ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФИЛИАЛ В Г.УЛАН – УДЭ
Кафедра гуманитарных и

Социально-экономических дисциплин
Таханова Жанна Владимировна

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Курсовая работа по организации и технологии документационного обеспечения управления

 студентки III курса 465 группы з/о
Научный руководитель

Ильина Н.А.
Улан-Удэ, 2008
СОДЕРЖАНИЕ
Введение………………………………………………………………………стр.3
ВВЕДЕНИЕ
Документооборот - это движение документов с мо­мента их получения или создания до завершения исполне­ния или отправления.

Различают три основных потока документации:

·        документы, поступающие из других орга­низаций (входящие),

·        документы, отправляемые в другие организации (исходящие),

·        документы, создаваемые в орга­низации (внутренние), используемые работниками органи­зации в управленческом процессе.

Движение входящих документов включает:

·        первичную обработку,

·        предварительное рассмотрение,

·        регистрацию,

·        рассмотрение руководством,

·        передачу на исполнение,

·        ис­полнение,

·        контроль за исполнением,

·        списание исполнен­ного документа в дело.

Делопроизводственная служба или служба документа­ционного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотруд­ником (секретарь, секретарь-референт), должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, полученные в полном комплекте (при наличии приложе­ний). В противном случае документы возвращаются авто­ру с соответствующим сопроводительным письмом, где ука­зываются причины возврата.

До настоящего времени во многих организациях доку­менты, поступают в виде традиционных почтовых отправ­лений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в ад­рес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных слу­чаях конверты вскрываются и, как правило, их целесооб­разно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время  отправки и дату получения документа.

Предварительное рассмотрение документа проводит­ся секретарем с целью распределения поступивших доку­ментов на два потока: направляемые на рассмотрение руководителю организации; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. 

Без рассмотрения руководителем передаются по назна­чению документы, содержащие текущую оперативную ин­формацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по кото­рым могут принимать ответственные исполнители, и зна­чительно ускорить движение входящих документов, а зна­чит, ускорить их исполнение. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, со­держащие информацию по наиболее важным вопросам дея­тельности' организации, необходимую для принятия ответ­ственных решений (копия приказа генерального директора предприятия, присланная в его филиал; жалоба покупателя на низкое качество продукции, выпускаемой данным пред­приятием; письмо с коммерческими предложениями и т. п.). В структурные подразделения целесообразно передавать без рассмотрения руководителем организации следующие доку­менты: письмо-запрос, рекламный проспект, письмо-напо­минание. Вce подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предваритель­ным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращают­ся секретарю, который переносит резолюцию руководите­ля в регистрационную форму. После заполнения регистра­ционной формы документы передаются на исполнение в структурные подразделения. Ход исполнения контролиру­ется службой ДOУ. Документы обрабатываются и переда­ются исполнителям в день их поступления в организацию. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с ко­пиями ответов. Работа с исходящими документами начи­нается с подготовки проекта текста документа, который за­тем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа распечатывается, подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. За­веренная копия исходящего документа подшивается в дело. Документы отправляются в другие организации различными, способами: по почте, по факсу, по электронной почте. Перед отправкой, документы тщательно проверяются. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Исходящие документы долж­ны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие. После регистрации 'документ раз­множается в нужном количестве экземпляров (по числу ис­полнителей), копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения, оригинал доку­мента подшивается в дело. Документы внутри 'организа­ции передаются исполнителям под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и ис­ключения возможности потери документа при его движении в организации.

Служба документационного обеспечения должна вести учет количества обрабатываемых документов, т.е. учиты­вать объем документооборота. Результаты учета объема до­кументооборота обобщаются и доводятся до сведения ру­ководителя организации для выработки, мер по совершен­ствованию работы с документами и определения штатной численности делопроизводственной службы.
В практике предприятий сложились три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная, форма применяется на предприятиях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций ё документами в одном струк­турном подразделений, например канцелярии (в общем отделе).       

