Министерство образования Российской Федерации

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ

(НОВГОРОДСКИЙ ФИЛИАЛ)

Кафедра информатики
Курсовая работа

по дисциплине «Информатика»

тема:

«Проектирование информационных баз данных»
Выполнил студент

Гр. д. 3.08.3ф

Новожилова Д.С.

Проверил:
Великий Новгород

2009

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..4

1.    
Анализ предметной области……………………………………………..6

1.1.          Описание предметной области и функции решаемых задач…...........6

1.2.          Перечень входных документов………………………………………...7

1.3.          Ограничение предме5тной области……………………………………9

2.    
Постановка задач………………………………………………………..10

2.1.          Организационно-экономическая сущность комплекса задач………10

2.2.          Описание выходной информации……………………………………10

2.3.          Описание входной информации……………………………………...11

3.    
Разработка информационного обеспечения………………………….14

3.1.          Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов…………………………………………...14

3.2.          Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической модели…………………………………16

3.3.          Определение логической структуры базы данных …………………19

4.    
Создание базы данных………………………………………………….20

4.1.          Структура таблиц……………………………………………………...22

4.2.          Структура данных…………………………………………………....  28

4.3.          Пользовательские формы……………………………………………..28

5.    
Алгоритм решения задачи №3………………………………………...31

6.    
Создание запросов……………………………………………………….31

6.1.          Разработка запросов…………………………………………………...31

7.    
Создание отчётов………………………………………………………...33

7.1.          Получение отчёта с помощью Мастера отчётов…………………….32

7.2.          Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов………………………………………………………………….34

7.3.          Вывода отчёта на печать……………………………………………...35

8.    
Создание кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм……………………………………………………………………...35

Вывод…………………………………………………………………………37

Список используемой литературы……………………………………….39
Введение

Для обеспечения эффективности информационных процессов необходима соответствующая организация данных. Проблема моделирования данных связана с таким представлением данных, которое наиболее естественно отражает реальный мир и может поддерживаться компьютерами.

В настоящее время в самых различных областях широкое распространение получила разработка баз данных (БД).

Приложение Microsoft Access является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой данных (СУБД).

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.

Реляционная база данных. Практически все СУБД позволяют добавлять  новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются  от программ электронных таблиц (Excel) ,которые могут эмулировать некоторые функции баз данных. Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами электронных таблиц:

-         СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной                  обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.

-         СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.

-         СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие  повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Access – мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно  использовать таблицы, созданные в среде  Paradox или dBase. Работая в среде Microsoft Office , пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы(Word), электронные таблицы(Excel) , презентации(PowerPoint).С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

Access специально спроектирован для создания   многопользовательских  приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

В рамках этой курсовой работы необходимо спроектировать и реализовать средствами MS ACCESS информационную систему, поддерживающую работу сбыта предприятия.
Анализ предметной области.
1.1.                   
 Описание предметной области и функции решаемых задач

         В курсовой работе в соответствии с индивидуальным заданием анализируется деятельность отдела сбыта готовой продукции предприятия «Канцтовары».

Предметом области автоматизации являются некоторые должностные функции отдела сбыта. В отделе сбыта имеется план выпуска готовой продукции составленный на три месяца. В соответствии с этим планом цеха выпускают продукцию, но фактический выпуск продукции зависит от многих факторов и может отличаться от планового. В отдел сбыта поступают также цеховые накладные, которые отражают фактический выпуск продукции и сдачу ее на определенные склады. Задача отдела сбыта – сделать анализ выполнения плана сдачи изделий на склады. Для этого необходимо выбрать плановые и фактические данные за определенный период по определенному складу и проанализировать отклонение факта от плана.

На предприятии работают 3 цеха, в которых производится продукция.  Ассортимент выпускаемой продукции приведен в таблице.

                                                                                                  Таблица 1.

№ цеха	Наименование цеха	Наименование выпускаемой продукции	Минимальная единица выпуска	Цена за единицу
1	Письменные принадлежности	Ручки	коробка 20 штук	15,00р.
		Карандаши	коробка 20 штук	10,00р.
		Фломастеры	коробка 20 штук	20,00р.
2	Бумажные принадлежности	Тетради	упаковка 10 штук	5,00р.
		Альбомы	упаковка 10 штук	25,00р.
		Дневник	упаковка 10 штук	30,00р.
3	Принадлежности для измерения	Линейка	коробка 5 штук	50,00р.
		Калькулятор	коробка 5 штук	70,00р.
		Транспортир	коробка 5 штук	100,00р.

