Курсовая Коммуникативность и общение 2
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-25Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
ГОУ СПО СПб «Политехнический колледж городского хозяйства»
Курсовая работа
По дисциплине “Менеджмент”
Тема: “Коммуникативность и общение”
Работу выполнил: студент 4 курса
гр. ЭУ-413 Зюванов Олег Витальевич
Работу проверил:
преподаватель Санникова Е. В.
СПБ 2011
Содержание:
- понятие общение и коммуникация
- эффективная коммуникация
- функции и назначение управленческого общения
- условия эффективного общения
- законы управленческого общения
- психологические приемы достижения расположенности подчиненных
1 Общее понятие
В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникациям носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса, время передачи, недосказанность и т.п.) с целью получения в ответ желаемой реакции.
Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей. Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.
Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов. Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.
2 Эффективные коммуникации - обмен информацией, на основе которого руководитель получает возможность принятия эффективных решений и доводит принятые решения до сотрудников.
Многие теоретики и практики менеджмента согласны с утверждением, что коммуникации являются главными препятствиями на пути достижения целей организации.
Выделяют несколько различных видов коммуникаций:
Коммуникации отражают различные виды интересов, определяющих результаты деятельности человека.
В связи с этим можно выделить коммуникации социально-психологического, организационного и экономического характера. На формировании этих коммуникаций строится система стимулирования и мотивации.
Внешние коммуникации – коммуникации между организацией и внешней средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации.
Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения.
Внутренние коммуникации – коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями. Они могут быть формальными и неформальными.
Одноканальные и многоканальные коммуникации. Каждый человек имеет разнообразные интересы, которые и определяют множественность его коммуникаций. Но в определенной деятельности человека его интересы могут сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой специализации деятельности или очень ограниченных полномочиях. Одноканальные коммуникации часто выступают в виде явной и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера. Многоканальные коммуникации свидетельствуют о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем.
Коммуникации могут быть устойчивыми и неустойчивыми. И тот, и другой вид может играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в другом, напротив, неустойчивые. Всё зависит от того, как те или иные коммуникации определяют качество управленческого решения.
Конечно, понятие устойчивости коммуникаций носит условный характер. Но каждый менеджер знает, какие связи ему мешают в работе и какие способствуют, какие устойчиво мешают, а какие могут быстро и безболезненно исчезнуть.
Коммуникации формальные и неформальные. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами». В этом случае доверенным лицом выступает обычно секретарь или ассистент: известно, что во время неформального общения после работы или в перерывах, в «курилках», секретари часто обмениваются информацией, особенно, когда речь идет о вопросах, касающихся изменения внутрифирменной организации деятельности или перемещениях в штате. Исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, то есть слухи, чаще оказывается точной; 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень точности, как правило, меньше, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным.
Формальные коммуникации – коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.
По условию возникновения и характеру проявления в деятельности человека коммуникации могут быть ситуационными и постоянными. Ситуационные коммуникации нередко отражают возникновение конфликтов и тем самым требуют дополнительного внимания. Эти коммуникации могут быть разрушительными для организации. Ситуационные коммуникации возникают как результат деятельности менеджера. Ведь конфликт – не всегда отрицательное явление, он может быть и благом.
Основная причина низкой эффективности коммуникаций в организациях заключается в забвении того, что коммуникация - это обмен. В ходе любого обмена обе стороны должны играть активную роль: недостаточно лишь передать информацию - необходимо, чтобы другая сторона восприняла её.
Главная цель коммуникационного процесса заключается в обеспечении понимания передаваемой информации.
Выделяют восемь основных категорий коммуникационного процесса:
* Отправитель - человек или группа людей, желающий сообщить информацию.
* Сообщение - собственно информация, смысл и идея, которые хочет донести отправитель.
* Канал - способ, которым передается информация: устно, письменно, невербально, по телефону, через Интернет и т.п.
* Код - система знаков и символов, посредством которой передается смысл сообщения. В качестве кода могут выступать произносимые слова, написанный текст, жесты, мимика, условные сигналы и т.п.
* Контекст - внешняя среда, обстановка, ситуация, наполненные системой индивидуально различимых смыслов и ассоциаций.
* Получатель - человек или группа людей, до которых отправитель хочет донести свое сообщение.
* Шумы (помехи) - все то, что искажает смысл сообщения.
* Обратная связь - реакция (отклик) получателя на воспринятое им послание.
Таким образом, процесс коммуникации включает в себя несколько этапов:
* Формирование сообщения отправителем - внутренне формулирование идеи, осознание необходимости передать сообщение.
* Выбор канала и выражение сообщения в системе кодов.
* Передача закодированного сообщения отправителем.
* Восприятие закодированного сообщения получателем.
* Расшифровка кода и формулирование идеи сообщения.
* Реакция на воспринятое сообщение.
Важно отметить, что вследствие несовершенства кода, различиях в интерпретации контекста и воздействия шумов на каждом этапе коммуникативного процесса смысл воспринятого сообщения может (существенно) отличаться от изначального смысла, сформулированного отправителем.
Различают межличностные и организационные коммуникации. Если проблемы межличностных коммуникаций кроются в индивидуальных особенностях людей и контекста передачи сообщения, то основным фокусом организационных коммуникаций становится создание эффективной системы передачи сообщений.
Выделяют пять основных барьеров на пути межличностных коммуникаций:
* Барьеры восприятия - неоднозначность интерпретации смыслов в зависимости от различий в индивидуальных контекстах. Чаще всего это проявляется в виде конфликтов между сферами компетентности и преград, обусловленных установками людей.
