Курсовая Характеристика организационных документов
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-25Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Учреждение образования
«Витебский государственный технологический колледж»
Курсовая работа
По дисциплине: «Документационное обеспечение управления»
По теме: «Характеристика организационных документов»
Подготовила учащаяся 51 группы
Дорошева М.Ю.
Преподаватель:
Тимченко Т.А.
Витебск – 2010
АННОТАЦИЯ
В данной курсовой работе приведена классификация организационных документов.
Изложены основные требования к оформлению документов, приведены нормативные и правовые документы.
Во введении отражены основные понятия, которые будут встречаться в курсовой работе.
Основная часть состоит из двух разделов: «История развития ОД», «Характеристика ОД».
В заключении подведены итоги работы. Кратко сформулированы общие выводы.
Список используемых источников перечислен. В курсовой работе использовались списки литературы и журналы.
СОДЕРЖАНИЕ
| Введение | | ||
| | Глава I. История развития ОД1.1 Классификация ОД | | |
| | 1.2 Нормативно-методическая база Глава II. Процедура издания организационных документов 2.1 Основные т | | |
| | |||
ВВЕДЕНИЕ
Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационные документы (ОД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в организационных документах. ОД являются наиболее широко используемым видом документации.
Чтобы документ был признан любым государственным органом, организационные документы должны составляться и оформляться в учреждениях, предприятиях и организациях на основании требований СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Схема оформления большинства организационных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Оформляющая часть практически всех документов одинакова. Различия, в большей части, касаются формы изложения и структуру текста.
Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованиям и форме данного документа, способом документирования и т.д.
Организационные документы обеспечивают оформление организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления.
Цель курсовой работы – дать общее представление об организационных документах, более подробнее раскрыть их. Дать характеристику всем видам организационным и документа.
Методом исследования данной темы курсовой работы является правильность использования Нормативных документов, которые необходимо учитывать при составлении ОД.
Для раскрытия данной темы своей работы я пользовалась нормативными документами, учебными пособиями, статьями, опубликованными в периодических изданиях (инструкция по делопроизводству в гос. Органах и организациях Р.Б.; учебник под редактирование Давыдовой Э.Н. и Рыбакова А.Е.; учебник под редактирование Кравченя Э.М.; учебник под редактирование Паневчика В.А., Некраха С.В., Акулича В.В., а также журналы секретарь-референт, «Секретарское дело», «Архив и делопроизводство», которые в целом помогли мне отразить сущность состояния, использования и раскрытия значимости данного вида документа.
С моей точки зрения, главный недостаток периодики, как источни-
ка – небольшой размер статей. Достоинством является то, что журналы отражают информацию более оперативно и в них можно найти более новейшую информацию.
I. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ОРД.
В XVI в. большое распространение получают издавшиеся господарем и панами-радой уставы, имевшие значение организационно-распорядительных документов. Они содержали правительственные решения и инструкции по вопросам управления государственными имениями, корчмами и другими доходными «местами», а также устанавливали определенные обязанности населения перед государством. Они могли иметь земский характер (касались всего ВКЛ), областной (касались управления отдельными областями и землями) и волостной (касались управления волостью).
Одной из наиболее известных областных уставов является «Устава дворов наших у Великого княжество Литовского. Областные уставы, по внешним признакам близкие к областным привилеям, имели в отличие от них совершенно иное функциональное значение. Привилеи устанавливали нормы в различных отраслях права. Устава же определяла отношение данной территории к государству, а также регламентировала обязанности местного урядника по управлению, то есть фактически являлась инструкцией для конкретного должностного лица.
По времени действия все уставы можно разделить на долговременные и кратковременные. Большинство устав носило долговременный характер (например, «Устава на волоки», «Устава на подводы» и др.). Они устанавливали определенные нормы на неограниченное время вплоть до их отмены или изменения. Краткосрочные уставы либо имели фиксированный срок действия (например, 2 года), либо устанавливали нормы на период действия определенного события.
Близки к уставам были «науки», или «инструкции». Наука определяла прежде всего права, обязанности, полномочия и порядок действий должностных лиц. Кроме того, наука содержала конкретные поручения. Однако часто один и тот же документ объединял в себе особенности и уставы, и науки.
Значительную часть документации, создавшейся в центральном аппарате государственного управления, составляли распорядительные документы. Они получили общее название «листов поточных».
