Порядок составления, обработки и сроки хранения документов Фиксируя факты совершения хозяйственных операций, документы должны удовлетворять следующим требованиям: достоверно отражать хозяйственные явления; создаваться своевременно; иметь все заполненные реквизиты (наименование документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки); заполняться очень аккуратно от руки шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатающих устройств (запрещается использовать для записей простой карандаш, красный цвет применяется только для сторнировочных записей); быть простыми и ясными, понятными для всех пользователей; не должны иметь свободных строк (при их наличии нужно делать прочерки); быть ориентированными на обработку в условиях автоматизации учета; обеспечивать формирование качественной информации с наименьшими затратами труда и времени.
Документы оформляются четко, ясно, без помарок и подчисток. Все исправления, вносимые в документ, должны быть оговорены. При исправлении неправильная запись зачеркивается одной чертой, сверху делается правильная запись и надпись "Исправленному верить" с указанием даты и подписей лиц, сделавших исправление. В кассовых и банковских документах исправления (даже оговоренные) не допускаются. Прошедшие обработку первичные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке – дату записи в учетный регистр, при обработке с использованием вычислительной техники – оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку. Для того, чтобы документы не использовались дважды, некоторые из них (кассовые или банковские) подвергаются гашению специальным штампом "Получено" или "Оплачено", проставляется дата и подпись. На банковских документах проставляется отметка обслуживающего банка и дата.
Бухгалтерская обработка учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, осуществляется в несколько этапов.
Проверка документов по форме и существу. Проверка по форме устанавливает полноту и правильность оформления, заполнение реквизитов, наличие необходимых подписей. Проверка по существу выявляет законность и целесообразность отраженных операций, логическую увязку отдельных показателей, соответствие заключенным договорам и т.д.
Группировка документов проводится по группам однородных документов в зависимости от характера совершения хозяйственных операций.
Таксировка (расценка) предусматривает арифметическую проверку правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов. Таксировка заключается в обязательном пересчете данных по каждой позиции учетного документа и подсчете суммы общего итога.
4. Контировка документов предполагает проставление корреспонденции счетов. С ее помощью оформленные в учетных документах хозяйственные операции отражаются по дебету и кредиту счетов.
Верное оформление первичных, учетных, организационно-распорядительных документов, отчетности – необходимое, но недостаточное условие для удовлетворительной оценки документооборота в организации. Вся документированная информация должна сохраняться при тщательном соблюдении условий и сроков хранения. Правила хранения бухгалтерской и управленческой документации регламентированы несколькими нормативными актами, в числе которых Положение о документах и документообороте, Закон о бухгалтерском учете, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10. 2000, и другие. Наиболее общие вопросы хранения документов бухгалтерского учета изложены в ст.17 Закона о бухгалтерском учете. В частности, отмечено, что ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Порядок хранения документов в организации подробно изложен в разд.6 Положения о документах и документообороте. Так, п.6.2 этого раздела гласит, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до их передачи в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением. Отдельно отметим, что существует особый порядок хранения бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери.
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, их оформление и передача в архив обеспечиваются главным бухгалтером предприятия, учреждения.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива организации, учреждения работникам других структурных подразделений организации, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
Основы законодательства Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации и архивах" от 07.07. 1993 N 5341-1 (разд.3, ст.7, 9) предоставляют юридическим и физическим лицам право на создание архивов. При этом не допускается создание тайных архивов из документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также содержащих документы, отнесенные в установленном порядке к категории особо ценных и уникальных, либо создание тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан. Право собственника архива независимо от формы собственности охраняется законодательством Российской Федерации. Ни один архивный документ не может быть без согласия собственника или уполномоченного им органа или лица изъят иначе как на основании судебного решения. Архивы, архивные фонды и архивные документы, находящиеся в незаконном владении, передаются законным собственникам в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными соглашениями с участием Российской Федерации.
Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций - источников комплектования) по согласованию с ним.
Экспертные комиссии руководствуются в работе правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации. Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением. Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.
Дополнительные указания по хранению данных бухгалтерского учета содержит НК РФ (п.1 ст.23 части первой, ст.87): налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги. В ряде установленных законом случаев допускается изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у организаций.
Таким образом, хотелось бы еще раз отметить, что порядок составления, обработки и сроки хранения документов должен четко соблюдаться любой организацией. Это действительно важно, поскольку все бухгалтерские документы должны быть унифицированы, что облегчает взаимодействие организаций между собой, с банками, налоговыми инспекциями и другими инстанциями.
Организация движения документов и порядок документооборота в организациях РФ
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы, и оформляется график документооборота (п.5.1 Положения о документах и документообороте).
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации. График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ (см. Приложение 2).
Работники организации: начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие - создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Для каждого предприятия график документооборота должен разрабатываться с учетом его конкретных особенностей: размера организации, вида деятельности, структуры управления и пересматриваться по мере изменения этих показателей.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляется главным бухгалтером.
В соответствии с Положением о главных бухгалтерах требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации.
Документооборот не является статичной системой, правила функционирования которой достаточно определить в начале деятельности фирмы и сохранять неизменными до ликвидации организации. Номенклатура документов, интенсивность и механизм документооборота изменяются в зависимости от численности персонала фирмы, направлений деятельности, организационной структуры, действующей нормативной базы, учетной политики организации и иных факторов.
Анализ сложившейся в организации системы документации и документооборота может послужить ее оптимизации. К сожалению, на практике критическая оценка устоявшегося графика документооборота, а также номенклатуры создаваемых и обрабатываемых документов встречается крайне редко. В то же время каналы коммуникации в организации часто бывают перегружены неиспользуемой информацией, сбор и обработка которой создают излишние объемы работ и влекут неэффективное использование рабочего времени специалистов в различных подразделениях и службах.
Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают наглядную картину напряженности информационной среды, в которой функционирует фирма. Кроме того, при смене или расширении (сокращении) деятельности, при подвижках в нормативном регулировании информационных процессов и прочих изменениях внешних и внутренних факторов бизнеса пересмотр подходов к документированию деятельности обязателен. Сделать его обоснованным может лишь всесторонний анализ сложившейся системы работы с информацией о хозяйственной деятельности и состоянии предприятия.

Глава 2. Техника оформления и порядок движения документации в Калужском ОАО "Кристалл"

2.1. Организационно - экономическая характеристика Калужского ОАО "Кристалл"

