Курсовая Автоматизация регистрации документов
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-25Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
Российский государственный гуманитарный университет
Историко-архивный институт
Факультет документоведения
Кафедра документоведения
Кривоногова Елена Юрьевна
Автоматизация регистрации документов
Курсовая работа по документационному обеспечению управления
студентки 3-го курса 2-й группы д/о
Научный руководитель
Л.В. Санкина
Москва 2009
Оглавление
Введение……………………………………………………………......3
Глава 1. История регистрации документов в России…………...…...6
Глава 2. Регистрация документов: значение и общие правила……10
Глава 3. Автоматизация регистрации документов………………....15
Глава 4. Формы автоматизации регистрации документов…………21
Глава 5. Сравнительный анализ автоматизированных систем делопроизводства……………………………………………………..25
Заключение……………………………………………………………29
Список использованных источников и литературы………………..31
Введение
Актуальность темы. Регистрация документов является одной из важнейших операций в информационно-документальном обеспечении управления. С 1990-х годов, с внедрением компьютерной технике в офисе, все шире стали получать распространение автоматизированные системы регистрации документов, имеющие ряд конкретных преимуществ перед традиционной формой регистрации документов. Автор в данной работе стремится показать, что от того насколько грамотно организован процесс регистрации документов, напрямую зависит качество и оперативность работы всей организации. Один из наиболее эффективных способов организации регистрации документов – это его автоматизация.
Степень изученности темы. Главной проблемой изучения данной области является то, в нашей стране отсутствует единые, стандартизованные требования к системам автоматизации, что в свою очередь затрудняет процесс отбора и структурирования информации. Другим не мене важным критерием изученности темы является то, что информация по данному вопросу быстро устаревает.
Цели и задачи курсовой работы. В связи с тем, что на сегодняшний день автоматизация регистрации док4ументов изучена в малой степени и требует более полного и точного рассмотрения, представляет интерес провести исследование на основе анализа, который будет сфокусирован на развитии регистрации в России и современной технологии регистрации документов, что и является целью данной работы.
Основными задачами данной курсовой работы являются:
1. рассмотрение изменений в подходе к регистрации в различные исторические периоды;
2. рассмотрение понятий «регистрация», «автоматизация регистрации документов»;
3. рассмотрение задач регистрации, анализ общих правил регистрации и требований к регистрации;
4. раскрытие новых тенденций в области автоматизации регистрации документов, форм автоматизации регистрации документов и анализ автоматизированных программ по регистрации документов.
Анализ использованных источников. Исследование вопросов, поставленных в данной работе, проводилось на анализе небольшого круга межотраслевых актов и большого сектора научных статей.
Одним из самых важных межотраслевых актов для изучения данной темы является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные данным стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
Использованную литературу можно разделить на две группы:
1. Справочные издания и учебные пособия. К этой группе можно отнести учебник Т.В. Кузнецовой, Л.В. Санкиной и Т.А. Быковой «Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления) и учебник «Делопроизводство» под общей редакцией Т.В. Кузнецовой. В данной группе литературы представлены теоретические знания о регистрации документов в целом и автоматизации регистрации документов.
2. Научные статьи. К этой группе относятся статья, опубликованные в таких журналах как «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Секретарь- референт». Данные статьи затрагивают главные аспекты данной курсовой работы, помогают раскрыть основные задачи курсовой работы.
Структура работы состоит из введения, пяти глав и заключения. Во введении дается обоснование актуальности выбранной темы, сформулированы ее цель и задачи, приведен обзор использованных источников и литературы.
В первом разделе рассматривается история развития регистрации документов в России с XVI – начало XX века, эти базовые знания необходимы для понимания операции «регистрация» на современном этапе.
Второй раздел раскрывает сущность операции «регистрация», общие правила регистрации и ее значение, без понимания данных аспектов не возможно ясно и полно раскрыть сущность автоматизации регистрации документов.
Третий раздел раскрывает сущность понятия «автоматизации регистрации документов», необходимость внедрения таких технологий в современное делопроизводство.
Четвертый раздел рассказываето технической стороне автоматизации регистрации документов.
В пятом разделе проведен анализ некоторых из существующих систем автоматизированной регистрации документов.
В заключении сделаны выводы по проведенному исследованию.
История регистрации документов
Регистрации документов во все времена уделялось большое внимание. Это объясняется тем, что регистрацией связано решение нескольких задач:
· обеспечение охраны документов, удостоверяющие различные управленческие действия, в том числе касающиеся имущественных вопросов;
· придание документу юридической силы, фиксируя факт его создания, получения, отправления;
· получение справок о времени его составления, его содержания и местонахождения.
