Курсовая

Курсовая Описание делопроизводства на предприятии

Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-25

Поможем написать учебную работу

Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.

Предоплата всего

от 25%

Подписываем

договор

Выберите тип работы:

Скидка 25% при заказе до 15.11.2024





Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение профессионального высшего образования

«Сибирский государственный индустриальный университет»
Кафедра управления качеством и документоведения
ОПИСАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ЗАО «ВЫМПЕЛ»

(Курсовая работа по дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления»)
Руководитель:        

зав.кафедрой                                                                                   А.В.Феоктистов
Выполнил:

студентка крупы ЭД-04                                                                    А.Г. Сукиасян
Новокузнецк - 2007

Содержание



Введение………………………………………………………………………………...4

1  Организация службы делопроизводства

1.1 Структура службы ДОУ ЗАО «Вымпел»……………………………………….5

1.2 Положение о службе ДОУ ЗАО «Вымпел»……………………………………..6

1.21.3 Должностные инструкции работников службы ДОУ ЗАО «Вымпел»………12

2 Организация документооборота

2.1 Порядок движения входящих документов…………………………………….22

2.2 Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки……………………………………………………………………………..27

2.3 Учет объема документооборота………………………………………………..30

2.4 Регистрация документов………………………………………………………..31

3 Номенклатура дел

3.1 Требования нормативно-методических документов к составлению и оформлению номенклатуры дел……………………………………………………...32

3.1.1 Виды номенклатур дел…………………………………………………...32

3.1.2 Типы номенклатур дел…………………………………………………...33

3.1.3 Правила формулирования заголовков дел……………………………...34

3.1.4 Источники установления сроков хранения документов………………38

3.1.5  Правила систематизации и индексации заголовков дел………………38

3.1.6 Правила оформления, подписания, согласования и утверждения номенклатуры дел……………………………………………………………………..41

3.2 Указания по применению перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения………………………….44

3.2.1 Порядок применения перечня в делопроизводстве……………………44

3.2.2 Дифференциация сроков хранения документов по группам организаций……………………………………………………………………………46

3.2.3 Схема построения перечня и его научно-справочный аппарат………47

3.2.4  Анализ номенклатуры дел  ЗАО «Вымпел»…………………………...50

4  Подготовка документов к последующему хранению и использованию

4.1 Формирование дел………………………………………………………………53

4.2         Экспертиза ценности документов……………………………………………53

4.3 Организация проведения экспертизы ценности документов………………...56

4.4 Порядок проведения экспертизы ценности документов……………………...58

4.5 Подготовка документов к передаче в  архив…………………………………..60

5 Инструкция по делопроизводству в ЗАО Вымпел»………………………………61

Заключение…………………………………………………………………………….63

Список использованных источников………………………………………………...64

Приложение

Введение
В каждой организации имеются документы. Организация будет являться успешной, если управление документацией будет осуществляться с помощью специальной службы - делопроизводство.  На многих предприятиях и организациях наблюдаются многочисленные ошибки в организации делопроизводства. Необходим более четкий контроль над управлением документацией, т.к. даже небольшие ошибки могут привести к серьезным последствиям для предприятия.

Цель данной курсовой работы – составить и проанализировать службу документационного обеспечения управления условной организации.

Задачи:

1)     изучить имеющуюся литературу по данной проблеме;

2)     проанализировать службу делопроизводства условной организации;

3)     выявить ошибки в структуре документационного обеспечения управления;

4)     научиться разрабатывать нормативные документы.

Метод исследования – анализ и синтез литературных источников.

Имеющаяся литература по рассматриваемой проблеме, и материалы данной курсовой работы в частности, будут полезны не только для руководителей, осуществляющих свою деятельность в различных сферах управления, но и для студентов, обучающихся по специальности «Документоведение» (350800), и просто для всех желающих расширить свои знания в области управления документацией.

 

1
1 Организация службы делопроизводства
1.1
1.1 Структура службы ДОУ ЗАО «Вымпел»

1.1
1.2 Положение о службе ДОУ ЗАО «Вымпел»
                            УТВЕРЖДАЮ

                                                                     Генеральный директор ЗАО «Вымпел»                                              

________________      В.В. Иванов

от «       » __________  200__г.   



ПОЛОЖЕНИЕ


О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций предприятия ЗАО «Вымпел».

1.2. Документационное обеспечение управления в предприятии ЗАО «Вымпел» осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю предприятия ЗАО «Вымпел».

1.3. Состав и структура службы ДОУ определяется руководством предприятия ЗАО «Вымпел».

1.4. Для определения количества работников службы документационного обеспечения управления применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий и укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.

1.5. Работа службы ДОУ регламентируется настоящим Положением об этой службе. Деятельность работников - регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основании Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служащих, с учетом требований государственного стандарта ДОУ и утверждаются руководителем предприятия ЗАО «Вымпел» или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

1.6. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления РФ распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, государственным стандартом ДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими требованиями.

