Лекция Информационные системы 12
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-29Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
ТЕМА I. ИНФОРМАЦИЯ И ЭКОНОМИКА
ЛЕКЦИЯ 1. ИНФОРМАЦИЯ КАК ОСНОВА ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ В ЭКОНОМИЧЕСКИХ ЗАДАЧАХ.
1.
Экономическая информация как часть информаци
онного ресурса общества
Информационное общество — новая историческая фаза развития цивилизации, жизнь и деятельность человека в которой прежде всего связаны с созданием, переработкой и использованием информации. В качестве средств информационное общество широко использует компьютеры, телекоммуникационные сети, электронные библиотеки, банки данных, автоматизированные информационные системы, системы искусственного интеллекта.
То, что информация представляет собой один из основных ресурсов общества, означает, что обладание информацией позволяет получить или экономить материальные ресурсы. В настоящее время научная и производственная технологии настолько обогнали информационную, что часто бывает выгоднее повторить изобретение или заново сделать разработку, чем отыскать ее описание в литературных источниках.
Этим же обусловлено и то, что информационные технологии все больше становятся орудием преступления. Появился специальный термин — «информационная преступность». Большая часть преступлений в сфере информации связана с попытками проникновения в банковские сети с целью модификации кодов и извлечением выгоды. Другая часть относится к разрушению информации, например, с помощью компьютерных вирусов.
Все многообразие информации можно сгруппировать по различным признакам.
По способу передачи и восприятия:зрительная;слуховая;тактильная;вкусовая;машинно-ориентированная.Каждый вид воспринимается только определенным устройством. Для того чтобы информация могла быть воспринята, например, компьютером, она должна быть формализована.По формам отображения информация бывает:символьная;текстовая;графическая.Данные — это информация, представленная в формализованном виде. Справедливо и такое определение: данные — это зарегистрированные сигналы.Для машинно-ориентированной информации характерны следующие формы представления:двоичная;текстовая;графическая;электронные таблицы;базы данных.По содержанию информация подразделяется по виду обслуживаемой человеческой деятельности:научная;производственная;управленческая;правовая и т.п.Виды представления информацииПо виду представления информация подразделяется на одномерную и многомерную.Одномерная информация — сообщение, в котором передаваемая информация имеет вид последовательности символов, каждый из которых несет только один признак:электрические импульсы — компьютеры, живые существа;звуковые символы — речь;знаки алфавита — тексты.Многомерная информация — сообщение, в котором информацию несут не один, а множество признаков символов:текст — значение, цвет и шрифт написания знаков алфавита;голос — амплитуда, тембр, значение звука.Переработка и передача многомерной информации часто требуют преобразования многомерной информации в одномерную путем кодирования.Характеристики информацииХарактеристиками информации являются целевое назначение, полнота', надежность, ценность, достоверность, избыточность, скорость передачи и обработки.Целевое назначение — для кого или для чего предназначена информация.Полнота — количество информации, необходимое для принятия решения.Надежность — степень доверия к содержанию информации.Ценность — пригодность информации к практическому использованию.Достоверность — свойство информации быть правильно воспринятой, вероятность отсутствия ошибок.Избыточность — наличие в сообщении дублирующих данных, которые можно удалить без ущерба для содержания и принимаемого решения.Скорость передачи и обработки — эта характеристика часто зависит от вида информации и определяет ее ценность.2. Информация и модели экономических задач
Выполнение процесса принятия решения методом проб и ошибок, основанным только на умозрительных или интуитивных умозаключениях, на современном этапе развития информационных технологий может быть успешно дополнено четкими количественными оценками ожидаемых результатов того или иного решения. Такая формализация успешно осуществляется на основе математического моделирования, являющегося неотъемлемой частью науки управления.Построение модели помогает привести сложные факторы, связанные с проблемой принятия решения, в логически стройную схему, доступную для детального анализа.Модель - информационный образ реального объекта, воспроизводящий данный объект (систему) с определённой степенью точности и в форме, отличной от формы самого объекта (системы).Математическое моделирование – процесс создания модели и оперирование ею с целью получения требуемых сведений о реальном объекте.Математическая модель (ММ) должна строиться таким образом, чтобы отражать сущность моделируемой проблемы управления и в то же время, она должна быть достаточно, свободной от несущественных деталей, что может оказаться делом далеко не лёгким.Степень универсальности ММ характеризует полноту отображения в модели свойств реального объекта. Поскольку ММ отражает лишь некоторые свойства объекта, то важным считается оптимальной степени универсальности, отвечающей основным задачам исследования. Адекватность ММ - это её способность отображать заданные свойства объекта с погрешностью не выше заданной. При этом часто говорят о точности ММ, которая оценивается степенью совпадения значений параметров реального объекта и значений тех же параметров, рассчитанных с помощью рассматриваемой ММ. Экономичность ММ характеризуется затратами вычислительных ресурсов на её реализацию. Следует отметить, что это свойство в связи с развитием информационных технологий в последнее время постепенно утрачивает свое значение, оставаясь важным только для моделей супермасштабных проектов.3. Системы поддержки принятия решенийРазвитие современных информационных технологий открывает широкие возможности для совершенствования процесса управления. Создание системы поддержки принятия решений создает реальные условия менеджерам и руководителям любого уровня для того, чтобы оперировать в процессе аналитической работы и подготовки решений не только количественными параметрами, но и оценивать и учитывать качественные стороны управленческих процедур. Это оказалось чрезвычайно актуальным для российской практики, где с начала 1990-х годов стали внедряться рыночные принципы хозяйствования. В настоящее время проблема комплексной автоматизации управленческой деятельности стала актуальной для каждой организации (предприятия, фирмы) вне зависимости от ее размеров, профильной ориентации, сложности иерархии управления. Не допустить снижения уровня ликвидности и рентабельности, обеспечить координацию планов, анализ причин отклонений фактических от плановых показателей, разработать рекомендации по обеспечению выживания организации на ближайшую перспективу — далеко не полный перечень задач, который должен решаться менеджером и руководителем организации в автоматизированной среде СППР, входящей в состав ИС организации.Накопленный многолетний опыт создания ИТ и ИС управления показал, что эффективность функционирования организации зависит не столько от уровня автоматизации информационных процессов, сколько от целенаправленности, аналитичности, регламентированности процедур самой управленческой деятельности, от обоснованности принимаемых менеджерами и руководителями решений. Поэтому на первом плане оказываются разработка регламентированной технологии анализа и подготовки принятия решений, внедрение целенаправленных, научно обоснованных процедур управления организацией. Такая технология достигается в процессе проектирования, в основе которого лежит системно-технический, инженерный подход. Начало проектированию управленческих процессов было положено за рубежом в 1980-е годы и получило название «бизнес-инжиниринг».
Под бизнес-инжинирингом понимается выполнение комплекса проектировочных работ по разработке методов и процедур управления бизнесом, когда без изменения принятой структуры управления в организации (предприятии, фирме) достигается улучшение ее финансового положения.
Целью бизнес-инжиниринга является обеспечение менеджеру наиболее благоприятных условий работы для достижения эффективности производства, а значит, и повышения прибыльности организации за счет снижения себестоимости проектируемых работ, сокращения внутренних затрат, повышения профессиональной подготовки, ответственности, производительности труда персонала и в итоге — увеличение объема продаж, предоставление более широкого спектра и высокого качества услуг на рынке. Бизнес-инжиниринг, в основе которого лежат системотехнический подход и те же методы проектирования, которые используются при создании ИС и ИТ, позволяет более результативно использовать преимущества новых информационных технологий и человеческих ресурсов для достижения успеха и избежания рисков от управленческой деятельности.
Инжиниринг бизнеса состоит из набора приемов и методик, которые использует организация для проектирования бизнеса в соответствии со своими целями. Деятельность организации рассматривается как процесс, который может быть спроектирован, смоделирован, и, если необходимо, то перепроектирован в соответствии с инженерными принципами и учетом поставленных целей.Инжиниринг располагает для проектирования бизнеса рядом методик:выделение пошаговых процедур проектируемого бизнеса;внедрение описывающих процедуры систем обозначений;
использование эвристик и прагматических решений, позволяющих описывать степень соответствия спроектированного варианта бизнеса заданным целям.Внедрение инжиниринга открывает возможность накапливать опыт и реализовывать важную проблему — объединять в единый процесс проектирования упорядочение управленческих процедур и разработки СППР. Внедрение ИТ и СППР создают менеджеру очень благоприятные условия для компьютерного моделирования управленческих процессов, их анализа, выбора и внедрения наиболее благоприятного по финансовым показателям варианта. Достигается значительное улучшение организации управленческой деятельности и информационного обслуживания работников управления — менеджеров, руководителей соответствующих подразделений организации. Реальным становятся внедрение в повседневную практику управленческой деятельности бизнес-процессов.
Под бизнес-процессом понимается целостное описание основных видов деятельности организации (предприятия, фирмы, корпорации) и их проекция на организационные структуры с учетом развития взаимодействия между участниками во времени.
Развитие рыночных отношений как за рубежом, так и в нашей стране предъявляет к менеджменту высокие требования, заставляя постоянно пересматривать технологию выполнения производственных и финансовых, процессов, искать резервы повышения эффективности, как правило, нетривиальными методами. Не только проектирование, но и функционирование бизнес-процессов зависит полностью от использования менеджерами достижений в области новых информационных технологий.
Как показывает зарубежная практика, работа менеджера в среде автоматизированных информационных технологий, на специально оборудованных необходимыми инструментальными средствами рабочих местах создает ему благоприятные условия для поиска неординарных вариантов перехода от сложившихся годами методов работы к новым, дающим кратно увеличенный экономический эффект. Проектирование такого сложного организационно-технологического комплекса, направленного на координальное улучшение управления бизнесом, получило название «реинжиниринг бизнес-процессов».
Бизнес-процесс реинжиниринг (BPR—Business process reengineering) появился в зарубежной практике в начале 1990-х годов и рассматривался как дальнейшее развитие инжиниринга и, в частности, системно-технического подхода к развитию проектирования бизнес-процессов.
Объектом изучения и проектирования в условиях применения реинжиниринга являются протекающие в организации (коммерческой структуре) бизнес-процессы. Основная задача реинжиниринга — перепроектирование действующей системы управления и создание на базе современной информационной технологии процессов управления бизнесом, благодаря которым должны быть реализованы поставленные цели, получены имеющие ценность для потребителя результаты, а для организации (предприятия, фирмы) достигнут желаемый экономический эффект — коренное улучшение таких показателей деятельности организации, как стоимость, качество продукции и услуг, темпы развития. В частности, реинжиниринг предусматривает замену иерархического, строго функционального принципа управления внутри организации на межфункциональный, который должен обеспечивать повышение качества производимой продукции (предоставляемых услуг) за счет формирования потока работ, переходящих от одного исполнителя к другому либо от одного подразделения к другому. Таким образом создается процессно-ориентированный способ организации менеджмента, который лучше всего отвечает требованиям достижения поставленных перед организацией целей.Реинжиниринг основывается на системном подходе в изучении потока работ и компьютерном моделировании бизнес-процессов, проходящих во времени. При этом анализируются и уточняются факторы, определяющие управление качеством процессов, формируются фундаментальные цели функционирования организации, выявляются ключевые факторы успеха, которые необходимы и достаточны для достижения целей.Проект по реинжинирингу бизнеса, как правило, включает следующие этапы:разработку образа будущей организации;анализ существующего бизнеса;разработку нового бизнеса;внедрение нового бизнеса.Реинжиниринг бизнес-процессов проектируется и реализуется на информационно-технологической базе интегрированных корпоративных ИС, которые обеспечивают информационную поддержку управлению деловыми процессами на всех уровнях. Создаются телекоммуникационно взаимосвязанные АРМ специалистов, которые реализуют концепцию автоматизации управления сквозными бизнес-процессами. Важным условием эффективного функционирования СППР является создание такой структуры корпоративной ИС, которая будет относительно легко адаптироваться к изменениям потребностей пользователей — менеджеров, руководителей подразделений организации.Выявление и проектирование бизнес-процессов связано со значительными трудностями из-за малого опыта и недостаточного профессионализма кадров менеджеров и проектировщиков систем. Дело в том, что проведение системного анализа для оценки и выбора рациональных вариантов организационных структур и технологий деятельности структурных подразделений, например крупной корпоративной системы, требует наличия целостного описания основных видов деятельности (бизнес-процессов), их проекции на организационные структуры с учетом развития взаимодействия между участниками во времени. Кроме того, бизнес-процесс конкретной организации в ходе проектирования моделируется и по существу проходит путь от абстрактного понятия, представляющего собой условную выборку из большого потока взаимосвязанных объектов, факторов, условий, ограничений, до отработанного варианта, прошедшего отбор, оценочный анализ и подлежащего внедрению. Поэтому объективная оценка и сравнение результатов деятельности организации (предприятия, фирмы) строятся на разумно сконструированной системе экономических показателей, характеризующих изучаемый процесс в пространстве координат «качество», «стоимость», «время». В условиях функционирования ИС и СППР вся необходимая информация для моделирования, как правило, имеется в информационной базе либо может быть получена дополнительно. Немаловажным является наличие методов и средств получения и отображения вычисляемых показателей в динамике. Если для оценки характеристик качества конечной продукции (услуг) и связанных с ее производством накладных расходов (стоимости) вполне достаточны знания и опыт экспертов и бизнес-консультантов, то все временные параметры процесса невозможно оценить без привлечения аппарата динамического моделирования и инструментальных средств современных информационных технологий.В условиях рыночных отношений производственная и финансовая деятельность организаций сложна и динамична, что и требует применения динамических моделей практически во всех вариантах методик проведения реинжиниринга бизнес-процессов. Как показывает практика, имитация — наиболее удачный подход, обеспечивающий как точность анализа, так и наглядность различий при сравнении альтернативных решений. Немаловажным является и тот факт, что имитационное моделирование успешно реализуется на персональном компьютере, которым обеспечивается автоматизированное рабочее место менеджера. Накопление опыта в области компьютерного моделирования бизнес-процессов позволяло выделить четыре группы бизнес- процессов, обладающих определенной спецификой в отношении построения динамических моделей: процессы реализации проектов, процессы производства, процессы распределения и процессы предоставления услуг.
Типичными примерами процессов первой группы — реализация проектов — являются организация производства и администрирование. Важная особенность их моделирования — необходимость проведения серии повторяющихся экспериментов, так как однократный прогон модели обеспечивает только одно наблюдение, а для достижения приемлемой точности результата необходимо достаточно большое множество оценок.
Вторая группа — процессы производства — характеризуется выходом серии либо непрерывным потоком продукции относительно большого объема. Типичные примеры — исполнение контрактов, оплата счетов и т. п. Для адекватного представления этих действий модель должна быть способна отслеживать перемещение отдельных объектов и изменение их атрибутов. Другим важным аспектом моделирования процессов производства является реализация правил обработки очередей и учета простоев.
Процессы распределения — третья группа, которая, как правило, включает грузовые и пассажирские перевозки между узлами транспортной сети. При моделировании процессов этой группы важно описывать атрибуты таких характеристик, как расстояние, объемы перевозок, стоимость. Предпочтительным может быть и представление модели потока объектов транспортных ресурсов.
Процессы предоставления услуг — наиболее распространенная область применения динамических моделей. Такие процессы характерны для организаций, предоставляющих услуги по телефону, сервис-центров (рестораны, агенства, поликлиники, ремонтные мастерские и т. п.) и предприятий розничной торговли. Компьютерное моделирование позволяет анализировать процессы как с точки зрения использования ресурсов, так и в отношении удовлетворения запросов потребителей, выявлять их претензии к системе обслуживания, срокам и качеству выполнения заказов и т. п.
Применительно к организации, как правило, разрабатываются модели и создаются АРМ менеджера трех типов.
1. Главная модель, отражающая динамику развития процессов всех основных видов деятельности, т.е. бизнес-планы исследуемой организации с учетом взаимодействия ее структурных и функциональных элементов.
2. Вспомогательные модели — набор взаимосвязанных компонентных иерархических моделей, описывающих структурные и функциональные элементы организации по исследуемым направлениям.
3. Дополнительная модель, представляющая собой модель рассматриваемой организации во взаимосвязи и взаимодействии с внешним окружением.
Детализация различных типов моделей и дальнейшая разработка на основе исследований системного проекта информационной поддержки бизнес-процессов (как основных видов деятельности) составляют в настоящее время неотъемлемую часть проектирования информационной технологии управления организацией. Поэтому кроме средств динамического моделирования методология проектирования бизнес-процессов и СППР предусматривает возможности применения методов статистической оценки, нечеткой логики, векторной оптимизации, обобщенных показателей оценки качества, а также нейронных сетей и экспертных систем.
Методология компьютерного моделирования бизнес-процессов (системный анализ, предшествующий созданию совокупности взаимосвязанных моделей, проведение модельных экспериментов и исследований результатов моделирования для выработки рекомендаций по выбору рациональных вариантов организационных структур и бизнес-процессов) основывается на методологии создания и функционирования единого информационного пространства ИС и СППР. Под единым информационным пространством понимается совокупность методических, организационных, программных, технических и телекоммуникационных средств, обеспечивающих оперативный доступ к любым информационным ресурсам предприятия в пределах компетенции и прав доступа специалистов. Единое информационное пространство и система поддержки принятия решений (СППР) создают условия менеджерам различных рангов для внедрения одного из последних методов модернизации управленческой деятельности, каким является контроллинг.