Регистрировать документы в прямом смысле этого понятия начали, вероятно, в период роста феодального землевладения и обострения борьбы за землю, когда большое значение приобрело документирование владельческих прав на землю и крестьян.[1]
С развитием государственного аппарата, образованием штата чиновников усложняются все делопроизводственные процессы: расширяется сфера применения письменной фиксации управленческих действий, устанавливается процедура составления и оформления документов, порядок разрешения вопросов, регистрации документов и организации контроля за их исполнением, систематизации и хранения документов.
В XVI- XVII века регистрация в основном преследовала одну главную цель – обеспечение землевладельцам сохранение прав собственности на землю и на работников. Она не была самостоятельной делопроизводственной операцией. Вот почему регистрация документов рассматривается не в специальных, а в общих законодательных актах.
XVIII век– это время радикальных перемен в организации делопроизводства. Регистрация документов рассматривается как один из основных его этапов. Разрабатывается целая система норм, регулирующих регистрационный процесс. В это время начинается законодательное закрепление норм всего делопроизводства, так как это требовали интересы разросшейся государственной машины.
Правила регистрации документов были сформулированы в изданном в 1722 году «Генеральном регламенте». Глава I «Генерального регламента» предписывала «тайные дела содержать в тайне». Задачу охраны документа ставила и регистрация. Одновременно регистрационные журналы выполняли роль справочного аппарата: «по журналам можно найти, что в регистратуре искать надобно». Кроме того, регистрация оказывала помощь в осуществлении контроля за исполнением документов, в их систематизации, так как регистрационные велись по каждой группе документов.
Начиная с того периода, на документах появляются входящие и исходящие номера.
На поступивших документах проставлялась номер и дата получения, в общем журнале («повседневная записка») излагалось содержание документа с указанием, кому послано на исполнение.
Существовало 4 книги для регистрации входящих и исходящие документов:
· в книгу «С» записывались в хронологическом порядке документы от царя и Сената, к ней прилагался реестр зарегистрированных документов;
· в книгу «Д» - документы других коллегий и местных учреждений;
· в книгу «А» регистрировались документы, адресованные царю.
· в книгу «В» регистрировались документы, отправленные в другие коллегии, указывались дата, кому и куда отправлен документ, его краткое содержание.
Аналогичный способ регистрации вводился и в местных учреждениях. Согласно «Учреждению для управления губерний» 1775 года для получаемых документов велся «реестр входящих бумаг», для отправляемых – реестр документов, посылаемых в вышестоящие учреждения (рапорты, донесения, представления), и реестр документов, посылаемых равным и подчиненным учреждениям и лицам.
Правила регистрации документов в учреждениях XIX века определялись «Общим положением учреждений министерств» 1811 года. Процесс регистрации был сложным, поступавшие документы регистрировались на всех ступенях движения: в канцелярии министерства, в департаменте, отделении.
В канцелярии министерств велся общий журнал поступивших документов, в которых излагалось его краткое содержание, указывались номер, учреждение или лицо, от которого документ получен, дата получения. Кроме того, каждое отделение канцелярии имело свой частный журнал входящих документов, где регистрировались те из них, которые рассматривались самой канцелярией и не относились к ведению департаментов.
Регистрировались и все исходящие документы. «Никакая бумага не исходит ни из департамента, ни из канцелярии прежде, нежели она будет внесена в журнал исходящих[2]»
В канцелярии министра и департаментах было по два журнал исходящих документов:
· общий журнал, в него вносились все документы с «самым кратким означением их содержания»;
· частный журнал, в него записывались документы 2во всем их пространстве (от слова до слова)»[3].
Значение, которое придавалось регистрации, свидетельствует тот факт, что при определении состава документов полковых канцелярий «Положением о сокращении переписки в войсках» 1834 года первыми названы журналы входящих и исходящих документов[4]
Изменение социально-экономических и политических условий во второй половине XIX века, реформы в области управления, появление капиталистических предприятий, банков, железных дорог требовали ускорения процессов документирования и работы с документами.
В начале XX века появляется много научных работ, в которых авторы предлагали централизовать работу по регистрации, классификации и архивному хранению документов. В частности было предложено прохождение документом две инстанции: центр (регистрация) и отдел (исполнение)[5]. Однако, эти идеи противоречили «Общему учреждению министерств» 1811 года.
