Технологически формирование библиотечных фондов начинается с определения идеального образа фонда, или его модели. Следующий этап - отбор, приобретение (исключение) документа, или комплектование. За ним следуют учет, обработка, размещение, хранение, доставка документа по требованию абонента. Информация о ходе этих процессов постоянно анализируется, и по итогам анализа в них вносятся коррективы.
Значение формирования библиотечных фондов для системы "библиотечных фондов" состоит в том, что буквально все характеристики фонда создаются именно и только в результате его формирования. А качество и величина фонда предвосхищают и обуславливают всю дальнейшую деятельность библиотеки.
2.2 Теоретические основы соответствия библиотечных фондов
В любой социальной организации, в том числе и библиотеке, действуют определенные законы, закономерности и тенденции, которые отражают объективные процессы, происходящие во всех организационных системах.
В специальной библиотечной литературе в различные временные периоды рассматривались как законы и закономерности, реализуемые в библиотечном фондоведении. Среди них назывались принципы объективности, партийности (коммунистической), доступности, профилирования, планомерности и систематичности, селективности, конгруэнтности, соответствия, гуманизма, порогов, физического совершенства, патриотизма, в библиотеках для детей – возрастной, предметный, экземплярный, амплитудный.
В последнее время на страницах специальной литературы этому вопросу уделяется недостаточно внимания в отличие от периода советской эпохи. В какой-то мере это можно понять. В тот период библиотеки были опорными базами партийных организаций, и главным, определяющим принципом в гуманитарной сфере был принцип коммунистической партийности. Он, как известно, не только считался ведущим, но и в решающей степени определял содержание других принципов.
Что же касается принципа партийности, то его место еще не исчерпано на исторической арене общества. Он был и является ведущим в библиотеках, учреждениями которых являются определенные партии. И в этом случае он может быть и бывает: коммунистическим, либеральным, консервативным, христианско-демократическим, национал – социалистическим и т.д.
Говоря еще раз об актуальности рассмотрения вопроса о принципах формирования фондов, следует подчеркнуть, что в современных нормативно-правовых актах, а особенно законах, непременной составляющей, кроме терминологической части, являются принципы которыми должны руководствоваться субъекты профессиональной деятельности в той или иной отрасли народного хозяйства, политики, культуре, образовании.
На начальном этапе развития библиотечного фондоведения принципы разрабатывались в основном к процессу комплектования библиотечных фондов. Со временем этот диапазон стал несколько шире - принципы начали применять к более общему процессу – формированию библиотечных фондов (комплектование, организация, исключения),
Известно, что в основе анализа как способа познания лежит такой признак системы, как делимость. Поэтому анализ процессов, т.е. разложение составляющих библиотечного фонда на менее крупные процессы, дает возможность глубже изучить их сущность, технологию, возможные пути совершенствования. Однако анализ следует рассматривать в единстве с синтезом как наиболее сложным методом системного мышления. Следовательно, необходимо иметь в виду, помнить, подчеркивать, что библиотечные фонды – часть системы библиотеки; их создание и развитие, изменение технологии постоянно и неразрывно связаны с другими составляющими библиотечной деятельности – обслуживанием потребителей, управлением персоналом, модернизацией материально – технической базы библиотеки и рядом других.
В библиотеке, как в любой социальной системе, существуют главные ведущие цели, для реализации которых она и создавалась. Так, важнейшее направление библиотеки – собирать документы, существенно необходимые для жителей определенного региона или потребителей соответствующей профессиональной категории. Тем самым библиотека обеспечивает их право на свободный доступ к информации, знаниям, приобщение к ценностям национальной и мировой культуры, науки, образования.
Но кроме этой цели в библиотеке существует и ряд других целей и подцелей, которые отличаются большей конкретностью, спецификой, специализацией, технологичностью. Например, реализуя процесс формирования библиотечных фондов, библиотека оптимизирует процесс комплектования, обработку, учет, размещение и расстановку библиотечного фонда.
Значит, есть основание говорить и о промежуточных критериях и связующих звеньях этих целей, опираясь на которые, можно оперативно и качественно достигать желаемых результатов в целостной системе библиотечной отрасли и ее составляющих. Исходя из этого следует классифицировать принципы формирования библиотечных фондов, поскольку одни из них выходят за рамки библиотечных фондов и становятся принципами всей организации, т.е. библиотеки; другие являются определяющими при приобретении какой – то одной части библиотечного фонда; третьи затрагивают несколько библиотечных направлений или процессов.
Принципы формирования библиотечных фондов можно разделить на общебиблиотечные, специальные, единичные.
К общебиблиотечным можно отнести принципы: соответствия, гуманизма, патриотизма, физического совершенства.
Принципы соответствия применительно к библиотечным фондам сформулировал Ю.В. Григорьев. С одной стороны он определяет соотношение между непрерывно растущими запросами читателей, стимулирующими дальнейший рост и качественное улучшение фондов, и работой библиотек по удовлетворению запросов читателей и формулированию их интересов, а с другой – условия, при которых это соответствие может быть достигнуто.
При формировании библиотечных фондов соответствие выражается прежде всего во взаимоотношениях между новыми и ранее присутствовавшими в фонде документами. Новые содержали более емкую и качественную информацию, остальные – устоявшийся материал, частично устаревший со временем. Их совместное существование составляет сущность библиотечного фонда.
Соответствие нового и старого в библиотечном фонде имеет две стороны: качественную и количественную. Обе играют заметную роль в динамике библиотечного фонда. Его развитие – это непрерывный процесс раскрытия сущности, преемственность по принципу соответствия между новым и старым во взаимодействии с признаком отбора (из старого содержания отбирается то рациональное, необходимое, которое на новом этапе развития библиотечного фонда будет лучше соответствовать его сущности).