Контроллинг — комплекс методов поиска решений — концепция системного управления и способ мышления менеджеров, в основе которых лежит стремление обеспечить долгосрочное эффективное функционирование организации. Он ориентирует мышление и действия сотрудников на рентабельность и ликвидность предприятия, гармоничное сочетание интересов клиентов и дохода организации, синхронизацию целей предприятия и сотрудников и т. п. Для реализации задач контроллинга в процессе проектирования СППР создается специализированная информационная модель, получившая название контроллер. Это совокупность методов и средств для реализации, задач стратегического и оперативного контроля в системе управления, а также решения стратегических и тактических задач по направлениям управленческой деятельности (маркетинг, обеспечение ресурсами, инвестиции и т. п.).
Проектирование контроллинга предусматривает ориентацию менеджмента на обеспечение эффективной деятельности в относительно долговременной перспективе, формирование организационной структуры, ориентированной на достижение стратегичесюгахи тактических целей.
Адекватно целевому управлению проектируется и работа ИС и СППР, позволяющая обеспечить разбиение задач контроллинга на нужные циклы и соблюдать необходимую интерактивность планирования, контроля исполнения и принятия корректирующих решений.
Информационно-технологический инструментарий контроллинга, каким является СППР, позволяет обеспечивать менеджеру постоянное слежение за результатами учетной деятельности, осуществлять информационную поддержку процесса планирования, контроль за реализацией планов, производить в режиме реального временя оценку протекающих процессов, выявлять и устанавливать отклонения, вырабатывать для руководства рекомендации по устранению причин, вызвавших отклонения. Постоянное развитие СППР сделает реальным переход от использования отдельных компонентов контроллинга к внедрению полномасштабной его системы, что в условиях жесткой рыночной конкуренции позволит обеспечить устойчивую работу организации.
Применяемые ныне инструментальные средства автоматизации проектирования информационных систем и технологий способны обеспечить достаточную гибкость при моделировании различных ситуаций, разработке обоснованных решений в процессе управленческой деятельности.
Внедрение СППР и новейших методов менеджмента влечет за собой изменения требований к подготовленности менеджеров, так как в новых технологических условиях все больший объем вопросов может быть переложен на модели, способные в интерактивном режиме учитывать все пожелания специалистов. Но к работе в такой информационно-технологической среде менеджер должен быть подготовлен.
САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА
1.
Информация и проблема принятия ре
шенийВ системах управления и повседневной жизни человек постоянно сталкивается с ситуациями, связанными с необходимостью целенаправленного выбора определенного варианта поведения, поступка, акта, действия и т. п. из множества возможных альтернативных (взаимоисключающих) вариантов в конкретной ситуации. Результат выбора принято называть решением, а последовательность действий — разработкой и принятием решения. Поскольку указанная последовательность действий выполняется во времени (выполнение каждого действия требует определенных затрат времени), то вводится понятие процесса разработки и принятия решения.Принимать решения индивидууму (группе) приходится, как правило, во всех областях, с которыми он сталкивается в процессе жизнедеятельности. Можно выделить три типовых вида деятельности, которые наиболее часто требуют принятия решений: работа, взаимоотношения, управление материальными и денежными средствами. Результаты реализации принятых решений могут оказывать влияние на людей, окружающих лицо, принимающее решение, то есть затрагивать интересы различного круга людей. Решения, принимаемые человеком в частной жизни, как правило, связаны с интересами весьма ограниченного круга окружающих его людей, в отличии от решений, принимаемых им при выполнении своих должностных обязанностей в процессе выполнения функций управления в составе организации, в которой он работает.Принятие управленческих решений в процессе функционирования организации представляет собой вид управленческой деятельности, выполняемый на всех уровнях иерархии управления организацией и является составной частью этапов переработки информации. Принятие решения является неотъемлемым элементом выполнения функций управления, реализуемым при возникновении вопросов «Что делать?», «Как делать?». Качество управленческих решений непосредственно связано с эффективностью функционирования организации в целом и ее составных частей. Чем выше уровень управления, тем весомее значимость принятых и реализованных решений как с точки зрения технико-экономических показателей функционирования организации, так и социально-психологических, поведенческих аспектов работы ее персонала. Поэтому к качеству, эффективности принимаемых решений в деловых процессах должны предъявляться повышенные требования. Следовательно для обеспечения их выполнения лицу, принимающему решение (ЛПР), надо знать методологические основы научного подхода к процессу принятия рациональных (оптимальных) решений и умело реализовывать их на практике.В принятии решений главенствующую роль среди коллектива, участвующего в разработке, подготовке и принятии решений должно играть ЛПР как «Субъект» принятого на основе своих предпочтений решения, несущий полную ответственность за его принятие и последствия реализации. Необходимость оценки предпочтений ЛПР при выборе решения обуславливает присутствие субъективности, в связи с наличием условий неопределенности и особенностями психологии мышления ЛПР. Как известно при принятии решений ЛПР выполняет мыслительную деятельность и совершает волевой акт. В процессе мыслительной деятельности реализуется генерация, оценка, анализ вариантов решений, обоснование и формирование интеллектуального (рационального, оптимального) решения. Затем ЛПР выполняет этап мотивации в виде процесса побуждения индивидуума и окружающих его людей к деятельности, в ходе которой осуществляется оценка вариантов решений с позиции мотивов своего поведения. Мотивация завершается формированием установки, то есть состояния готовности к определенной активности. На основе установок формируется ориентация индивидуума, определяющая линию его поведения. Совокупность установки и ориентации является базой, на основе которой реализуется волевой акт принятия решения.Разработка интеллектуального решения может осуществляться на основе осознанного логического мышления с использованием различных инструментов и средств. Например, математические расчеты, физического, математического, физико-математического моделирования, проведения экспериментов и т. д. Помимо этого может срабатывать подсознание (интуиция), а также соединение (симбиоз) логики и интуиции. В теории и практике принятие решений зависит от степени сочетания интуиции и логики (преобладание интуиции или логики). При разработке и принятии решения выделяют три подхода: интуитивный, основанный на суждениях, рациональный.При интуитивном подходе к принятию решения выбор принимаемого решения делается только на основе ощущения того, что он правилен. ЛПР в этом случае не занимается сознательным анализом положительных и отрицательных факторов по возможным альтернативам, их оценкой и взвешиванием с целью выбора единственного решения. В большинстве случаев ЛПР по различным причинам полностью не осознает сложившуюся ситуацию, а просто делает выбор. Это и есть непосредственное постижение истины без логического обоснования, основанное на предшествующем опыте, то есть выбор на основе интуиции.В настоящее время при решении сложных практических проблем широко применяют методы решения, основанные на интуитивном подходе. Например, мозговой штурм. Применение указанных методов целесообразно при прогнозировании стратегий в научных, технических, социальных, политических областях или выработке рекомендаций по сложным, плохо структурируемым проблемам. К основным типам проблемных ситуаций, разрешение которых целесообразно на основе интуитивного подхода, относят:ситуации с высоким уровнем неопределенности;нечетко структурированные, характеризующиеся цейтнотом времени на принятие решения и сложным психофизическим состоянием ЛПР;отсутствие или наличие незначительного числа прецедентов (уникальная, новая ситуация);наличие нескольких равнозначно аргументированных вариантов решений;необходимость принятия личных решений.Приведенная проблематика обуславливает применение интуитивного подхода к принятию решений преимущественно на верхнем уровне управления организацией. Достоинствами применения интуитивного подхода является его простота, оперативность, дешевизна. В качестве недостатка следует отметить снижение качества принятых решений из-за высокой степени вероятности принятия неоптимальных (рациональных) решений. Повышение эффективности принятия решений при использовании указанного подхода возможно при условии развития интуиции на основе применения различных методов, разработанных с учетом использования современных достижений психологии, медицны, кибернетики.Применение подхода на основе суждения основывается на наличии положительного опыта в выборе и реализации эффективных альтернатив в ситуациях, сходных с данной проблемной ситуацией. То есть, положительным опытом разрешения прецедентов можно воспользоваться в конкретной подобной ситуации, ожидая получение примерно аналогичных результатов. Этот подход целесообразно применять при наличии неоднократно повторяющихся аналогичных ситуаций, которые часто возникают в деятельности среднего звена управления. Такие ситуации можно классифицировать как стандартные и для их разрешения применять программы, приводящие к снижению вероятности ошибки и экономии времени на выработку решений.Такой подход оказывается мало эффективным для разрешения уникальных или очень сложных ситуаций, поскольку в этом случае у ЛПР отсутствует необходимый опыт, на основе которого можно было бы логически обосновать сделанный выбор. Помимо этого чрезмерное увлечение указанным способом разрешения ситуаций может привести ЛПР к развитию склонности прямолинейного мышления в принятии ограниченного круга решений, что в свою очередь исключает новые более эффективные альтернативы. Это может привести в конечном итоге к сознательному или бессознательному ограничению видения новых областей эффективной деятельности организации и их освоения. При принятии решений выработка рационального (оптимального) решения является результатом реализации объективного аналитического процесса. В настоящее время существуют различные трактовки процесса принятия решений рациональным способом, обусловленные спецификой возникающих проблем. Конкретная проблема для своего разрешения требует вполне определенной совокупности этапов, процедур и последовательности их выполнения. Нахождение рационального решения проблемы в виде пятиэтапного процесса приведено в работе:диагностика проблемы;формулировка критериев и ограничений;определение альтернатив;оценка альтернатив;окончательный выбор решения.Диагностика проблемы начинается с осознания и установления затруднений или имеющихся возможностей. Примерами затруднений в организации могут быть: низкая прибыль, сбыт, производительность и качество; чрезмерные издержки; многочисленные конфликты и большая текучесть кадров. Выявление затруднений с одной стороны помогает определить проблему в общем виде, а с другой стороны способствует установлению истинных причин низкой эффективности деятельности организации. Для выявления причин возникновения проблемы в организации необходимо собрать и проанализировать необходимую внутреннюю и внешнюю релевантную (относящуюся конкретно к возникшей проблеме) информацию. Анализ причин низкой эффективности позволяет понять сущность проблемы и четко ее сформулировать.На следующем этапе процесса принятия решений прежде всего необходимо сформулировать ограничения. Ограничения имеют разносторонний характер. Одни из них находятся внутри организации. Например, ограниченность ресурсов. Другие содержатся во внешней среде организации. Например, ограничивающие внешнюю деятельность организации законы. Оценка альтернативных вариантов решений с целью выбора окончательного решения выполняется на основе стандартов, которые принято называть критериями принятия решений.
Формирование набора альтернативных решений проблемы является одним из этапов процесса принятия решений. В идеале желательно выявить все реально возможные способы действий по устранению причин возникновения проблем. Тем самым появляется возможность обеспечения организации беспрепятственного достижения целей. В реальном процессе функционирования организаций, как правило, имеет место множество ограничивающих факторов, которые не позволяют сделать это в полной мере. К таким факторам можно отнести недостаточность знаний и опыта у руководителя, ограниченность времени на выработку альтернатив, ограниченность необходимых для этого ресурсов и т. д. Поэтому на практике достаточно часто вместо поиска всех реально возможных альтернативных решений генерируются альтернативы до тех пор, пока не появится одна или несколько альтернатив, удовлетворяющие определенному минимальному стандарту. Из них и делается выбор одного решения, которое позволяет снять проблему. С учетом сказанного в реальных условиях следует добиваться максимально возможного расширения спектра возможных решений, чтобы обеспечить предпосылки для более эффективного выбора окончательного решения.
После завершения генерации альтернатив необходимо осуществить их оценку. При оценке решений определяются достоинства и недостатки каждого из них и возможные последствия от реализации. Как правило, каждая из рассматриваемых альтернатив связана с некоторыми положительными и отрицательными аспектами. Для различных альтернатив они бывают как сходные, так и разные. Однозначное сопоставление всех альтернатив практически невозможно в большинстве случаев. С этой точки зрения почти все важные управленческие решения принимаются с учетом определенного компромисса совокупности допущений, устанавливаемых при формировании глобального критерия выбора окончательной альтернативы на основе частных критериев. Частные критерии могут быть связаны с оцениваемыми параметрами, имеющими различные единицы измерения, количественное или качественное представление. Сопоставление таких элементов требует дополнительной информации для формирования глобального критерия оценки, в качестве которой и выступают выше упомянутые допущения.
Завершающим этапом процесса принятия решений рациональным способом является выбор альтернативы. Если проблема была правильно сформулирована, альтернативные варианты решений были полностью сгенерированы и тщательно оценены, то выбор делается сравнительно просто — выбирается альтернатива с наиболее благоприятными общими последствиями. В большинстве же случаев на практике имеется множество причин, приводящих к тому, что ни одна из рассматриваемых альтернатив не обеспечивает оптимального решения проблемы. В таких случаях выбор делается на основе интуиции, суждения и опыта. То есть, выбирается направление действия, являющееся приемлемым, но не обязательно наилучшим из возможных.
В процессе реализации рационального подхода к принятию решений решаются задачи поиска, распознавания, классификации, упорядочения и выбора. Для этого могут применяться различные математические методы и модели с целью рационализации (оптимизации) выходных результатов. В целях оказания помощи при подготовке решений могут привлекаться эксперты. В процессе принятия рационального решения необходимо учитывать влияние таких факторов, как личностные оценки ЛПР, среду принятия решений, информационные ограничения, поведенческие ограничения, социально-психологические аспекты и ряд других. В зависимости от сложности проблемной ситуации в процессе принятия решений указанным методом варьируются затраты необходимых ресурсов: трудовых, материальных, финансовых, а также затраты времени на разработку и принятие решения.
Рассмотренный подход к принятию решений сравнительно трудоемок и требует определенных затрат различных ресурсов. Тем не менее он имеет более высокую вероятность принятия адекватных решений в сравнении с интуитивным подходом или подходом, основанном на суждениях.
2.
Принятие решений в условиях неопределенности
Существует множество различных моделей разработки и принятия управленческих решений.
Наиболее традиционной является рациональная мо
дель, представленная на Рис.1.1.
Соответственно, она основана на следующих предположениях:
· может быть собрана вся необходимая информация, причем она является неискаженной;
· проблема может быть точно и однозначно определена;
· цели независимы и неконфликтны;
· может быть создано полное множество альтернатив;
· существует точная количественная связь между каждой альтернативой и целями;
· может быть выбрано лучшее из имеющихся вариантов в смысле всех поставленных целей.
Рациональные модели принятия решений в зависимости от степени формализации этого процесса делят на решения со слабой (нечеткой) и сильной (четкой) структурой (см. Рис.1.2).
Для формирования решений со слабой структурой, не формализуются цели и ограничения. Кроме того, не описывается влияние на них каждого из вариантов решений.
При принятии серьезных, т.е. дорогостоящих, важных, имеющих долгосрочные последствия решений без детальной формализации, как правило, нельзя. Поэтому для такого рода решений существенно детализируется блок "Оценка и выбор".
Укрупненный алгоритм выбора решения с четко выраженной структурой:
1. формирование множества переменных и параметров в составе
o разрешающих переменных, значения которых свободно выбираются ЛПР (множество, из которого будет осуществляться выбор);
o множество внешних или экзогенных переменных, которые не контролируются ЛПР;
o множество параметров, значения которых считаются вполне определенными и также не зависят от ЛПР;
2. разработка системы целей (критериев), которые будут учитываться при принятии решений;
3. описание связей целей, переменных и параметров, т.е. формирование модели;
4. в общем случае требуется разработка методов оценки результатов вариантов решений для возможности выбора из них наилучшего.
На смену такому подходу пришла ограниченная рациональность. Так, согласно М. Веберу, проблемы общества происходят из-за того, что решения нерациональны и продиктованы эмоциями. Выход - идеальная бюрократия. Для разработки УР должны быть разработаны специальные правила и процедуры. Власть зависит от уровня иерархии. Информация проходит наверх без задержки и искажений, но правильно отфильтрованная. В результате, исходя из строго определенных целей и с учетом ограничений, могут быть приняты оптимальные решения, хотя и на неполной информации. Соответственно, необходимо знание зависимости значения цели от выбранного варианта.
Очевидно, что в выполнение в реальной жизни и этих предположений не вполне обосновано. Известна критика Саймона по этому вопросу, состоящая из трех основных блоков:
1. Проблемы целей - их много, они взаимосвязаны и противоречивы, цели нижних уровней не являются формальной детализацией целей верхнего уровня, существует множество неформализуемых политических целей. Следовательно, в реальной жизни реализуется не объективная, а субъективная рациональность.
2. Проблемы менеджеров - ограниченность времени на принятие решений, ограниченность знаний и способностей менеджеров, необходимость принятия решений в условиях отсутствия и неточности информации, тенденция к избежанию риска.
3. Проблемы организации - ее изменение в процессе разработки и принятия решения, квазиразрешение предыдущих конфликтов, наличие назревающих конфликтов.
"Принятие решений - это не то, что Вы об этом думаете" Г. Минцберг. Отличие предложенных им моделей состоит в том, что надо отказаться от излишней формализации, от идеи, что решение всегда предшествует действию, а также локализовано во времени.
Общие черты трех моделей Минцберга:
1. Это модели формирования идеи решения.
2. Дескриптивный подход.
3. Признание трех параллельно существующих моделей формирования идеи решения.
3.
Принятие решений в условиях риска. Выбор про
цедур решения
Бывают вероятностные и детерминированные определения:
1. Риск - вероятность отклонения от запланированного уровня цели, т.е. опасность потерь;
2. Риск - величина возможного отклонения от запланированного уровня цели.
