Реферат по информатике

ученицы 9 класса “А”

школы №1287

Северного округа г. Москвы

Королевой Марии

Word 7.0:

Редактирование текста

Москва, 1998

Предисловие

Microsoft Word 7.0 является одной из последних разработок корпорации Microsoft. Он легок и удобен в эксплуатации. Седьмая версия, в отличие от шестой, имеет следующие преимущества: автоматическое исправление текста, мастер подсказок, автоматическое создание заголовков, автоматическое создание обрамления, автоматическое создание списков, новые шаблоны Word и другие.

Далее поэтапно описан процесс редактирования текста, включая процедуры, позволяющие решить наиболее часто встречающиеся задачи.

Ввод и корректировка текста

После запуска программы Word на экране отображается пустой документ, созданный на основе шаблона NORMAL.DOT. Этот документ содержит символ конца файла и символ конца абзаца, но последний виден лишь в случае, если включен режим отображения непечатаемых символов. Курсор находится слева от символа конца абзаца. Можно сразу же приступать к вводу текста. Вводимый текст рассматривается программой Word как новый документ, который пока (до задания имени пользователем при сохранении) обозначается как ДокументN (N= текущий номер).

Ввод текста

В программе Word предусмотрена функция автоматической верстки слов (автоматического переноса слов), поэтому нет необходимости по достижении курсором ввода текста границы окна нажимать какую-либо специальную кла­вишу: Word сам перейдет на новую строку (в пределах абзаца).

• Нажав [Enter], можно начать новый абзац. Клавиша [Tab] переводит курсор в следующую позицию табуляции. Функции других клавиш описаны ниже.

• С помощью функции автоматической корректировки (Автозамены) в Word выполняется автоматическое исправление часто встречающихся ошибок не­посредственно в процессе ввода текста. Список элементов Автозамены можно корректировать, добавляя в него свои “любимые” опечатки.

• Текст форматируется в процессе ввода или по завершении его.

• Режим выделения и обработки текста определяется несколькими опциями, которые доступны в диалоговом окне Сервис/Параметры на вкладке Правка.

Замена прописных букв строчными и наоборот

Все прописные буквы в тексте можно сразу заменить строчными, а строчные — прописными.

1. Выделите текст, в котором следует заменить строчные буквы прописными (и наоборот).

2. Нажимайте [Shift] + [F3] (оценивая результат преобразования) до тех пор, пока не будет получен нужный вариант написания. Сочетание клавиш [Shift] + [F3] последовательно преобразует:

• весь выделенный фрагмент в прописные буквы;

• весь выделенный фрагмент в строчные буквы;

• первую букву первого слова в предложении в прописную, а все остальные буквы — в строчные.

• Одно или несколько выделенных слов преобразуются в слова, записанные прописными буквами, посредством установки в окне Формат/Шрифт на вкладке Шрифт опции Все прописные.

Ввод символов, отсутствующих на клавиатуре

Символы, отсутствующие на клавиатуре (например, символы денежных еди­ниц, математические символы и др.), вводятся в Word-документ одним из трех способов: с помощью сочетания [Alt] + ANSI-код, с помощью специальных со­четаний клавиш или посредством команды Вставить/Символ.

1. Поместите текстовый курсор в ту позицию, где должен быть введен символ, отсутствующий на клавиатуре.

2. Выберите команду Вставить/Символ. Открывается диалоговое окно.

3. Активизируйте вкладку Символы. При первом обращении к команде Вста­вить/Символ эта вкладка активна по умолчанию.

4. Из поля списка Шрифт выберите шрифт, содержащий нужный набор симво­лов.

5. В наборе символов выделите нужный символ, выполняя на нем щелчок мы­шью. После щелчка активный символ отображается увеличенным, а соответ­ствующий ANSI-код символа выводится в строке состояния. Если для вставки этого символа предусмотрено специальное сочетание клавиш, оно выводится над таблицей символов справа.

6. С помощью кнопки Вставить или кнопки [Enter] выбранный символ встав­ляется в текст в позиции курсора.

7. При необходимости повторите шаги 4...6 для вставки в текст других симво­лов.

8. С помощью кнопки Закрыть или Отмена закройте диалоговое окно.

Примечания

• Специальные сиволы, которые используются программой Word для форма­тирования документа (мягкий перенос, неразрывный пробел и др.), вводятся путем нажатия специально предусмотренных сочетаний клавиш или посред­ством вкладки Специальные символы диалогового окна Вста­вить/Символ.

• Пользователь может сам назначить необходимым символам подходящие со­четания клавиш для ускорения процедуры вставки.

Ввод текущей даты/времени

В прграмме Word предусмотрена процедура, с помощью которой в документ вставляется текущая дата и/или текущее время. Одновременно можно выбрать, будет ли данная дата/время автоматически обновляться, или она не подлежит изменению.

