Поскольку люди в основном склонны считать, что слухи исходят из источников, заслуживающих доверия, руководство фирм часто пользуется этим обстоятельством, распространяя с их помощью сведения, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время необходимо иметь в виду, что доверием к слухам пользуются и участники конфликтов, желающие недобросовестными методами склонить окружающих на свою сторону.
Информация может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам передачи и распространения.

 

1.3. Характеристика информационных потоков в организации.

Поток информации характеризуется несколькими параметрами [4 c. 317]:
· формой представления;
· объемом в единицу времени (интенсивностью);
· максимальной интенсивностью;
· задержками в передаче;
· избыточностью;
· дублированием;
· нестабильностью;
· погрешностью.
Этапы движения информации.
Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов. На первом происходит ее отбор, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях и т.п.
На втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в какой она будет доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п., и соответственно этому подбирается подходящий способ ее передачи –  устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков. Считается, что при передаче информации, особенно важной, не стоит ограничивать одним каналом – сообщения по возможности лучше дублировать, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может «захлестнуть».
На третьем этапе происходит передача информации, а на четвертом ее получение, восприятие получателем, декодирование, то есть расшифровка, и осмысление.
Обратная связь и помехи.
Отправитель любой информации всегда ждет, что получатель каким-то образом на нее отреагирует и донесет до него эту реакцию, иными словами, установит с ним обратную связь. Таким образом, обратная связь – есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержащейся в нем информации.
В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнером (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перифраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать.
Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь и помех (приложение 1) искажающих ее смысл. К таким помехам, прежде всего, относятся стереотипы, то есть устойчивые мнения по поводу людей и ситуаций, позволяющие судить о них по ассоциации. Пристрастием к стереотипам может страдать как отправитель информации, мак и ее получатель, поэтому при осуществлении коммуникаций необходимо удостовериться в реальном понимании партнерами сути проблемы, а не ограничиваться традиционным вопросом «как поняли?», на который обычно в любом случае отвечают положительно.
Зачастую информация искажается вследствие того, что отправитель и получатель имеют разный статус, положение, предвзято относятся друг к другу или к тому, о чем или о ком идет речь. Конечно, подобный подход «до добра» не доводит, и его нужно решительно преодолевать, критически, но благожелательно воспринимая поступающие сведения.
Сообщение может не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания его важности. Этот интерес нужно развивать, доводя до сведения партнера выгоды, которые он может иметь, отнесясь к информации должным образом, и потери, связанные с ее игнорированием.
Препятствием обмену информацией могут служить и «технические неполадки». К ним, прежде всего, относится разное понимание символов, с помощью которых информация передается, вызванное различиями в образовании, специальности, квалификации, национальными особенностями, либо слабым знанием языка.
Часто вербальная, то есть передаваемая с помощью слов, информация искажается невербальным «довеском», которые также могут по тем или иным причинам восприниматься неоднозначно.
Наконец, искажение или потеря информации происходит под воздействием физиологических и психологических причин: усталости, слабой памяти, забывчивости, рассеянности партнеров, их лени.
Коммуникации между уровнями и подразделениями.
Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.
Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.
Коммуникации между различными отделами (подразделениями). В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.
К примеру, в сфере розничной торговли региональные управляющие сбытом могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта и обмена информацией о продукции. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы.
Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации [11 с. 188].
Коммуникации руководитель–подчиненный. Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждением с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.
Коммуникации между руководителем и рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.
Кроме того, иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Как указано выше, такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.
Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Слухи “витают возле автоматов с охлажденной водой, по коридорам в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами” [11 c. 189]. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа то между нами”.
Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной.

Глава 2. Характеристика информационного обеспечения в деятельности менеджера.

 

2.1. Кодирование информации.

Код – это комбинация букв и цифр. Кодирование информации используется для упрощения процедур обработки, стабилизации размера отдельных сообщений, сокращения объема сведений.
Кодирование – это замена общепринятого представления реквизита на систему условных обозначений.
Используемые системы кодов экономической и технологической информации классифицируют по:
·                        количеству знаков (одноразрядные и многоразрядные);
·                        системе построения (порядковые, серийные, позиционные, специальные);
·                        форме представления (цифровые, алфавитные, алфавитно-цифровые) [4 с. 322].
При порядковой системе шифровка осуществляется посредством натурального ряда чисел. Эта система наиболее проста, но целесообразна только при небольшом размере классификационного массива. При серийном коде совокупность возможных признаков реквизита делят на группы, каждому из них отводят часть натурального ряда чисел. Позиционную (десятичную) систему кодирования применяют при шифровке информационных характеристик, содержащих несколько характеристик признака, каждый из которых имеет свою группу десятичных разрядов шифра.
Выбор системы кодирования учитывает особенности процедур обработки массивов по кодируемому признаку, объему работ по кодированию, частоте появления отдельных признаков. Основными параметрами, учитываемыми при разработке кодов, являются максимальное число знаков, максимальная логичность, резервирование, увязка с соответствующими кодами других уровней управления и предприятий-партнеров.

