В данной главе преимущества организации компьютерного учета будут рассматриваться на примере программы “1С:Предприятие 7.7”, такт как в УФКСС и ДМ, по данных которого пишется эта курсовая работа, используется именно эта система.

2.1.Общие сведения о программе

Программа “1С:Предприятие (бюджет) 7.7” использует стандартный интерфейс для приложений к операционной системе Windows. Функционирование системы делится на два разделенных во времени процесса: настройку (конфигурирование) и непосредственную работу пользователя по ведению учета или выполнению расчетов.
На этапе конфигурирования системы «1С:Предприятие» выполняется настройка различных режимов системы в соответствии с особенностями конкретного предприятия. При этом определяются структуры и свойства справочников и документов, описываются формы и алгоритмы построения отчетов, разрабатываются виды расчетов, настраивается ведение синтетического, аналитического, количественного и валютного учета. При конфигурировании разработчик или администратор системы может также создать наборы прав доступа к данным, соответствующие пользователям разного уровня. Так как, конфигурирование системы требует специальных навыков программирования, основная работа бухгалтера происходит в режиме пользователя функционирующего на основе уже готовой конфигурации, в которой осуществляется ввод документов и операций, заполнение справочников, формирование различных отчетов, выполнение различных регламентных расчетов и т.д.
В программе используются следующие базовые понятия:
·          Константы – используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представлять собой и периодически изменяемые данные. Это наиболее общая информация об организации, в которой ведется учет: «Наименование предприятия», «Размер НДС», «ФИО главного бухгалтера» и т.д.
·          Справочники – предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, которые используются при ведении аналитического учета и для заполнения документов. Ими являются списки основных средств, материалов, организаций, валют, товаров, сотрудников и другие. «1С:Предприятие» поддерживает работу с многоуровневыми справочниками и подчиненными справочниками.
·          Перечисления – используются в системе для описания наборов постоянных (не изменяемых пользователем) значений, например, виды оплаты (наличная, безналичная, бартер), тип учредителя (юридическое лицо, физическое лицо), типы сотрудников предприятия (штатный, совместитель) и т.д.
·          Документы – для отражения любых событий, происходящих на предприятии, а также для управления расчетами и данными. Как правило, набор документов «1С:Предприятии» совпадает с набором реальных физических документов, используемых в организации, которые требуется вводить в информационную базу: платежное поручение, счет, приходная и расходная накладная, кассовые ордера и т.д. Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму) и может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части, которые заполняются при его выписке (вводе в систему). Кроме того, документ обычно имеет печатную форму, которая представляет собой его «бумажный» эквивалент.
·          Журналы – предусмотрены для просмотра документов. Журнал документов позволяет просмотреть список документов, разделенных по видам документов, или все документы сразу.
·          Отчеты и обработки – применяются для получения различной информации, содержащей итоги или детальную информацию по определенным критериям. Отчеты используются как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и т.д.), так и для формирования данных для налоговой отчетности (баланс, налоговая отчетность, отчеты во внебюджетные фонды). Обработки используются для выполнения различных сервисных или регламентных действий, например, индексации цен в справочниках товаров.

2.2. Краткая характеристика предприятия

В качестве примера организации компьютерного учета рассмотрим организацию компьютерного учета в УФКСС и ДМ.
Для отражения задач организации компьютерного учета и целесообразности применения системы автоматизации далее приводится краткая характеристика ведения учета на данном предприятии.
Бухгалтерский учет в данной организации реализует стандартную методологию бюджетного учета в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации. Он осуществляется на основе бюджетного плана счетов с использованием Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина РФ от 10.02.2006г. №25н. При этом:
• учет доходов по предпринимательской и иной приносящей доход деятельности текущего года ведется по кредиту счета 2.401.01.000 «Доходы учреждения»;
• форма бюджетного учета ведется с использованием регистров бюджетного учета;
• моментом реализации по предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, используемым на предприятии является отгрузка;
• учет расходов по бюджетной деятельности, предпринимательской и иной приносящей доход деятельности ведется по дебету счета 0.401.01.000 «Расходы учреждения» в разрезе каждой деятельности и согласно сметы расходов;
• критерий стоимостной оценки основных средств – в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету, нормативными актами Минфина РФ и Госналогслужбы РФ;
• способ начисления амортизации по ОС – линейный способ.
• начисление заработной платы сотрудникам производится по Положению об оплате труда работников государственных учреждений физической культуры и спорта Московской области;