Поскольку результат решения отделен по времени от его принятия, а ход выполнения зависит от множества внутренних и внешних факторов, значения к. никогда точно нельзя определить, любое решение связано с риском.
Классификации рисков: по источникам возникновения: снабжение сырьем (качество, количество, сроки получения, цены и т.д.); по другим материальным ресурсам (оборудованию, энергии, персоналу, капиталам); производственный (в способах, в браке); при хранении, транспортировке; при реализации продукции (сбыт, цены, сроки, сохранность, в гарантиях, в оплате). по калькулируемости: калькулируемый и нет;
по возможности страхования.
а) основанные на уменьшении вероятности убытка путем изучения источников риска и предотвращения его появления: улучшение информационного обеспечения (получения (оперативность, качество, полнота), обработки (прогнозы, кризисный менеджмент), накопления информации и качества коммуникаций);
· более точное определение планируемого значения основных критериев, напр. прибыли (учет различных эластичностей, взаимозаменяемости средств производства, сырья и персонала, постоянная корректировка планов с учетом информационных изменений, альтернативное планирование - "планирование в ящик стола");
· уменьшение ошибочного поведения (повышение осознания риска сотрудниками, их соответствующее стимулирование для увеличения их заинтересованности в уменьшении риска, персональный отбор сотрудников, передача знаний при помощи обучения, назначение персонально ответственных);
· формирование специальных технических инструментов
· системы охраны (труда, от несчастных случаев, пожарной безопасности, безопасности от утечки информации, растрат, экологических катастроф, качества продукции);
· увеличение надежности системы в целом путем запараллеливания ее элементов, работающих на пределе надежности;
· установление "указателей ошибок" (системы тревоги перед появлением неисправностей);
· установление систем быстрого отключения (для автоматического отключения при критическом состоянии);
· содержание в исправности (регулярные проверки).
б) методы преодоления риска (снижения вреда)
· ограничение возможной величины потерь:
· предметное (выбор правовой формы, рассредоточение собственности, оговорки о собственности);
· количественное (например, сумма денег в кассе);
· пространственное (рассредоточение складов, рассеянные места производства);
· временное (патентная защита, долгосрочные договоры);
· персональное (по взаимосвязанности с контрагентами) - образование консорциумов, кооперация);
· компенсация риска (выравнивание ущерба по различным частям фирмы);
самокомпенсация ущерба (запасы, резервы);
передача риска:
· перекладывание риска/ущерба на третьих лиц (поставщиков, потребителей, кредиторов, совладельцев, наемных работников, покупателей, государство);
· постороннее обеспечение (заключение договора о страховании на возмещение убытков).
Анализ риска состоит из:
· распознавания риска путем осмотра, документального и организационного анализа, исследования перечня источников риска путем отбора наиболее вероятных и сильно действующих;
· оценки риска (оценка вероятности возникновения и последствий);
возможностей компенсации риска.
ЛЕКЦИЯ 2. ОСОБЕННОСТИ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ В СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИХ СИСТЕМАХ
1.
Информация и информационные процессы в организационно-экономической сфереСоздание и функционирование информационных систем в управлении экономикой тесно связано с развитием информационной технологии. Информационная технология – это система методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска, обработки и выдачи информации. Она является предметом информатики как научной дисциплины и обеспечивает перевод практики управления, регулирования материального производства, научных исследований и других областей человеческой деятельности на индустриальный уровень. В отличие от любой другой инженерной технологии, информационная технология позволяет интегрировать различные виды технологий, а информация, которую она обрабатывает в различных сферах деятельности, синтезируется для накопления опыта и внедрения в практику в соответствии с общественными потребностями. Речь идет о технологическом применении ЭВМ и других технических средств управления. Как всякая технология, индустриальная информационная технология включает определенные наборы материальных средств (носители информации, технические средства измерения ее состояний, обработки, передачи и т.п.), способы их взаимодействия, совокупность определенных методов, организации работы и специалистов.Информационная технология решения экономических задач включает следующие важнейшие процедуры, которые могут быть сгруппированы по функционально-временным стадиям: сбор и регистрация информации, передача ее к месту обработки, машинное кодирование данных, хранение и поиск, вычислительная обработка, тиражирование информации, использование информации, т.е. принятие решений и выработка управляющих воздействий.Как правило, экономическая информация подвергается всем процедурам преобразования, но в ряде случаев некоторые процедуры могут отсутствовать. Последовательность их выполнения также бывает различной, при этом некоторые процедуры могут повторяться. Состав процедур преобразования и особенности их выполнения во многом зависят от экономического объекта, ведущего автоматизированную обработку информации. Рассмотрим особенности выполнения основных процедур преобразования информации.Сбор и регистрация информации происходят по-разному в различных экономических объектах. Наиболее сложна эта процедура в автоматизированных управленческих процессах промышленных предприятий, фирм и т.п., где производятся сбор и регистрация первичной учетной информации, отражающей производственно-хозяйственную деятельность объекта.Особое значение при этом придается достоверности, полноте и своевременности первичной информации. На предприятии сбор и регистрация информации происходят при выполнении различных хозяйственных операций (прием готовой продукции, получение и отпуск материалов и т.п.). Сначала информацию собирают, затем ее фиксируют. Учетные данные могут возникать на рабочих местах в результате подсчета количества обработанных деталей, прошедших сборку узлов, изделий, выявление брака и т.д. Для сбора фактической информации производятся измерение, подсчет, взвешивание материальных объектов, получение временных и количественных характеристик работы отдельных исполнителей. Сбор информации, как правило, сопровождается ее регистрацией, т.е. фиксацией информации на материальном носителе (документе или машинном носителе). Запись в первичные документы в основном осуществляется вручную, поэтому процедуры сбора и регистрации остаются пока наиболее трудоемкими. В условиях автоматизации управления предприятием особое внимание придается использованию технических средств сбора и регистрации информации, совмещающих операции количественного измерения, регистрации, накопления и передачу информации по каналам связи в ЭВМ, с целью формирования первичного документа.Необходимость передачи экономической информации для различных экономических объектов обосновывается по-разному. Так, в автоматизированной системе управления предприятием она вызвана тем, что сбор и регистрация информации нередко территориально отделены от ее обработки. Процедуры сбора и регистрации информации, как правило, осуществляются на рабочих местах, а ее обработка – в вычислительном центре.Передача информации осуществляется различными способами: с помощью курьера, пересылка по почте, доставка транспортными средствами, дистанционная передача по каналам связи. Дистанционная передача по каналам связи сокращает время передачи данных. Для ее осуществления необходимы специальные технические средства. Некоторые технические средства сбора и регистрации, собирая автоматически информацию с датчиков, установленных на рабочих местах, передают ее в ЭВМ.Дистанционно может передаваться как первичная информация с мест ее возникновения, так и результатная в обратном направлении. В этом случае результатная информация отражается на различных устройствах: дисплеях, табло, печатающих устройствах. Поступление информации по каналам связи в центр обработки в основном осуществляется двумя способами: на машинном носителе или непосредственно в ЭВМ при помощи специальных программных и аппаратных средств.Дистанционная передача постоянно развивается и совершенствуется. Особое значение этот способ передачи информации имеет в многоуровневых межотраслевых системах, где применение дистанционной передачи значительно ускоряет прохождение информации с одного уровня управления на другой и сокращает общее время обработки данных.Машинное кодирование – процедура машинного представления (записи) информации на машинных носителях в кодах, принятых в ЭВМ.Такое кодирование информации производится путем переноса данных первичных документов на магнитные диски, информация с которых затем вводится в ЭВМ для обработки.Подготовленные и проконтролированные машинные носители хранятся в соответствующем подразделении центра обработки, где ведутся их учет, комплектация, а также выдача для обработки и решения задач на ЭВМ.Хранение и накопление экономической информации вызвано многократным ее использованием, применением постоянной информации, необходимостью комплектации первичных данных до их обработки.Хранение информации осуществляется на машинных носителях в виде информационных массивов, где данные располагаются по установленному в процессе проектирования группировочному признаку.Поиск данных – это выборка нужных данных из хранимой информации, включая поиск информации, подлежащей корректировке или замене. Процедура поиска информации выполняется на основе составленного запроса на нужную информацию.Обработка экономической информации на ЭВМ производится, как правило, централизованно, а на мини- и микроЭВМ – в местах возникновения первичной информации, где организуются автоматизированные рабочие места специалистов той или иной управленческой службы (отдела материально-технического снабжения и сбыта, отдела главного технолога, конструкторского отдела, бухгалтерии, планового отдела и т.п.). Автоматизированное рабочее место (АРМ) специалиста включает персональную ЭВМ (ПЭВМ), работающую автономно или в вычислительной сети, набор программных средств и информационных массивов для решения функциональных задач.Обработка экономической информации на ПЭВМ начинается при полной готовности всех устройств машины. Оператор или пользователь при выполнении работы на ПЭВМ руководствуется специальной инструкцией по эксплуатации технических и программных средств.В начале работы в машины загружаются программа и различные информационные массивы (условно-постоянные, переменные, справочные), каждый из которых сначала, как правило, обрабатывается для получения каких либо результатных показателей, а затем массивы объединяются для получения сводных показателей.При обработке экономической информации на ЭВМ выполняются арифметические и логические операции. Арифметические операции обработки данных в ЭВМ включают все виды математических действий, обусловленных программой. Логические операции обеспечивают соответствующее упорядочение данных в массивах (первичных, промежуточных, постоянных, переменных), подлежащих дальнейшей арифметической обработке. Значительное место в логических операциях занимают такие виды сортировальных работ, как упорядочение, распределение, подбор, выборка, объединение.
В ходе решения задач на ЭВМ, в соответствии с машинной программой, формируются результатные сводки, которые печатаются машиной.
Печать сводок может сопровождаться процедурой тиражирования, если документ с результатной информацией необходимо предоставить нескольким пользователям.
Принятие решения в автоматизированной системе организационного управления, как правило, осуществляется специалистом без применения технических средств, но на основе тщательного анализа результатной информации, полученной на ЭВМ. Задача принятия решений осложняется тем, что специалисту приходится искать из множества допустимых решений наиболее приемлемое, сводящее к минимуму потери ресурсов (временных, трудовых, материальных и т.д.). Благодаря применению персональных ЭВМ и терминальных устройств повышается аналитичность обрабатываемых сведений, а также обеспечивается постепенный переход к автоматизации выработки оптимальных решений в процессе диалога пользователя с вычислительной системой.
2.
Принятие решений организацией
Реализация решения по управлению эффективностью бизнеса
Основные этапы построения BPM-решения
По мнению Грэга Мэнкусо и Эла Морено, понятие BPM описывает способность компании создавать процессы и приложения, которые упрощают постановку целей, разработку оперативных стратегий и отслеживание ключевых показателей, с помощью которых можно понять, приводят ли стратегии к реализации целей и задач, поставленных руководством. Они считают, что для того, чтобы построить и успешно использовать процессы и приложения, образующие систему управления эффективностью бизнеса, компания должна обеспечить выполнение следующих условий:
1. четко определить корпоративные цели и задачи;
2. создать измеримые показатели, значения которых могут быть извлечены из существующих систем или подсчитаны на основании хранящихся в них данных;
3. располагать платформой, с помощью которой можно быстро разрабатывать средства мониторинга, предназначенные для формирования отчетности об интересующих ключевых показателях.
Внедрение BPM-решения начинается с автоматизации процессов бюджетирования и планирования. Часто эти процессы реализуются с помощью модульных приложений, используемых исключительно в финансовых отделах. Данные приложения позволяют руководству компаний устанавливать корпоративные цели и задачи. После их определения и задания в приложениях бюджетирования, эти показатели передаются в бухгалтерские учетные системы, а соответствующие бизнес-планы распространяются во всех отделах компании.
В процессе функционирования фактические результаты деятельности собираются в различных корпоративных системах: в бухгалтерской, в приложениях для обработки заказов, в программных средствах, предназначенных для ведения продаж и обслуживания клиентов. Каждая из этих систем позволяет получать отчетность, с помощью которой можно сопоставить фактические данные с бюджетными, однако, для полной реализации концепции управления эффективностью бизнеса необходимы более мощные средства консолидации данных и более мощные аналитические возможности. Совершенно очевидно, что если известно, "что" происходит, потребуется провести подробный анализ, чтобы понять "почему" это происходит. А после того, как глубинные причины становятся очевидными, возникает необходимость рассмотреть различные варианты действий и смоделировать возможные исходы альтернативных решений, используя сценарий "что-если". Таким образом, появляется возможность формулировать и пересматривать планы по распределению ресурсов и координации действий, а также и доводить их до сведения сотрудников компании. По словам Грэга Мэнкусо и Эла Морено, описанная технология использования данных и составляет сущность управления эффективностью бизнеса.
По их мнению, поскольку технология BPM представляет циклический процесс, ее реализация должна осуществляться за несколько стадий. По завершении описанных ниже этапов внедрения этой технологии, разрозненные приложения, используемые в отдельных подразделениях компании, превратятся в законченное аналитическое решение, позволяющее оценивать и улучшать результаты коммерческой деятельности организации. Необходимо подчеркнуть, что управление эффективность бизнеса опирается на Хранилище данных, благодаря чему все сотрудники компании компаний могут обращаться к информации, необходимой для оптимизации функционирования бизнеса.
Действительно, клиентские финансовые приложения - это основа для задания целей. Хранилище данных - это центральный репозиторий для консолидации, очистки и хранения данных в формате, который лучше всего подходит для подготовки отчетности, извлечения данных и использования технологии data mining. Как отмечают Грэг Мэнкусо и Эл Морено, только Хранилище данных с его мощными аналитическими возможностями может полностью раскрыть истинную ценность BPM-решения. Первая фазаПервым шагом по внедрению технологии управления эффективностью бизнеса является разработка платформы, необходимой для генерации корпоративных целей и задач. Это позволит упростить сбор информации, необходимой для проведения бюджетирования и планирования. Во многих компаниях эта задача выполняется в рамках финансового отдела усилиями небольшой группы специалистов. Эта группа должна создать очень сложные электронные таблицы Excel, предназначенные для разработки бюджетов. Хотя такое решение является исключительно функциональным и отвечает поставленным требованиям, необходимо рассмотреть и другие возможные программные средства - например, специализированные многопользовательские приложения, предназначенные для поддержки процесса бюджетирования. Эти инструменты позволяют передать задачу подготовки корпоративного бюджета руководителям отделов, объединяя и контролируя результаты их работы. Переложив задачу по подготовке бюджета на их плечи, можно быть уверенным, что разрабатываемый набор целей и показателей будет максимально приближен к реалиям бизнеса и с большей степенью вероятности будет реализован, поскольку руководители низшего звена лучше разбираются в "своих" бюджетных показателях. Вторая фазаПосле внедрения инструментов планирования бюджетирования необходимо иметь возможность подготавливать отчетность, с помощью которой можно сопоставить фактические результаты с поставленными целями. Поэтому любое решение, опирающееся на средства бюджетирования или планирования, должно обеспечить тот или иной уровень аналитических возможностей. Во многих случаях функциональность таких приложений ограничивается предопределенными отчетами, которые содержат только информацию, полученную непосредственно из бюджетов и из бухгалтерских систем и/или приложений для работы с кредиторской и/или дебиторской задолженностью. Для отделов, которые внедрили нестандартные средства бюджетирования и планирования, как например, инструменты, опирающиеся на электроны таблицы, процесс получения отчетных данных о показателях оказывается более трудоемким. Для этого в этих подразделениях необходимо создать элементарную витрину данных, предназначенную для консолидации бюджетной и фактической финансовой информации. Третья фазаНа третьей фазе происходит расширение возможностей планирования и элементарной отчетности - создается единая инфраструктура, обеспечивающая процесс принятия решения. Система поддержки принятия решения должна быть реализована как основа для очистки, стандартизации, консолидации и агрегирования данных, поступающих из многочисленных исходных систем в единый источник информации. Эти исходные системы включают все корпоративные бизнес-системы и не ограничиваются только приложениями, используемыми в финансовом отделе. Таким образом, помимо информации из финансовых систем (бухгалтерских систем и приложений для работы с кредиторской и дебиторской задолженностью) Хранилище данных должно выключать релевантную информацию из других базовых бизнес-систем, которые непосредственно влияют на оптимизацию управления бизнесом и на возможность улучшить функционирование компании. К этим системам относятся приложения для управления заказами, продажами, обслуживанием клиентов, CRM-системы, инструменты для разработки и управления продуктами. Окончание третьей фазы означает внедрение BPM-решения (см. рис. 1).
Стоит подчеркнуть, что данная система должна включать инструменты, предоставляющие мощные аналитическиевозможности
Корпоративное Хранилище данных - технологическая основа BPM-системы
Как известно, наличие оперативных систем, которые очищают и проверяют информацию, является необходимым условием ведения бизнеса. Помимо этого, поскольку многие компаний выбирают программные продукты для решения различных оперативных задач (бухгалтерский учет, ERP, HR и др.), информация, после того как она собрана и предварительно очищена, должна хранится в одном месте. Наиболее успешные организации прибегают к концепции корпоративного Хранилища данных как наиболее подходящего метода для решения данной задачи.