В качестве практического примера мы исследовали Калужское открытое акционерное общество "Кристалл". Калужское ОАО "Кристалл" входит в торгово-промышленную группу "Кристалл", объединяющую несколько предприятий - изготовителей алкогольной продукции. Основными видами деятельности Калужского ОАО "Кристалл" является производство спирта этилового из пищевого сырья, производство алкогольной продукции – водок и водок особых, ликеро - водочных изделий: настоек горьких, настоек сладких, бальзама и т.д., торговая – реализация алкогольной продукции и сопутствующих товаров, общественное питание – заводская столовая. Эти данные следуют из отчета Калужского ОАО "Кристалл" (Приложение 3) и пояснительной записки к бухгалтерскому балансу (Приложение 4). В отчете также представлены основные технико-экономические показатели:
I. Произведено продукции в натуральном выражении:
1. Алкогольной продукции - в объеме 1749,4 тыс. дкл, в том числе: на внутренний рынок - 1678,4 тыс. дкл, на экспорт - 71,0 тыс. дкл. Снижение темпов роста к уровню 2005 года составили 23,2% (76,8%), в том числе: по внутреннему рынку на 24,8%, по экспорту рост на 93,6% (193,6%). На снижение темпов производства 2006 года повлиял переход на новые рынки сбыта. Имело место ограничение в квоте на закупку спиртов для производства алкогольной продукции. Так, в июне месяце 2006 года при наличии спиртов, но отсутствии квоты, смогли произвести лишь 64,9 тыс. дкл алкогольной продукции. За тот же период 2005 года произвели 102,4 тыс. дкл, что больше на 37,5%.
2. Спирта - сырца этилового - в объеме 652,9 тыс. дкл и спирта ректификованного - в объеме 683,6 тыс. дкл. Снижение темпов производства к уровню 2005 года по сырцу составило 25,2%, ректификованного 19,5%.
3. Среднемесячный объем производства за 2006 год составил: водок и ликеро-водочный изделий (ЛВИ) - 145,8 тыс. дкл; спирта-сырца – 54,4 тыс. дкл; спирта ректификованного – 60,0 тыс. дкл.
4. Производительность труда характеризуется выработкой. На 1 работающего за 2006 год произведено 3364 дкл водки и ЛВИ по Ликеро-водочному заводу и 5063 дкл спирта-сырца по филиалу "Спиртовой завод "Остроженский".
5. Коэффициент использования баланса производственных мощностей исходя из односменного режима рабочего времени составил: 79,5% - по алкогольной продукции; 62,2% - по спирту-сырцу; 79,5% - по спирту ректификованному. Имеются резервы производственных мощностей для наращивания темпов производства и увеличения производительности труда.
П. Торговая и сбытовая деятельность:
1. За 2005 год отгружено алкогольной продукции в объеме 1776,4 тыс. дкл.
Структура продаж: 59,8% - Москва и Московская область; 35,8% - Калуга и Калужская область; 0,6% - другие регионы; 3,8% - экспорт. Снижение темпов отгрузки к уровню 2005 года составило 23%. Следует обратить особое внимание на снижение объемов продаж по Калуге и Калужской области на 72,9 тыс. дкл или 10,3% по сравнению с 2005 годом.
2. Товарооборот по торговле в свободно-отпускных ценах составил 30,4 млн. рублей, что составляет 54,8% к уровню 2005 года. С сентября 2005 года торговая деятельность прекращена, в связи с
экономической не целесообразностью. Следует отметить, что собственная сеть фирменных РТП выполняла маркетинговую программу по рекламе ассортимента.
Ш. Финансовые показатели:
1. Рентабельность от основных видов деятельности составила 14,1% или снижение относительно уровня 2005 года на 0,1%. В том числе от производственной деятельности – 15%, что больше по сравнению с уровнем 2005 года на 2%. В 2005 году кроме алкогольной продукции завод производил майонез и горчицу, производство которых давал меньший экономический эффект. Производство майонеза и горчицы было приостановлено с июля 2004 года.
2. Чистая рентабельность акционерного общества за 2006год больше уровня 2005 года на 0,7%.
3. Прибыль от продаж составила 110 282 тыс. рублей, 80% от уровня 2005года.
4. Выручка от продажи продукции составила 891 171 тыс. руб., 81% от уровня 2005г.
5. Себестоимость продукции составила 669 227 тыс. руб., 79% от уровня 2005 г.
6. Валовая прибыль составила 221 944 тыс. руб., 86% от уровня 2005 г[2].
7. Чистая прибыль отчетного года составила 46 762 тыс. руб., 91% от уровня 2005 года.
Кроме того, мы провели анализ показателей, которые не представлены в пояснительной записке к бухгалтерскому балансу и отчете Калужского ОАО "Кристалл", используя данные бухгалтерского баланса (Приложение 5), отчета о прибылях и убытках (Приложение 6).
1. Общий коэффициент покрытия или текущей ликвидности:
Кобщ. л. = ОА: КО = 649: 424,6 = 1,5
где ОА – сумма оборотных активов организации (строка 290 раздела 2 баланса); КО – величина краткосрочных обязательств (строка 690 раздела 5 баланса). Значение коэффициента равно 1,5, что является оптимальным значением и свидетельствует о превышении оборотных активов над краткосрочными обязательствами.
2. Коэффициент абсолютной ликвидности:
Кабс. л. = (КВФ + ДС): КО = (2,3 +35,3): 424,6 = 0,09
где КВФ – краткосрочные финансовые вложения (строка 250 раздела 2 баланса); ДС – денежные средства (строка 260 раздела 2 баланса). Значения по данному показателю в идеале должны быть больше 0,15. В нашем случае значение составляет 0,09, что является отклонением от нормы.
3. Соотношение собственных и заёмных средств. Значение данного коэффициента должно быть не менее 0,7.
Кссз. = СК: ЗК = 606,2: 424,6 = 1,4
где СК – собственный капитал (строка 490 раздела 3 баланса); КЗ – сумма долгосрочных (строка 590 раздела 5 баланса) и краткосрочных (строка 690 раздела 5 баланса) обязательств. Соотношение равно 1,4, что говорит о стабильной финансовой структуре средств, которой отдают предпочтение кредиторы.
4. Коэффициент автономии (финансовой независимости). Этот показатель определяет долю активов организации, которые покрываются за счёт собственного капитала.
Кавт= СК: А = 606,2: 1032,6 = 0,6
где СК – собственный капитал (строка 490 раздела 3 баланса); А – сумма актива баланса (строка
300). Коэффициент финансовой независимости, равный 0,6 >0,4, показывает, что большая часть активов организации покрывается за счет собственного капитала.
5. Коэффициент манёвренности собственного капитала. Оптимальное значение этого коэффициента 0,5.
Кмск= (СК – ВНА): СК = (606,2 – 383,5): 606,2 = 0,4
где ВНА – сумма внеоборотных активов (строка 190 раздела 1 баланса).
Коэффициент маневренности, равный 0,4 показал, что в данной организации часть собственного капитала, используемая для финансирования текущей деятельности, мала.
6. Соотношение дебиторской и кредиторской задолженности. Так как именно дебиторская задолженность, а не производственные запасы обычно является основным источником погашения долга, то, проанализировав данный показатель, банки могут использовать его как определяющий для принятия решения о выдаче кредита. Нормой по этому показателю является значение 0,5.
Кскд. з = Д: К = 450,3: 274,7 = 1,6
где Д – дебиторская задолженность (сумма строк 230 и 240 раздела 2 баланса); К – кредиторская задолженность (строка 620 раздела 5 баланса). В данной организации показатель равен 1,6, что не дотягивает до нормативного значения и говорит о трудности погашения долга ОАО "Кристалл" с помощью дебиторской задолженности.
7. Фондоотдача – отношение стоимости произведенной продукции к среднегодовой стоимости основных средств.
Ф = В: ОФсреднегод, = 891 171: 332 487 = 2,68
где В – выручка от продажи продукции (строка 010 отчета о прибылях и убытках), ОФсреднегод. – среднегодовая стоимость основных средств (рассчитывается как сумма стоимости основных средств на начало и конец года, деленная на 2). Показатель фондоотдачи равен 2,68 (руб). Показатель фондоотдачи характеризует эффективность использования основных средств. Он вырос по сравнению с уровнем 2004 г. – 2,41 (руб). Рост фондоотдачи проводит к относительной экономии основных средств и увеличению объема выпуска продукции.
8. Показатель оборачиваемости показывает, сколько оборотов совершил каждый рубль, вложенный в оборотные средства.
Коб = В: O= 891 171: 181 800 = 5
где О – остаток оборотных средств (строка 290 II раздела баланса). Коэффициент оборачиваемости равен 5. Эффективность ускорения оборачиваемости оборотных средств выражается в уменьшении потребности в оборотных средствах в связи с улучшением их использования.
Основная задача, которая стоит перед руководством и трудовым коллективом Калужского ОАО "Кристалл" - это получение максимальной прибыли. Приведенные показатели подтверждают, что, несмотря на снижение общей суммы прибыли, экономическая эффективность за 2006 год организации повысилась.
Проанализируем факторы, повлиявшие на внешнеэкономическую деятельность[3]. Производственно-финансовая деятельность Калужского ОАО "Кристалл" в целом за 2006 год характеризуется устойчивой и экономически эффективной, о чем свидетельствуют выше приведенные показатели. В условиях жесткой конкуренции за рынки сбыта алкогольной продукции, имеет место некоторое снижение темпов продаж на внутреннем рынке по сравнению с 2005 годом – на 25%, но экспорт продукции практически удвоился, рост составил 93,6% или на 34 337 дкл больше.
В целях сокращения экономически не обоснованных затрат с сентября 2005 года прекращена торговая деятельность, ликвидированы оптово-розничные торговые предприятия Калужского ОАО "Кристалл". Основная задача РТП и ОРТП фирменной сети была продажа алкогольной продукции собственного производства.
Действующее законодательство по учету и налогообложению в режиме акцизных складов в оптовой сети, поставило торговлю в менее выгодные условия по налогообложению. На начальном этапе, чтобы перейти на ЕНВД, которая применялась торговыми организациями общей сети, они стали закупать собственную алкогольную продукцию через чужие акцизные склады. Цепочка продаж через сеть собственных РТП и ОРТП удлинилась, цены на водки и ЛВИ соответственно повысились, объем продаж снизился, издержки увеличились, продукция стала неконкурентоспособной. Именно поэтому организацией было принято решение о ликвидации фирменной торговли.
Основными факторами риска, связанными с деятельностью Калужского ОАО "Кристалл", являются частые изменения в законодательстве РФ, увеличение затрат на энергоресурсы и нестабильность потребительского рынка, влияющая на эффективный сбыт продукции организации. На современном этапе "Кристалл" успешно решает эти проблемы.
Таким образом, зная основные показатели, которые используются при анализе финансового состояния организации, мы смогли оценить сложившееся положение в ОАО "Кристалл" и сделать соответствующие выводы.