* Семантические барьеры - неоднозначность толкования смысловых оттенков слов, паралингвистических (интонация, тон, скорость) и невербальных факторов речи (сопутствующие жесты, мимика, поза, взгляд).
* Барьеры обратной связи - неэффективная обратная связь, не дающая отправителю достаточно информации о корректности восприятия его сообщения.
* Неумение слушать - большинство людей направлены на экспрессию собственного внутреннего мира значительно больше, чем на восприятие и анализ внешней информации.
Западные специалисты по менеджменту предлагают десять правил эффективного слушания, которые в равной мере полезны и в отечественной практике:
* Перестаньте говорить.
* Помогите говорящему раскрепоститься.
* Покажите говорящему, что вы готовы слушать.
* Устраните раздражающие моменты.
* Сопереживайте говорящему.
* Устраните раздражающие моменты.
* Будьте терпеливым.
* Сдерживайте свой характер.
* Не допускайте споров и критики.
* Задавайте вопросы.
* И еще раз: перестаньте говорить!
Существует множество способов повышения эффективности межличностных коммуникаций. Например:
* Проясняйте свои идеи перед началом их передачи.
* Будьте восприимчивы к возможным семантическим проблемам.
* Следите за выражением своего лица, жестам, позам, интонации.
* Выражайте открытость и готовность понимать.
* Добивайтесь установления обратной связи, например, используя следующие приемы:
* задавайте вопросы;
* попросите подчиненного пересказать ваши мысли;
* оценивайте язык поз, жестов и интонаций собеседника, которые могут указывать на замешательство и непонимание;
* контролируйте первые результаты работы;
* всегда будьте готовы ответить на вопросы подчиненных.
Барьеры на пути организационных коммуникаций:
* Искажение сообщений. Возможные причины:
* непреднамеренно, в результате затруднений в межличностных коммуникациях;
* сознательно, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением и модифицирует его таким образом, чтобы искажение смысла происходило в его интересах;
* в результате фильтрации;
* из-за статусных различий;
* из-за страха пред наказанием или ощущения бессмысленности коммуникации.
* Информационные перегрузки - превышение реальных возможностей системы и входящих в неё людей обрабатывать информацию.
* Неэффективная структура организации - чем выше в организации вертикаль власти (количество иерархических уровней), тем больше вероятность искажения информации.
* Некомпетентность персонала - коммуникативная, профессиональная и методологическая.
* Неэффективный способ организации работ и распределения задач.
* Конфликты между различными подразделениями и людьми в организации.
Пути повышения эффективности организационных коммуникаций:
* Создавайте системы обратной связи.
* Регулируйте информационные потоки.
* Предпринимайте управленческие действия, способствующие облегчению обмена информацией по вертикали и по горизонтали.
* Развертывайте системы сбора предложений.* Используйте внутренние информационные системы: печатные издания, стенгазеты, стенды, интранет и т.п.
· Применяйте достижения современных информационных технологий.
3 Понятие управленческого общения и основные подходы к его рассмотрению
Прежде чем приступить к рассмотрению содержания и особенностей общения руководителя и подчинённого, необходимо ввести понятие управленческого общения, поскольку термин «деловое общение» является слишком широким для этой ситуации. Ведь он охватывает и общение, например, врача и пациента, педагога и учащегося. В общении руководителя и подчинённого ярко выражен ролевой характер, неравномерно распределены инициативы и обязанности, ответственности, определяющие зависимость одного участника общения от другого.
Таким образом, управленческое общение - это деловое общение между субъектом и объектом управления в социальных организациях, осуществляемое знаковыми средствами, обусловленное потребностями управления их деятельностью.
Предметом анализа в данной работе будет в основном межличностное общение, то есть общение начальника и подчинённого.
Общение руководителя с подчинённым неразрывно связано с управленческой деятельностью вообще. Идея «вплетённости общения» в управление позволяет детально рассмотреть вопрос о том, что именно в деятельности руководителя определяет общение. В целом же можно констатировать, что посредством общения организуется и реализуется управление. Благодаря присущей ему функции воздействия, общение позволяет согласовывать действия различных его участников
Структура управленческого общения.
Как правило, в общении выделяют три стороны: коммуникация, понимая в узком смысле слова как обмен информацией между субъектом и объектом управления; интеракция - их взаимодействие, предполагающее определённую форму организации совместной деятельности; межличностная перцепция - процесс взаимопознания объектом и субъектом управления друг друга как основа для их взаимопонимания.
Коммуникативная сторона.
В процессе общения субъект и объект управления обмениваются разного рода информацией. Не менее важен также осуществляемый в ходе общения обмен настроениями, интересами, чувствами. Это предстаёт как коммуникативный процесс. Комплекс знаков, используемых в данном случае (речь, жесты и так далее), направлены на обеспечение исполнения принятого решения.
Специфика коммуникативных процессов проявляется в следующих особенностях:
* В характере процесса обратной связи;
* Наличии коммуникативных барьеров;
* Наличии феномена коммуникативного влияния;
* Существование различных уровней передачи информации.