1.7. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

1.8. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2 ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДОУ
2.1. Основной целью службы ДОУ является организация руководства, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

2.2. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

2. Обеспечение единого порядка документирования организации работы с документами, информационно-поисковых систем контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с Единым Государственным стандартом ДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами.

3. Сокращение документооборота, количества форм документов и документов.

4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в ЗАО «Вымпел», прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

3 ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов предприятия ЗАО «Вымпел», внесение в них изменений.

2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.

6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями предприятия ЗАО «Вымпел» дел подлежащих сдаче в архив.

11. Организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде РФ.

12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам относящимся к компетенции службы ДОУ.

4  ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЛУЖБЫ ДОУ
4.1. Служба ДОУ имеет право:

1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в предприятии ЗАО «Вымпел».

2.Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в предприятии ЗАО «Вымпел».

3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ.

4. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

7. Определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам.

10. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

11. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в предприятии ЗАО «Вымпел».

2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

5  ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СЛУЖБЫ ДОУ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ
Служба ДОУ взаимодействует:

1. Со структурными подразделениями предприятие ЗАО «Вымпел» - по вопросам документационного обеспечения управления.

2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.

4. Со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы.

5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий, оперативной обработки информации и соблюдению требований Государственного стандарта ДОУ и стандартов.
Ответственный за разработку:

зав. отделом копировально -

множительной техники                       __________________              И.В.Юрченко
СОГЛАСОВАНО

Начальник службы ДОУ

                                А.А. Петров

от «       »                             200      г.

Главный юрист ЗАО «Вымпел»

________________ Голикова Р.М.

от «___» _______________200__ г.
1.2
1.3 Должностные инструкции работников службы ДОУ ЗАО «Вымпел»
УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ЗАО «Вымпел»

  ____________________   В.В. Иванов

от «  ___  » ______________  200__г.

                                                                                                                                                                      
ДОЛЖНОСТНАЯ  ИНСТРУКЦИЯ
архивиста
1 Общие положения
1.1. Архивист относится к категории служащих.

1.2. На должность архивиста назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу.

1.3. Назначение на должность архивиста и освобождение от нее производится приказом Генерального директора ЗАО «Вымпел».

1.4. Архивист должен знать:

* Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела в ЗАО «Вымпел».

* Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.

* Единую государственную систему делопроизводства.

* Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов по уничтожению документов.

* Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.

* Порядок ведения учета и составления отчетности.

* Структуру ЗАО «Вымпел».

* Основы организации труда.

* Правила эксплуатации технических средств.

* Законодательство о труде.

* Правила внутреннего трудового распорядка.

*  Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты.

1.5 Архивист в своей деятельности руководствуется:

*  Положением об архиве.

* Настоящей должностной инструкцией.
2 Должностные обязанности
1. Основными задачами архивиста являются:

1.1. Обеспечение отбора, упорядочение, комплектования, использования, сохранности, принимаемых в архив документов.

1.2. Создание справочного аппарата к ним.

1.3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение  в образующихся в деятельности организации  документов Архивного фонда РФ.

1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.

2. Для выполнения вышеуказанных задач архивист:

2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их оформления при передаче в архив.

2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

2.5. Подготавливает свободные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает быстрый и удобный  их поиск.

2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещение архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

2.10. Выдает, в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы,  составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

3  Права
Архивист имеет право:

1.Знакомиться с проектами решений руководства ЗАО «Вымпел», касающихся его деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанные с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности ЗАО «Вымпел», выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично от руководителей подразделений ЗАО «Вымпел» и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения их должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства ЗАО «Вымпел» оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
4 Ответственность
Архивист несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.

3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
Ответственный за разработку:

зав. отделом копировально -

множительной техники                       __________________              И.В.Юрченко
СОГЛАСОВАНО

Начальник службы ДОУ ЗАО «Вымпел»

______________________ А.А.Петров

от «___» __________________ 200__ г.

Главный юрист ЗАО «Вымпел»

____________________ Р.М. Голикова

от «___» __________________ 200__ г.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ЗАО «Вымпел»

_______________________В.В. Иванов  

от «  ___  » ________________200 __ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ  ИНСТРУКЦИЯ
секретаря - референта
1 Общие положения
1. Секретарь-референт относится к секретариату Генерального директора и замов ЗАО «Вымпел».

2. Секретарь-референт назначается и  освобождается от должности приказом Генерального директора ЗАО «Вымпел».

3. Кандидатура секретаря-референта предварительно согласовывается с начальником службы ДОУ.

4. Секретарь-референт непосредственно подчиняется начальнику службы ДОУ.

5. Секретарь-референт должен знать:

     1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции и другие руководящие и нормативные документы по ведению делопроизводства.

     2. Структуру и руководящий состав ЗАО «Вымпел» и его подразделений.

     3. Правила эксплуатации персонального компьютера.
2 Должностные обязанности
Основными задачами секретаря-референта являются:

     1. Поддержание оперативной связи с отделами ЗАО «Вымпел».

     2. Ведение делопроизводства.