                                              
Выпущенная цехами продукция сдается на склады

          Таблица 2.

Склады
Номер склада	Наименование склада
1	Склад №1
2	Склад №2
3	Склад№3

Заказчики
Код заказчика	Наименование заказчика	Адрес
1	Север	Москва, ул. Пушкина, д.7
2	Юг	Москва., ул. Грибоеедова, д.3
3	Запад	Москва, ул. Гоголя, д. 2
4	Восток	Москва, ул. Лермонтова, д 8

Со склада она отгружается заказчикам

          Таблица 3.

1.2.                   
Перечень входных (первичных) документов.


В качестве первичных документов для решения данной задачи используются:

- план выпуска изделий цехами

Номер цеха	Месяц выпуска	Код изделия	Количество

- список цеховых накладных

Номер цеха	Номер цеховой накладной	Дата сдачи

- спецификация цеховой накладной

Номер цеха	Номер цеховой накладной	Код изделия	Количество

-         список договоров

Номер договора	Код заказчика

Номер договора	Месяц отгрузки	Код изделия	Количество

 - спецификация договоров
- список товарно-транспортных накладных

Номер ТТН	Дата отгрузки	Номер договора

- спецификация товарно-транспортных накладных

Номер ТТН	Код изделия	Количество

-  список платёжных поручений

Номер ТТН	Номер ПП	Дата оплаты

- спецификация платёжных поручений

Номер ТТН	Номер ПП	Код изделия	Количество

1.3.                   
Ограничение предметной области.


При разработке курсового проекта допускаются следующие ограничения:

- готовое изделие закреплено за одним складом готовой продукции и может выпускаться несколькими цехами.

- у готового изделия только одна единица измерения.

- один цех может выпускать несколько наименований изделий.

- на одном складе может храниться несколько наименований готовых изделий.

- каждый договор заключается с одним заказчиком, но с одним заказчиком можно заключить несколько договоров.

- номер договора неизменен и уникален.

- в одном договоре могут быть несколько изделий.

- одно и то же изделие может быть указано в одном договоре несколько раз с разными сроками отгрузки.

- рассматриваются только договора текущего года.

- выпуск цехом готовой продукции планируется помесячно.

- одно и то же изделие может быть запланировано к выпуску в разные месяцы.

- накладная цеха на сдачу готовой продукции на склад может содержать несколько наименований изделий, ее номер уникален только для одного цеха.

- документ об отгрузке готовой продукции (ТТН) относится к одному договору и может содержать несколько наименований изделий; его номер уникален для предприятия

- по одному договору может быть несколько отгрузок.

- номер документа об оплате отгруженной продукции (ПП) уникален для одного плательщика и соответствует конкретной ТТН.

- в одном документе об оплате может быть несколько изделий.

- одной ТТН может соответствовать несколько ПП.

Предусмотреть ситуации

1.     по договору изделие заказано, но не было отгружено;

2.     изделие запланировано к выпуску, но не выпущено;

3.     изделие отгружено, но не оплачено.

3.2.                   
Определение связей информационных объектов и построение информационно-логической модели.


В результате анализа получили 16 информационных объектов. Проведем попарный анализ связей между ними:

Изделие                   План    Тип связи 1:М, т.к.  одно изделие может быть запланировано для выпуска в разные месяцы, но каждое запланированное количество относится только к одному изделию в данном месяце. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Код изделия.

Единицы измерения                   Изделие    Тип связи 1:М, т.к. несколько изделий могут измеряться одной единицей измерения, но каждое изделие в данный момент измеряется одной единицей измерения. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Код единицы измерения.

Цеха                   План    Тип связи 1:М, т.к. одному цеху запланирован  выпуск в разные месяцы. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Код цеха.

Цеха        Цеховые накладные   Тип связи 1:М, т.к. один цех выписывает много накладных. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Код цеха.

Цеха                  Спецификации цеховых накладных   Тип связи 1:М, т.к. один цех выписывает много накладных. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Код цеха.

