Презентация Методика проведения презентаций
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-29Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Федеральное агентство по образованию
Филиал государственного образовательного учреждения
высшего профессионального образования
« Сочинский государственный университет туризма и курортного дела».
в г. Анапе.
Контрольная работа
по дисциплине:
«Связь с общественностью»
на тему:
«Методика проведения презентаций».
Выполнила: студентка 4 курса ЗФО
Гр. 07 – ЗСТ – А
Варнавская А.М.
Проверил: Кравченко Н.П.
Анапа 2011 г.
Содержание
Введение…………………………………………………………………3
Глава 1. Презентация как специальное мероприятие в связях с общественностью………………………………………………………..4
1.1. Презентация в связях с общественностью………………………..5
1.2. Понятие презентации……………………………………………….7
1.3. Виды презентаций…………………………………………………10
1.4. Основы подготовки и проведения презентаций…………………15
Глава 2. Методика проведения презентаций…………………………19
2.1. Критерии оценки презентации в связях с общественностью……19
2.2. Рекомендации по совершенствованию процесса подготовки и проведения презентаций в связях с общественностью……………………………24
Заключение……………………………………………………………..26
Список литературы
Введение
Презентации – широко распространенный тип мероприятия, устраиваемого с самыми различными целями и применяемого в разных сферах, вызывающая особый интерес, поскольку располагает простором для интересных и нестандартных решений. В настоящее время различные организации часто проводят презентации, поэтому оценка эффективности такого типа мероприятия является актуальной.
В связях с общественностью презентация проводится в целях управления общественными отношениями. Центральной темой выступает образ фирмы или организации. От проведения презентации зависит достижение поставленных задач, ее результат. Поэтому важно организовать и провести презентацию максимально эффективно.
Глава 1. Презентация как специальное мероприятие в связях с общественностью
1.1.
Презентация в связях с общественностью
Связи с общественностью являются неотъемлемой частью современного гражданского общества. Это «смазка для демократии», как говорила Индира Ганди. На международном уровне такой вид деятельности именуется Public Relations (PR), но в России был избран профессиональным сообществом и прижился перевод - «связи с общественностью» (СО). Существует множество определений данного понятия, классическим из которых по праву считается то, которое принадлежит Сэму Блэку: «ПР – это искусство и наука достижения гармонии посредством взаимопонимания, основанного на правде и полной информированности».
Связи с общественностью довольно многогранная деятельность, что, бесспорно, является плюсом, так как позволяет работать в различных сферах. Это могут быть некоммерческие организации, политика, бизнес, органы власти, СМИ или шоу-бизнес. Ключевым понятием в связях с общественностью является базисный ПР-субъект, то есть та организация (или физическое лицо), в чью пользу (по чьему заказу) осуществляется управление общественными отношениями, чьи интересы гармонизируются с общественными.
Любая организация обладает самыми разными характеристиками, что позволяет обнаружить в ней различные стороны. Поэтому задачей связей с общественностью является преподнесение базисного ПР-субъекта определенной стороной в контексте определенной ситуации. Это не подразумевает использование ложной информации, так как на неправде невозможно двигаться бесконечно, подобная цепочка рано или поздно разорвется. Более того, в связях с общественностью господствует незыблемое правило – не лгать, ведь правды всегда хватит.
В деятельности связей с общественностью имеются профессиональные методы достижения определенных целей. Одними из таких, к примеру, являются специальные мероприятия или специальные события. Это акции, «создаваемые» события, целью которых является привлечение внимания общественности и средств массовой информации. Специальные мероприятия бывают разные, в зависимости от целей и задач. Они проводятся компанией в целях формирования позитивного имиджа организации и привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности, продуктам, товарам или услугам.
К подобным событиям можно отнести церемонию открытия, прием, круглый стол, дискуссию, посещение, пресс-тур, пресс-конференцию, корпоративную вечеринку и, конечно, презентацию. Последнее вызывает особый интерес, поскольку располагает простором для интересных и нестандартных решений.
«Если представление одного лица другому происходит, как требуют правила, при посредничестве третьего лица, то в сфере связей с общественностью знакомство людей и организаций строится иначе, обычно они сами представляют себя на публике. Это и называется презентацией», пишет А.В. Кочеткова. Презентации – широко распространенный тип мероприятия, устраиваемого с самыми различными целями и применяемого в разных сферах. Презентация может проходить самостоятельно или в рамках большого мероприятия, выставки, ярмарки. В связях с общественностью презентация проводится в целях управления общественными отношениями.
