- внесение необходимой записи в дополнение к личному листку учета кадров;
- внесение необходимых записей о переводе работника в учетные формы, в том числе личную карточку (формы № Т-2 или Т-2ГС), перестановку учетных карточек в картотеке;
- внесение необходимых изменений в первичные бухгалтерские документы;
- внесение соответствующей записи в трудовую книжку.
Заявление о переводе имеет следующую форму, например:
Научно-технический отдел Генеральному директору
ЗАЯВЛЕНИЕ Акционерного общества «Тема»
24.01.2000 господину Николаеву Р.Б.
(Место для резолюции)
Прошу перевести меня на должность заведующего сектором технической документации научно-технического отдела в связи с вакантным характером этой должности и наличием у меня профильного образования.
Инженер отдела (роспись, расшифровка росписи)
или
Прошу перевести меня на должность инспектора в связи с окончанием Московской финансовой академии по специальности «Налогообложение» с присвоением квалификации «менеджер».
Представление к переводу (назначению) на другую должность содержит основные анкетные данные сотрудника, указание места работы и должности, оценку деловых качеств, профессиональных способностей, стаж работы в данной организации, оценку производственной деятельности, повышение профессионального уровня, объективных оснований для перевода на другую должность.
Представление готовит, подписывает и адресует руководителю организации руководитель структурного подразделении, где работает сотрудник. Представление согласовывается с руководителем структурного подразделения, куда переводится работник, с кадровой службой и другими заинтересованными функциональными подразделениями.
Если должность, на которую переводится (назначается) сотрудник, входит в должность вышестоящего органа управления, представление оформляется на общем бланке и отправляется в этот орган за подписью первого руководителя организации и при необходимости – руководителя профсоюзного органа. Одновременно оформляется комплект документов личного дела в соответствии с процедурой назначения на должность.
При переводах внутри организации часто вместо представления составляется докладная записка, аналогичная по содержанию представлению.
Представление или докладная записка сопровождает, как правило, перевод работника по инициативе руководства организации. Однако перевод по инициативе работника исключает возможности одновременно с заявлением составления представления, докладной записки.
В процессе отбора кандидатур для назначения на вакантную должность переводом выполняются те же процедуры или основная их часть, которые сопровождают процесс приема на работу.
При положительном решении (резолюции) полномочного руководителя организации о переводе согласовывается, оформляется и подписывается новый трудовой договор. Действующий трудовой договор аннулируется. Аннулирование трудового договора осуществляется путем проставления в нем отметки о заключении нового договора с указанием его даты, номера и росписи руководителя кадровой службы.
В традиционном приказе по личному составу пункт о переводе должен структурно включать: обозначение распорядительного действия (перевести), фамилию, имя, отчество работника, наименование должности (профессии, специальности) и места работы сотрудника до перевода, фразу «сего согласия», вид перевода, наименование должности (профессии, специальности) и места работы после перевода, дату перевода, размер заработной платы и другие существенные условия труда, изменяющие содержание трудового договора (льготы и преимущества, сменность и т.п.).
Такой пункт может формулироваться и как назначение на должность, но с обязательным указанием, что назначение осуществляется переводом.
Основание к пункту приказа о переводе являются: изменение к трудовому договору (контракту), заявление, представление, докладная записка с указанием даты и автора, резолюция руководителя и др.
Например:
 «2. ПЕРЕВЕСТИ:
2.1. Петрова Георгия Алексеевича, старшего экономиста планово-финансового отдела, с его согласия, на должность ведущего специалиста того же отдела с 16.01.2000 с окладом по 13-му разряду ЕТС.
Основание: контракт от _____№_____, заявление Г.А. Петрова от_____ с резолюцией ______ от _______, докладная записка заведующего планово-финансового отдела Л.Д. Ефимова от______.
С приказом ознакомлен: роспись, дата».
Переводы на другую работу оформляются индивидуальным приказом (распоряжением) унифицированной формы № Т-5 (приложение 4) или № Т-5а (приложение 5). Эти формы имеют сопоставимый состав основных информационных показателей, характеризующих вид перевода, причину перевода, существенные условия труда на прежнем и новом месте работы (цех, отдел, участок, категорию персонала, профессию, должность, размер тарифной ставки, оклада, надбавки и т.п.). Эти данные заверяются (визируются) подписями двух начальников структурных подразделений (цеха, отдела). Предусматривается обязательная роспись работника, подтверждающая его согласие с переводом. Унифицированная форма не содержит реквизитов, отражающих процедуру перевода, и требует составления дополнительных документов: заключения медицинского осмотра, листка прохождения инструктажей, справки о несданных материальных ценностях и др.
Таким образом, перевод сотрудников на другую работу не связан с сопоставлением и оформлением значительного количества документов. Однако аналитические операции по выявлению наиболее достойных кандидатур для перевода должны характеризоваться обоснованностью и учитывать реальные способности этого лица.
