Принцип єдності порядку виконання бюджету;
Ведення бухгалтерського обліку та звітності.
Керівництво установи повинно здійснювати грамотне планування та ведення бухгалтерського обліку відповідно графіку документообороту.
У державі існує положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, яке затверджене наказом Міністерства Фінансів України від 24 травня 1999 р. № 88 Зі змінами та доповненнями.
Первинний документ - це письмове посвідчення, яке фіксує та підтверджує господарську операцію включно розпорядження та дозволи адміністрації та її проведення.
Складання документа або його отримання
Первинний документ складається в момент здійснення господарської операції або після її завершення, наприклад, прибутковий і видатковий касові ордера, акт приймання виконаних робіт.
На підставі первинних документів шляхом групування та виведенням в них підсумків складаються зведені документи, наприклад, авансовий звіт.
Документи розподіляються на внутрішні та довнішні.
Первинні документи оформляються на бланках, затверджених міністерствами та відомствами України.
Перевірка документів
Першочерговий контроль документів (платіжних доручень, касових ордерів, вимог) здійснює керівник, який підписує їх та бере на себе відповідальність за законність оформлення операцій.
Документи повинні містити у собі наступні реквізити:
Найменування установи;
Найменування документа;
Код форми;
Дату та місце складання;
Зміст операції;
Одиницю виміру;
Прізвище та особистий підпис матеріально-відповідальних осіб.
Організація документообігу
Рух документів в процесі використання, оформлення, обробки та передачі їх в архів називається документообігом.
Для забезпечення якісної обробки документів та своєчасного відображення господарських операцій обліку необхідно мати чітку систему документообігу. Для цього розроблюється графік, в якому відображаються всі етапи руху документації.
Графік дає чітку картину, хто є виконавцем і в який час забезпечується виконання операції, хто несе відповідальність за помилки та несвоєчасне виконання. Кожному працівнику видається виписка з графіка з переліком документів, складання та обробка яких відноситься до його компетенції. Графік затверджується керівником установи.

Тема 5. Організація планування та використання фінансових ресурсів бюджетною установою

5.1 Принципи фінансування

Існує два принципи фінансування:
система розпорядників коштів;
бюджетна класифікація.
Розпорядники бюджетних коштів - бюджетні установи в особі їх керівників, які уповноважені на отримання бюджетних асигнувань, взяття бюджетних зобов’язань та здійснення видатків з бюджету.
Розпорядники бюджетних коштів є суб’єктами бюджетних правовідносин, перелік яких і повноваження регламентуються Бюджетним кодексом.
Для здійснення програм та заходів, які проводяться за рахунок бюджетних коштів, бюджетні асигнування надаються розпорядникам бюджетних коштів.
За обсягом наданих прав розпорядники бюджетних коштів поділяються на:
головних розпорядників коштів;
розпорядників коштів нижчого рівня.
Відповідно до статті 7 Бюджетного кодексу України, одним із принципів, на яких ґрунтується бюджетна система України є принцип єдності бюджетної системи. Він забезпечується єдиною правовою базою, єдиною грошовою системою, єдиною бюджетною класифікацією.
Стаття 2 пункт 3 Бюджетного кодексу України визначає бюджетну класифікацію як єдине, систематизоване згрупування доходів, видатків та фінансування бюджету за ознаками економічної сутності, функціональної діяльності та іншими ознаками, відповідно до законодавства України та міжнародних стандартів.
Бюджетними установами застосовується класифікація, яка затверджена наказом Міністерства фінансів України від 27 грудня 2001 року №604 зі змінами та доповненнями.

