Федеральное государственное образовательное учреждение

               высшего и профессионального образования

          «ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»      ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ

                               Экономический колледж





Курсовая работа


На тему:  Автоматизированные информационные системы в авиационной промышленности.
Студента дневного отделения

Группы №2007-20-АСУ

Специальность 230103 АСОИ и У.

Солонского Алексея

                                                                             

                                                                                            Научный руководитель:

Бордюгова Т.Н.
Ростов-на-Дону

2010г.

Введение

Содержание:
Введение…………………………………………………………………………

Глава 1

1.1 Автоматизированные информационные системы и их классификация………………………………………………………………….....

1.2  Предметная область, моделирование предметной области………………..

1.3 Функциональные и обеспечивающие подсистемы ЭИС………………….

Практическая часть:

Глава2  ………………………………………………………

2.1 Информационные технологии управления в промышленных комплексах..

2.2 Классификация САПР…………………………………………………………

Глава 3

3.1 Технико-экономические характеристики информационной системы РГП "Волгааэронавигация"……………………………………………………………

3.2 Информационные технологии, используемые на предприятии………….

3.3 Система документооборота, принятая на предприятии…………………

Глава 4

4.1 Методы автоматизации управленческой деятельности……………………

4.2 Разработка мероприятий автоматизации работ по регистрации документов…………………………………………………………………………

4.3 Предложения по внедрению системы автоматизации делопроизводства….

Заключение………………………………………………………………………….

Используемые источники…………………………………………………………
Глава 1

1.1 Автоматизированные информационные системы и их классификация

Опыт создания АИС, внедрение в практику экономической работы оптимизационных методов, формализация ситуаций производственно - хозяйственных процессов, оснащение государственных и коммерческих структур современными вычислительными средствами коренным образом видоизменили технологию информационных процессов в управлении. Повсеместно создаются АИС управленческой деятельности. Автоматизированные информационные системы разнообразны и могут быть классифицированы по ряду признаков.

Так как классификация систем по сфере функционирования объекта управления очевидна, рассмотрим следующие признаки. По видам процессов управления АИС подразделяются на:

АИС управления технологическими процессами - это человеко-машинные системы, обеспечивающие управление технологическими устройствами, станками, автоматическими линиями.

АИС управления организационно-технологическими процессами представляют собой многоуровневые системы, сочетающие АИС управления технологическими процессами и АИС управления предприятиями.

Для АИС организационного управления объектом служат производственно-хозяйственные, социально-экономические функциональные процессы, реализуемые на всех уровнях управления экономикой, в частности:

-банковские АИС;

-АИС фондового рынка;

-финансовые АИС;

-страховые АИС;

-налоговые АИС;

-АИС таможенной службы;

-статистические АИС;

АИС промышленных предприятий и организаций (особое место по значимости и распространенности в них занимают бухгалтерские АИС) и др.

АИС научных исследований обеспечивают высокое качество и эффективность межотраслевых расчетов и научных опытов. Методической базой таких систем служат экономико - математические методы, технической базой - самая разнообразная вычислительная техника и технические средства для проведения экспериментальных работ моделирования. Как организационно - технологические системы, так и системы научных исследований могут включать в свой контур системы автоматизированного проектирования работ (САПР).

Обучающие АИС получают широкое распространение при подготовке специалистов в системе образования, при переподготовке и повышении квалификации работников разных отраслей.

В соответствии с третьим признаком классификации выделяют отраслевые, территориальные и межотраслевые АИС, которые одновременно являются системами организационного управления, но уже следующего - более высокого уровня иерархии.

Отраслевые АИС функционируют в сферах промышленного и агропромышленного комплексов, в строительстве, на транспорте. Эти системы решают задачи информационного обслуживания аппарата управления соответствующих ведомств.

Территориальные АИС предназначены для управления административно-территориальными районами. Деятельность территориальных систем направлена на качественное выполнение управленческих функций в регионе, формирование отчетности, выдачу оперативных сведений местным государственным и хозяйственным органам.

Межотраслевые АИС являются специализированными системами функциональных органов управления национальной экономикой (банковских, финансовых, снабженческих, статистических и др.). Имея в своем составе мощные вычислительные комплексы, межотраслевые многоуровневые АИС обеспечивают разработку экономических и хозяйственных прогнозов, государственного бюджета, осуществляют контроль результатов и регулирование деятельности всех звеньев хозяйства, а также контроль наличия и распределения ресурсов.