 

2.2. Безопасность информации.

Проблемы обеспечения информационной безопасности становятся все более сложными и концептуально значимыми в связи с массовым переходом информационных технологий в управлении на безбумажную автоматизированную основу.
Термин «информационная безопасность» имеёт различные определения, общего или частного свойства, однако все они связывают безопасность именно с ее защитой в компьютерных информационных системах.
В Российском законодательстве на национальном уровне политика информационной безопасности регулируется прежде всего Конституцией РФ и рядом федеральных законов, основные из которых следующие: «О безопасности» от 5.03.1992 г., «О государственной тайне» от 21.07.1993 г. с изменениями и дополнениями от 6.10.1997 г. и др.
Постановлением Правительства РФ установлен перечень сведений, которые не могут быть отнесены к коммерческой тайне. К ним относятся:
·                        учредительные документы (решение о создании предприятия, договор учредителей, устав);
·                        документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационное удостоверение, лицензии, патенты);
·                        сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные данные, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему);
·                        документы о платежеспособности;
·                        сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;
·                        документы об уплате налогов и обязательных платежей;
·                        сведения о загрязнении окружающей среды, нарушениях антимонопольного законодательства, несоблюдения безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства и размерах причиненного при этом ущерба;
·                        сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.
В УК РФ введено понятие «компьютерные преступления», которое предусматривает неправомерный доступ к компьютерной информации, создание и использование вредоносных программ, нарушение правил эксплуатации ЭВМ или их систем.
Вероятными угрозами информационной базе предприятия представляются следующие:
·                   несанкционированный доступ;
·                   перехват информации в каналах связи;
·                   кража документов;
·                   уничтожение (случайное / сознательное) информации;
·                   ошибки в работе персонала;
·                   разрушение информации вирусами;
·                   ошибки в программах обработки данных;
·                   отключение электропитания;
·                   фальсификация сообщений;
·                   несанкционированная модификация информации.
Система защиты информации представляет собой комплекс организационных, технических, технологических и иных средств, методов и мер, снижающих уязвимость информации и препятствующих несанкционированному доступу к информации, ее утечке или утрате.
Система защиты информации должна удовлетворять следующим требованиям:
1)                на стадии проектирования должна быть создана система управления и корректировки;
2)                объединить внутри себя законодательные, технические и организационные способы защиты;
3)                расходы на защиту должны быть меньше, чем сумма возможного ущерба от утечки информации;
4)                не должна создавать дополнительные трудности в управлении предприятием;
5)                обеспечивать защиту от всех реальных угроз.
С точки зрения защищенности всю управленческую информацию делят на семь классов:
1) наличие развитой службы безопасности;
2) наличие полного набора механизмов защиты на нескольких ступенях;
3) защита при большом количестве субъектов и объектов, имеющих доступ к информации;
4) защита электронной передачи данных;
5) защита распределенных информационных сетей;
6) защита локальных информационных сетей;
7) минимальные требования к защищенности.
Систему управления можно считать защищенной, если все операции выполняются в соответствии со строго определенными правилами, обеспечивающими непосредственную защиту объектов, ресурсов и операций.
Угроза раскрытия заключается в доступности информации конкурентам, что может привести к экономическим потерям организации.
Потеря целостности заключается в нарушении части информации, что приводит к потере полезности всего массива данных.
Безопасность информации обеспечивается комплексом специальных мероприятий по правилам использования, доступности со стороны персонала, процедур компьютерной обработки.
Мерами защиты могут стать:
· проверка подлинности информации;
· контроль доступа в помещения;
· разделение полномочий;
· шифрование цифровой подписи на сообщениях;
· использование биометрических характеристик для контроля;
· применение электронных карт;
· использование антивирусной защиты;
· контроль целостности информации;
· и т.п.
Собственники соответствующей информации определяют необходимую степень ее защищенности и тип системы, способы и средства защиты, исходя из ценности информации, размера ущерба от ее утраты или утечки и стоимости защитного механизма.
В некрупных организациях с небольшим объемом информации, подлежащей защите, наиболее целесообразны и эффективны простейшие методы ее защиты (организация охраны здания, назначение и обучение служащего, работающего с этими документами, введение обязательств для сотрудников о неразглашении ценных сведений и т.п.)[5 с. 290].
В крупных организациях со сложной структурой и значительными объемами информации, подлежащей защите, формируются комплексные системы защиты информации, характеризующиеся многоуровневым построением и иерархическим доступом к информации.
Летом 2006 года компания S. N. Safe & Software объявило о выпуске нового продукта Safe’n’Sec Enterprise, который предназначен для многоцелевой защиты корпоративных сетей крупных предприятий и корпораций от внешних и внутренних угроз и уязвимостей. В настоящее время новинка проходит тестирование на базе нескольких крупных российских предприятий [12 c. 63].

