Курсовая Документирование управленческой деятельностью ООО Арабелла
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-25Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Саратовский Государственный Технический Университет
Институт Бизнеса и Делового Администрирования
Курсовая работа
Предмет: Делопроизводство
Тема: Документирование управленческой деятельностью
ООО «Арабелла».
Выполнила:
Студентка 4-го курса группы МНЖ-45
Скворцова А.С.
Проверила:
Преподаватель кафедры ММЛ
Волкова О.Г.
Саратов 2008.
Содержание
Введение. 3
1. Досье предприятия.. 5
2. Схема-макет документооборота.. 6
3. Характеристика состава и содержания документов, обеспечивающих деятельность предприятия
3.1 Организационные документы... 8
3.2 Распорядительные документы... 11
3.3 Информационно-справочные документы... 14
3.4. Документы по личному составу.. 17
4. Приложения.. 20
Заключение. 44
Список используемой литературы.. 45
Введение
В современном динамичном мире менеджеры тратят от 50 до 90% своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой информации. Управление имеет информационную природу, по крайней мере, в той его части, которая касается отношений между людьми. Трудно представить какой-либо вид деятельности менеджера, не связанный с получением, хранением или генерацией информации.
Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
«Делопроизводство, документационное обеспечение управления — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами».
Таким образом, делопроизводство нормативно закрепляется как самостоятельная отрасль деятельности. Отсюда и появилась необходимость создания служб ДОУ в организациях как самостоятельных структурных подразделений. Это вполне объяснимо. Во-первых, для того, чтобы управлять в организации персоналом, финансами, ресурсами, снабжением, необходимы специализированные структурные подразделения. Аналогично и сфера по созданию, обработке, систематизации и использованию документов требует также грамотного профессионального управления. Во-вторых, работа с документами зависит не только и не столько от количества и профессионального мастерства работников службы ДОУ, но в большей степени от научной организации и управления работой в службе делопроизводства.
В настоящее время существует достаточно развитая законодательная и
3
нормативная база по вопросам развития ДОУ, которая продолжает совершенствоваться:
1. Государственный стандарт Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» введен 1 июля
2. «Основные правила работы архивов организаций», утвержденные Росархивом в
3. В
Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации изащите информации, в совершенствовании работы с документами.
4
1.Досье предприятия
Объектом данной курсовой работы было выбрано предприятие ООО «Арабелла».
Правовое положение Общества определяется Гражданским Кодексом РФ, Законом, другими законодательными актами, а также настоящим Уставом и Учредительным договором.
Целью деятельности Общества является развитие потенциала предпринимателя и получение максимальной прибыли на основе удовлетворения спроса на внутреннем рынке в детском питании. Предприятие может создавать филиалы на территории области, на данный момент предприятие филиалов не имеет.
ООО «Арабелла» относится к малым предприятиям, численность работающих составляет около 50 человек: служба персонала - 10 человек, коммерческий директор, менеджер по рекламе, менеджер по продаже, бухгалтерия 5 человек.
В соответствии с миссией и целями ООО «Арабелла» можно выделить следующие функции:
--- закупка продуктов на основе заключения договоров;
--- распределение должностей по рабочим отделам;
--- подбор персонала на различные вакансии;
--- обеспечение соблюдения всех требований санитарии;
--- осуществление контроля за правильным хранением продуктов;
--- контроль за персоналом;
--- благоприятные условия для посетителей кафе;
--- определение потребности населения в продуктах,;
--- проведение различных мероприятий;
--- еженедельная реклама в средствах массовой информации.
2.Схема-макет документооборота
1) Входящие документы
2) Исходящие документы
3) Внутренние документы
Характеристика состава и содержания документов, обеспечивающих деятельность предприятия
Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах. В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству, органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.
8
3.1 Организационные документы
Устав. Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава. Устав — это свод правил,регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д.
Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных — соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.