Соответствие фонда задачам библиотек носит долговременный характер, так как задачи фиксируются в библиотечных законах, положениях, уставах и других законодательных и нормативных актах, которые не часто пересматриваются. Это соответствие в известной мере влияет на структуру библиотечного фонда. Так, в задачах библиотек могут быть зафиксированы приоритетные направления деятельности с документами определенной отрасли знания, научного направления и т.п., что будет сказываться на количественных и качественных параметрах библиотечного фонда, его организации.
Рассматриваемое нами соответствие не является чем – то изолированным, это аспект иного соответствия. Так, задачи библиотек определяются вышестоящим учреждением, организацией или иным органом, который создал библиотеку и в ведении которого она находится. Если этот организация государственная, то деятельность библиотеки, ее задачи в конечном счете должны соответствовать целям существующего социального строя.
Соответствие фонда интересам читателей более подвижно в силу необходимости быстро реагировать на события политической важности, экономической и культурной жизни общества и так же влияет на структуру библиотечного фонда. Потребности основных групп читателей не возникают спонтанно. Они зачастую определяются необходимостью получения среднего или высшего образования, овладения определенной профессией, повышением общеобразовательного, культурного и профессионального уровня. Достижение этих целей возможно при совпадении в известной мере этих потребностей с программами школ, училищ, техникумов, вузов, установившихся и реально действующих в обществе норм, обычаев, традиций, представлений о личностных качествах человека.
Различные отношения между частями фонда благодаря присущим каждой из них свойствам можно назвать тельным соответствием. Это соответствие фонда задачам библиотек по разным параметрам; содержанию, языковому, видовому, хронологическому и другим аспектам. Такое соотношение элементов фонда и задач библиотек носит в большей мере внутренний характер и определяет структуру фонда. Соотношение же между фондом и интересами читателей, как реальными, так и потенциальными, является в значительной степени отношением системы фонда со средой.
Подобные отношения между элементами внутри системы библиотечного фонда и отношения системы со средой не являются произвольными, а носят избирательный характер, который представляет собой важнейший признак дополнительного соответствия и тесно связан с принципом отбора.
Чтобы хорошо сформированный библиотечный фонд «заработал», ему необходимо создать определенные условия: расположить фондохранилища недалеко друг от друга и от читателей, открывать библиотеку в удобное время для абонентов, выполнять запросы в минимальный срок и т.д. Все это можно определить как функциональное соответствие.
Каждая из сторон соответствия влияет на функционирование и структуру другой: изменение в структуре основной группы читателей влияет на структурные изменения в библиотечном фонде, неоправданно усиленное комплектование одной части фонда за счет другой может привести к оттоку читателей из библиотеки, падению интереса к ней.
Поиск параметров соответствия, вероятно, должен идти по линии приближения к идеальному состоянию, когда библиотечные фонды полностью соответствуют задачам библиотек и потребностям читателям. Но такой идеал практически не досягаем. Ориентиром тактического порядка должен быть оптимальный вариант: фонд библиотеки считается оптимальным по составу и величине, если выполняются 75-80% общего числа требований, поданных читателями по профилю комплектования данной библиотеки. По-видимому, этот показатель будет постоянно уточнятся в сторону увеличения по мере создания единого библиотечного фонда страны.
Соответствие библиотечного фонда задачам библиотек и интересам читателей, как правило, проявляется в удовлетворении читательских запросов. Но в отдельных случаях задачи библиотек и интересы читателей не совпадают – необходим поиск путей определения меры соответствия. На разных исторических этапах динамика соответствия включала в себя много различных особенностей и черт, не свойственных предыдущим состояниям системы библиотечных фондов. Отсюда и подвижность трех элементов системы: библиотечных фондов, задач библиотек, интересов читателей.
Но не следует любые изменения в системе библиотечных фондов рассматривать соответствующее либо прогрессу, либо регрессу. В процессе своего развития эта система может изменятся по разным аспектам, но лишь постоянное отклонение от заданного соответствия, выход за его границе могут привести к деформации и даже разрушению ее сущности.
Принцип соответствия тесно связан с принципом «порогов».
Накопление документов в результате естественного развития библиотечных фондов приводит к известным сложностям в размещении, расстановке, хранении и обслуживании читателей. Поэтому в библиотековедении на ряду с теорией исчерпывающего комплектования фондов возникли теории относительной полноты комплектования, сбалансированного комплектования и др. Они нацелены на уменьшение роста фондов, количества приобретаемых документов при достаточно полном удовлетворении читательских запросов.
Реализация этой теории связана с определенными « пороговыми» величинами, т.е. с соблюдением принципа «порога». Он является одним из общенаучных принципов, выступает своеобразным регулятором в развитии системы библиотечных фондов.
С учетом определенных «пороговых» величин создаются проекты и строятся фондохранилища различных библиотек.
В развитии библиотечных фондов принцип «порогов» содействует созданию различных структур. Так, в крупных библиотеках выделяются подсобные и иные небольшие по объему фонды для оперативного удовлетворения читательских запросов, как правило они не превышают 30% объема всего библиотечного фонда. Их увеличение привело бы к удлинению сроков обслуживания пользователей, сложностям в организации библиотечных фондов.