Современное развитие информатизации в области экономической и управленческой деятельности требует единых подходов в решении организационных, технических и технологических проблем. Основными факторами, определяющими результаты создания и функционирования АИС и процессов информатизации, являются:

активное участие человека - специалиста в системе автоматизации обработки информации и принятия управленческих решений;

интерпретация информационной деятельности как одного из видов бизнеса;

наличие научно обоснованной программно-технической, технологической платформы, реализуемой на конкретном экономическом объекте;

создание и внедрение научных и прикладных разработок в области информатизации в соответствии с требованиями пользователей;

формирование условий организационно-функционального взаимодействия и его математическое, модельное, системное и программное обеспечение;

постановка и решение конкретных практических задач в области управления с учетом заданных критериев эффективности.

Определяя АИС как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в перечисленном комплексе элементов был и остается по сей день человек, специалист.

1.2 Предметная область, моделирование предметной области

Взаимосвязанные ресурсы и процессы экономической системы можно описать в терминах предметной области.

Предметной областью называются элементы материальной системы, информация о которых хранится и обрабатывается в ЭИС.

Предметная область - совокупность связанных между собой функций, задач управления, с помощью которых достигается выполнение поставленных целей, это часть реального мира, представляющая интерес для конкретного исследования.

Информационным отображением всей предметной области экономического объекта служит информационная база ЭИС. Информационная база состоит из одной или нескольких баз данных. Для описания предметной области необходимы такие термины, как объект, свойство объекта, взаимодействие (связь) объектов, свойство взаимодействия.

Объектом называется любой элемент некоторой системы. В экономических приложениях понятие объекта сужается до понятия физического объекта, под которым понимается любой предмет, занимающий место в пространстве. Следует различать отдельный физический объект (отдельный предмет) и объект - понятие, который охватывает множество физических объектов. Отдельный предмет часто называется экземпляром объекта, а различные множества предметов, образованные по заданному принципу, называются типами объектов. Первоначальная группировка экземпляров в некоторые множества-классы называется классификацией. Полученные классы объектов - это множество предметов реального или абстрактного мира, обладающих реальными характеристиками и законами поведения. Типы объектов могут объединяться для формирования новых типов по принципу «множество, элементами которого являются другие множества».

Объекты делятся на простые и сложные. Сложные объекты: составные, обобщенные, агриагированные. Составные объекты - "целое-часть"

Обобщенные объекты - организует объект из класса других объектов. Агриагированные объекты - образует объект, как связь между другими объектами. Свойства объектов:

Единичные (например год рождения для конкретного человека); Множественные (например даты поступления на работу)

Статические, неизменяемые со временем. (Например, цвет глаз для человека); Динамические, т.е. изменяемые во времени

Объекты экономической сферы группируются в три крупных типа, имеющих название средств производства, предметов труда и исполнителей.

Свойством объекта называется некоторая величина, которая характеризует состояние объекта в любой момент времени. Отдельный экземпляр объекта можно точно описать, если указать достаточное количество значений его свойств. Два экземпляра объектов являются различными, если они отличаются по значению хотя бы одного свойства.

Существенные упрощения в описании объектов связаны с установлением аналогий в структуре объектов, образующих класс. Объекты одного класса описываются одноименными свойствами. Объекты, входящие в некоторый тип, содержат ряд свойств, характерных для типа в целом. Этот принцип называется наследованием свойств. Так, все экземпляры объектов, образующих тип «основные фонды», характеризуются свойством балансовая стоимость, которое отсутствует у других типов, например у типа «исполнители».

Деятельность, которая развернута во времени, охватывается понятием взаимодействие объектов. Взаимодействием объектов называется факт участия нескольких объектов в каком - либо процессе, который протекает и во времени, и в пространстве.

Свойством взаимодействия называется такое свойство, которое характеризует совместное поведение объектов, но не относится ни к одному объекту в отдельности. Например, при производстве изделий взаимодействуют объекты Рабочий, Материал, Оборудование, Изделие. Количество изделий, произведенных за определенный день, является свойством взаимодействия, но никак не характеризует указанные выше объекты, взятые в отдельности.

Проблема полноты отображения объектов и процессов предметной области в хранимые данные решается в ЭИС следующим образом. Предполагается, что представление объекта или процесса сводится к указанию его свойств; информационным отображением свойств служат атрибуты и, следовательно, экземпляр объекта или экземпляр процесса представлен в базе данных как набор пар <Имя атрибута>,<3начение атрибута>, где имена атрибутов различны и соответствуют названиям свойств объекта или процесса. Вопрос о выражении сущности объектов с помощью того или иного набора свойств решается путем расширения набора свойств, описывающих объект, чем достигается более полное представление о его сущности. Количество свойств должно быть таково, чтобы всегда можно было отличить объект одного класса от объекта другого класса, а также любые два объекта из одного и того же класса. Среди свойств, описывающих объект, необходимо выделить идентифицирующие свойства, т.е. свойства, по значению которых можно однозначно отличить данный экземпляр объекта от любого другого (в том числе и в пределах класса объектов, содержащего этот экземпляр).