2.3.Организация компьютерного учета по видам учета

Для организации аналитического учета по бухгалтерским счетам в системе «1C: Предприятие» используются виды субконто, предназначенные для ведения аналитического учета с набором значений, задаваемых пользователем. Виды субконто определяются и вводятся в конфигурацию для того, чтобы предоставить возможность назначать бухгалтерским счетам свойства ведения аналитического учета с использованием определенных типов данных.
Состав видов субконто, используемых в программе, определяется требованиями нормативных документов, регламентирующих порядок ведения на счетах аналитического учета (Инструкции по применению плана счетов бюджетного учета), и возможностью получения бухгалтерских итогов в разрезе объектов аналитики, как для составления отчетности, так и для внутренних целей предприятия.
В данной конфигурации содержится набор видов субконто, обеспечивающий возможность ведения аналитического учета по бюджетным счетам в необходимых разрезах, регламентированных требованиями к ведению аналитического учета по конкретным счетам плана счетов. Справочник имеет наименование, совпадающее с наименованием соответствующего ему вида аналитического учета, например «Контрагенты», «Материалы», «Основные средства» и т. д. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о средствах предприятия, накапливаемых на счетах бухгалтерского учета. С помощью него вывод информации можно организовать так, чтобы информация о средствах собиралась со всех счетов, на которых ведется аналитический учет. Это позволяет получить полную информацию о данных, даже если они учитываются на нескольких синтетических счетах.
Ведение аналитического учета по конкретному счету определяется настройкой субконто, задаваемой в плане счетов. Для одного счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. Так, например, для счета 03020000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» может быть определено ведение аналитического учета по двум видам субконто: «Контрагенты» и «Договоры». Аналитический учет, который основывается на нескольких видах субконто по одному счету, называется многомерным, то есть имеет несколько разрезов представления информации. Вышеописанный пример с аналитическим учетом по счету 03020000, как раз иллюстрирует многомерность аналитического учета. Итоги можно получать как по контрагентам в разрезе договоров, так и по договорам в разрезе контрагентов.
С другой стороны, аналитический учет может быть многоуровневым, если одним из субконто счета является многоуровневый справочник. Например, на предприятии при учете товаров требуется получать информацию, как по отдельным товарам, так и по группам товаров. В этом случае справочник «Товары» будет иметь многоуровневую структуру. При такой организации справочника товаров можно в дальнейшем получать итоговую аналитическую информацию как по группе товаров, так и по каждому товару в отдельности.
По счету может также вестись и количественный учет. Сама возможность ведения количественного учета задается на этапе конфигурирования. По конкретному счету будет вестись количественный учет, если для него задан соответствующий приз-нак в плане счетов. Для количественного счета накапливается итоговая информация в количественном (натуральном) выражении. Возможность ведения количественного учета обычно используется в совокупности с аналитическим учетом. В этом случае можно получать более полную отчетную информацию по объектам аналитического учета — такую, например, как наличие товаров на складе, количество основных средств, закрепленных за одним подразделением и тому подобное.
Система «1С:Предприятие» позволяет вести валютный учет по нескольким валютам. Сама возможность ведения валютного учета задается в конфигурации системы. Все используемые валюты задаются в справочнике валют. Конкретный счет считается валютным, если ему задан соответствующий признак в плане счетов. Для всех валютных счетов итоговая информация накапливается на счете для каждой валюты отдельно, а также по счету в целом. По каждой валюте итоговая информация по счету накапливается как в валютном выражении, так и в ее эквиваленте базовой валюты. Если в справочнике валют имеется курс, то при вводе проводок будет автоматически вычисляться сумма проводки по валютной сумме и текущему курсу. Также при ведении валютного учета, в системе «1С:Предприятие» предусмотрен учет курсовых разниц.
Ведение синтетического учета в полном объеме описано ниже по ходу работы.

2.4.План счетов

Перед учетом любых хозяйственных операций прежде всего определяется план счетов, на основе которого в дальнейшем будет вестись бухгалтерский учет. На предприятиях может использоваться стандартный план счетов, установленный нормативными документами а также другие специальные планы счетов.
Система счетов зависит от учетной политики предприятия. Как правило, на предприятии используется один план счетов, но на некоторых предприятиях, таких как совместные, может использоваться и несколько планов счетов. В системе «1С:Предприятие» предусмотрена возможность ведения нескольких планов счетов.
Сам план счетов создается на этапе конфигурирования. При этом часть счетов может быть введена уже на этапе конфигурирования, такие счета обычно играют важную роль в работе различных элементов конфигурации — документов, отчетов. Остальные счета вводятся уже при работе с информационной базой. Такой дифференцированный ввод счетов служит защитой от возможных ошибочных действий пользователя при работе с программой, которые могут нарушить целостность учета. Если при конфигурировании системы было назначено несколько планов счетов, то в верхней части таблицы будут присутствовать закладки с названиями планов счетов.
План счетов имеет многоуровневую структуру. На верхнем уровне находятся счета, на нижних — подчиненные им субсчета.
На этапе конфигурирования для любого реквизита планов счетов можно задать хранение истории изменения его значения. Подобные реквизиты планов счетов называются периодическими.
План счетов в системе «1С:Предприятие» играет основополагающую роль в организации компьютерного учета на предприятии. Именно в нем, благодаря установке разного рода реквизитов счетов, обусловливаются правила и структура ведения аналитического, количественного, валютного и синтетического учета. План счетов в системе «1С:Предприятие» воспринимается не только в традиционном бухгалтерском смысле, но и как основа алгоритмов автоматизации. Благодаря данным заложенным в план счетов строятся правила автоматического построения проводок в отдельных разделах автоматизации бухгалтерского учета. В тоже время он выступает как конструктор при подгонке автоматизации бухгалтерского учета для специальных нужд предприятия, создавая новые счета и определяя возможности для их включения в процесс организации компьютерного учета. Некоторое количество счетов, введенных в процессе конфигурирования и не подвластных обработке в плане счетов, существенно снижают возможности плана счетов как средства приспособления под определенные нужды предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета без знаний в области программирования,. Этот аспект существенно снижает как производительность системы так и возможности ее полноценного использования.