Цеховые накладные                  Спецификации цеховых накладных    Тип связи 1:М, т.к. одна цеховая накладная может содержать несколько спецификаций на изделие. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Номер цеховой накладной и номер цеха.

Изделие                   Спецификации цеховых накладных      Тип связи 1:М, т.к. одно изделие выпускается не один раз, но данное выпущенное количество относится только к одному изделию. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Код изделия.

Заказчики                  Договор Тип связи 1:М, т.к. с одним заказчиком может быть заключено несколько договоров. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Код заказчика.

Договоры                 Спецификация договоров Тип связи 1:М, т.к. один договор может содержать несколько спецификаций. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Номер договора.

Изделие                   Спецификации договоров   Тип связи 1:М, т.к. в одном договоре может быть несколько изделий.  Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Код изделия.

ТТН                   Договор    Тип связи 1:М, т.к. одной ТТН относится один договор, но по одному договору может быть несколько ТТН. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Номер договора.

ТТН               Спецификация ТТН Тип связи 1:М, т.к. ТТН может содержать несколько спецификаций. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Номер ТТН.

Изделие                   Спецификации ТТН   Тип связи 1:М, т.к. в одной ТТН может быть несколько изделий.  Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Код изделия.

ПП                   ТТН    Тип связи 1:М, т.к. номер ПП соответствует одной ТТН, но одной ТТН может соответствовать несколько ПП. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Номер ТТН.

ПП               Спецификация ПП Тип связи 1:М, т.к. ПП может содержать несколько спецификаций. Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Номер ПП.

Изделие                   Спецификации ПП   Тип связи 1:М, т.к. в одном ПП может быть несколько изделий.  Связь между этими объектами обеспечивается с помощью реквизита Код изделия.

Информационно-логическая модель – это модель данных, отображающая предметную область виде совокупности информационных объектов и структурных связей между ними.

С учетом сказанного выше информационно-логическая модель имеет вид, показанный на Рисунке 1.


Рис.1 Информационно-логическая модель

3.3.                   
Определение логической структуры базы данных.


Логическая структура базы данных определяется совокупностью логически связанных таблиц. Связи между таблицами осуществляются посредством общих реквизитов (ключевых или неключевых).
                                    4. Создание базы данных.

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

-         таблицы для сохранения данных;

-         запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

-         формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

-          отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.

 Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, тогда достаточно будет обновить конкретные данные  только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

База данных для решения поставленной задачи состоит из:

1.     Таблиц

1.1.  Таблица «Изделия» состоит из списка выпускаемого ассортимента и содержит наименование изделия и его код;

1.2. Таблица «Цеха» состоит из перечня цехов, выпускающих продукцию и содержит наименование цеха и его код;

1.3. Таблица «Склады» состоит из перечня складов, где хранится продукция и содержит наименование склада и его код;

1.4. Таблица «Единицы измерения» состоит из списка минимальных единиц выпуска ассортимента и содержит наименование единицы измерения и ее код;

1.5. Таблица «Месяцы» содержит номер и наименование месяца;

1.6.  Таблица «План выпуска» отражает ассортимент и количество планируемого выпуска продукции по месяцам и цехам;

1.7.  Таблица «Цеховые накладные» содержит номера и даты накладных на выпущенную цехами продукцию;

1.8. Таблица «Спецификации цеховых накладных» содержит информацию о количестве и ассортименте продукции выпущенной по конкретной накладной.

1.9.  Таблица «Заказчики» содержит информацию о перечне заказчиков и основные данные;

1.10.                 Таблица «Договоры» содержит номера договоров и код заказчиков;

1.11.                 Таблица «Спецификация к договорам» содержит информацию о количестве и перечне изделий по договору;

1.12.                 Таблица «Товарно-транспортная накладная» содержит сведения о дате отгрузки изделий и номере договора, по которому она отгружалась;

1.13.                 Таблица «Спецификация к товарно-транспортным накладным» указывает на количество и перечень изделий, отпускаемых по ТТН;

1.14.                 Таблица «Платёжные поручения» определяет дату оплаты за изделия и номер ТТН;

1.15.                 Таблица «Спецификация ПП» содержит информацию о перечне и количестве изделий.