В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, регистрационный номер, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставной капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.
9
Положение
Положение — это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.).
Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.
В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.
Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.
Должностная инструкция
Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб),
должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Новосибирской области», «Должностная инструкция инспектора по контролю...).
Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).
Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме.
Штатное расписание
Штатное расписание — документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме и содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом
(распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным на то лицом.
3.2 Распорядительные документы
Приказ
Приказ— правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом, содержащим нормы, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.
Разработка проекта приказа осуществляется по указанию руководителя организации или его заместителя по направлению деятельности. Подготовка проекта поручается соответствующему структурному подразделению (в лице его начальника) или компетентному специалисту.
Составление проекта предполагает сбор и тщательное изучение необходимых по существу вопросов информационно-справочных материалов (отчетов, решений коллегиальных органов, докладных записок, служебной переписки, нормативно-правовых актов, постановлений правительства, издававшихся ранее распорядительных документов организации и т. п.). Полезным является выявление на этом этапе мнения заинтересованных структурных
12
под
К составлению текста приказа следует приступать только после получения полной ясности по существу вопроса.
Распоряжение
- это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа-управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, руководителями структурных подразделений, заместителем директора.Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы, однако в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части. Может использоваться слово ОБЯЗЫВАЮ
Протокол-
организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов». Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».
Протокол, как правило, ведется во время заседания. Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.
На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания, например 12—14.03.99. Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении
13
— учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.
Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Далее перечисляются присутствующие.
1.Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «о» («об»). Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
Решение
Решение представляет собой правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также Советов директоров предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Оформляются решения аналогично другим распорядительным документам, с использованием слов РЕШИЛ, РЕШИЛИ.
3.3 Информационно-справочные документы
Письмо
Деловое (или служебное) письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.
В письмах название вида документа не указывается.
На бланке указывается:
· эмблема,
· наименование предприятия,
· почтовый адрес,
· банковские реквизиты,
· № телефона, № факса, № и дата документа.
Бланки могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизита.
В соответствии с признаком места и назначения в информационном обмене письма делятся:
- на инициативные, т. е. направляемые адресату с какой-либо целью (инициативой);
- ответные - письма, которые являются ответами на инициативные письма.
Таким образом, эти виды писем отражают форму общения между организациями.
Инициативные письма не всегда требуют ответа. Так, в группу этих писем входят следующие их разновидности:
- различные информационные письма (например, рекламное письмо, письмо-извещение, письмо-уведомление, сопроводительное письмо и др.);
- письмо-подтверждение;
- письмо-напоминание;
- письмо-предупреждение;
-письмо-декларация (заявление);
- письмо-распоряжение;
- письмо-отказ;
- гарантийное письмо.
Обязательного ответа требуют следующие инициа
тивные письма:
- письмо-просьба;
- письмо-запрос;
- письмо-предложение;
- письмо-рекламация;
- письмо-приглашение.
Докладная записка
Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Воспроизводятся следующие реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.
Объяснительная записка
– это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, составляемый работником организации и
представляемый вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительную записку подписывает её составитель. Датой объяснительной записки является дата её составления и подписания.
3.4 Документы по личному составу
Приказ по личному составу
- это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц. Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
Заявление- это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др. Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись. Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса ("прошу перевести...", "прошу предоставить отпуск..." и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса. Заявление подписывается составителем.
Трудовой договор-
В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами и коллективным договором. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной
форме. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр трудового договора хранится на предприятии, второй - у работника.
Резюме
Содержит краткие сведения биографического характера, предоставляется при трудоустройстве. Оно содержит название вида документа, дату, фамилию, имя, отчество, занимаемую должность, почтовый адрес, телефон, подписи.
Текст состоит из разделов:
· образование (перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с момента учебы);
· опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат);
· дополнительные сведения (хобби, увлечения, черты характера);
· рекомендации (с фамилией, именем, отчеством и номером телефона);
· подпись (сама подпись и расшифровка).