     3. По поручению начальника службы ДОУ передача необходимой документации или информации в отделы ЗАО «Вымпел».

     4. Работа с оргтехникой (компьютер, факс, телекс и т.д.).

     5. Выполнение машинописной работы.

     6. Обеспечение своевременной доставки в секретариат необходимых материалов: канцелярских принадлежностей, орг.техники и т.д.

     7. Осуществление бронирование номеров в гостинице и ж/д и авиабилетов для сотрудников ЗАО «Вымпел».
3 Права
Секретарь-референт имеет право:

     1.Ззнакомится с проектами решений руководства ЗАО «Вымпел», касающихся его деятельности.

     2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанные с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

     3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности ЗАО «Вымпел», выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

     4. Требовать от руководства ЗАО «Вымпел» оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
4 Ответственность
1. Секретарь-референт  несет ответственность:

1.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

1.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности.

1.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

2. Секретарь-референт персонально отвечает:

2.1. За своевременную передачу информации.

2.2. За качественное делопроизводство.

2.3. За поддержание в работоспособном состоянии орг. техники.
Ответственный за разработку:

зав. отделом копировально-

множительной техники                        __________________            И.В. Юрченко
СОГЛАСОВАНО

Начальник службы ДОУ ЗАО «Вымпел»

______________________ А.А.Петров

от «___» __________________ 200__ г.
Главный юрист ЗАО «Вымпел»

____________________ Р.М. Голикова

от «___» __________________ 200__ г.
УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ЗАО «Вымпел»

______________   В.В. Иванов

от «___ » _________________ 200 __ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ  ИНСТРУКЦИЯ
заведующего канцелярией
1 Общие положения
1. На должность заведующего канцелярии назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

2. Назначение на должность заведующего канцелярии и  освобождение от нее производится приказом Генерального директора ЗАО «Вымпел».

3. Заведующий канцелярии должен знать:

     3.1 Постановлении, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающихся организации делопроизводства.

     3.2 Единую государственную систему делопроизводства.

     3.3 Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

     3.4 Структуру ЗАО «Вымпел».

     3.5 Правила внутреннего трудового распорядка.

     3.6 Правила и нормы охраны труда.

4. Заведующий канцелярии в своей деятельности руководствуется настоящей должностной инструкцией.

5. Заведующий канцелярии подчиняется начальнику службы ДОУ.

         

2 Должностные обязанности
Основными задачами заведующего канцелярии являются:

1. Организует работу канцелярии.

2. Обеспечение работников службы делопроизводства в ЗАО «Вымпел» необходимыми материалами, инвентарем, оборудованием, орг.техникой, техническими средствами управленческого труда.

3. Руководит работниками канцелярии.
3  Права
Заведующий канцелярии  имеет право:

1.Знакомиться с проектами решений руководства ЗАО «Вымпел», касающихся его деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанные с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности ЗАО «Вымпел», выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

4. Требовать от руководства ЗАО «Вымпел» оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
4 Ответственность
     Заведующий канцелярией несет ответственность:

     1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

     2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

     3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
Ответственный за разработку:

зав. отделом копировально-

множительной техники                        __________________              И.В.Юрченко
СОГЛАСОВАНО

Начальник службы ДОУ ЗАО «Вымпел»

______________________ А.А. Петров

от «___» __________________ 200__ г.
Главный юрист ЗАО «Вымпел»

____________________ Р.М. Голикова

от «___» __________________ 200__ г.
2 Организация документооборота
2.1 Порядок движения входящих документов
Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот учреждения.

Организация документооборота в каждом учреждении, в том числе в предприятии ЗАО «Вымпел», должна отвечать следующим требованиям:

– прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;

– следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов;

– в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия.

Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции в учреждении осуществляется экспедицией.

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа в учреждение и подготовке корреспонденции в передаче по назначению.

Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций вскрываются. При этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложения к ним необходимо сообщить об этом отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Документы в экспедиции сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (в соответствии с перечнями нерегистрируемых документов).

Нерегистрируемые документы и документы с пометкой “лично” непосредственно передаются по назначению.

Регистрируемые документы передаются по назначению после их рассмотрения. Для этого документы на имя руководства учреждения и документы без указания конкретного адресата передаются в секретариат.

При предварительном рассмотрении документов следует руководствоваться положениями об учреждении и его структурных подразделениях, должностными инструкциями, классификаторами, номенклатурой дел, примерными схемами движения документов и другими материалами.

В секретариате производится предварительное рассмотрение поступивших документов. При этом устанавливается должностное лицо или подразделение, которому следует передать на рассмотрении или исполнение поступивший документ.

Документы, подлежащие регистрации, после предварительного их рассмотрения регистрируются в группе регистрации, после чего передаются по назначению.

Документы могут быть зарегистрированы после рассмотрения соответствующими должностными лицами. В этом случае одновременно с заполнением регистрационной карточки осуществляется перенос на карточку текста резолюции, проставляются индексы подразделения-исполнителя и документа: документ ставится на контроль (если это необходимо).