2.5.Роль документов в организации компьютерного учета

В системе «1C:Предприятие» информация о хозяйственных операциях, совершаемых на предприятии, может вводиться при помощи документов и сохраняться в журналах документов. При настройке конфигурации производится настройка документов и создаются необходимые журналы для их хранения.
Внешний вид журнала и его свойства определяются при настройке конфигурации задачи и может быть самым разнообразным.
Документ может автоматически формировать бухгалтерскую операцию, отражающую соответствующую хозяйственную операцию в бухгалтерском учете.
В процессе настройки конфигурации задачи можно создавать практически неограниченное число журналов документов и назначать для хранения в одном журнале документы нескольких видов, причем одни и те же документы могут отображаться в нескольких журналах. Кроме того, в системе «1С:Предприятие» существуют общие журналы, в которых отображаются все введенные в систему документы. Набор документов, отображаемых в том или ином журнале, полностью определяется конфигурацией. Один и тот же вид документа может отражаться в нескольких журналах.
Кроме журналов, формируемых на стадии конфигурирования, в системе «1C: Предприятие» существуют два предопределенных журнала — «Полный» и «Прочие».
Полный журнал отображает документы всех видов, и позволяет работать со всеми введенными в систему документами (разумеется, в пределах назначенных пользователю прав доступа).
Журнал «Прочие» используется для отображения тех документов, для которых в процессе описания конфигурации явно не указан конкретный журнал, в котором он должен отображаться.
Окно с журналом документов в общем случае представляет собой таблицу. Каждая строка журнала является ссылкой на документ. В заголовке окна журнала выдается название журнала, заданное при конфигурации, и интервал видимости документов, который можно изменить при работе. По значениям реквизитов, которые выводятся в графах журнала, можно осуществлять произвольный поиск.
Механизм отбора документов предоставляет пользователю возможность просматривать в журнале документы, отобранные по некоторому значению их реквизитов или по видам документов: например, можно отобрать все документы по конкретному складу или конкретной организации-контрагенту, или отобрать все приходные накладные. Механизм отбора настраивается в конфигурации.
На протяжении всего сеанса работы в системе хранятся истории отборов. Если потребуется, можно вернуться к проводившемуся раньше отбору и выбрать его еще раз.
Как уже отмечалось выше, любая операция хозяйственной деятельности предприятия может быть зафиксирована путем ввода информации в документ соответствующего вида и записи этого документа в журнал.
Документ может иметь две основные части: шапку и табличную часть.
К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для документа, то есть имеют один экземпляр на документ. Например, для такого документа, как счет, это название клиента, реквизиты клиента и размер скидки. Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных, которых может встречаться более одного на документ. Это, например, список товаров с количеством и номенклатурой для того же счета. Такое построение позволяет бухгалтеру более быстро составлять документы и снижает вероятность появления ошибок. Если это обусловлено конфигурацией, форма ввода документа может проверять корректность и полноту введенных данных, что также снижает вероятность появления ошибок. В случае неправильного ввода могут появляться соответствующие сообщения. Практически любой документ имеет поля для ввода даты и номера документа. Эти реквизиты обязательны для заполнения, и программа не позволит закончить ввод документа, если они не заполнены. Данная функция позволяет автоматически вести учет документов и значительно снижает возможность их подложной выписки.
Уникальность номеров и правила их автоматического присвоения могут быть определены едиными для нескольких видов документов. Например, это может быть сквозная нумерация для приходных и расходных накладных. Новый документ может быть введен путем копирования уже существующего документа. В результате на экран будет выдана форма документа, в которой все реквизиты, за исключением номера и даты документа, будут скопированы из реквизитов документа-образца, что также позволяет экономить время бухгалтера. Для этих же целей в «1С:Предприятии» имеется возможность копировать информацию из документа одного вида в документ другого вида. В этом случае для ввода новых документов можно использовать механизм «на основании». Этот механизм позволяет, например, создать накладную, перенеся в нее информацию из ранее выписанного счета. Эта процедура позволяет дополнительно уменьшить возможность ошибок при заполнении документа.
Наряду с режимом ввода «на основании», в системе «1С:Предприятие» существует возможность создания подчиненных документов, которая позволяет организовывать цепочки взаимосвязанных документов. Рассмотрим типичный пример реализации такой возможности. Клиенту был выписан счет на оплату товаров. При получении денег информация о платежном поручении была введена в систему со ссылкой на ранее выписанный счет. Позже, при выписке накладных на отпуск товаров по оплаченному счету, в накладные также была введена ссылка на счет. В этом случае между счетом и документами, которые «последовали» за счетом, устанавливаются отношения подчинения. При работе с таким счетом можно вызвать на экран список всех подчиненных ему документов для просмотра и редактирование этих документов. Возможность установки между документами отношений подчинения задается на этапе конфигурирования. Если для документа существует печатная форма, то она открывается в стандартном редакторе таблиц системы «1С:Предприятие». При необходимости, автоматически построенная печатная форма может быть отредактирована без распечатки.
При записи документа в журнал существует возможность указать время документа, что является важной особенностью системы «1С:Предприятие». По времени записи документы сортируются в журнале в пределах одного дня, и в такой же последовательности документы будут обрабатываться при выполнении каких-либо расчетов или построении отчетов.
Проведением документа называется действие, которое выполняет изменения других данных системы на основании информации документа. Это действие дает возможность документу влиять на бухгалтерские итоги, а также в некоторых случаях позволяет формировать бухгалтерские проводки на основе данных введенных в документ. Обычно после проведения документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено. Например, при проведении расходной накладной обнаружено, что на складе не числится нужного количества товара. Будет выдано сообщение, о невозможности выполнить проведение документа. В этом случае документ не будет закрыт автоматически, а будет предложено закрыть документ. Если отказаться от закрытия документа, то можно внести в него исправления и заново попробовать провести документ. Эта функция документов позволяет вести дополнительный контроль за запасами на предприятии. При отмене проведения документа отменяются все действия, которые он выполнил в процессе проведения.
Если документ становится не проведенным, то из журнала проводок удаляются проводки, сформированные этим документом. Также может быть удалена и операция, сформированная документом, если она сформирована только при проведении, что определяется в конфигурации. Кроме того, если документ при проведении изменял значения периодических реквизитов справочников, то изменения, сделанные этим документом, также удаляются.
При работе в журнале документов и в форме документа существует возможность открыть операцию текущего документа, открыть журнал проводок для показа проводок текущего документа, а также выполнить переход в журнал операций и журнал проводок по текущему документу.
Документы в системе «1С:Предприятие» играют основную роль для ввода информации о хозяйственной деятельности предприятия точно также как и в ручном бухгалтерском учете. Но в программе они выполняют также роль основания для формирования бухгалтерских проводок на основе этой информации. Кроме того, они выступают как средство контроля за правильностью ввода информации, наличием запасов на предприятии и возможностью выписки подложных документов. Также они используются для создания печатных форм стандартных документов используемых на предприятии.
Важной особенностью документов является хранение и систематизация по отдельным группам информации о хозяйственной деятельности предприятия. Структура этого хранения определяется на этапе конфигурации. На этом же этапе задаются связи документов между собой и журналами документов. Изменение этих связей для специальных нужд предприятия средствами самого бухгалтера затруднено, что существенно снижает эффективность использования программы.