2.     Запросов

2.1. Запрос «План» выполняет выборку данных о количестве и ассортименте планируемого выпуска продукции за определенный период на заданный склад;

2.2. Запрос «Факт» выполняет выборку данных о количестве и ассортименте выпущенной продукции за определенный период на заданный склад;

2.3. Запрос «Отклонение» выполняет выборку данных о разнице количества планируемого выпуска продукции и фактического за определенный период на заданный склад.

3.     Форм

3.1. Форма «Изделия» позволяет редактировать таблицу «Изделия»;

3.2. Форма «Цеховые накладные» позволяет работать с таблицей «Цеховые накладные» и соподчиненной ей таблицей «Спецификации цеховых накладных».

4.     Отчетов

4.1. Отчет «Излишки продукции» представляет собой результат запроса «Отклонение»
4.1.        
Структура таблиц.


Данные в базе данных хранятся в таблицах, каждая из которых имеет свое уникальное имя в базе данных. В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями). Все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Каждое поле таблицы характеризуется наименованием, типом и шириной поля. При задании типа дан­ных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных. Основные типы данных:

-         Текстовый. Текст или числа не требующие проведения расчётов.

-         МЕМО.  Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

-         Числовой.  Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.

-         Счётчик.  Уникальные, последовательно возрастающие  числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.

-         Логический.  Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.

-         Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.

-         Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.

-         Поле объекта
OLE
.  Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

-         Гиперсвязь.  Содержит адреса Web-страниц.

Типы данных в полях таблиц

Таблицы изделия

Код изделия	Числовой
наименование изделия	текстовый
Код единицы измерения	текстовый
Цена	Денежный
Номер склада	текстовый

Таблица единицы измерения

Код единицы измерения	Текстовый
Наименование единицы измерения	Текстовый

Таблица месяцы

Номер месяца	Числовой
Название месяца	текстовый

Таблица план выпуска

Номер цеха	Текстовый
Номер месяца	Числовой
Код изделия	Числовой
количество	Числовой

Таблица цеха

Номер цеха	Текстовый
Наименование цеха	Текстовый

Таблица цеховые накладные

Номер цеха	Текстовый
Номер цеховой накладной	Числовой
Дата сдачи	Дата\время

Таблица спецификации цеховых накладных

Номер цеха	Текстовый
Номер цеховой накладной	Числовой
Код изделия	Числовой
количество	Числовой

Таблица заказчики

Код заказчика	Текстовый
Наименование заказчика	Текстовый
Адрес	Текстовый

Таблица договоры

Номер договора	Числовой
Код заказчика	Текстовый

Таблица спецификация к договорам

Номер договора	Числовой
Месяц отгрузки	Дата\время
Код изделия	Числовой
Количество	Числовой

Таблица ТТН

Номер Товарно-транспортной накладной	Числовой
Дата отгрузки	Дата\время
Номер договора	Числовой

Таблица спецификация ТТН

Номер ТТН	Числовой
Код изделия	Текстовый
Количество	Числовой

Таблица ПП

Номер ТТН	Числовой
Номер ПП	Числовой
Дата оплаты	Дата\время

Таблица спецификация ПП

Номер ТТН	Числовой
Номер ПП	Числовой
Код изделия	Числовой
Количество	Числовой

Одним из основных требований, предъявляемых к СУБД, является возможность быстрого поиска требуемых записей среди большого объема информации. Индексы представляют собой наиболее эффективное средство, которое позволяет значительно ускорить поиск данных в таблицах.

Важной особенностью индексов является то, что можно использовать индексы для создания первичных ключей. В этом случае индексы должны быть уникальными. Первичные ключи и дополнительные индексы используются при определении отношений между таблицами и условий целостности данных.

В базе данных содержится множество таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью  совпадающих значений в ключевых полях. В большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответ­ствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют по­лем внешнего ключа во второй таблице. Таблица, содержащая ключевое по­ле, называется главной, а таблица, содержащая внешний ключ — связанной.