Передача документов на рассмотрение или исполнение производится исходя из содержания и важности документа и в соответствии с функциями и компетенцией подразделений или должностных лиц, которым документ направляется.

Документы, адресованные должностным лицам, как правило, следует направлять непосредственно им. Если установлено, что документы адресованы неправильно, то их необходимо передать по назначению (согласно содержанию).

Руководству учреждения передаются документы партийных, правительственных и вышестоящих административных органов, а также другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности учреждения, исполнение которых требует решения руководства.

Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений либо непосредственно исполнителям.

В экстренных случаях документы, подлежащие рассмотрению руководством учреждения или его подразделений, могут быть переданы исполнителям, с последующим докладом о них руководителю.

Документы должны передаваться руководству или непосредственным исполнителям в день их поступления.

Когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству учреждения вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.

Рассмотрение документов должно производиться в кратчайший срок (как правило, в день поступления документа).

Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются им одновременно в копиях.

Одновременно рассылка в копиях применяется в том случае, если документ подлежит исполнению несколькими соисполнителями или с документом в короткий срок следует ознакомить ряд должностных лиц.

Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей.

Подлинник документа передается ответственному исполнителю, который обязан немедленно организовать его исполнение в установленный срок.

Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.





Схема движения входящих документов в ЗАО «Вымпел»




 



2.2 Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки.
Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении проекта документа, его изготовлении, согласовании, визировании (в необходимых случаях), подписания (утверждения), регистрации и отправке.

Для предварительного ознакомления и согласования проект документа может быть размножен и одновременно передан всем участвующим в его подготовке организациям и лицам.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений к документу. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Исходящие документы подписываются руководством учреждения или руководителями структурных подразделений.

Документы, не требующие подписи руководителя учреждения, следует отправлять за подписью руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Подписанные документы регистрируются и передаются в экспедицию для отправки.

Отправка ответов на предложения, заявления и жалобы граждан производится через бюро писем.

Обработка отправленной корреспонденции в экспедиции включает ее сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказанную почту и сдача в отделение связи.

Документы передаются в экспедицию полностью оформленными с пометкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). Отправлять документы заказной почтой без крайней необходимости не рекомендуется.

В экспедиции проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

Для документов, направляемых постоянным адресатам, используются конверты с адресами, напечатанными типографским способом или средствами оперативного размножения.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Документы, переданные в экспедицию на обработку, должны быть обработаны и отосланы в тот же день.
Схема движения исходящих документов



Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах самого учреждения.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования их с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу учреждения (юрисконсульту) для проверки правильности содержания подготовленных документов действующему законодательству. После подписания указанные документы регистрируются и пересылаются для исполнения или ознакомления в подразделения учреждения, а в необходимых случаях – за его пределы.

Особенностью прохождения протоколов является отсутствие этапа подготовки проекта документа, его согласования. Протоколы, содержащие поручения отдельным должностным лицам или подразделениям учреждения, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из протокола.

Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования) в соответствующие структурные подразделения, либо помещаются в соответствующее дело.

Доставка документов внутри учреждения осуществляется курьерской связью или с помощью технических средств.

Курьерами доставляются по назначению все входящие, исходящие и внутренние документы. Документы в пределах структурного подразделения могут доставляться секретарем. В предприятии ЗАО «Вымпел» осуществляется  не менее двух доставок в день. Срочная документация доставляется немедленно.

Порядок доставки документов курьерами фиксируется в графе доставки документов, устанавливающем время и маршруты курьерской связи.

Графики курьерской связи могут разрабатываться сроком на месяц, квартал, полугодие и год. Полугодовые и годовые маршруты разрабатываются при стабильных структуре и объеме документооборота учреждения.

В предприятии организуется кольцевая курьерская связь, включающая в один маршрут все структурные подразделения.

Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах прохождения осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке или других учетных формах. Под расписку могут передаваться контролируемые и другие наиболее важные документы.

Передача документов в пределах структурного подразделения должна производиться через секретаря, который делает соответствующую пометку в регистрационной карточке. О передаче документа из одного структурного подразделения в другое в обязательном порядке ставится в известность канцелярия предприятия или группа контроля, где был зарегистрирован документ. В регистрационных карточках делается пометка о передаче документа.

Контролируемые и другие наиболее важные документы передаются через канцелярию или группу контроля, контролирующую исполнение документа.
2.3 Учет объема документооборота
В учреждениях следует осуществлять учет объема документооборота. Под объемом документооборота понимается количество входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы учреждения. При определении объема документооборота раздельно подсчитывается количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, знаменатель – количество экземпляров (копий) документов.

Раздельному учету подлежит количество входящих, исходящих и внутренних документов, а также предложений, заявлений и жалоб граждан. В предприятии подсчитывание общего количества документов по видам, структурным подразделениям и корреспондентам (адресатам) применяется при необходимости.

Учет объема входящих и исходящих документов производится при первоначальной обработке или отправке документов (в экспедиции).

Подсчет внутренних документов осуществляется по месту подготовки или исполнения (использования) документа так, чтобы каждый документ учитывался только один раз.

