Объекты

Атрибуты

Описание атрибута

1. Факультет

1.1 Код факультета

(первич. ключ)

Счетчик

1.2 Факультета

Наименование факультета

2. Кафедра

2.1 Код кафедры (первич. ключ)

Счетчик

2.2 Код деканата (внешний ключ)

Цифровой код

2.3 Кафедра

Наименование кафедры

3. Специальность

3.1 Код специальности (первич. ключ)

Счетчик

3.2 Код кафедры (внешний ключ)

Цифровой код

3.3 Специальность

Наименование специальности

3.4 Шифр специальности

Шестизначное число

4. Группа

4.1 Код группы

(первич. ключ)

Счетчик

4.2 Код специальности (внешний ключ)

Цифровой

4.3 Год формирования

Четырехзначное число

4.4 Обозначение

Буквенно-цифровое обозначение (2 буквы и 2 цифры)

5. Студент

5.1. Код студента (первич. ключ)

Счетчик

5.2. Фамилия студента

Фамилия студента

5.3. Имя студента

Имя студента

5.4 Отчество студента

Отчество студента

5.5 Адрес прописки

Буквенно - цифровое обозначение

5.6 Адрес проживания

Буквенно - цифровое обозначение

5.7 Номер зачетки

Шестизначное число

5.8 Иногородний/ не иногородний

Иногородний, не иногородний

5.9 Код группы (внеш. ключ)

Цифровой код

6. Сессия

6.1. Оценка

Оценка на экзамене (5/4/3/2/не сдан)

6.2. Дата сдачи экзамена

дд. мм. гг (число, месяц, год сдачи студентом экзамена)

6.3. Код студента (внеш. ключ)

Цифровой код

6.4 Код предметов

Цифровой код

Название

таблицы

Название поля

Тип данных поля

Свойства поля

Факультет

Код факультета

Счетчик

Размер поля: Длинное целое

Новые значения: Последовательные

Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)

Факультет

Текстовый

Размер поля: 25

Обязательное поле: Да

Пустые строки: Нет

Индексированное поле: Нет

Кафедра

Код кафедры

Счетчик

Размер поля: Длинное целое

Новые значения: Последовательные

Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)

Кафедра

Текстовый

Размер поля: 25

Обязательное поле: Да

Пустые строки: Нет

Индексированное поле: Нет

Код деканата

Числовой

Размер поля: Длинное целое

Число десятичных знаков: Авто

Значение по умолчанию: 0

Обязательное поле: Да

Индексированное поле: Нет

Специальность

Код специальности

Счетчик

Размер поля: Длинное целое

Новые значения: Последовательные

Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)

Код кафедры

Числовой

Размер поля: Длинное целое

Число десятичных знаков: Авто

Значение по умолчанию: 0

Обязательное поле: Да

Индексированное поле: Нет

Специальность

Текстовый

Размер поля: 25

Обязательное поле: Да

Пустые строки: Нет

Индексированное поле: Нет

Шифр специальности

Текстовый

Размер поля: 6

Обязательное поле: Да

Пустые строки: Нет

Индексированное поле: Нет

Группа

Код группы

Счетчик

Размер поля: Длинное целое

Новые значения: Последовательные

Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)

Код специальности

Числовой

Размер поля: Длинное целое

Число десятичных знаков: Авто

Значение по умолчанию: 0

Обязательное поле: Да

Индексированное поле: Нет

Год формирования

Текстовый

Размер поля: 4

Обязательное поле: Да

Пустые строки: Нет

Индексированное поле: Нет

Обозначение

Текстовый

Размер поля: 5

Обязательное поле: Да

Пустые строки: Нет

Индексированное поле: Нет

Студент

Код студента

Счетчик

Размер поля: Длинное целое

Новые значения: Последовательные

Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)

