4 Анализ должностной инструкции начальника отдела сбыта

Должностная инструкция представляет собой перечень основных обязанностей, требующих знаний и навыков, а также прав работника.

В связи с отсутствием должностной инструкции начальника отдела сбыта на предприятии разработаем её самостоятельно.

Должностная инструкция должна состоять из следующих разделов: общие положения, обязанности, права и ответственность.

Для менеджеров среднего уровня важны данные, связанные с отделом – производительность, прибыль, доход, затраты, качество процессов, достижения и трудности. Кроме того, он должен знать хорошо работу подчинённых. Особое направление составляют характеристики личной деятельности – навыки, знания, способности, предложения ожидания, достижения и трудности. Обычно менеджеры оценивают только труд служащих, оставляя в стороне собственные усилия, но если они хотят улучшить результаты, то должны стремиться к самосовершенствованию. Для этого необходимо проанализировать требования должности, свою нагрузку, производительность, сервисные затруднения, предложения, достижения и трудности, а также оценку его деятельности служащими и высшим руководством.

Необходимо чтобы была структура должностных инструкций. Должен быть баланс. Необходимо чётко различать понятия обязанность, полномочия, ответственность, компетенция. Полномочия – это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия её сотрудников на выполнение заданий. Ответственность – это обязательство выполнять задания и обеспечивать их удовлетворительное завершение. Компетенция –это совокупность полномочий (прав и обязанностей) должностных лиц, определяющих границы их правомочий в процессе осуществления ими своих функций. Компетенция должностных лиц закрепляется в положениях по отделам и в должностных инструкциях или в иных нормативных актах. 

Человек является руководителем  том случае, если у него есть в распоряжении человеческие и материальные ресурсы. Руководит – значит, распределяет работу, имеет право распоряжаться ресурсами. Существуют такие ситуации, при которых у начальника  отдела есть контрольные функции,  а прав распоряжения ресурсами нет.

 Начальник отдела сбыта взаимодействует с  юристом. Юрист проверяет документы в отделе сбыта, приходящие претензии, ответы на них. Необходимо знать законодательство стран, куда уходит готовая продукция. Информационные потоки в отделе сбыта должен контролировать начальник. Текущие переговоры должны быть зафиксированы.     

Общие положения:

1) начальник отдела сбыта подчиняется непосредственно заместителю директора по коммерческим вопросам. Вывод: чётко определена подчинённость;

2) на должность начальника отдела сбыта назначает генеральный директор предприятия; Вывод: при приёме на работу заявление проходит через генерального директора.  

3) высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по специальности в области сбыта не менее 5 лет;

Вывод: пункт указывает на конкретизацию требований к квалификации работника. Необходимо указать, что требуется от работника стаж работы по специальности в области сбыта на деревообрабатывающих предприятиях лесной промышленности.      

Обязанности:

1) обеспечивает участие отдела в подготовке  прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта; 

Вывод: сбыт определяет объёмы производства предприятия или спрос  определяет предложение, поэтому начальник отдела сбыта обеспечивает участие отдела в подготовке  прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции. Отдел сбыта не занимается маркетинговыми исследованиями, ими должен заниматься отдел маркетинга и рекламы. 

2) организует оптовую торговлю выпускаемой предприятием продукции;

3) участвует в рассмотрении поступающих на предприятие претензий потребителей и подготовке ответов на предъявленные иски, а также претензий потребителям при нарушении ими условий договоров;

 Вывод: так как отдел сбыта выполняет представительскую функцию, и  организует сбыт товарной продукции, следовательно, он обязан принимать и рассматривать поступающие на предприятие претензии от потребителей.      

4) организует связь с потребителями, рассматривает их мнение о качестве;

Вывод: обратная связь необходима. В условиях острой рыночной конкуренции важно уметь работать с покупателями, привлекать их, и удерживать на продолжительное время, но этим должен заниматься отдел маркетинга и рекламы. Кроме того, у отдела сбыта, нет права организовывать связь с потребителями.      

5) принимает участие в организации выставок, ярмарок, выставок-продаж и других мероприятиях по рекламе продукции;

Вывод: эта обязанность относиться к обязанностям отдела маркетинга и рекламы.

6) определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки готовой продукции. Подготовка заявок на транспорт;    

7) организует подготовку и заключение договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок. Возглавляет работу по составлению планов поставок и их увязку с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплексности и качеству в соответствии с заказами и заключёнными договорами.

Вывод: прослеживается функция планирования. Отдел сбыта взаимодействует с производственно-технологическим отделом, увязывает планы поставок с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплексности и качеству в соответствии с заказами и заключёнными договорами. Если сбыт товарной продукции падает, отдел сбыта, обязан информировать об этом производственно-технологический отдел. 