Данные об объеме документооборота периодически (ежемесячно) суммируются в канцелярии в специальной форме.

Данные о документопотоках и объеме документооборота должны систематически анализироваться и учитываться при установлении структуры и штатной численности делопроизводственной службы предприятия, осуществлении мероприятий по усовершенствованию постановки делопроизводства на предприятии и его механизации, для анализа загруженности в работе подразделений учреждения и деятельности учреждения в целом.

Для учета объема документооборота и анализа документопотоков может использоваться вычислительная техника.
2.4 Регистрация документов
Регистрации подлежат все документы, требующие учета исполнения и использования в справочных целях (распорядительные плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
3 Номенклатура дел
3.1 Требования нормативно-методических документов к составлению и оформлению номенклатуры дел

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.
3.1.1 Виды номенклатур дел
Различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ и союзных республик, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с экспертной комиссией министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

Номенклатура дел организации составляется службой  документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений и общественных организаций. (Приложение А)

Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с экспертной комиссией организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждается руководителем организации. (Приложение Б)

Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с экспертной комиссией и экспертной комиссией вышестоящей организации.

При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями со сроками хранения "Основными правилами работы ведомственных архивов" (1986г.).
3.1.2 Типы номенклатур дел
Типноменклатур дел: сводная номенклатура дел - составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива организации.

Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется — ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется — ЭПК) архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководителем организации. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в организации.

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения организации, получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий — применяется в архиве организации. Четвертый — в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры федерального органа исполнительной власти.

Названиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации.
3.1.3 Правила формулирования заголовков дел
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела (Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом) номенклатура дел, документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Графы номенклатур дел заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации, цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (“разные материалы”, “общая переписка” и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении тематических выставок
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка об организации семинаров и совещаний
по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций областей
о социальной защите населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара)
об использовании архивных документов

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые отчеты ЗАО “Болшевский текстиль”
о работе автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральной архивной службой России срок хранения.

В графе 5 “Примечание”: указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.

Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
3.1.4 Источники установления сроков хранения документов:
1. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. М., 1988

2. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. М., 1973

3. Перечень научно-технической документации, подлежащий приему в государственные архивы СССР. М., 1969

4. Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР, и методические рекомендации по экспертизе ценности научно-технической документации. М., 1987

5. Тематический перечень звукозаписей, подлежащих приему на государственное хранение. М., 1980

6. Организация документов на вычислительных центрах: Методическое пособие. М., 1981

3.1.5  Правила систематизации и индексации заголовков дел

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются в структурных подразделениях.

Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением “т. 1”, “т. 2” и т.д.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Генерального директора организации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

Индекс дела состоит из установленного в ЗАО «Вымпел» цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. 

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
3.1.6 Правила оформления, подписания, согласования и утверждения номенклатуры дел
Дела в ЗАО «Вымпел» подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива ЗАО «Вымпел».

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение Д); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение Е); составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение Ж); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты:

1. Наименование организации - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

2. Наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

3. Индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел федерального органа исполнительной власти;

4. Заголовок дела - переносится из номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти, согласованной с экспертно-проверочной комиссией федерального архива;

5. Дата дела (тома, части) - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

6. Количество листов в деле. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

7. Срок хранения дела - переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: “Хранить постоянно”.

8.  Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).


На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций .

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Номенклатура дел ЗАО «Вымпел» визируется заведующим архива, подписывается начальником службы ДОУ и после одобрения экспертной комиссии ЗАО «Вымпел» и направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел ЗАО «Вымпел» структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел ЗАО «Вымпел» на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.
3.2 Указания по применению перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения
«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения» составлен в соответствии с «Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» от 7 июля 1993г., Положением об Архивном фонде РФ, утвержденным Указом Президента РФ, от 17 марта 1994г. №552, и с учетом положений иных правовых актов РФ и субъектов РФ, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.
3.2.1 Порядок применения перечня в делопроизводстве
Применение перечня при разработке ведомственных и отраслевых перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел, перечней и номенклатур дел для отдельных учреждений предполагает предварительное уяснение схемы перечня и обстоятельное знакомство с той документацией его соответствующих разделов и подразделов, которая может иметь место при документировании деятельности учреждений, организаций и предприятий того или иного ведомства. Наименование соответствующих документов и вопросов их содержания, указанные в перечне, конкретизируются с учетом специфики деятельности ведомства и распределяются согласно структуре ведомственного перечня. Особое внимание должно быть уделено уточнению наименований источников комплектования, которые должны соответствовать принятой системе и структуре учреждений данного ведомства. При составлении  типовых и примерных номенклатур дел требуется более четкое, чем это необходимо при  установлении постоянного хранения документов по звеньям перечня, определение того, в какой структурной части учреждения должен тот или иной документ получить обозначение «постоянно». Кроме того, при разработке типовых и примерных номенклатур следует помнить о необходимом уточнении, детализации (или объединении) ряда статей перечня, исходя из удобства ведения делопроизводства в учреждениях.