Централизованная форма типична для предприятий с очень малым документооборотом, в которых все работы с документами выполняют секретари. Эта форма документального «обслуживания», наиболее перспективна, хотя и требует комплексной автоматизации всех операций.

При децентрализованной  форме работы с документа­ми все операции выполняются в структурных подразделе­ниях предприятия, как правило, разобщенных территори­ально.

Смешанная форма (частично централизованная) рабо­ты с документами зачастую используется на крупных пред­приятиях со сложной структурой и большим объемом до­кументооборота.

При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль исполнения) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрацию, формирование дел, текущее хранение и др.) выполняют структурные подразделения.

Табель форм документов - перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирова­ния. В табель включаются только те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется

В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Применение табеля позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм, установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами, учесть количе­ство видов и форм документов: Табель форм утверждает руководитель организации.

Наряду с разработкой табеля форм документов органи­зации целесообразно разработать альбом форм докумен­тов, содержащий формы документов, включенные в табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации со­става и форм документов организации.

Поддержание табеля и альбома форм в рабочем состоя­нии осуществляет делопроизводственная служба. Докумен­ты могут быть систематизированы в табеле по структур­ным подразделениям организации или по функциям и задачам управления (система управления, руководство, планирование, учет и т. п.).

Табель может быть дополнен другими графами, напри­мер: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору и т. п. В графе «Примечание» табеля может помещаться информация о порядке подписа­нии, согласования или утверждения документа.
К служебным документам конфиденциального характе­ра относятся документы, содержащие информацию закры­того характера, в частности, коммерческую тайну органи­зации.

Под служебной (коммерческой) тайной согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 139) следует понимать организа­ционную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.

С 29 июля 2004 г. в стране действует Федеральный закон «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ, который регулирует отношения, связанные с отнесением информации к ком­мерческой тайне, указывает меры, обеспечения ее защиты от несанкционированного доступа.

На документе, содержащем коммерческую тайну: проставляют гриф ограничения в правом верхнем углу первого  листа документа, с указанием номера экземпляра по образцу:     
                      Коммерческая тайна

            Экз. №2
Работа по обеспечению сохранности  конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных - ру­ководителем канцелярии (офис-менеджером).

Для нормальной работы сотрудник конфиденциальными документами, содержащими коммерческую тайну, необходимо обеспечить следующие условия:

• работа с конфиденциальными документами должна 'производиться в отдельном, специально для этого обо­рудованном помещении;

• выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) про­изводится под роспись сотрудника;

• передача документов с грифом «коммерческая тайна» в другую организацию (а внутри организации из под­разделения в подразделение) производится только с разре­шения соответствующего руководителя.

Документы конфиденциального  характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов – в особых помещениях в запираемых и опечатанных несгораемых шкафах (в отдельных случаях – под охраной и с соответствующей сигнализацией).

По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.

Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной (коммерческой) тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.



Работа с обращениями граждан в органы власти
Работа с обращениями (жалобами, заявлениями) граждан имеет свою специфику и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она организуется и проводится в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» №59-ФЗ.

Граждане реализуют свое право на обращение свободно и добровольно. Рассмотрение обращений осуществляется бесплатно и подлежит обязательному рассмотрению. Федеральный закон оговаривает права гражданина при обращении (ст.5) и гарантия его безопасности в связи с обращением (ст.6).

Что касается требований к оформлению обращения, то гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату. В случае необходимости, в подтверждение своих доводов граж­данин прилагает к письменному обращению документы и материалы, либо их копии. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу по информационным системам общего пользования, так­же подлежит рассмотрению в порядке, установленном фе­деральным законом.