2.2. Правила ведения документооборота в организации

ОАО "Кристалл" ведёт бухгалтерский учёт и представляет финансовую отчётность в порядке и в сроки, определённые действующим законодательством РФ. Ответственность за организацию ведения, состояние и достоверность бухгалтерского учёта, своевременное представление ежегодного отчёта и другой финансовой отчётности в соответствующие органы, а также средства массовой информации несёт Генеральный директор ОАО "Кристалл" в соответствии с действующим законодательством РФ и уставом общества. Контроль финансово-хозяйственной деятельности общества осуществляет ревизионная комиссия. Ревизионная комиссия избирается в составе 5 человек Общим собранием акционеров на срок до следующего годового Общего собрания акционеров. Членами данной комиссии не могут быть представители из Совета директоров ОАО "Кристалл". Члены ревизионной комиссии несут ответственность за недобросовестное исполнение своих обязанностей в порядке, установленном действующим законодательством РФ.
Учетная политика ОАО "Кристалл" разработана в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (далее - Положение), разработанного на основании закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Общество руководствуется Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и Положением и утвержденными положениями (стандартами) по бухгалтерскому учету и другими нормативными правовыми актами и методическими указаниями по бухгалтерскому учету, формирующими систему нормативного регулирования бухгалтерского учета и обязательными к исполнению организациями на территории Российской Федерации, в том числе при осуществлении деятельности за пределами Российской Федерации.
Бухгалтерский учет в организации осуществляется центральной бухгалтерией организации, в которую входят самостоятельные структурные подразделения, возглавляемые главными бухгалтерами филиалов "Кристалл". Права и обязанности главного бухгалтера определены в разделе 3 "Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ" и ст.7 Закона "О бухгалтерском учете". Бухгалтерия Общества осуществляет методологическое руководство бухгалтерскими службами филиалов, представительств и обособленных подразделений. Филиалы, представительства и обособленные подразделения Общества имеют собственные бухгалтерские службы, составляют отдельные бухгалтерские балансы и другую отчетность.
Для ведения бухгалтерского учета используется рабочий план счетов, разрабатываемый на основе типового рабочего плана счетов. Рабочий план счетов бухгалтерского учета применяется в процессе ведения бухгалтерского учета в подразделениях и филиалах общества. Бухгалтерский учет ведется на основе журнально-ордерной системы счетоводства с применением вычислительной техники. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.
Для оформления фактов хозяйственной деятельности Общество применяет типовые формы первичных учетных документов, установленные Государственным комитетом Российской Федерации по статистике, Минфином Российской Федерации и другими уполномоченными органами государственной исполнительной власти. Документы, по которым не предусмотрены типовые формы, разрабатываются Обществом самостоятельно. Годовая бухгалтерская отчетность Общества рассматривается и утверждается общим собранием акционеров и представляется в сроки и адреса, установленные ст.15 Федерального закона "О бухгалтерском учете".
К бланкам строгой отчетности относятся: билеты, бланки трудовых книжек, путевые листы, доверенности, чеки и путевки.
Право подписи первичных учетных документов имеют руководители Общества в соответствии с распорядительными документами Общества (приказами и доверенностями), которые согласовываются с главным бухгалтером. Руководители структурных единиц Общества, филиалов, представительств и обособленных подразделений имеют право подписи первичных учетных документов на основании доверенностей, выданных Обществом.
Документы по хозяйственным операциям, которые предполагают движение денежных средств (на счетах в банках и в кассе организации), подписываются генеральным директором Общества и Главным бухгалтером, а также лицами, ими уполномоченными в соответствии с доверенностями.
Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в рублях и копейках.
Ряд основных положений учетной политики оказал существенное влияние на формирование финансового результата, а также на формирование налоговой базы для некоторых видов налогов[4].

2.3. Недостатки документооборота и оформления документации в Калужском ОАО "Кристалл"

Анализируя документы, работа с которыми ведется в Калужском ОАО "Кристалл", мы отметили некоторые недостатки. Во-первых, большую часть по-прежнему составляет бумажный документооборот. Основными недостатками бумажного документооборота являются:
·         сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;
·         трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
·         длительность сроков подготовки и согласования документов;
·         медленный поиск документов;
·         сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;
·         трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;
·         в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.
Традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Для таких организаций, где количество документов и сложность их ведения велики, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с целью устранения вышеперечисленных недостатков[5].
Принимая во внимание аудиторское заключение о финансовой (бухгалтерской) отчетности, можно отметить, что бухгалтерская отчетность не содержит существенных искажений, однако выявлены следующие нарушения:
·         в ряде случаев не соблюдается временная определенность фактов хозяйственной деятельности;
·         в пояснительной записке к бухгалтерскому балансу не отражена информация об отсутствии условных фактов хозяйственной деятельности;
·         ненадлежащим образом оформленные документы в связи с возникновением нестандартных хозяйственных операций (документ подписан ненадлежащим лицом или лицом не, имеющим право подписи).
Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают наглядную картину напряженности информационной среды, в которой функционирует фирма. В ряду наиболее актуальных характеристик документооборота назовем его скорость и объем. Скорость документооборота можно, по нашему мнению, оценить, ориентируясь на средний срок прохождения документом всех стадий оборота - от момента создания до момента передачи на постоянное хранение. Сведения об этих сроках можно почерпнуть из графика документооборота, который должен быть утвержден и выполняться в каждой организации независимо от формы собственности. В Калужском ОАО "Кристалл" график документооборота отсутствует. Это также является одним из недостатков. По причине этого мы не можем узнать среднюю скорость документооборота, которая может быть рассчитана методом простой средней - путем суммирования всех индивидуальных сроков прохождения документов и деления этой суммы на общее число названий документов. Мы также не можем рассчитать ускорение документооборота от одного отчетного периода к другому. При этом автоматизация документооборота дает в этой области немедленный и очень существенный позитивный эффект.

Глава 3. Организация контроля и пути совершенствования и формирования документации в Калужском ОАО "Кристалл"

3.1. Пути совершенствования документооборота в Калужском ОАО "Кристалл"