Знание и соблюдение принципа «порогов» необходимы для того, чтобы качественные накопления документов были регулируемы и приводили к ожидаемым результатам даже при переходе в новое качественное состояние (образование новых фондов, переход библиотеки в новую категорию и т.д.). поддержание «пороговых» величин на оптимальном уровне способствует стабильности, предсказуемости, а стало быть, и управляемости развития и использования библиотечных фондов.
В фондах библиотек сосредоточены документы человеческой культуры, отражающие философские, экономические и иные взгляды людей. Сегодня мы пришли к признанию того, что общечеловеческие ценности стоят выше классовых интересов любых партий, групп или отдельных людей. Исходя из этого, мы можем утверждать, что при формировании фондов библиотек следует руководствоваться принципом гуманизма. Именно человек с его интересами и запросами должен стоять в центре внимания библиотечной деятельности.
Библиотечный фонд – сложная система. А в любых сложных системах проявляются закономерности, определяющие их структуру и жизнедеятельность.
Можно сказать о том, что в библиотечном фонде действует ряд философских законов. Среди них переход количественных изменений в качественные с категориями: количество, качество, мера, свойства и др., без которых немыслимо формирование, сохранность и использование библиотечного фонда.
Действует и закон отрицания, определяющий направление, форму и результат развития библиотечного фонда, проявляющийся в виде тех или иных тенденций (появление новых технологий, нетрадиционных носителей информации, миниатюризация фонда и т.д.).
Можно говорить и о других законах, проявление которых в библиотечном фонде ждет своих исследователей, например, закон циркуляции. Он проявляется в движении книг и других документов по соответствующим кругам: путь документов в процессе обработки, выдаче его потребителю и т.п.
Не будь такой циркуляции библиотечных фондов, они бы постепенно оказались в застывшем состоянии, и читатели потеряли бы интерес к ним.
Закон циркуляции библиотечных фондов присущ всем типам и видам библиотек независимо от ведомственной подчиненности, названия, объема фонда и будет действовать постоянно, пока функционирует библиотека.
Циркуляция неразрывно связана с инвариантностью, т.е. закон циркуляции будет действовать и в том случае, когда библиотеку выведут в новое помещение, другую местность или часть информации переведут на иные носители информации и т.п. В новых условиях могут измениться формы и виды документов, совершенствоваться технологические процессы, что ускорит, оптимизирует процесс циркуляции, не изменяя сущности закона.
Рассмотренные принципы и закономерности способствуют устойчивому функционированию системы библиотечных видов.
2.3 Комплекс критериев, предъявляемых к качеству формирования соответствия библиотечных фондов
соответствующий критерий, который, в свою очередь, состоит из комплекса показателей и величин первостепенной, второстепенной и т.д. важности.
Критерий должен отвечать одновременно нескольким требованиям.
• Первое - правильность подхода в выборе критерия. Верен лишь критерий, вытекающий из основной цели формирования библиотечных фондов.
• Второе требование - определение необходимого и достаточного числа критериев. Правилен монокритериальный подход, который предполагает выбор из всех показателей, характеризующих формирование библиотечных фондов, самого главного, наиболее отвечающего ожидаемому результату, и перевода его в ранг критерия. критерии разного уровня и рода, что зависит от масштабов и характера решаемой задачи. Существуют критерий всего цикла и формирования библиотечного фонда и критерий осуществления каждого его процесса.
Критерии могут быть двух родов, т.е. оценивать формирование библиотечных фондов с точки зрения абонента - потребителя библиотечного фонда и с точки зрения библиотекаря, которому важно знать и то, насколько удовлетворен абонент, и то, какими затратами достигается намеченный результат. Эти разнородные критерии должны быть согласованы между собой, подкреплять друг друга. Таким образом, общее число разноплановых критериев довольно велико и разнообразно.
• Четвертое. Оценка качества или эффективности одного процесса или явления не должна влиять на оценку другого.
• Пятое. Критерием можно пользоваться для сравнения результатов формирования фондов однотипных библиотек.
• Шестое. Критерием можно пользоваться лишь в случае, если он измеряем. Для этого составляющие критерий относительные показатели приводят к безразмерному виду; их центрируют, т.е. изменяют только в пределах от 0 до 1 (что упрощает расчеты); их делают однонаправленными.
О качестве библиотечного фонда судят по заранее рассчитанной степени его соответствия общественно значимому эталону - количеству пользующихся им абонентов и доле их безотказного обслуживания в нормативные сроки.
Качество отражает сумму всех потребительских свойств библиотечных фондов, т.е. оно проявляется в надежности фонда, которое определяет:
"Способность фонда обеспечивать полное удовлетворение профильных запросов читателей. Показателем надежности фонда является коэффициент удовлетворения запросов за анализируемый период (месяц, квартал, год), определяемый отношением числа удовлетворенных запросов к общему числу поступивших запросов. Надежность фонда проявляется в его полноте, готовности к эксплуатации, безотказности функционирования, долговечности, пригодности ремонту." [19, с.108].
А слагаемые надежности, по Ю.Н. Столярову - это полнота и оперативность, которые измеряются собственными критериями [15, с.223] фонда: исчерпывающая и относительная указывают на полноту представленности в фонде документов из документального потока, а избыточная и недостаточная насколько полно фонд удовлетворяет читательские потребности (избыточная полнота фонда характеризуется наличием в ней большого количества не используемыми читателями документами, а недостаточная - неудовлетворенностью читательского спроса).
В качестве критерия оценки документа при принятии решения о включении его в библиотечный фонд выступает соответствие документа профилю фонда.
Полнота выступает как качественная категория библиотечного фонда, указывает на его соотношение с документальным потоком и позволяет обеспечивать при отборе наличие в фонде документов, соответствующих его профилю.