5.2 Економічна класифікація

Економічна класифікація є основою ведення бухгалтерського обліку та звітності в бюджетних установах, інструментом адміністративного контролю за використанням коштів.
За економічною класифікацією видатки бюджету поділяються на поточні видатки та капітальні.
1000 - поточні видатки
2000 - капітальні видатки
Роз’яснення щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету затверджені наказом Державного казначейства України від 8.12.2006 р. № 330 (з 1 січня 2010 р. вводиться в дію Інструкція "Щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету" затверджена наказом Державного казначейства України 25.11.2008 р. № 495).
Економічна класифікація видатків бюджету забезпечує чітке розмежування видатків за економічними ознаками з детальним розподілом коштів за їх предметними ознаками (заробітна плата, всі види господарської діяльності. Такий розподіл дає можливість виділити захищені стаття бюджету та забезпечити єдиний підхід до всіх отримувачів з точки зору виконання бюджету.
Видатки на товари та послуги (код 1100)
Оплата праці працівників бюджетних установ (1110)
Код 1111 - заробітна плата.
Код 1120 - нарахування на заробітну плату. За зазначеним кодом здійснюються нарахування бюджетними установами на фонд оплати праці (36,4%).
Код 1131 - предмети, матеріали, обладнання та інвентар.
Код 1132 - медикаменти та перев’язувальні матеріали.
Код 1133 - продукти харчування.
Код 1134 - м’який інвентар та обмундирування.
Код 1135 - оплата транспортних послуг та утримання транспортних засобів:
здійснюється оплата транспортних послуг, у тому числі, видатки на доставку працівників на роботу власним та орендованим транспортом, учнів загальноосвітніх шкіл на навчання, на перевезення військовослужбовців строкової служби;
придбання паливно-мастильних матеріалів;
придбання та встановлення охоронної сигналізації на транспортні засоби;
поточний ремонт транспортних засобів;
придбання запасних частин на транспортні засоби;
видатки на страхування автомобілів, проведення експертної оцінки транспортних засобів;
плата за проїзд на платних дорогах;
плата за стоянки;
плата збору за забруднення навколишнього середовища;
плата за оформлення прав водія, страхування та медичний огляд водіїв, технічний огляд транспортного засобу, податок з власників транспортних засобів;
збір на обов’язкове Пенсійне страхування, що стягується відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 03.11 98 р. №1740 "Про затвердження порядку сплати збору на обов’язкове державне пенсійне страхування з окремих видів господарських операцій" у випадку придбання автомобілю.
Код 1136 - оренда - плата за використання приміщень.
Код 1137 - поточний ремонт обладнання, інвентарю та будівель, технічне обслуговування обладнання. За цим кодом здійснюється поточний ремонт: обладнання, окремих вузлів, меблів, техніки, інвентарю, будівель, споруд, приміщень, доріг, систем вуличного освітлення. Видатки, пов’язані з технічним обслуговуванням телефонів, внутрішньої АТС, мобільних телефонів, комп’ютерної, розмножувальної та іншої техніки, а також техніки обслуговування систем пожежогасіння, охоронної сигналізації тощо. Оплата запасних частин та витратних матеріалів для поточного ремонту вказаної техніки, якщо це передбачено угодою.
Код 1138 - послуги зв’язку. Оплата здійснюється за послуги фіксованого телефонного зв’язку (місцевого, міжміського, міжнародного), радіоточки, електронну пошту, поштові відправлення. Видатки на придбання стартових пакетів, карток-internet, підключення до мережі Internet, плата за послуги internet-провайдерів, за користування мережею Internet, плата за користування каналами зв’язку, а також придбання поштових марок, конвертів з марками і без, вітальних листівок з марками.
Код 1139 - оплата інших послуг та інші видатки. Зазначений код включає:
оплату робіт та професійних послуг сторонніх фахівців, згідно з укладеними договорами та угодами;
видатки на оплату послуг з розробки проектно-кошторисної документації;
видатки на благоустрій міст, сіл, селищ та прибудинкової території бюджетних установ;
вилов бродячих тварин;
доставка померлих на судмедекспертизу, захоронення невідомих, безрідних;
розмітка вулиць;
установка огорож;
чистка озер, колодязів;
встановлення програмного забезпечення, подальше їх супроводження та обслуговування;
пенсійний збір за купівлю валюти.
проводяться обов’язкові платежі до бюджету: державне мито, ввізне мито;
оплата всіх банківських послуг;
перерахування усіх видів пені, штрафних санкцій, неустойки.
Код 1140 - видатки на відрядження. До цієї категорії відносяться видатки на оплату проїзду, добових, квартирних під час службових відряджень.
Код 1150 - матеріали, інвентар, будівництво, капітальний ремонт та заходи спеціального призначення, що мають загальнодержавне значення.
Код 1160 - оплата комунальних послуг та енергоносіїв.
Код 1161 - оплата теплопостачання.
Код 1162 - оплата водопостачання і водовідведення.
Код 1163 - оплата електроенергії
Код 1164 - оплата природного газу.
Код 1165 - оплата інших комунальних послуг, здійснюється оплата за утримання в чистоті будівель, дворів, доріг, вивіз сміття, прибирання парків, площ, майданчиків, місць загального користування, кладовищ, ліквідація стихійних звалищ, дезінсекція, дезінфекція та дератизація приміщень обслуговування ліфтів, витрати на технічне обслуговування та утримання в належному стані електричних мереж, сантехнічних вузлів, обслуговування комунікацій, які є складовою частиною будівлі.
Код 1166 - оплата інших енергоносіїв (дрова, мазут, торф, вугілля).
Код 1170 - дослідження і розробки, видатки державного (регіонального значення.
Код 1200 - виплата процентів за зобов'язаннями.
Код 1300 - субсидії і поточні трансферти.
Код 2110 - придбання обладнання та предметів довгострокового користування. Предмети, вартістю більше 1000 гривень без ПДВ. Включає придбання виробничого та невиробничого обладнання та предметів довгострокового користування. Придбання бюджетними установами автомобілів, приладів, машин, механізмів, меблів службового призначення, придбання орг. Техніки, комп’ютерної техніки, придбання кондиціонерів.
Захищені статті видатків: 1111, 1132, 1133, 1160.