Учитывая недостатки документооборота Калужского ОАО "Кристалл", мы можем сказать, что организации следовало бы тщательнее поработать над движением документов в организации. Мы предлагаем следующие возможные варианты решения подобной проблемы.
Самый простой вариант - разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем (Приложение 7). Каждая компания может разработать свой собственный способ отображения или заимствовать его у компании, оказывающей услуги по внедрению СЭД, главное - чтобы схемы были понятны сотрудникам компании.
Недостаток применения схем в том, что на самой диаграмме не видно, кто из сотрудников выполняет ту или иную функцию обработки документа. Возможное решение этой проблемы - указывать название должностей сотрудников непосредственно в названии функции (Приложение 8).
Сегодня для создания модели деятельности компании целесообразно использовать специализированные системы бизнес-моделирования, позволяющие решать широкий круг задач, таких, как описание бизнес-процессов и организационной структуры, создание реестра документов компании, формирование отчетов и регламентных документов, в том числе и отчета по документообороту. Например, в системе бизнес-моделирования описание бизнес-процессов и документооборота формируется одновременно. Если в рамках процесса происходит работа с документом (создание, изменение, использование), то документ указывается с помощью входящей или исходящей из функции стрелки, а исполнитель функции закрепляется автоматически при размещении функции в соответствующей дорожке на кросс-функциональной диаграмме (Приложение 9).
Для каждой функции указывается нормативное время выполнения и периодичность. Таким образом, формируется необходимая информация для определения маршрута движения документа, автоматического формирования отчета по документообороту и закрепления функций обработки документа в должностных инструкциях соответствующих сотрудников. Формы отчета по документообороту могут быть разными в соответствии с решаемыми задачами. Например, для задачи описания сквозного прохождения документа через все бизнес-процессы и соответственно всех исполнителей (пример отчета приведен в Приложении.10).
При проведении анализа скорости документооборота целесообразно также проконтролировать выполнение графика документооборота по срокам и выявить участки, где наиболее часто возникают задержки. В этих зонах следует заменить исполнителей или, если это объективно необходимо, пересмотреть утвержденный график.
Объем документооборота, единицей измерения которого можно избрать документ или реквизит документа, а в условиях автоматизации - и байт информации, характеризует напряженность информационных потоков в организации. Большой объем документооборота не всегда оправдан и может быть обусловлен недостаточной продуманностью системы, форм отдельных документов, избыточностью инстанций, через которые проходит информация. Тем не менее, снижение объема документооборота не всегда эффективно и должно быть четко продумано, в какой мере и на каких участках эти мероприятия принесут пользу, а не вред.
Кроме того, при смене или расширении (сокращении) деятельности, при подвижках в нормативном регулировании информационных процессов и прочих изменениях внешних и внутренних факторов бизнеса пересмотр подходов к документированию деятельности обязателен. Сделать его обоснованным может лишь всесторонний анализ сложившейся системы работы с информацией о хозяйственной деятельности и состоянии предприятия.

3.2. Автоматизация управления документооборотом в Калужском ОАО "Кристалл"

Главной целью автоматизации управления документооборотом является создание единого информационного пространства предприятия, где документы не ассоциированы с местом их хранения и благодаря этому легкодоступны, что позволяет, в свою очередь, освободить сотрудников организации от ручной работы с документами. Существуют самые различные программные продукты, автоматизирующие учет на предприятии: от стандартных программ и программных комплексов, позволяющих систематизировать специфические объекты учета до интегрированных программных комплексов, которые обеспечивают автоматизацию всей деятельности организации, построение информационной модели, максимально приближенной к действительности. В настоящее время разработано несколько систем, позволяющих создавать первичные документы в электронном виде, переносить на машину документы, первоначально созданные на бумажных носителях, обеспечивать оборот первичной документации в организации. При этом для достижения поставленной цели такая система должна включать следующие подсистемы: преобразования бумажного документа в электронный; хранения и поиска электронных документов (электронный архив); автоматизированной работы с документами (автоматическое создание форм документов, учет новых документов, их пересылка, отправка на печать, в архив или удаление). [29] , c.62
Потенциальными пользователями таких систем являются организации, в которых объем документооборота составляет хотя бы несколько документов в течение дня. Именно такой организацией и является Калужское ОАО "Кристалл". Мы уже отметили ряд недостатков, которым обладает бумажный документооборот Калужского ОАО "Кристалл". В ведении бухгалтерского учета на ЭВМ также есть свои недостатки. Так, возникают проблемы при работе с документами, которые первоначально созданы на бумажных носителях, ряд документов обрабатывается вручную, возникают проблемы при поиске необходимой документации и др.
По нашему мнению, устранить имеющиеся недостатки возможно следующим образом.
Для преобразования бумажных документов в электронные – необходимы сканер и специальная программа распознавания текста (OCR-система). Использование сканера и современной системы распознавания позволяет получить на компьютере точную копию бумажного документа; при этом его текст будет представлен в электронном виде и готов к редактированию.
Устранение ручной обработки документов в процессе делопроизводства имеет ряд преимуществ. В частности, можно автоматизировать процесс создания и заполнения документов, присвоения значений реквизитов документам, их пересылки по магистралям Интернета, контроля за исполнением документов. Автоматизация последней функции необходима в первую очередь для поиска документов, которые должны быть определенным образом обработаны к заданному сроку, и своевременного напоминания об этом. По истечении определенного времени автоматически производится запрос по заранее заданным правилам, при этом может учитываться имя пользователя, исполнителя. Последняя услуга позволяет защитить информационный ресурс от несанкционированного доступа. Автоматическое создание документов, таких как бланки, анкеты, квитанции, декларации и т.д., возможно с помощью стандартных форм, зарезервированных в системе для этой цели. Электронный архив в "Калужском ОАО "Кристалл" необходим для того, чтобы хранить большой объем информации и быстро находить в нем нужные документы (электронный документ будет найден за несколько секунд, даже если слово, по которому ведется поиск, встречается в тексте в разных формах). Важнейший фактор, влияющий на эффективность работы всей системы, - поисковые возможности. При этом на первое место выходит скорость поиска документов. Системы, которые осуществляют поиск в базе данных, могут по запросу практически мгновенно выдавать документы любой сложности. Чтобы сделать поиск более эффективным, а запросы - простыми, необходимо иметь в системе возможность поиска по всем словоформам (так называемый морфологический поиск).
Пересылка документов может проводится как по локальным, так и глобальным сетям. Для этого должна быть предусмотрена возможность сетевой работы системы, например по принципу "клиент-сервер", когда информация обо всех документах хранится в единой базе на сервере. В современных условиях система управления документооборотом должна иметь поддержку работы в Интернете и интегрировать с традиционными почтовыми программами.
Для управления документооборотом большее значение также имеет наличие набора реквизитов для каждого документа, что значительно упрощает классификацию документов и их поиск. Документы можно найти по таким параметрам, как дата создания (или определенный интервал во времени), автор, входящий / исходящий номер и т.д. Наличие реквизитов - обязательный атрибут системы управления документами.
При автоматизации документооборота важную роль играет фактор цены. Цена складывается из многих составляющих, а именно: цены за программный продукт и его установку, цены за обучение персонала, цены за поддержку программного продукта в процессе эксплуатации. При подборе программных продуктов следует в первую очередь руководствоваться принципом целесообразности. Так как с внедрением системы управления документооборотом ручной труд сотрудников предприятия по обработке документов должен быть минимизирован, а автоматизация должна затрагивать все этапы жизненного цикла документа - от его создания или ввода в систему до отправки в "корзину" или на долгосрочное хранение, первоначальные затраты на приобретение интегрированного программного комплекса и необходимое программное обеспечение вполне целесообразны и оправданы.