Презентация как специальное событие в связях с общественностью обладает определенным набором свойств, отличающих ее от презентаций иных сфер деятельности. Особенно ПР-презентацию следует отличать от презентации рекламного характера. Во втором случае центром внимания (целью) будет продвижение нового товара или услуги, а в ПР-презентации центральной темой должно быть целое – образ фирмы или организации, связанные с ним цели. Более того, ПР-презентация всегда является частью работы, этапом в реализации определенной концепции.
1.2. Понятие презентации
Презентация – это организованная встреча группы людей с целью представления чего-либо нового, недавно созданного.
Дословно «презентация» означает «представление». Проводятся презентации с целью наиболее ярко преподнести общественности последние достижения фирмы. Основные цели презентации заключаются в следующем:
1. Оповещение о событии, достойном внимании аудитории;
2. Вовлечение аудитории в деятельность, программу, которые служат целям и задачам организации или структуры, проводящей презентацию;
3. Содействие целям и задачам фирмы, организации, политической программы и т. п. Инициирование конкретных действий целевой аудитории, соответствующих идеям презентации, замыслу обращения.
Роджер Хэйвуд выделяет некоторые возможности базисного ПР-субъекта на презентации. В реальном случае эти возможности можно классифицировать как цели:
1. Улучшить известность компании;
2. Привлечь потенциальных покупателей;
3. Укрепить отношения с существующими покупателями и др.
Таким образом, общая стратегия презентации строится сначала на внушении доверия к фирме, организации, а затем выступающие переходят к убеждению в целесообразности определенных акций, действий и поступков, предлагаемых в обращении.
Другими словами: стратегия презентации – это единство оповещения, приобщения и содействия.
В презентации принимают участие руководители или неофициальные представители тех структур, которые выходят на связи с общественностью. Они являются организаторами и хозяевами мероприятия. Вторая группа участников – приглашенные гости (журналисты, коллеги, друзья). И третья – специалисты по связям с общественностью, ответственные за проведение данной презентации.
Посвящены презентации могут быть самым различным событиям. К примеру, открытию нового субъекта общественных отношений (после процедуры всякого рода оформлений, согласований, создания всей необходимой документации и т. п.). Новым субъектом обычно выступает фирма, производственное предприятие, официальная структура (ведомство, департамент, министерство) и т. п. Также поводом для презентации могут стать реальные результаты деятельности официальных или коммерческих структур (новая программа деятельности, новые правила или законы, выход в свет книги, премьера в театре, открытие благотворительного аукциона и т. д.), освоение нового вида услуг или определенная дата в истории фирмы. В любом случае презентуется то, что можно увидеть, потрогать, попробовать или прочитать. В ходе презентации предполагается организация общения участников, которая несет полезную информацию и является своего рода шоу, а также сопровождается угощением гостей.
ПР-презентацию можно сравнить с пресс-конференцией. А.Н. Чумиков пишет, что такая форма подачи информации (презентация) может быть также названа «пресс-конференцией плюс», поскольку соответствующая часть (сбор журналистов и ознакомление их с некоторыми сведениями) присутствует на любой презентации. Нередко пресс-конференция легко переходит в презентацию (и наоборот) без всяких дополнительных действий. В то же время отличительные признаки у презентации, конечно, имеются. Презентация отличается более широким кругом приглашенных представителей общественности, а на пресс-конференцию приглашают только представителей средств массовой информации. Конечно, на презентацию тоже следует позвать журналистов, но не только. Необходимо пригласить потенциальных потребителей, покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих, в общем, тех, кто должен воспринимать презентуемое не только через СМИ, но и непосредственно. Контингент приглашенных зависит от поставленных целей и задач. Еще одно отличие – больший акцент на культурную программу, презентация содержит элемент развлекательности, это не рабочее мероприятие, как пресс-конференция. Полномасштабная презентация сложнее пресс-конференции и требует больших интеллектуальных, организационных и материальных затрат. Г.Л. Тульчинский выделяет главной отличительной чертой тематику. Если пресс-конференции посвящены проблемным темам, то презентации связаны обычно с началом или окончанием, или каким-то результативным этапом реализации конкретного проекта, программы. Иначе говоря, их тема – какой-то серьезный результат или проект деятельности фирмы, к которым необходимо привлечь внимание СМИ и общественности.