2.6. Автоматизированное осуществление операций и проводок

Одной из основных деятельностей бухгалтерского учета является составление операций и проводок. Эта деятельность в системе «1С:Предприятие» практически полностью автоматизирована. Данные о хозяйственных операциях предприятия в программе хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете хозяйственную операцию. Каждая из проводок, в свою очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденций. Такие проводки называются сложными. В сложных проводках дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов или наоборот.
Операция включает в себя не только проводки, но и некоторую общую часть, характеризующую ее в целом, — это содержание операции, ее общая сумма, дата, номер, а также другие реквизиты, определяемые конфигурацией.
Операции могут автоматически формироваться документами, или вводиться вручную. Операции, введенные вручную, фактически являются документом специального вида «Операция», который не имеет собственно данных, как другие документы, а имеет только операцию. Для просмотра операций в «1С:Предприятии» предусмотрено два вида журналов - журнал операций и журнал проводок. Журнал операций позволяет просмотреть список операций. Притом каждая операция отображается в нем одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию. Журнал проводок позволяет просмотреть список проводок принадлежащих различным операциям в общей последовательности. Информация в журнале проводок отображается более детально. В нем выводятся и данные самой операции и данные проводок (дебет, кредит, количество, сумма и т.д.). Оба журнала имеют возможности отбора операций (проводок) по различным критериям.
В обоих журналах существует практически одинаковый набор действий для манипулирования операциями, вызов режима ввода или редактирования операции, удаление операции и т.д. Все действия в журналах выполняются всегда на уровне целых операций.
Остальные условия отбора операций могут быть самые различные и задаются при работе в сеансе конфигурирования. Так, например, возможно отобрать операции по конкретной сумме операции или по конкретному объекту аналитического учета.
Журнал операций представляет собой таблицу, в колонках которой отражаются основные сведения об операции. Так как каждая операция принадлежит документу, то многие данные операции (например, дата, номер) являются также и данными документа.
С помощью отбора можно выделить из всех существующих операций определенную группу операций, отобранных по некоторому значению. Например, вывести все операции с конкретной суммой или по конкретной организации. Видами отбора называются критерии, которые определяются на этапе конфигурирования. Пользователь, выполняя отбор, может использовать только те виды отборов, которые определены на этапе конфигурирования.
При проведении проводок ведется учет изменений по аналитике счетов. Во-первых, в проводке будут отражаться аналитика счетов дебета и кредита, во-вторых может использоваться многомерная аналитика, т.е. и по дебету и по кредиту будет указываться два и более значений субконто. Операции могут также вестись с учетом валюты, если в конфигурации определено ведение валютного учета.
Журнал операций и журнал проводок предназначены для просмотра в виде списка существующих операций с разной степенью детализации. В обоих журналах существует практически одинаковый набор действий для ввода и редактирования операций. Эти действия выполняются всегда над операцией в целом, даже если они вызываются из журнала проводок (в этом случае действие относится к oперации, которой принадлежит текущая проводка).
Ввод сложной проводки считается завершенным, когда сумма главной корреспонденции равна сложенным вместе суммам подчиненных корреспонденций. Ввод сложной проводки можно прервать, при этом сложная проводка окажется незавершенной, о чем будет сигнализировать пиктограмма стоящая слева от номера проводки. При непосредственном вводе кода введенный с клавиатуры код сверяется с планом счетов. Если такого кода нет, автоматически открывается план счетов для выбора счета. Если введенный код является группой, то также автоматически открывается план счетов и курсор устанавливается на первый субсчет введенного счета. Значения аналитики дебета и кредита будут запрашиваться, если у выбранных счетов определено ведение аналитического учета. Количество и типы значений аналитики определяются также настройкой аналитического учета выбранных счетов.
 Если по одному из выбранных счетов определено ведение валютного учета, то при вводе проводки будет запрашиваться валюта, сумма в валюте. Валюта вводится выбором из справочника валют. При этом обычно в строке проводки выводится курс валюты на дату операции. Если по одному из выбранных счетов определено ведение количественного учета, то при вводе проводки будет запрашиваться количество.
Для автоматизации ввода стандартных или часто используемых операций предусмотрен режим типовых операций. Он характеризуется тем, что наиболее часто используемые на предприятии операции вводятся в список типовых операций и при их вызове из этого списка часть реквизитов операции и проводок будет уже заполнена значениями, определенными в шаблоне типовой операции.
Наиболее мощным средством ввода бухгалтерских операций является автоматическое формирование их документами. При этом пользователь только заполняет данные документа, а все необходимые действия по формированию проводок документ выполняет автоматически при проведении. Для изменения созданной операции, редактируется документ, который перепроводится с учетом сделанных изменений.
 «1C: Предприятие» имеет специальный механизм «Корректные проводки», который предназначен для контроля правильности заполнения операций с точки зрения методологии ведения бухгалтерского учета. Он позволяет определить список допустимых проводок на уровне синтетических счетов и в дальнейшем осуществлять проверку операций на соответствие проводок введенному списку. Механизм «Корректные проводки» предоставляет пользователю возможность самому определить список корректных проводок на уровне синтетических счетов, а в дальнейшем использует этот список для контроля вводимых операций. Заполнение списка корректных проводок может выполняться лицом, ответственным за методологию ведения учета на предприятии.
Кроме собственно контрольных функций, корректные проводки могут использоваться при вводе вручную проводок операций. При выборе корреспондирующего счета проводки существует возможность ограничить список выбираемых счетов теми счетами, которые могут быть использованы в корреспонденции с уже введенным счетом проводки. Допустимые корреспонденции счетов выбираются из введенных корректных проводок.