Фамилия студента

Текстовый

Размер поля: 20

Обязательное поле: Да

Пустые строки: Нет

Индексированное поле: Нет

Имя студента

Текстовый

Размер поля: 20

Обязательное поле: Да

Пустые строки: Нет

Индексированное поле: Нет

Отчество студента

Текстовый

Размер поля: 20

Обязательное поле: Да

Пустые строки: Нет

Индексированное поле: Нет

Адрес прописки

Текстовый

Размер поля: 50

Обязательное поле: Да

Пустые строки: Нет

Индексированное поле: Нет

Адрес проживания

Текстовый

Размер поля: 50

Обязательное поле: Да

Пустые строки: Нет

Индексированное поле: Нет

Номер зачетки

Текстовый

Размер поля: 6

Обязательное поле: Да

Пустые строки: Нет

Индексированное поле: Нет

Код группы

Числовой

Размер поля: Длинное целое

Число десятичных знаков: Авто

Значение по умолчанию: 0

Обязательное поле: Да

Индексированное поле: Нет

Иногородний/ не иногородний

Текстовый

Размер поля: 14

Обязательное поле: Да

Пустые строки: Нет

Индексированное поле: Нет

Сессия

Оценка

Числовой

Размер поля: Длинное целое

Число десятичных знаков: Авто

Значение по умолчанию: 0

Обязательное поле: Да

Индексированное поле: Нет

Дата сдачи экзамена

Дата/время

Формат поля: Краткий формат даты

Обязательное поле: Да

Индексированное поле: Нет

Код студента

Числовой

Размер поля: Длинное целое

Число десятичных знаков: Авто

Значение по умолчанию: 0

Обязательное поле: Да

Индексированное поле: Нет

Код предметов

Числовой

Размер поля: Длинное целое

Число десятичных знаков: Авто

Значение по умолчанию: 0

Обязательное поле: Да

Индексированное поле: Нет

Предметы

Код предмета

Счетчик

Размер поля: Длинное целое

Новые значения: Последовательные

Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)

Предмет

Текстовый

Размер поля: 20

Обязательное поле: Да

Пустые строки: Нет

Индексированное поле: Нет

Стипендия

Код стипендии

Счетчик

Размер поля: Длинное целое

Новые значения: Последовательные

Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)

Код студента

Числовой

Размер поля: Длинное целое

Число десятичных знаков: Авто

Значение по умолчанию: 0

Обязательное поле: Да

Индексированное поле: Нет

Стипендия

Денежный

Формат поля: Денежный

Число десятичных знаков: Авто

Значение по умолчанию: 0

Обязательное поле: Да

Индексированное поле: Нет

Зачеты

Код студента

Числовой

Размер поля: Длинное целое

Число десятичных знаков: Авто

Значение по умолчанию: 0

Обязательное поле: Да

Индексированное поле: Нет

Код предмета

Числовой

Размер поля: Длинное целое

После создания всех таблиц в окне базы данных должны быть записаны имена всех таблиц. Окно базы данных "Система для деканата" со всеми созданными таблицами представлено на рисунке 2.

Рисунок 2 - Окно базы данных "Система для деканата" с таблицами

3.2 Создание связей между таблицами базы данных

При создании связи между таблицами связываемые поля могут иметь разные имена. Однако связываемые поля должны иметь одинаковый тип данных, за исключением случая, когда поле первичного ключа является полем типа Счетчик. Поле счетчика связывается с числовым полем, если значения свойства "Размер поля" обоих полей совпадают.

Устанавливаем связи между таблицами базы данных "Система для деканата" согласно инфологической модели. Полученная таким образом схема данных (совокупность таблиц, связанных между собой) представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 - Схема данных

3.3 Построение запросов базы данных

Работа с любой базой данных предполагает получение (выбор из совокупности данных) необходимой пользователю информации. С этой целью разрабатываются запросы, в содержании которых определяется информация, которая может понадобиться пользователю, и процесс ее поиска и вывода.

Работнику деканата могут потребоваться следующие сведения:

Студенты, обучающиеся на определенной кафедре и не сдавшие хотя бы один экзамен, с указанием группы и предметы, оценка по которому отсутствует или равна 2;

Средний балл каждой группы;

Средний балл по каждому предмету;

Список студентов указанной кафедры, которые по итогам сессии могут получать стипендию;

Список студентов, подлежащих отчислению;

Количество студентов, не получающих стипендию; получающих обычную стипендию; получающих стипендию с 50% -ной надбавкой; получающих стипендию со 100% -ной надбавкой;

Какой предмет студенты сдали хуже других предметов;

Какой предмет студенты сдали лучше других предметов.

Согласно этим пунктам в процессе разработки базы данных созданы запросы, позволяющие пользователю, то есть работнику деканата, быстро и без особых усилий найти необходимую ему информацию: об успеваемости студентов с указанием их фамилий, о средних баллах по предметам, о средней успеваемости каждой группы, о студентах, получающих определенную стипендию и др.

Запрос, выводящий фамилии студентов определенной кафедры с указанием группы и предмета, по которому оценка отсутствует или равна 2, ссылается на связанные между собой таблицы "Кафедра", "Специальность", "Группа", "Студент", "Предметы", "Сессия". Структура запроса представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 - Запрос о студентах обучающихся на определенной кафедре и не сдавшие хотя бы один экзамен, с указанием группы и предметы, оценка по которому отсутствует или равна 2;

Запрос, в результате действия которого выводятся данные о среднем балле студентов каждой группы, ссылается на таблицы "Факультет", "Кафедра", "Специальность", "Группа", "Студент", "Сессия".

Структура запроса представлена на рисунке 5.

Рисунок 5 - Запрос о среднем балле по каждой группе

Запрос, в результате действия которого выводятся данные о среднем балле по каждому сдаваемому студентами предмету, ссылается на таблицы "Сессия" и "Предметы".

Структура запроса представлена на рисунке 6

Рисунок 6 - Запрос о среднем балле по предмету.

В результате работы запроса "Студенты, которые могут получать стипендию" выводятся фамилии, инициалы студентов и размер стипендии. Данный запрос ссылается на таблицы "Стипендия" и "Студент".