8) осуществляет рациональную организацию сбыта продукции предприятия, её поставку потребителям в сроки и объёме в соответствии с заказами и заключёнными договорами.

Вывод: начальник отдела начинает отвечать за товарную продукцию с того момента, когда после формального распоряжения об отправке со склада, продукция начинает транспортироваться. Начальник отдела сбыта организует, распоряжается транспортом железнодорожной линии, т.е. вагонами (например, заказывает, отправляет), а это в обязанностях не указывается. 

Должен знать:

1) законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации сбыта и поставки готовой продукции;

Вывод: изучением законодательных и нормативных правовых актов  занимается юрист. Всю документацию, с которой работает отдел сбыта, контролирует юридический отдел, проверяет на соответствие юридическим нормам. Начальник отдела сбыта должен знать законодательные и нормативные правовые акты, чтобы самостоятельно ориентироваться в юридических вопросах.    

2) методы и порядок разработки прогнозов, перспективных и текущих планов производства и реализации продукции;

3) перспективы развития предприятия; перспективы развития рынков сбыта; методы изучения спроса на продукцию предприятия; оптовые и розничные цены на продукцию, выпускаемую предприятием;

 Вывод: изучение перспектив развития рынков сбыта, и методы изучения спроса на продукцию предприятия относится к работе отдела маркетинга и рекламы.  

4) методы и порядок разработки нормативов запасов готовой продукции; порядок заключения договоров на поставку продукции, определения потребности в погрузочных и транспортных средствах, правила оформления сбытовой документации; стандарты хранения и транспортировки продукции; Вывод: начальник отдела сбыта должен знать информацию, касающуюся непосредственно сбыта товарной продукции. Информацию, связанную с хранением готовой продукции, такую как стандарты хранения должен знать начальник подразделения, которое занимается складированием и хранением готовой продукции.      

5) порядок подготовки претензий к потребителям и ответов на поступающие претензии, стандарты и технические условия на выпускаемую предприятием продукцию; организацию складского хозяйства;

Вывод: складским хозяйством отдел сбыта не занимается. Стандарты и технические условия на выпускаемую предприятием продукцию отдел сбыта должен знать, так как выполняет представительскую функцию.   

6) основы технологии организации производства, труда и управления; организацию учёта сбытовых операций и составление отчётности о выполнении плана реализации; основы трудового законодательства; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда;  

Имеет право:

1) требовать от подчинённых выполнения указаний. Вывод: необходимо указать что указания должны находится в пределах тех функций которые выполняют подчинённые;  

2) ставить вопрос перед руководством предприятия о нарушении работниками правил безопасности и трудовой дисциплины;

Вывод: этот пункт относится к обязанностям, так как начальник отдела обязан докладывать о подобных нарушениях руководству предприятия. В данном случае происходит информирование руководства предприятия о происходящих нарушениях. Так как на предприятии линейно-функциональная структура управления и начальник отдела сбыта непосредственно подчиняется заместителю директора по коммерческим вопросам, следовательно, в первую очередь начальник отдела должен информировать о нарушениях работниками отдела правил безопасности и трудовой дисциплины заместителя директора по коммерческим вопросам.    

3) в пределах своих полномочий решать вопросы, связанные с другими организациями и предприятиями;

4) координирует деятельность складов готовой продукции, руководит работниками отдела;

Вывод: работа складов будет координироваться начальником отдела сбыта исходя из того, сколько потребуется для сбыта готовой продукции. Руководство работниками отдела является обязанностью начальника отдела сбыта.  

 5) осуществляет разработку и внедрение стандартов предприятия по организации хранения, сбыта и транспортировки готовой продукции, а также мероприятий по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции потребителям, сокращению транспортных затрат, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции  и ускорению сбытовых операций;

 Вывод: осуществлять разработку и внедрение стандартов предприятия по организации хранения не относится к функциям начальника, у него нет на это права, он за это не отвечает. Мероприятия по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции потребителям, сокращению транспортных затрат относятся к обязанностям начальника отдела сбыта. Снижению сверхнормативных остатков готовой продукции  и ускорению сбытовых операций должен способствовать отдел маркетинга и рекламы.

Ответственность:

При рассмотрении ответственности начальника отдела сбыта может быть два несоответствия: первое -  отвечает не за то, чем распоряжается, второе – распоряжается без ответственности.