В ряде случаев установление идентифицирующего свойства не является простой задачей.

Рассмотрим, например, объект Личность. Простейшими идентифицирующими свойствами личности обычно считаются Фамилия, Имя, Отчество. Однако наличие однофамильцев с совпадающими именами и отчествами показывает, что этих трех свойств недостаточно для идентификации. Можно пойти по пути расширения списка идентифицирующих свойств, добавляя свойства Дата рождения, Национальность и т.д., пока не будет обеспечена однозначная идентификация требуемого множества людей, или предложить новое идентифицирующее свойство (возможно, вводимое искусственно). В нашем примере можно использовать два свойства - Номер паспорта и Серия паспорта, однако паспортная система охватывает не всех жителей страны (за рубежом в качестве идентификатора личности часто используется номер социального страхования). Если множество людей ограничено рамками некоторого предприятия (учреждения), то идентифицирующим свойством может служить Табельный номер.

Искусственный идентификатор, как правило, соответствует обычной нумерации экземпляров объектов, например Инвентарный номер.

Сущность - реальный или воображаемый объект, имеющий существенное значение для рассматриваемой предметной области.

Каждая сущность должна обладать уникальным идентификатором. Каждый экземпляр сущности должен однозначно идентифицироваться и отличаться от других экземпляров данного типа сущности. Каждая сущность должна обладать некоторыми свойствами:

иметь уникальное имя; к одному и тому же имени всегда должна применяться одна и та же интерпретация;

одна и та же интерпретация не может применяться к различным именам, если только они не являются псевдонимами;

обладать одним или несколькими атрибутами, которые либо принадлежат сущности., либо наследуются через связь;

обладать одним или несколькими атрибутами, которые однозначно идентифицируют каждый экземпляр сущности.

Каждая сущность может обладать любым количеством связей с другими сущностями модели.

Связь - поименованная ассоциация между двумя сущностями, значимая для рассматриваемой предметной области. Связь - это ассоциация между двумя сущностями, при которой каждый экземпляр одной сущности ассоциирован с произвольным (в том числе нулевым) количеством экземпляров второй сущности, и наоборот.

Связь (отношение) между сущностями обладает свойством, именуемым мощность - количество экземпляров сущности-потомка, которое может существовать для каждого экземпляра сущности-родителя.

Например,

заказчик может иметь 0,1 или много заказов - связь «0,1 или много»;

заказ содержит 1 или много наименований товаров - связь «1 или много»;

у автомобиля ровно 4 колеса - связь «ровно п»;

билет резервируется для 0 или 1 пассажира - связь « 0 или 1».

Наиболее типичной является связь «0, 1 или много» (в теории реляционных баз данных - связь «1: М» или «один-ко-многим»),

Тип связи - если экземпляр сущности-потомка однозначно определяется своей связью с сущностью-родителем, то связь называется идентифицирующей, в противном случае - неидентифицирующей. Атрибут - любая характеристика сущности, значимая для рассматриваемой предметной области и предназначенная для квалификации, идентификации, классификации, количественной характеристики или выражения состояния сущности. Атрибут представляет тип характеристик или свойств, ассоциированных с множеством реальных или абстрактных объектов (людей, мест, событий, состояний, идей, предметов и т.д.). Экземпляр атрибута определяется типом характеристики и ее значением, называемым значением атрибута. В ER-модели атрибуты ассоциируются с конкретными сущностями. Таким образом, экземпляр сущности должен обладать единственным определенным значением для ассоциированного атрибута.

При проектировании данных рекомендуется создавать атомарные атрибуты, например, страна город - отдельные атрибуты при описании адреса. Для обеспечения связи между сущностями используются понятия ключей:

-первичный ключ:

-альтернативный ключ;

-внешний ключ.

Первичный ключ (главный ключ) - атрибут или группа атрибутов, однозначно идентифицирующая каждый экземпляр сущности. При выборе первичного ключа следует отдавать предпочтение наиболее простым ключам, имеющим числовой тип значений. Первичный (главный) ключ должен обладать следующими свойствами:

-должен иметь уникальные значения;

-не должен содержать пустых (неопределенных) значений:

-должен быть компактным, т.е. должен содержать только такие атрибуты, удаление любого из которых может привести к утрате уникальности.