2.7.Отчеты в «1С:Предприятие»

Количество и состав отчетов, которые могут быть получены при использовании системы, целиком определяется при конфигурировании. При вызове отчета на экран выдается форма настройки параметров отчета. Совокупность параметров для отчета заданного вида можно сохранить для последующего использования.
Одной из наиболее удобных возможностей системы отчетов «1С:Предприятие» является возможность детализации (расшифровки) отчетов. Стандартные отчеты представляют собой фактически целостную систему, которая позволяет формировать одни отчеты на основании других, детализируя данные отчета. При самом нижнем уровне детализации выполняется переход к конкретной проводке операции.
Используемые на практике отчеты можно условно разделить на несколько типов.

2.7.1.Регламентированные отчеты

Это отчеты, предназначенные для передачи различным контролирующим инстанциям. Это, прежде всего, налоговые и бухгалтерские отчеты, предназначенные для предоставления налоговым органам и в различные фонды. Данный набор регламентированных отчетов ежеквартально обновляется фирмой «1C» и распростра-няется среди зарегистрированных пользователей программы. Именно эти отчеты служат эквивалентами стандартных форм бухгалтерской отчетности. Только при ведении ручного бухгалтерского учета им приходится самим заполнять и рассчитывать нужные для них данные. В системе «1С:Предприятие» они рассчитываются, заполняются и формируются их печатные формы самостоятельно на основании данных бухгалтерского учета.
Постановлением Правительства РФ № 914 от 02.12.2000г. (с изменениями и дополнениями) утвержден Порядок ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС. Указанное постановление обязывает плательщиков НДС при совершении операций по реализации товаров (работ, услуг) составлять счета-фактуры и вести журналы учета счетов фактур, книгу продаж и книгу покупок по установленным формам. Для формирования книги продаж в программе «1C: Предприятие» служит отчет «Книга продаж». Он формируется на основании введенных ранее документов «Счет-фактура» и «Запись книги продаж».
Для формирования книги покупок в типовой конфигурации «1C:Предприятия» служит отчет «Книга покупок». Он формируется на основании введенных ранее документов «Запись книги покупок».