Итак, презентация – это цепь накладывающихся друг на друга событий, а именно (по мнению А.Н. Чумикова):
1. Приглашение и встреча;
2. Пресс-конференционная часть;
3. Презентационная часть;
4. Неформальное общение;
5. Сопровождение (дополнение) общения;
6. Прощание.
И еще один важный момент: любая презентация – это фактически несколько презентаций одновременно. Например, презентуется некоторый «именинник». Вроде бы главный герой – он. Но те, кто хвалят «именинника», изо всех сил презентуют себя. При этом организаторы действия активнейшим образом демонстрирует свои возможности («обратитесь к нам – мы и для вас устроим такую же презентацию»). Журналисты становятся инструментом для первых, вторых и третьих.
1.3 Виды презентаций
Все деловые презентации имеют общее: конечную цель, коммуникацию, дистилляцию и творческий процесс, посредством которого тема презентации развивается и реализуется. Очевидно, что не все деловые презентации похожи друг на друга. Они отличаются по отношению к:
· конкретной ситуации, мотивации или же необходимости, вызвавшей проведение презентации;
· презентатору;
· теме;
· аудитории;
· внешней среде и окружающим;
· временным рамкам;
· степени эффективности;
· конечному итогу.
Несмотря на перечисленные различия, можно провести дифференциацию презентаций на основе наиболее часто встречающихся деловых презентаций. Определяя тип деловой презентации, презентатору становится легче оценить:
1. какую именно первичную информацию следует изучить и до какой степени;
2. какие презентационные приемы наиболее приемлемы для проведения презентации и каким способом их нужно использовать;
3. как следует построить содержание и стиль презентации.
Одной из форм дифференциации презентаций является распределение их по отношению аудитории к презентатору. Деловые презентации бывают двух типов:
1. Внешние;
2. Внутренние.
Внешняя презентация подается аудитории вне организации, которую представляет презентатор, то есть проводится для целевых аудиторий, не являющихся персоналом организации или фирмы (базисного ПР-субъекта). Таких презентаций проводят больше, они более распространены. Выступление торгового представителя фирмы перед покупателями как раз будет примером внешней презентации. Внутренняя презентация относится к тем ситуациям, когда организаторы и аудитория являются персоналом ПР-субъекта, то есть членами одного коллектива. Иногда руководству компании бывает необходимо представить коллективу новую технологию документооборота, к примеру, или новую схему управления компанией. Возможно представление каких-либо проектов, важных для персонала. Проведение презентаций позволяет за короткий отрезок времени донести до слушателей максимум информации.
Также презентации могут быть дифференцированы в свете доминирующих характеристик, таких как:
1. Продвигающие;
2. Информационные;
3. Нисходящие;
4. Восходящие.
Продвигающие презентации.
Это презентации, в которых общение построено с целью рекламы продукта, товара или услуги или продвижения какой-либо идеи в более широкую среду общественности, охвата ею как можно большего числа адресатов. Как правило, эта идея содержит новизну, является носителем имиджевой концепции. Продвигающие презентации также могут иметь целью продвижение определенного кандидата или политической платформы.
Информационные презентации.
При этом типе презентаций основной упор делается на передачу информации. Обычно они проводятся для передачи технической информации, научных материалов, обзора статистических исследований или иной информации, связанной со сложными технологиями. Презентация помогает в этом случае более наглядно и доступно преподнести сложный материал, добиться его усвоения и понимания аудиторией.
Нисходящие презентации.
Это разновидность внутренней презентации. Термины «нисходящая» и «восходящая» являются производными от традиционной иерархии, при которой позиции сторон располагаются по вертикали. Презентации руководителей перед управляющими, управляющего перед начальниками подразделений или начальниками перед подчиненными будет «нисходящей», то есть коммуникация идет вниз по организационной линии.
Восходящие презентации.
Также вариант внутренней презентации. Представление проекта или идеи «снизу», от подчиненных – к их начальникам, от начальника – к управляющим и от управляющих – к руководству.
