Содержание

Введение                                                                                                 3

Глава 1                                                                                                    

1.1             Характеристика ТД Гратис                                                        

1.2             Состав документации кадровой службы                                   

1.3             Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров                                          

1.4             Приказы по личному составу – порядок их издания, оформления, регистрации                  

1.5             Подготовка, оформление и порядок утверждения должностных инструкций работников   

1.6             Правовые аспекты приема и высвобождения работников. Задачи менеджера по персоналу при сокращении штатов                                                              

Глава 2 Практическая часть                                                                 

2.1 Задача №1                                                                                       

2.2 Задача №2                                                                                       

Заключение                                                                                          

Список использованных источников                                                  

Приложение А «Образец Заявления о приеме на работу»

Приложение Б «Образец приказа по личному составу»

Приложение В «Образец трудовой книжки»

Приложение Г «Личная карточка работника»

Приложение Д «Образец характеристики»

Приложение Е «Образец автобиографии»

Приложение Ж «Состав документов, оформляемых при приеме на работу»

Приложение З «Образец штатного расписания»

Приложение И «Образец должностной инструкции менеджера по персоналу»

Приложение К «Должностная инструкция ТД Гратис»                     
Введение

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.

Распорядительная деятельность органов управления включает, помимо прочих полномочий, решение вопросов подбора и расстановки кадров, приёма граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приёма, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют кадровую документацию. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях.

Для правильного ведения кадровой документации необходимо хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде.

Прежде всего, это Трудовой кодекс Российской Федерации с изменениями, внесенными Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 102-ФЗ. В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов[1]. Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, но может использоваться как образец правильного оформления документов и в других организациях[2].

Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения – типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться «перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения»[3]. Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно.
1 Теоретическая часть

1.1 Характеристика ТД Гратис

Торговый дом «Гратис» начал свою деятельность в сентябре 1997 года, специализируясь на оптовой торговле товарами народного потребления хозяйственного назначения. За годы работы на рынке Алтайского края ТД «Гратис» из небольшой фирмы вырос в крупную процветающую компанию с развитой бизнес–инфраструктурой и  штатом сотрудников более 100 человек. География  поставок продукции торгового дома расширилась почти на всю территорию Западной Сибири и республику Казахстан.

За эти годы ТД «Гратис» установил отношения более, чем с 50 российскими предприятиями и является дистрибьютором и официальным (сертифицированным) партнером таких торговых марок как «Nora-M», «Геркулес», «Волжский инструмент», «Вирпласт», «Чебоксарский агрегатных завод» и др. Прямые поставки с фабрик, а также отработанные логистами схемы грузоперевозок позволяют нашей компании предлагать клиентам самые оптимальные цены по каждой товарной позиции. Вся деятельность ТД «Гратис» направлена на укрепление и развитие розничных предприятий торговли мелкого и среднего бизнеса Алтайского края, Сибири и Казахстана.

Ежемесячно, увеличивая ассортимент продукции по таким основным группам, как товары для дома и интерьера, хозяйственные товары, сантехника, санфаянс, светильники и светотехника, электроустановочное оборудование, замки и скобяные изделия, герметики, клей, крепежные изделия, садовый инвентарь и техника, бытовая и строительная химия, ручной и электрический инструмент и др. мы достигли того, что на начало 2008 года в торгово-выставочных залах компании было представлено более 25000 наименований товаров.

Помимо российских производителей на наших стендах присутствует продукция таких стран как Китай, Украина, Болгария, Турция, Польша, Финляндия, Бельгия, Италия, Испания, Германия, Швейцария и США, как в товарном сегменте «эконом» класса, так и в сегменте «премиум». На сегодняшний день, торгово-выставочные залы торгового дома занимают 200 кв. м., а складские помещения уже более 3000 кв. м.

Показательно и то, что в ТД «Гратис» организована доставка по всему Западно-Сибирскому региону, существует многоступенчатая система скидок, возможность наличного и безналичного расчета, а также осуществляется заказ и резервирование товара по телефону, факсу и электронной почте. Весь этот спектр услуг мы, прежде всего, совмещаем с индивидуальным подходом к каждому покупателю.