Альтернативный ключ - заменитель главного ключа. Используется для организации поиска данных. Выбирается из числа ключей-кандидатов на роль главного ключа.

Внешний ключ - существует только для дочерней сущности и является ссылкой на значение ключа родительской сущности. При создании связей (отношений) между сущностями в дочернюю сущность передаются атрибуты, составляющие первичный ключ родительской сущности. Эти атрибуты и составляют внешний ключ.

1.3 Функциональные и обеспечивающие подсистемы ЭИС

Функциональная часть ЭИС фактически является моделью системы управления объектом.

На сегодняшний день наиболее важными задачами являются следующие функции управления: планирование, организация, активизация, координация, контроль и анализ.

В ходе декомпозиции функциональная часть разбивается на подсистемы, в соответствии с различными классификационными признаками:

Уровень управления (высший, средний, оперативный)

Вид управляемого ресурса (основные фонды, материальные, трудовые, финансовые и информационные ресурсы)

Сфера применения (банковские информационные системы, статистические, налоговые, бухгалтерские, страховые и т.д.)

Функции управления и период управления.

Если подсистемы реализуют некоторые отдельные друг от друга функции управления, то каждую из них можно делить на более детальные подфункции (задачи). Под задачей следует понимать выражение: Дано А, требуется В, где А - условие, В - цель.

Цель решения задачи может быть сформулирована, как:

построить или получить объект, отвечающий некоторым критерия (задача на нахождение)

доказать по установленным правилам правильность построения или отождествления некоторого объекта (задача на доказательство).

В задачах на нахождение поиск неизвестной процедуры является целью, достижение цели обеспечивается поиском информационной технологии, способной предоставить пользователю необходимую информацию. После задача из статуса на нахождение переходит в статус на доказательство. В задачах на доказательство в качестве неизвестного выступает цепочка известных правил, выполнение которых позволяет отождествить объект по заданным критериям. Доказательство заключается в том, чтобы каждый раз при наличии новых исходных данных продемонстрировать наличие или отсутствие у объекта тех или иных характеристик. Особенно ярко этот тип задач демонстрируется экспертными системами, в которых сам принцип их построения базируется на доказательстве цели. Состав задач в ЭИС определяется следующими факторами:

-Важностью той или иной функции управления

-Возможностью формализации управленческих процедур

-Уровнем подготовки персонала управления к использованию компьютеров

-Наличием информационной базы и технических средств.

Обеспечивающие подсистемы ЭИС состоят из информационного, технического, программного организационного и правового обеспечения.

1. Информационное обеспечение - это хранимые на предприятии потоки информации. Информация формируется в результате обработки данных. Любая система имеет дело с двумя видами информации:

внешняя (информация о внешней среде) и внутренняя. Для внешней информации характерны неточность, обрывистость, противоречивость. Она в основном касается состояния рынка и конкурентов, прогнозов, цен, политической ситуации. Так как такая информация носит вероятностный характер, то для ее обработки создаются экспертные системы.

Внутренняя информация возникает в самой системе и отражает ее финансово-хозяйственное состояние и директивные цели на случай уклонения от заданных параметров.

Информационная база состоит из 2-х взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной.

Внемашинная - это часть системы, воспринимаемая человеком без ЭВМ (документы, акты, счета, устная информация). Внутримашинная содержится на машинных носителях и состоит из файлов.

2. Техническое обеспечение - компьютеры, средства коммуникации и оргтехника. Весь компьютерный парк предприятия делится на 2 части - персональные и высокопроизводительные компьютеры. Компьютеры могут быть объединены в вычислительные сети.

3. Программное обеспечение служит для выполнения операций по обработке информации. ПО - это совокупность программ систем обработки данных и программных документации, необходимой для эксплуатации этих программ.

Различают общее ПО (операционная система, системы программирования, сервисные программы) и прикладное ПО.

4. Организационное обеспечение ЭИС включает в себя собственный аппарат управления, обеспечивающий функционирование всех ее подсистем, как единое целое. Такое структурное подразделение должно выполнять:

-Сбор первичной информации

-Передачу или рассылку информации

-Хранение и поддержку коллективного использования информации.

5. Правовое обеспечение - это совокупность норм, выраженных в нормативных актах, устанавливающих и закрепляющих организацию этих систем, их цели, задачи, функции и правовой статус ЭИС. Правовое обеспечение ЭИС осуществляет правовое регулирование ЭИС и взаимодействие разработчика и заказчика.