Приложения
УТВЕРЖДЕН
Решением совета директоров
№14 от “
Председатель собрания
___________ В.И.Малыш
У С Т А В
Общества с ограниченной ответственностью
«
Арабелла»
г. Саратов
2007 год
1. Общие положения.
1.1. ООО «Арабелла», зарегистрированное администрацией Октябрьского района г. Саратова 28.08.2006 года, регистрационный №954, приводит учредительные документы в соответствии с Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 18.02.1998 г. №14-ФЗ.
1.2. ООО «Арабелла» является коммерческой организацией, целью деятельности которой является получение прибыли.
1.3. Местонахождение Общества и его почтовый адрес: г. Саратов, ул. Советская 30.
2. Юридический статус общества.
2.1. Общество создано без ограничения срока деятельности с правами и обязанностями юридического лица с момента его государственной регистрации.
2.2. Общество для достижения целей своей деятельности вправе нести обязанности, может приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, от своего имени совершать любые допустимые законом сделки, быть истцом и ответчиком в суде.
2.3. Выполнение работ и предоставление услуг осуществляется по ценам и тарифам, устанавливаемым Обществом самостоятельно.
3. Предмет деятельности Общества.
3.1. Основными видами деятельности Общества являются:
- проводит сбор, исследования, переработку, хранение и реализацию продуктов детского питания;
- торгово-закупочная, торгово-посредническая, и иная коммерческая деятельность.
3.2. Деятельность Общества не ограничивается оговоренной в уставе. Сделки, выходящие за пределы уставной деятельности, но не противоречащие закону, являются действительными.
4. Уставный капитал.
4.1. Уставный капитал Общества – минимальный размер имущества, гарантирующий интересы его кредиторов, и составляет 100 000 (Сто тысяч) рублей.
4.2. Вкладом в Уставный капитал Общества могут быть деньги, ценные бумаги, другие вещи, имущественные права либо иные права, имеющие денежную оценку. Стоимость вкладов Участников в иностранной валюте оценивается в рублях.
5. Права и обязанности участников Общества.
5.1. Участники Общества вправе:
- участвовать в управлении делами Общества;
- принимать участие в распределении прибыли;
- в любое время выйти из общества независимо от согласия других его участников.
5.2. Участники Общества обязаны:
- вносить вклады в порядке, размере и в сроки, предусмотренные Законом;
- не разглашать конфиденциальную информацию о деятельности Общества;
- соблюдать Устав и другие внутренние нормативные документы Общества.
6. Имущество, прибыль, фонды общества.
6.1. Имущество Общества формируется за счет взносов участников доходов от хозяйственной деятельности и иных, не запрещенных законодательством, источников.
6.2. Чистая прибыль Общества после уплаты налогов и других обязательных платежей по решению общего собрания может ежеквартально, раз в полгода или раз в год распределяться между участниками.
7. Исполнительный орган.
7.1. Руководство текущей деятельности Общества осуществляется единоличным органом Общества – директором, избираемым общим собранием участников сроком на пять лет.
7.2. Директор несет ответственность за убытки, причиненные Обществу его виновными действиями (бездействием). С иском о возмещении убытков, причиненных директором, вправе обратиться в суд Общество или его участник.
8. Ревизионная комиссия Общества. Аудиторская проверка.
8.1. Ревизионная комиссия (ревизор) Общества избирается общим собранием сроком на один год. Проверки ревизионной комиссией осуществляются по поручению собрания.
8.2. Общество вправе по решению общего собрания участников привлекать к проверке аудитора, не связанного имущественными интересами с Обществом.
9. Учет и отчетность Общества.
9.1. Общество ведет оперативные, бухгалтерские, статистический учет и отчетность в порядке, установленным действующим законодательством.
9.2. Ответственность за организацию бухгалтерского учета, своевременное представление отчетности о деятельности Общества несет директор.