В «Положениях о письмоводстве и делопроизводстве в Военном ведомстве» 1911 года предусматривались изменения в организации документов: в отдельных случаях допускалось применение карточной формы регистрации. Для ускорения заполнения регистрационных форм рекомендовалось давать такой заголовок, который мог бы «служить готовой записью во входящий журнал[6]»
Однако общая практика регистрации документов оставалась прежней. Многократность регистрации одного и того же документа на пути его движения к исполнению не способствовала быстрому решению вопросов.
Появившись в одном из ранних периодов документирования, регистрация документов сохранила свое назначение на протяжении многих лет вплоть до настоящего времени. Суть оставалась изначальной: регистрация укрепляла статус официального документа - быть подлинным доказательством закрепленной в нем информации.
Регистрация документов: значение и общие правила
В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск информации и документов и отсюда – обеспечение оперативного решения управленческих задач.
Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.[7]
Целью регистрации является обеспечение в системе делопроизводства учета документов, контроля и их поиска:
1. Обеспечение сохранности документа;
2. Обеспечение справочно-информационного поиска по документам;
3. Сведения об объеме документооборота;
4. Прохождение регистрации документа влияет на его юридическую силу.
Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него[8].
Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. При определении необходимости регистрации документов учитывают их содержание, авторство, вид подлинность.
Исходящим документам регистрация придает официальный характер, фиксируя факт их составления и отправки.
Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые им в их адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.
На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень:
1. поздравительная документация;
2. приглашения на совещания, повестки дня собраний, извещения.
В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:
- централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в одном месте, например, в журналах в службы ДОУ или у секретаря-референта. Такая форма характерна для небольших учреждений и фирм;
- децентрализованная, предполагает наличие во многих пунктов регистрации документа. При данной форме регистрация документов осуществляется в журналах в структурных подразделениях секретарями подразделений;
- смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.
Наиболее эффективной формой является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки), а также предложения и жалобы граждан.
Специализированную документацию: расчетно-денежную, плановую, статистическую отчетность, регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.
Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения[9]. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют. Однако однократный ввод информации должен обеспечить ее многократное использование в ходе учета документов, справочной работы, контроля за исполнением документов.[10]
Основными регистрационными формами в традиционной и автоматизированной системах документационного обеспечения управления в настоящее время являются:
Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Журнальная форма хорошо выполняет учетную и охранную функции. При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков:
· поскольку запись в журналах ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации приводит к задержке дальнейшей работы с документами;
· журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно уже во всех отделах, через которые проходит;
· делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительную дату регистрации документа;
· невозможно вести сроковой контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняют дополнительные контрольные карточки, то есть операция регистрации дублируются.
Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке.
Количество экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.
Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем[11]:
· регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
· карточки можно изготовлять в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;
· карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;
· позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.
Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.
Делопроизводство в России, начиная с приказного делопроизводства, зафиксировало обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления.
Автоматизация регистрации документов
Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).
Рассматривая автоматизацию регистрации документов, нельзя не упомянуть, что, к сожалению, в нашей стране отсутствует единые, стандартизованные требования к системам автоматизации, на которые можно было бы опереться при выборе системы и составлении технического задания. В то же время за рубежом уже несколько лет существуют соответствующие стандарты, описывающие требования к таким программам. Это стандарт Moreg в странах ЕЭС, DoD 5015.2- STD (Desing Criteria Standart for Electronic Recorgs Management Software Application) – в США, проект VERS (Victorian Records Strategy) – в Австралии.[12]
При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.
Автоматизированная система регистрации позволяет:
· регистрировать документы на различных рабочих местах;
· организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документе (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;
· на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;
· организовать контроль за исполнением документов.
Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).
Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, так как она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации:
· быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
· автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
· автоматический контроль за исполнением документа;
· возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
· возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.
Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.
Внедрение автоматизированных технологий по существу всегда должно начинаться с разработки полного оргпроекта, включающего рационализацию системы управления организации и ее информационно-документационного обеспечения, то есть с оптимизации системы управления и схем работы с документами.
Только на основе этой оптимизированной модели должна строиться автоматизированная система делопроизводства. В противном случае перевод на основу несовершенной, противоречивой и запутанной схемы управления и работы с документами приведет к созданию такой же противоречивой и несовершенной автоматизированной системы.
Однако уже на этапе внедрения программных продуктов возникает ряд проблем, которые необходимо решать для успешного внедрения новых технологий в сферу управления.