1.3. Документирование процедуры увольнения работников
Технологическая цепочка прекращения действия трудового договора с работником (его увольнения) может быть представлена в обобщенном виде следующим образом:
- составление инициативного документа об увольнении: заявления работника (при увольнении по собственной инициативе) или докладной записки руководителя структурного подразделения или руководителя кадровой службы (при увольнении по окончании срока действия трудового договора или по инициативе работодателя);
- передача работником заявления руководителю структурного подразделения для визирования и направления в кадровую службу;
- передача заявления или докладной записки в кадровую службу;
- ознакомление с докладной запиской работника; проставление им росписи ознакомления;
- проведение с увольняющимся по собственной инициативе работником собеседования в кадровой службе с целью выяснения причины увольнения и нового места работы;
- составление при увольнении по инициативе работодателя служебной записки на имя первого руководителя организации с обоснованием причины увольнения и применяемой при увольнении статьи Трудового кодекса;
- передача заявления, докладной записки и при необходимости – служебной записки первому руководителю организации или его заместителю для принятия решения;
- принятие первым руководителем решения по увольнению работника, нанесение резолюции на заявление или докладной записке;
- при увольнении по инициативе работодателя составление в кадровой службе обращения в профсоюзный орган с просьбой рассмотреть вопрос о согласии на увольнении работника; подписание обращения первым руководителем организации;
- получение кадровой службой от профсоюзного органа выписки из протокола или решения о согласии на увольнении работника;
- прием от работника всех числящихся за ним материальных ценностей, документов, дел, инструментов и приборов, в необходимых случаях – составление соответствующего акта приема; заполнение обходного листа;
- составление сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (формы № Т-8 или Т-8а); распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости – согласование черновика приказа с руководством организации и структурного подразделения, профсоюзным органом;
- визирование приказа, подписание приказа руководством организации; ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);
- внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;
- внесение необходимой записи об увольнении и выдаче трудовой книжки в личную карточку;
- внесение необходимых отметок в табель рабочего времени и расчета заработной платы и бухгалтерские документы;
- сдача работником в кадровую службу удостоверения или пропуска для входа в здание организации;
- получение гражданином расчета по заработной плате и трудовой книжки; роспись за получение трудовой книжки.
Процедура увольнения, освобождения от должности по собственной инициативе, соглашению сторон, в связи в переводом в другую организацию, переходом на выборную должность и других подобных случаях включает в себя составление заявления и приказа о прекращении действия трудового договора (унифицированной формы № Т-8 или Т-8а).
Работник пишет заявление, которое оформляется в качестве самостоятельного документа, например:
Научно-технический отдел Генеральному директору
ЗАЯВЛЕНИЕ Акционерного общества «Тема»
09.01.2000 господину Сидорову М.Ю.
 (место для резолюции)
Прошу освободить меня от должности старшего инженера отдела с 23.01.2000 по собственному желанию в связи с поступлением в очную аспирантуру.
Старший инженер отдела (Роспись, расшифровка росписи)
В заявлении и приказе (распоряжении) указывается причина увольнения и дата окончания работы. В отдельных случаях для ускорения процедуры увольнения к заявлению прилагаются документы, подтверждающие причину увольнения: учебного заведения, справка медицинского учреждения и т.д. Срок предупреждения об увольнении исчисляется с даты, следующей за днем подачи заявления об увольнении.
Желательно, чтобы причина «по собственному желанию» была раскрыта, т.е. сообщена реальная мотивировка увольнения, в том числе неудовлетворенность работой, конфликт с руководством, территориальная отдаленность места работы от места жительства и др. Такие сведения необходимы руководству организации и кадровой службе для выявления и анализа причин текучести кадров. С этой целью во многих организациях ведется анкетирование увольняющихся.
Процедура увольнения по причине окончания срока действия трудового договора в принципе соответствует процедуре увольнения по собственной инициативе или в исключительных случаях процедуре увольнения по инициативе работодателя.
Исходными документами для рассмотрения вопроса о прекращении трудового договора по инициативе работодателя и в некоторых случаях при возникновении обстоятельств независящих от воли сторон, являются докладная записка руководителя структурного подразделения, акт о прогуле или неявке на работу, совершение иного дисциплинарного проступка, в которых подробно обосновываются мотивы увольнения конкретного работника.
В указанных случаях до издания приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора с работником должно быть получено согласие профсоюзного органа на увольнение работника.
Отдел кадров готовит обращение в профсоюзный орган с просьбой дать согласие на увольнение работника. В обращении указываются основные анкетно-биографические данные работника, его отношение к выполнению трудовых обязанностей, доказательно излагаются мотивы увольнения и по какой статье Трудового кодекса. Представление подписывает первый руководитель организации.
Решение профсоюзного органа о согласии или несогласии на увольнение передается в отдел кадров в виде заверенной выписки из протокола или решение этого органа. Решение профсоюзного органа о согласии на увольнение является основанием для издания приказа об увольнении.
Кроме того, основанием для увольнения работника могут служить: приказ вышестоящего органа управления о переводе работника на другое предприятие, решение аттестационной комиссии или учетного совета, приговор суда и другие документы, а также факт смерти работника.