5.3 Штатний розпис

Штатний розпис - документ, що встановлює для даного підприємства чи установи структуру, штати і посадові оклади працівників.
Штатний розпис містить назви посад, чисельність персоналу, оклади по кожній посаді.
Нормативно-затверджена форма штатного розпису існує тільки для бюджетних організацій (Наказ Міністерства фінансів України від 28.01.2002р. № 57)
Постанова Кабінету Міністрів України від 12 березня 2005 р. № 170 "Про упорядкування апарату центральних органів виконавчої влади, їх територіальних підрозділів та місцевих державних адміністрацій.
Кабінет Міністрів постановляє:
Департамент - структурний підрозділ, що утворюється для виконання завдань високого ступеня складності (багатогалузевість, багатофункціональність). У його складі повинно бути не менш ніж 4 відділи. Департамент очолює директор. Директор департаменту може мати не більше ніж 2 заступника.
Самостійне управління - це структурний підрозділ, одногалузевого або однофункціонального спрямування. До складу управління входять не менш, ніж 2 відділи. Самостійне управління очолює начальник. Начальник управління може мати не більш, ніж 1 заступника - начальника відділу.
Самостійний сектор - структурний підрозділ, що утворюється для виконання завдань за окремим напрямом діяльності органа виконавчої влади, функції якого не можливо поєднати з іншими структурними підрозділами. Чисельність не менше, ніж 2 працівника, очолює - завідуючий.
Відділ у складі самостійного управління - утворюється для виконання завдань за одним напрямом, з чисельністю, не менш, ніж 5 працівників. Відділ очолює начальник. Начальник відділу може мати не більш, ніж 1 заступника. Така посада може вводитися у разі, коли чисельність працівників у відділі не менш як 7 одиниць.
Схема посадових окладів
Постанова Кабінету Міністрів України від 19 березня 2006 р. № 268. Схема посадових окладів являє собою повний перелік найменувань, необхідних для функціонування підприємства посад, для кожної з яких визначено розміри посадових окладів, у схемі передбачають два розміри посадового окладу: мінімальний та максимальний; "вилка" посадових окладів дає змогу диференціювати рівень оплати працівників, які виконують однакову роботу з різними результатами, сприяє відповідальному їх ставленню до обов’язків.
З метою упорядкування оплати праці працівників установ, закладів, галузей бюджетної сфери, а також створення механізму підтримання на постійному рівні оптимальних міжгалузевих та міжпосадових співвідношень в оплаті праці Кабінет Міністрів України Постановою від 30 серпня 2002 р. №1298 затвердив єдину тарифну сітку розрахунків і коефіцієнтів з оплати праці працівників бюджетних установ.

Розрахунок схемних посадових окладів:
Постановою для встановлення окладів працівникам апарату Виконавчої влади, органів Прокуратури, судів та інших органів, встановлено Постановою Кабінету Міністрів України від 9 березня 2006 р. № 268 зі змінами та доповненнями.
У першого заступника оклад встановлюється на 3-7% менше, ніж у начальника управління.
Розроблення проекту штатного розпису
Визначившись з організаційною структурою і схемою посадових окладів приступаємо до складання штатного розпису. Для цього можна скористатися типовою формою штатного розпису, затвердженою Наказом Міністерства фінансів України від 28 січня 2002 р. № 57 (див додаток 11).
У штатному розписі необхідно передбачити графи, де зазначаються назви структурних підрозділів і посад, кількість штатних одиниць, посадові оклади.
Створення форми штатного розпису варто розпочати із зазначення найменування підприємства, воно має бути вказане у відповідності з найменуванням, поданих в установчих документах.
Обов’язково оформлюється гриф "затверджено", в якому зазначають посаду, ініціали та прізвище особи, уповноваженої затверджувати штатний розпис і передбачає місце для підпису та дати затвердження.
Дата затвердження штатного розпису не завжди збігається з датою його введення, тому варто передбачити рядок, в якому буде зазначено певну дату, з якої штатний розпис вступає в дію.
У другій графі форми штатного розпису зазначається найменування структурного підрозділу, якщо йдеться про комерційні підприємства, то як правило, не має ніяких обмежень, щодо найменування структурних підрозділів.
Завдання з правильного зазначення у штатному розписі найменувань структурних підрозділів покладається на службу кадрів або відділ організації та оплати праці.
Для полегшення цієї роботи можна використовувати:
національний класифікатор України, ДК 003: 2005 (класифікатор професій);
довідник класифікаційних характеристик професій працівників.
Код структурного підрозділу означає місце структурного підрозділу в структурі підприємства.
Графа штатного розпису, яка має назву "Посада", заповнюється відповідно до найменування професій і посад, зазначених у класифікаторі професій.
Штатна одиниця - це певна посада у конкретному підрозділі підприємства. Кількість штатних одиниць установ, що фінансуються з бюджету визначається, як правило, вищестоящими організаціями, тобто доводиться ліміт чисельності.
Стаття 94 КЗОТ "Про працю" та стаття 1 Закону "Про оплату праці" передбачає, що за виконану роботу власник або уповноважений ним орган виплачує працівникові заробітну плату.
Заробітна плата залежить від складності та умов виконуваної роботи, професійно ділових якостей працівника, результатів його праці та господарської діяльності підприємства і максимальним розміром не обмежується. Конкретні розміри окладів встановлюються власником або уповноваженим ним органом з урахуванням зазначених вище вимог.
Відповідно до статті 95 КЗОТу "Про працю", та статті 3 закону України "Про оплату праці" державною соціальною гарантією обов’язкового на всій території України для підприємств усіх форм власності є мінімальна заробітна плата (744 грн)
Внесення змін до штатного розпису (див додаток 12) здійснюється у випадках:
+ зміни структури;
+ у разі зміни оплати праці.
Постановою Кабінету Міністрів України № 268 передбачено, що керівники органів Виконавчої влади у межах затвердженого фонду оплати праці мають право: установлювати оклади керівникам підрозділів, спеціалістам і службовцям, відповідно до схем посадових окладів, затверджених цією постановою; надбавки за високі досягнення у праці або за виконання особливо важливої роботи у розмірі до 50% посадового окладу з урахуванням надбавки за ранг державного службовця та надбавки за вислугу років; здійснювати преміювання працівників, відповідно до їх особистого вкладу в загальні результати роботи, конкретні умови, порядок та розміри преміювання визначаються у Положенні "Про преміювання відповідного органу"; надавати працівникам матеріальну допомогу для вирішення соціально-побутових питань та допомогу для оздоровлення при наданні щорічної відпустки у розмірі, що не перевищує середньомісячної заробітної плати працівника. Видатки пов’язані з цією Постановою здійснюються в межах оплати праці, затверджених у кошторисах відповідних органів.