Наличие двух или трех только что описанных типов презентаций может быть обнаружено в ходе одного и того же выступления. Рассмотрим, например, презентацию подчиненного перед начальником, посвященную автоматизации рабочего места. Является ли эта презентация продвигающей, информирующей или восходящей? Во-первых, что является доминирующей характеристикой данной презентации? В этом случае восходящая презентация. Во-вторых, что является основным замыслом? Если он состоит в продвижении одной рекомендации на фоне других, тогда данную презентацию следует рассматривать как восходящую и продвигающую. Если же он заключается в информировании начальника о возможных решениях, то тогда она будет восходящей и одновременно информационной.
Письменные презентации.
Обычно рабочее место делового человека – стол в сочетании с корзиной для бумаг – буквально завалено пачками докладных, писем, документов и так далее. Каждую неделю бизнесмены имеют дело с сотнями бумаг (имеют дело, а не читают!). Многое из того, что попадает на стол занятого человека, не прочитывается или удостаивается лишь беглого взгляда. У тех, кто загружен работой, есть масса материалов, которые нужно прочесть, но нет времени, чтобы прочесть их все. На их внимание претендуют целый ворох документов и предложений. Кто же эти занятые люди? Это именно те, кто принимает решения по поводу тех самых предложений и влияет на их судьбу. Часто, когда требуется предварительный отбор предложений, письменная презентация предшествует устной. На основе письменных презентаций отбирают кандидатов, поставщиков, подрядчиков и тех, кто оказывает услуги. Уже затем им предлагают провести устную презентацию. В других случаях письменные предложения следуют за устной презентацией. Оно предоставляет дополнительную информацию по поводу того, о чем шла речь, и иногда определяет, последуют ли рекомендациям выступающего. В любом случае письменная презентация влияет на решение, которое принимает аудитория в ответ на слова выступающего или автора письма. поэтому даже самые талантливые ораторы должны уметь хорошо писать.
Основные концепции письменных презентаций:
1. Есть три типа письменных материалов, имеющих отношение к деловым презентациям: письма-подтверждения, «раздаточный» материал и предложения.
2. Многие принципы и приемы, относящиеся к устным презентациям, в равной степени применимы и к письменным презентациям.
3. На «читабельность» письменных предложений влияет его оформление.
4. На «читабельность» письменных предложений влияет его структура.
5. Процесс написания текста упрощается при помощи подхода, состоящего из трех стадий. Цель – создание документа в подходящем стиле, написанное ярким языком, правильно с точки зрения грамматики, пунктуации и орфографии.
Письменные презентации организуются как самостоятельно, так и в качестве дополнения к устным. В увлекательной и краткой форме преподносится та новая информация, которая является основой презентации. Схемы, диаграммы, фотоиллюстрации выразительно дополняют текст. Такая подборка может быть размещена в прессе или издана отдельным буклетом. На устной презентации они может служить раздаточным материалом.
Перфоманс.
Перфоманс от англ. Performance – исполнение, представление. Это наиболее сложная, но особо запоминающаяся форма презентации. Это оригинальное «действо», своего рода спектакль. В отличие от белее традиционной презентации перфомансы отличаются интригующей режиссурой, аллегорическими приемами, поэтому используются редко и в определенной среде. Они более характерны для художественной и артистической среды.
Рассматривая все типы презентаций, нужно иметь в виду, что конечная цель подобных мероприятий – убеждение. Выдающиеся профессионалы имеют в распоряжении полный набор средств для достижения цели презентации. Будет легче достичь цели, если научиться отбирать и подчеркивать материал, использовать методы и наработки, наиболее подходящие для данной ситуации. Умение приспосабливаться отличает выдающегося презентатора от обычного. А презентатор не может приспособиться к различным ситуациям, не определив первоначально типы деловых презентаций.
1.4. Основы подготовки и проведения презентаций
Прежде всего необходимо определиться с целями проведения и типом презентации. Этап планирования начинается с осмысления творческого замысла. Важно найти режиссерский ход, который обеспечит успех презентации. Надо задуматься и над рядом других вопросов. Например, насколько часто проводились презентации по схожей теме в данной целевой аудитории, насколько ожидаема и нужна предоставляемая информация, какой общественный резонанс мы рассчитываем получить.
