Міністерство освіти та науку України

Київський національний торговельно-економічний університету

Факультет ресторанно-отельного та туристичного бізнесу

Кафедра готельно-ресторанного та туристичного бізнесу
Курсова робота

З дисципліни «Організація виставкової діяльності»

На тему

«Організація проведення ділової програми виставок»
Студентки 3 курсу 10 групи ФРГТБ

Денної форми навчання

Омельченко Уляни Михайлівни

Науковий керівник асист. Дупляк Т.П.
Київ 2010


Зміст
Вступ

I. Теоретичні засади організації та проведення ділової програми виставкових заходів

1.1 Сутність та значення ділової програми виставки

1.2 Види заходів ділової програми виставок

1.3 Етапи організації ділових заходів виставок

II. Дослідження організації проведення ділової програми виставки підприємства «Київський міжнародний контрактовий ярмарок»

2.1 Характеристика підприємства «Київський міжнародний контрактовий ярмарок»

2.2 Аналіз ділової програми виставок організатора «Київський міжнародний контрактовий ярмарок»

III. Удосконалення організації проведення ділової програми виставки у організатора «Київський міжнародний контрактовий ярмарок»

Висновки

Список використаної літератури




Вступ
Сучасна виставка -- багаторівневий інструмент маркетингу, місце, де експонент може одночасно рекламувати, продавати продукцію й формувати образ своєї фірми. Професійну складову в значній мірі формує ділова програма виставки, що включає в себе цілий спектр різних заходів. Для компаній- організаторів ділова програма виставки - інструмент "примусового" залучення цільової аудиторії.

Офіційні заходи

ДО офіційних заходів ставляться: церемонія відкриття/закриття виставки, прес-конференції, візити офіційних осіб, офіційні приймання /фуршети, церемонії нагородження лауреатів конкурсів і т.д.

Професійні заходи

Для професійних заходів важливо, щоб їх зміст і спосіб проведення відповідали заявленому в назві типу. Розрізняють наступні типи заходів:

Конгрес - з'їзд, збори. Має складну структуру заходів, велику географію учасників, широкий суспільний резонанс

Форум - масові збори, з'їзд. За структурою й технологіям підготовки форум схожий на конгрес.

Конференція - великі збори, нарада представників яких-небудь держав, організацій, груп. Має більш науковий характер, більш однорідна за структурою й проблематиці. Один із традиційних типів ділових заходів на виставці.

Нарада - засідання, збори, присвячене обговоренню якого-небудь спеціального питання. Учасники нарад одержують наочний демонстраційний матеріал, а учасники виставки - професійну аудиторію.

Семінар - групове заняття для спеціальної підготовки, для підвищення кваліфікації. Має практичний характер, число учасників більш обмежене. Розповсюджений тип ділового заходу на виставці

Симпозіум - нарада, конференція по спеціальнім науковім питанню. Припускає професійну аудиторію

"Круглий стіл" - обговорення, дискусія по актуальній темі. Принцип організації рівноправність учасників.

Засідання професійного клубу, об'єднання, союзу.

Спеціальні покази - використовуються для демонстрації комплексних технологічних процесів у різних галузях.

Спеціалізовані салони (аукціони, огляди).

Конкурсна програма

Важливої складовій виставок є конкурси, що проводяться галузевими відомствами й авторитетними організаціями. Для проведення конкурсу формується конкурсна комісія, розробляється положення про конкурс і умови участі. Важливої складовій виставок є професійна заявка на участь у конкурсі (розсилається учасникам виставки разом із заявочною документацією). Особливої уваги організаторів вимагає розробка процедури відбору й оцінки експонатів і питання інфраструктури (устаткування дегустаційних залів, протокольні питання, інформування громадськості про результати конкурсу, процедура нагородження лауреатів).

Освітні заходи

Тренінги - короткострокові курси підвищення кваліфікації, які проводяться в рамках виставки

Консультаційні пункти - робота фахівців на виставці, що виявляють методичну й правову допомогу по специфічних питаннях галузевого ринку.

