экстраполяция); создание модели будущего состояния исследуемого явления, процесса в соответствии с ожидаемым или желательным изменением ряда условий, перспективы развития которых достаточно хорошо известны.
Этим источникам соответствуют следующие способы прогнозирования.: 1) Опрос населения, экспертов (анкетирование, интервьюирование) с целью объективизации, упорядочения индивидуальных оценок прогнозного характера. 2) Экстраполирование и интерполирование, т.е. построение динамических рядов показателей прогнозируемого явления на протяжении периодов основания прогноза в прошлом и упреждения прогноза в будущем (ретроспекции и проспекции прогнозных разработок). 3) Моделирование - построение поисковых и нормативных моделей с учетом вероятного или желательного изменения прогнозируемого явления на период упреждения прогноза по имеющимся прямым или косвенным данным о масштабах и направлении изменений.
Этап прогнозирования — часть процесса разработки прогнозов, характеризующаяся своими задачами, методами и результатами. Деление на этапы связано со спецификой построения систематизированного описания объекта прогнозирования, сбора данных, с построением модели, верификацией прогноза.
Типовая методика прогнозирования состоит из следующих основных этапов исследования:
1) Предпрогнозная ориентация - определение объекта, предмета, проблемы, целей, задач, времени упреждения, рабочих гипотез, методов, структуры и организации исследования). Первый этап включает в себя определение конечных прикладных целей прогнозирования; набора факторов и показателей (переменных), описание взаимосвязей между которыми необходимо сделать; роли этих факторов и показателей – какие из них, в рамках поставленной конкретной задачи, можно считать входными (т.е. полностью или частично регулируемыми или хотя бы легко поддающимися регистрации и прогнозу; подобные факторы несут смысловую нагрузку объясняющих в модели), а какие – выходными (эти факторы обычно трудно поддаются непосредственному прогнозу; их значения формируются как бы в процессе функционирования моделируемой системы, а сами факторы несут смысловую нагрузку объясняемых).
2-й этап (априорный, предмодельный) состоит в предшествующем построению модели анализе содержательной сущности изучаемого процесса или явления, формировании и формализации имеющейся априорной информации об этом явлении в виде ряда гипотез и исходных допущений (последние должны быть подкреплены теоретическими рассуждениями о механизме изучаемого явления или, если возможно, экспериментальной проверкой).
3-й этап (информационно-статистический) заключается в сборе необходимой статистической информации, т.е. регистрации значений участвующих в анализе факторов и показателей на различных временных и (или) пространственных тактах функционирования моделируемой системы. Сбор данных, предполагает получение корректных данных и обязательную проверку того, что они верны. Этот этап часто является наиболее сомнительной частью всего процесса прогнозирования и в то же время наиболее сложен для проверки, поскольку последующие этапы с одинаковым успехом могут производиться с использованием данных, как соответствующих изучаемой проблеме, так и не соответствующих ей. Всякий раз, когда возникает необходимость получить в организации определенные данные, их сбор и проверка обязательно сопровождаются множеством различных проблем.
4-й этап (спецификация модели) включает в себя непосредственный вывод (опирающийся на принятые на 2-м этапе гипотезы и исходные допущения) общего вида модельных соотношений, связывающих между собой интересующие нас входные и выходные переменные. Говоря об общем виде модельных соотношений, имеется в виду то обстоятельство, что на данном этапе будет определена лишь структура модели, ее символическая аналитическая запись, в которой наряду с известными числовыми значениями (представленными в основном исходными статистическими данными) будут присутствовать величины, содержательный смысл которых определен, а числовые значения – нет (их обычно называют параметрами модели, неизвестные значения которых подлежат статистическому оцениванию).