С точки зрения эффективности управления, для руководителя очень важно понимание этих особенностей и их учёт в повседневной деятельности. Кроме того, очень важно правильно понимать назначение и уместность следующих знаковых систем:
* Вербальные средства коммуникации - речь, пара- и экстралингвистические системы (интонация, неречевые вкрапления в речь - паузы и так далее)
* Невербальные, или экспрессивные, средства коммуникации - оптико-кинетическая система знаков (жесты, мимика, пантомимика), система организации пространства и времени коммуникации, система «контакта глазами».[
Каждая в отдельности знаковая система являет собой некий рычаг в установлении правильного (корректного), зависящего от ситуации, контакта с подчинёнными, умение влиять на его психику и его внутреннее состояние без непосредственного вмешательства. Невозможно, например, создание доброжелательной и доверительной атмосферы в беседе, если один из её участников своим внешним видом постоянно подчёркивает своё превосходство. В результате нарушается один из основных принципов проведения беседы - создания атмосферы взаимного доверия. Интеллектуальный потенциал подчинённого в таком общении, скорее всего не будет использован.
Интерактивная сторона.
В результате взаимодействия объекта и субъекта управления решение принимается последним, то есть вышестоящим. И задача взаимодействия усложняется тем, что объект управления должен её воспринять на уровне побуждения к действию. Стратегии общение, избранные руководителем (в большинстве случаев неосознанно), определяет стиль общения и управления. . В литературе описаны пять основных типов управляющих в зависимости от направленности руководителя на интересы дела или на заботу о взаимоотношениях с людьми:
1. «либерал» (максимальное внимание к людям, минимальное внимание к работе);
2. «организатор» (высокая ориентация на эффективную работу в сочетании с доверием и уважением к людям);
3. «манипулятор» (умеренное внимание к работе, незначительное внимание к людям);
4. «пессимист» (незначительное внимание к производству и к людям);
5.«диктатор» (максимальное внимание к работе, незначительное внимание к людям).
Перцептивная сторона.
С точки зрения эффективности управления, процесс восприятия объекта и субъекта управления друг другом не являются равноценным. Каждый руководитель понимает, насколько важно сформировать необходимый образ у подчинённого. В менеджменте существует даже такое понятие как самопрезентация руководителя. Вместе с тем, особенность именно этой стороны делового общения в управлении зачастую не учитывается.
Межличностная перцепция - процесс взаимопознания субъектами общения друг друга как основа для их взаимопонимания. Эта сторона управленческого общения включает в себя определённые механизмы взаимопонимания и прогнозирования поведения партнёра. Важную роль при этом играют коммуникативные барьеры, механизмы психологической защиты личности.
Функции управленческого общения.
Предмет изучения общения руководителя с подчиненным является многосторонним и неоднозначным. В процессе взаимодействия субъект и объект управления выполняют сотни различных функций, которые в свою очередь подразделяются на интегральные (охватывающие деятельность организации в целом) и локальные (осуществляющие непосредственно конкретное общение).
Для такого аспекта рассмотрения, как этика делового общения в управлении, наиболее важны следующие функции:
1. Функция социализации. Включаясь в совместную деятельность и общение, молодые сотрудники не только осваивают коммуникативные умения и навыки, но и учатся быстро ориентироваться в собеседнике, ситуации общения и взаимодействия, слушать и говорить, что также очень важно как в плане межличностной адаптации, так и для осуществления непосредственной профессиональной деятельности. Важное значение имеет приобретаемое при этом умение действовать в интересах коллектива, доброжелательное, заинтересованное и терпимое отношение к другим сотрудникам.
2. Контактная функция. Цель этой функции - установление контакта как состояния обоюдной готовности руководителя и подчинённого к приёму и передаче сообщения и поддержания взаимосвязи в форме взаимоориентированности.
3. Координационная функция, цель которой - взаимное ориентирование и согласование действий различных исполнителей при организации их совместной деятельности.
4. Функция понимания, то есть не только адекватное восприятие и понимание смысла сообщения, но и понимание партнёрами друг друга (их намерений, установок, переживаний, состояний и так далее).
5. Амотивная функция, цель которой - возбуждение в партнере нужных эмоциональных переживаний («обмен эмоциями»), а также изменение с их помощью собственных переживаний и состояний.
Ориентация в этих функциях и умелое пользование ими помогает выявить причины возникающих трудностей при реализации конкретной задачи управленческого общения. Разработка теоретических основ управленческого общения имеет своей целью повышение его эффективности. Поэтому не праздным является вопрос о том, какое управленческое общение мы будем считать эффективным. Иногда эффективность управленческой коммуникации рассматривают с точки зрения достижения целей участниками общения. Но в управленческом общении может быть два и более партнеров, и каждый из них может иметь свою цель, отличную от цели собеседника, а иногда и противоположную. Например, руководитель может ставить своей целью убедить подчинённого в необходимости выполнения какой-либо работы, а подчинённых, в свою очередь, может стремиться отказаться от этого поручения. Цели противоположны и, при отсутствии компромиссного решения, решение для одного из участников будет «неэффективным».
Эффективность управленческого общения нельзя рассматривать в отрыве от управленческой деятельности в целом. Коммуникация является условием и элементом управленческой деятельности, поэтому эффективным следует считать такое управленческое общение, которое обеспечивает достижение целей управленческой деятельности посредством оперативной передачи необходимой информации, оптимального психологического воздействия, взаимопонимания между объектом и субъектом управления и их оптимального взаимодействия.[
Жанры общения руководителя с подчинёнными
Руководитель в процессе своей деятельности проходит несколько стадий поведения: от самой жёсткой, категоричной, где надо проявлять жёсткость и нежелание идти на компромисс, до самой мягкой, лояльной, где руководитель становится равным собеседником без признаков доминирования. Но следует различать ситуации, где и как надо себя вести.
Например, приказ может быть доведён в форме просьбы или требования. Вместе с тем, как показывает практика, всё разнообразие задач управленческого общения может быть решено с использованием перечисленных функциональных видов общения, специфику и психологическую основу которых нужно разрабатывать на теоретическом и практическом уровнях.