9.3. Общество не обязано публиковать отчетность о своей деятельности, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным Законом.
10. Реорганизация и ликвидация Общества.
10.1. Общество может быть ликвидировано и реорганизовано добровольно либо по другим основаниям, предусмотренным действующим законодательством. Порядок ликвидации и реорганизации определяется Гражданским Кодексом, Законом, настоящим Уставом.
10.2. Ликвидация Общества влечет за собой его прекращение без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам.
10.3. При реорганизации Общества все документы, подлежащие хранению, в том числе по личному составу, передаются правопреемнику Общества, а при ликвидации – учреждению государственной архивной служб.
ООО «Арабелла» УТВЕРЖДАЮ
ПОЛОЖЕНИЕ Генеральный директор ООО «Арабелла»
08.09.2007 №72 С.В. Смехов
г.Саратов 9.09.2007
О персонале
1 Общие положения
1.1 В своей деятельности персонал организации руководствуется Уставом Общества, настоящим положением, стандартами и нормативно- методическими документами по своей области деятельности.
1.2 Персонал организации должен стремиться к высококачественному исполнению своих обязанностей.
2 Прием на работу, увольнение и перевод
2.1 Прием на работу осуществляется согласно предоставленному резюме.
2.2 Перед приемом на работу проводится собеседование.
2.3 Увольнение работника возможно по его личному желанию или в соответствии с ТК РФ.
3 Права и обязанности работников и администрации
3.1 Работник обязан качественно и своевременно исполнять порученное ему дело.
3.2 Администрация обязана обеспечить необходимые условия для нормального труда работника.
4 Отпуска
4.1 Очередность отпусков устанавливается руководителем структурного подразделения.
4.2 Внеочередной отпуск предоставляется по заявлению сотрудника.
5 Рабочее время и время отдыха
5.1 Рабочее время устанавливается согласно внутреннему расписанию работы предприятия.
5.2 Сверхурочное рабочее время оплачивается отдельно
6 Командирование.
Временное откомандирование и перевод на новое место работы
6.1 Командирование сотрудника проводит руководитель структурного подразделения, в котором данный сотрудник работает.
6.2 Перевод сотрудника на другое место работы возможен только при согласовании этого перевода между руководителями предприятий.
7 Заработная плата. Социальное страхование и компенсация
7.1 Заработная плата сотруднику устанавливается согласно штатному расписанию.
7.2 Решение о повышении заработной платы принимает руководитель организации.
СОГЛАСОВАННО:
Юрист консультант ________ М. А. Яблоков
08.09.2006
| Общество с Ограниченной Ответственностью «Арабелла» ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ01.10.2007 №45 г. Саратов Старшего инспектора общего отдела | УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ___________С.В.Смехов 05.10.2007 |
1. Общие положения
1.1.Настоящая должностная инструкция определяет обязанности (постоянные работы), права и ответственность лиц, занимающих или назначаемых на должность старшего инспектора общего отдела.
1.2. Знать данную инструкцию обязаны: управляющий делами, начальник общего отдела и старший инспектор общего отдела.
1.3. Квалификационные требования, предъявляемые к должности старшего инспектора: общее среднее специальное или высшее образование и практический стаж работы по ведению делопроизводства не менее одного года.
1.4. Старший инспектор назначается, перемещается и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению начальника общего отдела по согласованию с управляющим делами и заместителем генерального директора по социальным вопросам и кадровой политике.
1.5. Старший инспектор непосредственно подчиняется начальнику общего отдела, работает и отчитывается по плану работы отдела, согласованному с начальником общего отдела и утвержденному управляющим делами.
1.6. Соответствие фактически выполняемых работ, уровня знаний и квалификации старшего инспектора определяется квалификационной комиссией.
1.7. Настоящая должностная инструкция пересматривается по мере изменения требований, предъявляемых к общему отделу, и перераспределением обязанностей среди его сотрудников, но не реже 1 раза в 3 года.