Распоряжения издавались по самым разнообразным вопросам господарем, панами-радой, центральными урядниками. Большинство из них выдавалось господарем и адресовалось местным урядникам. Из канцелярии выходили листы с распоряжениями о заготовке ржи и овса, об отправке людей постройки замков, мостов, гатей и т.п. Значительная часть распорядительных документов издавалась по вопросам, связанным с пожалованиями земельных владений.
Распорядительные листы выдавались не только от имени господаря, но и центральными урядниками по вопросам, входящим в их компетенцию. Сами центральные урядники получили письменные распоряжения от господаря. Распоряжения по различным вопросам могли исходить и от панов-рады.
Значение распорядительных документов имели листы сеймовые, направлявшиеся от господаря или панов-рады в поветы. В них указывались дата и место проведения вального и поветовых сеймов и ставилась задача избрания послов на вальный сейм.
Часть документации в центральном аппарате управления составляла переписка. Переписка велась с центральными и местными врядниками, радными панами по разным вопросам. Документация, относимая к переписке, отличается от распорядительной тем, что содержит не конкретные поручения и предписания, а запросы, просьбы, рекомендации и т.п.
Большую группу документов составляли акты господарских пожалований и подтверждений.
Для обозначения актов пожалования земель, которые составляли большинство документов этой группы, употребляли название «привилей». В первой половине XVI в. они обозначались также термином «Данина», в некоторых случаях – общим термином «лист», иногда употреблялось смешанное название «лист Данина».
Кроме привилеев на земли, господарь выдавал на денежное вознаграждение («листы на юркгелт»). Юргельт мог даваться в качестве жалованья за службу определенным должностным лицам, на содержание замков и др. Следовательно, его пожалование не обязательно являлось платой получателю, но и предусматривало расходование выделяемых средств на государственные нужды.
Государскими привилеями оформлялись также пожалования должностей.
Кроме того, пожалования давались на различные экономические льготы и привилегии частным лицам, профессиональным группам, жителям административно-территориальных единиц.
Среди пожалований важное место занимали привилеи на шляхетство. Они давались в награду за длительную государственную службу, проявленную на войне доблесть и т.д. или при подтверждении шляхетства в суде.
Особую группу господарских пожалований составляли «листы заставные» и «листы арендные». Ими оформляли передачу во временную эксплуатацию государственных имений и других «доходных мест» за определенную плату.
Наряду с большим количеством пожалований в государственной канцелярии готовилось немало подтверждающих привилеев, или «подтверждений».
После принятого в
Во второй половине XVI в. значительное распространение получило подтверждение актов частноправового характера в форме «сознаний» и «оповеданий».
Рассмотренные основные виды и разновидности документов, создававшихся в центральном аппарате государственного управления, не охватывают всего их многообразия. Следует отметить, что состав документов характеризовался необычайной пестротой. Это во многом определялось тем, что в документировании того времени основное значение придавалось содержанию документа, его юридической силе. Вопросам единообразия канцелярской работы, унификации состава и названий документов не уделялось должного внимания.
На протяжении XVI в. состав документов претерпевал изменения вместе с развитием политической системы, реформами государственного устройства и управления. В связи с ограничением полномочий избираемых господарей, образованием Речи Посполитой, кодификацией законодательства в статутах ВКЛ и развитием сеймовой документации прекратилось издание общеземских привилеев. Унификация общегосударственного законодательства в сфере управления административно-территориальными образованиями стала причиной падения значения областных привилеев. Закон
II. КЛАССИФИКАЦИЯ ОД.
Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий занимают служебные ОД, которые в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, таких экономических служб. Для упрощения работы с ОД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОД по форме и по содержанию.
Деятельность любой организации сопровождается составлением разных видов документов. Всякое решение по управлению базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. И информация, и решение фиксируются в документах.
Управленческая информация отражается в организационно-распорядительных документах, обеспечивающих организацию процессов управления и управленческого труда.
Состав реквизитов ОД можно разделить на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридической силы и возможность идентификации.
ОД систематизированы по следующим функциям:
v Создание организации, предприятия;
v Реорганизация организации, предприятия;
v Ликвидация организации, предприятия;
v Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;
v Распорядительная деятельность организации, предприятия;
v Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;
v Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.
Организационные документы - правовые нормативные документы, которые устанавливают правила взаимоотношения обязанностей физических и юридических лиц, как по отношению друг другу, так и общества в целом.
К числу организационных документов относятся учредительные документы организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурных подразделениях, должностные инструкции и некоторые другие документы.
При наличии в организации нескольких структурных подразделений разрабатываются положения о конкретных структурных подразделениях, в которых определяются их правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность.