 

2.3. Контроль информационного обеспечения на предприятии.

Контроль информации обеспечивает во многих случаях «живучесть» предприятия. Достоверность данных – это, в конечном счете, доходы и потери. Исходя из этого, система управления выстраивает совокупность процедур контроля и проверки точности данных.
Автоматический контроль информации выполняется на всех этапах ее получения и переработки. Для этой цели используют систему логических условий и специальных вычислительных процедур. К ним относятся: проверка на логичность появления; соответствие макету структуры данных; сохранение объема сведений и др.
При хранении и переработке данных основными способами контроля служат:
·                   дублирование (повторение процедур записи и алгоритмов вычислений, после чего проходит сопоставление результатов);
·                   отслеживание контрольных сумм (по отдельным записям и массиву данных в целом вычисляется контрольная арифметическая сумма всех реквизитов, которая проверяется после каждого этапа перезаписи);
·                   проверка макета данных (по отдельным реквизитам уточняется требуемое число знаков, интервал допустимого значения).

 

2.4 Автоматизированная система поддержки управленческих решений.

Информационные системы формируются как интегрированные системы, поддерживающие все направления деятельности предприятия, включая финансы, производство, сбыт, снабжение, складское хозяйство, транспортные перевозки, сервисное обслуживание и проектные работы. Информационная система позволяет отслеживать критические параметры при оценке деятельности предприятия.
Целостная система информационной поддержки финансовых решений имеет три уровня: анализ, учет, управление и планирование. Она включает финансовый, налоговый, отчетный календари, в которых фиксируются ежедневные финансовые операции и представляются структурированные данные итогового анализа. Составными частями системы являются:
·       главная книга;
·       счета дебиторов;
·       счета кредиторов;
·       управление денежными средствами;
·       финансовые планы;
·       распределение затрат;
·       финансовые отчеты;
·       основные средства.
Кроме вышеперечисленных структурны элементов системы следует выделить блоки отдельных подсистем, входящих и дополняющих единую систему, в которую входят:
1.          подсистема «производство» объединяет блоки:
v управление производством и его планирование;
v учет затрат;
v спецификация изделий;
v планирование потребности в мощностях.
При многозвенном производстве эта подсистема позволяет вести управление серийным выпуском изделий, отслеживать работу каждого подразделение предприятия.
2.                подсистема «снабжение» обеспечивает сопровождение решений по планированию и управлению складскими операциями. Подсистема увязывает сбыт, снабжение и складское хозяйство и включает:
v  управление продажами;
v  управление закупками;
v  управление запасами;
v  управление партиями товаров.
3. подсистема «транспорт» позволяет поддерживать экспедиторские и транспортные решения. Она включает модули:
v  управление заказами на транспортировку и хранение;
v  определение оптимальных маршрутов;
v  учет автотранспорта;
v  учет горюче-смазочных материалов;
v  расчет стоимости услуг транспортировки;
v  планирование потребности в материалах.
4. подсистема «управление проектом» ориентирована на поддержание управленческих решений при разработке новой техники. Эта подсистема включает средства управления крупными долгосрочными инвестиционными проектами, начиная с предварительной оценки бюджета и заканчивая оценкой всего комплекса выполненного проекта:
v  сетевое планирование (планирование и корректировка графика изготовления продукции по стадиям выполнения проекта);
v  управление конструкторскими данными (поддержание системы проектно-конструкторских разработок, внесение изменений, отслеживание сделанных изменений при изготовлении);
v  бюджетирование проекта (разработка и анализ планового бюджета проекта на всех стадиях от появления идеи до получения опытного образца готового изделия);
v  оперативно корректировать изделие под требования заказчиков.
5. подсистема «сервис» предназначена для поддержки решений по управлению сервисными услугами, пред- и послепродажного и специального обслуживания. Она обеспечивает:
v  выполнение регламентных работ;
v  планово-предупредительные мероприятия;
v  ремонт и устранение неисправностей;
v  гарантийный ремонт.
Подсистема «сервис» включает также:
v  модули управления профилактическим обслуживанием и текущего ремонта (формирование графика работ, подготовка заказов на обслуживание, расчет расходов);
v  управление договорами на обслуживание;
v  разработку графиков обслуживания и ремонта (планирование занятости персонала, подготовка оперативных заданий на ремонт, определение приоритетов заказов);
v  анализ затрат.
6. подсистема «управленческий контроль» обеспечивает руководителей обобщенной информацией о деятельности предприятия. Она состоит из блоков:
v    анализ показателей деятельности (расчет и анализ показателей по направлениям деятельности);
v    мониторинг показателей (отслеживание изменений показателей, их значения по отношению к критическим уровням, наглядное представление данных);
v    ретроспективный анализ и прогнозирование.
Подсистема обеспечивает подготовку отчетов по типовым и специальным формам.
Информационная система опирается на современные программные продукты и современные средства вычислительной техники. Она создается с помощью языков программирования четвероного поколения, операционных систем, таких как UNIX и Windows. Идеология построения управленческих информационных систем обеспечивает максимальную гибкость при расширении функциональных возможностей, инвариантность по отношению к используемым интерфейсам и базам данных. Из широко распространенных локальных компьютерных систем следует выделить:
·                        системы бухгалтерского учета «1С», «Финансы без проблем», «Парус», «Супербухгалтерия», «Турбобухгалтер»;
·                        системы правового обеспечения «Гарант», «ИНЕК»;
·                        системы поддержки рабочих мест руководителя «Директор», «Руководитель архива», «Проектировщик», «Суперменеджер»;
·                        системы поддержки документооборота предприятия «АТЛАНТ», «Делопроизводство».
Малыми интегрированными системами являются: Concorde XAL, Exact, NC-2000, Platinum, PRO/MIS, Scala, SunSistems, «Босс-корпорация»; средними интегрированными системами – JD Edwards, MFG-PRO, SyteLine (SYMIX); крупными интегрированными системами – SAP R/3, BAAN, Oracle Aplication, BPCS.
В течение 1980–2005 гг. информационно-коммуникационные технологии стали существенным фактором реформирования ТНК США.
Общая стоимость оборудования и программного обеспечения, используемого американскими фирмами для обработки данных, на 2004 г. превысила 1333 млрд долл. [8 с. 101]
Можно выделить несколько подтипов информационных систем, используемых американскими ТНК для повышения эффективности своей финансово-хозяйственной деятельности.
Системы анализа и поддержки принятия решений (САППР) – компьютерные информационные системы комплексного управления предприятием (ERP), позволяющие оценивать различные варианты развития наиболее значимых для деятельности компании показателей.
В одной из крупнейших в мире авиакомпаний – United Airlines – проект реализации информационной системы предполагал внедрение системы класса САППР. Компания United Airlines ежедневно выполняет 3400 рейсов, а 41 технический центр обслуживания компании United Airlines расположен во многих регионах мира. Более чем пятитысячному техническому персоналу постоянно требуется доступ к различной информации для ремонта и обслуживания самолетов в кратчайшие сроки. Решением было создание единой интерактивной корпоративной базы технических данных, которая получила название «Энциклопедия самолетов». «Энциклопедия» была реализована на базе стандартных средств внутренних информационных ресурсов компании и предусматривала широкое применение сети Internet в качестве платформы обмена данными.
В базу были собраны учебные материалы для инженеров, каталоги запасных частей, информация о заказах на покупку дополнительного оборудования, а также внутренняя техническая информация и инструкции. Внедрение системы в компании United Airlines заняло менее года; по оценкам самой компании проект окупился достаточно быстро. Позже руководством компании United Airlines было объявлено о дальнейших планах по интеграции «Энциклопедии самолетов» в единую корпоративную систему электронного документооборота [8 с. 102].