Письменное обращение подлежит обязательной регист­рации в течение трех дней с момента поступления в госу­дарственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных орга­нов или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которого входит, решение поставленных в обращении вопросов. Запрещается на­правлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностно­му лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

Государственный орган, орган местного самоуправле­ния или должностное лицо согласно Федеральному зако­ну (ст.10) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходи­мости - с участием гражданина, направившего обращение, принимает необходимые меры, дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исклю­чением случаев, когда в письменном обращении не указаны фамилия гражданина и почтовый адрес, содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни и здоровью.

Государственный орган, орган местного самоуправле­ния или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение l5 дней пре­доставить документы и материалы, необходимые для рас­смотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся, сведения, составляющие государственную  ил иную охраняемую  Федеральным законом тайну.

Гражданин в том случае, если по существу поставленных в обращении вопросов по каким-либо причинам ответ не был дан, имеет право на повторное обращение.

Согласно статье 12 Федерального закона письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправле­ния или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации обращения. В исключительных возможно продление срока рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Личный прием граждан в государственных органах, органах местного самоуправления проводится их руководителями или уполномоченными на то лицами. Содержание устного обращения граждан заносится в карточку личного приема. Ответ на устное обращение с согласия граж­данина может быть дан устно с записью в карточке, а так же письменно по существу поставленных вопросов. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема; подлежит регистрации и рассмотрению согласно порядку, установленному федеральным законом.

Государственные органы, органы местного самоуправ­ления и должностные лица - осуществляют контроль за соблюдением порядка рассмотрения, обращений, анализируют содержание поступающих обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан. Лица, виновные в нарушении данного Федерального закона, не­сут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

                Приведем ряд рекомендаций поведению делопроизвод­ства в отношении обращений граждан в органы власти и к должностным лицам.

Регистрационный индекс гражданина указывается в регистрационном штампе, место проставления и форма. которого определяются ГОСТ Р 6.30-2003 (реквизит 29). Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, Б-78). Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений.

Конверты к письменным обращениям граждан следует сохранять в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения предложения, заявления или жалобы. Поэтому конверт может. Сохраняться вместе с документами до конца решения вопроса, а иногда подшиваться в дело вместе с письменным обращением.

Все поступающие в государственные органы, органы местного самоуправления или в адрес должностного лица обращения рекомендуется учитывать централизованно и регистрировать на регистрационно-контрольных карточках по следующей примерной форме (рис. 9.2). Количество эк­земпляров заполняемых регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из потребности контроля за ис­полнением и справочной работы по обращениям. Обычно это 2-3 экземпляра: одна карточка идет для контрольной, вторая для справочной картотеки, третья передается исполнителю вместе с обращением и прилагаемыми к нему документами.

            При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации на регистрационно-контрольных корточках.

При повторном обращении гражданина заявление, предложение или жалоба получает очередной регистрационный индекс. Однако в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения с добавлением поряд­кового номера, проставляемого через дробь (например, Б-78/2, Б-78/3).

         Секретарь-референт или ответственное лицо, ведущее делопроизводство по обращениям граждан, обязан систе­матически проводить анализ этой категории документов. Периодически (раз в месяц или квартал) составляются аналитические справки, в которых освещаются вопросы, по которым были поданы обращения, количество положительных и отрицательных решений, сколько обращений было решено в срок, сколько с просроченным временем, сколько находится на исполнении. Анализ служит выявлению причин, порождающих нарушение прав граждан, изучению общественного мнения, совершенствованию работы государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц.

При формировании дел по обращениям граждан вместе с обращениями в него подшиваются копии ответов и все относящиеся к конкретному обращению документы, собран­ные в процессе его рассмотрения, т. е. каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу внутри дела группы документов по обращениям располагаются по фа­милиям заявителей в алфавитном порядке.

Сроки хранения дел с обращениями обычно колеблют­ся от 5 до 10 лет. Это зависит от степени важности документов, отдельные дела, интересные для истории, могут храниться постоянно. Дела, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив соответствующего органа управ­ления, а затем в государственный архив.