5.4 Структура заробітної плати

Постанова Кабінету Міністрів України від 1 лютого 2006р. № 103 "Про внесення змін до пункту 7 "Про ранги державних службовців"
Ранги присовуються державним службовцям одночасно з прийняттям їх на державну службу.
Розмір надбавок до посадових окладів за ранги державних службовців:
Законом України " Про державну службу" № 3723, встановлено залежність розміру заробітної плати, терміна відпустки, права на пенсію та її розмір від стажу державної служби:
Надбавка за вислугу років виплачується щомісячно, у відсотках до посадового окладу з урахуванням доплати за ранг.

5.5. Підготовка бюджетного запиту

Бюджетний запит - документ, підготовлений розпорядником бюджетних коштів, що містить пропозиції з відповідними обґрунтуваннями, щодо обсягу бюджетних коштів, необхідних для його діяльності на наступний бюджетний період.
В статті 35 "Бюджетного кодексу" зазначається, що головні розпорядники бюджетних коштів організовують розроблення бюджетних запитів для подання Міністерству фінансів в назначений термін та визначеному порядку.
Головні розпорядники бюджетних коштів несуть відповідальність за своєчасність, достовірність та зміст бюджетних запитів.
На основі бюджетних запитів Міністерство фінансів приймає рішення про включення бюджетного запиту до проекту Державного бюджету України, перед поданням якого на розгляд Кабінету Міністрів.
Місцеві фінансові органи видають інструкцію з підготовки бюджетних запитів головними розпорядниками бюджетних коштів місцевого бюджету.
Інструкцією з бюджетних запитів розробляють на виконання статті 75 Бюджетного кодексу України.
Інструкція визначає процедуру складання бюджетних запитів головними розпорядниками коштів місцевого бюджету (інструкція має поновлюватися щорічно).
Всі показники бюджетного запиту повинні бути відображені в гривнях.
Розподіл видатків повинен забезпечувати належне виконання основних завдань головного розпорядника коштів.
Головне фінансове управління на будь-якому етапі складання і розгляду проекту бюджету проводить аналіз бюджетного запиту з точки зору його відповідності, мети, пріоритетності, а також ефективності використання бюджетних коштів.
На основі результатів аналізу, начальник Головного фінансового управління, приймає рішення про включення бюджетного запиту до проекту місцевого бюджету.
Постанова Кабінету Міністрів України від 4 квітня 2001р. №333 зі змінами і доповненнями "Про граничні суми витрат на придбання автомобілів, меблів, іншого обладнання, мобільних телефонів, комп’ютерів державними органами, а також установами та організаціями, які утримуються за рахунок державного та місцевих бюджетів":
легкові автомобілі для керівників органів Виконавчої влади та органів місцевого самоврядування бюджетних установ та організацій сума гривень за одиницю - 60000;
мобільний телефон - 1200 гривень, обслуговування телефону на місяць - 1500 гривень;
персональний комп’ютер для службовців - 7200 гривень;
комплект меблів для службового кабінету керівника - 6500 гривень;
меблі для обладнання робочих місць працівників: стіл письмовий - 600 грн., стіл приставний - 200 грн., крісло м'яке - 300 грн., стілець - 150 грн., шафа для одягу - 700 грн., шафа для паперів - 700 грн., сейф - 1500 грн., стіл для комп’ютера - 500 грн., теле - та радіо апаратура, відеотехніка для службових кабінетів - 600 грн.