Какими показателями можно измерить полноту? Как использовать эту категорию для оценки качества фонда?
Для измерения полноты учеными - библиотековедами было предложено понятие "степень полноты" [10, с.9], которое выражается отношением документов, имеющихся в поступлениях или разделе фонда к документам в документальном потоке, необходимым библиотеке, получаемое в процентах.
По степени достижения полноты различают: исчерпывающую по разделу (типу издания) приобретаются все выходящие документы - 100%; максимально релевантную (или достаточную) - по разделу приобретаются документы, несущие две трети необходимой библиотеке профильной информации - 75%, ядерную - комплектуются самые значительные (для ядра фонда) документы несущие не менее одной трети профильной информации по конкретному разделу - около 30% и справочную комплектуются документы высшей степени обобщения информации (справочники учебники) - до 20% [10, с.10, 17]
Каждая степень полноты применима только к части фонда, но ни в коем случае не ко всему фонду.
Различные степени полноты характеризуют фонд с точки зрения его соотношения с документальным потоком. Для определения уровня соответствия фонда общественной информационной потребности, закрепленной в профиле конкретного библиотечного фонда, специалистами было предложено использовать понятие "соответствие".
Профиль фонда отражается в его модели, в которой отражены информационные потребности читателей данной библиотеки. Следовательно, соответствие - качественная категория библиотечного фонда, определяющая уровень его соответствия читательским потребностям, отраженным в модели фонда. При этом возможны три характеристики: фонд превышает читательские потребности, фонд недостаточен для удовлетворения потребностей и фонд оптимален. Согласно этим характеристикам установлены следующие уровни соответствия фонда читательским потребностям:
• оптимальный - документы представлены с необходимой библиотеке полнотой в соответствии с профилем фонда при оптимальной экземплярности;
• избыточный - фонд превышает читательские потребности за счет непрофильной (не запланированной в модели фонда) и дублетной (многоэкземплярной) литературы;
• недостаточный - в фонде имеются лакуны, недостаточно количество экземпляров документов повышенного спроса.
Избыточный уровень может быть оправдан лишь для депозитарной части фондов крупных библиотек, где собирается малоспрашиваемая литература, предназначенная для использования читателями многих библиотек.
Соответствие между потребностями читателей в получении полной информации по интересующим их вопросам и возможностям библиотек в обеспечении этой полноты - актуальная проблема библиотековедения.
Вопросы полноты библиотечных фондов продолжают привлекать внимание специалистов. Это понятие все чаще используется при оценке качества фондов: при низкой обращаемости отмечают избыточную полноту, при большом количестве лакун говорят о недостаточной полноте, при наличии всех нужных документов - об исчерпывающей полноте.
Однако в практике формирования библиотечных фондов критерий полноты используется не в полной мере. Этому пока не способствует уровень разработанности вопроса. Полнота фонда продолжает оставаться предметом споров между учеными на уровне концепций исчерпывающей и относительной полноты, а при оценке фондов используется интуитивно, без конкретного обоснования.
Проанализировав применение понятий "исчерпывающая", "избыточная", "относительная", "недостаточная полнота", специалисты пришли к выводу, что они характеризуют разные аспекты.
Показатели степени полноты и уровня соответствия используются для оценки различных аспектов состояния фонда. Степень полноты является оценочным показателем для измерения охвата документов из документального потока и применяется для оценки отдельных разделов фонда. Уровни соответствия характеризуют как части фонда, так и фонд в целом.
Оптимальный фонд (раздел) не всегда имеет высокую степень полноты. Например, для непрофильных тем оптимальны низшие степени полноты комплектования. С помощью показателя степени полноты можно дифференцированно планировать полноту поступлений не только по профильным и непрофильным темам в рамках одной библиотеки, но также и для системы библиотек: центральной, опорных и других библиотек отрасли. Чем выше уровень библиотеки в системе, тем выше степень полноты комплектования фонда.
Как уже подчеркивалось, наряду со слагаемым надежности-полноты, существует еще и слагаемый - критерий оперативности, который, в свою очередь, слагается из группы частных показателей, отражающих время прохождения документа в отделах комплектования, обработки и хранения в процессе его обработки, но главным образом доставки абоненту. Время ожидания заказанного документа отсчитывается с момента подачи письменного требования или устной заявки на транспортировку требования, поиск документа и его доставка абоненту.
Этот критерий находится в теснейшей взаимосвязи и взаимозависимости с политикой удовлетворения потребностей читателей.
На его значимость обратили внимание библиотековеды США еще в 1911 году. И сегодня, спустя 90 лет, коэффициент оперативности признана важнейшим фактором уровня удовлетворенности читательских запросов, ведущим показателем культуры обслуживания, главным критерием всей постановки библиотечного дела.
Подобные исследования по поводу универсальности данного критерия были предприняты Ю.Н. Столяровым, Н.С. Карташовым, И.М. Фруминым и др.
С одной стороны, наших библиотековедов привлекает в нем возможность количественного измерения, простота и надежность расчетов [14, с. 205-206]. С другой стороны, этому критерию мешают быть универсальным ряд причин: непроизводительное время, затраченное на поиск информации, разыскание документа, оформления заказа, получение и сдачу издания [6, с. 54], [15, с. 204-205].
В связи с этим более 10 лет назад методическим центрам было предложено позаботиться о разных типах и видах библиотек, разработать для них приемлемые нормативы ожидания нужного документа [14, с. 205]. В настоящее время некоторые библиотеки стремятся осуществить это самостоятельно. Однако далеко не все имеют возможность проводить крупные, фундаментальные исследования, еще меньшая часть из них знает или представляет собственный коэффициент оперативности обслуживания.