Модификацией систем анализа и поддержки принятия решений являются информационные системы руководителя ИСР. Основными характеристиками которой являются: возможность подготовки сводных отчетов, сбор данных по параметрам; доступ к широкому выбору внешних и внутренних баз данных: возможность представления информации в графическом виде.
Одна из первых ИСР появилась в Lockheed-Georgia Company. Первоначально система была установлена только на компьютеры очень узкого круга высшего руководства. Система позволяла демонстрировать предполагаемым заказчикам информацию о продукции компании, проводить презентации, представлять руководству текущие результаты финансово-хозяйственной деятельности. Ко второй половине 1980-х гг. было установлено уже 710 терминалов, а сама система позволяла получать оперативную и аналитическую информацию не только членам высшего руководства компании, но также и большинству руководителей среднего звена [8 с. 103].
В 1990-х гг. руководством компании Welch Allyn (один из крупнейших мировых поставщиков медицинских диагностических инструментов) было принято решение о внедрении единой ИСР для всех руководителей высшего и среднего звена во всех отделениях.
Система была выполнена на базе программного комплекса компании – разработчика Comshare. В результате в компании Welch Allyn была создана система комплексной финансовой отчетности. Система была нацелена на решение комплекса задач по автоматизации взаимоотношений с заказчиком. В результате внедрения информационной системы руководителя в компании Welch Allyn было достигнуто повышение эффективности работы финансовых служб и подразделений по продажам и маркетингу [8 с. 103].
Системы класса CRM используются для автоматизации управления взаимоотношениями с заказчиками (СУВЗ). Три основные цели применения СУВЗ: аналитическое обеспечение деятельности подразделений продаж и маркетинга, оперативное управление контактами с заказчиками, организация непосредственного участия заказчика в осуществлении производственных процессов, результатом которых являются производимые товары и услуги. Таковы проекты американских ТНК в области информационных систем организации интеллектуального анализа данных (СИАД).
Интересен пример внедрения СИАД на предприятиях автомобильного гиганта, компании Ford в 2001 г. Разработчиком и поставщиком стала американская SAS. В рамках проекта внедрения СИАД были успешно решены следующие задачи: выявление общих закономерностей поведения покупателей автомобилей Ford, анализ покупателей с точки зрения их лояльности марке Ford, определение целевых аудиторий для 200 ежегодно осуществляемых маркетинговых программ.
Сложность реализации проекта состояла в существенном объеме данных, накопленных в компании по более чем 33 млн покупателей (общий объем информации – 1,6 терабайт). Первыми положительными результатами внедрения этой СИАД стало сокращение времени обработки и обмена новыми данными в четыре раза, а также заметное упрощение процедуры поиска и анализа требуемых данных. Это позволило увеличить объемы осуществляемой аналитической работы и повысить качество выпускаемых информационных материалов для подразделений продаж и маркетинга Ford [8 с. 104].
Несмотря на то, что информационные системы должны способствовать положительному развитию бизнеса, на практике в России очень часто оказывается наоборот: предприятия тратят большие деньги на приобретение и внедрение системы, но не получают ожидаемого эффекта. «По подсчетам самих разработчиков, в российских организациях к середине 2001 г. у фирмы SAP из 200 инсталяций системы R3 «работало» только 110, а у фирмы Baan это соотношение составило 44 к 21» [13 с. 139].
По мнению Г.А. Шепталина причины неудач проектов внедрения ИС [13 c. 139]:
- невнимание руководства к проекту (40 %);
- отсутствие четких целей проекта (17 %);
- неформализованность бизнес-процессов на предприятии (14 %);
- неготовность предприятия к изменениям (12 %);
- нестабильность законодательства (6 %);
- коррупция на предприятиях (5 %);
- низкая квалификация кадров на предприятии (4 %);
- недостаточное финансирование проектов (2 %).