Одна из главных причин трудностей состоит в недостаточном участии специалистов-документоведов во внедрении компьютерных технологий и разработке программ документооборота[13].
Несогласованность выявляется уже на уровне терминологии - работники служб делопроизводства и разработчики программ порой обозначают одним и тем же словом совершенно разные понятия.
Например, часто путают понятия "делопроизводство", включающее весь цикл создания, оформления документов и работы с ними, и "документооборот", являющийся составной частью делопроизводства и определяемый ГОСТом как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления"[14].
Точно так же, говоря об архиве, разработчики программ часто подразумевают системы упорядоченного хранения файлов, а вовсе не системы, эквивалентные традиционному архиву по функциональности.
Отсюда вытекает технологическая проблема - реализованные в программе технологии работы с документами не соответствуют делопроизводственным нормам. В результате вместо того, чтобы нормализовать делопроизводство путем внедрения системы, разработчики адаптируют программу под особенности делопроизводства конкретной организации, часто поставленного неграмотно.
Второй не менее важной проблемой для внедрения автоматизации регистрации документов является отсутствие общегосударственных стандартов на автоматизированные технологии в области делопроизводства и архивов.
Негативным фактором для автоматизации управленческих процессов становится и недостаточная проработка на государственном и ведомственном уровне вопросов документообразования[15].
Сохраняется неопределенность относительно того, какие управленческие ситуации обязательно документируются, какими видами документов, с каким набором информации. Исключение, пожалуй, составляет только бухгалтерская документация, обязательность составления которой определяется Федеральным законом "О бухгалтерском учете". И отчасти именно поэтому работа с данным видом документации автоматизирована в наибольшей степени.
Внедрение автоматизации регистрации документов при всем при этом несет ряд положительных моментов:
1. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология автоматизации регистрации документов.
2. Организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.
3. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.
4. Система автоматизации регистрации документов, по сути, является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами.
В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.
4. Ускоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.
5. Снижается трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться в несколько раз.
6. Качественный выигрыш достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем - в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов.
Все эти ярко выраженные положительные стороны автоматизации регистрации документов только тогда будут работать в полной мере, когда буду устранены все те отрицательные факторы, о которых говорилось раннее:
1. несогласованность терминологии;
2. отсутствие общегосударственных стандартов на автоматизированные технологии в области делопроизводства и архивов;
Для того чтобы были преодолены все отрицательные моменты в автоматизации регистрации документов, необходимо провести ряд усовершенствований:
1. Комплексная автоматизация всех этапов работы с документами для достижения максимального эффекта;
2. Разработка детального оргпроекта;
3. Обязательное участие во внедрении квалифицированных специалистов по делопроизводству.
Таким образом, введение автоматизации регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных обо всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись в делах и описи дел постоянного хранения.
Формы автоматизации регистрации документов
Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.
Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.
Из важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:
- программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);
- поддержка распределенной обработки информации;
- возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);
- открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;
- широкий выбор типов документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);
- возможность коллективной работы группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;
- возможность работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов);
- возможности контроля за прохождением документов;
- наличие системы оповещения должностных лиц;
- возможность настройки системы под нужды конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса;
- наличие средств регламентации доступа и криптозащиты;
- наличие средств оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;
- ориентированность на отечественную концепцию документооборота.
С точки зрения системы автоматизации регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.
Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную, с помощью персональных компьютеров. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.
Компьютерная регистрация документов позволяет:
- внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;
- организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений в документах в единой базе данных организации:
- организовать на основе базы данных информационно-справочную работу;
- организовать эффективный контроль за исполнением документов.
Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.
После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую резолюцию. Автор резолюции и ее текст также заносятся в электронную карточку.
Остальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.
С внедрением автоматизированных систем регистрации документов значительно расширились возможности информационно – справочного обеспечения.
Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.
Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).
При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.
Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ, или в какое дело данный документ подшит.
В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении соответствующего поля.
Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д.
Сравнительный анализ автоматизированных систем делопроизводства.
Сегодня на рынке представлены различные программы автоматизации документооборота и делопроизводства. Рассмотрим только некоторые из них, которые наиболее популярны и широко применяется - система электронного документооборота «CompanyMedia-Делопроизводство»[16], разработанная компанией «ИнтерТранс», Lotus Notes, «1С: Предприятие 8.0».