От ведущих презентацию зависит большая часть успеха. Ведущий может быть один, но лучше использовать «дуэт» ведущих – мужчину и женщину. Это должны быть хорошие коммуникаторы, владеющие содержанием материала, ведущие себя естественно и органично. Они могут пользоваться вспомогательным текстом, но не должно быть ощущения, что идет речь «по бумажке».
Кого приглашать на презентацию? Если речь идет о внешней ПР-презентации, то необходимо пригласить представителей СМИ. Ведь такое мероприятие является информационным поводом. Затем в зависимости от целей презентации формируется список приглашенных. Приглашать можно потенциальных потребителей, покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих, но учитывать при этом, что 80-90% из числа нежурналистов скорее всего проигнорируют информационно-содержательную часть. А вот на презентационную часть подтянутся приглашенные из числа VIP. Важно помнить, что презентация – не конференция, не форум. Оптимальный предел по количеству слушающих – 60 человек. Только тогда можно обеспечить эффект убеждения, столь важный для данной формы работы.
Место проведения презентации выбирается прежде всего из расчета комфортности для приглашенных. Желательно чтобы к помещению было удобно подъехать, важно наличие автостоянки. Конференц-зал не должен быть излишне просторным, чтобы не создавалось ощущения незначительности события (мало людей в большом зале). Но тесной комната общения не должна быть. В одном помещении или в разных проводить информационно-содержательную и презентационную части? Лучше в разных, так как в противном случае органично перейти от одной части к другой будет трудно, а само разделение может выглядеть искусственным. Необходимо хорошее освещение, кондиционеры. Рядом предполагается помещение для фуршета или иного вида угощения.
Правда, существует опасность того, что в СМИ появятся упреки по поводу разделения на «черных» и «белых». Но пик популярности игр в «общение с народом» прошел, и жертвовать ради них конфиденциальным и спокойным общением с «нужными людьми» вряд ли стоит.
Существуют разные схемы рассадки гостей презентации: «театральный» стиль, «классная комната», в виде буквы «Т» или буквы «U».
Сколько длится презентация? Этот вопрос связан со структурой презентации. Необходимо также учитывать психологические аспекты восприятия устных коммуникаций. Психологи проанализировали, как изменяется уровень внимания слушателей в зависимости от разных факторов. Так, например, важно подсказывать аудитории – что ее ждет впереди или когда закончится речь спикера. Это повышает ее внимание. Демонстрации на экране или в иной форме также возбуждают интерес. По времени презентация может длиться от 40 минут до 2-х часов. Все дело в сбалансированности происходящего, способности организаторов удержать внимание приглашенных и обеспечить передачу необходимой информации. Оптимальным вариантом вечерней презентации, переходящей в прием с угощением считается: 1 – 1,5 часа – содержательная часть, затем 1 – 1,5 часа – развлекательная. Дневные презентации обычно укладываются в более короткий период времени: по 40 минут каждая часть.
Структура презентации. Традиционный вариант презентации предполагает наличие двух основных частей: информационно-содержательной и развлекательной. Исключением являются презентации, построенные по принципу спектакля или перфоманса. Они требуют отдельной творческой разработки. Остановимся подробно на структуре информационно-содержательной части традиционной презентации. Она может быть построена по следующей схеме.
1. Открывающая часть, или вступление;
2. Раздел 1;
3. Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка);
4. Раздел 2;
5. Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка);
6. Раздел 3;
7. Демонстрация (или другая аудиовизуальная вставка);
8. Заключение.
Как видим, содержание материала разбивается на несколько разделов, дробится на несколько проблем. Каждая должна быть представлена максимально убедительно и понятно, преподнесение содержания не должно утомлять.
После информационно-содержательной части объявляется небольшой перерыв, а затем предлагается развлекательная часть. Это может быть небольшой концерт, сопровождающийся фуршетом. Угощение в виде ужина за столиками может быть перенесено на более позднее время. Важно то, что информационно-содержательная часть не должна совмещаться с фуршетом.
С большим вкусом следует подбирать концертную программу. Хорошо, если гости встретятся с исполнителями, которые их действительно порадуют или удивят.
Сформулируем несколько ключевых моментов, о которых всегда следует помнить, проводя презентацию.