5.6. Кошторис бюджетної установи

Наказ Міністерства фінансів України від 28 січня 2002 року № 57 зі змінами та доповненнями "Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету. Зазначеною постановою затверджені лімітна довідка про бюджетні асигнування, кошторис бюджетної установи, план асигнувань загального фонду, бюджетна довідка про зміни до кошторису та інші.
Постанова Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2002 р. № 228 "Про затвердження порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ.
Кошторис бюджетної установи - це основний фінансовий документ. Він має такі складові частини (див додаток 30):
загальний фонд, який містить обсяг надходжень із загального фонду бюджету та розподіл видатків за повною економічною класифікацією видатків на виконання бюджетною установою основних функцій;
спеціальний фонд, який містить обсяг надходжень із спеціального фонду бюджету на конкретну мету та їх розподіл за повною економічною класифікацією видатків на здійснення відповідних видатків, згідно із законодавством.
План асигнувань загального фонду бюджету (див додаток 29) - це помісячний розподіл бюджетних асигнувань, затверджених у загальному фонді кошторису за скороченою формою економічної класифікації видатків, який регламентує протягом року взяття бюджетних зобов’язань та здійснення платежів, відповідно до зазначених зобов’язань.
Установам можуть виділятися бюджетні кошти тільки за наявності затверджених кошторисів, планів асигнувань загального фонду бюджету.
Установи мають право брати бюджетні зобов’язання, витрачати бюджетні кошти на цілі та в межах установлених затвердженими кошторисами та планами асигнувань.
Бюджетне зобов’язання - будь-яке, здійснене відповідно до бюджетного асигнування розміщення замовлення, укладання договору, придбання товару, послуги чи здійснення інших аналогічних операцій протягом бюджетного періоду.
Розпорядники бюджетних коштів - бюджетні установи, в особі їх керівників, уповноважені на отримання бюджетних асигнувань, взяття бюджетних зобов’язань та здійснення видатків з бюджету
Порядок складання кошторису
Головні розпорядники коштів розглядають показники проектів кошторисів (бюджетних запитів) розпорядників нижчого рівня, щодо законності та правильності розрахунків, доцільності запланованих видатків, правильності їх розподілу, відповідно до економічної класифікації видатків, додержання діючих ставок, окладів, норм, цін, лімітів, а також інших показників.
Обов’язковим є виконання вимоги, щодо першочергового забезпечення бюджетними коштами видатків на оплату праці з нарахуваннями, а також на господарське утримання установ.
Під час визначення видатків у кошторисах установи повинен забезпечуватися суворий режим економії коштів і матеріальних цінностей.
До кошторисів можуть включатися тільки видатки передбачені законодавством, необхідність яких, обумовлена характером діяльності установи.
Видатки на придбання обладнання, капітальний ремонт приміщень, які не є першочерговими, можуть передбачатися лише за умови забезпечення коштами невідкладних витрат.
Показники видатків до кошторису повинні бути обґрунтовані відповідними розрахунками за кожним КЕКВ і деталізовані за видами та кількістю товарів із зазначенням вартості за одиницю.
У тижневий термін, після опублікування закону "Про державний бюджет України", відповідного рішення Верховної Ради АР Крим, місцевих рад, Міністерства фінансів, місцеві фінансові органи доводять до головних розпорядників лімітні довідки про бюджетні асигнування.
Лімітна довідка про бюджетні асигнування - документ, який містить затверджені призначення та їх помісячний розподіл. Вона видається Міністерством фінансів, фінансовим органом, головним розпорядникам коштів.
Показники лімітної довідки доводяться до розпорядників нижчого рівня для уточнення проектів кошторисів і складання планів асигнувань.
Уточнені кошториси та складені плани асигнувань загального фонду бюджету повинні відповідати лімітним довідкам.
Міністерство фінансів надсилає Державному казначейству для реєстрації та обліку затверджений розпис державного бюджету.
Державне казначейство протягом 3-х робочих днів, після затвердження зазначеного розпису, доводить до головних розпорядників витяги з його складових частин, які є підставою для затвердження в установленому порядку кошторисів та планів асигнувань.
Кошториси та плани асигнувань повинні бути затверджені протягом 30 календарних днів, після затвердження розписів відповідних бюджетів.
Кошториси, плани асигнувань і штатні розписи затверджуються керівником відповідної вищестоящої установи.
Кошториси, плани асигнувань підписуються керівником установи та головним бухгалтером.
Зазначені документи подаються та затверджуються у двох примірниках, один з яких повертається цій установі, а другий залишається в установі, керівник якої їх затвердив.
Основні вимоги щодо виконання кошторису
Головні розпорядники і розпорядники коштів мають право: проводити діяльність виключно в межах асигнувань, затверджених кошторисом та планом асигнувань загального фонду бюджету.
Стаття 51 Бюджетного кодексу України "Виконання державного бюджету за видатками" стадіями виконання державного бюджету України за видатками визначає:
затвердження кошторисів розпорядниками бюджетних коштів;
взяття бюджетних зобов’язань;
отримання товарів, робіт та послуг;
здійснення платежів;
використання товарів, робіт та послуг на виконання бюджетних програм.
Розпорядники бюджетних коштів несуть відповідальність за управління бюджетними асигнуваннями і здійснення контролю за видатками.
Будь-які зобов’язання, взяті юридичними особами без відповідних бюджетних асигнувань, або з перевищенням зобов’язань, вважаються не бюджетними зобов'язаннями и витрати на покриття таких зобов’язань не здійснюються.

Тема 6. Основні положення казначейського обслуговування бюджетних установ

В Україні для всіх бюджетних установ застосовується казначейська форма обслуговування Державного бюджету (п.1 ст.48 Бюджетного Кодексу). Вона передбачає здійснення Державним казначейством України:
Операцій з коштами Державного бюджету;
Розрахунково-косове обслуговування розпорядників бюджетних коштів;
Контроль бюджетних повноважень при здійсненні надходжень, прийняття зобов’язань та проведення платежів.
бухгалтерского обліку та складання звітності про виконання державного бюджету.
Відповідно до інструкції від 28.11.2000 року №119 "Про затвердження інструктивної бази"
Органи Державного казначейства здійснюють розрахунково-касове обслуговування розпорядників шляхом проведення платежів з реєстраційних рахунків відповідно до кошторисів з метою забезпечення контролю за цільовим спрямовуванням бюджетних коштів.
Відповідно до встановлених повноважень ДКУ здійснює контроль за наявністю асигнувань для взяття зобов’язань та відповідністю взятих зобов’язань певним асигнуваннями за економічною класифікацією.
Органи ДКУ здійснюють платежі на підстав платіжних доручень. За дорученням розпорядників у разі наявності в обліку відповідного зобов’язання у межах залишків на рахунках. До платіжного доручення додається підтвердні документи (договори, рахунки, накладні, акти виконаних робіт). Платіжні доручення подаються до органів ДКУ в кількості примірників необхідних для всіх учасників безготівкових рахунків. Форма, обов’язкові реквізити платіжних доручень та вимоги щодо заповнення документів визначено інструкцією "Про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті " затвердженою постановою Правління банку України від 21.01.2004 року №22.
Подану розпорядниками бюджетних коштів платіжні доручення перевіряються органами ДКУ щодо наявності всіх необхідних реквізитів, відповідності підписів відповідних посадових осіб і відбитки печатки.
Після проведення платежу та платіжних доручень за якими проведено оплату ставиться відмітка у вигляді відбитка штампа казначея "Оплачено".
Платіжне доручення не приймається до виконання у разі неправильного заповнення реквізитів, або не заповнення хоча б одного реквізиту, невідповідності платежу з Класифікацією економічних кодів видатків, накладення арешту на кошти щ перебувають на відповідному рахунку розпорядника, не подання документів що підтверджують отримання товарів, робіт, послуг за договорами.
Платіжні доручення не приймаються до виконання у зв’язку із зазначеними причинами не пізніше наступного робочого дня повертається без виконання розпоряднику бюджетних коштів разом із відмовою.
Відмови обов’язково реєструються в журналі та в письмовій формі надаються розпоряднику бюджетних коштів. Строк дії платіжного доручення установлений у межах 10 календарних днів з дня його виписки. День заповнення платіжного доручення не враховується.
На першому екземплярі платіжне доручення ставиться відбиток печатки та підписи відповідальних осіб, інші екземпляри не підписуються.
Органи ДКУ, які здійснюються при розрахунково-касовому обслуговуванні надають розпоряднику бюджетних коштів виписки з рахунку про здійснені операції за результатами попереднього операційного дня.
Приклад заповнення платіжного доручення наведений у Додатку 32