Так, корпоративные IT-отделы сегодня управляют множеством различных систем, для чего требуются самые различные навыки. Как известно, оперативные системы спроектированы для обработки транзакций и требует постоянного сопровождения. Хранилища и витрины данных, с другой стороны, предназначены для выполнения анализа данных и подразумевают наличие совершенно иных навыков. Добавьте сюда сетевую инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение - получается весьма сложная структура. Поэтому все эти инфраструктуры лучше всего описывать, используя концепцию Билла Инмона (Bill Inmon) - Корпоративную информационную фабрику (Corporate Information Factory, сокр. CIF). В оптимальном случае CIF предоставляет все инструменты и соединения, которые могут потребоваться любому пользователю для извлечения и объединения данных, необходимых для получения корпоративной информации.
Ранее наиболее опытные с технической точки зрения пользователи, используя полученные навыки, пытались получать отчетные данные, которые сегодня могут быть сгенерированы с помощью новых приложений по мониторингу за эффективностью бизнеса. Программное обеспечение уже достигло такого уровня развития, что позволяет бизнес-пользователям сосредоточиться на вопросах, имеющих непосредственное отношение к бизнесу, а не на том, откуда и как эти данные поступают. Новые технологии отныне позволяют различным системам использовать любое число баз данных как один источник, из которого данные могут извлекаться в централизованный репозиторий.
Неизбежно возникает вопрос: зачем дублировать данные в Хранилище данных, когда они уже присутствуют в оперативных системах? Для ответа на этот вопрос необходимо рассмотреть следующие два момента. Во-первых, потребность в консолидированной информации больше не ограничивается одним или двумя подразделениями компании. Поэтому если только в организации не готовы предоставить неограниченный доступ неограниченному числу сотрудников, которым необходима информация, единственное решение - поместить необходимую информацию в такую область, которая не будет влиять на оперативные системы, и где доступ к важной информации можно контролировать, используя принятые технологии и методы управления базами данных.
Второй момент заключается в том, что, когда информация извлекается из оперативных систем, данные представляют собой "мгновенный снимок" во времени. Предположим, что в течение месяца, когда вводится большинство финансовых данных, производится генерация отчетности, сверка итоговых отчетов, а затем поиск детальный данных для отчетов, которые не прошли сверку. Очевидно, что такая ситуация неизбежно породит сомнения в достоверности информации. Преимущества и достоинства инструментов и приложений, позволяющих быстро получать информацию, будут сведены на "нет" постоянными требованиями по проверке информации. Потерянное в результате время потенциально может затормозить принятие важных решений, что негативно скажется на итогах финансовой деятельности компании.
Необходимость наличия мощных аналитических возможностей
Хотя Хранилища и витрины данных чрезвычайно полезны для конечного пользователя, пользовательские потребности гораздо шире. Действительно, несмотря на то, что Хранилища данных и средства генерации запросов и отчетов существенно упрощают доступ к информации, необходимой для получения отчетности, эти инструменты не поддерживают в полном объеме замкнутый цикл управления бизнесом, который позволяет компаниям более эффективно измерять производительность и управлять доходностью. Следовательно, необходимо использовать и другие аналитические средства.
Такие аналитические приложения в основном базируются на решениях, реализующих технологии OLAP. Компании приобретают OLAP-сервера, чтобы максимально эффективно использовать информацию, хранящуюся в витринах данных и приложениях, предназначенных для поддержки процесса принятия решений. OLAP-сервер повышает ценность Хранилища данных, поскольку обеспечивают мощные вычислительные возможности и очень небольшое время отклика. Так, OLAP-инструменты позволяют подготовленному аналитику осуществлять манипулирование информацией в течение нескольких секунд, а не часов.
Одним из требований, предъявляемых к OLAP-продуктам, является необходимость обеспечения простого метода обращения к базовой детальной информации, хранящейся в Хранилище данных, непосредственно из слоя аналитического представления. Помимо этого, OLAP-инструменты должны избавить пользователей от необходимости понимать, где хранятся данные. Благодаря этому, пользователи могут работать самостоятельно, не прибегая к помощи специалистов IT-отделов.
Краткое заключение
В заключении подчеркнем, что технология BPM - это мощное средство для управления организацией, но только тогда, когда используется вместе с Хранилищем данных. Определив ключевые показатели эффективности и корпоративные цели и задачи, можно построить интегрированное решение, позволяющее проводить бюджетирование, задавать цели и выполнять анализ, близкий к режиму реального времени, а также осуществлять моделирование и планирование.
Все больше и больше компаний осознает значимость технологии BPM и намерены внедрять современные интегрированные BPM-платформы, которые будут способствовать их долгосрочному успеху и процветанию.
3. Роль и место специалиста экономического профиля на стадиях жизненного цикла создания, развития и эксплуатации информационной системы.Предъявляемые к АИС и АИТ управления высокие потребительские требования в части функционального наполнения и технологического исполнения предполагают обязательное участие заказчика (пользователя системы) в процессе создания, внедрения и эксплуатации системы. Особенно необходимым представляется соблюдение условий предоставления заказчиком всей необходимой информации, касающейся предварительных исследований, связанных с построением бизнес-процессов решаемых задач, на стадии предпроектного обследования организации, предприятия, фирмы. Однако этим участие заказчика не ограничивается. Отношения сотрудничества предполагают непосредственное его участие в процессе постановки задач на каждом рабочем месте исполнителяПрежде чем разрабатывать математическую модель и блок-схемы программ, специалисты-проектировщики с заказчиком должны прийти к однозначному согласию по вопросам состава и стоимости оборудования, на котором будет реализовываться система; необходимого и достаточного объема информации, который придется обрабатывать в процессе эксплуатации системы; требуемого количества и профессионального состава служащих и специалистов; способов представления входных и результатных данных, содержания накапливаемой в базе данных информации, а также состава и числа ее носителей; объема финансовых, трудовых и материальных затрат, необходимых для бесперебойного и эффективного функционирования системы.Одновременно уже на стадии проектирования происходят обучение и психологическая подготовка персонала фирмы к работе в условиях автоматизации. Технология обработки информации и должностные инструкции участников технологического процесса разрабатываются и утверждаются на этапе рабочего проектирования, при этом их содержание и формы представления обязательно обсуждаются с пользователями.Конкретизация задач и описание предметной технологии в основном должны лечь на плечи заказчика. Постановщики задач — пользователи — разрабатывают информационную модель, раскрывающую последовательность обработки данных, и структуру взаимосвязи между ними. Необходимую конфигурацию компьютерной сети проектировщики определяют, ориентируясь на потребности этой модели.Наиболее важным моментом в постановке управленческих задач следует назвать целеполагание, которое должно быть выполнено на первом этапе проектирования системы. Декомпозиция целей в структуре управления микроэкономическими объектами является основанием для распределения функций между различными рабочими местами.От специалистов организации-заказчика зависит, в каком виде будет выдаваться результат по каждой задаче: как набор информации рекомендательного характера, как описание возможных альтернатив решения задачи либо, в случае принятия того или иного решения, как сценарий возможных ситуаций. Например, в экспертных системах вырабатываются решения без непосредственного участия пользователя-менеджера. По сути дела такие системы аккумулируют в виде базы знаний, управленческий опыт многих профессионалов-менеджеров. Недостатками таких систем можно назвать их сложность и дороговизну.Формулирование потребительских свойств АИС — одна из обязанностей заказчка. Рассмотрим важнейшие из них.Функциональная полнота — свойство, обозначающее наиболее полный состав списка задач, поддающихся решению с помощью компьютерной технологии. Таким образом, это понятие выражает степень и уровень автоматизации управленческих процессов на данном предприятии с использованием АИС. Однако достичь стопроцентной функциональной полноты АИС управленческой деятельности, как правило, не представляется возможным, хотя с развитием методов и моделей СППР с каждым годом совершенствуется методология контроллинга, направленная на улучшение функционального компонента. Дело в том, что рыночные условия будут порождать новые ситуации, которые трудно предусмотреть заранее, на этапе проектирования системы. Однако применение математических моделей, учитывающих наличие в системе неполноты информации, позволяет преодолеть данное препятствие. Сегодня разработано достаточное количество экономико-математических методов, которые способны привнести в АИС адаптационные свойства, обеспечивающие гибкое ее реагирование на изменение рыночной ситуации.В Своевременность характеризует временные свойства АИС и АИТ и имеет количественное выражение в виде суммарного времени задержки информации, необходимой пользователю в текущий момент времени в реальных условиях для принятия решений. Чем меньше величина временной задержки поступления информации, тем лучше АИС отвечает данному требованию. Для автоматизированной системы управленческой деятельности этот показатель может сыграть определяющую роль при оценке приемлемости АИТ для конкретной организации, так как подавляющая часть тактических решений, например, в торговом деле, финансовых ситуациях должна приниматься в режиме реального времени.Общий показатель надежности АИС концентрирует в себе ряд важных характеристик: частоту возникновения сбоев в техническом обеспечении; степень адекватности математических моделей; верификационную чистоту программ; относительный уровень достоверности информации; интегрированный показатель надежности эргономического обеспечения АИС.Адаптационные свойства системы отражают ее способность приспосабливаться к изменениям окружающего внешнего фона и внутренней управленческой и производственной среды организации. Важной количественной характеристикой является время адаптации АИС, т.е. период, необходимый для восстановления приемлемого уровня адаптивности компьютерных моделей. В течение такого периода степень доверия к результатной информации, а точнее, к «советам» компьютера, резко падает. Важная задача заказчика — сформулировать на этапе проектирования границы допущения отклонений в значениях управляющих и выходных параметров, имеющих принципиальное значение для функционирования всей системы. Время адаптации также должно быть заранее оговорено. Затраты на обеспечение адекватности должны, во-первых, поддаваться расчетной оценке, а во-вторых, не слишком влиять на эффективность работы АИТ управления организацией. Кроме математической, параметрической и программной адаптивности АИС должна обладать свойством технической и организационной адаптивности, позволяющим оперативно и без больших затрат модернизировать эксплуатируемую версию системы для работы на новом оборудовании или в новых рыночных условиях. Такой уровень адаптации достигается путем обеспечения, инвариантности к составу и архитектуре технических средств, набору функций и решаемых функциональных задач, типу организации управленческой деятельности;независимости от периода прогнозирования и планирования;возможности наращивания АИС за счет включения новых программных модулей или совершенствования действующих;экспертных свойств и максимальной вариабельности решений на этапе проектирования.Экономическая эффективность определяется в нескольких аспектах: как соотношение между затратами и получаемым результатом в отношении степени достижения поставленной перед АИС управления организацией цели и как результат сравнения экономических показателей деятельности управленческих служб, выявленных на этапе предпроектного обследования организации, с аналогичными показателями в условиях применения внедренной АИТ.Отсюда следует, что роль пользователя на стадии ввода в действие АИТ управления еще значительнее, чем на предыдущих ступенях ее создания. Ответственность заказчика возрастает, ибо он заинтересован во всесторонней проверке работоспособности системы, учитывая необходимость дальнейшей самостоятельной эксплуатации всех видов обеспечения АИТ и АИС в целом. Кроме того, на нем лежит обязанность по наполнению банка данных реальной информацией и ответственность за ее достоверность. Особенно это касается специалистов, работающих с условно-постоянной, нормативно-справочной информацией. Текущая же переменная информация будет корректироваться по ходу функционирования системы. Таким образом, контрольная функция заказчика в период проведения приемосдаточных испытаний АИС и АИТ приобретает доминирующий характер. Итогом ввода в действие АИС и АИТ является формирование пакета организационно-распорядительной документации.Итак, активное и непосредственное участие пользователя АИС управления на протяжении всего жизненного цикла системы является обязательным условием ее успешного внедрения и дальнейшего функционированияСАМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА
1.
Общественное принятие решений
Управленческие решения (УР) - это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью. Глобальной целью разработки и принятия любого УР является обеспечение реализуемого и наиболее эффективного варианта движения к поставленным перед организацией целям.
Важнейшие требования к УР:
· реализуемость;
· эффективность, иногда - оптимальность.
Основные признаки УР:
· наличие альтернатив;
· существование цели (иногда формализованной в виде критерия);
· волевой акт.
Волевой акт при разработке и принятии УР может состоять в ограничении множества альтернатив, используемых целей и критериев, выборе минимального уровня вероятности реализации УР принятии решения, его оформления, легализации, контроля хода выполнения и т.д.
УР имеют ряд специфических особенностей, как правило
· их разработка и, тем более, реализация требуют привлечения большого объема финансовых и материальных ресурсов;
· они оказывают важное воздействие на большие коллективы людей, срок их последействия достаточно высок;
· каждое из них в значительной мере определяет последующие решения;
· ответственность за принимаемые решения очень высока.
В качестве основных проблем при разработке УР можно назвать следующие:
· давление сроков;
· быстрая смена условий и возникающих проблем и задач;
· недостаток квалификации ЛПР, вызванный, с одной стороны, динамичностью ситуации, с другой стороны, карьерный рост менеджера часто опережает рост его квалификации;
· нехватка информации, ее дороговизна и низкое качество;
· ненадежность имеющихся методов, их несоответствие возникающим задачам, недостаточный уровень детализации, формализации и возможности адаптации к конкретной ситуации;
· необходимость сочетания интересов различных групп в рамках одного решения и разногласия между ЛПР;
засилье рутины и др.
ТЕМА 2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ
ЛЕКЦИЯ 3. КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
1.
Управление и управленческие решения
Информационная система представляет собой коммуникационную систему по сбору, передаче, переработке информации об объекте, снабжающую работников различного ранга информацией для реализации функций управления.
Информационная система создается для конкретного объекта. Эффективная информационная система принимает во внимание различия между уровнями управления, сферами действия, а также внешними обстоятельствами и дает каждому уровню управления только ту информацию, которая ему необходима для эффективной реализации функций управленческой деятельности фирмы за счет не только обработки и хранения рутинной информации, автоматизации конторских работ, но и за счет принципиально новых методов управления, основанных на моделировании действий специалистов фирмы при принятии решений (методы искусственного интеллекта, экспертные системы и т. п.), использовании современных средств телекоммуникаций (электронная почта, телеконференции), глобальных и локальных вычислительных сетей и т. д.
В зависимости от степени (уровня) автоматизации выделяют ручные, автоматизированные и автоматические информационные системы.
Ручные ИС характеризуются тем, что все операции по переработке информации выполняются человеком.
Автоматизированные ИС - часть функций (подсистем) управления или обработки данных осуществляется автоматически, а часть – человеком.
Автоматические ИС - все функции управления и обработки данных осуществляются техническими средствами без участия человека (например, автоматическое управление технологическими процессами).
По сфере применения можно выделить следующие классы информационных систем:
научные исследования;
автоматизированное проектирование;
организационное управление;
управление технологическими процессами.
Научные ИС предназначены для автоматизации деятельности научных работников, анализа статистической информации, управления экспериментом.
Информационные системы автоматизированного проектирования предназначены для автоматизации труда инженеров-проектировщиков и разработчиков новой техники (технологии). Такие ИС помогают осуществлять:
разработку новых изделий и технологий их производства;
различные инженерные расчеты (определение технических параметров изделий, расходных норм – трудовых, материальных и т. д.);
создание графической документации (чертежей, схем, планировок);
моделирование проектируемых объектов;
создание управляющих программ для станков с числовым программным управлением.
Информационные системы организационного управления предназначены для автоматизации функций административного (управленческого) персонала. К этому классу относятся ИС управления как промышленными (предприятия), так и непромышленными объектами (банки, биржи, страховые компании, гостиницы и т. д. ).
Информационные системы управления технологическими процессами предназначены для автоматизации различных технологических процессов (гибкие производственные процессы, металлургия, энергетика и т. п.).
2. Классификация информационных систем по признаку структурированности решаемых задач
По степени охвата АИТ задач управления выделяют электронную обработку данных, когда с использованием ЭВМ без пересмотра методологии и организации процессов управления ведется обработка данных с решением отдельных экономических задач, и автоматизацию управленческой деятельности. Во втором случае вычислительные средства, включая суперЭВМ и ПЭВМ, используются для комплексного решения функциональных задач, формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. К этой же группе могут быть отнесены АИТ поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и ППП для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам, явлениям производственной практики. К названной группе относятся и широко внедряемые в настоящее время АИТ, получившие название электронного офиса и экспертной поддержки решений. Эти два варианта АИТ ориентированы на использование последних достижений в области интеграции новейших подходов к автоматизации работы специалистов и руководителей, создание для них наиболее благоприятных условий выполнения профессиональных функций, качественного и своевременного информационного обслуживания за счет полного автоматизированного набора управленческих процедур, реализуемых в условиях конкретного рабочего места и офиса в целом.
Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач предметной области. В настоящее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретной организации или учреждения в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению АИТ виртуальных офисов. Такие АИТ основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому абонентские системы сотрудников учреждения независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую для них сеть.
Автоматизированные информационные технологии экспертной поддержки составляют основу автоматизации труда специалистов-аналитиков. Эти работники кроме аналитических методов и моделей для исследования складывающихся в рыночных условиях ситуаций по сбыту продукции, услуг, финансового положения предприятия, фирмы, финансово-кредитной организации вынуждены использовать накопленный и сохраняемый в системе опыт оценки ситуаций, т.е. сведения, составляющие базу знаний в конкретной предметной области. Обработанные по определенным правилам такие сведения позволяют подготавливать обоснованные решения для поведения на финансовых и товарных рынках, вырабатывать стратегию в областях менеджмента и маркетинга.