Составление и оформление организационных документов
2.1.1. УСТАВ
Устав - это правовой акт, регулирующий деятельность организации, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими структурами и гражданами, права и обязанности в определенной сферы государственного управления или хозяйственной деятельности.
Общие уставы утверждаются органами государственной власти и управления, а уставы общественной организации принимаются и утверждаются съездами. Уставы организаций утверждаются вышестоящими организациями (министерствами, ведомствами).
Текст устава разбивается структурно на разделы:
ü Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой орган);
ü Организационная структура (состав структурного подразделения, их функции и взаимосвязи);
ü Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц);
ü Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);
ü Отчетная и ревизионная деятельность;
ü Порядок ликвидации и ответственности по делам организации.
Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа.
2.1.2. ПОЛОЖЕНИЕ
Положение - правовой акт, имеющий сводный кодификационный характер и определяющий порядок образования, структуру, функции, обязанности и организацию работы, системы органов государства, структурного подразделения или регламентирующей деятельность должностных лиц.
Положение об организации в целом утверждается с помощью распорядительного документа вышестоящей организации.
Проект положения о подразделении согласовывают с юридическим отделом и представляют на утверждение руководителю предприятия.
При необходимости тексты положений корректируются соответственно приказом вышестоящей организации или руководителя предприятия.
Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание определяется в каждом конкретном случае учреждениями-разработчиками.
В отдельную группу выделяют положения регулирующих совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.
Текст положения может содержать следующие разделы:
ü Общие положения;
ü Основные задачи;
ü Функции;
ü Правовые обязанности;
ü Руководство;
ü Взаимоотношения;
ü Контроль, проверка и ревизия деятельности;
ü Реорганизация и ликвидация.
В разделе «Общие положения» даются официальные полное и сокращенное наименования организации, цели и основания ее создания с указанием наименования. Даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.
Раздел «Основные задачи» устанавливает основные проблемы или комплексы проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.
В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.
Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право – это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. К правам относится право на издание распорядительных и нормативных документов; право на ведение переписки; право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам; право представительствовать в вышестоящих и иных органах; право запрашивать информацию и др.
К обязанностям относятся действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.
В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, а также назначается и освобождается от должности руководитель, а также определяется сфера его компетенции.
В разделе «Взаимоотношения» устанавливается круг организаций и должностных лиц, с которыми учреждение осуществляет взаимодействие на информационном и документационном уровнях.
Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, определяет их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.
В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается, в каком порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации.
Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами Положения об организации являются наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.
2.1.3. ИНСТРУКЦИЯ (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ).
Инструкция - правовой акт, издаваемый органами государственного управления (или утверждаемый его руководителем), в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и другие стороны деятельности субъектов хозяйствования, должностных лиц и граждан.
Издается также инструкция в целях разрешения и определения порядка применения законодательных актов.
Текст инструкции носит организующий характер, поэтому в ней рекомендуется выполнять четкие формулировки с распорядительными словами.
Текст излагается от 3-го лица в безличной форме. Инструкция выполняется на общем бланке, утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. Она может являться приложением к распорядительному документу.
Особое место занимают должностные инструкции, являющиеся нормативным документом, в котором определены функции, права и обязанности должностных лиц организации.
Должностную инструкцию и трудовой контракт используют при разрешении конфликтных ситуаций между руководством организации и сотрудником, работодателем и работником.
Разработка должностной инструкции вменяется в обязанность руководителя подразделения и отдела управления персоналом, согласовывается с юрисконсультом.
Текст инструкции делится на разделы:
ü Общие положения;
ü Должностные обязанности;
ü Права;
ü Ответственность;
ü Взаимоотношения (связи по должности).
Раздел «Общие положения» устанавливает наименование должности и обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям.
В разделе «Должностные обязанности» перечисляются виды работ, выполняемые работником.
Раздел «Права» определяет полномочия работника по выполнению возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения; давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях; участвовать в совещаниях; запрашивать необходимую для работы информацию; требовать выполнения определенных действий от других работников и др.
В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.
В разделе «Взаимоотношения» указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывается проекты подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы, и рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, организациями.
Проект инструкции визируется составителем, юрисконсультом, отделом труда и зарплаты.
Утверждается инструкция специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем (руководителями структурных подразделений).
2.1.4. ПРАВИЛА.
Правила - нормативный документ, в котором излагаются основные требования, предъявляемые к сотрудникам субъектов хозяйствования или к выполнению определенного рода работ.