Тема 7. Бюджетний облік. План рахунків бухгалтерського обліку в бюджетних установах. Меморіально-ордерна форма обліку. Касові та фактичні видатки

Бюджетні установи застосовують в бухгалтерському обліку план рахунків затверджений наказом головного управління ДКУ від 10.12.1999 року №114 "Про затвердження плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ" Розглянемо коротко склад рахунків, їх призначення та особливості застосування відповідно до чинного Порядку.
Рахунки класу 1 "Необоротні активи" призначено для обліку матеріальних та нематеріальних активів, що отримані для тривалого (понад один рік) використання і не призначені для реалізації або витрачання протягом одного року. До цього класу належать синтетичні рахунки:
10 "Основні засоби";
11 "Інші необоротні матеріальні активи";
12 "Нематеріальні активи";
13 "Знос необоротних активів".
Клас 2 "Запаси" об'єднує шість активних синтетичних рахунків:
20 "Виробничі запаси";
21 "Тварини на вирощуванні і відгодівлі";
22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети";
23 "Матеріали і продукти харчування";
24 "Готова продукція";
25 "Продукція сільськогосподарського виробництва".
Рахунки класу 3 "Кошти, розрахунки та інші активи" застосовуються для відображення поточних фінансових активів: коштів у касі, на рахунках в установах банків або в органах Державного казначейства України, у розрахунках з дебіторами. Серед рахунків класу 3 є як активні, так і активно-пасивні рахунки, хоча по суті вони повинні бути всі активними. До цього класу належать 7 рахунків:
30 "Каса";
31 "Рахунки в банках";
32 "Рахунки в казначействі";
33 "Інші кошти";
34 "Короткострокові векселі одержані";
35 "Розрахунки з покупцями та замовниками";
36 "Розрахунки з різними дебіторами".
Клас 4 "Власний капітал" об'єднує 5 рахунків, які застосовуються для обліку фондів та визначення результатів виконання кошторисів установи, а також сільських (селищних) бюджетів за поточний рік:
40 "Фонд у необоротних активах";
41 "Фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах";
42 "Результати виконання бюджетів";
43 "Результати виконання кошторисів";
44 "Результати переоцінок".
Клас 5 "Довгострокові зобов'язання" об'єднує 3 пасивні рахунки, призначені для обліку зобов'язань установи, які не виникають у процесі звичайної діяльності, не є характерними для установи і погашення яких відбудеться після завершення поточного бюджетного року. Це пасивні рахунки:
50 "Довгострокові позики";
51 "Довгострокові векселі видані";
52 "Інші довгострокові зобов'язання".
Рахунки класу 6 "Поточні зобов'язаний" призначені для обліку зобов'язань установи, що виникають протягом звичайної діяльності, тобто при виконанні кошторису доходів і видатків, і погашення яких очікується протягом поточного бюджетного року. Серед них є як пасивні, так і активи о-пасивні рахунки. Більшість з них ідентичні відповідним рахункам підприємств виробничої сфери. До цього класу належать рахунки:
50 "Короткострокові позики";
51 "Поточна заборгованість за довгостроковими зобов'язаннями";
52 "Короткострокові векселі видані";
53 "Розрахунки за виконані роботи";
54 "Розрахунки з податків та платежів";
55 "Розрахунки зі страхування";
56 "Розрахунки з оплати праці";
57 "Розрахунки за іншими операціями і кредиторами";
58 "Внутрішні розрахунки";
59 "Кошти бюджетів".
Рахунки класу 7 "Доходи" призначено для обліку доходів, які отримує установа за рахунок загального і спеціального фонду, а також доходів сільських, селищних, міських (міст районного підпорядкування) бюджетів. До цього класу належать 5 рахунків:
71"Доходи загального фонду";
72 "Доходи спеціального фонду";
73 "Доходи від реалізації продукції";
74 "Доходи бюджетів";
75 "Інші доходи".
Рахунки класу 8 "Витрати" застосовують для обліку фактичних видатків і витрат бюджетних установ та касових видатків сільських, селищних, міських (міст районного підпорядкування) бюджетів. До цього класу належать три рахунки:
80 "Видатки загального фонду";
81 "Видатки спеціального фонду";
82 "Виробничі витрати".
Основними, найбільш поширеними формами бухгалтерського обліку в бюджетних установах на сучасному етапі г. журнал-головна, журнально-ордерна і машинно-орієнтовані (комп'ютерні) форми обліку.
Журнал - головна форма обліку рекомендована для застосування в бюджетних установах наказом ДКУ №68 від 27.07.2000 р., яким затверджено "Інструкцію про форми меморіальних ордерів бюджетних установ і порядок їх складання".
Передбачаючи можливість впровадження автоматизованого обліку н іншими організаціями, ДКУ розробило і затвердило типові форми меморіальних, ордерів (накопичувальних відомостей) для автоматизованого ведення обліку, орієнтуючи розробників програмного забезпечення для автоматизації обліку в бюджетних установах на дотримання принципів журнал-головної форми обліку. Склад цих меморіальних ордерів аналогічний наведеному раніше при розгляді журнал-головної форми обліку. Проте через обмеженість коштів у бюджетних організаціях на придбання сучасної обчислювальної техніки і програмного забезпечення до неї, високу вартість послуг з обробки облікової інформації в обчислювальних центрах (станціях) домінуючим на цей час в бюджетних установах України є застосування форм бухгалтерського обліку, орієнтованих на ручну працю, з частковим використанням персональних комп'ютерів
Інструкцію про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання затверджено наказом Державного казначейства України від 27 липня 2000 року №68.
Меморіальний ордер №1 (накопичувальна відомість за касовими операціями форма №380) - застосовується при обробці звітів касирів з метою систематизації оборотів у касі за поточний місяць. Кожен звіт касира заноситься до накопичу вальної відомості за відповідними кореспондентськими субрахунками одним рядком, тобто записуються всі обороти в касі з надходження та витрачення коштів за дебетом чи кредитом відповідних субрахунків рахунку 30 „Каса".
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
Меморіальний ордер №2 (Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України форма №381) - використовується для відображення в обліку операцій з надходження на рахунок установи асигнувань та здійснення касових видатків загального фонду, тобто вибірки з надходження та витрачення коштів з реєстраційних рахунків в органах Державного казначейства України.
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