Наиболее успешной работе по контролю за своевременным исполнением жалоб, заявлений, предложений граждан способствует компьютеризация процесса. Существуют типовые программы для ведения контроля за сроками ис­полнения и справочной работы с обращениями граждан.
9.6. Требования к регистрации документов
Регистрация служебных документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходи­мых сведений о документе в регистрационных формах. Ре­гистрация документов на предприятии, в организации не­обходима для решения следующих задач: учета количества документов, обеспечения сохранности документов, устра­нения возможности потерь документов, обеспечения по­иска документов в информационно-справочных целях. Со­гласно ГСДОУ, регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использовании в справочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания (на пишущих машинках или ПЭВМ) и СПОСО{)II получения или отправки (почтой или по каналам связи). Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ.

Документы, относящиеся к специальным системам документации (финансовая, бухгалтерская, плановая и др.) регистрируются в соответствующих структурных подраз­делениях.

Входящие, исходящие и внутренние документы регист­рируются отдельно, им присваиваются регистрационные номера в пределах календарного год. Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит как ми­нимум из двух частей: порядкового номера в пределах ре­гистрационного массива документов с начала календарно­го года и номера дела по номенклатуре дел. Внутренние документы при регистрации делятся по видам и разновид­ностям, каждая из которых регистрируется отдельно (при­казы по основной деятельности, по личному составу, акты, протоколы и т. д.).

ГСДОУ установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

·  автор документа (корреспондент);

·  наименование документа;

·  дата документа;  

·  номер документа;

• дата поступления документа в организацию (для входящих документов);

• номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);

·  заголовок документа и его краткое содержание;

• резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);

• отметка об исполнении (краткая запись решения воп­роса по существу, дата фактического исполнения или ин­декс документа ответа, номер дела, в которое подшит ис­полненный документ).

Кроме этого в состав обязательных реквизитов могут быть включены и другие (расписка исполнителя в получе­нии документа, наличие приложений и др.).

Документы регистрируются в зависимости от объемов регистрационных массивов документов в регистрационных журналах или регистрационно-контрольных карточках. Образец карточки ниже (рис. 9.3).


           
    
 
9.7. Контроль исполнения документов

Одной из основных функций делопроизводственной службы является контроль своевременности и качества ис­полнения документов. Контроль осуществляют также ру­ководители и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует исполнение ОРД. Документы других систем контролируются в соответствующих структурных подразделениях. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными актами высших органов государственной: власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем организации. Конечная дата, исполнения указывается или в тексте, или в резолюции руководителя.

Контроль исполнения включает:

• постановку документа на контроль;

              -проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

· проверку и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям или должностным ли­цам или другого. документированного подтверждения исполнения.

Вся работа по контролю исполнения должна быть поставлена так, чтобы руководители и сотрудники организации в значительной степени освобождались от операций по документационному обслуживанию.
В управленческой деятельности использованная ранее информация, содержащаяся в документе, является храни­телем широкого спектра сведений, памятью предприятия, в обращении к которой может возникнуть необходимость вновь через какое-то время. Как правило, таких документов накапливается много. Для более рационального поиска необходимой информации документы после их исполне­ния группируют в дела, представляющие собой совокуп­ность документов или документ, относящийся к опреде­ленному вопросу или участку деятельности, подшитый в отдельную обложку ..

В целях правильного формирования дел, обеспечиваю­щего быстрый поиск документов по их содержанию и ви­дам, про из водится классификация документов в текущей работе с документами. Классификация документов закреп­ляется в номенклатуре дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указани­ем сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел служит для распределения и груп­пировки исполненных документов в дела, закрепления ин­дексации дел, установления сроков хранения дел, в каче­стве схемы построения справочной картотеки на исполнен­ные документы и является учетным документом в архиве предприятия для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые.

Индивидуальная номенклатура дел отражает докумен­ты конкретной организации (структурного подразделения).

Примерные и типовые номенклатуры разрабатываются в целях унификации группировки документов такой кате­гории организаций, чей характер деятельности и состав документов является типичным. Примерные номенклату­ры дел имеют рекомендательный характер, типовые номен­клатуры дел - обязательный.