Глава 3. Мероприятия по организации эффективного информационного обеспечения

 

3.1.   Характеристика службы информационного обеспечения управления

 

3.2.   Оценка организации информационных потоков

Для оценки организации информационных потоков используют несколько путей:
1.                Формализованное изучение. Каждый документ представляет собой совокупность реквизитов, на основе чего строится информационная модель, выявляются дублирование и избыточность.
2.                Экспертная оценка. С помощью специальных вопросников выполняется оценка документов, сообщений персоналом.
3.                Статистическая оценка. Совокупность однотипных документов обобщается по фактическим показателям: времени движения, насыщенности, стабильности и т.п.
4.                «Запуск птички». По оцениваемому информационному потоку запускается контрольный документ. По нему контролируется график движения, состав выполняемых работ.
5.                Накапливание «сбоев». Выявляется статистика ошибок и сбоев по срокам в потоках информации.
Группой экономического анализа ФГУП «ХЗ «Планта» было проведено исследование степени удовлетворенности предприятий Уральского региона информационным обеспечением. В анкетировании принимали участие 28 предприятий.
Степень удовлетворенности информационным обеспечением служб опрашиваемых предприятий было оценено по 5-балльной  шкале. 50 % респондентов ответили, что их службы хорошо обеспечены информацией, 46,5 % респондентов удовлетворены информационным обеспечением своей службы и 3,5 % респондентов недостаточно удовлетворены информационным обеспечением (иллюстр. материал 4).
Оценка соответствия информационного потока объективной действительности и количество посторонней информации также давались по 5-балльной шкале. В результате группы респондентов, отмечающие соответствие содержания информационного потока с небольшими неточностями и в равной степени присутствие точной и неточной информации, разделились поровну и составили соответственно по половине опрошенных.
Присутствие посторонней информации и создание помех в информационном потоке отмечают 14,3% респондентов. Постоянное наличие посторонней информации отмечают 39,3% респондентов. На эпизодическое присутствие посторонней информации указывают 42,8% опрашиваемых. 36% респондентов указывают на полное отсутствие посторонней информации в информационном потоке (иллюстр. материал 5).
Предприятия применяют различные виды носителей информации. 93% предприятий используют бумажные носители информации, 32% — магнитные. 78% — электронные (иллюстр. материал 6). На многих предприятиях параллельно используются несколько носителей информации.
Анализ удовлетворенности информационным обеспечением служб опрашиваемых предприятий в зависимости от выполняемых ими функций не позволил получить однородную картину.
Результат оценки потребности поступления информации показал, что поступление информации через равные промежутки времени удовлетворяет 11 % респондентов, поступление информации по мере возникновения необходимо 32 % опрошенных, а 57 % респондентов отмечают необходимость поступления информации в режиме реального времени (иллюстр. материал 7).
Известно, что предприятия используют несколько каналов передачи данных, как во внешней среде, так и во внутренней, поэтому респонденты указывали несколько вариантов ответов. В результате 46,4 % опрошенных указали, что пользуются услугами курьера, 64,3 % – услугой почтовой связи. Телефоном для передачи данных пользуются 85,7 %, этот канал до сих пор остается наиболее распространенным, радиосвязь для передачи информации используют 28,6 %, факс – 82,1 %. Электронную почту применяют 75 % респондентов, а локальную сеть для обмена информацией используют 71,4 % предприятий (иллюстр. материал 8).
67,9 % респондентов указали, что управленческие решения принимаются согласно четкой процедуре, утвержденной на предприятии, а 32,1 % респондентов отмечают, что каждый руководитель подразделения «проталкивает» свои решения самостоятельно по хаотичной схеме.
При этом среди специалистов тех предприятий, на которых управленческие решения принимаются согласно четкой процедуре, возможность утверждения документа за день отмечают 21,1 % респондентов, шанс утверждения документа за два дня отмечают 26,3 % респондентов, в течение трех дней документ утверждается по мнению 36,8 % опрошенных, в течение четырех дней – 10,5 % опрошенных и 5,3 % – пять и больше суток (иллюстр. материал 9). Среди специалистов тех предприятий, на которых управленческие решения «проталкиваются» по хаотичной схеме, 34 % респондентов указывают, что необходимо затратить три дня на утверждение документа, 10 % респондентов затрачивают четыре дня на утверждение решения и свыше пяти дней затрачивают на утверждение документа 56 % респондентов (иллюстр. материал 9). Таким образом, прослеживается зависимость эффективности управленческих решений и скорости их принятия от эффективной организации информационного обмена.
Эффективность информационных потоков, их организация, а также загруженность информационных каналов напрямую зависят от количества замкнутых связей (связи со смежными подразделениями), приходящихся на подразделения предприятия. Известно, что если на структурное подразделение приходится более семи замкнутых связей, то снижается эффективность его работы из-за перегрузки большим объемом информации.
20 % респондентов указывают на одну замкнутую связь, приходящуюся на их подразделение, более 2-3 замкнутых связей отмечают 12 % респондентов, свыше 4-5 замкнутых связей – 16 % и 52 % опрошенных отмечают, что на их подразделение приходится более 7 замкнутых связей (иллюстр. материал 10).

 

3.3.   Выводы и предложения

Заключение

Информация – это данные, несущие в себе новизну и полезность. Информация – это основное условие конкурентной способности организации.