6. Понятие единого информационного пространства. Структура.

"Единое информационное пространство" - специальным образом организованное хранилище данных. В рамках хранилища каждое приложение может на основе уже существующей общедоступной информации создавать новый тип данных, также доступных всем элементам системы. Однако "единое информационное пространство" - это не просто хранилище, но и единый механизм управления доступом, позволяющий через доступные приложения предоставлять разным группам пользователей различный объем данных. Следует отметить, что различные приложения могут по-разному предоставлять информацию из информационного пространства. Иными словами, "единое информационное пространство" - это комплекс административных и системных мероприятий, обеспечивающих выполнение следующих правил:

Один источник данных - много потребителей;

Каждый потребитель - собственный способ предоставления информации;

Разный объем данных - для разных групп потребителей.

"Единое информационное пространство" также позволяет вводить элементы "самоконтроля", поддерживающие "целостность" имеющихся в системе данных. Контроль над целостностью осуществляется на базе анализа информации, как из "производственного", так и из "обеспечивающего" блоков. Правила контроля могут быть построены, например, следующим образом: "Текущий баланс материалов по всем счетам клиента, использованным в производстве, должен соответствовать остатку на складе, учет по которому ведется отдельно".

При проектировании "единого информационного пространства" следует учитывать не только функциональность структуры базы данных, но и возможность дальнейшего развития информационной системы, модификации пользовательских приложений, оперативность проектирования. (Под "функциональностью" понимается нормализованная структура БД, отвечающая требованиям проектируемой информационной системы) При этом проектировка структуры базы данных должна вестись с учетом "жизненного цикла" информации, "возможного" развития самой структуры, т.е. предусматривать развитие функциональности системы. Кроме того, информационная система должна иметь "развивающую основу" в эксплуатируемой модели. Для построения "развивающейся" информационной системы необходимо выполнение следующих условий:

1. Структура системы должна быть построена на "блочной" основе, где один и тот же блок может быть использован в нескольких приложениях;

2. Механизм проектирования системы должен позволять производить модификацию и наращивание информационных блоков без внесения деструктивных действий в действующую систему.

Глава 4

4.1 Методы автоматизации управленческой деятельности

Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются:

-ввод информации в систему,

-хранение, навигация, поиск и фильтрация документов,

-коллективная работа с документами,

-вывод информации из системы.

Существуют различные способы ввода информации в систему. Это сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions). Оптическое распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ «переводится» в текст, затем следует исправление ошибок распознавания.

При ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей, что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты).

Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.

Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС типа есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.

Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования. В таких системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения.

Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде базы документов. База документов может хранить как однотипную, так и разнотипную информацию в виде одного файла. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавления полей в документе. Навигацию в базе документов упрощает наличие страниц баз документов и категорий документов. Почтовые сообщения также хранятся в виде базы документов, файлы произвольного вида допускается присоединять к текстовым документам.

Многие современные системы электронных документов используют в дополнение к файловой системе так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировки документов применяются папки.

Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса. При использовании механизма четкого поиска (например, DOCS OPEN) в запросе не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа - ошибок распознавания.

Недавно на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта реализована технология нечеткого поиска по полному содержанию документа (например, технология адаптивного распознавания образов APRP в пакете Excalibur EFS). Нечеткий поиск не требует полного соответствия искомых фраз с содержимым документов, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок после распознавания текста. Система поиска всегда выдает пользователю ответ, наилучшим образом согласованный с терминами или фразами запроса.

Фирмы-производители реляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы хранения - текстовые и универсальные БД. Тексты документов хранятся в символьных полях переменной длины, расширенные средства SQL-поиска позволяют формировать смешанные запросы для поиска по атрибутам и контекстного поиска, а дополнительные функции обеспечивают обработку текста. Для хранения произвольной информации, в том числе мультимедиа, можно использовать поля бинарных объектов большой длины BLOB и/или гипертекст. СУБД, расширенные для поиска и обработки такой информации, образуют универсальные сервера БД. Другой способ хранения документов произвольного содержания реализуют объектно-ориентированные БД (например, Informix Illustra).

Распределенный гипертекст составляет основу Web- технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet или корпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML. Структуризация документа осуществляется путем форматирования, выделения полей, создания форм для диалогового заполнения документа и организацией внутренних гипертекстовых ссылок. Допускается создание гипермедиа включением любой мультимедиа-информации (растровая графика, аудио, видео). Навигация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Кроме того, для определения местонахождения документов служит контекстный поиск. Для ускорения поиска информации в «паутине» применяются специальные программы-роботы, сканирующие Web- сервера и строящие некое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить диалоговый интерфейс пользователя, что важно при разработке информационных приложений для руководителей.

Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow.

Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:

-сетевой доступ к файлам и базе данных;

-локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);

-терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;

просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

Web-технологии помимо гипертекстового протокола HTTP включают в себя ряд других методов доступа. При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно:

поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно; четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников) для выполнения заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа из точки в точку.

Одной из реализаций технологии workflow является «система графов», где каждый шаг представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому. При этом на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут возникнуть на пути движения документа. Другая реализация основывается на понятии «цикл» («loop») или «стол». В этом случае подразумевается, что наименьшим элементом в схеме взаимодействия является цикл, учитывающий всю гамму взаимодействия между двумя произвольными субъектами. При этом система сама отслеживает замкнутость процесса и, в случае ошибки, указывает место некорректности с указанием ее причины, после чего прекращается генерация нового процесса.

Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.

4.2 Разработка мероприятий автоматизации работ по регистрации документов

Основные принципы выбора прикладного программного обеспечения для построения информационной системы.

Существует два подхода к выбору программных средств:

Создание программного продукта с требуемым набором функций средствами предприятия (написание программ штатными программистами).

Использование стандартного программного обеспечения.11 А. Артемьев. Офисные информационные системы 96.( http//citforum/tomsk/ru/o96/101/shtml)

Первый подход имеет право на существование, но он не представляется перспективным по нескольким причинам:

Во-первых, на качественное и приемлемое по цене стандартное программное обеспечение существующее на рынке, затрачены многие годы, причем не только на написание самих программ, но и на их отладку.

Во-вторых, программист может в любой момент уволиться, и у предприятия возникнут сложности с использованием разработанной им программы. Более того, основные недочеты таких систем выясняются на этапах их эксплуатации и ведут к разрушительным последствиям, так как исправление ошибок требует больших вложений капиталов и трудозатрат, остановки системы на неопределенный срок.

В третьих, управление воздушным движением связано с обеспечением безопасности полетов и поэтому программное обеспечение требует сертификации.

Считается, что основные технологии уже существуют, а больше внимания уделяется вопросам снижения издержек и повышения надежности. Результатами дальнейшего совершенствования технологий должны стать улучшение качества услуг связи, снижение цен, повышение надежности сетей связи.22 Резникова Н. П. Маркетинг в телекоммуникациях. М: «ЭКО-ТРЕНДЗ» 2007, С. 15

Информационно-программные средства автоматизации организаций делятся на следующие категории:

-функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;

-системы для организации групповой работы;

-системы управления электронными документами;

-средства управления документооборотом.

Пакет Microsoft Office представляет собой набор прикладных программ для автоматизации работы современного офиса, которые объединены в один пакет и работают как единое целое. Microsoft Office поставляется в двух различных вариантах, что позволяет удовлетворить потребности всех пользователей. Microsoft Office Standard имеет в своем составе электронную таблицу Microsoft Excel, текстовый процессор Microsoft Word, систему подготовки презентаций Microsoft PowerPoint и планировщик Microsoft Schedule+. Microsoft Office Professional, помимо вышеперечисленных приложений, включает в себя также СУБД Microsoft Access.

Microsoft Office использует все преимущества Windows: поддерживаются длинные имена файлов, «горячие клавиши» и многозадачность. Пользователь получает доступ к почтовой станции Microsoft Exchange для обмена факсами и электронными письмами.

Microsoft Office - это не только набор приложений, но и платформа для разработки. Разработчики могут использовать Microsoft Office в качестве основы для создания собственных приложений, предназначенных для удовлетворения конкретных нужд заказчика.

Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер, служащую для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения.

Благодаря тому, что система Lotus Notes объединяет важные технологии, необходимые для подготовки этих приложений, она предлагает разработчикам наиболее производительную платформу, ориентированную на совместное использование информации.

Система Lotus Notes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников, таких как компьютерные прикладные системы, оперативные системы или системы деловых линий (Line of Business Systems), сканеры или факс-аппараты. Пользователям система Lotus Notes обеспечивает доступ к сети через любой применяемый ими графический пользовательский интерфейс (Windows, Mac, OS/2, Unix).

Основными системы Lotus Notes являются:

Единый, постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем другим пользователям, сетевым ресурсам и информации. Гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные различного рода от таких источников, как компьютерные приложения, каналы (newsfeeds), сканированные изображения и структурированные реляционные системы. Среда быстрой разработки прикладных программ для рабочих групп. Развитая система защиты доступом к информации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного документа.