При составлении индивидуальных номенклатур дел (на основе типовых и примерных номенклатур) должна быть учтена специфика формирования дел конкретной органи­зации.

Следует различать также номенклатуру дел структур­ного подразделения и сводную номенклатуру организации. Сводная номенклатура дел отражает документы всей орга­низации и ,состоит из номенклатур дел структурных под­разделении.

Каждая организация (ее структурные подразделения) должна иметь номенклатуру дел (независимо от того, существует примерная или типовая номенклатура).

Основными принципами построения номенклатуры дел являются единство в подходе к учету, систематизации, опи­санию и поиску документов; применение индексации доку­ментов, обеспечивающей внесение в соответствующие раз­делы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений; стабильность индексов дел; сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.

Составлению номенклатуры дел должен предшество­вать процесс изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в ходе реализации предприя­тием (структурным подразделением) управленческих фун­кций.

При составлении номенклатуры дел используют уставы и положения, планы и отчеты о работе, штатные расписа­ния, действующие перечни документов, классификаторы, номенклатуры дел за прошлые годы, список структурных подразделений и корреспондентов, описи дел постоянно­го и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.

В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые участ­ки работы и отдельные вопросы деятельности.

Номенклатура дел утверждается в установленном по­рядке. Утвержденные номенклатуры дел действуют в те­чение ряда лет и подлежат пересоставлению и переутверж­дению в случае коренного изменения функций и структу­ры предприятия. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вво­дится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом посто­янного хранения. Классификационными делениями (разделами и подразделами) номенклатуры дел могут быть как внутрен­ние подразделения организационной структуры предприятия, так и управленческие функции или направления его деятельности.

В номенклатуре указываются наименования разделов и подразделов классификационной схемы и наименования (заголовки) дел. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подраз­деления (направления деятельности) и. порядкового номе­ра дела в пределах структурного подразделения или учреждения. Форма номенклатуры дел организации приведена на с. 259.        

Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой.

При формировании документов в дела используют следующие основные признаки заведения дел:  

 - номинальный (название их разновидностей);

  - предметно-вопросный (содержание);

   -   авторский (одного автора);

 - корреспондентский (конкретный корреспондент, с кем ведется переписка, раскрывается содержание вопроса);

- географический (несколько корреспондентов по географическому признаку);

  - хронологический (в соответствии с хронологией: квартальные сведения и др.).

При формировании дел требуется строго соблюдать объем дел и состав документов, которые должны помещать­ся в дело. Включение в дело документов, относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных ко­пий и документов, подлежащих возврату, не допускается.

В дела подшиваются только исполненные документы, на которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело».
 

 
 
Важной функцией делопроизводственной службы явля­ется систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации - это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Дело - совокупность "документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и по­мещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответству­ющим заголовком - этикеткой (например, «Приказы ди­ректора фирмы за 2006 г.», «Переписка с предприятиями о поставке товаров» и т. п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел».

Номенклатура дел оформляется как для структурных подразделений, так и для организации в целом (сводная номенклатура). Номенклатура дел (первый лист) печатает­ся на общем бланке ОР Д формата А4 и утверждается руководителем организации.

Основное назначение номенклатуры - служить руководством для группировки исполненных документов. Но­менклатура дел используется также при индексации доку­ментов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный номер документа.

Лица, ответственные в организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов.

В целях обеспечения физической сохранности документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы.

Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они долж­ны храниться в рабочих помещениях или в специально от­веденных местах. Содержание дел отражается во внутрен­ней описи документов дел.

По окончании делопроизводственного года дела посто­янного и временного хранения (свыше" 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде слу­чаев документы могут передаваться на хранение в ведом­ственный или государственный архивы. Процедура пере­дачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах:

На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки под­весные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.