3. Классификация информационных систем по уровню управленияТрадиционным методом организации информационных систем является двухзвенная архитектура "клиент-сервер" (рисунок 1). В этом случае вся прикладная часть информационной системы выполняется на рабочих станциях системы (т.е. дублируется), а на стороне сервера(ов) осуществляется только доступ к базе данных. Если логика прикладной части системы достаточно сложна, то такой подход порождает проблему "толстого" клиента. Каждая рабочая станция должна обладать достаточным набором ресурсов, чтобы быть в состоянии произвести прикладную обработку данных, поступающих от пользователя и/или из базы данных. Для того, чтобы клиенты могли быть "тощими", а зачастую и для повышения общей эффективности системы, все чаще применяются трехзвенные архитектуры "клиент-сервер" (рисунок 2). В этой архитектуре, кроме клиентской части системы и сервера(ов) базы данных, вводится промежуточный сервер приложений. На стороне клиента выполняются только интерфейсные действия, а вся логика обработки информации поддерживается в сервере приложений. В следующих частях курса мы рассмотрим возможные технологии организации трехзвенных архитектур.
Рис. 1. Традиционная двухзвенная архитектура "клиент-сервер"
Рис. 2. Трехзвенная архитектура "клиент-сервер" с выделенным сервером приложенийЗаметим, что некоторые черты трехзвенности могут присутствовать и в двухзвенной архитектуре. Если, например, используемый сервер баз данных поддерживает развитый механизм хранимых процедур (например, такой, как в Oracle V.7), то можно перебросить некоторую часть логики приложения на сторону баз данных. Заметим, что механизм хранимых процедур недостаточно полно специфицирован в стандарте языка SQL. Как только вы решаетесь использовать действительно развитые средства, то немедленно привязываете свою информационную систему к конкретному производителю серверов баз данных. Развязаться будет очень трудно. И наконец, еще один класс задач относится к обеспечению удобного и соответствующего целям информационной системы пользовательского интерфейса. Более или менее просто выяснить функциональные компоненты интерфейса, например, какого вида должны предлагаться формы и какого вида должны выдаваться отчеты. Но построение действительно удобного и неутомительного для пользователя интерфейса - это задача дизайнера интерфейса. Простой аналог: при наличии полного набора качественной мебели хороший дизайнер сможет красиво оформить удобную для жизни квартиру (все на месте и под рукой). Плохой же дизайнер, скорее всего, добьется лишь того, что сможет запихнуть в квартиру всю мебель, а потом хозяину квартиры все время будет казаться, что у него слишком много ненужной мебели и ничего невозможно найти. Нужно отдавать себе отчет в том, что задача эргономичности интерфейса не формализуется. При ее решении не помогут никакие средства автоматизации разработки интерфейса. Такие средства облегчают только построение компонентов интерфейса. Построение же полного интерфейса - это творческая задача, при решении которой нужно учитывать требования эстетичности и удобства, а также принимать во внимание особенности конкретной области применения информационной системы.
4. Классификация информационных систем по виду используемой информационной технологииПо способу реализации АИТ в АИС выделяют традиционно сложившиеся и новые информационные технологии. Если традиционные АИТ прежде всего существовали в условиях централизованной обработки данных, до массового использования ПЭВМ были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости при формировании регулярной отчетности, то новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени.
Новая информационная технология – это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей (непрофессионалов в области программирования) в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком использовании пакетов прикладных программ общего и проблемного назначения, доступе пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ.
САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА
1.
Использова
ние информационных систем
При открытии новых направлений бизнеса, реструктуризации и анализа существующих, специалисты (бизнесмены, финансисты, юристы) прежде чем принять какое-либо решение, рисуют на бумаге или доске схемы. На этих схемах обязательно присутствуют стрелки — показывающие последовательность и направление движения материальных и финансовых потоков, а также различные "квадратики" — определенные этапы прохождения этими потоками каких-то узловых пунктов, без прохождения которых движение потоков далее не представляется возможным в силу каких-то обстоятельств.
В качестве квадратиков могут быть различные организации, с которыми предприятие по роду своей деятельности вступает в контакты: банки, другие предприятия, контролирующие организации (таможня), пункты, связанные с переработкой или транспортировкой продукции (услуг), места в которых эти потоки могут изменять полностью или частично свое физическое состояние: товар — деньги; деньги — вексель, вексель — услуги и пр. Прохождение каждого "квадратика", как правило, связано с потерями или приобретением каких-либо материальных или финансовых ресурсов.
Стрелки, соединяющие эти квадратики, кроме последовательности и направления движения материальных и финансовых потоков, связаны с потерей определенных временных ресурсов. Это могут быть минуты и месяцы, в зависимости от специфики бизнеса. Иногда, нарисованные стрелки, связаны и с потерей финансовых и материальных ресурсов, например, транспортировка продукции.
На этих же схемах присутствуют и упрощенные расчеты, показывающие выгодность или убыточность проводимой операции, а также возможные варианты проведения операции по принципу "что-если".
Разработка таких схем, несомненно, имеет такое преимущество, как одновременное участие группы специалистов в разработке возможных сценариев развития событий. Но если разработанная схема принята к исполнению, то в дальнейшем необходим более углубленный анализ отработки возможных сценариев. Этот анализ связан с более точными расчетами, так как часто присущая "игра цифр", могла быть не замечена при коллективной разработке схемы и может привести к нежелательным последствиям.
Углубленный анализ, как правило, заключается в создании таблиц, задача которых показать рентабельность или убыточность операции. Довольно часто приходится встречаться с тем, что подобные таблицы создаются вручную, используя калькулятор и карандаш. Недостаток подобного метода очевиден — ручной расчет, требующий много времени, высокая вероятность ввода ошибок и трудность создания многовероятных сценариев.
В этой главе будет описан упрощенный подход создания модели схем предполагаемых операций с помощью Excel.
Описание бизнес ситуации
Предположим некоторое предприятие, например, известное нам АО "Стеклодув", решило открыть новое направление бизнеса, суть которого заключается в приобретении партии товара, с целью поставки его импортному партнеру. Поступление валютной выручки от реализации товара, согласно условиям подписанного между ними контракта, и предварительным расчетам, ожидается через месяц после отгрузки товара.
Ожидаемые издержки предприятия по выполняемому контракту состоят из:
· стоимости приобретения товара;
· стоимости услуг экспедитора по транспортировке товара;
· стоимости таможенных услуг;
· стоимости услуг банка по конвертации полученной валютной выручки.
Предположим предприятие не имеет своих свободных оборотных средств и для приобретения этой партии товара и расходов, связанных с поставкой его покупателю. Поэтому подписывает контракт с банком на получение на период проведения операции (допустим один месяц) кредита в национальной валюте. Кредитная ставка по предоставляемому кредиту на оговоренный срок равна 3%. Вся сумма кредита перечисляется на банковский счет АО "Стеклодув" в день отгрузки товара покупателю. Погашение кредита и процентов по нему осуществляется после конвертации валютной выручки полученной от покупателя. Оплата услуг банка по конвертации валюты осуществляется из денежных средств полученных от покупателя.
Возмещение экспортного НДС осуществляется через некоторое время после проведения расчетов с покупателем и, как следствие, эта сумма не может быть использована для погашения кредита. Оплата налога на прибыль и налога с оборота происходит позже и предполагается, что к этому времени возмещение экспортного возмещения будет уже произведено.
Поставленная задача
При анализе целесообразности проведения подобных (схемных) операций, финансовые расчеты проводятся, как правило, отдельно от остальной финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому существующие затраты предприятия, связанные с текущей жизнедеятельностью (аренда офиса, заработная плата персонала и прочее) рассматривается как постоянные издержки и в расчеты не включаются.
Затраты, которые предприятие несет по реализации схемной операции, в большинстве своем, носят переменный характер. Их величина непосредственно зависит от объема реализации, выраженного либо в денежном, либо в натуральном выражении или комбинированно. Если в данной схеме и имеются издержки, которые можно отнести к постоянным, то они, как правило, незначительны и ими можно в предварительных расчетах пренебречь. К таким издержкам могут относиться разовые расходы: оплата услуг по какому-либо обследованию всей партии груза, получение каких-то разрешений, оплата аккредитации на таможне, оплата услуг банка по оформлению кредита, разовая оплата услуг отдельных специалистов или организаций.
Поэтому цель схемных расчетов — получить желаемую рентабельность только по этой схеме, без учета других затрат предприятия, связанных с его повседневной деятельностью. Предстоящая задача — создание приложения (модели) для упрощенных расчетов по схемным решениям. Рабочая книга будет состоять из двух листов:
Константы — для ввода значений количества товара, цен его приобретения и реализации, различных ставок: налогов, пошлин и пр.;
Схема — лист со схемой движения материальных и финансовых ресурсов.
Рабочий лист Константы
На рабочем листе Константы (рис. 1.) находятся данные, с которыми предстоит оперировать при расчетах. В столбец В введены наименования статей констант, в столбец D их значения, а между этими столбцами введены имена, присваиваемые ячейкам, содержащим значения этих констант.
При создании модели, не следует сразу же вводить в расчеты реальные цифры, которые могут быть трудны для зрительного восприятия и последующей упрощенной проверки правильности проводимых расчетов. Поэтому независимо от исходных данных, на этапе создания модели, введите:
· ставки налогов, с которыми легко проводить расчеты, например, 1%, 10% или 20%;
· приблизительную округленную ставку процентов за предоставленный кредит;
· ставку таможенных расходов и расходов на конвертацию валюты, равную в сумме 1%;
· кратный курс отношения национальной валюты и валюты платежа, например, 10 или 50;
· количественную партию товара, с которой легко оперировать в расчетах, например, 1000 или 100 тонн (ящиков, вагонов и пр.);
· стоимость ресурсов, в которых содержится налог на добавленную стоимость, кратной ставке этого налога. Так при стоимости товара 1080 руб. и услуг экспедиторов 120 руб., общая стоимость этих ресурсов на 1 тонне составит 1200 руб., в которой налог на добавленную стоимость составит 200 руб.
Рис. 1. Рабочий лист Константы
После создания модели и ее тестировании на правильность проводимых вычислений, введенные простые значения констант замените на реальные.
Создание упрощенной модели схемы
Схема движения потоков материальных и финансовых ресурсов показана на рис. 2. и создается при помощи панели инструментов Рисование, которая предоставляет пользователю богатый выбор для создания самых различных рисунков. При создании структуры схемы распланируйте площадь рабочего листа таким образом, чтобы в ячейках рядом с отдельными, ключевыми элементами схемы, можно было бы ввести расчетные формулы.
Рабочая область листа Схема состоит из двух частей:
· таблица предварительного расчета расположена в столбцах L:N;
· непосредственно структурная часть, расположена левее.
Таблица предварительных расчетов
Рабочий лист Схема с областью предварительных расчетов показан на рис. 3. и 4. с формулами расчетов и вычисленными значениями.
При создании таблицы желательно соблюдать следующую последовательность действий:
· в столбец L введите наименования рассчитываемых статей в той последовательности, в которой будет производиться расчет;
· в столбец N введите наименование валюты, в которой будет производиться расчет;
· выделите область таблицы расчета L11:М33 и нажав комбинацию клавиш Ctrl+Shift+F3, присвойте имена ячейкам столбца М, в которых будут производиться расчеты. Это значительно упростит последующую процедуру создания формул. Используемые в этой книге имена показаны на рис. 5;
· начинайте вводить формулы, последовательно, сверху вниз, сразу же проверяя правильность вычислений. Исправление ошибок, обнаруженных по окончанию создания модели, займет значительно больше времени.
Рис. 3. Таблица предварительного расчета с формулами
Ввод формул в таблицу предварительного расчета
Вводимые формулы показаны на рис. 3. При определенной последовательности действий формулы создаются относительно быстро. Например, для быстрого ввода функции ОКРУГЛ в ячейку М11:
· поместите табличный курсор в ячейку и для вызова диалогового окна Мастер функций (рис. 6.) нажмите кнопку Вставка функции на Стандартной панели инструментов или выполните команду Вставка/Функция;
· в поле Категория диалогового окна Мастер функций, дважды щелкните правой кнопкой мыши по категории Полный алфавитный перечень, и после появления в области Функция списка функций этого перечня, один раз щелкните правой кнопкой мыши по любому названию функции. При этом произойдет активизация списка в области Функция;
· произведите с клавиатуры быстрый набор клавиш ОКРУ (режим прописных или заглавных не играет значения). Это позволит сразу же перейти к функции ОКРУГЛ и нажатием на клавишу Enter вызвать панель функции ОКРУГЛ. Если произвести только набор буквы "О", то будет выделено первое название функции, начинающейся на букву "О" (функция ОБЛАСТИ), и тогда нужно будет переместиться вниз по области Функция с помощью клавиши Перемещение вниз. Если допустить перерыв между первой и второй буквой названия функции, то в области Функция будет выделено название первой функции, начинающееся на букву "К";
· в появившейся панели функции ОКРУГЛ курсор будет находиться в первом поле функции Число и для ввода ссылки на ячейку D12 рабочего листа Константы с присвоенным ей именем — СырьеКоличество нажатием на клавишу F3 вызовите диалоговое окно Вставка имени, при появлении которого для быстрого поиска нужного имени наберите с клавиатуры первые две буквы имени — "СЫ";
· на панели функции ОКРУГЛ переместите курсор в поле Количество цифр и введите значение "0" (округление до целого значения) после чего нажмите на кнопку ОК;
· и т.д.
Рис. 4. Таблица предварительного расчета с числовыми значениями
Рис. 5. Имена ячеек, которые использованы в книге Схема
Рис. 6. Диалоговое окно Мастер функций
Структурная схема
Структурная схема состоит из двух составляющих: графической и формул расчета. Первая составляющая — показывает направление движения материальных и финансовых ресурсов и точку, в которой производятся расчеты. Вторая составляющая — с какими величинами происходит расчет, и каков будет результат вычислений.
Графическая часть
Для создания графической части используется панель инструментов Рисование (рис. 7.)
Рис. 7. Панель инструментов Рисование
Формулы расчета в графической части листа
Задачей формул является не только результат расчетов, но и показать — с какими значениями происходят вычисления, а иногда для лучшего восприятия и единицу их измерения. В качестве примера рассмотрим формулу расчета стоимости приобретаемого товара, введенную в ячейку D20, которая производит умножение объема товара на его цену и показывает результат умножения. Формула:
=СЦЕПИТЬ(СырьеКоличество;"тн. х ";СырьеЦенаПриобр;"руб. = ";Приобретение_товара;"руб.")
Основой формулы является функция СЦЕПИТЬ, объединяющая имена ячеек содержащих значения, с которыми производятся действия и текст, показывающий проводимые действия и единицу измерения. Результат вычислений производится в ячейке М11 с присвоенным именем Приобретение_товара, ссылка, на которую находится в пятом аргументе функции СЦЕПИТЬ.
Рис. 8. Структурная схема с формулами расчета
Для быстрого создания формулы можно использовать метод копирования в строке формул содержимого ячейки М11 и последующего редактирования формулы непосредственно в ячейке D20. На рис. 9. показан пример скопированной формулы и шесть шагов последовательного преобразования ее в строке формул.
Рис. 9. Этапы преобразования формулы
Финансовое моделирование созданной схемы операции
Предпосылки для проведения моделирования
Прежде чем приступить к финансовому моделированию схемы, определитесь с теми величинами, которые не будут изменяться в процессе расчета (кроме ставок налогов). Предположим, что такими величинами являются:
· курс;
· цена приобретения товара;
· стоимость услуг оплачиваемых экспедиторам за тонну товара.
Следующее возможное предположение — такой относительный финансовый показатель, как рентабельность, не должен зависеть от объема партии товара. Это объясняется прямолинейной зависимостью абсолютной величины полученной прибыли от объема партии товара, что возможно только при отсутствии постоянных издержек, не зависящих от величины партии товара. Ввод в расчеты сумм постоянных издержек можно осуществить на завершающей стадии создания модели.
Поступление денежных средств от покупателя и погашение кредита
Сумма получаемого кредита при предварительных расчетах должна быть равна или более суммы стоимости приобретаемого товара, услуг экспедиторов и таможенных расходов, для того чтобы денег хватило на все расходы, связанные с поставкой товара..
Денежные средстве от покупателя поступают в валюте, и часть их идет на оплату услуг по конвертации. Поэтому, предполагая, что у предприятия отсутствуют другие оборотные средства, надо произвести расчет так, чтобы оставшихся средств от выручки товара хватило на погашение кредита и процентов по нему.
Финансовые результаты и остаток денежных средств после расчетов по поставке товара
Если экспортная стоимость контракта поставки равна или более всей суммы издержек с учетом НДС, которые понесет предприятие для выполнения контракта на территории своей страны, то финансовые результаты этой операции будут положительны, а соответственно будет и налог на прибыль по этой операции. Если предположить, что возмещение НДС произойдет ранее, чем наступят сроки оплаты в бюджет налога с оборота и налога на прибыль, то предварительные расчеты должны показать — какие денежные средства останутся у предприятия в результате завершения всех действий по операции.
Предстоящая задача — провести расчет всех возможных последствий при изменении некоторых параметров и найти различные точки безубыточности операции.
Расчет максимальной точки цены реализации товара
Предположим, представляется возможность регулирования цены реализации. Требуется определить — до какого уровня ее необходимо поднять для расчета с банком за предоставленный кредит по факту получения выручки за товар.
В расчетах с заданными параметрами на рис. 16.1. указана цена реализации 120 долларов США. Несмотря на получаемую налогооблагаемую прибыль в размере 139820 руб. и остаток денежных средств в сумме 97874 руб. после возмещения НДС и уплаты налогов, у предприятия после получения валютной выручки не хватает денежных средств в сумме 48180 руб. для расчета с банком за предоставленные денежные ресурсы.