Вставка колонки, страницы, раздела

Обычно Word выполняет автоматический разрыв строк, колонок и страниц в соответствии с заданным размером страницы. Позиции таких разрывов в тексте не фиксируются и автоматически согласуются с изменениями текста (вставка и удаление). Для вставки фиксированных (принудительных) разрывов можно вос­пользоваться следующими сочетаниями клавиш:

Внесение исправлений в текст (вставка/замена)

• Небольшие изменения вносятся в текст с помощью клавиш [Backspace] или [Del] либо вводом исправленного текста в режиме замены. В случае “крупномасштабных” изменений используются команды меню Правка: Вы­резать, Копировать и Вставить (для этих операций предусмотрены сочета­ния клавиш и кнопки в инструментальной панели Стандартная)

• Опечатки в процессе ввода текста исправляются с помощью клавиши [Backspace]. При этом удаляются символы, стоящие слева от курсора.

• [Ctrl] и [Backspace] позвляют удалить целое слово слева от курсора.

• Нажатие клавиши [Ins] или двойной щелчок на поле ЗАМ в строке состояния активизирует режим замены.

• Для вставки текста следует перевести курсор в нужную позицию, используя навигационные клавиши или мышь, и набрать вставляемый текст.

• Вид введенного текста документа на экране зависит от выбранного режима представления (отображения) документа.

Повторение последнего ввода

Ввод фрагмента может быть повторен или отменен так же, как вызов ко­манды.

1. Введите фрагмент текста.

2. Переведите курсор в ту позицию, где должна присутствовать копия введен­ного текста.

3. Команда Правка/Повторить ввод или клавиша [F4] вставляют копию по­следнего введенного фрагмента текста в текущей позиции курсора. Результат выполнения данной команды можно отменить с помощью [Alt] + [Backspace].

Отмена ввода или удаления

Выполнив действие, подлежащее отмене (например, введя ошибочный фраг­мент текста или удалив нужный фрагмент), нужно нажать [Alt] + [Backspace]. Последнее действие будет отменено. Или с помощь кнопки Отменить стан­дартной панели инструментов отменить последнее действие.

• В программе Word предусмотрена возможность отслеживания истории до 100 выполненных действий.

Перемещение курсора, выделение текста

Курсор ввода обозначает текущую позицию ввода текста.

С помощью щелчка мыши в некоторой позиции документа можно поместить курсор ввода в эту позицию. При работе с клавиатурой помимо навигационных клавиш для перемещения курсора в распоряжение пользователя предоставлены специальные сочетания клавиш:

• Для работы с таблицами предусмотрены специальные сочетания клавиш

Прокручивание изображения

Прокручивание текста в окне с помощью полос прокрутки позволяет пере­мещать окно документа над документом, оставляя неизменным положение кур­сора. Позицию курсора можно определить по выведенной в строке состояния информации (вторая тройка координат На ... Ст ... Кол ...)

Если полоса прокрутки не видна, ее можно вывести на экран, обратившись к команде Сервис/Параметры, раскрыв вкладку Вид и установив флажок Вер­тикальная/Горизонтальная полоса прокрутки

Выделение текста

Для выполнения большинства команд редактирования или внесения измене­ний в текст необходимо предварительно соответствующим образом выделить подлежащий обработке текстовый фрагмент.

Выделение текста проще всего выполняется с помощью мыши, однако и с помощью клавиатуры можно выделить фрагмент текста посимвольно, пословно, предложение за предложением, абзац за абзацем.

Копирование, перенос и удаление

Эффективность процедуры редактирования текста документа в Word можно повысить, если воспользоваться встроенными средствами копирования, удале­ния и вставки.

Буфер обмена

• Буфер обмена является постоянно доступной во время рабочего сеанса обла­стью памяти, к которой могут обращаться все программы, работающие в среде Windows. В буфер обмена переносятся, копируются, а затем извлека­ются из него для вставки в документ текстовые фрагменты, иллюстрации и другие элементы.

• Последняя вырезанная или скопированная порция текста хранится в буфере обмена.

• Содержимое буфера обмена можно вставить в текст документа в нескольких позициях произвольное число раз.

Вырезание/удаление текста

1. Выделите подлежащую вырезанию/удалению текстовую область.

2. Нажмите [Shift] + [Del] или выполните команду Правка/Вырезать, или щелкните на кнопке Удалить в буфер стандартной панели инструментов, что позволит удалить вырезанный текст в буфер обмена. Прежнее содержимое буфера будет заменено удаляемым текстом.

3. Нажатие клавиши [Del] позволяет удалить выделенный текст. В этом случае удаленный текст не переносится в буфер обмена, а поэтому вставить его в другой позиции уже нельзя.

4. Нажатие [Alt] + [Backspace] отменяет удаление и восстанавливает удаленный текст.

• Для выполнения процедуры специального удаления в Копилку в Word преду­смотрено сочетанме клавиш [Ctrl] + [F3]. Удаленный с его помощью фраг­мент текста сохраняется в элементе Автотекста с именем Копилка. Этот эле­мент может быть в любой момент вставлен в проивольной позиции с по­мо­щью [Shift] + [Ctrl] + [F3].

• Отдельные символы слева от курсора ввода удаляются с помощью [Backspace], а справа — с помощью [Del].