2.7.2.Стандартные отчеты

Обычно они входят в состав типовой конфигурации. Стандартные отчеты предназначенные для использования практически в любых организациях и для любых разделов бухгалтерского учета. В основном, они выдают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют. К стандартным относятся такие отчеты как «Оборотно-сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Карточка счета» и другие. Такие отчеты используются очень широко непосредственно при ведении бухгалтерского учета для анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют, объектов аналитики, различных периодов и детальных проводок.
Ниже мы рассмотрим в отдельности стандартные отчеты, имеющиеся в конфигурации установленной на УФКСС и ДМ.
2.7.2.1.Оборотно-сальдовая ведомость. Оборотно-сальдовая ведомость содержит для каждого счета информацию об остатках на начало и на конец периода и оборотах по дебету и кредиту за установленный период. Этот отчет является одним из наиболее часто используемых отчетов в бухгалтерской практике.
2.7.2.2.Сводные проводки. Список сводных проводок — это отчет, содержащий обороты между счетами (суммы в дебет одного счета с кредита другого) за некоторый период времени.
2.7.2.3.Шахматка. Шахматка — это отчет, содержащий табличное представление оборотов между счетами за некоторый выбранный период. Шахматка часто используется бухгалтерами, так как дает наглядное представление о движении средств и обязательств организации.
2.7.2.4.Оборотно-сальдовая ведомость по счету. Для счетов, по которым ведется аналитический учет, можно получить разбиение остатков и оборотов по конкретным объектам аналитического учета (субконто). Соответствующий отчет называется «Оборотно-сальдовая ведомостью по счету».
2.7.2.5.Обороты счета (Главная книга). Отчет «Обороты счета» используется для вывода оборотов и остатков счета за каждый месяц. Он может быть очень полезен при подведении итогов и составлении отчетности.
2.7.2.6.Журнал-ордер и ведомость по счету. Отчет «Журнал-ордер и ведомость по счету» по существу представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям).
2.7.2.7.Анализ счета. Отчет «Анализ счета» содержит обороты счета с другими счетами за выбранный период, а также сальдо на начало и на конец периода.
2.7.2.8.Карточка счета. В отчет «Карточка счета» включаются все проводки с данным счетом или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета — наименованию материала, организации-поставщику и т. д. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки.
2.7.2.9.Анализ счета по субконто. Отчет «Анализ счета по субконто» содержит итоговые суммы корреспонденции данного счета с другими счетами за указанный период, а также остатки по счету на начало и на конец периода в разрезе объектов аналитического учета. Этот отчет может быть сформирован только для счетов, по которым ведется аналитический учет.
2.7.2.10.Анализ счета по датам. Часто необходимо получить обороты и остатки по счету на каждую дату определенного периода. Это может потребоваться, например, для анализа изменения во времени средств или обязательств организации, для проверки соответствия введенных в информационную базу данных данным, указанным в банковских выписках, и т. д. Нужную информацию можно получить из отчета «Анализ счета по датам».
2.7.2.11.Анализ субконто. Для видов субконто, связанных с несколькими синтетическими счетами, с помощью оборотно-сальдовой ведомости по какому-то одному счету нельзя получить полной информации об оборотах и итогах по субконто. Например, контрагент является одновременно и поставщиком и покупателем. При этом в балансе не видно конечного сальдо по данному контрагенту. Конечно, можно распечатать ведомости по счетам 030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 020500000 «Расчеты с дебиторами по доходам» и вручную свести содержащиеся в них данные, однако это не очень неудобно. В таких случаях проще воспользоваться отчетом «Анализ субконто». В нем для каждого субконто (объекта аналитического учета) выбранного вида приводятся обороты по всем счетам, в которых используется это субконто, а также развернутое и свернутое сальдо.
2.7.2.12.Карточка субконто. Если необходимо получить максимально полную картину операций по объекту аналитического учета (субконто) или группе субконто, можно вывести «Карточку субконто». Этот отчет содержит все операции с конкретным объектом аналитического учета (субконто) в хронологической последовательности с указанием реквизитов проводок, остатков по субконто после каждой операции, на начало и конец периода.
2.7.2.13.Обороты между субконто. Чтобы проанализировать обороты между одним или всеми субконто одного вида, и одним или всеми субконто другого вида, можно воспользоваться отчетом «Обороты между субконто». Этот отчет позволяет узнать, например, сколько товаров разного вида купил каждый покупатель, или, наоборот, — для каждого товара узнать суммарные объемы его закупок каждым покупателем.
2.7.2.14.Отчет по проводкам. Отчет по проводкам представляет собой выборку из журнала проводок по некоторым заданным критериям.

2.8.Специализированные отчеты

К специализированным отчетам относятся регистры учета, предусмотренные нормативными документами по бюджетному учету. Все отчеты имеют унифицированную форму. Общие принципы работы со специализированными отчетами такие же, как принципы со стандартными отчетами. К ним относятся:
·        журнал операций (форма №0504071)
·        главная книга (форма №0504072)
·        многографная карточка (форма №0504054, №0512026)
·        карточка учета лимитов бюджетных обязательств (форма №0504062)
·        журнал регистрации бюджетных обязательств (форма №0504064)
2.9 Дополнительные регистры бюджетного учета
В эту группу входят типовые регистры бюджетного учета с расширенным составом показателей, в которых информация представлена в удобном для анализа виде. К ним относятся:
·        журнал операций по счету «Касса» №1
·        журнал операций по лицевым счетам №2
·        журнал операций расчетов с подотчетными лицами №3
·        журнал операций расчетов с дебиторами и кредиторами
·        журнал выбытия и перемещения нефинансовых активов №7
·        отчет «Справка по операциям с денежными средствами»
·        отчет об исполнении сметы и др.