С помощью «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Обращения граждан», «CompanyMedia-Факс» решаются следующие задачи:
· регистрация всех видов документов организации;
· создание поручений, резолюций и возможность регистраций ответов на них;
· автоматическая доставка документов исполнителю;
· контроль исполнения документов и резолюций (для этого создаются напоминания о том, что документ находится на согласовании), что исключает возможность забыть о нем;
· контроль за визированием и согласованием документов (возможность задать максимальный срок согласования);
· снижение вероятности ошибок/опечаток при заполнении реквизитов документа (при вводе информации в поля с помощью клавиатуры);
· создание и ведение единой картотеки электронных документов, при наличии которой документы могут регистрироваться как централизованно (в канцелярии), так и децентрализовано (отдельными сотрудниками), но при этом попадая в единую базу;
· централизованное хранение информации и организация доступа к ней всех сотрудников - от руководителей высшего звена, создающих поручения по документам, до рядовых исполнителей.
Отличительной особенностью системы является ее возможность благодаря гибким настройкам работать как в небольших компаниях, так и организациях с разветвленной структурой (филиалами, дочерними предприятиями). Другой не менее важной особенностью является разграничение прав доступа к информации в зависимости от служебного положения сотрудника, что обеспечивает охрану документа.
Lotus Notes для регистрации документов использует электронную базу данных, состоящую из двух частей[17]:
· входящие документы;
· исходящие документы.
При поступлении электронного либо факсимильного сообщения в регистрационной базе данных «Входящие документы» создается регистрационная карточка. Документы, поступающие по почте, проходят первичную обработку и распределяются на: нерегистрируемые (печатные издания, рекламные материалы), регистрируемые (оригиналы документов) После регистрации входящие документы подвергаются предварительному рассмотрению, и часть из них направляется напрямую исполнителям, при этом руководителю исполнителя направляется уведомление о поступлении на исполнение данного документа. Остальные документы направляются соответствующему руководителю на рассмотрение и принятие решения по исполнению.
Исходящие документы регистрируются в базе «Исходящих документах». Регистрации подлежат все исходящие документы компании, кроме документации, сопровождающей продажу товаров (заказы, счета). Для регистрации исходящего документа в регистрационной базе «Исходящие документы» создается регистрационная карточка.
Использование программы «Информационная система предприятия», данный программный продукт реализован на платформе «1С: Предприятие 8.0», позволяет автоматизировать, организовать и упорядочить обработку документов и различных событий, автоматизировать деятельность руководителя, секретаря, отдела делопроизводства, диспетчера производственных заказов и других работников организации[18]. Для писем электронной почты, заданий, сообщений или заметок, событий или обсуждений в системе предусмотрены специальные формы.
Ввод в систему описания и значений реквизитов официальных документов выполняется с помощью формы «Регистрация документа».
К электронному документу прикрепляется файл, полученный в результате сканирования первичного документа и последующего распознавания, или файл, созданный с помощью специализированной программы-редактора.
В процессе регистрации выполняется размещение документа в необходимом каталоге - в личной папке, в общей папке или в каталоге файлов.
Размещение документа в календарном графике позволяет запланировать выполнение каких-либо действий или обработку документа на определенную дату и время.
После размещения в системе электронный документ становится доступен для выполнения различных операций - передача от одного пользователя к другому, размещение в очереди обработки, присоединение других документов и файлов, контроль исполнения.
Обработка документов в системе упорядочена в соответствии с формализованными схемами организации.
При регистрации документа для него назначается последовательность обхода ответственных лиц, каждое из которых выполняет то или иное действие по обработке и передает документ дальше по маршруту обхода.
Данная программа имеет ряд отрицательных факторов: отсутствует упорядоченная система регистрации исходящих документов, не полностью проработана система разграничения прав доступа к информации, что ставит под угрозу сохранность документов.
Автоматизация документооборота и делопроизводства ведет к повышению качества и скорости работы с документами, способствует экономии рабочего времени специалистов[19].
Таким образом, в информационно-документальном обеспечении управленческой деятельности используются автоматизированные технологии регистрации документов, позволяющие формировать электронную базу данных по документам организации, благодаря которым можно получать необходимую информацию о документах в считанные секунды и в любом разрезе. А использование электронной и факсимильной связи значительно ускоряет информационный обмен с корреспондентами и повышает скорость принятия решений.
Заключение
Нормальная работа подразделения, департамента, фирмы возможно только тогда, когда необходимая информация, любой документ могут быть быстро найден.
Ни один требующий ответа документ не должен остаться без исполнения, ни одно поручение руководителя не должно быть забыто.Это может быть достигнуто только учетом всех документов путем регистрации и организацией контроля за их исполнением.
Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа.