Заключение

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависит правильность и своевременность принятого решения. Носителем информации, т.е. результатом отражения фактов выступает документ.
Хозяйственные операции, совершаемы в организации, оформляются документами, которые служат первичной учетной информацией, на основе которой ведется бухгалтерский учет. Классификация документов довольно разнообразна. Документы классифицируются по самым различным однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения.
Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учета и является доказательством чего-либо, т.е. документ многофункционален. Информация, зафиксированная в документе, является основанием не только для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщения, т.е. документ в управленческой деятельности выступает как предмет труда и результат труда.
Процесс управления включает следующие основные типовые документированные операции:
·         сбор и обработку документации;
·         подготовку решений;
·         принятие и документирование решений;
·         контроль использования;
·         сбор информации об исполнении;
·         передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;
·         хранение и поиск информации.
Каждая из этих операций реализуются документационно.
Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД).
ОРД зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз. Учетно-отчетные документы поступают с нижнего уровня на верхний. По ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Полученная информация является базой для планирования и прогнозирования. Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Ряд функций управления является типовым. К таким функциям относят:
·         прогнозирование;
·         планирование;
·         организационно-распорядительная деятельность;
·         учет и отчетность;
·         финансирование;
·         материальное и техническое обеспечение; и т.д.
Эти функции отражаются в документах общих для всех учреждений, организаций и предприятий. Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документаций.
Документы с момента их составления или получения от других организаций до передачи на хранение в архив проходят определенный путь. Для обеспечения своевременного и правильного учета необходимо организовать такую систему составления и обработки документов, которая способствовала бы максимальному ускорению документооборота.
Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки от момента составления или получения от других предприятий до передачи на хранение в архив после записи в учетные регистры.
Задача правильной организации документооборота заключается в том, чтобы ускорить движение документов. На каждом рабочем месте документ должен быть минимальный срок и проходить как можно меньше инстанций. Ускорение документооборота улучшает качество учетных данных и показатели хозяйственной деятельности организации.
Правильная организация бухгалтерского учета требует составление плана документооборота, который должен определять порядок оформления документов, поступление их в бухгалтерию. Обработки, использования для записи в учетные регистры и передачи в архив.
Для обеспечения равномерного движения документов без задержек и скоплений их на отдельных рабочих местах по каждому документу разрабатывают график движения, в котором предусматривается последовательность прохождения документов. Работа, выполняемая каждой инстанцией и намечаются конкретные исполнители, ответственные за соблюдение установленного порядка и сроков оформления и обработки документов.
Документооборот в организации устанавливает главный бухгалтер. Утвержденный главным бухгалтером порядок составления, обработки и оперативного использования документов является обязательным для всех работников, имеющих дело с документами. Четкая система документооборота ускоряет оформление и прохождение документов, повышает ответственность учетных работников за своевременность и правильность их использования.
Основные принципы документооборота – прямоточность, непрерывность, ритмичность.
Правила организации документооборота, систематизация и хранение бухгалтерских документов установлены законодательством в области бухгалтерского учета в соответствии с налоговым законодательством в актах, касающихся работы архивов и другими нормативными документами. Однако практика показывает, что вопросом техники оформления учетных документов и организации эффективного документооборота не уделяется должного внимания, хотя первичные учетные документы являются основанием для ведения бухгалтерского и налогового учета.
На практическом примере мы анализировали Калужское ОАО "Кристалл". Для того, чтобы составить общее мнение о деятельности организации и продолжить анализ непосредственно документации и ее движения, необходимо было составить организационно-экономическую характеристику предприятия. Поэтому нами были изучены: бухгалтерский баланс Калужского ОАО "Кристалл", пояснительная записка к балансу, отчет Калужского ОАО "Кристалл" и другие документы – и рассчитаны все дополнительные показатели, которые не указаны в выше перечисленных документах, но необходимы для характеристики деятельности организации. Калужское ОАО "Кристалл" активно ведет свою производственную деятельность и является экономически эффективным субъектам рынка ликеро-водочных изделий, что позволяет регулярно получать прибыль.
Проведенный нами анализ документооборота Калужского ОАО "Кристалл" позволяет сделать следующие выводы.
Все хозяйственные операции, проводимые организацией оформляются первичными учетными документами. Информация, содержащаяся в первичных документах, накапливается и систематизируется в регистрах – в регистрах синтетического и аналитического учета. В учетных регистрах учет ведется в соответствии с установленной в организации формой ведения бухгалтерского учета с использованием необходимой нормативно-правовой базы.
Учетная политика организации Калужское ОАО "Кристалл" отражает принципы, правила и методы ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности.
Однако изменения условий приводит к тому, что руководство организации корректирует учетную политику для того, чтобы достоверно отражать факты хозяйственной жизни и изменения, происшедшие в компании. Кроме того, учетная политика регулирует порядок отражения изменений учетных оценок и ошибок, допущенных в прошлых периодах. Ряд основных положений учетной политики оказал существенное влияние на формирование финансового результата, а также на формирование налоговой базы для некоторых видов налогов Нами были проанализированы основные недостатки ведения бухгалтерского учета в Калужском ОАО "Кристалл". На основе этих недостатков мы предложили возможные пути совершенствования документооборота в организации. Мы считаем необходимым разработку схем, которые помогут ускорить процесс документооборота. Данные схемы приведены в Приложении (Приложение 8,9,10).
Не менее важной является автоматизация управления документооборотом в Калужском ОАО "Кристалл". Мы выявили некоторые недостатки, которыми обладает бумажный документооборот и, и преимущества электронного. Таким образом, обосновали необходимость перехода на более совершенный электронный документооборот не только данной организации – Калужское ОАО "Кристалл", но и любой другой организации. Конечно, автоматизация не решит абсолютно всех проблем, и в организации должны обязательно находится наиболее важные документы в бумажной форме. Хотя поиск в электронных архивах осуществляется гораздо быстрее. Однако автоматизация во многом ускоряет документооборот, систематизируя его и упрощая работу сотрудникам организации.
Итак, подводя итоги, нужно сказать, что документация содержит в себе всю информацию о жизнедеятельности организации. Деятельность организации напрямую зависит от регулярного и непрерывного ведения бухгалтерских и управленческих документов.

Список использованной литературы

1.           Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. – Москва: Омега –Л, 2006 (по состоянию на 1.31. 2006, включая изменения, вступившие в силу с 1.01. 2007)
2.           Налоговый кодекс Российской Федерации: Части первая и вторая. – Москва: Омега –Л, 2006 (по состоянию на 1.31. 2006, включая изменения., вступившие в силу с 1.01. 2007)
3.           Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. №208-ФЗ "Об акционерных обществах" (с изм. и доп.)
4.           Федеральный закон от 22.10. 2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изм. и доп.)
5.           Федеральный закон от 21.11. 1996 №129-ФЗ (ред. от 28.03. 2002)"О бухгалтерском учете" (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01. 2004)
6.           Федеральный закон от 20.02. 1995 №24-ФЗ (ред. от 10.01. 2003)"Об информации, информатизации и защите информации"
7.           Приказ Минфина РФ от 06.07. 1999 №43н (ред. от 18.09. 2006)"Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99)
8.           Приказ Минфина РФ от 29.07. 1988 №34н (ред. от 18.09. 2006)"Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации"
9.           Приказ Минфина РФ от 09.12. 1998 №60н (ред. от 30.12. 1999)"Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98)
10.      Приказ Минфина РФ от 22 июля 2003г №67н "О формах бухгалтерской отчётности организаций"
11.      Постановление Госстандарта РФ от 3.03. 2003 № 65-ст "О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30 - 2003")
12.      "Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете" (утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105
13.      Бабаев Ю.А. Теория бухгалтерского учета: Учебник, 2-е изд. –М.: ЮНИТИ, 2004
14.      Бухгалтерский учёт: Учебник/ И.И. Бочкарёва, В.А. Быков и др.; Под ред. Я.В. Соколова. – М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2005
15.      Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учёт: Учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 2006
16.      Гартвич А.В. Самоучитель по бухгалтерскому учёту с обучающей программой. – М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2006
17.      Гомолова А.И. Бухгалтерский учёт. - 2-е изд. перераб. и доп. – М.: Академия, 2005
18.      Гмыра Ф.А. Бухгалтерский учёт организаций: Практическое пособие. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2005
19.      22 положения по бухгалтерскому учету. – М.: Эксмо, 2007
20.      Камышанов П.И. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: составление и анализ. - 2-е изд., испр. и доп. – М.: Омега-Л, 2005
21.      Кирьянова В.В. Теория бухгалтерского учёта: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2005
22.      Коваль Л.С. Теория бухгалтерского учёта: Учебник. – Методическое пособие. – М., Воронеж, 2006
23.      Конраков Н.П. Бухгалтерский учёт: Учебник. – М.: ИНФРА – М, 2005
24.      Кутер М.И. Теория бухгалтерского учёта: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2004
25.      Макальская М. Л, Денисов А.Ю., Самоучитель по бухгалтерскому учету: Учебное пособие. – 14-е изд., перераб. И доп. – М.: "Издательство "Дело и Сервис", 2003
26.      Медведев М.Ю. Общая теория учёта: естественные, бухгалтерские и компьютерные методы. – М.: 2005
27.      Никитин В.М., Никитина Д.А. Теория бухгалтерского учёта: Курс лекций. – М.: Издательство "Дело и Сервис", 2004
28.      Основы теории и практики бухгалтерского учета: Учебное пособие/Под ред. проф. В.А. Пипко. –М.: "Финансы и статистика", 2005
29.      От первичных документов к бухгалтерской отчётности. Под ред.В.М. Власовой. – М.: Эксмо, 2006
30.      Панковская П.Я. Курс теории бухгалтерского учёта: Учебное пособие. – 3-е изд., перераб. – Мн.: ООО "Информпресс", 2004
31.      Хахонова Н.Н. Основы бухгалтерского учёта и аудита: учебник. – Ростов-на-Дону, 2005
32.      Церпенто С.И. Теория бухгалтерского учёта: учебное пособие. – М.: КНОРУС, 2005
33.      Шведская В.М., Головко Н.К. бухгалтерский учёт: Учебное пособие для студентов экономических вузов. – М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и Ко", 2002
34.      Экономический анализ: Учеб. /Г. В, Савицкая. – 9-е изд., испр. – М.: Новое знание, 2004
35.      Бочкова Л.С. Баланс: доскональный анализ важнейших показателей. // Главбух. – 2006г.
36.      Карзаева Н.Н. Представление годовой бухгалтерской отчётности // Бухгалтерский учёт. 2005. №3
37.      Крылатская М.В. Пояснительная записка к балансу. // Главбух. – 2005г. №1
38.      Лисакова М.К. Годовая отчётность. // Главбух. – 2006г. №1
39.      Палий В.Ф. Актуальные вопросы теории бухгалтерского учета // Бухгалтерский учет. –2005 г. №3
40.      Парушина Н.В. Как организовать документооборот и хранение бухгалтерских документов. // Бухгалтерский учет. – 2005г. №24