Правила касаются разных вопросов и утверждаются руководителем учреждения.
Текст правил может содержать следующие разделы:
ü Общие положения;
ü Порядок приема, перевода и увольнения работников;
ü Основные обязанности работников;
ü Основные обязанности нанимателя;
ü Рабочее время и его использование;
ü Поощрение за успехи в работе;
ü Взыскание за нарушение трудовой дисциплины;
ü Внутри объектный режим.
Для работников важно знать правила внутреннего распорядка организации.
Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобьектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Эти документы составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обслуживания на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директором предприятия.
2.1.5. ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ.
Штатное расписание – документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом.
Штатное расписание составляется каждый год и утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме. Штатное расписание содержит перечень структурного подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.
Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономическое подразделение и служба персонала. Проект штатного расписания визируют руководители подразделений, главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя организации.
Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным кладам. В зависимости от условий организации труда штатное расписание может содержать и другие графы.
Штатное расписание подписывается руководителем подразделения, ответственного за его подготовку, или заместителем руководителя организации, утверждается руководителем организации с проставлением печати организации на грифе утверждения.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Вданной курсовой работе раскрыта вся классификация организационно-распорядительных документах.
В каждом документе ОРД указывается общая характеристика, на какие виды подразделены документы, а также почти во всех документах есть структура и разделы текста.
Для документов одного вида характерен общий предмет, общая социальная функция. Однако все эти общие черты каждому документу разной степени, поскольку каждый документ соотносится со своей специфической областью практики.
Особое внимание уделено организационным и распорядительным документам.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Делопроизводство и деловые отношения: Учебное пособие/Бонцевич, Н.В., Врублевский, Б.И., Котова, С.Л., Наумчик, А.А., Невзорова, А.Б., Рутковский, А.Е.; Гомель, 2003. – 159 с.
2. Давыдова, Э.Н., Рыбаков, А.Е. Делопроизщводство. – Мн.; 2003.
3. Кузнецов, А.Е., Офисная документация: Подготовка и оформление/И.Н.Кузнецов. – Мн.: «Книжный дом»; 2004. – 831 с.
4. Кузнецова, Т.В., Серова, Г.А., Андреева, В.И. Секретарское дело. – Мн.; 1996
5. Секретарское дело: практическое пособие/В.В.Паневчик, С.В.Некраха, В.В.Акулич; под общей редакцией В.В.Паневчика. Мн.: Дикта, 2005. – 408 с.
6. Рыбаков, А.Е., История развития ОРД//Секретарь-референт. – 2007, № 3 – 17-25.
7. Стенюков, М.В. Секретарское дело. – Мн.; 1996.
8. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – Мн.; 1996
9. Славинская, О.В. Секретарское дело. – Мн.; 1999.
10. Приказы по основной деятельности//Секретарское дело. – 2007, № 1 – 45-
Приложение А
| Наименование организации (предприятия) ПОЛОЖЕНИЕ ________________№___________ Место издания О___________________________ (наименование структурного подразделение) | УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации (предприятия) Подпись Расшифровка подписи Дата |
Структура текста
1. Общие положения;
2. Основные задачи;
3. Функции;
4. Правовые обязанности;
5. Руководство;
6. Взаимоотношения;
7. Контроль, проверка и ревизия деятельности;
8. Реорганизация и ликвидация.
Руководитель структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи
Визы
Приложение Б
| Наименование организации (предприятия) ПРАВИЛА ________________№___________ Место издания О___________________________ (наименование структурного подразделение) | УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации (предприятия) Подпись Расшифровка подписи Дата |
Структура текста
1. Общие положения;
2. Порядок приема, перевода и увольнения работников;
3. Основные обязанности работников;
4. Основные обязанности нанимателя;
5. Рабочее время и его использование;
6. Поощрение за успехи в работе;
7. Взыскание за нарушение трудовой дисциплины;
8. Внутри объектный режим.
Визы
В дело 01-07
Подпись А.П.Рук
17.06.2007
Приложение М
| Наименование организации (предприятия) УСТАВ ________________№___________ Место издания О___________________________ (наименование структурного подразделение) | УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя организации (предприятия) Подпись Расшифровка подписи Дата |
Структура текста
1. Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой орган);
2. Организационная структура (состав структурного подразделения, их функции и взаимосвязи);
3. Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц);
4. Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных 5. Средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);
6. Отчетная и ревизионная деятельность;
7. Порядок ликвидации и ответственности по делам организации.
Наименование должности
Руководителя организации И.О.Фамилия
Визы