О надежности компании всегда говорят ее клиенты. Среди постоянных партнеров торгового дома «Гратис» известные строительные компании края «Жилищная инициатива», «Горизонт», «Свел-Текс», промышленные предприятия «Алтайвагон», «Алтайкровля», торговые фирмы «Новэкс», «Мария-РА», «Ф-Диск Трейд», «Стройклассика», «Арсенал», «Рамакс», «Строительный Двор», «Гвоздилка», «Прораб», а также ГУВД Алтайского края, Алтайский государственный медицинский университет и мн. др. ТД «Гратис» наладил долгосрочное торговое сотрудничество и со многими районными администрациями и РайПО Алтайского края.

Последние годы наша компания активно участвует в специализированных выставках-ярмарках «Строительство. Благоустройство. Интерьер», проводимых в г. Барнауле. В 2005 году ТД «Гратис» занял 1 место в конкурсе, инициированным Алтайской торгово-промышленной палатой в номинации «самые оптовые цены».

Активное участие ТД «Гратис» принимает и в общественной жизни города, оказывая материальную поддержку юным спортсменам, людям с болезнями крови, инвалидам по зрению и финансируя ремонт культурных объектов.

Мы не останавливаемся на достигнутых позициях, идет постоянная кропотливая работа над увеличением ассортимента, строятся новые планы развития. В 2006 году компания открыла новый торговый центр «Гвоздь программы» на 3-х этажах, которого представлен весь ассортимент товара, необходимого для ремонта и обустройства дома.

Основными же задачами на ближайшее будущее компания считает развитие маркетинга и сбалансированной системы продвижения продукции, достижение высокого качества обслуживания и расширение региональных границ сбыта
1.2 Состав документации кадровой службы

В состав документации кадровой службы входят следующие виды документов:

- заявление

Заявление о приеме на работу, на увольнение составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – это формат листов документов личного дела.

Для заявления характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Заявление о приёме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приёме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нём устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учёбы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением. Рассмотрение вопроса о предоставлении очередного отпуска производится с учётом графика отпусков. Образец заявления показан в Приложении А.

- приказы по личному составу ( о приеме форма Т-1, увольнении форма Т-8, переводе форма Т-5)[4]

Приказы по личному составу представляют собой документы, которыми оформляется приём на работу, увольнение, переводы сотрудников предприятия.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: "О приёме на работу", "О переводе на другую работу", "Об увольнении", "О предоставлении отпуска", "О поощрении", "О нарушении", "О наложении административного взыскания" и т.п.[5]

Приказы по личному составу хранятся 75 лет в архиве  предприятия или организации. Образец приказа по личному составу составлен в Приложении Б.

- трудовая книжка

Основной документ, подтверждающий общий, непрерывный и специальный стаж работы.

Трудовые книжки на работников ведутся на предприятии независимо от формы собственности. В них содержатся следующие сведения о работнике:

- фамилия, имя, отчество – полностью, без сокращений;

- дата рождения (число, месяц, год);

- образование (указывается на основании дипломов, справок, сертификатов);

- профессия, специальность;

- сведения о работе: приеме, переводе, увольнении;

-сведения о награждении и поощрении;

-сведения об открытиях и изобретениях, на которые выданы авторские свидетельства.

Взыскания в трудовую книжку не вносятся. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она впервые была заполнена. Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с простановки штампа предприятия или написания от руки его наименования. Все записи производятся в точном соответствии с приказами о приеме, переводе или увольнении. Если возникает необходимость внести исправления, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

В записи об увольнении указывается соответствующая статья ТК РФ[6]. Образец трудовой книжки см Приложение В.

- личная карточка

Основной документ по учету персонала предприятия, который заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу.

Личная карточка заполняется в одном экземпляре рукописным или машинописным способом секретарем-референтом или лицом, ответственным за работу с персоналом. Форма Т-2 может заполняться с помощью компьютера, куда предварительно вводятся данные о сотрудниках. Основанием для записи в личной карточке служат паспорт, документы об образовании, военный билет и т.д. в обязательном порядке ставится дата заполнения карточки и личная подпись сотрудника.

Личная карточка заполняется после подписания приказа о приеме на работу.

Образец личной карточки формы Т-2 см. Приложение Г.

- характеристика

Официальный документ кадровой документации, который выдаёт администрация, учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдаётся характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст подписи; печать. Подписывает характеристику, как правило, руководитель предприятия. Образец характеристики представлен в Приложении Д.

- автобиография

Автобиография (греч. autos – сам, bios – жизнь, grapho – пишу), форма биографии, где главным героем является автор.