3.Автоматизация различных разделов бухгалтерского учета

Вопросы автоматизации разделов бухгалтерского учета рассмотрены на примере конфигурации программы «1С:Предприятие 7.7», используемой на УФКСС и ДМ. Все примеры печатных форм документов выполненные с помощью программы, присутствуют в Приложении 2: печатные формы документов в «1С:Предприятие 7.7». Данная конфигурация позволяет автоматизировать ведение учета по различным разделам. Ведение учета в ней основано на использовании документов, с помощью которых вводится вся информация по разделам. Сама же информация хранится в разного рода справочниках, где она может быть отсортирована и обработана по нужным признакам.

3.1.Учет кадров

В «1С:Предприятие 7.7» для учета данных о сотрудниках предназначен справочник «Сотрудники». Поскольку многие реквизиты справочника «Сотрудники» являются периодическими, работа со справочником требует определенной аккуратности. В этой связи в программу включен набор документов, предназначенных, в частности, для обслуживания справочника «Сотрудники». К ним относятся:
• приказ о приеме на работу;
• приказ о кадровых изменениях;
• приказ об изменении окладов;
• приказ об увольнении.
Для ввода в справочник «Сотрудники» нового сотрудника в конфигурации предназначен документ «Приказ о приеме на работу».
Документ имеет закладки «Общие», «Начисление з/пл», Дополнительные доходы» и «Паспортные данные».
На закладке «Общие» указываются номер и дата приказа приема на работу, полные фамилия, имя и отчество сотрудника, подразделение, должность, характер трудовых отношений, оклад и количество иждивенцев. Для правильного расчета отчислений во внебюджетные социальные фонды и суммы удерживаемого подоходного налога важным является характер отношений с работником. Если работа в организации является для сотрудника основным местом работы, то следует заполнить реквизит «Кол-во иждивенцев». При заполнении этого реквизита следует руководствоваться Инструкцией Госналогслужбы РФ от 25 июня 1995г. №35 «По применению Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц»» (с изменениями и дополнениями).
Система также позволяет определить совокупный доход, облагаемый подоходным налогом, в реквизите «Тип вычета» указывается сумма в МРОТах, которая не облагается подоходным налогом. При выборе типа вычета для конкретного сотрудника следует руководствоваться Инструкцией Госналогслужбы РФ от 25 июня 1995г. №35 «По применению Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц»» (с изменениями и дополнениями).
При занесении данных нового работника предусмотрена возможность автоматического формирования проводок по начислению заработной платы. Для этого в группе реквизитов «Счет отнесения затрат по начисленной заработной плате» следует указать счет, на который будут отнесены затраты по начислению заработной платы и объекты аналитического учета по нему. Остальные три документа служат для изменения разного рода данных о сотрудниках.
Для изменения значений периодических реквизитов сотрудника в программе предназначен документ «Приказ о кадровых изменениях». Его следует использовать:
• при переводе работника из одного подразделения в другое;
• при изменении количества иждивенцев и типа вычета из доходов;
• при изменении месячного оклада и т. д.
Для тех случаев, когда требуется изменить оклады всем или группе сотрудников, используется документ «Приказ об изменении окладов».
Прекращение трудовых отношений с работником оформляется приказом на увольнение. Для формирования данного приказа предусмотрен документ «Приказ об увольнении».
Все эти документы имеют влияние не только на базу данных о сотрудниках в справочнике «Сотрудники», но и на все остальные компоненты программы, для которых существенна эта информация. Например, на компоненты расчета и начисления заработной платы работникам. Это связано с тем, что программа «1С:Предприятие 7.7» действуют по принципу сквозного учета: любая операция влечет за собой изменение в регистрах учета.

3.2.Расчет, начисление и выплата заработной платы

Для автоматического начисления заработной платы в программе предназначен документ «Начисление зарплаты». Документ имеет экранную форму диалога с двумя закладками: «Ведомость» и «Ставки налогов».
Закладка «Ведомость» предназначена для ввода информации о суммах начисленной заработной платы. Также в ней указывается дата начисления заработной платы. Начисление заработной платы может происходить по любому количеству работников по всей организации и в разрезе отдельных подразделений.
Ставки страховых тарифов и налогов указываются в закладке «Ставки налогов» документа «Начисление заработной платы».
После заполнения формы документ следует сохранить и провести.
При проведении документа «Начисление ЗП» будет автоматически создана операция с проводками по начислению заработной платы, начислению страховых взносов и сбора на нужды образовательных учреждений, удержанию из заработной платы взносов в Пенсионный фонд России и подоходного налога.
Документ автоматически рассчитывает сумму подоходного налога на основании сведений о совокупном валовом доходе работника, размере минимальной месячной оплаты труда и предоставляемых работнику вычетах в порядке, определенном налоговым законодательством.
Для оформления операций по выплате сотрудникам аванса и заработной платы по платежной ведомости в программе предназначен документ «Выплата зарплаты из кассы». В этом документе предусмотрена возможность выбрать вид выплаты: «зарплата» или «аванс».
Если формируется платежная ведомость на выдачу аванса, то в реквизите «в размере» можно задать сумму аванса в процентах от оклада. Тогда сумма аванса будет рассчитана автоматически с учетом введенного процента. Печатная форма платежной ведомости создается автоматически по форме №Т-53.
Форма документа имеет дополнительный элемент управления — кнопку «Заполнить». Если формируется платежная ведомость на выдачу заработной платы, то при нажатии этой кнопки в табличной части автоматически формируется список сотрудников, которым начислена, но еще не выдана заработная плата. Графа «К выплате» формируется по данным на счете 030201000 «Заработная плата» (кредитовое сальдо на дату составления ведомости). Это позволяет программе дополнительно контролировать и проверять процесс выплаты заработной платы работникам, что существенно облегчает работу бухгалтера. При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки и расчетные ведомости и расчетные листки в журнале по учету заработной платы.