1) выполнение плана реализации продукции, своевременное получение нарядов, спецификаций и других документов на поставку. Планирование всех грузовых перевозок. Обеспечивает контроль выполнения подразделениями предприятия, заказов, договорных обязательств, состояние запасов готовой продукции на складах;

 Вывод:  так как начальник отдела распоряжается (организует оптовую торговлю) готовой продукцией, значит, он отвечает за выполнение плана реализации продукции. 

2) обеспечивает учёт выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции, своевременное оформление сбытовой документации, своевременное заключение договоров, составление предусмотренной отчётности по сбыту (поставкам), о выполнении плана реализации;

3) неразглашение коммерческой тайны;

4) принимает меры по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию;      

 5) поступление предоплаты перед реализацией готовой продукции.

За любое нарушение, связанное с транспортом на железнодорожной линии (например, несвоевременная отправка вагонов) несёт ответственность начальник отдела сбыта. А это в должностной инструкции не указано.   

Вывод: в должностной инструкции начальника отдела сбыта  необходимо дополнить следующие разделы: общие положения, права, ответственность. Также необходимо определить функции управления – мотивация, планирование, контроль.

Необходимо добавить следующие пункты в общие положения:

1) наименование подразделения: отдел сбыта. Вывод: обозначение подразделения;

2) наименование должности: начальник отдела сбыта. Комментарий:  обозначение должности. Необходимо обозначить категорию должности – руководитель отдела сбыта;

3) данная должность непосредственно подчинена: заместителю директора по коммерческим вопросам. Вывод: чётко  указывается подчинённость, т.е. кому подчиняется начальник отдела сбыта;         

4) данная должность даёт распоряжения: инженерам отдела сбыта. Вывод:    чётко указывается  подчинённость, т.е. кто подчиняется начальнику отдела сбыта;             

5) порядок назначения на должность: приказом о приёме на работу по предприятию. Вывод: чёткое указание того, каким образом происходит назначение на должность;         

6) порядок освобождения от должности: приказом об увольнении с работы по предприятию.

Вывод: чёткое указание того, каким образом происходит освобождение от должности. Необходимо указать, что  увольнение производится строго в соответствии с действующим трудовым законодательством;       

На время ежегодных отпусков и болезней обязанности начальника отдела сбыта могут быть возложены на специалиста предприятия по усмотрению генерального директора и рекомендации начальника отдела кадров, который назначается приказом директора предприятия. Вывод: один из подразделов в котором предусматривается ситуация болезни, отпуска, каким образом будут возложены обязанности и на кого в данной ситуации.

Необходимо следующим образом классифицировать функции. В таблице 4.1 приведены виды функций, а также периодичность и срок их выполнения

Таблица 4.1 – Классификация функций

Виды функций	Периодичность и срок     выполнения
1. Планирует и руководит деятельностью отдела сбыта.	Постоянная функция
2. обеспечивает сбыт товарной продукции предприятия	Постоянная функция

 

Вывод: определяется вид функций, а также периодичность и срок выполнения. Систематизация играет важную роль в построении должностных инструкций.  

Необходимо добавить следующие должностные обязанности.  

1) осуществляет руководство работами, организацию работ по обеспечению сбыта товарной продукции предприятия;

Вывод: начальник отдела сбыта, обязан не только организовывать оптовую торговлю выпускаемой предприятием продукции, а также  организовывать работы по обеспечению сбыта товарной продукции предприятия, т.е. заказывать транспорт, оформлять заявки на готовую продукцию, отслеживать выполнение заказов.

2) распределяет задания  работникам отдела сбыта;

Вывод: определена функция управления начальника отдела сбыта – организация;

3) обеспечивает соблюдение работниками отдела трудовой дисциплины;

4) в случае отсутствия работников отдела (болезнь, командировка, отпуск), необходимо определить, кто будет исполнять их обязанности;

5) соблюдает технику безопасности на рабочем месте;

6) обеспечивает информационную и антивирусную безопасность;

7) отвечает за сохранность имущества в отделе;

8) умеет владеть программами, необходимыми для работы на персональном компьютере;

9) осуществляет контроль за деятельностью работников, выполнением обязанностей и распоряжений отдела сбыта.

Вывод: определена  функция контроля начальника отдела сбыта.    

Необходимо добавить следующий пункт: должен знать основополагающие организационно – правовые документы, на основании которых специалист осуществляет служебную деятельность, стратегическое направление деятельности предприятия, правила и нормы техники безопасности и противопожарной защиты.