Составление номенклатур дел и перечней документов, подлежащих передаче в госархив в отдельном, конкретном учреждении, должно базироваться, прежде всего, на применении ведомственного перечня или примерной (типовой) номенклатуры. Настоящий перечень при этом является контрольным инструментом, который помогает выявить ценные документы и обеспечить их планомерное поступление в государственные архивы.

При пользовании перечнем следует учитывать, что для многих видов документов ценность их зависит от конкретного содержания, авторской принадлежности и условий  создания документа, поэтому приему может подлежать не вся документация данного вида, а лишь определенная ее часть, с учетом научного  и художественного значения конкретных документов. Это относится прежде всего к документам, которым ведомственными перечнями установлены были сроки хранения с отметкой «ЭПК» (судебные дела, истории болезней, авторские рукописи, письма и заявления трудящихся и т.п.). В примечаниям к подобным статьям  в перечне сделаны соответствующие оговорки о необходимости отбора документов из общего комплекса документов данного вида с учетом их конкретного содержания.

Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций.

Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда РФ. Он используется для формирования дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочной комиссии архивных органов и  экспертной комиссии организаций.
3.2.2 Дифференциация сроков хранения документов по группам организаций
Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов.

Организации – источники комплектования архива делятся на две группы:

- источники комплектования полного приема;

- источники комплектования выборочного приема.

Источники комплектования полного приема – это организации, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе (под «полным комплексом» документов понимается совокупность документов имеющих постоянный срок хранения).

Источниками комплектования выборочного приема являются отдельные организации из числа определенного вида, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, выделенные по ряду признаков, от которых в этот архив непосредственно поступают все или части документальных комплексов. Выборочный прием предусматривает две основные формы: повидовую и групповую.

При повидовом выборочном приеме в государственный, муниципальный архив непосредственно поступают отдельные виды создаваемых организациями ценных документов, не повторяющиеся в вышестоящем органе (состав отбираемых документов индивидуален для каждого вида организации), а также их информационно-аналитические документы и отчеты, поступившие в вышестоящую организацию.

При групповом выборочном приеме предусматривается поступление полных комплексов ценных документов непосредственно от некоторых организаций данного вида, вошедших в выборочную совокупность.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом.  Государственные, муниципальные организации – 10 лет. Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

3.2.3 Схема построения перечня и его научно-справочный аппарат
Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.

Перечень состоит из 12 разделов:

- раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию ДОУ и хранения документов организациями (в том числе и профсоюзных организаций), а также вопросы приватизации, акционирования, лицензирования их деятельности;

- разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, налогообложение организаций;

- раздел 5 содержит документы об организации и осуществление экономических, научно-технических и культурных связей организаций;

- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

- раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышение их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

- раздел 9 содержит документацию о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

- раздел 10 включает документацию по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, охране организаций;

- раздел 11 содержит документацию, отражающую социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

- раздел 12  содержит документы, раскрывающие специфические аспекты организации и вопросы деятельности первичных профсоюзных организаций (объединений).

Документы по планированию, финансированию, отчетности организаций (в том числе и общественных) даны в обобщенной формулировке наименований статей во 2-ом, 3-ем и 4-ом разделах Перечня; в других разделах указаны лишь отдельные планово-отчетные документы, отличающиеся спецификой содержания или сроками хранения.

Документы, образующиеся при реализации функций, осуществляемые профорганизациями совместно с администрацией организаций, включены в 7-ой и 11-ый разделы Перечня. Разделы 5, 6, 8, 9, 10 содержат документы, образующиеся во всех организациях, в том числе и в профсоюзных.

Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
3.2.4  Анализ номенклатуры дел  ЗАО «Вымпел»
Проанализировав номенклатуру дел ЗАО «Вымпел», были выявлены недостатки в ее оформлении и содержании.

На грифе утверждения отсутствует дата подписания данной номенклатуры дела.

Пример:        
УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

________________ В.В.Иванов

       (подпись)
 Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица утвердившего документ, дата утверждения.

Пример:  

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

_______________ В.В.Иванов

       (подпись)

«___»_____________200__г.   
В соответствии с Перечнем типовых документов со сроками хранения выявлены ошибки в указании  сроков хранения документов:
5 Отдел информационно-издательской деятельности и рекламы

5-4   Договор на изготовление печатной продукции и рекламы  3г. – статья 256, срок хранения должен составлять не менее 5 лет.

5-7  Образцы рекламных изданий  3г. – статья 259, срок хранения до минования надобности.
11 Отдел маркетинга

11-3  Конъюнктурные обзоры  10л. -  статья 111, хранить постоянно.
14 Бухгалтерия

14-5  Главная книга  3г. – статья 148, срок хранения 5 лет.

14-6  Кассовая книга  3г. – статья 150, срок хранения 5 лет.

14-7  Оборотные ведомости  3г. -  статья 168, срок хранения 5 лет (При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения.).