При увольнении работника, занимающего должность, входящую в номенклатуру вышестоящего органа управления, составляется представление об освобождении от должности, которое вместе с заявлением об увольнении и другими документами направляется в этот орган для рассмотрения и издания соответствующего приказа.
Приказ о расторжении трудового договора должен быть издан до истечения срока предупреждения, так как в день увольнения работнику должна быть выдана оформленная трудовая книжка, произведен расчет по заработной плате. Днем увольнения считается последний день работы. Не разрешается задерживать выдачу работнику трудовой книжки по каким-либо мотивам, например отказа сдать материальные ценности. В этом случае гражданин вправе потребовать оплаты за просроченные дни.
Традиционный текстовый приказ об увольнении часто входит в качестве пункта в сложный приказ по личному составу. Пункт формулируется следующим образом: обозначение распорядительного действия (освободить, уволить), фамилия, имя, отчество, должность (профессия, специальность), место работы, дата увольнения, причина и номер статьи по Трудовому кодексу. В основании указываются: вид инициативного документа и его дата и дата других документов, сопровождавших процедуру увольнения (заявление, контракт, решение профсоюзного органа и т.п.).
Например:
«3. УВОЛИТЬ:
3.1. Антипову Ольгу Николаевну, секретаря-референта отдела информации, 19.01.2002 в связи с истечением срока трудового договора, п. 2 ст. 58 ТК.
Основание: трудовой договор от______№_______
С приказом ознакомлена: роспись, дата».
Факт прекращения действия трудового договора с работником может документироваться приказом (распоряжением) унифицированной формы № Т-8 (приложение 6) или Т-8а (приложение 7). Эти формы имеют практически те же содержательные элементы, что и пункт об увольнении в традиционном приказе.
Стабильность кадрового состава организации наравне с другими серьезными преимуществами является важнейшим условием успешной защиты конфиденциальной информации. Миграция специалистов – самый трудноконтролируемый канал утраты информации. Вместе с тем полностью избежать увольнений сотрудников не представляется возможным.

Глава 2. Процесс документирования учета и отчетности по кадрам
2.1 Трудовая книжка как основной документ трудовой деятельности
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовым стажем работника. Трудовая книжка не предъявляется лишь при оформлении на работу по совместительству и по трудовому соглашению (договору подряда). Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства. Уволенные из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет.
Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.
В трудовую книжку вносятся:
- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
- сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение (приложение 10);
- сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством;
- сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях (приложение 11).
Взыскания в трудовую книжку не вписываются, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Заполнение трудовых книжек производится на языке республики, автономной области, на территории которых расположено предприятие, организация, и на официальном языке РФ.
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенным работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа.
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
В приложении 8 представлен образец титульного листа трудовой книжки и примерные формулировки записей в ней сведений о работе.
Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжке. Фамилия, имя и отчество и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.
Образование – среднее, среднее специальное и высшее – указывается только на основании документов.
Профессия или специальность записывается в трудовой книжке на основании документа об образовании или другого надлежащего оформления документа.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия, на котором впервые заполнялась трудовая книжка.
Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся работодателем по последнему месту работы на основании документов и со ссылкой на номер и дату этих документов.
В графе 3 «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование предприятия.
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 пишется: «Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство» с указанием их конкретного наименования, а также наименования работы, профессии или должности и присвоенного звания.
В трудовую книжку по месту работы вносится с указанием соответствующих документов запись:
- о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;
- о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, руководство предприятия по месту работы вносит запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в общий непрерывный трудовой стаж.
Перевод на другую постоянную работу в том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.
Перевод на другую работу в той же организации по инициативе работодателя, то есть изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора, а равно перевод на постоянную работу в другую организацию либо в другую местность вместе с организацией допускается только с письменного согласия работника.
Не является переводом на другую постоянную работу и не требует согласия работника перемещение его в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение этой организации в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения трудовой функции и изменения существенных условий трудового договора.
Для того, чтобы сделать правильную запись в трудовой книжке необходимо привести статью и пункт Трудового кодекса Российской Федерации, в соответствии с которыми производится увольнение.
Основаниями прекращения трудового договора являются:
1) соглашение сторон (ст. 78);
2) истечение срока трудового договора (п.2 ст. 58), за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;
3) расторжение трудового договора по инициативе работника (ст. 80);
4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя (ст. 81);
5) перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу;
6) отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией (ст. 75);
7) отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением (ч. 2 ст. 72);
10) обстоятельства, независящие от воли сторон (ст. 83);
11) нарушение установленных федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (ст. 84).
Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы.
При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации и подписью самого работника.
В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен (приложение 9).
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
На предприятиях ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номер каждого бланка);
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением рабочий или служащий расписывается в личной карточке (№ Т-2) и в книге учета.
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:
- сведения об общем и непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
- сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.