Презентаційні заходи

Дні країни/області/регіону (компанії, громадської організації) - являють собою комплексні заходи, що включають протокольні заходи, семінари, симпозіуми, конференції, ділові зустрічі, презентаційну програму.

Фестивалі й конкурси по тематиці виставки й по суміжних темах.

Тематичні екскурсії для фахівців, учнів ВУЗОВ організують організаторами виставок за попередніми заявками. Щоб екскурсія була успішної, розробляється спеціальний "презентаційний маршрут" по виставці аспект, що цікавить, що охоплює. У штаті компанії- організатора повинен бути "екскурсовод", який володіє змістовною стороною питання. Експоненти повинні бути попереджені про прихід гостей, тоді вони зможуть підготуватися, а екскурсанти одержать сувеніри й подарунки.[4.C.20 ]

Метою курсової роботи є аналіз специфіки ділової програми виставок і офіційних заходів.

Теоретичне значення роботи полягає у визначенні теоретичних основ виникнення, сутності, видів та умови проведення ділової програми виставки, її роль та методи удосконалення.

Практичне значення роботи – в дослідженні організації проведення ділової програми виставки підприємства «Київський міжнародний контрактовий ярмарок».




I. Теоретичні засади організації та проведення ділової програми виставкових заходів
1.1 Сутність та значення ділової програми виставок і ярмарків
Ділова програма виставок зазвичай включає тематичні семінари, конференції, круглі столи. Заходи ділової програми дозволяють обмінятися досвідом і встановити нові бізнес-контакти. Участь у діловій програмі виставок - це дієвий спосіб привернути увагу та закріпити позитивний імідж компанії. Для компаній-організаторів ділова програма виставок-це інструмент «примусового» залучення цільової аудиторії.

Заходи ділової програми виставок потребують великої роботи щодо їх підготовки та проведення. Особливу увагу при їх організації слід приділяти таким питанням:

·               Правильний вибір організатора (стратегія наслідування успішних виставок);

·               Створення оргкомітету, робочої групи тощо;

·               Розробка програми, яка б реально відповідала потребам ринку та зацікавило б фахівців;

·               Реклама заходу (практика свідчить, що недостатньо загальної реклами, необхідне цільове розсилання, телефонування, інші способи персональних запрошень);

·               Підготовка приміщень і обладнання (зв'язок, аудіовізуальні засоби, елементи оформлення інтер’єру);

·               Підготовка інформаційних матеріалів для учасників (програма, тези, інформаційні матеріали, сувенірна продукція виставки тощо);

·               Забезпечення перекладу та стенограми (для заходів із міжнародною участь);

·               Організація реєстрації, обслуговування;

·               Опрацювання підсумкових матеріалів (резолюції, тези, рекомендації).[1.C.137]

До заходів ділової програми виставки належать:

1)            Конгресні, що в свою чергу включають:

·               Конгрес;

·               Форум;

·               Конференція;

·               Круглий стіл;

·               Семінар;

·               Симпозіум.

2)            Професійні (цехові) заходи. До них відносяться:

·               Нарада;

·               Засідання професійного клубу, спілки;

·               Спеціальні покази;

·               Демонстрації.

3)            Освітянські, що включають:

·               Тренінги;

·               Консультаційні пункти;

·               Маркетингові центри;

·               Кейс-стаді.

4)            Презентаційні, що включають:

·               Дні країн, області, регіону, компанії, громадської організації;

·               Фестивалі та конкурси.

5)            Тематичні екскурсії:

·               Відвідування музеїв фольклорних свят;

·               Вивчення мови;

·               Івентивні екскурсії;

·               Тематичні екскурсії для спеціалістів і студентів ВНЗ.

Офіційні прес-заходи – це івенти, організовані для ЗМІ або за участю ЗМІ. Приводом для проведення прес-заходів може стати будь-який вагомий інформаційний привід. Залежно від цілей компанії, масштабів і значущості інформаційного приводу вибирається той або інший вид прес-заходу.