Основной же цель регистрации является придание документу юридической силы.
При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан).
Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.
Как правило, регистрируется до 80 % от общей массы документов.
Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной автоматизацией регистрацией документов.
Автоматизация процессов делопроизводства еще острее, чем раньше, ставит задачу совершенствования процесса управления в целом. Сюда входит уточнение задач и функций каждого структурного подразделения, определение функций, выполняемых каждым работником, делегирование полномочий на решение вопроса и подписание документа.
Внедрение автоматизации регистрации документов требует упорядочения, прежде всего самого процесса делопроизводства и создания единой корпоративной системы документационного обеспечения управления для организации в целом.
Ведение автоматизации регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных обо всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись в делах и описи дел постоянного хранения.
Внедрение автоматизированных системы регистрации документов требует совместных усилий системных интеграторов и профессионалов-документоведов, специалистов служб делопроизводства, владеющих технологическими процессами управления.
Список источников и литературы
Источники
1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998
2. Положение о письмоводстве и делопроизводстве в Военном ведомстве. Спб., 1911.
Литература
3. Алексенцев А.И. Автоматизация делопроизводства. М.: Бизнес-школа «Интел-синтез», 2004.
4. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 6-е, переработанное и дополненное. М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2005.
5. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы . 2001. №1.
6. Барановский В.П. Автоматизация ДОУ. Учебное пособие. М.: Экмос, 2004.
7. Вялова Л.М. Регистрация документов// Секретарь- референт. 2003. №11. С. 25 - 30
8. Гайфулина М.В. Автоматизированные системы регистрации документов компании// Секретарское дело. 2006. № 1. С. 16-18
9. Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федовой и др. М.: Технология, 2004.
10. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): учебник для вузов/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. М., 2002. 359 с.
11. Делопроизводство: учебник. Под общ. ред. Кузнецовой Т.В. М.:МЦФЭР, 2006.
12. Илюшенко М.П. Регистрация документов в России (XVI- начало XX века)//Делопроизводство. 2008. № 2. С. 86-92
13. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2005.
14. Кочеткова п. Автоматизированные системы документооборота и делопроизводства CompanyMedia // Делопроизводство. 2006. № 3. С. 3
15. Кузнецова Т.В. Регистрация – ключевой момент организации работы секретаря с документами // Секретарское дело. 1999. № 4. С. 3-6
16. Кузнецов С. Л. Компьютеризация делопроизводства. М. 1997. 197 с
17. Кузнецов С.Л. Современные технологии регистрации документов // Секретарское дело. 2007. № 11. С. 30-33
18 . Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства с точки зрения документоведов // Документовед. 2003, № 2.
[1] Илюшенко М.П. Регистрация документов в России (XVI-начало XX века)/ Делопроизводство. 2008. № 2. С 86
[2] Российское законодательство. 1988. Т.6. С.108
[3] Там же
[4] Там же. С.120
[5] Рихтер И.И. Правила делопроизводства и делохранения казенных железных дорог. Пг., 1915. С.7
[6] Положение о письмоводстве и делопроизводстве в Военном ведомстве. Спб., 1911.
[7] ГОСТ Р 51141- 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
[8] Вялова Л.М. Регистрация документов// Секретарь- референт. 2003. №11. С. 28
[9] Там же. С. 29
[10] Делопроизводство: учебник. Под общ. ред.Кузнецовой Т.В. М.:МЦФЭР, 2006. С.253
[11] Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления):учебник для вузов/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. М., 2002. С. 246
[12] Кузнецов С.Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства/ Делопроизводство. 2006.№3. С. 63
[13] Кузнецова Т.В. Кузнецов С.И. Автоматизация делопроизводства с точки зрения документоведов// Документовед. 2003, № 2.
[14] ГОСТ Р 51141- 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
[15] Кузнецова Т.В. Кузнецов С.И. Автоматизация делопроизводства с точки зрения документоведов// Документовед. 2003, № 2.
[16] Кочеткова П. Автоматизированная система документооборота и делопроизводства CompanyMedia/ Делопроизводство. 2006. № 3. С. 62
[17] Гайфулина М.В. Автоматизированные системы регистрации документов компании/ Секретарское дело. 2006. № 1. С.17
[18] Бакланов В.А. «1С: Предприятие8.0» для автоматизации работы с документами/ Финансовая газета. 2006. № 51. С. 6
[19] Кочеткова П. Автоматизированная система документооборота и делопроизводства CompanyMedia/ Делопроизводство. 2006. № 3. С. 62