1. Обычно люди запоминают не более 10% содержания, излагаемого на презентации. Максимально удается добиться 50% запоминания. Поэтому надо стараться использовать максимум выразительных средств для закрепления предлагаемой информации.
2. Общая атмосфера презентации – самое главное условие успеха. Особо тщательно нужно подобрать весь обслуживающий персонал, продумать мельчайшие детали сервиса. Самые талантливые усилия ведущих могут быть сведены на нет хамством или неправильным поведением второстепенных участников события.
3. Презентация – это прежде всего коммуникация. Заботиться об ее эффективности, многообразии – значит обеспечить успех.
4. Гости презентации – не просто слушатели, а активные участники общения. Они должны почувствовать себя партнерами организации. Необходимо создать перспективу взаимного сотрудничества вокруг презентуемых идей!
5. После презентации у каждого гостя должна остаться в руках некая памятная вещичка, сувенир, который долгое время будет вызывать приятные ассоциации, связанные с организацией, проводившей презентацию.
6. Завершением презентации не заканчивается работа ПР-специалиста. Важно собрать информацию о произведенном впечатлении (ненавязчивые опросы, анкеты, звонки в последующие дни), проанализировать появившиеся публикации или сюжеты по ТВ и радио.
7. Важно сделать выводы на будущее: какие недостатки учесть, как избежать организационных просчетов.
Глава 2. Методика проведения презентаций
2.1. Критерии оценки презентации в связях с общественностью
Лэни Арредонто выделяет пять критериев успешности. Не уделяя им должного внимания, есть риск того, что презентация получится заурядной, серой и неинтересной. Остановимся на них подробнее.
1. Увлекательность.
Презентация – это событие, которое должно увлекать. Это не урок, не нотация, и не лекция. Это нескучное и полезное одновременно общение. Приглашенные не должны скучать, они должны получать информацию с удовольствием. Существуют нехитрые приемы достижения увлекательности, одним из которых является диалог между ведущими (эффект спектакля). Кстати, интереснее если два человека ведущие и желательно обоих полов! Пожалуй, оно ближе к понятию «спектакль», так как есть сторона приглашающая, презентующая и берущая ответственность за то, что происходящее будет интересно приглашенным.
2. Содержательность.
Пришедшие на презентацию получают важную и значимую для них информацию, которая им полезна. Даже если развлекательные моменты окажутся не в их вкусе (что нежелательно), они не пожалеют о затраченном времени, так как будут удовлетворены содержанием. Поэтому материал должен быть представлен достаточно полно. Это самый главный пункт в отношении эффективности презентации, который достигается за счет четкой подготовки выступающих, полнотой раздаточных материалов, уровня посвящения ведущих в тематику, а также использования технических средств.
3. Визуализация (запоминаемость).
Это крайне важное условие успешности презентации Необходимо найти образное визуальное решение главной идеи презентации, маленький штришок, деталь, символизирующие общую тему – тогда оно останется в памяти, будет заставлять возвращаться к предмету презентационного события много дней спустя. Чаще всего используются визуальные выразительные средства и решения, совмещенные с юмором, аллегориями. Например, открытие нового производственного или торгового объекта символизирует огромный пупс (кукла), у которого есть «мама» (директор) и «папа» (учредитель). Рассказывая о презентуемом объекте, они передают пупса из рук в руки.
Может быть использовано мультимедийное изображение, которое имеет огромные ресурсы выразительности. Важно, чтобы хорошо поработали художники и режиссеры нашего «спектакля». Необходимо сделать соответствующее оформление зала, сцены. Все это имеет большое значение, ведь, как известно, человек лучше всего воспринимает информацию визуально – 55%, причем аудиально – 38%, а смысл усваивается только на 7%. Вместе с тем иногда используются игровые приемы, в сценарий презентации вводятся костюмированные персонажи – перфоманс - это остается надолго в памяти гостей.
4. Интерактивность (активизация).
Гости презентации могут быть безучастными зрителями. И все же успешная, грамотная презентация – это интерактивное общение ведущих с залом. Формы активизации используются самые разные: от письменного и устного анкетирования приглашенных до прямого вовлечения их в действие. Но особенно важным является – через убеждение побудить людей к действию, желательному для нас, организаторов презентации.
5. Сбалансированность.