В організації заходів для ЗМІ важлива чітка координація і злагодженість всіх дій організатора:

§               Визначення медіа-пулу;

§               Запрошення цільових ЗМІ;

§               Сценарний план заходу;

§               Тексти спікерів;

§               Роз даткові матеріали (прес0реліз, прес-кит тощо);

§               Технічне забезпечення заходу;

§               Спілкування із журналістами;

§               Зворотній зв'язок.[1.C.143]

Прес-конференції є важливим джерелом інформації про виставку та її заходи для ЗМІ. Як свідчить досвід проведення масштабних виставкових проектів, оптимальна кількість прес-конференцій-2. Перша проводиться за тиждень до офіційного відкриття виставки. Дуже важливо запросити для участі у прес-конференції офіційних осіб (представників ділових, громадських, урядових кіл) з метою інформування з актуальних питань. Друга прес-конференція проводиться безпосередньо в день відкриття (перед церемонією офіційного відкриття). Як правило, в ній беруть участь запрошені на церемонію відкриття.

До офіційних заходів виставки належать:

·               Прес-конференції організаторів;

·               Прес-конференції компаній-експонентів;

·               Церемонія офіційного відкриття/ закриття виставки;

·               Протокольні заходи.

Можливі варіанти виставкових прес-конференцій:

·               Традиційна прес-конференція;

·               Прес-конференція з фуршетом;

·               Брифінг;

·               Прес-тур;

·               Прес-ланч.

Прес-конференція - це зустріч журналістів із представниками установ, компаній, організацій або окремими персонами з метою інформування громадськості по актуальних питаннях певної тематики, що передбачає сесію питань- відповідей. Прес-конференцію проводять, як правило, у випадку виникнення необхідності в з'ясуванні спірних питань із громадськістю й залученні її уваги до розв'язку якої-небудь проблеми. Також прес-конференції скликаються, якщо в журналістів виникло до керівництва компанії багато питань, напередодні або закінченні якого-небудь заходу (події). Тривалість прес-конференції становить у середньому від 30 до 50 хвилин.

Прес-ланч - захід для обмеженого числа представників ЗМІ, що є найбільш важливими для компанії. З боку компанії беруть участь перші особи. Для проведення заходу вибирається зручно розташоване місце з високим рівнем обслуговування. Невелика кількість присутніх журналістів і невимушена атмосфера дає кожному з них можливість індивідуального спілкування з першими особами компанії. Завдяки крапковому спілкуванню із представниками засобів масової інформації досягається високий ступінь ефективності й гарантований результат такого заходу. Індивідуальна робота із запрошеними журналістами ведеться як до (особисте запрошення, виявлення питань, що цікавлять, і тем), так і після заходу (надання додаткової інформації, організація додаткових зустрічей, інтерв'ю). Даний захід використовується для підтримки лояльності ключових видань.

Брифінг - коротка, стисла в часі зустріч офіційних осіб, що представляють

державні або комерційні структури із представниками ЗМІ, на якій повідомляється новина, викладається позиція по певному питанню. Повідомлення на брифінгу носить однобічний оповещательный характер з ілюстрацією конкретних фактів. НА відміну від прес-конференції, брифінг має більш стислу, коротку форму подачі інформації. Тривалість брифінгу становить у середньому 15-20 хвилин. Брифінги організують у випадках надзвичайних подій, суспільних скандалів (масових отруєнь, зривів у роботі транспорту, зв'язки і т.д.), щоб дати пояснення происшедшему, його причинам, запобігти можливим помилкам і перебільшення із цього приводу негайно в ЗМІ. Також брифінг використовується для повідомлення запланованих сенсацій (тобто новин, розрахованих на несподіванку, емоційне сприйняття, на ефект).

Прес-тур - захід для преси, пов'язане з переїздом журналістів в інший географічний пункт. Як правило, програма прес-тура передбачає екскурсію, а також може включати як прес-конференцію, так і брифінг. Це може бути поїздка на підприємство, що перебуває в іншому регіоні, так і екскурсія на виробництво або виїзд на курорт. Кінцева мета проведення прес-тура полягає в підвищенні лояльності й підтримці позитивного іміджу компанії серед цільових аудиторій.