Вывод: Таким образом, в зависимости от характера деятельности предприятия (фирмы) в целом осуществляются разные подходы к руководству. Атмосфера, царящая в организации, во многом определяет характер общения, как между сотрудниками, так и с руководством. Выделяют команду так называемого «боевого корабля» и «футбольную команду». Если наглядно представить эти два вида организации производства, то нетрудно будет провести ассоциации в сферу управленческой деятельности. К первой относится «жёсткая» организация управления, а ко второй - «мягкая».
4 Рассмотрим дополнительные условия организации эффективной коммуникации. К вербальным факторам, влияющим на эффективную коммуникацию, относятся:
адекватность (соответствие) содержания речи целям коммуникаторов);
лексическая точность (соответствие используемых слов содержанию и целям коммуникации); логичность изложения.
Обратите внимание, какой первый вопрос мы задаем себе, когда готовимся к коммуникации? Чаще всего он звучит так: «Что я хочу от этого общения?» Затем может последовать следующий: «Как мне этого достичь?» Казалось бы, логично. Но кто из нас не забывает подумать о том, что в это время будет делать наш партнер? В гуманистической психологии есть такой постулат: смысл общения заключается в той реакции, которую оно вызывает. Как мудро заметил Дейл Карнеги, известный специалист по коммуникациям: «Когда я иду на рыбалку, я думаю не о том, что люблю я, а о том, что любит рыба!»
Это означает, что первым должен быть вопрос о том, чего хочет мой партнер. Затем — что он способен для этого сделать? Третий вопрос: как я могу ему в этом помочь? И последний: как это согласуется с моими целями и желаниями?
Только тот, кто способен достичь «эффекта двойной победы» (то есть выигрыша обоих партнеров), учитывая потребности и возможности своего собеседника, может рассчитывать на долгосрочное продуктивное сотрудничество и надежность достижения своих целей.
Лексическая точность достигается постоянным совершенствованием знания языка. Этого можно добиться чтением художественной литературы и регулярным обращением к словарям, особенно при подготовке публичной речи. К сожалению, в последнее время участились случаи грубейших ошибок в речи даже у общественных деятелей и в средствах массовой информации.
Логичность построения речи зависит от того, насколько точно выделены в речи основные моменты и в каком порядке они излагаются. Чтобы добиться логичности изложения, необходимо:
* Продумать и записать на листе бумаги все идеи, касающиеся ваших интересов и целей предстоящей коммуникации;
*Выделить из всех идей две — четыре самых главных («ключевых»);
*Подобрать к каждой базовой идее по две-три вспомогательных (раскрывающих их суть);
*Продумать, какие примеры и аргументы можно привести для того, чтобы подкрепить и проиллюстрировать высказанные идеи.
Старайтесь подбирать аргументы не по принципу: чем больше, тем лучше, а по степени убедительности. Если вы приводите слишком много аргументов, то у слушателей может появиться подозрение в вашей неискренности, к тому же долгое пояснение одних и тех же вопросов снижает внимание.
Если вы готовите презентацию, не забудьте о визуальных материалах. Основной принцип при их подготовке – это КПД (Краткость, Простота, Доступность). При подготовке текстов помните:
*Не стоит увлекаться подробным переписыванием содержания предстоящей речи, отразите только «ключевые» идеи;
*Нежелательно использовать в оформлении цветных материалов более 2-3
цветов;
*Текст лучше располагать не более, чем в 6 строках, а в каждой строке желательно не более 6 слов;
5. Законы управленческого общения
Соблюдение этических норм в деловом общении признается важным не только с точки зрения ответственности бизнесменов перед обществом и самими собой, но и необходимым для эффективности производства. Этика - средство (инструмент), помогающее увеличить рентабельность, способствующее укреплению деловых связей и улучшению делового общения.
Этику делового общения следует учитывать в различных ее проявлениях:
- в отношениях между предприятием и социальной средой;
- между предприятиями;
- внутри одного предприятия - между руководителем и подчиненными и наоборот, между людьми одного статуса.
В основе этики делового общения должна быть координация, а по возможности и гармонизация, интересов. Искусство и успех делового общения во многом определяются теми этическими нормами и принципами, которые используют руководитель по отношению к своим подчиненным:
1. Стремитесь превратить Вашу организацию в сплоченный коллектив с высокими моральными нормами общения. Приобщите сотрудников к целям организации. Человек только тогда будет чувствовать себя нравственно и психологически комфортно, когда произойдет его индетификация с коллективом. Вместе с тем каждый стремится остаться индивидуальностью и хочет, чтобы его уважали таким, каким он есть.
2. При возникновении проблем и трудностей, связанных с недобросовестностью, руководителю следует выяснить ее причины. Если речь идет о невежестве, то не следует выяснить бесконечно попрекать подчиненного его слабостям, недостаткам. Подумайте, что Вы можете сделать, чтобы помочь ему преодолеть их. Опирайтесь при этом на сильные стороны его личности.
3. Если сотрудник не выполнил Вашего распоряжения, необходимо дать ему понять, что Вам известно об этом, иначе он может решить, что провел Вас. Более того, если руководитель не сделал подчиненному соответствующего замечания, то он просто не выполняет своих обязанностей и поступает неэтично.
4. Замечание сотруднику должно соответствовать этическим нормам. Соберите всю информацию по данному случаю. Выберите правильную форму общения. Вначале попросите объяснить причину невыполнения задания самого сотрудника, возможно он приведет неизвестные Вам факты. Делайте Ваши замечания один за один: необходимо уважать достоинство и чувства человека.