2.2 Унифицированная форма карточки № Т-2
В процессе документирования учета и отчетности в кадровой службе решается комплекс задач по целевой обработке концентрированных массивов информации, отражающих многообразие персональных данных по всем аспектам управления трудовым коллективом. Стадии этого процесса, как правило, носят технический или формально-логический характер и выполняются с использованием трудоемкой традиционной (ручной) технологии или автоматизированными методами. При любой применяемой технологии процесс включает в себя следующие стадии:
- формирование учетных массивов информации;
- обновление учетных массивов, внесение изменений и дополнений в учетные персональные данные работников (ведение учетных массивов);
- составление регламентированной отчетности по кадрам и выдачу справочной и справочно-аналитической информации по разовым запросам.
Учетные массивы информации о работниках можно условно разделить на первичные и вторичные. Первичные массивы содержат исходные персональные данные, содержащиеся в трудовых книжках, документах личного дела, приказах по личному составу и личной учетной карточке Т-2. Вторичные массивы отражают повторяемые исходные персональные данные, систематизированные по определенным тематическим признакам.
В основе формирования справочного картотечного учетного аппарата лежат заполнение граф и зон традиционных или электронных учетных карточек различных видов, а также внесение тех или иных показателей в соответствующие журналы регистрации, книги учета, алфавиты и т.д. Карточки заполняются на основании рассмотренных выше документов, сопровождающих оформление трудовых правоотношений граждан с учреждением, организацией или предприятием, фирмой.
Основным учетным документом, заполняемым на все категории работников после приема их на работу, является личная карточка унифицированной формы № Т-2 (приложение 12), а для государственных служащих - № Т-2ГС. Карточка является машиноориентированной и большинство типовых персональных данных вводится в учетный автоматизированный массив с помощью соответствующих кодов, что значительно сокращает трудоемкость ввода. Формат карточки – А3 (2А4).
Для работников, на которых не распространяется порядок ведения личных дел, карточка Т-2 в информационном отношении заменяет собой личное дело и является первичным учетным документом. В остальных случаях она вторична.
Карточка состоит из 4 страниц, на лицевой и оборотной стороне которых располагаются тематические блоки, информационное содержание которых отражает все необходимые для работы кадровой службы персональные данные о сотруднике. Блоки имеют в зависимости от содержания анкетную или табличную форму. В правой стороне формы располагаются кодовые поля блоков, имеющих анкетную форму. Информационное содержание таких форм не кодируется.
Первая и вторая страницы формы № Т-2 заполняются при поступлении граждан на работу и содержат блок общих сведений о работнике: основные поисковые направления (номер карточки, табельный номер работника, алфавит и т.п.), анкетно-биографические данные, общее образование, образование по профессии (специальности), динамику трудовой деятельности, стаж работы, состав семьи, паспортные данные и т.п. Внесенные сведения заверяются росписью руководителя службы и росписью гражданина.
Третья и четвертая страницы формы № Т-2 заполняются в процессе работы гражданина в данной организации и включают зоны: сведения о воинском учете; прием на работу, назначения, перемещения; повешение квалификации; профессиональная переподготовка, аттестация; поощрения, награды; навыки работы (вне специальности); отпуска; увольнение. В табличной части блока «Прием на работу, назначения, перемещения» предусмотрена роспись работника за каждую запись.
Личная карточка заполняется работникам кадровой службы в одном экземпляре, все данные вносятся без сокращений, разборчивым почерком (при ручном заполнении). Номер карточки должен ставиться в соответствии со штатно-должностной книгой или штатным расписанием организации.
Личная карточка в электронной форме заполняется на экране дисплея аналогичным образом.
После заполнения изготовляется бумажный экземпляр этой карточки, в который вносятся необходимые росписи. Бумажный экземпляр выполняет страховую функцию.
Заполненные личные карточки систематизируются по структурным подразделениям (или подведомственным учреждениям, или старшинству должностей), а внутри в порядке алфавита (фамилий) сотрудников. Подобный способ систематизации карточек позволяет быстро найти нужную карточку. Страховые бумажные экземпляры электронных карточек также располагаются в алфавитном порядке.
При увольнении сотрудника в его личной карточке делается соответствующая запись и ставится роспись увольняющего в получении им трудовой книжки (подобная запись ставится в журнале учета трудовых книжек), после чего карточка переставляется из основной картотеки в картотеку уволенных сотрудников.
Помимо личной формы № Т-2 в кадровой службе с необходимых случаях вводится ряд дополнительных вторичных видов карточек, отражающих различные направления персонального учета личного состава. Так, на научный и научно-педагогический персонал в том числе совместителей, заполняется учетная карточка унифицированной формы № Т-4. На специалистов с высшим и средним специальным образованием заполняются соответствующие учетные карточки специалистов. Все указанные виды карточек включают в себя как общие анкетные и квалификационные данные, так и разделы, характеризующие перемещения сотрудника по службе, повышением им квалификационного уровня. Такие карточки расставляются по шифрам специальностей и в порядке алфавита (фамилий).
В крупных управленческих структурах ведется также персональный учет руководителей и ответственных работников, работников, владеющих иностранными языками, уезжающих в загранкомандировки, награжденных правительственными наградами, повышающих свою квалификацию и т.п. С этой целью заполняются специальные учетные карточки, содержащие необходимые сведения о сотруднике. Например, на лиц, занимающих руководящие и ответственные должности, ведутся статистические карточки работника.