Цель автобиографии – представить жизнь (или какую-то ее часть) как некое целое, когда описываемые события отделены от настоящего неким временным промежутком и автор может отнестись к ним более или менее беспристрастно, а сами события успели приобрести в его глазах большую или меньшую осмысленность (Приложение Е).

- трудовой контракт – документ, фиксирующий соглашения между работником и организацией, в соответствии с которым он обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а организация обязуется обеспечить условия труда, предусмотренные законодательством, и выплачивать заработную плату.

В трудовом договоре указываются:

- место работы (с указанием структурного подразделения);

-дата начала работы;

-наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

-права и обязанности работника;

- права и обязанности работодателя;

-характеристика условий труда, компенсаций и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и(или) опасных условиях;

- режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

- виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об исполнении; о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной); об обязанности работника отработать после обучения, а также иные условия.

Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Один экземпляр контракта храниться на предприятии, другой – у работника. Условия договора могут быть изменены только по соглашению сторон в письменной форме[7].

Состав документов, оформляемых при приеме на работу указан в Приложении Ж.
1.3 Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров

К основным документам, регламентирующим деятельность персонала, можно отнести его утвержденную структуру и штатную численность, штатное расписание (Приложение З), правила трудового распорядка, должностные инструкции (Приложение И), квалификационные характеристики, положение о структурном подразделении.

Структура и штатная численность персонала оформляются документом за подписью заместителя руководителя организации или руководителя

структурного подразделения, необходимыми визами, утверждаются первым лицом и содержат перечень наименований структурных подразделений и должностей. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации.

Правила трудового распорядка утверждаются руководителем и содержат общие положения, порядок приема, перевода и увольнения служащих, перечень основных обязанностей служащих и администрации; нормативы рабочего времени и его использования, основания для поощрения за успехи в работе и взыскания нарушителям трудовой дисциплины; требования к внутреннему режиму и организации работ. Документ подписывается руководителем кадровой службы, содержит необходимые визы и согласовывается с решением общего собрания (номер протокола).

Изменения в положение о структурном подразделении вносятся приказом руководителя организации.

Каждая должность, предусмотренная штатным расписанием, должна быть снабжена должностной инструкцией, которая составляется на основе Положения о структурном подразделении и квалификационной характеристики и определяет права, обязанности и ответственность сотрудников, начиная с заместителей руководителей подразделений. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее Уставом, а руководителей подразделений — положениями о них.

Должностная инструкция может быть индивидуальной (ориентированной на определенную должность и конкретное лицо) или типовой, разрабатываемой применительно к группе должностей одного уровня.

Должностная инструкция и изменения в ней утверждаются приказом руководителя организации.
1.4 Приказы по личному составу – порядок их издания, оформления, регистрации

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.

Процедура издания приказа по личному составу включает следующие стадии:

-     инициирование решения (обоснование необходимости издания приказа);

-     сбор и анализ информации по вопросу;

-     подготовка проекта документа;

-     согласование проекта документа;

-     доработка проекта приказа по замечаниям;

-     принятие решения (подписание документа);

-     доведение (ознакомление) до исполнителей.

Оформление приказа: приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется на основании заключенного трудового договора. Условия, отраженные в заключенном трудовом договоре, предопределяют содержание приказа. В соответствии со ст. 68 Трудового кодекса «Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора»[8].

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, специальность или должность, по которым будут исполняться трудовые обязанности, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другие). Эти данные берутся из трудового договора. В приказе обязательно должна быть указана дата, с которой работник приступает к работе.

Табельный номер, проставляемый в приказе, присваивается работнику до оформления приема на работу и не меняется при любых его перемещениях внутри организации вплоть до его увольнения.

При заключении трудового договора на должности, связанные с материальной ответственностью, приказ обязательно визируется в бухгалтерии, а также начальником юридического отдела (юристом).

Регистрация приказа: подписанный руководителем организации приказ регистрируют и объявляют работнику(ам) под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Обычно приказ изготавливается в одном экземпляре, который остается на хранении в кадровой службе. Но в тех случаях, когда локальными нормативными актами организации установлено, что бухгалтерия принимает к учету только подлинники приказов, приказы по личному составу изготавливают и подписывают в двух экземплярах. Для всех других подразделений изготавливаются копии.   
1.5 Подготовка, оформление и порядок утверждения должностных инструкций работников

Должностная инструкция это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Она составляется по каждой штатной должности организации, несет обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта (в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности).

Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы.

Оформление должностной инструкции: Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже-с наименованием документа (как и в других управленческих документах).