При этом получаемой суммы кредита в размере 1206000 руб. вполне хватает на расчеты с поставщиками товара, экспедиторами и уплаты таможенных издержек.
Поэтому необходимо найти ту цену реализации, при которой предприятие в состоянии рассчитаться с банком. Поиск может осуществляться с помощью инструмента Excel Подбор параметра. Задайте параметры установки в ячейке М20 значения равного нулю, изменяя значение ячейки D13 на рабочем листе Константы.
Но, если заданный подбор параметра не может быть выполнен, Excel сообщит об этом (рис. 10.). Такой результат возможен, если в результате промежуточных округлений в формулах, ноль не может быть получен как результат решения. Возможные значения подбираемого параметра возвращают в ячейке М20 результат близкий к нулю, но нулем не являющийся.
Для устранения этого недостатка в любую другую ячейку введите формулу дополнительного округления получаемого значения в ячейке М20 , например, до десятков и повторите процедуру подбора параметра уже для этой ячейки:
=ОКРУГЛ(Остаток_денежных_средств;-1)
Цена реализации при найденном решении увеличится до 124,87 долларов США, налогооблагаемая прибыль до 187510 руб., а остаток денежных средств после возмещения НДС и уплаты налогов увеличится до 131257 руб. Сумма получаемого кредита увеличится до 1206243 руб., потому что на 4% возросла цена реализации и, как следствие, возможно и сумма таможенных услуг (рис. 11.).
Рис. 11. Таблица предварительных расчетов с результатами после определения максимальной точкой цены реализации
Определение точки нулевой рентабельности
Следующий крайний вариант — поиск минимальной цены реализации, при которой рентабельность операции будет равна нулю.
В качестве ячейки, по результатам которой будет производиться подбор параметра нулевого значения — М28 (прибыль до налогообложения). Полученные результаты получаются при цене реализации 105,73 доллара США. При этом предполагается, что часть суммы на погашение кредита и процентов по нему будет осуществляться за счет средств возмещения НДС. При условии получения возмещения НДС позднее срока погашения основной суммы кредита, возрастут проценты за него, что вызовет изменение начальных параметров (ячейка D7) на листе Константы. Что в свою очередь повлечет изменение во всех рассчитанных ранее данных.
Рис. 12. Таблица с рассчитанной нулевой прибылью от проведения операции
То есть, в данном случае моделирование позволяет определить несколько сценариев по принципу "что-если". При этом выведенная на печать структурная схема с различными сценариями позволяет реальнее воспринимать возможные последствия принятия какого-либо из решений.
2.
Классификация информационных систем по функциональному признаку
Под функциональными компонентами понимается система функций управления – полный набор (комплекс) взаимосвязанных во времени и пространстве работ по управлению, необходимых для достижения поставленных перед предприятием целей.
Действительно, любая сложная управленческая функция расчленяется на ряд более мелких задач и в конце концов доводится до непосредственного исполнителя. Именно от того, как будет выполнено то или иное задание отдельным работником, зависит успех в решении конечных задач фирмы в целом. Таким образом, вся сложнейшая совокупность управленческих воздействий должна иметь своим конечным результатом доведение общих задач, стоящих перед предприятием, до каждого конкретного исполнителя независимо от его служебного положения.
Естественно, приведенные положения подчеркивают не только индивидуальный, но и групповой характер функций управления, а деловой (практический) результат получается не эпизодически, а постоянно.
Весь процесс управления фирмой сводится либо к линейному (например, административному) руководству предприятием или его структурным подразделением, либо к функциональному руководству (например, материально-техническое обеспечение, бухгалтерский учет и т. п.).
Поэтому декомпозиция информационной системы по функциональному признаку включает в себя выделение ее отдельных частей, называемых функциональными подсистемами (ПС) (функциональными модулями, бизнес-приложениями), реализующих систему функций управления. Функциональный признак определяет назначение подсистемы, то есть то, для какой области деятельности она предназначена и какие основные цели, задачи и функции она выполняет. Функциональные подсистемы в существенной степени зависят от предметной области (сферы применения) информационных систем.
Несмотря на различные сферы применения ИС, ряд функциональных подсистем имеют одно и то же наименование (например, бухгалтерский учет и отчетность), однако их внутреннее содержание для различных объектов значительно отличается друг от друга. Специфические особенности каждой подсистемы содержатся в так называемых «функциональных задачах» подсистемы. Обычно управленческий персонал или связывает это понятие с достижением определенных целей функции управления, или определяет его как работу, которая должна быть выполнена определенным способом в определенный период. Однако с появлением новых информационных технологий понятие «задача» рассматривается шире – как законченный комплекс обработки информации, обеспечивающий либо выдачу прямых управляющих воздействий на ход производственного процесса, либо выдачу необходимой информации для принятия решений управленческим персоналом. Таким образом, задача должна рассматриваться как элемент системы управления, а не как элемент системы обработки данных.
Выбор состава функциональных задач функциональных подсистем управления осуществляется обычно с учетом основных фаз управления: планирования; учета, контроля и анализа; регулирования (исполнения).
Планирование – это управленческая функция, обеспечивающая формирование планов, в соответствии с которыми будет организовано функционирование объекта управления. Обычно выделяют перспективное (5-10 лет), годовое (1 год) и оперативное (сутки, неделя, декада, месяц) планирование.
Учет, контроль и анализ – это функции, обеспечивающие получение данных о состоянии управляемой системы за определенный промежуток времени; определение факта и причины отклонений фактического состояния объекта управления от ее планируемого состояния, а также нахождение величин этого отклонения. Учет ведется по показателям плана в выбранном диапазоне (горизонте) планирования (оперативный, среднесуточный и т.д.).
Регулирование (исполнение) – это функция, обеспечивающая сравнение планируемых и фактических показателей функционирования объекта управления и реализацию необходимых управляющих воздействий при наличии отклонений от запланированных в заданном диапазоне (отрезке).
В соответствии с выделенными функциональными подсистемами и с учетом фаз управления и определяется состав задач функциональных подсистем.
Выбор и обоснование состава функциональных задач является одним из важнейших элементов создания информационных систем. Следует отметить, что именно задача (функциональная подсистема) является объектом разработки, внедрения и эксплуатации конечным пользователем.
Анализ функциональных задач показывает, что их практическая реализация в условиях использования информационных систем многовариантна. Одна и та же задача может быть решена (реализована) различными математическими методами, моделями и алгоритмами. Иногда эту функциональную подсистему называют подсистемой математического обеспечения.
Среди множества вариантов реализации, как правило, имеется наилучший, определяемый возможностями вычислительной системы и системы обработки данных в целом.
В современных системах автоматизации проектирования информационных систем этот компонент входит в состав так называемых банков моделей и алгоритмов, из которых в процессе разработки информационных систем выбираются наиболее эффективные для конкретного объекта управления.
3.
Участие различных
типов информационных систем в принятии управленче
ских решений
Разработка управленческих решений, наряду с коммуникациями, является так называемым связующим процессом, пронизывающим все основные функции управления: планирование, организацию, мотивацию и контроль. В связи с этим представляется полезным привести еще одну классификацию этого понятия: перечень основных направлений решений по функциям управления для верхнего уровня управления предприятия. Ими являются
1. Планирование
Определение
o сверхзадачи (миссии) бизнеса;
o основных целей бизнеса;
o перечня наиболее важных воздействий внешней среды, которые необходимо учитывать при планировании деятельности фирмы;
o стратегии и тактики для достижения поставленных целей.
Т.е. при планировании важнейшими направлениями разработки управленческих решений являют естественные вопросы "Чего мы хотим?", "Как этого достичь?" и "Откуда ждать беды?".
2. Организация деятельности
Разработка
o структуры организации и порядка распределения работ по элементам структуры;
o организации взаимодействия элементов структуры между собой и с внешними элементами;
o распределения прав и обязанностей по руководителям элементов структуры организации;
o возможностей и порядка внесения корректив в структуру организации в результате воздействия внешней среды или возникновения изменений внутри нее.
В этом перечне прежде всего отражен системный подход к деятельности любой организации, заключающийся в перечислении элементов системы и описании их свойств (например, назначение, права и обязанности), связей между ними, а также связей с внешней средой. Последнее среди перечисленных направлений разработки решений демонстрирует ситуационный подход, предусматривая возможные изменения организационной структуры в зависимости от действия возмущающих факторов.
3. Мотивация
Формирование
o методов гармонизации интересов подчиненных с интересами фирмы;
o методов гармонизации интересов фирмы с интересами общества
4. Контроль
Определение
o способов измерения результатов деятельности;
o периодичности этих измерений;
o степени удовлетворительности полученных результатов по сравнению с желаемыми;
o методов диагностики причин возникновение отклонения полученных результатов от поставленных целей;
o методов корректировки стратегий и тактики фирмы.
При разработке решений относительно способов измерения результатов деятельности необходимо в первую очередь определить, на значение каких характеристик надо обратить внимание.
Вторым является вопрос о способе измерения. В него могут, как это необходимо для приведенного примера, включаться точные алгоритмы расчета требуемых показателей или, если характеристики являются физическими, способы их измерения.
Серьезным вопросом является и определение периода, через который должны проводится измерения результатов деятельности. Понятно, что его увеличение приводит к меньшим затратам на сбор и обработку информации, но зато может привести к серьезным сбоям из-за отсутствия своевременной реакции на негативный ход событий. С другой стороны, уменьшение периода измерения, помимо перечисленных недостатков, неизбежно ведет к чрезмерной загрузке коммуникационных путей. Возникает эффект, который в технике называется "перерегулированием", т.е. излишней реакцией на любые отклонения.
Затем надо заранее решить, насколько велико должно быть отклонение измеряемой величины от запланированного уровня, чтобы принимались какие-либо меры. Понятно, что если алгоритм построен по принципу необходимости немедленных мер на любое, сколь угодно малое отрицательное отклонение, то он также приводит к перерегулированности, поскольку нежелательный характер процесса может быть вызван какими-то эпизодическими, случайными факторами.
Наиболее серьезными и сложными являются УР, связанные с определением причин негативного хода событий и методов корректировки стратегии и тактики.
В западных источниках выделяют те УР высшего состава менеджеров, которые не могут быть переданы другим уровням управления:
· определение миссии и важнейших целей фирмы;
· политика фирмы на длительную перспективу;
· координация работы крупных частей фирмы;
· устранение серьезных помех в текущем производственном процессе;
· коммерческие мероприятия исключительной важности;
занятие ключевых должностей.
ЛЕКЦИЯ 4. РОЛЬ И МЕСТО АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В ЭКОНОМИКЕ
1.
Научное мышление. Составные части процесса решения проблемы
Принятие решений обычно называют процессом. Это происходит, во-первых, потому, что практически каждое УР определяет значительное число последующих решений. С другой стороны, вмешательство реальной жизни приводит к тому, что обычно планируется одно решение, а реализовывается - совершенно другое. И, наконец, о принятии решений принято говорить, как о процессе, вследствие его длительности, сложности и наличия целого ряда самостоятельных этапов.
В рамках рациональной модели можно выделить следующие этапы:
1) Диагностика проблемы.
Что же такое проблема? Существует два определения, в зависимости от выбора между которыми могут использоваться два совершенно разных вида управления:
1. Проблема - это ситуация, в которой поставленные ранее цели не достигнуты. Т.е. при осуществлении контроля за достигнутыми результатами оказывается, что они значительно хуже запланированных, соответственно, требуется принять определенные меры по исправлению ситуации. Такой, достаточно естественный способ управления называется управлением по рассогласованию. Управление по рассогласованию является эффективным лишь при чисто количественном, заранее хорошо предсказуемом развитии процесса;
2. Проблема - это возникновение потенциальной неиспользуемой возможности. Такое управление называется управлением с упреждением и предназначено для случаев качественного развития системы, например, появления новых элементов, их свойств, связей и т.д. Разумеется, как это всегда бывает при появлении в процессе креативных, творческих моментов, такой подход не только сложнее, но и на порядок дороже.
Сказанное, во-первых, означает, что в начале процесса разработки и принятия решения, исходя из особенностей рассматриваемого объекта и его окружения, необходимо принять решение относительно того, что в данном случае понимается под проблемой. Кроме того, из данных определений понятия "проблема" видно, что они базируются на формулировке целей, которую можно назвать нулевым этапом процесса разработки и принятия решений.
Определение, локализация проблемы обычно очень сложны. При анализе практически любого хозяйственного объекта проступает настоящий клубок из них. Требуется найти корневую проблему, приведшую ко всем остальным последствиям. Соответственно, основные меры по преодолению негативных явлений будут направлены именно на ее преодоление.
В связи со сложностью диагностика проблемы является процессом, состоящим из ряда этапов:
· осознание и установление симптомов затруднений или имеющихся неиспользуемых возможностей (например, низкие прибыли, большие издержки, конфликты и т.д.);
· выявление проблемы в общем виде, т.е. причин возникновения проблемы;
· сбор и анализ внутренней и внешней информации, привлечение консультантов.
Важным требованием становится отбор только релевантной информации, т.е. данных, касающихся только конкретной проблемы, человека, цели или периода времени. Очевидно, что чем меньше объем информации, тем, как правило, хуже качество решений. Однако, рост привлекаемой информации приводит к резкому удорожанию всего процесса разработки и принятия решений.
Существуют различные методы поиска корневой проблемы, в частности, метод модераций, который будет рассмотрен в следующей теме.
2) Формулировка ограничений и критериев принятия решений
В данном ранее определении УР были выделены основные требования, предъявляемые к ним: реалистичность и эффективность. Для того, чтобы решение было реалистичным, необходимо прежде всего сформулировать имеющиеся ограничения. К ним могут относиться внутренние ресурсы фирмы (трудовые, денежные, технологические и т.д.), полномочия ЛПР, а также внешние ограничения (например, законы, этические соображения, уровень развития науки и техники, конкурентная ситуация на рынке сбыта) и т.д.
Для того, чтобы оценить качество принимаемого решения, необходимо разработать систему критериев, по которым оно будет оцениваться. Такие критерии, с одной стороны, отражают имеющуюся систему целей, а с другой, - некоторые собственные характеристики решений, в частности, финансовые - стоимость их подготовки и реализации, время, уровень риска, степень необычности и т.д.
3) Определение альтернатив
Формирование набора альтернативных решений выявленной проблемы является процессом в высшей степени сложным и творческим. Частичная формализация этого процесса может быть осуществлена с помощью различных модификаций метода мозгового штурма.
При формировании множества альтернатив надо найти компромисс между полнотой этого набора, с одной стороны, и реальностью и обозримостью задачи, с другой. Конечно, чем ближе набор решений к своему наиболее полному варианту, тем больше вероятность нахождения глобального оптимума или приближения к нему. Однако сформировать все альтернативы в реальной ситуации невозможно не только из-за дороговизны и объективных временных ограничений. Поэтому чаще процесс формирования альтернатив оканчивают, как только найдено несколько перспективных вариантов. Понятно, что чем сложнее и дороже процесс их разработке, тем меньше их число, и, наоборот, чем ответственнее принимаемое решение - тем их больше.
Методы формирования идей решений в порядке возрастания степени их новизны можно разбить на:
· заимствование;
· заимствование с адаптацией, т.е. готовое решение несколько корректируется с целью его большего соответствия ситуации. Важным является то, сколько логических переходов или изменений было сделано при их доработке;
· аналогий, когда анализируется решение из абсолютно иной сферы деятельности, выявляются его основные принципы и на их основе строится решение в требуемой области;
· качественно новые решения.
4) Оценка альтернатив
Оценка каждой из альтернатив осуществляется исходя из множества отобранных критериев. В некоторых случаях часть из них может иметь количественный, а часть - качественный характер.
5) Выбор альтернативы
Для решений с четкой структурой методы выбора альтернатив содержаться в "Исследовании операций". Одной из наиболее распространенных проблем, возникающих при выборе таких УР, является множество требований, предъявляемых к ним (многокритериальность).
Основными способами являются
· свертка критериев, т.е. конструирование на базе многих целей одной-единственной, фиктивной, например, с помощью каких-либо арифметических действий. Сложение и умножение используется, если направление частных критериев совпадает с направлением фиктивной цели, а вычитание и деление - в противоположном случае. В случае необходимости при осуществлении свертки могут использоваться веса, показывающие относительную важность каждой составной части;
· нахождение Парето-оптимального решения, т.е. определение тех вариантов, у которых улучшение ни одной из характеристик невозможно без ухудшения других.
На окончательный выбор между альтернативами сильнейшее влияние оказывает еще ряд таких количественно трудно формализуемых факторов, как
· имеющееся число вариантов и качество их проработки;
· длительность использования готовящегося решения и его регулярность;
· состав и важность связанных с ним решений;
· допустимость активизации решения, например, вследствие его непопулярности.
Все предыдущие как формализуемые, так и неформализуемые критерии выбора исходили из интересов объекта управления. Однако нельзя забывать о том, что у самого менеджера тоже есть свои интересы. Поэтому иногда решающее значение на выбор альтернативы имеет то, насколько каждый из вариантов импонирует ЛПР, т.е. какова степень его собственной моральной и материальной удовлетворенности, связанной с этим решением, соображения престижа и т.д.
Для решений с нечеткой структурой выбор часто осуществляется на основании неформализованных признаков, без использования специальных методов. Существуют и промежуточные варианты, например, балльный метод, который будет описан в пятой теме.
6) Реализация и контроль выполнения решений
Важное условие - признание коллективом. Для этого необходимо убеждать и привлекать людей к принятию решений. Практика показывает, что в случае, если коллектив в какой-то мере участвовал в подготовке варианта, считает его "своим", сопротивление ходу его реализации значительно снижается.