Имя поля	Ключевое	Тип данных	Размер поля	Число десят. знак.	Табл. для подстан.
Таблица Изделия
Код изделия	Да	Числовой	3	0
Наименование изделия		Текст	55
Код единицы измер.		Числовой	4	0
Цена		Денежный	16	2
Номер склада		Числовой	1	0
Таблица Склады
Номер Склада	Да	Числовой	1	0
Наименование склада		Текст	24
Таблица Цеха
Номер Цеха	Да	Числовой	1	0
Наименование цеха		Текст	22
Таблица Единицы измерения
Код Единицы измерения	Да	Числовой	4	0
Наименование единицы измерения		Текст	25
Таблица Месяцы
Номер месяца	Да (Совпадения не допускаются)	Числовой	2	0
Наименование месяца		Текст	50
Таблица План выпуска
Номер цеха	Да	Числовой	1	0	Цеха
Номер месяца	Да	Числовой	2	0	Месяцы
Код изделия	Да	Числовой	4	0	Изделия
Количество		Числовой	16	0
Таблица Цеховые накладные
Номер цеха	Да	Числовой	1	0	Цеха
Номер цеховой накладной	Да	Числовой	6	0
Дата сдачи		Дата/Время
Таблица Спецификации ТТН
Номер цеха	Да	Числовой	1	0	Цеха
Номер цеховой накладной	Да	Числовой	6	0	Цеховые накладные
Код изделия	Да	Числовой	3	0	Изделия
Количество		Числовой	16	0
Таблица Заказчики
Код заказчика	Да	Текстовый	50	0
Наименование заказчика		Текстовый	50	0
Адрес		Текстовый	100	0
Таблица Договоры
Номер договора	Да	Числовой		0
Код заказчика		Текстовый	50	0	Заказчики
Таблица Спецификация к договорам
Номер договора	Да	Числовой	1	0	Цеха
Месяц отгрузки	Да	Числовой	2	0	Месяцы
Код изделия	Да	Числовой	3	0	Изделия
Количество		Числовой	10	0
Таблица ТТН
Номер Товарно-транспортной накладной	Да	Числовой	10	0
Дата отгрузки		Дата\время
Номер договора	Да	Числовой	3	0	Договор
Таблица Спецификация к ТТН
Номер ТТН	Да	Числовой	10	0	ТТН
Код изделия	Да	Текстовый	3	0	Изделия
Количество		Числовой	10	0
Таблица ПП
Номер ТТН	Да	Числовой	10	0	ТТН
Номер ПП	Да	Числовой	10	0
Дата оплаты		Дата\время
Таблица Спецификация ПП
Номер ТТН	Да	Числовой	1	0	ТТН
Номер ПП	Да	Числовой	6	0	ПП
Код изделия	Да	Числовой	3	0	Изделия
Количество		Числовой	4	0

4.2.        
Схема данных.


Учитывая все вышесказанное нарисуем схему данных



 Рис.2  Схема данных
4.3.        
Пользовательские формы.


Формы Access  позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используются коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

Формы создаются из набора отдельных элементов управления: текстовые поля для ввода и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки,  метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц), и статиче­ские (отображающие статические данные, такие, как метки и логотипы).

Формы Access  являются многофункциональными; они позволяют выпол­нять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позво­ляют производить проверку корректности данных, содержащихся в таблице. Access  позволяет создавать формы, вклю­чающие другие формы (форма внутри формы называется подчиненной). Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат.

В этой работе используется главная кнопочная форма цеховые накладные, содержащая подчиненную форму Спецификации цеховых накладных.



Рис.3  Форма «Цеховые накладные»

Рис.4  Форма «Изделия»

Рис. 5  Форма «План выпуска»
5.    
Алгоритм решения задачи

Прежде всего,  необходимо создать запрос для Месяца и Даты сдачи по Цеховым накладным. Далее в одном запросе (можно в двух разных)  необходимо найти излишки (как разницу между количеством, сданным по Цеховым накладным и количеством по Плану сдачи) и задать условие по номеру склада.   
6.    
Создание запросов

6.1. Разработка запросов 

Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавле­ния новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для вы­деления специфических групп записей, чтобы удовлетворить определен­ному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения дан­ных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных. При помощи этих мощных гибких средств можно:

-         Формировать сложные критерии для выбора записей из одной или нескольких таблиц;

-         Указать поля, которые должны быть отображены для выбранных записей;

-         Выполнять вычисления с использованием выбранных данных.

В Access существует четыре типа запросов для различных целей:

-         Запросы на выборку отображают данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы.

-         Перекрестные запросы собирают данные из одной или нескольких таблиц в формате, похожем на формат электронной таблицы. Эти запросы используются для анализа данных и создания диаграмм, основанных на суммарных значениях числовых величин из некоторого множества записей.