Структура запроса представлена на рисунке 7.

Рисунок 7 - Запрос о студентах, которые по результатам сессии могут получать стипендию

В результате работы запроса "список студентов, подлежащих отчислению", выводятся фамилия студента, количество несданных зачетов и экзаменов. Этот запрос ссылается на запросы "Кол-во несданных зачетов" и "Кол-во несданных экзаменов". Структура запроса представлена на рисунке 8.

Рисунок 8 - Запрос о студентах, которые по результатам сессии могут быть отчислены.

Запросы о количестве студентов, не получающих стипендию, получающих обычную стипендию, получающих стипендию с 50% -ной надбавкой и получающих стипендию со 100% -ной надбавкой ссылаются на одну и ту же таблицу "Стипендия". Структуры этих запросов представлены соответственно на рисунках 9, 10, 11 и 12.

Рисунок 9 - Запрос о количестве студентов, не получающих стипендию

Рисунок 10 - Запрос о количестве студентов, получающих обычную стипендию.

Рисунок 11 - Запрос о количестве студентов, получающих стипендию с 50% -ной надбавкой

Рисунок 12- Запрос о количестве студентов, получающих стипендию со 100% -ной надбавкой

Запрос, выводящий названия наиболее плохо сданных предметов, ссылается на запрос "Кол-во 2 по предметам". Структура запроса представлена на рисунках 13.

Рисунок 13 - Запрос, выводящий наиболее плохо сданный предмет

Запрос, выводящий названия наиболее плохо сданных предметов, ссылается на запрос "Средний бал по предмету". Структура запросов представлены соответственно на рисунках 13.

3.4 Создание форм и отчетов

3.4.1 Создание форм базы данных

Работа с данными в Microsoft Access осуществляется в основном с помощью форм. Любая форма содержит окна - поля, которые предназначены для ввода информации.

Для ввода и редактирования данных были созданы следующие формы:

"Данные о студентов";

"Студент";

"Начисление стипендии".

В процессе работы с формой "Данные о студентов" работник деканата может с помощью нее удалить или добавить в базу студента, а также поменять студенту номер группы, специальность, кафедру, номер зачетки. Источником данных для данной формы являются запрос "Для формы студенты". Форма выглядит, как показано на рисунке 14.

Рисунок 14 - Форма "Данные о студентах"

Форма "Студент" содержит поля, в которых работник деканата (пользователь разрабатываемой базы данных) может внести оценки по каждому предмету, сданному студентом в течение сессии. Создание данной формы сопровождалось созданием подчиненной формы "Сессия.

Форма "Студент" представлена на рисунке 15.

Рисунок 15 - Форма "Студент"

С помощью формы "Начисление стипендии" работник деканата имеет возможность по результатам сессии начислить студенту соответствующую стипендию. Данная форма ссылается на запрос "Начисление стипендии". Форма представлена на рисунке 16.

Рисунок 16 - Форма "Начисление стипендии"

3.3.4 Создание отчетов базы данных

Хотя таблицы и формы можно напечатать, часто возникает необходимость преобразовать их в отчеты, которые предназначены для пользователей, занимающихся анализом информации. Отчет включает в себя сведения из таблицы или запроса, которые являются источником данных, содержащихся в этом отчете.

Процесс проектирования базы данных в соответствии с заданием были созданы отчеты о студентах каждой группы факультета, получающих стипендию, с указанием их оценок, полученных ими, подсчетом среднего балла каждого студента, подсчетом среднего балла группы и факультета. Следует также подсчитать количество студентов, не получающих стипендию, получающих обычную стипендию и получающих повышенную стипендию.

Рисунок 17 - Отчет о студентах каждой группы факультета, получающих стипендию, с указанием их ФИО, и размере стипендии.

Рисунок 18 - Отчет о подсчете среднего балла каждого студента

Рисунок 19 - Отчет о подсчете среднего балла по группам

Рисунок 20 - Отчет о подсчете среднего балла по факультету

Рисунок 21 - Отчет о подсчете количества студентов в группах

Рисунок 22 - Отчет о подсчете количества студентов на факультете

Рисунок 23 - Отчет о подсчете количества студентов не получающих стипендию

Рисунок 24 - Отчет о подсчете количества студентов получающих обычную стипендию.

Рисунок 25 - Отчет о подсчете количества студентов получающих стипендию + 50% надбавкой.

Рисунок 26 - Отчет о подсчете количества студентов получающих стипендию + 100% надбавкой.

Рисунок 27 - Фрагмент (1из 5стр) отчета о студентах каждой группы факультета, получающих стипендию, с указанием их оценок, полученных ими.

3.5 Создание элементов управления базой данных

После создания форм и запросов была создана форма для управления всей базой данных - главная кнопочная форма "Система для деканата" (рисунок 28).

Рисунок 28 - Главная кнопочная форма "Информация для деканата".