5. Критикуйте действия и поступки, а не личность человека.
6. Тогда, когда это уместно, используйте прием "бутерброда" - спрячьте критику между двумя комплиментами. Закончите разговор на дружеской ноте и вскоре найдите время поговорить с человеком, чтобы показать ему, что Вы не держите зла.
7. Никогда не советуйте подчиненному, как поступать в личных делах. Если совет поможет, Вас, скорее не поблагодарят. Если не поможет - на Вас ляжет ответственность.
8. Не обрастайте любимчиками. Относитесь к сотрудникам как к равноправным членам и ко всем с одинаковыми мерками.
9. Никогда не давайте сотрудникам возможность заметить, что Вы не владеете ситуацией, если Вы хотите сохранить их уважение.
10. Соблюдайте принцип распределительной справедливости: чем больше заслуги, тем больше должно быть вознаграждение.
11. Поощряйте свой коллектив даже в том случае, если успех достигнут главным образом благодаря успехам самого руководителя.
12. Укрепляйте у подчиненного чувство собственного достоинства. Хорошо выполненная работа заслуживает не только материального, но и морального поощрения. Не ленитесь лишний раз похвалить сотрудника.
13. Привилегии, которые Вы делаете себе, должны распространиться и на других членов коллектива.
14. Доверяйте сотрудникам и признавайте собственные ошибки в работе. Члены коллектива все равно так или иначе узнают о них. Но утаивание ошибок - проявление слабости и непорядочности.
15. Защищайте своих подчиненных и будьте им преданными. Они ответят Вам тем же.
Выбирайте правильную форму распоряжения, учитывая прежде всего два фактора:
- ситуацию, наличие времени для нюансов;
- личность подчиненного - кто перед Вами, добросовестный и квалифицированный работник или человек, которого нужно подталкивать на каждом шагу.
В зависимости от этого следует выбирать и этически наиболее приемлемые нормы поведения и формы распоряжения. Формами распоряжения могут быть:
1. Приказ. Чаще всего следует использовать в чрезвычайной ситуации, а также в отношении недобросовестных сотрудников.
2. Просьба. Используется в том случае, если ситуация рядовая, а отношение между руководителем и подчиненным основано на доверии и доброжелательности. Такая форма позволяет сотруднику высказать свое мнение на проблему.
3. Вопрос. "Есть ли смысл заняться этим?", "Как мы должны это сделать?". Лучше применять в тех случаях, когда Вы хотите вызвать обсуждение, как лучше сделать работу или подтолкнуть сотрудника к тому, чтобы он взял инициативу на себя. При этом сотрудники должны быть добровольными и достаточно квалифицированными. В противном случае некоторые могут воспринять Ваш вопрос как проявление слабости и некомпетентности.
4. "Доброволец". "Кто хочет это сделать?" Подходит для такой ситуации, когда работу не хочет делать никто, но, тем не менее, она должна быть сделана. В этом случае доброволец надеется, что его энтузиазм будет соответствовать соответствующим образом оценен в дальнейшей работе.
Вот несколько необходимых этических норм и принципов, которые можно использовать в деловом общении подчиненных с руководителем:
1. Старайтесь помогать руководителю в создании в коллективе доброжелательной нравственной атмосферы, упрочнению справедливых отношений. Помните, что Ваш руководитель нуждается в этом в первую очередь.
2. Не пытайтесь навязывать руководителю свою точку зрения или командовать им. Высказывайте Ваши предложения или замечания тактично или вежливо. Вы не можете ему прямо что-то приказать, но можете сказать: "Как Вы относитесь к тому, если бы...?" и так далее.
3. Если в коллективе надвигается или уже случилось какое-либо радостное или, напротив, неприятное событие, то об этом необходимо сообщить руководителю. В случае неприятностей старайтесь помочь облегчить выход из этой ситуации, предложить свое решение.
4. Не разговаривайте с начальником категорическим тоном, не говорите всегда только "да" или только "нет". Вечно поддакивающий сотрудник надоедает и производит впечатление льстеца. Человек, который всегда говорит "нет", служит постоянным раздражителем.
5. Будьте преданы и надежны, но не будьте подхалимом. Имейте свой характер и принципы. На человека, который имеет устойчивого характера и твердых принципов, нельзя положиться, его поступки нельзя предвидеть.
6. Не стоит обращаться за помощью, советом, предложением и так далее "через голову", сразу к руководителю Вашего руководителя, за исключением экстренных случаев. В противном случае Ваше поведение может быть расценено как неуважение или пренебрежение к мнению начальника или как сомнение в его компетентности. В любом случае Ваш непосредственный руководитель в этом случае теряет авторитет и достоинство.
7. Если Вас наделили ответственностью, деликатно поднимите вопрос о Ваших правах. Помните, что ответственность не может быть реализована без соответствующей степени свободы действий.
6 Психологические способы достижения расположенности подчиненных.
Установление контакта начинается с обращения или рукопожатия. Уже тем, как люди здороваются, они выражают свое расположение, искренность, воспитанность. Смысл рукопожатия заключается в том, чтобы, протягивая правую руку, показать отсутствие в ней оружия. Так было во времена рыцарства. Хотя сейчас мы меч не носим, обычай этот сохранился. Здороваться надо приветливо, с улыбкой, глядя человеку в глаза.
Богатство русского языка позволяет человеку приветствовать другого, начиная с пожелания «доброго утра» и кончая «спокойной ночи», а повстречав его днем, вежливо улыбнуться, пожелав «доброго дня».