Затем начинается следующая фаза рассматриваемого этапа - контроль за ходом реализации, т.е. установление обратной связи для изучения соответствия фактических результатов с ожидавшимися.
Примечания:
1. При практическом использовании этапы необязательно проходят в приведенной очередности, возможны срывы, перескакивания, возвраты, сцепления, перекрытия и запараллеливание;
2. Чем сложнее принимаемое решение, тем, как правило, более многоэтапным и индивидуальным оказывается процесс его разработки и принятия;
3. Практика показывает следующие наиболее распространенные ошибки при процессе разработки УР:
o исходно предпочтение оказывается одной альтернативе, остальные вне зависимости от их качества встречают сопротивление;
o руководители придерживают выбранного решения, даже если процесс реализации показывает их ошибочность;
o рискованные решения в основном вызываются нежеланием сбора дополнительной информации и привычкой к чисто интуитивным методам;
наибольшее моральное сопротивление оказывается срочным и точным решениям, особенно, если есть удовлетворительные по своим качествам варианты.
2. Проектирование автоматизированных информационных систем
Под проектированием автоматизированных экономических информационных систем понимается процесс разработки технической документации, связанный с организацией системы получения и преобразования исходной информации в результатную, т. е. с организацией автоматизированной информационной технологии.
Документ, полученный в результате проектирования, носит название проект.
Целью проектирования является подбор технического и формирование информационного, математического, программного и организационно-правового обеспечения.
Подбор технического обеспечения должен быть таким, чтобы обеспечить своевременный сбор, регистрацию, передачу, хранение, наполнение и обработку информации.
Информационное обеспечение должно предусматривать создание и функционирование единого информационного фонда системы, представленного множеством информационных массивов, набором данных или базой данных.
Формирование математического обеспечения систем включает комплектацию методов и алгоритмов решения функциональных задач. При формировании программного обеспечения систем особое внимание обращается на создание комплекса программ и инструкций пользователя и выбор эффективных программных продуктов.
Основными задачами проектирования являются:
• оказание влияния на улучшение организации учетной, плановой и аналитической работы;
• выбор оборудования и разработка рациональной технологии решения задач и получения результатной информации;
• составление графиков прохождения информации как внутри, так и между производственными и функциональными подразделениями;
• создание БД, обеспечивающей оптимальное использование информации, касающейся планирования, учета и анализа хозяйственной деятельности;
• создание нормативно-справочной информации.
Разработка и внедрение системы автоматизированной обработки информации осуществляются в очередности, установленной техническим заданием. Содержание первой очереди системы определяется составом задач учета, анализа, планирования и оперативного управления, наиболее поддающихся автоматизации и имеющих существенное значение для принятия управленческих решений в предприятии. В процессе разработки последующих очередей системы происходят наращивание исходного комплекса функциональных задач, расширение и интеграция информационного и математического обеспечения, модернизация комплекса технических средств. При создании первой очереди ЭИС техническое задание разрабатывается на всю систему, а технический и рабочий проекты - на задачи и подсистемы, входящие в состав первой очереди системы.
Современные информационные технологии предоставляют широкий набор способов реализации ЭИС, выбор которых осуществляется на основе требований со стороны предполагаемых пользователей, которые, как правило, изменяются в процессе разработки. Для теории принятия решений процесс проектирования
ЭИС - это процесс принятия проектно-конструкторских решений, направленных на получение описания системы (проекта ЭИС), удовлетворяющего требования заказчика.
Под проектом ЭИС будем понимать проектно-конструкторскую и технологическую документацию, в которой представлено описание проектных решений по созданию и эксплуатации ЭИС в конкретной программно-технической среде.
Под проектированием ЭИС понимается процесс преобразования входной информации об объекте проектирования, о методах проектирования и об опыте проектирования объектов аналогичного назначения в соответствии с ГОСТом в проект ЭИС. С этой точки зрения проектирование ЭИС сводится к последовательной формализации проектных решений на различных стадиях жизненного цикла ЭИС: планирования и анализа требований, технического и рабочего проектирования, внедрения и эксплуатации ЭИС.
Объектами проектирования ЭИС являются отдельные элементы или их комплексы функциональных и обеспечивающих частей. Так, функциональными элементами в соответствии с традиционной декомпозицией выступают задачи, комплексы задач и функции управления. В составе обеспечивающей части ЭИС объектами проектирования служат элементы и их комплексы информационного, программного и технического обеспечения системы.
В качестве субъекта проектирования ЭИС выступают коллективы специалистов, которые осуществляют проектную деятельность, как правило, в составе специализированной (проектной) организации, и организация-заказчик, для которой необходимо разработать ЭИС. Масштабы разрабатываемых систем определяют состав и количество участников процесса проектирования. При большом объеме и жестких сроках выполнения проектных работ в разработке системы может принимать участие несколько проектных коллективов (организаций-разработчиков). В этом случае выделяется головная организация, которая координирует деятельность всех организаций-соисполнителей.
Форма участия соисполнителей в разработке проекта системы может быть различной. Наиболее распространенной является форма, при которой каждый соисполнитель выполняет проектные работы от начала до конца для какой-либо части разрабатываемой системы. Обычно это бывает функциональная подсистема или взаимосвязанный комплекс задач управления. Реже встречается форма участия соисполнителей, при которой отдельные соисполнители выполняют работы на отдельных этапах процесса проектирования. Возможен вариант, при котором функции заказчика и разработчика совмещаются, то есть ЭИС проектируется собственными силами.
Осуществление проектирования ЭИС предполагает использование проектировщиками определенной технологии проектирования, соответствующей масштабу и особенностям разрабатываемого проекта.
Технология проектирования ЭИС - это совокупность методологии и средств проектирования ЭИС, а также методов и средств организации проектирования (управление процессом создания и модернизации проекта ЭИС) - рис. 2.
Рис. 2. Состав компонентов технологии проектирования
В основе технологии проектирования лежит технологический процесс, который определяет действия, их последовательность, состав исполнителей, средства и ресурсы, требуемые для выполнения этих действий.
Так, технологический процесс проектирования ЭИС в целом делится на совокупность последовательно-параллельных, связанных и соподчиненных цепочек действий, каждое из которых может иметь свой предмет. Действия, которые выполняются при проектировании ЭИС, могут быть определены как неделимые технологические операции или как подпроцессы технологических операций. Все действия могут быть собственно проектировочными, которые формируют или модифицируют результаты проектирования, и оценочными действиями, которые вырабатывают по установленным критериям оценки результатов проектирования.
Таким образом, технология проектирования задаётся регламентированной последовательностью технологических операций, выполняемых в процессе создания проекта на основе того или иного метода, в результате чего стало бы ясно, не только ЧТО должно быть сделано для создания проекта, но и КАК, КОМУ и в КАКОЙ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ это должно быть сделано.
Предметом любой выбираемой технологии проектирования должно служить отражение взаимосвязанных процессов проектирования на всех стадиях жизненного цикла ЭИС.
К основным требованиям, предъявляемым к выбираемой технологии проектирования, относятся следующие:
• созданный с помощью этой технологии проект должен отвечать требованиям заказчика;
• выбранная технология должна максимально отражать все этапы цикла жизни проекта;
• выбираемая технология должна обеспечивать минимальные трудовые и стоимостные затраты на проектирование и сопровождение проекта;
• технология должна быть основой связи между проектированием и сопровождением проекта;
• технология должна способствовать росту производительности труда проектировщика;
• технология должна обеспечивать надежность процесса проектирования и эксплуатации проекта;
• технология должна способствовать простому ведению проектной документации.
Основу технологии проектирования ЭИС составляет методология, которая определяет сущность, основные отличительные технологические особенности. Методология проектирования предполагает наличие некоторой концепции, принципов проектирования, реализуемых набором методов проектирования, которые, в свою очередь, должны поддерживаться некоторыми средствами проектирования.
Организация проектирования предполагает определение методов взаимодействия проектировщиков между собой и с заказчиком в процессе создания проекта ЭИС, которые могут также поддерживаться набором специфических средств.
Методы проектирования ЭИС можно классифицировать по степени использования средств автоматизации, типовых проектных решений, адаптивности к предполагаемым изменениям.
Так, по степени автоматизации методы проектирования разделяются на методы:
• ручного проектирования, при котором проектирование компонентов ЭИС осуществляется без использования специальных инструментальных программных средств, а программирование - на алгоритмических языках;
• компьютерного проектирования, которое производит генерацию или конфигурацию (настройку) проектных решений на основе использования специальных инструментальных программных средств.
По степени использования типовых проектных решений различают следующие методы проектирования:
• оригинального (индивидуального) проектирования, когда проектные решения разрабатываются «с нуля» в соответствии с требованиями к ЭИС;
• типового проектирования, предполагающего конфигурацию
ЭИС из готовых типовых проектных решений (программных
модулей).
Оригинальное (индивидуальное) проектирование ЭИС характеризуется тем, что все виды проектных работ ориентированы на создание индивидуальных для каждого объекта проектов, которые в максимальной степени отражают все его особенности.
Типовое проектирование выполняется на основе опыта, полученного при разработке индивидуальных проектов. Типовые проекты как обобщение опыта для некоторых групп организационно-экономических систем или видов работ в каждом конкретном случае связаны со множеством специфических особенностей и различаются по степени охвата функций управления, выполняемым работам и разрабатываемой проектной документации.
По степени адаптивности проектных решений методы проектирования классифицируются на методы:
• реконструкции, когда адаптация проектных решений выполняется путем переработки соответствующих компонентов (перепрограммирования программных модулей);
• параметризации, когда проектные решения настраиваются (перегенерируются) в соответствии с изменяемыми параметрами;
• реструктуризации модели, когда изменяется модель проблемной области, на основе которой автоматически перегенерируются проектные решения.
Сочетание различных признаков классификации методов проектирования обусловливает характер используемой технологии проектирования ЭИС, среди которых выделяются два основных класса: каноническая и индустриальная технологии (табл. 1). Индустриальная технология проектирования, в свою очередь, разбивается на два подкласса: автоматизированное (использование CASE-технологий) и типовое (параметрически-ориентированное или модельно-ориентированное) проектирование. Использование индустриальных технологий проектирования не исключает использования в отдельных случаях канонической технологии.
Таблица 1
Характеристики классов технологий проектирования
| Класс технологии проектирования | Степень автоматизации | Степень типизации | Степень адаптивности |
| Каноническое проектирование | Ручное проектирование | Оригинальное проектирование | Реконструкция |
| Индустриальное автоматизированное проектирование | Компьютерное проектирование | Оригинальное проектирование | Реструктуризация модели (генерация ЭИС) |
| Индустриальное типовое проектирование | Компьютерное проектирование | Типовое сборочное проектирование | Параметризация и реструктуризация модели (конфигурация ЭИС) |
Для конкретных видов технологий проектирования свойственно применение определенных средств разработки ЭИС, которые поддерживают выполнение как отдельных проектных работ, этапов, так и их совокупностей. Поэтому перед разработчиками ЭИС, как правило, стоит задача выбора средств проектирования, которые по своим характеристикам в наибольшей степени соответствуют требованиям конкретного предприятия.
Средства проектирования должны быть:
• в своем классе инвариантными к объекту проектирования;
• охватывать в совокупности все этапы жизненного цикла ЭИС;
• технически, программно и информационно совместимыми;
• простыми в освоении и применении;
• экономически целесообразными.
Средства проектирования ЭИС можно разделить на два класса: без использования ЭВМ и с использованием ЭВМ.
Средства проектирования без использования ЭВМ применяются на всех стадиях и этапах проектирования ЭИС. Как правило, это средства организационно-методического обеспечения операций проектирования и в первую очередь различные стандарты, регламентирующие процесс проектирования систем. Сюда же относятся единая система классификации и кодирования информации, унифицированная система документации, модели описания и анализа потоков информации и т.п.
Средства проектирования с использованием ЭВМ могут применяться как на отдельных, так и на всех стадиях и этапах процесса проектирования ЭИС и соответственно поддерживают разработку элементов проекта системы, разделов проекта системы, проекта системы в целом. Все множество средств проектирования с использованием ЭВМ делят на четыре подкласса.
К первому подклассу относятся операционные средства, которые поддерживают проектирование операций обработки информации. К данному подклассу средств относятся алгоритмические языки, библиотеки стандартных подпрограмм и классов объектов, макрогенераторы, генераторы программ типовых операций обработки данных и т.п., а также средства расширения функций операционных систем (утилиты). В данный класс включаются также такие простейшие инструментальные средства проектирования, как средства для тестирования и отладки программ, поддержки процесса документирования проекта и т.п. Особенность последних программ заключается в том, что с их помощью повышается производительность труда проектировщиков, но не разрабатывается законченное проектное решение.
Таким образом, средства данного подкласса поддерживают отдельные операции проектирования ЭИС и могут применяться независимо друг от друга.
Ко второму подклассу относят средства, поддерживающие проектирование отдельных компонентов проекта ЭИС. К данному подклассу относятся средства общесистемного назначения:
• системы управления базами данными (СУБД);
• методоориентированные пакеты прикладных программ (решение задач дискретного программирования, математической статистики и т.п.);
• табличные процессоры;
• статистические ППП;
• оболочки экспертных систем;
• графические редакторы;
• текстовые редакторы;
• интегрированные ППП (интерактивная среда с встроенными
диалоговыми возможностями, позволяющая интегрировать
вышеперечисленные программные средства).
Для перечисленных средств проектирования характерно их использование для разработки технологических подсистем ЭИС: ввода информации, организации хранения и доступа к данным, вычислений, анализа и отображения данных, принятия решений.
К третьему подклассу относятся средства, поддерживающие проектирование разделов проекта ЭИС. В этом подклассе выделяют функциональные средства проектирования.
Функциональные средства направлены на разработку автоматизированных систем, реализующих функции, комплексы задач и задачи управления. Разнообразие предметных областей порождает многообразие средств данного подкласса, ориентированных на тип организационной системы (промышленная, непромышленная сферы), уровень управления (например, предприятие, цех, отдел, участок, рабочее место), функцию управления (планирование, учет и т.п.).
К функциональным средствам проектирования систем обработки информации относятся типовые проектные решения, функциональные пакеты прикладных программ, типовые проекты.
К четвертому подклассу средств проектирования ЭИС относятся средства, поддерживающие разработку проекта на стадиях и этапах процесса проектирования. К данному классу относится подкласс средств автоматизации проектирования ЭИС (С ASE-средства).
Современные CASE-средства, в свою очередь, классифицируются в основном по двум признакам:
1) по охватываемым этапам процесса разработки ЭИС;
2) по степени интегрированности: отдельные локальные средства (tools), набор неинтегрированных средств, охватывающих большинство этапов разработки ЭИС (toolkit) и полностью интегрированные средства, связанные общей базой проектных данных - репозиторием (workbench).
3. Основные принципы построения и использования автоматизированных систем во внешнеэкономической деятельности
Средние компании оценивают инструменты управления эффективностью преимущественно на основе традиционных критериев корпоративных программных продуктов. Это такие факторы, как масштабируемость, гибкость и скорость внедрения. Данные характеристики, безусловно, важны, но компании среднего бизнеса должны также определить те бизнес-проблемы, которые являются специфическими именно для организаций такого размера, и определить, какие приложения управления эффективностью лучше всего могут справиться с ними. При оценке тех проблем, которые могут быть решены с помощью различных пакетов программных средств управления эффективностью, директора средних компаний должны руководствоваться тремя ключевыми критериями отбора.
I. Функциональность, ориентированная на отделы, а не на информационные технологии. Средние компании не пользовались системами ERP и CRM, созданными для крупных корпораций, и на это были свои причины. В центре решений для больших компаний обычно находится IT-отдел. Это может создать существенные проблемы в организации любого размера, но особенно - в средних компаниях, где часто есть сложности с кадровым обеспечением. В компаниях, которые используют эти системы, бизнес-подразделения, такие как финансовые отделы, вынуждены рассчитывать на IT-персонал для того, чтобы получать данные и создавать отчеты. А это означает, что отчеты часто запаздывают и в них нередко не хватает тех ключевых показателей эффективности (KPI), которые так необходимы финансовым управляющим и ведущим менеджерам.
Инструменты управления эффективностью, ориентированные на конкретные отделы, а не на IT-персонал, могут устранить эту проблему, поскольку они созданы таким образом, чтобы извлекать данные и создавать отчеты на основе стандартных формул и вычислений Excel. Это существенно снижает требования к обучению сотрудников, а финансисты компании могут сами создавать и менять свои собственные KPI в динамичной среде.
Поскольку решения, ориентированные на отделы, не требуют участия IT-персонала, за исключением первоначального внедрения, финансисты могут создавать отчеты и получать данные на основе любых параметров, которые они сочтут важными. Недельные, месячные или незапланированные отчеты на основе нестандартных параметров уже не будут требовать многонедельного труда IT-программистов и разработчиков отчетов. Такая автономия отделов не только гарантирует, что финансисты будут создавать отчеты на основе тех специфических параметров, которые требуются, но и ведет к существенной экономии времени и средств организации. Обеспечение полной самодостаточности финансового отдела должно быть абсолютным требованием, предъявляемым к BPM во всех организациях среднего бизнеса.