Применение тиражирования для предоставления всем пользователям доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков.

Открытость, заключающаяся в поддержке множества сетевых и компьютерных операционных систем, компьютерных приложений, внешних источников данных, систем передачи сообщений и прикладных программных интерфейсов API.

Масштабируемость - возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей.

Полная интеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологии бизнес-процесса заказчика на множестве платформ.

Рабочее пространство пользователя (Workspace) системы Lotus Notes представляет собой графический пользовательский интерфейс, который знаком для пользователей систем Windows, Mac System7, OS/2 или Unix.

Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes.Пользователь может располагать окна на экране по своему усмотрению.

База документов Notes представляет собой средство хранения объектов, при помощи которого пользователи могут вызывать, отслеживать, хранить и преобразовывать информацию в своей сети. База документов может совместно эксплуатироваться пользователями, присоединенными к одной и той же сети.

Сложные документы, составляющие базу данных, создаются и обновляются при помощи бланков Notes Forms и редактора WYSIWYG, который позволяет пользователю вводить и редактировать текст или применять неделимые объекты системы Notes.

Система Lotus Notes использует средства OLE и другие программные мосты для интеграции с различными прикладными программами.

Стержнем системы управления электронными документами является архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.

Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств и технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из систем управления электронными документами. Электронные документы - это все документы, созданные электронными средствами в виде текстовых или графических файлов.

Каждый прямоугольник в окне Notes соответствует базе данных, которые группируются пользователем в удобном для него порядке. Окно рабочего пространства Notes содержит несколько листов с ярлычками. На каждом листе находятся значки баз данных. Базы данных группируются на листах по видам документов (приказы, договоры, планы, отчеты), по тематике и в соответствии с процессом документооборота (входящие, исходящие, внутренние, исполнители, корреспонденты). Использование архитектуры клиент/сервер позволяет распределять информацию между центральным сервером Notes и локальными компьютерами пользователей оптимальным образом: наиболее трудоемкие процессы выполняются на мощном сервере, а на локальном компьютере пользователь получает доступ к уже обработанной информации.

Пакет OfficeMedia - Канцелярия обеспечивает реализацию следующих функций:

-ввод содержания входящей бумажной корреспонденции путем автоматического распознавания текста письма с использованием стандартных программ распознавания (OCR) типа FineReader регистрацию всей входящей корреспонденции;

-постановку документов на контроль, осуществление контроля сроков и результатов исполнения документов;

-контроль движения и местонахождения документов по подразделениям предприятия по мере их исполнения;

-подготовку и регистрацию организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений).

4.3 Предложения по внедрению системы автоматизации делопроизводства

Как результат описания имеющихся средств автоматизации, можно сделать вывод, что необходимо воспользоваться технологией класса workflow, которая обеспечивают автоматизацию всего документооборота.

В данной работе предлагается использовать для автоматизации делопроизводства в РГП "Волгааэронавигация" программный комплекс Lotus Notes, ибо он в наибольшей степени подходит для автоматизации документооборота средних и крупных предприятий и является фактическим стандартом для систем работы с документами на Западе.

Рассмотрим сценарий перехода от бумажных носителей к электронным регистрационным формам и созданию базы данных о документах, а также процесс заполнения регистрационной карточки на экране компьютера в случае внедрения системы Lotus Notes.

Lotus Notes - это система баз данных, ориентированных на хранение документов плюс многофункциональная система электронной почты.

Одно из преимуществ системы Lotus Notes, использование электронной картотеки. Она позволяет однократно вводить повторяющуюся информацию и использовать одну информацию в различных формах.

Форма регистрационной карточки содержит как поля, заполняемые вручную (номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, позволяет избежать опечаток, которые могут затруднить автоматизированный поиск информации о документе.

Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах в дальнейшем используются в справочной работе, для формирования списков на рассылку. Списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются.

При регистрации поступившего документа заполняются следующие поля: дата получения документа; номер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп; в поле «корреспондент» указывается название организации, приславшей документ; дата документа; номер документа; количество страниц документа; количество листов приложений; вид полученного документа; краткое содержание.Далее, если документ адресован непосредственно Генеральному директору, то он передается ему на рассмотрение, Генеральный директор проставляет резолюцию с указанием конкретных исполнителей по документу.Если же документ адресован конкретному руководителю низшего звена, либо в конкретное подразделение - то он передается туда. Соответственно, либо данные о подразделении-получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карточку, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.