В текущих архивах подразделений для размещения боль­шого количества укомплектованных в дела документов при­меняются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвиж­ными секциями.

В архивах организации, в специальных архивах до­кументы хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения; с использованием металлических стел­лажей различных размеров и разной степени механизации.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практичес­кой ценности документов, оформление, описание дел, обес­печение сохранности документов, передачу дел в архив уч­реждения.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - это определение значения документов в целях их отбора на хранение и уста­новления сроков хранения. В процессе экспертизы ценнос­ти документов решаются такие задачи, как отбор на посто­янное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.

Документы, создающиеся в процессе деятельности организаций, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может п6требоваться в те­чение ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа до­кументов содержит информацию, ценную в научных и прак­тических целях. Такие документы должны храниться по­стоянно.

С экономической точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие по­мещения; оборудование, штат специальных работников. Да и найти нужный, ценный документ в таком количестве бу­маг будет очень сложно. Поэтому систематически прово­дится экспертиза ценности документов - определение по­литического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбо­ра их на государственное хранение или установления сро­ков их хранения.

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производственные отде­лы. В пределах каждого подразделения сначала просмат­ривают документы для постоянного хранения, наиболее полно характеризующие основную деятельность органи­зации: положения, приказы, перспективные планы, отче­ты, доклады и т.д.

Архивными учреждениями разработаны типовые переч­ни. Они устанавливают сроки хранения документации, ти­пичной для большинства учреждений, организаций, предпри­ятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т. д.  

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, ти­пизирована и приведена в «Основных правилах работы ве­домственных архивов».

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего хра­нения и использования.

Если строго следовать установленным архивным прави­лам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документа­ми завершается в начале нового календарного года.

9.10. Хранение документов

По истечении срока хранения дел в подразделениях орга­низации дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив организации. Например. дела за 2005 г. должны обрабатываться и сдаваться в архив в 2006 г.

Так как во многих организациях архивы не имеют доста­точных площадей, а вновь созданные, как правило, небольшие организации не предусматривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов» разре­шают хранение дел в централизованной службе делопроиз­водства или в структурных подразделениях. Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения Сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомствен­ных архивов» и ГСДОУ.

Обработка дел для хранения включает проведение экс­пертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных органи­зациях эти работы проводятся под контролем и при мето­дической помощи сотрудников архивного учреждения.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации лис­тов и составлению заверительной надписи.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указываются полное и официально при­нятое сокращенное наименование организации в имени­тельном падеже, название структурного подразделения, номер дела по описи, номер тома, заголовок, дата, количество листов, срок хранения.

При изменении наименования организации или, структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое название, а прежнее заключается в скобки.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточ­нения: проверяется соответствие заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. д.).

Заголовок дела переносится из сводной номенклатуры дел и состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

            - название вида или разновидности документов (приказы, отчеты, переписка);                                                     

           - название организации (автор документа); название организации, которой адресованы или от которой получе­ны документы (адресат или корреспондент документа);

       - краткое содержание документа дела; название мест­ности, с которой связано содержание документов дела;

        - дата (период), к которой относятся документы дела; указание на количество, копий документов дела.

Подлинность документов в заголовке не оговаривает­ся. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких то­мов, на обложку каждого тома выносится общий заголо­вок дела и заголовок тома. Надписи на обложках дел по­стоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. Наклейки на обложках дел постоянного хранения не до­пускаются. Документы постоянного и временного (свы­ше 10 лет) хранения 'подшиваются в твердую обложку на 3-4 прокола с учетом возможности свободного чтения тек­ста, дат и резолюций. Металлические скрепки и булавки должны быть удалены. Листы в делах постоянного хра­нения нумеруются простым карандашом в правом верх­нем углу, не задевая текста документа. Листы дел, состо­ящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Подшитый документ любого формата (развер­нутый или сложенный) нумеруется как один лист. в кон­це пронумерованного дела делается заверительная надпись по установленной форме.