Должностная инструкция (кого?) менеджера по персоналу.

Так же формулируют заголовок и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая для работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности (например, для секретарей структурных подразделений, делопроизводителей и др.).

Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова "С инструкцией ознакомлен (на)", личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.

Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы:

1. Общая часть (общие положения)

Содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации.

Квалификационные требования делятся на два основных направления: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности. Источником для их установления служат разделы "Должен знать" и "Должен уметь" Квалификационного справочника, однако каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом.

В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности. Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных и распорядительных документов, которые должны быть известны работнику, занимающему ту или иную должность (устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.).

2. Функции

Формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.

В этом же разделе отмечаются особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения тех или иных функций, порядок исполнения отдельных поручений.

Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа

3. Должностные обязанности

В этом разделе устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.

4. Права

Закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него функций, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов, а также контроля (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.). Содержание раздела "Права" напрямую взаимосвязано с набором функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

5. Ответственность

Раздел "Ответственность" раскрывает содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разд. "Функции" и "Должностные обязанности", в соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица.

6. Взаимоотношения (связи по должности)

В разделе "Взаимоотношения (связи по должности)" регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных подразделений организации, устанавливается круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями.

Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и периодичность предоставления (а также получения) данным работником отчетов, планов и других документов.

Должностная инструкция ТД Гратис (прил. 10)

Основные требования к тексту должностной инструкции - это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения.

При составлении должностных инструкций можно взять за основу соответствующие типовые документы. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций существенно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностная инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Несмотря на то, что должностная инструкция - документ унифицированный по правилам оформления и структуре текста (разделов), в дополнение к основным разделам в должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы.

Порядок утверждения должностной инструкции: Должностная инструкция утверждается руководителем учреждения или другим уполномоченным на это должностным лицом. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью учреждения и хранят в отделе кадров в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и руководителю соответствующего структурного подразделения учреждения.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем учреждения или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с настоящими методическими рекомендациями.

 Требования должностной инструкции являются обязательными для работника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем делается запись в соответствующей графе листа ознакомления.
1.6 Правовые аспекты приема и высвобождения работников. Задачи менеджера по персоналу при сокращении кадров

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

(часть третья в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Высвобождение персонала — вид деятельности, предусматривающий комплекс мероприятий по соблюдению правовых норм и организационно-психологической поддержке со стороны администрации при увольнении сотрудников.

Планирование высвобождения или сокращения персонала име­ет существенное значение в процессе кадрового планирования. Вследствие рационализации производства или управления образуется избыток кадровых ресурсов. Своевременные перемещения, переподготовка, прекращение приема на вакантные рабочие места, а также осуществление социально-ориентированного отбора кандидатов на увольнение (в зависимости от возраста, стажа работы, семейного положения и количества детей, возможности получения работы на внешнем рынке труда и т.п.) позволяют регулировать внутриорганизационный рынок труда в процессе планирования сокращения персонала.

Планирование работы с увольняющимися сотрудниками базируется на несложной классификации видов увольнений. Критерием классификации в данном случае выступает степень добровольности ухода работника из организации. По этому критерию можно выделить три вида увольнений:

qувольнение по инициативе сотрудника (в отечественной терминологии — по собственному желанию);

qувольнение по инициативе работодателя (в отечественной терминологии — по инициативе администрации);

qвыход на пенсию.

1 Относительно беспроблемным с точки зрения организации (если абстрагироваться от последующих проблем по найму и адаптации новых сотрудников) является уход работника по собственной инициативе. Этот переход в большинстве случаев рассматривается самим сотрудником позитивно. Его профессиональная деятельность и социальная среда либо не изменяются существенным образом, либо сотрудник практически готов к подобным изменениям. Поэтому необходимость поддержки со стороны администрации, как правило, мала.

2 Увольнение по инициативе администрации — чаще всего вследствие сокращения персонала или закрытия организации — является неординарным событием для любого сотрудника. Многие люди, столкнувшись с необходимостью увольнения, испытывают страх, подавленность, растерянность. Проблемы, неизбежно возникающие при закрытии организаций или сокращении персонала, становятся, как никогда, актуальными и для нашей страны.