Указанные выше карточки группируются в одноименные картотеки, в которых располагаются в порядке алфавита (фамилий) или в другой последовательности в зависимости от удобства работы с картотекой. В кадровых службах, использующих автоматизированную технологию учета личного состава, эти карточки обычно имеют электронную форму; иногда дополнительно формируются страховые картотеки распечаток карточек на бумажном носителе.
Для получения данных о составе и сменяемости работников по каждой отдельной должности и учета вакантных должностей ведутся традиционные или электронные должностные карточки. Карточка заполняется на каждую должность независимо от того, замещена она работником или нет. В карточку заносятся данные о сотрудниках, последовательно занимавших эту должность. Группировка карточек осуществляется по структурным подразделениям или подведомственные организациям, а внутри – по старшинству должностей. Карточки на вакантные должности выделяются в специальный раздел картотеки. В кадровых службах многих организаций вместо должностной картотеки ведутся традиционные или электронные штатно-должностные формуляры, которые по своему назначению идентичны указанной картотеки.
Кроме перечисленных учетных форм в крупных организациях кадровая служба ведет вспомогательную алфавитную картотеку личных дел, необходимую для быстрого нахождения того или иного дела. Алфавитная карточка заполняется на каждое личное дело и включает в себя: фамилию, имя, отчество работника, номер личного дела, дату заведения личного дела и т.д.
Следовательно, в кадровой службе ведутся следующие виды традиционных или электронных учетных картотек (учетного аппарата): картотека личных карточек, статистическая картотека руководящих и ответственных работников, картотека специалистов, картотека научных работников, должностная картотека, алфавитная картотека, контрольная картотека и ряд картотек персонального учета в зависимости от специфики организации.
В практике работы кадровых служб многих организаций достаточно широко используются до настоящего времени одновременно с картотеками или вместо специализированных картотек журнальные формы учета личного состава, количество которых доходит до 30 различных видов.
Обычно журнал или книга учета заводится по каждому четно-справочному направлению работы в разрезе групп и даже отдельных отчетных показателей, справочных и аналитических запросов для быстрого подсчета массовых показателей, необходимых для включения в различные формы отчетности.
Информация о необходимых изменениях и дополнениях в учетных сведениях работников поступает прежде всего из договорных, персональных и организационно-распорядительных документов или от самих работников.
Обязательным условием правильной организации работы по внесению изменений и дополнений в учетные документы является одновременное изменение идентичных показателей сразу во всех видах карточек, журналов баз данных, в которых эта запись имеется.
Конечной целью обработки учетных массивов информации является составление регламентированной отчетности по кадрам и выдача справочной и справочно-аналитической информации на разовые запросы.
Регламентированная отчетность по кадрам имеет заранее обусловленный состав информационных показателей. Справочная и справочно-отчетная информация обеспечивает разовые, непериодические запросы, поступающие с различных уровней управления, характеризуется произвольным содержанием и формой документирования. Запрашиваемые справочно-аналитические сведения всегда отличаются большим разнообразием: половой, возрастной и национальный состав кадров, распределение кадров по стажу работы, образовательному уровню, категориям, должностям, наличию правительственных наград и т.д. Справочная информация в большинстве случаев индивидуальна и выдается по вопросам, касающимся отдельных работников.
К справочной информации можно отнести справки, подтверждающие место работы и должность, которые выдаются кадровой службой по требованию работника, и составляемые на основе учетной карточки формы № Т-2. Справки выдаются в срок не более 3 дней. По просьбе работника ему выдается заверенная копия касающегося его приказа (распоряжения).
В последние годы ведение учетной, отчетной, справочно-аналитической и справочной работы по персоналу учреждений, организаций, предприятий и фирм в большинстве случаев основывается на автоматизированной технологии.
 Подобная технология резко повышает эффективность управления персоналом за счет оперативного получения полных и достоверных данных по всем функциям, включая не только статистический и персональный поиск необходимых сведений, но и логический анализ состава и движения личного состава для целей прогноозирования и планирования перспективных направлений подбора, подготовки, переподготовки, расширения или сокращения численности персонала и расстановки кадров.

Заключение
Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением необходимых документов.
Документирование перевода сотрудника на другую работу или должность включает в себя составление ряда документов: личного заявления работника, представления (или докладной записки), нового трудового договора и приказа о переводе.
Процедура увольнения, освобождения от должности по собственной инициативе, соглашению сторон, в связи в переводом в другую организацию, переходом на выборную должность и других подобных случаях включает в себя составление заявления и приказа о прекращении действия трудового договора.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовым стажем работника.
Учетные массивы информации о работниках можно условно разделить на первичные и вторичные. Первичные массивы содержат исходные персональные данные, содержащиеся в трудовых книжках, документах личного дела, приказах по личному составу и личной учетной карточке Т-2. Вторичные массивы отражают повторяемые исходные персональные данные, систематизированные по определенным тематическим признакам.