-         Запросы на изменение используются для создания но­вых таблиц из результатов запроса и для внесения изменений в дан­ные существующих таблиц. С их помощью можно добавлять или удалять записи из таблицы и изменять записи согласно выражениям, задаваемым в режиме конструктора запроса.

-         Запросы с параметрами — это такие запросы, свой­ства которых изменяются пользователем при каждом запуске. При запуске за­проса с параметром появляется диалоговое окно, в котором нужно ввести условие отбора. Этот тип запроса не является обособленным, т. е. параметр можно добавить к запросу любого типа.

В этой работе запрос был создан с помощью мастера

1. На основе таблиц спецификация к Цеховым накладным и Цеховые накладные создадим запрос, в котором преобразуем дату в месяц (числовой). Называем запрос «Переход на номер месяца».



Рис.6 Переход на номер месяца

2. На основе таблиц Месяцы, Изделия, Единицы измерения, План выпуска, Переход на номер месяца создаём запрос «Излишки». Излишки находим через выражение разницы [Переход на номер месяца]!Количество-[План выпуска]!Количество. Необходимо добавить условие >0.  Получаем отчёт по излишкам.

Затем создаём ещё одно условие: по таблице Склад запрос на Номер склада.



Рис.7 Запрос по излишкам на заданный склад по месяцам

Получаем: по Складу №1



Рис. 8. Анализ излишков по Складу №1

Получаем: по Складу №2



Рис. 9. Анализ излишков по Складу №2

Получаем: по Складу №3



Рис. 10. Анализ излишков по Складу №3

7. Создание отчетов

7.1. Создание отчёта с помощью Мастера отчётов

Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:

-         Отчеты в одну колонку;

-         Ленточные отчеты для каждого поля таблицы или запроса выде­ляется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем на­чинается печать следующей группы записей.

-         Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок "газетного" типа или колонок "змейкой", как это делается в настольных издательских системах и текстовых про­цессорах. Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так далее. Формат многоко­лоночных таблиц позволяет сэкономить часть бумаги, но применим не во всех случаях, поскольку выравнивание столбцов едва ли соот­ветствует ожиданиям пользователя.

В основном отчёты проще всего построить при помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться на­много меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.

        

7.2. Корректировка макета отчёта с помощью Конструктора отчётов

Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

В данной работе отчет был создан с помощью мастера отчетов, а затем откорректирован в конструкторе отчетов.



Рис.11 Конструктор отчетов

7.3. Вывод отчёта на печать

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

1) В меню Файл щелкнуть на команде Печать.

2) В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы
Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

В результате выполнения отчета получен его печатный вид.

Рис.12 Отчет

8. Создание кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм

«Обычно для работы с приложением создают специальную   форму, которая носит название Главная кнопочная  форма   и содержит кнопки, позволяющие выбирать основные функции или подсистемы приложения. Такую форму  можно создать, как обычно, с помощью Конструктора форм, а можно использовать специальный мастер, который называется Диспетчер кнопочных  форм  (Swithboard Manager). Развитая система кнопочных форм позволяет максимально удобно ориентироваться в объектах базы данных и наиболее рационально их использовать»[1].

В результате создана кнопочная форма с кнопкой вызова формы «Канцтовар». После создания всех кнопок  и закрытия окон мастера открытая кнопочная форма примет следующий вид:


Рис.9 Кнопочная форма



Вывод

В деловой или личной сфере часто приходится работать  с данными из разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты, диаграммы и почтовые наклейки.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определённым условиям, создаётся запрос. Запросы также позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные и специальные сообщения.

Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или  созданный пользователем макет.

Для анализа данных или распечатки их определённым образом используются отчёты. Например, можно создать отчёт, группирующий данные и подводящий итоги, или отчёт для распечатки почтовых наклеек.

В окне базы данных можно работать со всеми её объектами. Для просмотра объектов определённого типа следует выбрать соответствующую вкладку. С помощью кнопок можно открывать и изменять существующие объекты и создавать новые.

Разработанная база данных позволяет быстро и эффективно управлять отделом сбыта готовой продукции. Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию.


Список использованной литературы.

1. Робинсон С. Microsoft ACCESS 2000: учебный курс. – СПб.: Питер, 2001.

2. Харрингтон Д. Разработка баз данных. Издательство ДМК, 2005, 272 с.

---