3 Увольнение из организации вследствие ухода на пенсию характеризуется рядом особенностей, отличающих его от предыдущих видов увольнений. Во-первых, выход на пенсию может быть заранее предусмотрен и спланирован с достаточной долей точности по времени. Во-вторых, это событие связано с весьма специфическими изменениями в личной сфере. В-третьих, значительные перемены в образе жизни человека весьма наглядны для его окружения. Наконец, в оценке предстоящего пенсионирования человеку свойственна некоторая раздвоенность, определенный разлад с самим собой. Поэтому процесс выхода на пенсию, а также нахождение человека в новой социальной роли являются в цивилизованных странах объектом достаточно пристального внимания. Это внимание исходит как от государства, так и от организации, где человек трудился и вносил свой вклад в общее дело. Свое конкретное выражение работа с сотрудниками предпенсионного и пенсионного возраста находит в проведении определенных мероприятий.
2 Практическая часть

Задача 1. Среднесписочная  численность предприятия составляет 3600 человек. В течении года принято 98 человек, уволилось по собственному желанию 36 человек, за нарушение трудовой дисциплины – 15 человек, по другим причинам – 62 человека. Рассчитать коэффициенты оборота кадров по приему и увольнению, а также коэффициенты текучести и стабильности кадров.

Решение:

1)     Коэффициент оборота кадров по приему

2)     Коэффициент оборота кадров по выбытию
3)     Коэффициент текучести кадров
4)     Коэффициент стабильности

К стаб = 1 – (К об приб + К об выб)

К стаб = 1 – (0,027+0,031) = 0,942

Ответ: К об пр=0,027; К об выб=0,031; К тек=0,014; К стаб=0,942.

Задача 2. Объем выпуска продукции возрос на 8%, численность работников – на 4%,  заработной платы – на 5%. Определить изменение производительности труда и средней заработной платы.
Заключение

Кадровые документы играют огромную роль в жизни современных предприятий, учреждений и организаций. Они служат подтверждением факта, события, явления, связанного с трудовыми правоотношениями между работником и работодателем (приём, перемещение, увольнение и проч).

Нормативно-правовая база, регулирующая особенности оформления документов по трудовым правоотношениям, включает Гражданский и Трудовой кодексы, указы Президента, постановления Правительства и Госкомстата Российской Федерации.

К основным документам, регулирующим трудовые правоотношения, можно отнести заявления, приказы по личному составу, трудовые книжки, автобиографии, характеристики, трудовые контракты и прочие документы.

Кадровая документация сопровождает весь процесс взаимодействия между работодателем и работником, начиная с момента подачи заявления о приёме на работу и заканчивая выдачей трудовой книжки после увольнения работника.

При приёме нового работника он, как правило, пишет заявление о приёме на работу, затем на него оформляется трудовой контракт, приказ по личному составу, затем он подаёт в отдел кадров трудовую книжку, автобиографию, характеристику с прежнего места работы (не обязательный документ) и некоторые другие документы.

В процессе трудовой деятельности работник может быть переведён на другую должность, награждён денежными премиями, ценными призами и подарками, также ему может быть вынесена благодарность или письменное порицание, в конце концов он может быть уволен с предприятия. Все эти и многие другие операции, связанные с наличным составом предприятия, оформляются приказами по личному составу.

На современных предприятиях происходит процесс автоматизации делопроизводства с использованием усовершенствованных СУБД "Делопроизводство", "Workflow", "1С: Делопроизводство", "Парус-делопроизводство" и т.д.
Список использованных источников

1.                 Трудовой кодекс Российской Федерации (на 20.11.2006). – М.: Гросс-Медиа, 2007. – 192 с.

2.                 Типовая инструкция по деловпроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом М-ва культуры и массовых коммуникаций от 8 ноября 2005г. №5360. – М.: Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД, 2002

3.                 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения/ сост М.П. Жакова. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002. – 152с.

4.                 Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с.

5.                 Васильева И.Н., Желнинский Г. С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие.-2-е изд.-М.: Вузовский учебник, 2004.- 272с.

6.                 Красавин, А.С. Приказы по кадрам в организации / А.С. Красавин // Секретарь-референт. - 2004. - № 3. - С. 34-42.

7.                 Кузнецов, С.Л. Современные технологии регистрации документов / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2007. – № 11.

8.                 Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2007. – 314 с.

9.                 Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. – 2007. - №2.

10.            Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. – 2007. - №3.

11.            Труханович Л.В. Личные карточки: правила ведения/ Л.В. Труханович. – М.: Дело и Сервис, 2005. – 160 с.

---