Основным учетным документом, заполняемым на все категории работников после приема их на работу, является личная карточка унифицированной формы № Т-2, а для государственных служащих - № Т-2ГС.

Список использованной литературы
1. Айман, Т. О. Делопроизводство : образцы документов. – 2-е изд. / Т. О. Айман. – М. : Издательство РИОР, 2005. – 272 с. – ISBN 5-9557-0144-3.
2. Андреева, В. И. Практика делопроизводства : организация и ведение : учебно-практическое пособие / В. И. Андреева. – М. : КНОРУС, 2006. – 272 с. – ISBN 5-85971-209-Х.
3. Березина, Н. М. Современное делопроизводство. – 2-е изд. / Н. М. Березина. - СПб. : Питер,2005. – 253 с. – ISBN 5-469-00960-2.
4. Васильева, И. Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент : учеб. пособие / И. Н. Васильева. – М. : Вузовский учебник, 2004. – 243 с. – ISBN 5-9558-0014-Х.
5. Делопроизводство в кадровой службе / сост. А В. Верховцев. – 7-е изд. – М. : ИНФРА-М,2004. – 234 с. – ISBN 5-16-002143.
6. Делопроизводство : образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд. / В. В. Галахов. – М. : ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с. – ISBN 5-98032-024-5.
7. Демин, Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю. М. Демин. – СПб. : Питер, 2005. – 224 с. – ISBN 5-9579-0037-0.
8. Елизаветина, Т. Делопроизводство на компьютере / Т. Елизаветина. – М. : ИНФРА-М, 2005. – 312 с. – ISBN 5-16-001873-5.
9. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства : документационное обеспечение управления : учебное пособие / М. В. Кирсанова. – М. : ИНФРА-М, 2006. – 364 с. – ISBN 5-16-002417-4.
10. Климова, М. А. Делопроизводство в бухгалтерии / М. А. Климова. – М. : Издательство РИОР, 2004. – 157 с. – ISBN 5-9557-0081-1.
11. Красавин, А. С. Секретарь руководителя организации и делопроизводства / А. С. Красавин. – М. : ИНФРА-М, 2004. – 104 с. – ISBN 5-16-002148-5.
12. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство : учебно-справочное пособие / И. Н. Кузнецов. – М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. – 520 с. – ISBN 5-94798-847-Х.
13. Курноскина, О. Г. Современное делопроизводство компании : постановка и ведение / О. Г. Курноскина. – М. : Издательство «Альфа-Пресс», 2005. – 208 с. – ISBN 5-94280-165-7.
14. Пиляева, В. В. Образцы и строуктурные слова для их составления / В. В. Пиляева. – М. : ИНФРА-М, 2003. – 171 с. – ISBN 5-16-000837-3.

Приложение 1
ТРУДОВОЙ ДОРОВОР (КОНТРАКТ)
Дата__10.03.2004______ №____653_______
Предприятие (организация)_____НЦПИ при Минюсте России
(наименование)
в лице_______директора Фадеева _Олега Борисовича_______________,
(должность, Ф.И.О.)
именуемое в дальнейшем «Предприятие», и___Сергеев__Петр Дмитриевич
(Ф.И.О.)
именуемый в дальнейшем «Работник», заключили настоящий контракт о нижеследующем:
1. Работник Сергеев__Петр Дмитриевич_____________
(Ф.И.О.)
принимается на работу в экономический отдел__________
(наименование структурного подразделения)
по профессии, должности инженер-экономист____________
(полное наименование профессии, должности)
квалификации_______________________________________
 (разряд, квалификационная категория)
2. Контракт является: договором по основной работе
 договором по совместительству
3. Вид контракта:
на неопределенный срок (бессрочный)
на определенный срок___________________________________
(указать причину заключения срочного контракта)
на время выполнения определенной работы_________________.
(указать какой)
4. Срок действия контракта:
начало работы_____________________________________
окончание работы_____________________.
5. Срок испытания: а) без испытания________________________;
б) один месяц__________________________.
(продолжительность испытательного срока)
6. Работник должен выполнять следующие обязанности:_________ Указываются основные характеристики работы и требования к уровню их выполнения: по объему производства (работ), качеству выпускаемой продукции (качеству обслуживания), соблюдению правил по охране труда, выполнению смежнных работ в целях обеспечения взаимозаменяемости или делается ссылка на соответствующие пункты должностной инструкции. При совмещении профессий (работ), выполнении смежных операций делается перечень этих работ и их объемы.
7. Предприятие обязано организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обусловленную контрактом заработную плату.
Указываются конкретные меры по организации производственного процесса, оборудованию рабочего места, подготовке и повышению квалификации работника и созданию других условий труда.
8. Обязанности Предприятия по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсации и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредными, особо вредными или опасными условиями труда:
9. Гарантии согласно Указу Президента РФ от 21.04.93 № 471 «О дополнительных мерах по защите трудовых прав граждан Российской Федерации
10. Особенности режима рабочего времени:
неполный рабочий день
неполная рабочая неделя
почасовая работа
11. Работнику устанавливается:
должностной оклад (тарифная ставка)_____ руб. в месяц или_____ руб. за 1 час работы,
надбавка (доплата и другие выплаты)________________________________________________
(указать вид доплат, надбавок)
_________________________ руб. ( в % к ставке, окладу).
12. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью:
основной________________________________ рабочих дней;
дополнительный__________________________ рабочих дней.