Эффективная презентация не должна иметь «флюсов», то есть преобладания каких-то элементов над другими. Все должно стремиться к гармонии, то есть презентация, к примеру, не должна быть излишне информационной и сухой (в ущерб увлекательности) или слишком поверхностной, развлекательной (в ущерб содержательности). С одной стороны, презентация содержит объективную информацию, новость, с другой – ей может быть присущ индивидуальный стиль. Важно сбалансировать презентацию и по времени, отведенному для ведущих, для демонстрации и для угощения.
Тем не менее, секрет удачной презентации не только в том, чтобы грамотно е выстроить и отработать без запинок и технических сбоев. Гораздо важнее придумать изюминку, которая выделит презентацию из ряда ей подобных и сделает ее по-настоящему запоминающейся. «Нужно просто руководствоваться здравым смыслом, – рассказывает о технике проведения удачной презентации Илья Кузьменков, председатель Совета директоров коммуникационной группы «Кузьменков и партнеры». – Именно здравый смысл должен подсказать, например, что перегружать слушателя информацией – напрасный труд. И что речь должна быть четкой, логичной и грамотной».
Некоторыми шагами к успеху являются следующие рекомендации. Во-первых, желательно приходить на презентацию заранее, тогда можно пообщаться с гостями, установить контакты, которые потом помогут общаться с аудиторией. Во-вторых, оставлять гостям что-нибудь на память. Пусть у человека останется в руках некая памятная вещичка, сувенир, который долгое время будет вызывать приятные ассоциации, связанные с организацией. Можно раздать диски с материалами презентации – у гостей останутся доказательства слов выступающих, а это повышает доверие. А также уходя не с пустыми руками, люди воспринимают информацию уже как что-то свое. Только не стоит раздавать подарки вначале, они превратятся в некоторую обузу, которую некуда деть, а когда человек уходит – подарок окажется в самый раз. В-третьих, никогда не извиняться. Если человек извиняется, значит, он виноват, то есть заслуживает наказания. И слушатель его накажет – он просто перестанет слушать. Поэтому не стоит просить извинения из-за зависшего компьютера, из-за незнания ответа на вопрос и т.п. Корифеи презентаций не извиняются даже за опоздания. Они просто не опаздывают. И последнее – нужно использовать вещественные доказательства. Если спикер рассказывает о чем-то и может эту вещь принести в зал и показать – пусть обязательно приносит. Это повысит убедительность его слов.
Еще «фишкой» презентации считаются запланированные «сбои»! Что происходит со спикером, когда во время его выступления в зале гаснет свет или выключается ноутбук со слайдами? В 99 случаях из ста неопытный оратор впадет в состояние паники. На самом деле, сбои в ходе презентации могут и должны иногда случаться запланировано. Правда, этот прием используют только самые опытные выступающие.
«Если произошло что-то необычное, «презентатору» крупно повезло, – считает бизнес-тренер Ольга Осипова. – Люди любят присутствовать при развитии каких-либо форс-мажорных событий». Например, сделать так, чтобы посреди презентации погас свет или в зал неожиданно ввалился какой-нибудь дворник в валенках. Эти моменты нужно обыгрывать. Если докладчик проводит презентацию компьютерных программ, он может указать на дворника и сказать: «Посмотрите, вот образ некомпьютеризированной компании». Это действует порой гораздо эффективнее, чем сорок минут рассказа на тему: «хорошо было бы компьютеризировать нашу фирму».
В то же время, не менее эффективным является использование принципа «хука» (с англ. Hook – крючок). Практику «хуков» нужно использовать обязательно, это заинтересует клиента, у него загорятся глаза. Самый простой вариант – поступить как некоторые дипломники перед защитой. Сделать в своей речи намеренное упущение, пропустить важный логический блок (причем именно тот, который докладчик превосходно знает). Именно тот вопрос и зададут строгие зрители, и тут-то человек «блеснет». Это может быть и своевременная шутка или смешная история – зацепка, привлекающая и удерживающая внимание слушателей на презентации.
Наконец, весьма действенный прием – применение метафор. Об одной и той же информационной системе можно сказать: «Она позволяет связывать между собой различные регионы» или же «Это как кровеносная система, которая доставляет в сердце – центр вашей компании – необходимые порции крови (информацию) и заставляет его биться ровно. Представьте, что произойдет, если в одной или нескольких артериях сразу образуется тромб?». Понятно, что второй вариант гораздо предпочтительнее.