Карточка имеет раздел «Сведения о движении документа», в котором отражается передача документа руководителю для написания резолюции и дальнейшее движения документа от исполнителя к исполнителю.

Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с ним и может принимать следующие значения:

Поступивший документ регистрируется и передается руководителю для рассмотрения и проставления резолюции - значение «Передан руководству».

После рассмотрения руководителем в регистрационную карточку вводятся сведения о резолюции и назначенном исполнителе - значение «На исполнение».Поступивший документ регистрируется и сразу передается непосредственному исполнителю - значение «На исполнение»Документ исполнен - значение «Исполнен»В поле «Исполнитель» указывается, кому передается документ.Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, и этот исполнитель первым заносится в список.В поле «Срок исполнения (Контрольная дата)» проставляется дата, к которой документ должен быть исполнен. Эта дата не может быть меньше текущей.
Заключение
Информационная система необходима организации для предоставления нужной информации в нужное время и в нужном месте. Вопрос оценки ее качества сводится к оценке качества порождаемого в ней информационного продукта с учетом затрат на него. Исходя из проведённого анализа, установлено, что в настоящее время РГП" Волгааэронавигация" не испытывает значительных финансовых и производственных трудностей. Но в условиях необходимости обеспечения безопасности полетов, основным критерием выбора программного обеспечения, выступает надежность и устойчивость работы сети. Важным фактором является возможность интеграции локальной информационной сети РГП «Волгааэронавигация» с локальными сетями партнеров, в том числе и зарубежных, через глобальные и корпоративные сети.

Аппаратное обеспечение предприятия позволяет автоматизировать документооборот без крупных капиталовложений. Финансово-экономическое положение предприятия позволяет реинвестировать часть прибыли на создание информационной сети, обеспечивающей автоматизацию процесса принятия управленческих решений и создание корпоративной информационной сети, обеспечивающей автоматизацию документооборота.

При создании корпоративной информационной сети особое внимание должно быть уделено информационной безопасности и устойчивости сети связи. Устойчивость функционирования сети связи, прежде всего, связана с ее топологией, наличием резервов, качеством оборудования и методами его обслуживания.

Этим критериям, из рассмотренных стандартных пакетов, наиболее полно удовлетворяет система Lotus Notes. Система позволяет автоматизировать основные виды работ, связанных с документооборотом, легко интегрируется с документооборотом на бумажных носителях, не требует замены аппаратного обеспечения и может быть развернута на существующих сетях связи. Переход на автоматизированную систему не связан с необходимостью освоения коллективом сложных приемов и методов работы, что также является фактором, обеспечивающим надежность и устойчивость работы сети, возможность предоставления пользователям различных услуг.

Lotus Notes может обеспечить:

-удаленный доступ пользователей к ресурсам сети;

-создание распределенных банков данных, что снижает стоимость их эксплуатации и уменьшает время доступа пользователей к информации.

На данный момент для предприятия важно грамотно провести автоматизацию документооборота, используя собственный опыт и опыт предприятий гражданской авиации создать эффективную структуру управления.

Автоматизация документооборота предприятия предполагает следующие результаты:

-решение стратегических и тактические задач за счет улучшения использования трудовых ресурсов, уменьшения затрат на персонал, увеличения прибыли, реагирования на изменения объёмов работ;

-повышение организационного уровня производства и труда, оптимизация численного состава за счет исключения дублирования связей, сокращения уровней иерархии;

-оптимизация загрузки работников и подробное описание выполняемых ими функций и решаемых задач на каждом рабочем месте, что положительно скажется на безопасности полетов за счет персонификации ответственности.
Используемые источники
1. Анохин В. Н. Результаты и проблемы разработки и реализации технологии территориального управления природопользованием на основе автоматизированных информационных и кадастровых систем. Материалы Всероссийской научно-практической конференции. Самара. 2009. С. 33-34.

2. Бажин И.И. Информационные системы менеджмента. -М.: ГУ-ВШЭ,2008. -688с.

3. Гиляровский Л. Т. Экономический анализ. М: «ЮНТИ» 2008.- 611с.

4. Земляченко С. В. "Организация документооборота как неотъемлемая часть работы главного бухгалтера" Главбух №1, 2008 год.

5. Кожекин Г. Я., Синица Л. М. "Организация производства" Учебное пособие для студентов экономических вузов - Минск: Экоперсерктива, 2008год.

6. Веснин В.Р. Основы менеджмента. - М.: ГНОМ-пресс, 2008. -436с.