За приветствием следует обращение к человеку. В.Г. Белинский в «Письме к Гоголю» сказал горькие слова: «Россия представляет собой ужасное зрелище страны, где люди сами себя называют не именами, а кличками: Ваньками, Васьками, Степками, Парашками».
Верно говорят, что доброе имя, как и честь, следует беречь смолоду. Дейл Карнеги советует: «Если хотите понравиться людям, соблюдайте правило: помните, что имя человека — самый сладостный и самый важный для него звук на любом языке».
С целью успешного проведения собственно деловой части необходимо построить план беседы и мысленно проиграть различные варианты. Секрет успешной беседы заключается в исключительном внимании к собеседнику. Если вы стремитесь быть хорошим собеседником, будьте внимательным слушателем. Карнеги советует: «Задавайте вопросы, на которые другому человеку будет приятно отвечать. Поощряйте к тому, чтобы собеседник рассказывал о себе и своих достижениях. Помните, что человека, с которым вы разговариваете, в сто раз больше интересует он сам, его нужды и его проблемы, чем вы и ваши проблемы. Будьте хорошим слушателем. Поощряйте других говорить о самих себе и говорите о том, что интересует вашего собеседника».
Аргументирование — наиболее трудная часть беседы, требующая профессиональных знаний, внимания, присутствия духа, напористости и вместе с тем корректности. Различают корректную аргументацию, основанную на приемах логики и психологии, и спекулятивную, которую сравнивают с ударом «ниже пояса».
Логика и риторика дают ряд общих советов о правилах аргументации:
• Оперировать простыми, ясными, точными и убедительными понятиями.
• Аргументы должны быть достоверными: если правда имеет привкус лжи, то собеседника лучше избавить от нее.
• Способ и темп аргументов должны соответствовать особенностям темперамента собеседника.
• Аргументы должны быть не многочисленными, но яркими.
• Аргументирование не должно быть декларативным или выглядеть как «монолог главного героя».
• Четко расставленные паузы оказывают больше влияния, чем поток слов.
• Следует, открыто признавать правоту своего собеседника и соблюдать этику делового человека.
Аргументы различают по степени воздействия на ум и чувства людей: сильные, слабые, несостоятельные.
Сильные не вызывают критику, их нельзя опровергнуть: это законы, уставы, заключения экспертов, показания свидетелей, статистическая информация и т.п.
Слабые аргументы вызывают сомнения оппонентов: это умозаключения, основанные на догадках, ссылки на малоизвестные авторитеты, доводы и умозаключения личного характера и т.д.
Несостоятельные аргументы строятся на подтасованных фактах, догадках, ложных заявлениях и выводах.
Заключительная часть делового общения — выход из контакта.
В деловых кругах существует выражение: «Выходя из контакта, не хлопай дверью!» Не следует заканчивать деловую беседу спором и доказывать собеседнику, что он не прав. Чаще всего он при этом еще больше убеждается в своей правоте. «В споре нельзя одержать верх, и никогда не говорите человеку, что он не прав», — убеждает Д. Карнеги.
Для выхода из контакта важно не только выбрать наиболее подходящий момент, но и сделать это тактично.
При прощании следует употребить речевые обороты, имеющие характердобрых пожеланий и надежд на дальнейшее сотрудничество: «Всего доброго! Будьте здоровы!», «Всегда рады вас видеть! Желаю успеха!»
В процессе общения используются специальные психологические приемы формирования аттракции, скрытые приемы воздействия на собеседника, крайне важные в профессиональном общении.
Во время контакта с партнером на наши органы чувств (зрение, слух, обоняние и т. д.) поступает огромное множество сигналов от собеседника, но они не все осознаются. Если во время активной беседы нас попросят на минуту закрыть глаза и сказать, какой цвет галстука на собеседнике, то мы не всегда можем дать правильный ответ.
На сетчатке нашего глаза отражается и сам галстук, и его цвет. Но мы можем смотреть и не видеть, слушать и не слышать, что вам говорит собеседник. Сигнал, который воздействовал на наши органы чувств, не зафиксировался в сознании, которое в этот миг было занято другим сигналом. Этот сигнал остается в сфере бессознательного, откуда оказывает свое влияние в виде эмоционального отношения. Вспомните: вас только что познакомили с человеком; через полчаса напряженной, сугубо деловой беседы вы расстались, но вас не покидает ощущение чего-то неприятного: «Какой-то неприятный осадок». Или вами овладевает чувство необъяснимой симпатии к новому для вас человеку.
Если вы хотите расположить к себе собеседника, нужно:
а) если в процессе общения посылать партнеру сигналы, чтобы они имели для него эмоциональное значение;
б) чтобы это значение было для него положительным;
в) чтобы партнер не осознал этот сигнал (был в сфере бессознательного), то может возникнуть положительный эффект: партнер по общению будет утверждать, что для него это общение было приятно.
Расположив, таким образом, человека к себе, вы с большим успехом добьетесь принятия им вашей позиции.
Приемы формирования аттракции есть индицирование партнеру сигналов, которые им не осознаются, но имеют для него эмоционально положительное значение.
Проникнув с помощью этих приемов в сферу бессознательного, эти сигналы будут определять положительное отношение человека к вам и расположат вашего партнера.
Психологические приемы аттракции
Прием аттракции «Имя собственное».
Он основан на произнесении вслух имени (имени-отчества) человека, с которым вы разговариваете.
В деловых и общественных контактах способность запоминать имена всегда приводит к успеху в карьере. «Наполеон III, император Франции и племянник великого Наполеона, гордился тем, что мог запомнить имя каждого человека, с которым ему приходилось встречаться.