Для этого силами самих библиотек любого ранга может быть создана простейшая элементарная методика, приемлемая не только для библиотекарей, но и для читателей. Ее главное отличие от прежних подходов должно состоять в возможности сравнивать мнения и читателей, и библиотекарей по всем интересующим аспектам.
Здесь следует также отметить, что полнота фонда и оперативность обслуживания непосредственно связаны между собой. Если профильный документ в фонде отсутствует, это отразится на времени его ожидания из другой библиотеки.
С другой стороны, установление очереди на получение документа, сокращение срока пользования им позволяет в несколько раз снизить экземплярность.
Произведение количества экземпляров на среднее время занятости каждого из них свидетельствует о необходимости перевода документа на более пассивный режим хранения, а высокая - выше оптимальной - о необходимости либо повысить экземплярность, либо сократить срок пользования документом. Полнота должна быть достаточной, но не избыточной; оперативность тоже должна находиться в оптимальных границах, определяемых финансовыми полнотой фонда.
Кроме того, полнота и оперативность, в свою очередь, измеряются собственными критериями. В результате образуется иерархическое дерево критериев. Показатели и величины свойств выполняют здесь функцию ограничителей.

2.4 Соответствие между читательским запросом, информационной потребностью и библиотечными функциями
Потребности абонентов выражается в их запросах на документ, с которыми они обращаются к библиотекарю. В настоящее время теоретическая разработка понятия "запрос" еще крайне недостаточная, хотя, как известно, он является одним из важных измерителей социального критерия качества формирования библиотечных фондов.
В современной библиотечной практике читательский запрос изучается в основном исходя из объема и структуры фактически использованных библиотечных фондов, т.е. удовлетворенного читательского запроса, который не позволяет точно судить о закономерностях его действительного развития. Обоснованные выводы относительно тенденций развития читательского спроса можно делать, лишь используя данные о размерах действительного читательского спроса, ибо именно они характеризуют реальные потребности ученых и специалистов в библиотечных фондах.
Действительный читательский запрос выражает те информационные потребности, которые специалист считает нужным удовлетворить, т.е. это весь потенциально возможный объем запроса на определенный вид библиотечных фондов. В каждый данный период действительный читательский запрос в процессе его реализации превращается в удовлетворенный и неудовлетворенный. Удовлетворенный запрос фактически реализуется в процессе использования библиотечных фондов. Он меньше действительного читательского спроса на величину неудовлетворенного запроса. Количественную характеристику удовлетворенного запроса дает в известной мере структура использования библиотечных фондов.
Особая форма текущего изучения читательского запроса -анализ неудовлетворенного запроса, представляющего собой количественное несоответствие уровня и структуры библиотечных фондов существующим информационным потребностям. Неудовлетворенная часть потребностей, обладая качественной и количественной характеристиками, показывает степень необходимости расширения библиотечных фондов. Тем самым она позволяет выбрать наилучшие направления совершенствования сложившейся структуры библиотечных фондов. Анализ неудовлетворенного читательского запроса подразделяется на несколько этапов:
выявление документов, запрос на которые не удовлетворяется;
изучение причин неудовлетворения читательского запроса на отдельные виды документов,
определение величины (объема) неудовлетворенного читательского запроса;
разработка мер по его устранению (предупреждению, уменьшению).
В публикациях, посвященных неудовлетворенному читательскому запросу, в основном анализируются отказы, возникающие по причинам "нет на месте" и "занято"[13, с. 45-46].
Но эти причины свидетельствуют о качестве содержания фондов, а не их содержании. Проблема же неудовлетворенного читательского спроса связана с отказом по причине "не в библиотеке".
Опыт работы по учету и ликвидации таких отказов накоплен в ГАНТБ СОРАН, где разработана единая для сети академических библиотек форма учета неудовлетворенного читательского запроса, отражающая число: общее отказов; отказов, по которым принято решение о доукомплектовании документов; печатных единиц, заказанных по различным источникам комплектования, отказов, снятых с доукомплектования, и причин этого снятия.
Одно из наиболее важных направлений изучения читательского спроса - прогнозирование читательского запроса, но оно пока не получило распространения в библиотеках страны. Определенный опыт в разработке методологии и методики прогнозирования, а также математического моделирования прогноза использования книг накоплен лишь в РГБ. Правда, в ПНБ и некоторых других центральных библиотеках созданы специальные отделы и подразделения по изучению читательского запроса.
Точность прогноза читательского запроса во многом зависит от качества исходной библиотечной статистической информации. Существующая же статистическая база для прогнозирования читательского запроса весьма далека от совершенства. Механизм формирования спроса и факторы, определяющие его изменение, описаны поверхностно, а для количественной оценки, по существу, не предложено и способов их измерения.
Прогноз, по существу, основывается на эрудиции и интуиции экспертов.
Задача формирования фондов, соответствующих информационным потребностям, не может быть решена раз и навсегда. Обширность и быстрое изменение объема, состава и структуры фондов, их распределение на громадной территории страны, исключительное разнообразие читательского спроса создают серьезные трудности в изучении потребностей в этих фондах.
Сбор информации о читательском запросе, ее обработка и анализ, позволяющий выявить логические основы системы факторов формирования читательского спроса и вызывающих его изменений, - сложная, довольно трудоемкая и дорогостоящая работа. Ее не могут достаточно квалифицированно и в нужном объеме выполнить библиотечные работники, занятые основной работой по библиотечно-библиографическому обслуживанию читателей и недостаточно владеющие методологией и методикой научных исследований.