Необходимо добавить следующие подразделы в права:

Имеет право самостоятельно решать следующие вопросы:

1) координировать и направлять работу отдела сбыта; 

2) в пределах своей компетенции издавать устные и письменные распоряжения для работников отдела сбыта;

Вывод: чётко определяется, что устные и письменные распоряжения издаются в пределах прав и обязанностей начальника отдела сбыта;

3) готовить и представлять на утверждение генеральному директору должностные инструкции на работников своего отдела;

Вывод:  начальник отдела имеет сам возможность, а не отдел кадров,  готовить и представлять на утверждение генеральному директору должностные инструкции на работников своего отдела. Начальник сам непосредственно взаимодействует с работниками отдела сбыта и ему удобнее определить структуру должностных инструкций, которая наиболее удачно подходит для этих работников.          

4) разрабатывает мероприятия и вносит предложения для более качественного и продуктивного исполнения своих обязанностей работниками отдела сбыта;

Вывод: в этом подразделе указывается функция мотивации. Невозможно разработать должностные инструкции раз и навсегда, чтобы они идеально подходили для всех людей. Каждый человек имеет индивидуальные особенности, которые приходится учитывать. Кроме того, организационная структура управления отдела со временем может измениться.      

5) имеет право вести переписку от имени предприятия по вопросам, -касающимися обеспечения сбыта товарной продукции предприятия;

Имеет право:

6) участвовать в обсуждении вопросов относительно исполняемых обязанностей;

7) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности отдела и совершенствованию методов работы коллектива, замечания относительно выполняемой им работы, варианты устранения имеющихся в деятельности отдела недостатков;

Вывод: предоставляется возможность подстраивать должностную инструкцию под конкретного человека.

8) требовать от заместителя директора оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на него, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией;  

9) вносить на рассмотрение директора предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении сотрудников отделения;  

Необходимо добавить в раздел права подразделы связанные  со взаимоотношением начальника отдела: 

10) в целях выполнения возложенных функций сотрудничает с заместителем  директора по коммерческим вопросам, начальниками подразделений и другими сотрудниками предприятия;

11) в целях выполнения возложенных функций сотрудничает с другими организациями, касающимися сбыта предприятия;

Вывод: предоставляется возможность взаимодействия с другими отделами предприятия, что указывает на частично сетевую структуру управления.  

Ответственность начальника отдела сбыта должна быть уравновешена его правами. Необходимо добавить следующие подразделы: 

1) на данной должности несёт ответственность за выполнение функций, возложенных обязанностей, реализации взаимоотношений/ связей по должности/ и предоставленных прав;

Вывод:  чётко определяется, за что начальник отдела сбыта, несёт ответственность. Несёт ответственность за реализацию взаимоотношений – это означает то, что начальник отдела отвечает за правильность построения взаимоотношений с другими подразделениями. Начальник отдела отвечает за своевременность и качество передачи информации другим подразделениям. Должна осуществляться качественная связь по должности, чтобы обеспечить эффективную работу отдела сбыта.         

Для  должности начальника отдела сбыта необходимо предусмотрены  следующие виды ответственности (таблица 4.2)
Таблица 4.2 – Виды ответственности для должности начальника отдела сбыта

Виды ответственности	Содержание
Дисциплинарная	Основанием возникновения такой ответственности является дисциплинарный проступок, опоздание на работу, прогул, появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии и т.д. / меры воздействия определены в соответствии с КЗОТ РФ
Материальная	Основанием возникновения такой ответственности является причинение неправильными служебными действиями или невыполнением служебных обязанностей материального ущерба.
Уголовная	Уголовная ответственность наступает за должностное преступление и определяется в соответствии с УК. РФ.

    

Вывод: чётко определены виды ответственности, произведена систематизация и определено содержание, что позволяет получить более полное представление об ответственности, которая возлагается на начальника отдела сбыта.

Необходимо добавить следующие пункты в раздел обязанности:

Несёт ответственность:

1) за эксплуатацию программных продуктов;

2) за полноту, своевременность, объективность информации, качество проработки вопроса;

3) за сохранность ПК и имущества;

4) за сохранность документов в отделе;

5) за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;

6) за нарушение трудовой дисциплины или нарушение правил внутреннего трудового распорядка;

7) за использование служебного положения в личных целях;

8) за нарушение субординации или некорректное  отношение к подчинённым.

Вывод: начальник отдела сбыта должен нести ответственность за перечисленные в должностной инструкции обязанности. Ответственность должна быть уравновешена правами.  

Должностная инструкция должна быть разработана в соответствии с « Приложением к постановлению Министерства труда РФ» от 06.12.1995 г. №67.

 Дополнения и изменения вносятся с применением следующей формы.

Наименование раздела  и номер пункта

Внесение изменения, и дополнения, дата / новая редакция пункта/

Должность, Ф.И.О. утвердившего изменения и дополнения