II. Эффективность и гибкость, обеспечиваемая инструментами для интеграции Excel. Большинство средних компаний используют электронные таблицы Excel для управления своими данными. И существуют довольно весомые доводы в пользу сохранения среды Excel, связанные с производительностью. Исполнительные и финансовые директора не заинтересованы в инвестициях в такие системы, которые потребуют от сотрудников изучения новых программных продуктов и внедрения новых процессов.
В то же время Excel способен создать немало проблем, если он используется в качестве Хранилища данных в бизнес-среде. Более того, IT-специалисты доказали, что данные в электронных таблицах Excel обычно изобилуют ошибками и пропусками. Отчеты и аналитика компаний, пользующихся только Excel, достаточно бедные и неполные, что, безусловно, может влиять на эффективность их работы.
Исполнительные и финансовые директора средних организаций хотят иметь возможность анализировать данные, хранящиеся в Excel, без необходимости каждый раз загружать их, поскольку это отнимает немало времени. Инструменты BPM, обеспечивающие прямую интеграцию с Excel, могут позволить финансистам создавать стандартные отчеты, пользуясь всеми функциональными возможностями Excel применительно к другим источникам данных, причем в течение считанных минут.
III. Технология OLAP для гибкого моделирования данных и разработки сценариев. Высоко конкурентная природа бизнеса и давление со стороны зарубежных корпораций вынуждают компании осуществлять глубокий и детальный бизнес-анализ. Это особенно актуально для средних компаний, так как для них грань между успехом и провалом гораздо тоньше. Поэтому средние компании должны быть в состоянии выполнять сложное моделирование, которое удовлетворяет построению множественных сценариев по типу "если - то" (what-if scenarios). Например, предметом данного моделирования могут быть сложные бизнес-вопросы, такие как проблемы обменных курсов, конкурентное давление рынка, разработка новых продуктов и/или анализ возможностей продаж.
Наиболее гибкой и эффективной технологической платформой для анализа данных и разработки сценариев является архитектура OLAP. Возможности моделирования данных, которыми располагает OLAP, позволяют углубляться в детали и делать обобщения, фильтровать, сортировать и перегруппировывать данные непосредственно во время анализа. Те организации, которые используют многомерную технологию OLAP (multidimensional OLAP - MOLAP), извлекают максимум возможного из своей системы управления эффективностью, поскольку функции ввода и анализа кубов данных отличаются высокой производительностью, даже при анализе данных в масштабах всей корпорации. Технологии MOLAP предоставляют средним компаниям существенные преимущества, поскольку сложные вычисления определяются заранее и хранятся в кубе данных. Использование MOLAP обеспечивает более высокую, по сравнению с другими OLAP-технологиями, скорость сложных вычислений на основе конкретных требований к анализу и отчетности, предъявляемых тем или иным отделом.
При комбинировании с готовыми решениями для корпоративного планирования базы данных MOLAP могут импортировать информацию из различных источников данных и успешно справляться со многими проблемами планирования. Помимо этого, в кубы MOLAP можно легко вносить заранее заданную конфигурацию для того, чтобы они могли удовлетворять потребности управляющих среднего бизнеса и избавлять их от необходимости рассчитывать на помощь IT-персонала для создания отчетов и анализа данных. В результате финансисты получают усовершенствованный процесс разработки сценариев, что, в свою очередь, содействует созданию более детальных оперативных бюджетов (например, продажи, накладные расходы, инвестиции, займы), которые автоматически связывают балансовые отчеты, отчеты о доходах и движении денежных средств.
Все три названных критерия могут помочь в решении основной проблемы средних компаний - принятии решений. Организациям среднего бизнеса требуется, чтобы инструменты управления эффективностью способствовали более результативному и производительному процессу принятия решений. Для более эффективной деятельности менеджеры должны быстро получать информацию, чтобы они могли работать над задачами, поставленными исполнительным директором. А каждому отделу в организации необходима соответствующая технология, которая способна обеспечивать эту информацию. На ранних стадиях средства BPM должны обеспечивать инструменты, необходимые для решения ежедневных задач во всех отделах. Поэтому средним компаниям необходимо останавливать свой выбор на таком программном обеспечении, которое позволяет отделам моделировать свои собственные данные, предоставляет инструменты интеграции Excel, повышающие эффективность управления данными при минимальных усилиях на дополнительное обучение пользователей, и обеспечивает архитектуру OLAP/MOLAP, существенно улучшающую процесс создания отчетов и способствующую получению цельной картины реального состояния дел.
Помимо этих критериев существует еще множество вопросов, которые компании любого размера должны иметь в виду при выборе программных продуктов BPM. Например, они должны тщательно оценить масштабируемость и гибкость этих продуктов. Если компании планируют значительный рост, им необходимо рассмотреть возможность внедрения дополнительных пакетов, например, для консолидации, управления дочерними организациями или рисками. Тщательно организованный процесс осуществления информационных запросов даст ответы на вопросы - вопросы, которые предусмотрительные компании любого размера должны решить, прежде чем принять окончательное решение о приобретении средств BPM (в табл. 1 показаны некоторые примеры таких вопросов).
Таблица 1. Дополнительные факторы, существенные при выборе средств BPM
| Все корпорации | Средние компании | Бизнес, нуждающийся в гибкости для дальнейшего роста |
| Как предполагаемое решение может быть интегрировано с нашими Хранилищами данных и существующими системами? | Насколько легко внедрять эти программные продукты? | Сможет ли предлагаемое решение включить интеграцию финансовых и операционных процессов? |
| Каких затрат на делопроизводство потребуют контроль и аудит? | Смогут ли пользователи настраивать предлагаемое решение для своих целей? | Может ли предлагаемый продукт быть расширен на другие операционные области, такие как консолидация или управление рисками? |
| Каковы будут затраты на внедрение и требования к внутренним ресурсам? | Покупаем ли мы то, что нам действительно нужно? | Будет ли предлагаемое решение достаточно гибким в случае каких-либо слияний и приобретений? |
Наиболее эффективный способ выбора подходящего программного обеспечения BPM для любого среднего бизнеса - это одновременное рассмотрение специфических аспектов данного бизнеса, стандартных требований к корпоративным приложениям и потенциальных будущих нужд компании. А процесс покупки должен обеспечить необходимую гибкость, эффективность и понимание, которые средняя компания ожидает получить от своей стратегии управления эффективностью.
4. Основные принципы построения и использования автоматизированных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита
Современное предприятие обладает значительным числом финансовых потоков (рис. 1).
Преобладание бумажных документов, многогранность финансовых контрактов, требование ускоренных расчетов, внимание к управленческому учету диктуют пристальное внимание практиков к автоматизации бухгалтерской деятельности. Сегодня бухгалтеры в основном научились пользоваться компьютером, но это вовсе не означает переход на новые информационные технологии.
Рис. 1. Потоки информационного взаимодействия на предприятии по финансовым вопросам
Переход от традиционного учета к компьютерному предполагает наведение порядка в бухгалтерском учете и прежде всего в плане счетов, системе бухгалтерских проводок, отчетности. Следовательно, автоматизация влечет за собой более четкую работу всех служб, не подавляя, а, наоборот, усиливая человеческий фактор.
Наиболее распространенные на рынке бухгалтерские системы не только декларируют, но и предоставляют такие возможности, как:
• простота, удобство и гибкость в их освоении и использовании;
• широта применения как для малых предприятий, так и для корпоративных структур;
• понятное и емкое представление информации;
• настройка на изменяющееся законодательство, включая налоговое, и особенности учета конкретного предприятия;
• большой набор типовых операций и форм отчетности;
• значительные аналитические возможности, зачастую с графическим представлением информации.
Все это, вместе взятое, определяет существенное увеличение скорости и комфортности работы бухгалтера.
Рассматривая основные функции типовой бухгалтерской системы, следует отметить, что для нее характерны:
• учет любых финансово-хозяйственных операций, включая валютные, с автоматическим пересчетом курсовой разницы;
• полноценный учет по счетам, субсчетам и аналитическим кодам для контрагентов;
• возможность настройки системы на учетную политику различных предприятий, включая настройку формы баланса, создание и редактирование отчетных форм (шаблонов);
• автоматический подсчет развернутого и свернутого сальдо, оборотов, составление журналов-ордеров, Главной книги, баланса и других произвольных отчетных форм;
• создание, печать и хранение электронных копий первичных банковских и кассовых документов;
• различные типы печати для получения твердой (бумажной) копии отчетов;
• возможность формирования отчетных форм для проведения финансового анализа предприятия по данным бухгалтерского учета и др.
При работе с автоматизированной бухгалтерской системой появляется возможность:
• быстро подготовить все квартальные и годовые отчеты в налоговую инспекцию, в различные фонды и органы Госкомстата;
• рассчитывать зарплату;
• вести учет основных средств;
• анализировать финансовую деятельность.
Российский рынок бухгалтерского и финансового программного обеспечения достаточно стремительно развивается вслед за мировым. Определить количество фирм, занимающихся этим бизнесом, достаточно сложно: лишь в конкурсах, проводимых консалтинговой фирмой "Бизнес-Программы-Сервис", "Финансовой газетой" и журналом "Бухгалтерский учет", участвуют сотни фирм.
В России интерес к указанному рынку претерпел несколько стадий. Первая из них относится к первым шагам перестройки. Поток персональных компьютеров из-за рубежа сопровождался переносом ряда программ с больших машин и созданием "на коленке" программ-самоделок для комплектации ими продаваемых "программно-аппаратных комплексов, основная ценовая нагрузка в которых падала на программное обеспечение.
Вторая стадия связана с рождением в России большого числа коммерческих и околокоммерческих структур, которые требовали ведения быстрой и простой бухгалтерии. Спрос рынка был удовлетворен рядом фирм, сумевших быстро и достаточно успешно откликнуться на потребности рынка. Среди этих фирм выделяются по степени распространенности их продукции "
Третья стадия развития рынка ПО для бухгалтерского учета связана с переходом от упрощенного учета к профессиональному. В современных разработках серьезное внимание уделяется возможности работы в компьютерных сетях, накоплению статистики, работе с несколькими планами счетов, анализу финансовой деятельности. Рынок отреагировал на эти потребности, и, анализируя его современное состояние, можно отметить наличие большинства из указанных возможностей в современных системах.
Можно утверждать, что на подходе четвертая стадия развития ПО для бухгалтерии, связанная с переходом от чисто бухгалтерского к управленческому учету. Эта тенденция наиболее зримо прослеживается на зарубежном рынке ПО для крупных предприятий, но начинает проявляться и в России (об этом поговорим в завершающей части данного раздела).
Итак, состояние современного рынка ПО для бухгалтерии и аудита можно охарактеризовать как интенсивно развивающееся. Наметилась специализаций ПО по группам потребителей в зависимости от их потребностей. Основные группы на российском рынке характеризуются табл. 1.
Таблица 1
| Класс системы | Группа потребителей | Основные характеристики | Фирмы- разработчики |
| Мини-бухгалтерия | Бухгалтерия в 1 – 3 человека. Без специализации | Ввод и обработка бухгалтерских записей. Печать первичных документов. | «Паритет Софт» «ИнфоСофт» «Инфин» «1С» |
| Универсальные системы (мидибухгалтерия) | Численность бухгалтерии невелика. Предусмотрены все разделы учета | Усиленная аналитика. Реализация основных компонентов натурального учета. Учет труда и заработной платы | «1С» «Инфин» «ИнфоСофт» «Атлант-Информ» |
| Локальные АРМ | Локальная модификация комплексных систем | Комплексная реализация частной задачи учета | «1С» «ИСТ» «Паритет Софт» |
| Комплексные системы | Бухгалтерия не менее 10 человек. Разделение функций между сотрудниками | Комплекс программ. Сетевая архитектура. Достаточно полная реализация функций. Адаптируемость | «Парус» «Ланкс» «Новый Атлант» R-Style |
| Управленческие системы | Подразделения бухгалтерского и финансового учета. Подразделения финансового менеджмента | Управленческий учет. Планирование и управление. Настройка на клиента (кастомизация). Открытость архитектуры. Масштабируемость | «Новый Атлант» «Цефей» SAP BAAN CA |
Выбор того или иного класса систем определяется позиционированием конкретного предприятия на рынке, опытом бухгалтерского и управленческого учета, квалификацией сотрудников.
Это особенно существенно для малых предприятий, где наблюдается совмещение функциональных обязанностей сотрудников.
Автоматизация простейших форм учета и распространенность мини-систем во многом определены бухгалтерской и компьютерной безграмотностью в России на ранних этапах перехода к рыночной экономике в отличие от Запада, где указанные дисциплины начинают постигать со школьной скамьи. Рост требований к системам возрастает по мере того, как осознается польза от их использования не только для фискальных органов, но и для самого предприятия. Но это не дается бесплатно. От бухгалтера требуется совершенно другая квалификация: умение разбираться в тонкостях и планировать налоги, учитывать потоки платежей, определять окупаемость инвестиционных проектов и многое другое.
Следует отметить значение бухгалтерской автоматизации для руководства предприятиями. Мы не говорим о тех случаях, когда руководитель сам является и бухгалтером. Комплексные программы обеспечивают взаимосвязь всех звеньев учета от комплектации до торговли, что не может не сказаться на качестве менеджмента. Зарубежные бухгалтерские системы мало прижились в России. Это связано со многими факторами, среди которых не последнюю роль играют особенности бухгалтерского учета в России. Мы до сих пор храним многие особенности "социалистического" учета; структура плана счетов хотя и существенно видоизменена, но непривычна для зарубежных специалистов. Особую роль играют также динамика изменения российского законодательства, регулярные изменения в многочисленных формах учета и отчетности. В то же время наметилась тенденция приближения российской системы учета к международной.
Среди 15-20 зарубежных фирм, поставляющих бухгалтерские программы и представленных в России, сегодня конкуренцию отечественным разработкам могут составить лишь несколько. Это характерно прежде всего для класса комплексных систем, ориентированных преимущественно на крупные предприятия, имеющие устоявшиеся внутренние стандарты учета. Такие системы предусматривают быструю параметрическую адаптацию к потребностям заказчика и требуют настройки на следующие особенности предприятия:
• конкретная сложная организационная структура;
• существующие и модернизируемые бизнес-процессы;
• внутренние принципы учета, анализа и управления снабжением, производством и сбытом;
• параллельная отчетность по российским и международным стандартам бухгалтерского учета из-за тесных связей с международными партнерами и ожидаемыми инвестициями и др.
По функциональной направленности можно выделить системы, ориентированные:
• на традиционный суммовой бухгалтерский учет;
• на оперативно-хозяйственный учет;
• на управленческий учет и финансово-экономический анализ.
САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА
1.
Личные факторы, влияющие на решение проблем
В процессе принятия и реализации управленческих решений важную роль играет так называемый человеческий фактор. Его присутствие обусловлено участием человека в процессе разработки, принятия и реализации решений. Каждый индивидуум, привлекаемый для разрешения проблемы, характеризуется совокупностью поведенческих, психофизиологических, личностных особенностей, проявляющихся в виде конкретных реакций субъекта на возникающие в процессе подготовки и реализации управленческих решений ситуации. При этом конкретные реакции различных субъектов на одну и ту же ситуацию могут существенно различаться по степени адекватности. Поскольку формулирование проблемной ситуации, целей, ограничений, критериев, вариантов решений, выбор управленческого решения, его реализация является, как правило, прерогативой задействованного персонала, то очевидна зависимость эффективности процесса разрешения проблемной ситуации от человеческого фактора.
При принятии и реализации управленческих решений всегда присутствует стремление к рациональности, оптимальности. Теория и практика разрешения проблемных ситуаций существенно отличаются. Теоретически рациональность принятых решений начинает формироваться на стадии осознания возникновения проблемы. Продолжает формироваться при выполнении целеполагания, когда устанавливается совокупность целей, отражающих, например, экономическую, техническую целесообразность разрешения проблемной ситуации. Приобретает конкретную форму на последующих стадиях процесса разрешения проблемной ситуации, таких как формирование ограничений, критериев, постановка задач, генерация, оценка решений и прочих. На практике, задействованный при подготовке и реализации решений персонал, осуществляющий выполнение предписанных ему работ с учетом личностной политической, организационной, социальной, психологической, поведенческой целесообразности, обуславливает реализацию разрешения проблемной ситуации с конкретными показателями эффективности. В зависимости от содержания и степени влияния указанных аспектов личностной целесообразности значения этих показателей эффективности могут иметь определенный размах. Отсюда следует важность понимания значимости политических, социальных, психологических, поведенческих аспектов проявления личности при разрешении проблемных ситуаций и обеспечения управления их формированием у лиц, принимающих управленческие решения, и участвующих в процессе их подготовки и реализации. В чем заключается сущность указанных личностных аспектов? Ответ на этот вопрос можно найти в литературных источниках по организационному поведению, социологии, психологии, управлению персоналом, менеджменте. На рис. 1 отражена трактовка влияния человеческого фактора в общей модели разработки, принятия и реализации решения.
Рис. 1. Влияние человеческого фактора в процессе подготовки и реализации управленческих решений
При принятии решений влияние человеческого фактора отражается в учете целесообразности в основном следующих сфер деятельности человека:
· технической;
· экономической;
· политической;
· организационной;
· социально-психологической и поведенческой.
При этом человек или группа людей базируется на познании информации во внешней и внутренней среде организации, инфляционных процессов, степени риска принимаемых решений.
Сидоренко Александр Михайлович
Информационные системы в экономике. Часть I.
Подписано в печать (дата).
Формат 60х84 1/16. Бумага офсетная. Гарнитура Таймс.
Усл. печ. л. ____. Тираж ____ экз. Заказ № (заполняется в типографии).