Меморіальний ордер №3 (накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України форма №382) - використовується для відображення в обліку операцій з надходження на рахунок установи доходів та здійснення касових видатків спеціального фонду, тобто вибірки з надходження та витрачання коштів зі спеціальних реєстраційних рахунків в органах Державного казначейства України.
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
Меморіальний ордер №4 (накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами форма №408) - у накопичу вальній відомості ведеться облік розрахунків з різними підприємствами, установами та організаціями, які є дебіторами бюджетної установи. Відомість складається за субрахунком 364 „Розрахунки з іншими дебіторами” окремо за кожним дебітором та в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Записи в ній здійснюються позиційним методом - за кожною операцією, що підтверджена документом.
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
Меморіальний ордер №5 (зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій форма №405) - в установах, де виписується декілька розрахунково-платіжних відомостей, за підсумками цих відомостей складається зведення, яке і є меморіальним ордером з заробітної плати та стипендій.
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
Меморіальний ордер №6 (накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами форма №409) - у накопичувальній відомості ведеться облік розрахунків з різними підприємствами, установами та організаціями, які є кредиторами бюджетної установи. Відомість складається за субрахунком 675 „Розрахунки з іншими кредиторами" окремо за кожним кредитором та в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Записи в ній здійснюються позиційним методом - за кожною операцією, що підтверджена документом (платіжним дорученням, рахунком-фактурою тощо).
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
Меморіальний ордер №7 (накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів форма №410) - у накопичувальній відомості ведеться облік розрахунків за продукти харчування, медикаменти та перев’язувальні засоби, що здійснюються в порядку планових платежів. Облік ведеться окремо за кожним постачальником, для якого відводиться необхідна кількість рядків з метою відображення операцій протягом місяця в розрізі кодів економічної класифікації видатків.
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
Меморіальний ордер №8 (накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами форма №386) - у накопичувальній відомості ведеться облік розрахунків з підзвітними особами в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Накопичувальна відомість за субрахунком 362 „розрахунки з підзвітними особами" складається щомісячно позиційним Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
Меморіальний ордер №9 (накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів форма №438) - використовується для обліку вибуття та переміщення до інших установ, організацій та матеріально відповідальних осіб матеріальних цінностей, що відносяться до необоротних активів. Записи здійснюються щодо кожного документа („Акт прийняття-передачі основних засобів" ф. № ОЗ-1, „Акт про списання основних засобів" ф. № ОЗ-3, „Акт про списання автотранспортних засобів" ф. № ОЗ-4, „Акт про списання вилученої з бібліотеки літератури” ф. № ОЗ-5) із зазначенням матеріально відповідальної особи.
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
Одночасно відповідні записи здійснюються у відповідних інвентарних картках обліку необоротних активів.
Меморіальний ордер №10 (накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів форма №439) - Використовується для обліку вибуття та переміщення до інших установ, організацій та матеріально відповідальних осіб малоцінних та швидкозношуваних предметів. Записи здійснюються за кожним документом із зазначенням матеріально відповідальної особи.
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером. .
Меморіальний ордер №11 (зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування форма №398) - меморіальний ордер використовується в тих випадках, коли установою складається декілька накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування.
Меморіальний ордер складається за результатами місяця на підставі накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування окремо за кожною матеріальною відповідальною особою.
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
Меморіальний ордер №12 (зведення накопичу вальних відомостей про витрачання продуктів харчування форма №411 - меморіальний ордер використовується в тих випадках, коли установою складається декілька накопичу вальних відомостей про витрачання продуктів харчування.
Меморіальний ордер складається в кінці місяця на підставі накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування окремо за кожною матеріально відповідальною особою.
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
Меморіальний ордер №13 (накопичувальна відомість витрачання матеріалів форма №396) - використовується для обліку операцій про витрачання матеріалів, крім продуктів харчування.
До меморіального ордеру дані заносяться з первинних документів про витрачання матеріалів.
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
Меморіальний ордер №14 (накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду форма №409) - накопичувальна відомість використовується для обліку операцій нарахування доходів спеціального фонду (субрахунки 711 „Доходи за коштами, отриманими як плата за послуги”, 712 „Доходи за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ", 713 „Доходи за іншими надходженнями спеціального фонду”). На кожен вид доходів спеціального фонду відкриваються окремі меморіальні ордери, які нумеруються відповідно № 14-1, 14-2, 14-3.
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
Меморіальний ордер №15 (зведення відомостей за розрахунками з батьками на утримання дітей форма №406) - у централізованих бухгалтеріях на підставі відомостей за розрахунками з батьками складається зведення відомостей.
Меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером.
Меморіальний ордер №16 (накопичувальна відомість позабалансового обліку) - у накопичувальнів відомості ведеться облік надходжень та вибуття в розрізі об’єктів позабалансового обліку.