Как он этого достигал? Не расслышав отчетливо чьего-либо имени, он говорил: «Извините, пожалуйста, я не разобрал, как вас зовут». Во время беседы он намеренно употреблял это имя несколько раз и старался ассоциировать его со всей внешностью человека. После ухода этого человека он записывал имя вновь узнанного человека.
Каков же психологический механизм этого приема?
1. Имя человека сопровождает его от первых до последних дней жизни. Имя и личность неразделимы.
2. Имя — это символ личности, и, называя его, мы показываем внимание к данной личности.
3. Внимание к личности — это и утверждение данной личности. Каждый человек претендует на то, что он — личность.
4 .Если человек получает подтверждение, что он — личность, то это вызывает у него чувство удовлетворения.
5. Чувство удовлетворения всегда сопровождается положительными эмоциями, которые не обязательно осознаются человеком.
6. Человек всегда стремится к тому, кто вызывает положительные эмоции.
7. Если некто вызывает у вас положительные эмоции, то он вольно или невольно располагает, притягивает к себе, формирует аттракцию.
Прием аттракции «Зеркало отношений. Улыбка»
В народе говорят, что лицо — зеркало души. Обычно люди редко преднамеренно регулируют «изображение» на своем лице. И очень часто бывает так: что у человека на душе, то и на лице.
Отсюда вывод: лицо — это зеркало отношений. Людей располагает доброжелательное лицо с мягкой, доброй улыбкой и отталкивает холодное, беспристрастное лицо «сфинкса».
Улыбка — это пароль для друзей. «Посмотрите, почти все у человека предназначено для самого себя: глаза — смотреть, находить, рот — поглощать пищу, — все нужно самому человеку, кроме улыбки. Улыбка самому себе не нужна. Если бы не зеркала, мы ее никогда бы даже не увидели. Улыбка предназначена другим людям, чтобы им с нами было хорошо, радостно и легко. Это ужасно, если за десять дней тебе никто не улыбнулся и ты никому не улыбнулся тоже. Душа зябнет и каменеет» (Дейл Карнеги).
Значение психологического приема аттракции «Зеркало отношений. Улыбка»:
• Большинство людей искренне и по-доброму улыбаются своим друзьям, а не врагам.
• Лицо с мягкой, доброй улыбкой является сигналом: «Я — вам друг».
• Друг — это единомышленник в каких-то значимых вопросах, делах (словарь Ожегова: «сторонник», «защитник»).
• Одной из ведущих потребностей человека является потребность в безопасности, защищенности. Друг — это тот человек, который повышает защищенность.
• Удовлетворение потребности в защищенности вызывает у человека положительные эмоции.
• Если человек вызывает положительные эмоции, то он вольно или невольно формирует аттракцию.
Психологический механизм приема аттракции «Зеркало отношений. Улыбка»
Цена улыбки на рождество.
Она ничего не стоит, но много дает.
Она обогащает тех, кто ее получает,
не обедняя тех, кто ею одаривает.
Она длится мгновение,
а в памяти остается навсегда.
Она — отдохновение для уставших,
дневной свет для тех,
кто пал духом,
солнечный луч для опечаленных,
лучшее противоядие от неприятностей.
Улыбайтесь!
Для любого руководителя располагать подчиненных к себе — психологическая необходимость. Это не только создание положительного имиджа, но и положительного психологического микроклимата. При контактах руководителя с подчиненными, а также контактах продавца с покупателями важно помнить о необходимости использовать доброе выражение лица и приятную улыбку (за исключением конфликтных ситуаций).
Рекомендации для тех, кто не умеет улыбаться по заказу:
— Оставшись наедине с самим собою, улыбнитесь тому, кто смотрит на вас из зеркала.
— Выполнив это упражнение, вы почувствуете себя лучше — срабатывает условный рефлекс.
— В течение всего дня вы будете трудиться легко и без усталости, так как условный рефлекс создал вам хорошее настроение для себя и окружающих людей.
— Хорошее настроение — первопричина для хорошего здоровья и долгой жизни.
Прием аттракции «Золотые слова. Комплимент»
«Золотые» — это синоним слов «прекрасные», «замечательные».
Комплимент — это слова, содержащие небольшое преувеличение положительных свойств человека, одобрение его ума, поступка, работы, внешности и т.д.
При частом повторении комплиментов: «Вы очень мудрый человек», «Вы великолепный собеседник», «Вы прекрасный образец уважительного отношения к людям» и пр. включается в работу психологический механизм внушения: через определенное время человек и сам поверит в свои способности и будет стремиться реализовать их.
Психологический механизм приема аттракции
1. Человек слышит в свой адрес приятные, «золотые» слова, т.е. комплимент.
2. Если комплимент искренен, то возникает эффект внушения.
3. Внушение приводит к «заочному» удовлетворению потребности «выглядеть» лучше.
4. Удовлетворение потребности «выглядеть» лучше рождает положительные эмоции.
5.Положительные эмоции, вызванные вами, приводят человека к расположенности к вам, т. е. аттракции.
Правила применения комплиментов:
1. «Один смысл» — комплимент должен отражать только положительные качества человека, избегая двойного смысла.
Например: «Слушая ваши беседы, я каждый раз восхищаюсь вашим остроумием».
• Нарушение правила: «Слушая ваши беседы, я каждый раз поражаюсь вашей способности уходить от ответа».
2. «Без гипербол» — положительное качество должно иметь небольшое преувеличение, но отражающее истину. Умный человек, зная в себе свойство, постоянно всюду опаздывать, будет неприятно удивлен комплиментом: «Меня всегда радует ваша пунктуальность».