3.3.Учет операций по расчетному счету и кассе

Автоматизация учета денежных средств ведется по трем направлениям: по кассе, лицевому и расчетному счетам. Для этого в программе предусмотрено использование балансовых счетов 020104000 «Касса», 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджета» и 020101000 «Расчетный счет». Ввод изменений по данным счетам осуществляется посредством электронных документов соответствующих стандартным формам документов для операций по данным счетам в Российской Федерации.
Для оформления операций по счетам 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджета» и 020101000 «Расчетный счет» в программе служат следующие документы: «платежное поручение», «платежных требование», «платежные требование-поручение», «заявление на аккредитив», «инкассовое поручение» и «выписка». Все эти документы за исключением «выписки» служат для ввода информации в их аналоговые печатные формы, которые могут использоваться в обращении на предприятии и зачисления в базу данных программы сведений о наличии данных операций на предприятии, но не формируют проводок по ним.
Для этого в программе предусмотрен документ «выписка» служащий также для сравнения данных по лицевому счету с выпиской от органов, организующих исполнение бюджета. Поскольку организация может иметь несколько расчетных лицевых счетов, этот документ может производить формирование проводок по всем имеющимся у организации счетам в разрезе субсчетов. Заполнение основных реквизитов документа происходит в соответствии с данными предприятия, вводимыми вручную или с использованием справочников данных по ним имеющихся в программе. Если в выписке отражается операция, по которой в информационной базе имеются документы, то информацию из этих документов можно автоматически перенести в соответствующие реквизиты.
При заполнении табличной части документа, программа предложит выбрать такие операции по расчетному счету, как поступление, списание, поступление от покупателя, оплата поставщику. В зависимости от того, какой вид операции вы выберите, при проведении документа будут сформированы различные проводки.
Если указан вид операции «Поступление от покупателя», то документ автоматически предлагает выбрать в качестве корреспондирующего счет 020500000 «Расчеты с покупателями». При этом формируется проводка по дебету счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджета» или 020101000 «Расчетный счет» и кредиту счета 020500000 «Расчеты с покупателями».
Если указан вид операции «Оплата поставщику», то документ автоматически предлагает выбрать в качестве корреспондирующего счет 030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 020600000 «Расчеты по выданным авансам».
Операции по кассе регламентируются нормативным документом «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденный решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. №40.
Для учета кассовых операций с наличными денежными средствами в «1С:Предприятие» используется счет 02010400 «Касса». Для автоматического оформления операций по поступлению наличных денежных средств в кассу организации предназначен документ «Приходный кассовый ордер». Как и в документе «выписка», заполнение основных реквизитов документа происходит в соответствии с данными предприятия, вводимыми вручную или с использованием справочников данных по ним имеющихся в программе.
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, приходный кассовый ордер оформляется в бухгалтерии и передается в кассу для принятия наличных денежных средств. В этой связи с документом «Приходный кассовый ордер» работают дважды. Сначала его заполняют, сохраняют и распечатывают, а затем в конце рабочего дня или начале следующего после получения от кассира отчета проводят.
Если к приходному кассовому ордеру прилагаются какие-либо документы, то они перечисляются в текстовом реквизите «Приложение».
В тех случаях, когда получение денежных средств связано с оплатой за продукцию, товары, работы и услуги, облагаемые налогом на добавленную стоимость, в форме ввода следует включить режим «Указать в тексте НДС» и указать ставку налога (реквизит «Ставка НДС»). Сумма налога рассчитывается автоматически, исходя из контекста оплаты от суммы за вычетом налога с продаж.
Для автоматического оформления операций по расходу денежных средств из кассы организации предназначен документ «Расходный кассовый ордер». Порядок заполнения основных реквизитов документа аналогичен предыдущим случаям.
В группе реквизитов «Корреспондирующий счет, аналитика» выбором из Плана счетов следует указать счет и объекты аналитического учета, по кредиту которого будет корреспондировать счет 02010400000 «Касса» при проведении документа. При проведении документа «Расходный кассовый ордер» необходимо сформировать проводки.
Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге по типовой форме №КО-4 (код по ОКУД 0310004). В организациях, использующих компьютерный бухгалтерский учет, кассовая книга ведется автоматически, ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги», одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира».
Для составления отчета кассира в программе предназначен отчет «Кассовая книга». Для этого отчет следует выбрать пункт «Кассовая книга» в меню «Отчеты – Отчеты по кассе». Обращаем внимание, что кассовый отчет в программе, в соответствии с установленным порядком, формируется на основании введенных в информационную базу документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер», а не по проводкам на счете 50 «Касса».