Обеспечение сохранности документов возлагается на лиц, ответственных за работу с ними. Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных закрывающихся помещениях, отвечающих требованиям пожарной безопасности, имеющих определенный температурной влажностный режим.

Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздей­ствия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел по­стоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руково­дителя организации с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложени­ем акта о причинах изъятия подлинника.

В течение делопроизводственного года на выданное по служебной необходимости дело заполняется карточка-заме­ститель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Передача дел в архив организации производится через год после завершения работы с ними в структурных под­разделениях. Дела временного хранения (до 10 лет вклю­чительно) передают в архив по усмотрению руководства. Архив организации ведет учет документальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавлива­емые.руководителем организации, но не реже, одного раза в ·1 О лет, проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя организа­ции создается специальная комиссия. С целью наиболее пол­ного раскрытия содержания документов, хранящихся в ар­хиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, име­ющихся в архиве. В зависимости от содержания докумен­тов каталоги; могут быть, предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др.

Для раскрытия содержания единиц хранения, сфор­мированных из постановлений, протоколов и других доку­ментов, составляются указатели содержания документаль­ных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.

Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архиве, для работы на дом. При работе с документами архива запрещается подчеркивать текст, делать на нем. какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы при снятии графических копий.

Состояние возвращенных в архив после использования документальных материалов должно быть проверено в при­сутствии лица, сдающего эти материалы.

В необходимых случаях по просьбе и за счет заинте­ресованного лица или организации с документов могут быть сняты копии,' которые заверяются архивом. Все копии пос­ле их просмотра и с разрешения руководителя организации выдаются под расписку.

 На основании хранящихся документов архив организа­ции выдает архивные справки, копии и выписки. Архивной справкой называется составленное архивом и официально заверенное·письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся выданном архиве, имеются по существу запроса. Справки могут быть биогра­фическими, содержащими сведения об определенном лице, и тематическими, включающими сведения по какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложение да­ется в хронологическом порядке событий.

Всем организациям и учреждениям справки выдаются только на основании письменного запроса. Отдельным гражданам могут выдаваться архивные справки биографи­ческого характера: о трудовом стаже, зарплате, специаль­ном образовании· и т. п. Такие справки выдаются на осно­вании письменных заявлений, в которых должно быть точно указано, для какой цели или для предъявления в какое уч­реждение требуется архивная справка.

Если архивная справка составляется на основании неза­веренных документов, то в ней указывается: «незаверенная копия», «неподписанный приказ» и т. п.

Архивные справки составляются по установленной форме.

Никакие сведения, выходящие за пределы запроса, в архивную справку не включаются.

Архивная копия дословно воспроизводит весь текст подлинного документа, хранящегося в архиве. Такая копия заверяется.

Архивной выпиской называется, дословное воспроизве­дение части текста документа; относящееся к определенно­му вопросу, факту или лицу. Архивная выписка заверяется и является удостоверением того, что подлинник хранится в данном архиве.

Подлинные личные документы, например, свидетель­ство о присвоении квалификации, невостребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их владельцам на осно­вании письменных заявлений.

Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантировано от затопления. Окна первого этажа следует оборудовать металлическими решетками. Никаких печей и дымоходов в помещении недолжно быть. Освещение толь­ко электрическое. Распределительные щитки, предохрани­тельные пробки и рубильники не следует устанавливать в архивном помещении.

Помещение архива оборудуется необходимыми про­тивопожарными средствами, а между сотрудниками зара­нее распределяются обязанности на случай пожара.

Высота стеллажа не должна превышать 2,2 м. Стелла­жи следует устанавливать на расстоянии.10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не ме­нее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажа­ми может быть 1-1,2 м; остальных проходов - не более '70-80 см.

В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20°С) и относи­тельную влажность воздуха - 50-65 % .

В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запреща­ется выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.

Сроки хранения дел в архивах организаций устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленчес­ких документов, образующихся в деятельности организа­ций с указанием сроков хранения.