3. «Высокое мнение» В комплименте следует учитывать собственное мнение человека. Если он твердо знает особенности своих достоинств, то повторение их в его глазах выглядит банально.
Например, банально говорить врачу: «Как вы точно поставили диагноз!»
4. «Без претензий» Не следует подчеркивать в человеке те качества, которые он сам не считает достоинством.
5. «Без дидактики» Комплимент должен утверждать присутствие данного свойства, а не содержать рекомендации по • их воспитанию. Например, нарушение этого принципа звучит в выражениях: «Твердость убеждений украшает мужчину», «Умей отстаивать свои убеждения».
6. «Без приправ» Комплимент не должен содержать добавок типа: «Руки у тебя золотые, а язык твой — враг твой!».
Комплименты в деловых беседах:
— Как вам удается так располагать к себе людей?
— Я и не предполагал, что вы так тонко разбираетесь в людях!
— Знаете ли вы, что ваша улыбка просто обезоруживает людей?
— Всегда рад иметь такого приятного партнера!
— До чего же было приятно с вами пообщаться! .
— Обучаясь с вами, можно многому научиться!
— У вас поразительная наблюдательность!
— Меня поражает широта вашего кругозора!
— Как вы смогли воспитать в себе такую выдержку?
— Меня подкупает ваша доброта!
— Как вам удается так тонко чувствовать моду?
— Пожалуй, я пошел бы с вами в разведку!
— Ваша энергия просто заражает других!
— Я поражаюсь вашему трудолюбию!
— Какая у вас дикция! Слушать вас — одно удовольствие!
— У вас энциклопедическая память!
— Ваша эрудиция поразительна!
В народе существует поговорка: «Горчица приносит больше вреда, чем масло». Именно эту суть отражает комплимент.
Любой контакт следует начинать с образования у людей положительных эмоций. Открывая совещание, вместо формальных слов лучше сделать комплимент.
Например: «Ну, что ж, вопрос у нас серьезный, но мы и не такие еще орешки раскалывали!»
Главное, чтобы от ваших слов у большинства присутствующих на лице возникла легкая, добрая улыбка в ответ на вашу улыбку и легкую шутку.
Итак, перед открытием совещания специально приготовьте два-три комплимента участникам совещания. У вас выработается стиль общения, вызывающий у окружающих положительные эмоции.
Прием аттракции «Терпеливый слушатель»
Интересный собеседник не тот, кто умеет говорить, а кто умеет слушать. Процитируем Д. Карнеги.
«Ярый скандалист и даже самый резкий критик зачастую смягчается и смиряется в присутствии терпеливого, сочувствующего им слушателя, который будет молчать, пока разгневанный обличитель раздувается, как королевская кобра, и извергает накопившийся в его душе яд. Человека, с которым вы разговариваете, во сто раз больше интересует он сам, его нужды и его проблема, чем вы и ваши проблемы. Его зубная боль имеет для него большее значение, чем голод в Китае, от которого умирает миллион людей.
Если вы хотите понравиться людям, то будьте хорошим слушателем. Поощряйте других говорить о самих себе.
Прием аттракции «Личная жизнь»
У каждого человека наряду со служебными обязанностями есть и личные интересы, увлечения, есть личная жизнь. К непрофессиональным интересам могут относиться не только хобби, увлечение каким-нибудь делом, но и увлечение какой-нибудь идеей, а также тяга поговорить на какую-нибудь тему.
Эмпирические наблюдения привели к заключению, что если с человеком повести разговор в русле его личного интереса, то это вызывает у него повышенную вербальную активность, сопровождаемую положительными эмоциями.
Один из секретов удивительной популярности американского президента Теодора Рузвельта, по мнению Дейла Карнеги, состоял в том, что он страстно интересовался людьми, за что люди платили ему любовью. Его темнокожий камердинер Джейк Амос написал о нем книгу «Теодор Рузвельт — герой для собственного камердинера», где сообщает
о следующем эпизоде: «Однажды жена стала расспрашивать президента о виргинской куропатке, и он подробно описал ей эту птицу. Спустя некоторое время в нашем коттедже зазвонил телефон.
Звонил Рузвельт, чтобы предупредить, что под окном разгуливает виргинская куропатка и если жена пожелает выглянуть из окна, то сможет ее увидеть. Подобные мелочи были чрезвычайно характерны для него».
Если вы хотите понравиться людям, искренне интересуйтесь другими людьми.
Для других сотрудников поинтересоваться здоровьем, покупкой или дачными делами — это проявление такта, вежливости. А для руководителя — его работа, служебная обязанность. Ибо работа руководителя — не только генерирование идей, составление планов, но и активизация исполнителей на творческую реализацию этих идей и планов.
Для любого руководителя располагать подчиненных к себе — производственная необходимость. Поэтому при общении с ними следует интересоваться их внеслужебными увлечениями, их личными заботами и интересами и использовать эти значения в интересах производства.
Последующими задачами дисциплины «Психология продаж» является изучение взаимодействия физических лиц: продавцов и покупателей. К задачам этой дисциплины можно отнести: а) изучение динамики спроса и путей его формирования и развития, б) исследование психологических факторов воздействия на покупателей в процессе продажи товаров; в) разработка и создание критериев положительного социального климата для процесса продажи на предприятиях розничной торговли.
Зарубежные исследователи проблемы качества обслуживания в предприятиях розничной торговли строят свои маркетинговые исследования на получении информации о потребностях потребителей. Обслуживание высокого уровня способны обеспечить только те компании, руководство которых действительно заинтересовано в достижении высших стандартов сервиса по отношению к покупателю.