Итак, о качестве библиотечного фонда судят по заранее рассчитанной степени его соответствия общественно значимому эталону - количеству, пользующихся им абонентов и доле их безотказного обслуживания в нормативные сроки. Качество отражает сумму всех потребительских свойств библиотечных фондов.
Одной из основных закономерностей формирования библиотечных фондов, как мы знаем, является обеспечение их соответствия информационным потребностям общества. Обусловлено это тем, что, во-первых, наиболее полное удовлетворение таких потребностей является целью библиотечного дела; во-вторых, реализация данной цели определяет выбор наилучшей структуры фондов; в-третьих, именно информационные потребности служат критерием оценки оптимального объема и состава фондов. Информационные потребности и библиотечные фонды всегда находятся в определенной пропорции.
На определенной стадии информационная потребность направляется на конкретный вид библиотечных ресурсов и приобретает форму читательского запроса, который можно квалифицировать как потребность в документах. При этом надо учитывать два основных момента. Читательский запрос - это, во-первых, потребность в документе, а во-вторых, потребность в документе, имеющимся в библиотеке. Таким образом, читательский запрос непосредственно зависит от информационной потребности и библиотечного фонда и в то же время является связующим звеном между ними.
Рассмотрим взаимосвязь читательского запроса с информационной потребностью. В этой взаимосвязи главное -информационная потребность, определяющая и порождающая читательский спрос. Она первична по отношению к читательскому спросу, который основывается на существующей информационной потребности и представляет собой реальное выражение ее. Появление информационной потребности вызывает возникновение и развитие спроса на документы. Исчезновение же потребности в некоторой информации, происходящее в результате совершенствования науки, производства образования, ликвидирует и читательский спрос на документы, содержащие эту информацию.
Известно, что комплектование библиотечных фондов новыми документами приводит к возникновению и расширению читательского спроса на нее и одновременно к сокращению или даже полному устранению спроса на устаревшие издания, которые прежде служили аналогичных потребностей. Читательский спрос обладает относительной самостоятельностью и может меняться в результате качественного изменения библиотечных фондов, если даже информационные потребности остаются неизменными. Это обуславливает большую подвижность и изменчивость читательского запроса по сравнению с информационными потребностями.
В общем случае изменение читательского запроса -результат изменения, как информационных потребностей, так и библиотечных фондов.
Однако между читательским спросом и библиотечными фондами существует взаимная связь и зависимость.
Возникнув, читательский спрос начинает воздействовать на библиотечные фонды, определяя их развитие, и ту, или иную степень использования. Только в процессе использования сформированные (и формируемые) библиотечные фонды становятся действительным средством удовлетворения читательского спроса, и библиотечный процесс завершается. В то же время в ходе использования фондов возникает потребность в новых изданиях, которая проявляется в читательском спросе. Он же, изменяется под влиянием библиотечных фондов, сам оказывает на них прямое воздействие, стимулируя дальнейшее развитие и совершенствование.
Аналогичным образом и формирование влияет на использование библиотечных фондов не непосредственно, а через читательский спрос, который в известном смысле предшествует их использованию. Следовательно, читательский запрос - это потребность в фондах, а их использование - удовлетворение читательского спроса.
Из взаимосвязи читательского запроса и библиотечных фондов вытекает, что они сохраняют относительную самостоятельность, проявляющуюся в том, что их объем и структура не всегда совпадают. Возможность такого несоответствия обусловлена противоречием между информационными потребностями и библиотечными фондами. Информационные потребности общества непрерывно увеличиваются.
Противоречие между структурой потребностей и структурой библиотечных фондов приводит к диспропорции в библиотечном деле, проявляющейся в слабом использовании фондов и неполном удовлетворении информационных потребностей.
Если нарушение соответствия между читательским запросом и фондами выражается в чрезмерном увеличении малоспрашиваемых и неиспользуемых документов, то надо выделять профильные, не потерявшие информационные ценности и устаревшие, непрофильные для данной библиотеки документы.
В первом случае необходимо активизировать рекомендацию документов, чтобы расширить читательский запрос. Во втором - целесообразно документы передать в обменно-резервный фонд, перераспределить между библиотеками или направить в депозитарии.
Таким образом, для определения направления развития библиотечных фондов, их объема и структуры следует учитывать структуру изменений информационных потребностей и движений читательского запроса.

Глава 3. Вопросы комплектования, организация и использование библиотечного фонда
3.1 Проблемы комплектования библиотечного фонда
Важное значение в формировании библиотечного фонда принадлежит вопросу комплектования. Документоснабжение – это обеспечение библиотек необходимыми им документами с помощью книжного торговли и других источников комплектования.
Под комплектованием библиотечных фондов понимается один из основных элементов формирования фондов — сложного, полиоперационного процесса, включающего пополнение фондов (комплектование и доукомплектование), очистку фондов от морально и физически устаревшей литературы, деление фондов по назначению, видам изданий или иному признаку. Комплектование фондов представляет собой процесс, заключающийся в отборе новых документов, заполнении лакун фондов, их доукомплектовании. В целях оптимизации процесса комплектования библиотекари ориентируются на следующие принципы: профилирование и координирование; систематичность и плановость; научная обоснованность отбора документов. Для целей нашей работы наибольший интерес представляет последний принцип, означающий обоснованность отбора документов и проявляющийся при переходе к рыночным отношениям в применении маркетингового подхода к комплектованию. Маркетинговый подход можно определить как систематическое, по возможности полное и независимое постоянное изучение внешней и внутренней среды библиотеки в интересах комплектования фонда. Основой маркетингового подхода к комплектованию является мониторинг документального потока.