14-8 – 14-15 Журнал-ордер  3г. - статья 148, срок хранения 5 лет (При условии завершения ревизии). В случае возникновения споров, судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения.

14-16 Акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности  3г. - статья 145, срок хранения 5 лет (При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения.).

14-18 Корешки чековых книжек  3г. - статья 168, срок хранения 5 лет.

14-30 Документы по кассе  3г. - статья 150, срок хранения 5 лет (При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения).
16 Отдел кадров

16-7  Книги учета выдачи командировочных удостоверений  3г. - статья 358(з), срок хранения 5 лет.

16-20 Контракты и трудовые соглашения с работающими  3г. - статья 338, срок хранения 75 лет.
17 Административно-хозяйственный отдел

17-20 Договоры аренды  3г.- статья 454, срок хранения 5 лет.

17-24 Договоры и переписка о страховании зданий и помещений 3г. - статья 191, срок хранения 5 лет. После истечения срока договора.

17-26  Заявки на перевозку грузов  3г. - статья 443, срок хранения 1 год.

17-27  Заявки, акты, сведения и переписка о ремонте транспортных средств 1г. - статья 449, срок хранения 3 года.
4
Подготовка документов к последующему хранению и использованию
4.1 Формирование дел
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются в организациях централизованно или децентрализовано.

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию.

Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.
4.2          
 Экспертиза ценности документов



Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации (Приложение И). Положения об экспертных комиссиях разрабатываются на основе типовых положений, согласовываются с учреждением государственной архивной службы и утверждаются руководителем организации.

Экспертные комиссии являются совещательными органами. Их решения утверждаются руководителями организации.

Заседания центральной экспертной комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

Экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней (типовых, ведомственных) документов с указанием сроков хранения, с полистным просмотром дел постоянного хранения с отметкой "ЭПК" дел временного хранения (до 10 лет).

По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации составляются описи документов постоянного и долговременного хранения и акты о выделении документов и дел к уничтожению.

Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и долговременного хранения за этот же период; акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии одновременно с описями дел. Для организаций сдающих документы на государственное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПК учреждения государственной архивной службы.

После утверждения актов документы и дела, выделенные к уничтожению, сдаются работниками службы документации или ведомственного архива организации в конторы по заготовке вторичного сырья.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.

Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности электронных документов, которая проводится экспертной комиссией организации.

На первом этапе экспертизы электронных документов архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.

Экспертиза электронных документов проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение). При приеме электронных документов на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием электронных документов; завершенность процесса создания электронных документов; стоимость возможного перевода электронных документов в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче электронных документов; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения электронных документов; затраты на обеспечение хранения.
4.3 Организация проведения экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов в организации проводится: в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию (Для экспертизы ценности и отбора на постоянное хранение научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой документации), образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия.

В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии.

Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. (Приложение И) В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

В состав центральной экспертной комиссии целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Основными задачами центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) являются:

·                    организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

·                    организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

·                    организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) являются: организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией  архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; подготовка и вынесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией  архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания  центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии)  вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Протоколы центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения.
4.4 Порядок проведения экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документации нового обеспечения управления совместно с центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом – одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков  дел.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

- проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных  для передачи в архив;

- запись электронного документа на машинные носители;

- проверка качества записи;

- описание электронного документа;

- проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и поличному составу: подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация электронного документа должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базы данных, сайтов и т.п.), объем документа (для базы данных также — количество записей).

4.5 Подготовка документов к передаче в  архив
Министерства, ведомства, центральные органы общественных организаций обеспечивают отбор, учет, сохранность, качество обработки, использование документов постоянного срока хранения образующихся в их деятельности и в деятельности подведомственных им организаций, и своевременную передачу этих документов на государственное хранение с соблюдением правил.

Для хранения документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения в организациях создаются ведомственные (центральные, центральные отраслевые, объединенные ведомственные и междуведомственные) архивы, или их функции возлагаются на другие структурные подразделения (специально выделенных должностных лиц).

Завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в ведомственный архив. Дела со сроками хранения до 10 лет включительно могут передаваться в ведомственный архив по согласованию с руководителями организации.

Подготовка документов к сдаче в архив включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
5 Инструкция по делопроизводству в ЗАО Вымпел»
Типовая инструкция по делопроизводству в ЗАО «Вымпел» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию службы ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ЗАО «Вымпел».

Структура инструкции по делопроизводству в ЗАО «Вымпел»:

1 Общие положения.

2 Документация ЗАО «Вымпел».

3 Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов:

3.1 Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов ЗАО «Вымпел».

4 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов:

4.1 Приказ, распоряжение;

4.2 Положение, правила, инструкция;

4.3 Протокол;

4.4 Служебные письма.

5 Правила оформления документов:

5.1 Бланки документов;

5.2 Оформление реквизитов в процессе подготовки документов.