13. Другие условия контракта, связанные со спецификой труда__________________________
14. Юридические адреса и подписи сторон
Предприятие Работник
Адрес_____________________________
Паспортные данные
Телефон__________________________
Должность И. О. Фамилия
Подпись И. О. Фамилия Подпись
М. П.

Приложение 2
Титульный лист трудовой книжки
Утверждена
Постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003г. № 225

(титульный лист) Герб Российской Федерации ТРУДОВАЯ КНИЖКА БМ-1 № 6 041 928 Фамилия ___Милиди_____________________________________________ Имя _______Ирина______________________________________________ Отчество ___Михайловна________________________________________ Дата рождения ____________16.12.1959____________________________ (число, месяц, год) Образование ____________высшее________________________________  (н/среднее, среднее, н/высшее, высшее) Профессия, специальность ________экономист______________________ Дата заполнения ____________15.02.1979___________________________ (число, месяц, год) Подпись владельца книжки _______________________________________ Дата  М.П. Подпись лица, ответственного за ведение  трудовых книжек  _________________________________________ (разборчиво)

 


Приложение 3
Форма вкладыша трудовой книжки
 SHAPE  \* MERGEFORMAT

Утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003г. № 225 ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ (без трудовой книжки недействителен) Герб Российской Федерации Фамилия _______________________________________________________ Имя ___________________________________________________________ Отчество _______________________________________________________ Дата рождения _________________________________________________ (число, месяц, год) Образование ___________________________________________________ Профессия, специальность _______________________________________ Дата заполнения ________________________________________________ (число, месяц, год) Подпись владельца книжки _______________________________________ Дата  М.П. Подпись лица, ответственного за ведение  трудовых книжек  _________________________________________ (разборчиво)

Приложение 4
Фрагмент заполнения раздела трудовой книжки «Сведения о работе»

№ за- пи- си	Дата			Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
	число	месяц	год
1	2			3	4
15 16 17	18 03 11	05 11 03	1989 1991 1994	АОЗТ «Компас-Ростов». Принята экономистом в коммерческий отдел Переведена на должность заместителя заведующего коммерческим отделом Уволена по собственному желанию, ст. 31 КЗоТ Российской Федерации Инспектор по кадрам (печать)	Пр. № 18-к от 15.05.89 Пр. № 37-к от 29.10.91 Пр. № 9-к от 09.03.94 (Личная подпись)

Приложение 5
Примерные формулировки записей в трудовой книжке, совершенные на основании приказов по персоналу

Формулировка распорядительной части приказа по персоналу	Графа трудовой книжки: «Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении»
І. Прием на работу
а) прием на работу на неопределенный срок с нормальной продолжительностью рабочего времени (с испытательным сроком и без него)
Принять Петровну Полину Павловну с 1 июня 2004г. на должность старшего технолога отделения технического контроля с окладом согласно штатному расписанию. Основание: заявление Петровой П.П., трудовой договор от 31 мая 2004г.	АОЗТ Завод «Агрегат». Принята на должность старшего технолога отделения технического контроля
Принять Юрьевца Сергея Семеновича с 11 марта 2005г. нормировщиком отделения нормирования работ отдела труда и заработной платы с окладом 2250 рублей в месяц. Установить испытательный срок продолжительностью две недели. Основание: заявление Юрьевца С.С, трудовой договор от 10 марта 2005г.	ЗАО «Телематика». Принят нормировщиком отделения нормирования работ отделе труда и заработной платы
б) прием на работу на неопределенный срок с сокращенной продолжительностью рабочего дня
Принять с 19 сентября 2003г. Карпову Марию Станиславовну, родившуюся 14 декабря 1986г., оператором отдела информационного обеспечения с окладом согласно штатному расписанию. Установить Карповой М.С. сокращенную продолжительность рабочего времени (36 часов) до 13 декабря 2004г. включительно. Основание: заявление Карповой М.С, трудовой договор от 18 сентября 2003г.	ОАО «Мастер-плюс». Принята оператором отдела информационного обеспечения
в) прием на работу на неопределенный срок с неполным рабочим днем или неполной рабочей неделей
Принять с 20 декабря 2004г. Хальвина Игоря Корнеевича на должность программиста с неполным рабочим днем продолжительностью 6 часов с оплатой пропорционально установленному рабочему времени из расчета оклада согласно штатному расписанию. Основание: заявление Хальвина И.К., трудовой договор от 19 декабря 2004г.	Центральный экономико- математический институт. Принят на должность программиста
г) прием на работу на определенный срок