1.8. Старший инспектор имеет рабочее место в общем отделе.
1.9. В своей работе старший инспектор руководствуется:
- действующим законодательством;
- правилами внутреннего распорядка;
- должностной инструкцией.
1.10. Старший инспектор обязан знать:
- основные положения Государственного стандарта ГОСТ – Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации».
Системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и других государственных стандартов и нормативных актов по ведению делопроизводства и архивному делу;
- государственных стандартов, нормативных актов по ведению делопроизводства и архивному делу;
- положение об отделе;
- инструкцию по делопроизводству в ООО «Арабелла».
1.11. Форма и размеры поощрений за добросовестное и качественное исполнение обязанностей, а также мера ответственности за упущения в работе определяется руководством по представлению начальника общего отдела по согласованию с управляющим делами и заместителем генерального директора по социальным вопросам и кадровой политике в соответствии с Правилами внутреннего распорядка, действующим законодательством и Положением о премировании работников.
2.Задачи старшего инспектора
Основными задачами старшего инспектора являются:
- совершенствование форм и методов работы с документами в структурных подразделениях Общества;
- контроль за исполнением документов;
- хранение документов;
- методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в Обществе.
3. Функции старшего инспектора
3.1. Постановка документов на контроль (формирование картотеки).
3.2. Контроль за своевременным доведением документов до исполнителей (внешних – в день поступления и регистрации, внутренних – после подписания).
3.3. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов, поставленных на контроль.
3.4. Предварительная проверка и регулирование хода исполнения (устное напоминание исполнителю о приближении срока окончания работы над документом – за 10, 5 и 3 дня, внесение записей в регистрационную карточку отметок об изменении сроков исполнения и т.д.).
3.5. Учет и обобщение результатов контроля – еженедельное составление отчета о входящих документах с просроченным сроком исполнения.
3.6. Регулярное информирование руководства Общества о состоянии, сроках и результатах исполнения документов, поставленных на контроль.
3.7. Контроль за списанием «в дело» документов, поставленных на контроль, после их исполнения.
3.8. Осуществление методической помощи в организации делопроизводства и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях Общества.
3.9. Контроль за работой с документами в структурных подразделениях Общества.
3.10. Разработка номенклатуры дел Общества, ее согласование с государственным архивом Саратовской области.
3.11. Организация работы архива Общества в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами.
3.12. Разработка нормативных документов, инструкций, методических рекомендаций по делопроизводству, архивному делу. Проведение семинаров с ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.
3.13. Повышает свою квалификацию путем самообразования, принимает участие в специальных семинарах по делопроизводству согласно плану повышения квалификации работников Общества.
4. Права
Старший инспектор имеет право:
4.1. Вносить предложения на рассмотрение руководителей структурных подразделений о дисциплинарных взысканиях сотрудникам, необоснованно нарушившим сроки исполнения документов и своевременно не принявшим меры к решению вопросов, поставленных в документе.
4.2. Давать консультации по вопросам, относящимся к его компетенции.
4.3. Обращаться к непосредственному руководителю за помощью в работе, разъяснениями по отдельным вопросам и содействием в устранении причин, нарушающих нормальный ход работы. При непринятии непосредственным руководителем мер обращаться к вышестоящему руководителю.
5. Взаимоотношения
5.1. Старший инспектор поддерживает прямые связи со всеми структурными подразделениями Общества.
6. Ответственность
Старший инспектор несет ответственность за:
- сохранение конфиденциальности информации;
- нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству в ООО «Арабелла»;
- сохранность документов;
- невыполнение требований Инструкции по делопроизводству в ООО «Арабелла» в своей практической деятельности;
- ненадлежащее исполнение задач, возложенных настоящей Инструкцией.
Ознакомлены:
Старший инспектор общего отдела ____________ А.В.Михалков
06.09.2007