Тема 8. Облік зобов’язань розпорядників бюджетних коштів в органах ДКУ

Порядок розроблено на виконання статті 48,51,112 Бюджетного кодексу України та затверджено наказом ДКУ від 09.08.2004 року №136.
Розпорядники бюджетних коштів за умови взяття зобов’язань протягом 7 робочих днів з дати його виникнення подають до ДКУ реєстр зобов’язань і оригінали документів, що підтверджують факт узяття зобов’язань (накладні, акти виконання робіт).
Органи ДКУ перевіряють підтверджені документи та опрацьовуються казначейством:
за захищеними статтями протягом одного операційного дня;
за іншими поточними видатками - до трьох операційних днів;
за капітальними видатками - до п’яти операційних днів;
Органи ДКУ перевіряють подані розпорядниками коштів реєстри та підтвердні документи на їх відповідність, звіряють суми реєстрів із залишками невикористаних асигнувань за відповідними кодами функціональної та економічної класифікації видатків. У випадках неякісного оформлення реєстрів, відсутності підтвердних документів, недостатку залишку асигнувань за відповідним кодом класифікації видатків органи ДКУ ці зобов'язання не обліковують, а повертають на доопрацювання розпорядникам коштів.
Якщо сума зобов'язання та/або фінансового зобов'язання перевищує загальну річну суму асигнувань на відповідні цілі, то реєстрація зобов'язання органом ДКУ не проводиться, а фіксується у спеціальному журналі і повідомляється органам Контрольно-ревізійного управління (КРУ) та вищому органові ДКУ.
Оплата рахунків розпорядників коштів бюджету здійснюється тільки за наявності в обліку органів ДКУ їхніх зобов'язань та залишку коштів на рахунках розпорядників. Бюджетні установи мають право на визначення черговості оплати рахунків самостійно, виходячи з необхідності забезпечення виконання пріоритетних заходів.
Таким чином, наявність взятих на облік в органах ДКУ реєстрів фінансових зобов'язань розпорядників коштів бюджету і копій підтвердних документів є обов'язковою підставою для здійснення видатків.
Документи що підтверджують факт взяття зобов’язань повертаються розпоряднику з відміткою "Зареєстровано та взято на облік".
Органи ДКУ не реєструють зобов’язання:
при відсутності документів, які підтверджують факт узяття зобов’язань;
при невідповідності напрямків витрачання бюджетних коштів
відповідальність за взяті зобов’язання, їх зміни, правильність оформлення та достовірність інформації включеної до реєстрів несуть розпорядники бюджетних коштів.
Порушення розпорядниками бюджетних коштів, вимог щодо прийняття ними бюджетних зобов’язань є підставою для призупинення бюджетних асигнувань.

Тема 9 Звітність про виконання кошторису бюджетних установ. Структура, періодичність та термін подання

Звіт формується на підставі даних карток аналітичного обліку касових видатків. Затверджена форма картки та порядок її складання наказом ДКУ від 6.10.2000 року №100.
Картка містить інформацію щодо проведення касових видатків у розрізі кодів економічної класифікації (з картки беруться касові видатки звітності).
Картка складається за місяць та наростаючим підсумком з початку року. Фактичні видатки для звітності беруться з картки аналітичного обліку.
Відповідно до Закону України "Про Державний бюджет", постановами Кабінету міністрів від 28.02.2000 року №419, "Про затвердження порядку представлення фінансової звітності" від 28.02.2002 року №228, "Про затвердження порядку складання та основних вимог до використання коштів бюджетних установ" від 17.05.2002 року №659, встановлений наступний порядок складання представлення річних звітів.
Фінансова звітність повинна бути достовірною - інформація наведена у звітності є достовірною якщо вона не має помилки. Фінансова звітність повинна мати інформацію про всі проведені операції які відбулись у звітному періоді.