Приймання - одна з форм зовнішнього й внутрішнього життя організації, заздалегідь підготовлена, розроблена й забезпечена керівництвом і фахівцями зі зв'язків із громадськістю для спільного проведення часу представників фірми- хазяїна й гостей. На прийманнях ділові партнери одержують можливість одержувати додаткову інформацію, поглиблювати й розширювати контакти. Для бізнесменів приймання - це, насамперед, продовження службової діяльності. На прийманнях відбувається активний обмін думками, інформацією, зав'язуються дружні відносини, що дуже важливо в ділових контактах.

Для успішної підготовки та проведення прес-конференції потрібно знати такі правила:

·               Слід сповістити ЗМІ про майбутню виставку завчасно(за тиждень) спочатку факсовим повідомленням, а потім по телефону. Факсове повідомлення повинно бути чітким і зрозумілим: тема прес-конференції, дата, час і тривалість, місце проведення, учасники, ПІБ спеціаліста PR, номер його телефону. За три дні до проведення потрібно зателефонувати та нагадати про захід;

·               Перед початком перс-конференції учасники та інші відповідальні особи повинні провести коротку нараду за участю відповідального за організацію роботи з пресою, щоб обговорити порядок (сценарій) ведення прес-конференцій, відповідно на можливі запитання;

·               Перед початком прес-конференцій журналістам потрібно зареєструватися, акредитування та отримати прес-релізи;

·               Ведучим заходу не обов’язково повинен бути генеральний директор або президент компанії;

·               Недоцільною є імпровізація під час проведення прес-конференції.

Питання для обговорення на прес-конференції не повинні бути буденними та неактуальними. Якщо вони не важливі для даного часу, не мають значення для широкої громадськості, то спеціально запрошувати журналістів не варто, доцільно в такому разі розповсюдити прес-реліз.[1.C.145]

У ході підготовки до прес конференції необхідна розробка її сценарію. Слід визначити ведучого або модератора цього заходу. Як свідчить практика, виступаючих на прес-конференції не повинно бути більше трьох осіб. Напередодні проведення прес-конференції її організаторам доцільно спрогнозувати можливі запитання журналістів для того, щоб виступаючи могли краще підготуватися до відповідей. Своєчасно потрібно вирішити організаційні питання щодо підготовки приміщення.

Тривалість прес-конференції не повинна перевищувати 1 годину, тому що це може вплинути на тотальність майбутніх журналістських матеріалів.

На підготовчому етапі прес-служба розробляє рекламну концепцію виставки на основі результатів моніторингу ЗМІ і завдань, поставлених організатором. На цій стадії відбувається формування системи інформаційної підтримки виставки. Інформаційними партнерами повинні стати центральні та спеціалізовані газети, журнали, інформаційні агентства, рейтингові радіостанції, спеціалізовані ТВ-програми, тобто ЗМІ, які мають широку географію розповсюдження, великий тираж, що створює найбільший суспільний резонанс та привертає увагу громадськості. Від прес-служби залежить своєчасність взаємодії з журналістами, ефективність інформування аудиторії про результати діяльності.

Форми Роботи прес-служби із ЗМІ

Висновки
З першого розділу можна зробити такі висновки,що ділова програма виставок зазвичай включає тематичні семінари, конференції, круглі столи. Заходи ділової програми дозволяють обмінятися досвідом і встановити нові бізнес-контакти. Участь у діловій програмі виставок - це дієвий спосіб привернути увагу та закріпити позитивний імідж компанії. Для компаній-організаторів ділова програма виставок-це інструмент «примусового» залучення цільової аудиторії.

Заходи ділової програми виставок потребують великої роботи щодо їх підготовки та проведення.

До заходів ділової програми виставки належать:

6)            Конгресні, що в свою чергу включають:

·               Конгрес;

·               Форум;

·               Конференція;

·               Круглий стіл;

·               Семінар;

·               Симпозіум.

7)            Професійні (цехові) заходи. До них відносяться:

·               Нарада;

·               Засідання професійного клубу, спілки;

·               Спеціальні покази;

·               Демонстрації.