Принять Мусаева Гарика Маратовича со 2 октября 204г. на должность менеджера по сбыту с окладом согласно штатному расписанию на время отпуска по уходу за ребенком (до достижения им возраста 1,5 лет) менеджера по сбыту Расстригиной Аллы Андреевны. Основание: заявление Мусаева Г.М., трудовой договор от 1 октября 2004г.	ОАО «Виктории». Принят на должность менеджера по сбыту
ІІ. Перевод на другую работу
Перевести с 16 мая 2004г. Григорьеву Инну Федоровну, инженера-конструктора конструкторского бюро на должность старшего инженера отдела сертификации. Основание: решение аттестационной комиссии (выписка из протокола заседания № 5 от 12 мая 2004г.), перспективный план перемещений сотрудниоков предприятия, заявление Григорьевой И.Ф. от 15 мая 2004г.	ОАО «Богучарский металлический завод». Переведена на должность старшего инженера отделе сертификации, ч. 1 ст. 72 ТК РФ
Перевести с 1 января 2004г. Виктюка Дмитрия Дмитриевича, слесаря механического цеха, на должность диспетчера управления в соответствии с медицинским заключением о предоставлении другой работы, не противопоказанной работнику по состоянию здоровья. Основание: выписка из истории болезни, заключение лечащего врача от 10 декабря 2003г. № 202, заявление Виктюка Д.Д.от 20 декабря 2003г.	ОАО «Богучарский металлический завод». Переведен на должность диспетчера управления, ч. 2 ст. 72 ТК РФ
ІІІ. Увольнение с работы
а) прекращение трудового договора, заключенного на неопределенный срок, по инициативе работника
Уволить 1 июля 2003г. Нахалову Наталью Степанову, заведующую бюро пропусков, - по собственному желанию. Основание: заявление Нахаловой Н.С. от 16 июня 2003г.	Уволена по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ
Уволить 21 августа 2004г. Горбаня Андрея Товиевича, дизайнера, в связи с зачислением на дневное отделение Старооскольского филиала Московского института стали и сплавов – по собственному желанию. Основание: заявление Горбаня А.Т, выписка из приказа о зачислении в вуз от 19 августа 2004г. № 765.	Уволен по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ
б) прекращение трудового договора, заключенного на неопределенный срок, по инициативе работодателя
Уволить 6 апреля 2003г. Гожеву Нину Арнольдовну в связи с сокращением численности персонала предприятия. Предоставить Гожевой Н.А. предусмотренные трудовым законодательством РФ льготы и компенсации в полном объеме. Основание: приказ генерального директора предприятия № 10 от 16 января 2003г. «О внесении изменений в штатное расписание предприятия», уведомление Гожевой Н.А. о предстоящем сокращении численности пресонала от 2 февраля 2003г.		Уволена в связи с сокращением численности персонала предприятия, п. 2 ст. 81 ТК РФ
Уволить 8 января 2005г. Малинину Ольгу Юрьевну, швею, в связи с обнаружившимся несоответствием выполняемой работы вследствие недостаточной квалификации, препятствующей выполнению данной работы, и отказом от перевода на другую работу. Выплатить Малининой О.Ю. выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Основание: результаты квалификационных испытаний, заявление Малининой О.Ю. от 25 декабря 2004г.		Уволена в связи с несоответствием выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, п. 36 ст. 81 ТК РФ
Уволить 4 марта 2005г. Жихареву Иннесу Леонардовну, делопроизводителя, за систематическое неисполнение обязанностей, возложенных на нее в соответствии с трудовым договором. Основание: акт об отсутствии Жихаревой И.Л. на рабочем месте без уважительной причины свыше 4 часов 28 февраля 2005г., объяснительная записка Жихаревой И.Л. от 01 марта 2005г.		Уволена в связи с однократным грубым нарушением трудовых обязанностей, п. 6а ст. 81 ТК РФ
в) прекращение трудового договора, заключенного на неопределенный срок, по обстоятельствам не зависящим от воли сторон
Уволить 21 июня 2004г. Эстермана Марка Генриховича, в связи с направлением на альтернативную гражданскую службу. Основание: повестка Александровского военного комиссариата от 14 июня 2004г. № 105.		Уволен в связи с направлением на альтернативную гражданскую службу, п. 1 ст. 83 ТК РФ
Уволить 1 мая 2005г. Чичкову Галину Петровну, старшего кассира, в связи с осуждением к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором Самарского городского суда, вступившим в законную силу. Основание: приговор Самарского городского суда от 22 апреля 2005г. № 4.		Уволена в связи с осуждением к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу, п. 4 ст.83 ТК РФ
г) прекращение трудового договора вследствие нарушения установленных ТК РФ обязательных правил при заключении трудового договора
Уволить 20 марта 2004г. Рижскую Алену Харитоновну, переводчицу, в связи с отсутствием документа об образовании, обязательного для выполнения работы, требующей специальных знаний. Основание: докладная записка начальника отдела кадров предприятия от 15 марта 2004г., акт о проверке документов, содержащихся в личном деле Рижской А.Х., от 16 марта 2004г.		Уволена в связи с отсутствием документов об образовании, обязательных для выполнения работы, требующей специальных знаний, п. 3 ст. 84 ТК РФ