Приложение 1

Таблица "Классификация бухгалтерских документов"[6]

Признаки классификации	Виды бухгалтерских документов
Назначение	Распорядительные	Исполнительные	Бухгалтерского оформления	Комбинированные
Место составления	Внутренние		Внешние
Порядок составления	Первичные		Сводные
Способ охвата операций	Разовые		Накопительные
Содержание	Материальные	Денежные		Расчетные
Сроки хранения	Текущего хранения		Постоянного хранения

Приложение 2

Пример графика документооборота по предприятию, учреждению

Наимено- вание докумен- та

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

коли- чество  экземп- ляров

ответ- ствен-ный  за вы- писку

ответ- ствен- ный  за  офор -  мление

ответ- ствен- ный за испол- нение

срок  ис -  пол -  нения

ответ- ствен- ный за про -  верку

кто  пред -  став -  ляет

поря- док  пред- став- ления

срок  пред- став- ления

кто  ис -  пол- няет

срок  ис -  пол -  нения

кто  испол- няет

срок  пере- дачи

Требова- ние

2

цех

ОМТС  бух -  гал -  терия

склад

еже -  днев- но  (до. . ча -  сов)

бух -  гал -  терия

1 экз. -  цех  2 экз. -  склад

при  от -  чете, при  рее -  стре

еже -  днев- но  (до. . ча -  сов)