В силу значительно выросших масштабов книгоиздания и одновременного уменьшения финансовых средств на приобретение книг комплектование научных библиотек осуществляется с большим трудом и в решающей степени определяется эффективностью действующей системы обеспечения литературой и другими документами.
Накопление материалов в библиотеке осуществляется в соответствии с приоритетами, обозначенными предприятием, в том числе в соответствии с программой (программами), которую реализует «Азот». Другими существенными факторами, влияющими на объем и содержание библиотечного фонда, являются количество потребителей.
Несмотря на значительный рост масштабов книгоиздания в Украине и связанное с ним увлечением информационного и документального потока, библиотека сталкиваются с необходимостью решения сложных проблем при пополнении и обновлении фондов. Результаты самых разных исследований убедительно показывают, что библиотечные фонды постепенно уменьшаются. Библиотеки не могут приобрести все необходимые им книги и другие документы в нужном количестве. В последние годы библиотечные фонды часто комплектуются отдельными изданиями в ограниченном количестве экземпляров, что замедляет скорость роста и обновления фондов. Все это вынуждает наших библиотекарей более тщательно подходить к отбору документов в фонд библиотеки и их сохранности, активнее использовать нетрадиционные способы приобретения изданий.
К особенностям формирования и использования фондов библиотеки следует отнести длительные сроки комплектования и накопления изданий, которые исчисляются не одним десятилетием, медленные темпы обновления фондов, продление сроков хранения отдельных документов, бережное отношение к книгам. В силу этого их фонды довольно разнообразны, но это разнообразие достигается в основном за счет старых книг и материалов, которые часто оказываются невостребованными. Из-за отсутствия регулярного и достаточного финансирования фонды библиотеки постоянно ветшают и сокращаются, выбытие в последние годы превышает поступление новой литературы.
Таким образом, динамизм и разнообразие процессов, относящихся к сфере комплектования фонда библиотеки, подтверждают важность разработки методики систематического обследования их состояния и создания на этой базе системы мониторинга библиотечных фондов.
В связи с распадом союза, комплектование библиотечных фондов, его наполняемость резко упала. Ведь большая часть издательств по технической литературе принадлежала России. Проблема была не только с издательствами, но и с финансированием со стороны администрации объединения. Но, имея достаточно содержательный библиотечный фонд, накопленный более чем за 40 лет, мы не ощущали нехватки в новых поступлениях. Только, начиная с 2001 года, стабилизировалась экономика, и администрация «Азота» начала выделять деньги на приобретение литературы не только на Украине, но и в России.
Мы давно сотрудничаем с такими издательствами России, как «Профессионал». Благодаря ему мы пополнили книжный фонд книгами по библиотечной те6матике: Ванеев А.Н. «Библиотечное дело», «Справочник библиотекаря», «Справочник библиографа», «Справочник информационного работника» и др. Эти издания во многом помогают не только работникам библиотеки, но и студентами института культуры, студентами университета им. В.Даля г. Луганска.
Большим спросом у наших специалистов пользуются книги этого же издательства по производству, переработке пластмасс. Издания рекомендованы инженерным работникам, а также студентами вузов, в частности, студентами СТИ, специальность «Переработка пластических масс».
В Украине мы сотрудничаем с такими издательствами, как: «Основа» г.Киев, ООО «Информационная служба Мира» г.Киев, «Знання» г.Киев. Нормативно-техническую литературу мы приобретаем в Харькове «Стандарты», издательство «Форт» г. Харьков. Отбираем литературу для библиотеки в книжном магазине ЧП «Приходько» г. Северодонецк и ЧП «Ференс» г. Лисичанск. Сегодня большой информационный центр, расположившийся в стенах НТБ, представлен не только технической литературой. Через библиотеку заказывается и приобретается также литература нормативная: ГОСТы, Правила техники безопасности, инструкции, стенды, плакаты по охране труда, периодические издания для структурных подразделений «Азота».
Администрация объединения уделяет НТБ много внимания. Именно благодаря ее поддержке мы имеем возможность пополнять библиотечный фонд новой литературой, в полном (и необходимом) объеме выписывать периодические издания.
На 2007 год администрация ЗАО «Азот» выделила на приобретение книг 70 тысяч грн, 60 тысяч грн на приобретение периодических изданий и 5 тысяч грн на нормативно-техническую литературу. Конечно, учитывая стоимость справочных изданий, например, Швыдкий В.С. «Очистка газов» 2005 года издания, стоимость такого справочника 1485 грн, «Трубопроводная арматура. Номенклатурный каталог – справочник» в 4-х томах, стоимостью 995 грн, такое количество выделенных средств маловато.
3.2 Характеристика библиотечного фонда
Основной фонд – фонд, комплектуемый с учетом производственных задач обслуживаемого коллектива ВАО «Азот», в соответствии с «Порядком формирования книжных фондов научно – технических библиотек» и предназначенный для оперативного удовлетворения запросов руководящих, научных и инженерно – технических работников, рабочих, специалистов объединения на литературу и документы.
В основной фонд включаются различные виды научно – технической литературы и документов, неопубликованных материалов, представленных в оригиналах или копиях.
На сегодняшний день фонд научно-технической библиотеки ЗАО «Азот» составляет 143 тысячи экземпляров по всем видам изданий.