6 Организация документооборота и исполнения документов:

6.1 Организация документооборота;

6.2 Организация доставки документов;

6.3 Прием, обработка и распределение поступающих документов;

6.4 Организация обработки и передачи отправляемых документов;

6.5 Порядок прохождения внутренних документов;

6.6 Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи;

6.7 Учет количества документов;

6.8 Работа исполнителей с документами;

7 Поисковая система по документам:

7.1 Регистрация документов;

7.2 Организация поисковой системы по документам.

8 Контроль исполнения документов:

8.1 Организация контроля исполнения;

8.2 Контроль исполнения документов, поступающих руководства организации.

9 Организация документов в делопроизводстве:

9.1 Составление номенклатур дел;

9.2 Формирование и оформление дел;

9.3 Организация оперативного хранения документов.

10 Порядок передачи документов на хранение в архив:

10.1 Экспертиза ценности документов;

10.2 Подготовка и передача документов в архив.
Заключение
Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций предприятия ЗАО «Вымпел». Основной целью службы ДОУ является организация руководства, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

В данной курсовой работе рассмотрена служба документационного обеспечения управления условной организации ЗАО «Вымпел». В ходе выполнения были выявлены ошибки в деятельности службы. Проанализировав ошибки, была составлена оптимальная структура делопроизводства.

Специальность «Документоведение» в настоящее время является актуальной и нужной не только для предприятий, но и для государства в целом. Документ – это информация, которая обязательно кому-то адресована. Если на предприятии были допущены ошибки, то информация может быть неправильно донесена до адресата или не донесена вовсе. Это может привести к серьезным последствиям. Для этого и существуют специалисты в сфере документоведения и документационного обеспечения управлении, чтобы выявлять и не допускать ошибок.
Список использованных источников
1.                Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. М., 1974.

2.                Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.

3. Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих. М., 1999. С. 26-29, 35, 65, 106-107.

4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2000.

5.Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.

6. Примерное положение о ЦЭК министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива РФ от 17.03.



















Приложение А

Форма номенклатуры дел структурного подразделения
(общественной организации)




Форма номенклатуры дел структурного подразделения (общественной организации).
 



 

Продолжение приложения А



 Форма номенклатуры дел структурного подразделения
(общественной организации)



Форма номенклатуры дел структурного подразделения (общественной организации).
 

 





Приложение Б



Форма номенклатуры дел организации




Форма номенклатуры дел организации.
 

 



Продолжение приложения Б



Форма номенклатуры дел организации



Форма номенклатуры дел организации.
 

 



Приложение В



Форма номенклатуры дел структурного подразделения
федерального органа исполнительной власти



Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти.







 



Продолжение приложения В

 

 

 

Продолжение. Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти.


Приложение Г



 Форма номенклатуры дел
федерального органа исполнительной власти




Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти.


 

 

 
Продолжение приложения Г





Продолжение. Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти.
 

 

 







Приложение Д 



Форма обложки дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения  

Приложение Е



Форма листа-заверителя дела



Форма листа-заверителя дела.
 
Приложение Ж


Форма внутренней описи документов дела



Форма внутренней описи документов дела.
 

 

 



Приложение И

Закрытое акционерное общество  «Вымпел»

         ПРИКАЗ

_____________ №__________

г. Новокузнецк

О создании экспертной комиссии



     В связи с необходимостью организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и отбора их на постоянное хранение



ПРИКАЗЫВАЮ:

1.     Начальнику службы ДОУ организовать экспертную комиссию.

2.     Утвердить:

2.1            Состав экспертной комиссии из 4 человек (Приложение №1).

2.2            Срок действия экспертной комиссии 15.05.2007 – 15.06.2008.

3.     Контроль за исполнением приказа возложить на инспектора группы контроля службы ДОУ.



Приложение на 1л. в 1 экз.

Генеральный директор

ЗАО «Вымпел»                             ___________________                В.В.Иванов





Рассылается: начальнику службы ДОУ – 2 экз., руководителям структурных подразделений.

Подготовлено: секретарь Б.Г. Бардина, тел. 456876









Продолжение приложения И



Приложение №1 к приказу №_____ от 15.05.2007



Состав экспертной комиссии:

1. Председатель ЭК – начальник службы ДОУ А.А. Петров.

2. Зав. архивом службы ДОУ Ю.Р. Борискина.

3. Зав. Отделом копировально-множительной техники И.В. Юрченко.

4. Главный юрист Р.М. Голикова















































1. Реферат на тему Unfeasible Love
2. Реферат на тему Реконструкция истории науки П Фейерабендом и его теоретико методоло
3. Реферат на тему Madame Bovary Windows Essay Research Paper Windows
4. Реферат на тему More Voices Should Be Raised In Protest
5. Сочинение на тему Наталья Ласунская тип тургеневской девушки по роману Рудин
6. Реферат Инновационный менеджмент на предприятии 2
7. Реферат на тему Artificial Vs Natural In A Seperate Peace
8. Реферат на тему History Essay Research Paper From a public
9. Реферат Эреншёльд, Нильс
10. Реферат на тему Alchemy The Art Of Knowing Essay Research