8)            Освітянські, що включають:

·               Тренінги;

·               Консультаційні пункти;

·               Маркетингові центри;

·               Кейс-стаді.

9)            Презентаційні, що включають:

·               Дні країн, області, регіону, компанії, громадської організації;

·               Фестивалі та конкурси.

10)       Тематичні екскурсії:

·               Відвідування музеїв фольклорних свят;

·               Вивчення мови;

·               Івентивні екскурсії;

·               Тематичні екскурсії для спеціалістів і студентів ВНЗ.

В другому розділі досліджувалося Акціонерне товариство «Київський міжнародний контрактовий ярмарок» та проведення ни ділової програми виставок.

Акціонерне товариство «Київський міжнародний контрактовий ярмарок» працює на ринку виставкових послуг з 1994 р. Компанія є лідером виставкового бізнесу в Україні в цілому, а також в окремих галузях, таких як будівництво, меблева та харчова промисловості, виробництво упаковки, ресторанний бізнес, агропромисловий комплекс, індустрія моди і стилю, ювелірна промисловість та ін

Аналізуючи ділові програми виставок, які організовує «Київський міжнародний контрактовий ярмарок» можна помітити, що всі вони досить схожі за структурою між собою.

Всі програми включають конкурсну частину, що приваблює більше учасників. Тематика ділових програм є цікавою, актуальною та приваблює не тільки відвідувачів, але й фахівців. Забезпечується переклад та стенограми для заходів із міжнародною участю. Вартість для прийняття участі є приємливою.




Список використаних джерел
1.                 Александрова Н. Выстовочный менеджмент. Технология организации и рекламно-иформационного сопровождения выставко и конференций.-Ростов,2001.

2.                 Добробабенко Е.В. Выставка: підготовка стендистов.-2005.-№3.

3.                 Стаття «Организация и проведение специальных мероприятий в рамках выставки», Татьяна Ананьева. Журнал «Маркетинговые коммуникации» 2(14)-2003.

4.                 Гусев Э.Б. Выстовочная деятельность в России и за рубежом.-М.2005

5.                 Захаренко Г.П. Выставка: техника и технология успеха.-2006.-232с.

6.                 Лукашкова Л.В. «Організація виставкової діяльності»,навчальний посібник.-

7.                 Мазаракі А. А., Лігоненко Л. О., Ушакова Н.М. Економіка торговельного підприємства: Підруч. для вузів / За ред. проф. Н. М. Ушакової. — К.: Хрещатик, 1999. — 800 с

8.                 Критсотакис Я.Г. Торгове выставки и ярмарки: Техника участия и коммуникации.- М.1977.

9.                 Олвуд Д. Выставки: планирование и дизайн.- Новосибирск,1991.

10.             Основы выстовочно-ярморочной деятельности: Учеб.пособие для вузов.-М.2005.

11.             Шаркав Ф.И. выставочный коммуникационный менеджмент.-М.2006.

12.             Михайліченко Г.І. організація виставкової діяльності.-Київ.2007.

13.             Назаренко Л.Ф. выставка как інструмент маркетинга.-М.1997.

14.             Башун Е.И. маркетинг и фандрейзинг как факторы активизации процес сов внедрения нових технологий в библиотеках.

15.             Джи Б. Имидж фирмы. — СПб.: Питер, 2000.

16.             Дихтль Е., Хершген X. Практический маркетинг. — М.: Высш. шк., 1995.

17.             Дойль П. Менеджмент: стратегия и тактика. — СПб.: Питер, 1999.

18.             Ламбен Ж.-Ж. Стратегический маркетинг. — СПб.: Наука, 1996.

19.             Миллер С. Как использовать торговую выставку с максимальным эффектом. — М.: Довгань, 1998.

20.             Назаренко Л. Выставка как инструмент маркетинга. — М.: Филинъ, 1997.

21.             Полторак В. А. Маркетинговые исследования: методы и технология. — Днепропетровск: Арт-Пресс, 1998.

Размещено на Allbest.ru