Каждая библиотека должна стремиться к тому, чтобы вся организация и работа была направлена на лучшее, всестороннее и более полное удовлетворение запросов пользователей, на максимальное использование библиотечных фондов.
Привести фонды в определенный порядок – это значит прежде всего установить определенную систему фондов, разделить единый фонд на ряд отдельных, но взаимосвязанных фондов, организовать каждый из них в соответствии с задачами возможно лучшего его использования.
Организация фондов включает процессы приема, учета, обработки, размещения и хранения произведений печати и документов.
Фонд научно – технической библиотеки подразделяется на самостоятельные части в зависимости от вида обслуживания: фонд абонемента, фонд читального зала, фонд книгохранения.
Хранение фонда – одна из главных задач сохранности библиотечного фонда и включает в себя содержание фонда в специально оборудованном помещении, в условиях оптимального физико-химического и биологического режима.
В процессе хранения должны быть обеспечены оперативность доставки и максимальное использование помещений, возможность проведения разнообразных технологических операций: перестановка фонда, замена стеллажей, проведение санитарного дня.
Для хранения фонда используется специальное оборудование – стеллажи. Для книг используются стационарные, семиполочные, одноярусные стеллажи, для журналов и газет – шестиполочные.
Расстановка включает размещение литературы на полках в порядке, обеспечивающем оперативный поиск и выдачу материалов по запросам пользователей.
Так, в НТБ, на абонементе библиотечный фонд разделен на 2 части: фонд периодических изданий, издания органов НТИ – в одном зале, книжный фонд в другом зале. Основную часть библиотечного фонда НТБ составляют текстовые издания.
Библиотека имеет следующие типы изданий.
Официальные – это законы, кодексы, постановления, ДСПУ, правила, инструкции (в основном по охране труда и технике безопасности).
Научные издания - сборники научных трудов институтов бывшего советского союза: Новочеркасского, Тамбовского, Харьковского, Химико- металлургического института Казахской ССР, Московского института ГИАП и др.
Научно-популярные издания, многотомные издания, энциклопедии.
Производственные издания – практические пособия по различным отраслям знаний, методические пособия.
Учебные издания – учебники по отраслям знаний: физике, математике, химии, электротехнике, правоведению, экономике и др.
Практикумы, курсы лекций. Справочные издания, составляющие большую часть библиотечного фонда НТБ.
Информационные издания – издания органов НТИ.
Реферативные издания: реферативный журнал «Химия», получаемый библиотеками с 1960 года и по 1993 г. включительно, к нему : Авторский, предметный, формульный указатели.
Обзорная и экспресс - информации по важнейшим темам химической технологии.
Для систематизации материала применяется УДК, систематически -алфавитная расстановка фонда. НТБ, имеющая большие фонды, разнообразные по видам документов, в целях их комплексного раскрытия, образовала предметный каталог, который является дополнением к систематическому. Карточки расставлены по алфавиту предметных рубрик – словесных обозначений предмета.
Для фонда нормативно-технических документов по стандартизации также создан нумерационный каталог. Карточки в нем расставлены в порядке возрастания номеров ДСТУ.
Постоянные изучения фондов, своевременные выявления мало используемой литературы, устаревших по содержанию и великих изданий и оперативное их исключение, является необходимым условием улучшения качественного состава фонда.
На сегодняшний день НТБ ЗАО « Азот » обслуживает 3 тысячи 458 потребителей информации. Из них: инженерно-технические работники – 1600 человек, рабочие – 1414 человек и служащие 69 человек. Библиографический отдел ежеквартально в электронном виде печатает аннотируемый список новых поступлений, который затем распространяется среди руководителей отделов и производств.
Разработано 260 тем – по каждому документу в тематической картотеке есть аннотирование каточки с нужной информацией.
Имеется картотеки по индивидуальному обслуживанию информацией. В ней указаны темы, проработанные конкретным специалистом, которому мы сообщаем о появлении интересующей его области новой информации, найденной в новых журналах, книгах, других документах.
Сейчас, когда объединение наращивает мощности, внедряет разнообразные технические решения, потребность информации особенно велика. И библиотека старается обеспечить «азотовцев» максимально быстро и полно.
3.3 Проблемы соответствия фонда НТБ потребностям библиотеки
Анализ состава фонда и его использования является одним из направлений научно-исследовательской работы библиотеки и производится в целях улучшения комплектования, выявления малоиспользуемой литературы и повышения целенаправленности библиотечного и справочно – информационного обслуживания в соответствии с задачами решаемыми производственным коллективом ЗАО « Азот ».
Изучение фонда следует проводить систематически, предусматривать поэтапное изучение отдельных частей фонда начиная, как правило, с профильных для библиотеки разделов, а это – химическая технология, ремонт промышленного оборудования, все разделы химии – органическая, аналитическая, неорганическая, общая.
Для изучения состава фонда необходимо наличие полноценного справочно-поискового аппарата, систематического учета запросов и выдачи различных видов научно-технической литературы.
Для анализа состава и использования библиотечного фонда применяются специальные методы: количественные, библиографические, социологические, статистические.
Количественные методы дают объективные данные о составе объеме, использовании фонда на основе статистического анализа. В результате такого анализа можно сделать выводы о библиотечном фонде в целом и его отдельных частях, выявить малоиспользуемую литературу, определить принцип соответствия библиотечного фонда интересам потребителей.
Наиболее распространенным приемом анализа является сравнение, которое позволяет выявить отклонения показателей.
При динамическом анализе строится определенный динамический ряд. Выявляются устойчивые темпы изменения анализируемого показателя. Особое место в динамическом методе занимают темповые ряды.