бух- гал- те -  рия

еже -  днев- но

бух- гал- те -  рия

по  ис -  тече- нии  квар- тала

Приложение 3

УТВЕРЖДЕНО
Советом Директоров Калужского ОАО "Кристалл"
Протокол от 09.06. 2006 г.
ОТЧЕТ
Калужского открытого акционерного общества "Кристалл"
Уважаемые акционеры!
Основные сведения об ОАО "Кристалл" и положении Общества в отрасли.
Калужское открытое акционерное общество "Кристалл" зарегистрировано Администрацией Октябрьского района г. Калуги, регистрационный номер 332 от 18 ноября 1992 г.
ОАО "Кристалл" выпускает сегодня десятки видов разнообразной алкогольной продукции на любой вкус: водки, водки особые, горькие и сладкие настойки, наливки, десертные напитки, бальзам, которые пользуются устойчивым спросом как на внутреннем рынке, так и за рубежом.
Сегодня ОАО "Кристалл" - это современное предприятие с передовыми технологиями и высокопроизводительным оборудованием из Италии и Германии, объединяющие два завода – спиртовой и ликеро-водочный.
Калужское ОАО "Кристалл" входит в торгово-промышленную группу "Кристалл", объединяющую несколько предприятий-изготовителей алкогольной продукции.
Основными видами деятельности Калужского ОАО "Кристалл" являются:
- производство спирта этилового из пищевого сырья;
- производство алкогольной продукции – водок и водок особых, ликеро - водочных изделий: настоек горьких, настоек сладких, бальзама и т.д.;
- торговая – реализация алкогольной продукции и сопутствующих товаров;
- общественное питание – заводская столовая.
В состав Калужского открытого акционерного общества входят следующие структурные подразделения:
1. Ликеро - водочный завод, головное предприятие по производству и разливу алкогольной продукции, а также производству спирта этилового ректификованного.
2. Филиал "Спиртовой завод "Остроженский", производит спирт этиловый из пищевого сырья, обеспечивает сырьем ректификационный участок.
3. РТП и ОРТП – сеть фирменных магазинов по розничной торговле алкогольной продукции собственного производства, а также сопутствующей продукцией. Торговая деятельность прекращена с сентября 2005 года, в связи с экономической нецелесообразности в сложившихся экономических условиях. Собственные здания и торговое оборудование продано, договора аренды, по арендованному имуществу - расторгнуты.
4. Заводская столовая обеспечивает горячим питанием работников предприятия.
Основные технико-экономические показатели за 2006 год по Калужскому ОАО "Кристалл".
1. Произведено продукции в натуральном выражении:
1. Алкогольной продукции - в объеме 1749,4 тыс. дкл, в том числе:
а). на внутренний рынок 1678,4 тыс. дкл, б). на экспорт 71,0 тыс. дкл.
Снижение темпов роста к уровню 2004 года составили 23,2% (76,8%), в том числе: по внутреннему рынку на 24,8%, по экспорту рост на 93,6% (193,6%).
На снижении темпов производства 2006 года повлияло переход на новые рынки сбыта. Имело место ограничение в квоте на закупку спиртов для производства алкогольной продукции. Так, в июне месяце 2005 года при наличии спиртов, но отсутствии квоты, смогли произвести лишь 64,9 тыс. дкл алкогольной продукции. За тот же период 2005 года произвели 102,4 тыс. дкл, что больше на 37,5%.
Внутренних причин необеспеченности производство материальными и финансовыми ресурсами не было.
2. Спирта - сырца этилового - в объеме 652,9 тыс. дкл и
спирт ректификованного - в объеме 683,6 тыс. дкл.
Снижение темпов производства к уровню 2004 года по сырцу составило 25,2%, ректификованного 19,5%.
Производство спирта находится в прямой зависимости от производства водок и ликероводочных изделий.
Доля ликероводочных изделий в общем объеме производства составило 4,6% или 75,3 тыс. дкл (6,27 тыс. дкл в месяц).
3. Среднемесячный объем производства за 2006 год составил:
водок и ЛВИ 145,8 тыс. дкл;
спирта-сырца – 54,4 тыс. дкл; спирта ректификованного – 60,0 тыс. дкл.
Производство спиртов осуществлялось не ритмично.
4. На 1 работающего за 2006 год произведено 3364 дкл водки и ЛВИ по Ликероводочному заводу и 5063 дкл спирта-сырца по филиалу "Спиртовой завод "Остроженский".
5. Коэффициент использования баланса производственных мощностей исходя из односменного режима рабочего времени составил:
79,5% - по алкогольной продукции;
62,2% - по спирту-сырцу;
79,5% - по спирту ректификованному.
Имеются резервы производственных мощностей для наращивания темпов производства и увеличения производительности труда.
П. Торговая и сбытовая деятельность:
1. За 2006 год отгружено алкогольной продукции в объеме 1776,4 тыс. дкл.
Структура продаж:
59,8% - Москва и Московская область;
35,8% - Калуга и Калужская область;
0,6% - другие регионы;
3,8% - экспорт.
Снижение темпов отгрузки к уровню 2005 года составило 23%.
Следует обратить особое внимание на снижение объемов продаж по Калуге и Калужской области на 72,9 тыс. дкл или 10,3% по сравнению с 2005 годом.
2. Товарооборот по торговле в свободно-отпускных ценах составил 30,4 млн. рублей, что составляет 54,8% к уровню 2005 года.
С сентября 2005 года торговая деятельность прекращена, в связи с экономической не целесообразностью. Следует отметить, что собственная сеть фирменных РТП выполняла маркетинговую программу по рекламе ассортимента.
Ш. Финансовые показатели:
1. Рентабельность от основных видов деятельности составил 14,1% или снижение к уровню 2005 года на 0,1%.
В том числе от производственной деятельности – 15%, что больше к уровню 2005 года на 2%. В 2005 году кроме алкогольной продукции завод производил майонез и горчицу, производство которых давал меньший экономический эффект. Производство майонеза и горчицы было приостановлено с июля 2004 года.
2. Чистая рентабельность акционерного общества за 2006 год больше уровня 2005 года на 0,7%.
3. Прибыль от продаж составила 110 282 тыс. рублей, 80% от уровня 2005 года.
4. Чистая прибыль отчетного года составила 46 762 тыс. руб, 91% от уровня 2005 года.
Основная задача, которая стоит перед руководством и трудовым коллективом Калужского ОАО "Кристалл" - это получение максимальной прибыли.
Приведенные показатели подтверждают, что несмотря на снижение общей суммы прибыли, экономическая эффективность за 2006 год предприятия повысилась:
1). от производственной деятельности на 2%, за счет ликвидации менее эффективного производства майонеза и горчицы;
2). общехозяйственная деятельность, а именно уровень чистой рентабельности увеличилась на 0,7%, от снижения внереализационных расходов в два раза.
Основные факторы, повлявшие в отчетном году на производственно хозяйственную деятельность и финансовые результаты. Производственно-финансовая деятельность Калужского ОАО "Кристалл" в целом за 2006 год характеризуется устойчивой и экономически эффективной, о чем свидетельствуют выше приведенные показатели. В условиях жесткой конкуренции за рынки сбыта алкогольной продукции, имеет место некоторое снижение темпов продаж на внутреннем рынке по сравнению с 2004 годом – на 25%, но экспорт продукции практически удвоился, рост составил 93,6% или на 34 337 дкл больше.
В целях сокращения экономически не обоснованных затрат с сентября 2005 года прекращена торговая деятельность, ликвидированы оптово-розничные торговые предприятия Калужского ОАО "Кристалл". Основная задача РТП и ОРТП фирменной сети была продажа алкогольной продукции собственного производства. Действующее законодательство по учету и налогообложению в режиме акцизных складов в оптовой сети, поставили нашу торговлю в менее выгодные условия по налогообложению. На начальном этапе, чтобы перейти на ЕНВД, которая применялась торговыми предприятиями общей сети, вынуждены стали закупать собственную алкогольную продукцию через чужие акцизные склады. Цепочка продаж через сеть собственных РТП и ОРТП удлинилась, цены на водки и ЛВИ соответственно повысились, объем продаж снизился, издержки увеличились, продукция стала неконкурентоспособной. Таким образом, было принято решение о ликвидации фирменной торговли.
Следует отметить, что в течение 2006 года акционерное общество несло расходы по содержанию и охране филиала "Малинники".
Основными факторами риска, связанными с деятельностью Калужского ОАО "Кристалл", являются частые изменения в законодательстве РФ, увеличение затрат на энергоресурсы и нестабильность потребительского рынка, влияющая на эффективный сбыт продукции Общества. Пока Общество успешно решает эти проблемы.
С 1 января 2006 года законодательство по регулированию производства и оборота алкогольной продукции претерпело также изменения. Отменен режим акцизного склада, 100% плательщиком акциза является производитель алкогольной продукции, что упрощает отгрузку продукции в торговые сети розничных магазинов.
Становится актуальным продажа алкогольной продукции в Калуге и Калужской области, а в перспективе в соседних областях – Туле, Брянске, через собственную торговую сеть. Создание Торгового дома Калужского ОАО "Кристалл" на современном уровне, позволит быть монополистом в рынке продаж, диктовать ценовую политику, повысить экономическую эффективность, усилить маркетинговую политику, узнаваемость производимого ассортимента.
Водки и ликероводочные изделия производимые Калужским ОАО "Кристалл" качественны, пользуются потребительским спросом о чем свидетельствуют награды.
Награды Калужского ОАО "Кристалл"
"ПРОДЭКСПО –2004" г. Москва Водка "Белое Золото Премиум" - Гран-При.
Водка "Белое Золото Кристалл" - Золотая медаль.
Водка "Гжелка" - Золотая медаль.
Настойка горькая "Черный соболь" - Золотая медаль.
Бальзам "Бурый медведь" - Золотая медаль.
Всероссийская программа " 100 Лучших товаров России" г. Москва.
Дипломы и знак соответствия:
Водка "Гжелка"
Водка "Черный Кристалл"
Водка "Пшеничная Кристалл"
Водка особая "Ржаная Кристалл"
Настойка горькая "Перцовый Кристалл".
"100+1 лучших товаров Калужской области" г. Калуга Диплом и знак соответствия:
Водки: "Гжелка", "Черный Кристалл", "Пшеничная Кристалл", "Ржаная Кристалл";
Настойки горькие: "Перцовый Кристалл", "Клюквенный Кристалл", "Лимонный Кристалл", "Смородиновый Кристалл".
Международная награда – медаль "For high quality. New millennium"
Водка "Белое Золото Премиум"
Водка "Белое Золото Кристалл"
Институт Европейской Интеграции и Берлинский экспертный Совет Международная премия "Европейский стандарт" г. Страсбург
Калужское ОАО "Кристалл" награждено в номинации: "За значительные заслуги в деятельности по сближению российских и европейских стандартов в экономической и социальной сферах общественной жизни"
Международная академия Качества и Маркетинга г. С-Петербург Международный конкурс "Европейское Качество"
Калужское ОАО "Кристалл" - Золотая медаль Отчет о выплате объявленных (начисленных) дивидендов по акциям Общества.
На годовом общем собрании акционеров, состоявшемся 12 мая 2006 года (Протокол № 01/05 от 23 мая 2006 г), было принято решение о выплате дивидендов за 2005 год в размере 06 руб.00 коп. на одну акцию, всего – 1 444 680 (один миллион четыреста сорок четыре тысячи шестьсот восемьдесят) рублей.
Срок, отведенный для выплаты объявленных дивидендов по акциям: в течение 60 дней с момента принятия решения о выплате дивидендов, т.е. с 12 мая 2006 г. по 12 июля 2007 г.
Состав Совета директоров в течение года с прошлого годового общего собрания акционеров, которое состоялось 12 мая 2006 года, не менялся. Таким образом, в 2006 году Совет директоров был представлен следующими лицами:
1. Дорохин Дмитрий Владимирович Дата рождения – 20 сентября 1968 года.
Образование высшее.
Акциями Общества не владеет.
2. Тамбовцев Андрей Владимирович Дата рождения - 3 октября 1968 года.
Образование высшее.
Акциями Общества не владеет.
3. Тимофеев Роман Юрьевич Дата рождения - 21 января 1970 года.
Образование высшее.
Акциями Общества не владеет.
4. Пучкин Сергей Александрович Дата рождения - 18 августа 1962 года.
Образование высшее.
Акциями Общества не владеет.
5. Рябов Владимир Викторович Дата рождения - 29 сентября 1976 года Образование высшее.
Акциями Общества не владеет.
В отчетном году должность Генерального директора занимали Юдченко Юрий Владимирович и Коптев Александр Тихонович.
01 июня 2005 года на заседании совета директоров Калужского ОАО "Кристалл" на должность Генерального директора был назначен Юдченко Юрий Владимирович.
27 мая 2005 года на заседании совета директоров Калужского ОАО "Кристалл" Юдченко Ю.В., был освобожден от занимаемой должности Генерального директора и на эту должность назначен Коптев Александр Тихонович.
Таким образом, в отчетном году в Обществе должность Генерального директора занимали: Юдченко Ю.В. и Коптев Александр Тихонович.
1. Юдченко Юрий Владимирович Дата рождения 24 апреля 1970 года.
Образование высшее.
Акциями Общества не владеет.
2. Коптев Александр Тихонович Дата рождения 10 ноября 1955 года.
Образование высшее.
Акциями Общества не владеет.
Выплата вознаграждения членам органов управления Общества.
За исполнение своих должностных обязанностей Генеральному директору Общества ежемесячно выплачивается должностной оклад, согласно штатному расписанию Общества.
Согласно п. п.11.1.2., 11.1.3. Устава, по решению Общего собрания акционеров Общества членам Совета директоров Общества в период исполнения ими своих обязанностей могут выплачиваться вознаграждение и (или) компенсироваться расходы, связанные с исполнением ими функций членов Совета директоров Общества. Размеры таких вознаграждений и компенсаций устанавливаются решением Общего собрания акционеров Общества.
В своей деятельности Общество соблюдает положения Кодекса корпоративного поведения. Благодарю за внимание.