Джин Желязны, более сорока лет занимающий в McKinsey&Company должность, аналогов которой нет в мире – директора по визуальным коммуникациям, читающий лекции по проведению презентаций в бизнес-школах Harvard, Stanford и др. и известный в России по своим книгам «Говори на языке диаграмм» и «Бизнес-презентация» дает следующий совет выступающим на презентации: «Просите для проведения презентации больше времени, чем вам требуется, и заканчивайте ее раньше, чем обещали».
Но какие бы приемы ни использовались, главные правила остаются неизменными – чем солиднее подготовка к презентации, тем больше вероятность успеха; чем больше репетиций, тем спектакль под названием «презентация» пройдет успешнее; чем короче и проще визуальный материал, тем убедительнее покажутся слушателям идеи выступающего. Без этого не возможно добиться успеха.
2.2.
Рекомендации по совершенствованию процесса подготовки и проведения презентаций в связях с общественностью
В результате анализа презентаций «Семинар Инсайт», «От паутины проблем к паутине всемирной», «MARS incorporated» и СОАО «НСГ» были разработаны рекомендации по совершенствованию процесса подготовки и проведения презентаций. К ним относятся следующие.
1. Четко определить цели и задачи презентации. Во-первых, это позволит потом определить эффективность. Во-вторых, четкость и определенность позволит разработать стратегию презентации, задать ее ход.
2. Пользоваться услугами профессионалов и специалистов. Презентацию «Семинар Инсайт» нельзя считать полноценной, так как были нарушены базовые принципы проведения этого мероприятия.
3. Проверять заранее состояние оборудования, совершать необходимые настройки аппаратуры. Например, во время презентации «Семинар Инсайт» перестал писать маркер, а на презентации «MARS incorporated» светило солнце и изображение на экране было плохо видно.
4. Рассчитывать примерное число пришедших, чтобы не возникало проблем с помещением. Например, презентацию СОАО «НСГ» пришлось задержать, потому что не хватило мест, а помещение, выбранное для «Семинар Инсайт» было слишком большим, что производило впечатление незначительности события.
5. Следить за организационными моментами. Под этим понимается, чтобы было хорошее освещение, не было холодно или жарко, имелся гардероб.
6. На презентации нужны ведущие. Во-первых, они представляют спикеров, что придает им авторитетность. Во-вторых, несут развлекательный характер.
7. Организаторам необходимы бэйджи. Без комментариев.
8. Вводить в структуру презентации развлекательную часть и визуализацию.
9. Делать раздаточный материал, так как это облегчает восприятие информации и после презентации напоминает ее.
10. Поддерживать обратную связь после презентации, интересоваться мнением посетившего ее. Это во многом поможет оценить ее эффективность и выявить ошибки, допущенные в ходе ее проведения, и недостатки, которых можно будет избежать в следующей презентации.
Заключение
Презентация – важное для организации мероприятие, оно требует большой работы по подготовке и проведению. Необходимо продумывать каждую деталь и иметь запасные варианты. Организаторам важно искать нестандартные решения и подходы, которые сделают презентацию яркой и незабываемой.
Оценка эффективности презентаций включает в себя изучение условий ее успешности, состоящих из пяти критериев – увлекательность, содержательность, визуализация, интерактивность, сбалансированность.
Список литературы
1. Тульчинский Г.Л. PR фирмы: технология и эффективность. СПб., 2001. С.-126.
2. Кочеткова А.В. Теория и практика связей с общественностью. СПб., 2006. С.-76.
3. Татаринова Г.Н. Управление общественными отношениями. СПб., 2004. С.-206.
4. Хэйвуд Роджер Все о Public Relations: как добиться успеха в бизнесе, используя связи с общественностью. М.,1999. С.-212.
5. Чумиков А.Н. Связи с общественностью. М , 2001. С.-111.
6. Чумиков А.Н. Бочаров М.П. Связи с общественностью. Теория и практика. М., 2004. С.-287.
7. Лэни Арредонто Искусство деловой презентации. Челябинск, 1998. С.-454-455.
8. Презентация интересна изюминкой // Современная торговля.2005. №3. С.-58.
9. Стив Мэндел Навыки эффективной презентации. СПб., 2003. С.-8-9.