Генеральный директор А.Т. Коптев Главный бухгалтер Р.К. Егорова.

Приложение 4

Пояснительная записка.
Раздел 1. Характеристика организации и основные виды деятельности.
ОАО “Кристалл “ состоит из ликеро-водочного завода, филиала “спиртзавод “Остроженский”.
Юридический адрес: 248016, г. Калуга, ул. Билибина, 33.
Место нахождения Спиртового завода "Остроженский": 249864, Калужская обл., Дзержинский р-н, п. Острожное, ул. Заводская, 16.
Среднегодовая численность работающих на ОАО “Кристалл” за отчетный период (2006 год) составляет 775 человек.
Численность работающих на 1 января 2007 года – 655 чел.
Высшим органом управления Общества является общее собрание акционеров. Совет директоров Общества осуществляет общее руководство деятельностью Общества за исключением вопросов, отнесенных Уставом к исключительной компетенции Общего собрания акционеров. Правление Общества является исполнительным коллегиальным органом. Генеральный директор Общества является исполнительным единоличным органом Общества. Правление и Генеральный директор Общества осуществляют руководство текущей деятельностью Общества.
Генеральный директор - Коптев Александр Тихонович.
Основные виды хозяйственной деятельности:
·         производство, хранение и поставка произведенных спиртных напитков (водки, ликероводочных изделий, коньяка из обработанного коньяка, винных напитков);
·         экспорт алкогольной продукции (водки, ликероводочных изделий) собственного производства;
·         производство, хранение и поставка произведенного этилового спирта.
Акционерное общество имеет 240 780 (двести сорок тысяч семьсот восемьдесят) обыкновенных акций, номинальной стоимостью: 200 (двести) рублей.
Раздел 2. Изменения в учетной политике.
Основные положения учетной политики, которые оказали существенное влияние на формирование финансового результата, а также на формирование налоговой базы для некоторых видов налогов:
Учет реализации продукции (работ, услуг) в бухгалтерском учете осуществляется на основе метода начисления, при котором определение выручки от реализации продукции (работ, услуг) производится исходя из принципа временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Расходы так же признаются по начислению и не зависят от времени оплаты.
Выручка от выполнения работ, оказания услуг, продажи продукции с длительным циклом изготовления отражается в бухгалтерском учете по завершению выполнения работы, оказания услуги, изготовления продукции в целом.
При отпуске (внутреннем перемещении) материалов в производство и ином выбытии их оценка производится по средней себестоимости в целом за месяц.
Коммерческие расходы признаются в себестоимости проданных товаров полностью в отчетном периоде в качестве расходов по обычным видам деятельности (т.е. ежемесячно списываться с кредита счета 44 в дебет счета 90 "Продажи"). В калькуляцию продукции эти расходы не включаются.
Начисление амортизации объектов основных средств производится линейным способом.
Моментом определения налоговой базы по налогу на добавленную стоимость является момент поступления денежных средств за отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги).
Организация не создает резервы на: предстоящую оплату отпусков работникам; выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет; выплату вознаграждений по итогам работы за год; ремонт основных средств; на дебиторскую задолженность.
При небольшом удельном весе ТЗР (не более 10% к стоимости материалов) применяем упрощенный порядок списания отклонений ТЗР, т.е. их сумма по счету 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" полностью списывается на счет "Основное производство", "Вспомогательное производство”.
Управленческие расходы признаются в себестоимости проданных товаров полностью в отчетном периоде в качестве расходов по обычным видам деятельности (т.е. есть управленческие расходы ежемесячно списываться с кредита счета 26 "Общехозяйственные расходы" в дебет счета 90 "Продажи"). В калькуляцию продукции эти расходы не включаются.
Перевод долгосрочной задолженности в краткосрочную не производить.
Задолженность перед бюджетом по авансовым платежам налога на прибыль начислять по схеме:
Дт 99 Кт68 – начислен авансовый платеж по налогу на прибыль за квартал Дт 68 Кт51 – перечислен авансовый платеж по налогу на прибыль за квартал Дт 99 Кт68 – сторнирована сумма начисленного авансового платежа
Дт 99 Кт68 – начислен налог на прибыль за квартал В учетной политике на 2006 год нашли отражения следующие изменения:
Активы, стоимостью не более 10 000 рублей за единицу, учитываются в составе МПЗ и списываются на затраты на производство (расходы на продажу) по мере отпуска их в производство.
Моментом определения налоговой базы по налогу на добавленную стоимость является наиболее ранняя из следующих дат:
·         день отгрузки (передачи) товаров (работ, услуг), имущественных прав;
·         день оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.
Налог на имущество отражать в составе расходов по обычным видам деятельности на счете 26 “Общехозяйственные расходы”.
При вводе объекта в эксплуатацию в соответствии с п.1.1. ст.259 НК РФ отнести 10% первоначальной стоимости объекта на расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль в том месяце, в котором по данному объекту начинается начисление амортизации для целей налогового учета.
Раздел 3. Основные показатели.
Основные показатели деятельности предприятия.
Движение в течение отчетного периода (тыс. руб):

Показатель	на 31.12.05г.	на 31.12. 2006г.
Основные средства	361 952	332 487
Долгосрочные финансовые вложения	6 057	38 057
Дебиторская задолженность	216 158	450 307
Кредиторская задолженность	230 797	274 642
Операционные доходы	86 389	82 708
Операционные расходы	100 260	101 601
Внереализационные доходы	21 829	6 551
Внереализационные расходы	63 371	31 616
Денежные средства, направленные на оплату труда	85 027	86 622
Уставной капитал	48 156	48 156
Резервный капитал	16 854	16 854

Организация уплатила в бюджет в 2006 году –372 509 тыс. руб по налогу на прибыль – 13 148,2 тыс. руб.
по НДС – 71 174,5 тыс. руб.
по акцизу – 243 516,4 тыс. руб.
по подоходному налогу – 12 665,9 тыс. руб.
по ЕСН – 21 104,7 тыс. руб.
по имуществу – 8 197,2 тыс. руб.
и прочие налоги и налоговые обязательства – 2 702,1 тыс. руб.
Раздел 4. Информация об аффилированных лицах.
Общее количество акционеров: 157 (сто пятьдесят семь).
Доля уставного капитала эмитента, находящаяся в государственной (федеральной) собственности: 38%.

Список аффилированных лиц ОАО ”Кристалл”

Наименование или ФИО аффилированного лица	Основание, в силу которого лицо является аффилированным	Аффилированные лица, которые контролируют или оказывают значительное влияние
Федеральное государственное унитарное предприятие "Росспиртпром" 121170, г. Москва, пр. Кутузовский, д.34, корп.21 А	Учредитель общества, владеющий 38% уставного капитала	Контроль

В отчетном периоде с ФГУП "Росспиртпром" операций, кроме валюты дивидендов, не проводилось.
Раздел 5. Информация об участии в совместной деятельности.
Операции по совместной деятельности отсутствуют.
Раздел 6. Информация по сегментам.

Показатели (тыс. руб)	Основной вид деятельности		Деятельность по ЕНВД
	внутренний рынок	экспорт
Прибыль от продаж	78 777	33 232	-1 727
Валовая прибыль	182 592	35 027	4 325
Коммерческие расходы	50 138	1 795	6 052
Итого прибыль от продаж	110 282

Объемы продаж по географическим рынкам сбыта.

Наименование территории по месту нахождения грузополучателя	Объем реализации водки и ликеро - водочной продукции,%		Объем реализации коньяка,%.
	2005г	2006г	2005г	2006г
Внутренний рынок, всего	98,3	96,2	100	100
Калужская область	30,4	34	100	99,56
Москва	53	61,4
Московская область	9,2	0,8		0,43
С Петербург	1,1
Другие области РФ	4,6
На экспорт, всего	1,7	3,8
По государствам-участникам СНГ	1,3	2,4
По странам вне СНГ	0,4	1,4
Итого	100	100	100	100