Копирование текста в буфер обмена

Выделенный фрагмент текста можно скопировать в буфер обмена, а затем вставить в другом месте того же или иного документа (в том числе другого при­ложения). Форматирование текста при копировании в рамках Word остается без изменений.

Вставка содежимого буфера обмена

1. Поместите курсор в ту позицию документа, куда должен быть вставлен текст.

2. Нажимая [Shift] + [Ins], выбирая команду Правка/Вставить или выполняя щелчок на кнопке Вставить из буфера стандартной панели инструментов, вставьте содержимое буфера обмена в текст.

Этот способ позволяет вставить содержимге буфера обмена несколько раз.

• Можно также перемещать текстовый фрагмент посредством буфера обмена. Для этого нужно сначала удалить текст в буфер, а затем, переместив курсор в нужную позицию, вставить содержимое буфера обмена в текст.

• Фрагменты текста могут быть перенесены и без использования буфера об­мена.

Перемещение текста с помощью мыши

Существуют несколько способов перемещения текста с помощью мыши.

Первый способ:

1. Выделите перемещаемый текст.

2. Указатель мыши переместите в ту позицию в тексте, в которой должен быть вставлен выделенный текст.

3. Нажмите кнопку [Ctrl] и, удерживая ее нажатой, щелкните правой кнопкой мыши. Выделенный текст будет вставлен в позиции указателя мыши, а в ис­ходной позиции — удален.

Второй способ:

1. Выделите перемещаемый текст.

2. Переместите указатель мыши в выделенный текст, нажмите и удерживайте нажатой левую кнопку мыши. Указатель мыши изменяет свой внешний вид.

3. Поместите указатель мыши в ту позицию, куда следует переместить выде­ленный текст, и лишь после этого отпустите кнопку мыши. Заштрихованный вертикальный курсор указателя мыши позволяет выполнить точное позицио­нирование.

• Этот способ перемещения текста можно запретить, сбросив в диалоговом окне Сервис/Параметры на вкладке Правка флажок Использовать пере­таскивание текста при правке.

Быстрое копирование текста

Фрагменты текста могут быть скопированы и без использования буфера об­мена.

1. Выделите копируемый текст.

2. Нажмите [Ctrl] + [F2]. В строке состояния выводится запрос: Куда копиро­вать ?

3. Переместите курсор в позицию, в которую должен быть скопирован выде­ленный текст. Курсор при этом изменяет цвет и тем самым показывает, что операция еще не окончена.

4. С помощью клавиши [Enter] завершите операцию копирования текста в но­вую позицию.

• Фрагменты текста можно скопировать с помощью мыши.

Примечания

• Для просмотра содержимого буфера можно воспользоваться программой Просмотр буфера обмена.

• При копировании и перемещении текста в рамках программы Word форматы сохраняются.

• Перемещение и копирование текста посредством перетаскивания мышью можно выполнять в рамках окна Word- документа между различными окнами документов в Word и приложениями, поддерживающими стандарт OLE 2.0.

• При быстром копировании и перемещении фрагмента текста с помощью [F2] или мыши этот фрагмент может вставляться только один раз. При выполне­нии этой операции содержимое буфера обмена не изменяется.

Перенос слов

Для улучшения внешнего вида документа в Word предусмотрена операция переноса слов, которая может выполняться автоматически (даже во время ввода текста) или вручную (принудительно).

При выполнении операции расстановки переносов в слово можно вставить так называемый мягкий перенос, котрый будет представлен на экране дефисом только в случае разрыва слова в данной позиции при переносе части слова на следующую строку.

Обзор: Знаки переноса и дефисы

В Word различаются три разновидности знаков переноса слов:

• Обычный перенос

• Необязательный или мягкий перенос

• Мягкий перенос рекомендуется использовать для разбиения слов на слоги.

• Неразрывный дефис

• Этот символ используется для предотвращения разрыва слова по символу дефиса в конце строки при переносе части слова в предыдущую строку.

• Если фрагмент текста, состоящий из нескольких слов, ни в коем случае не должен разрываться на составные части (например, Николай II), то вместо обычных пробелов в таком фрагменте следует ввести так называемые нераз­рывные пробелы, используя сочетания клавиш [Shift] + [Ctrl] + [пробел]. Не­разрывный пробел представлен на экране (только если задана индикация не­печатаемых символов) в виде кружка, стоящего выше основной позиции строки (символ градуса).

Расстановка переносов

1. Выделите фрагмент текста, в котором необходимо выполнить разбиение на слоги. Задайте язык документа с помощью команды Сервис/Язык. Правила расстановки переносов учитывают язык документа.

2. Выполните команду Сервис/Расстановка переносов.

3. В диалоговом окне Расстановка переносов активизируйте опцию Авто­матическая расстановка переносов. Если эта опция активизирована, пе­реносы будут автоматически расставляться уже при вводе с клавиатуры в данный документ.

4. Задайте подходящее значение опции Переносы в словах из ПРОПИС­НЫХ БУКВ. Если она активизирована, то даже слова, котрые целиком записаны прописными буквами, будут при необходимости разрываться по слогам при переходе на следующую строку.

5. Определите ширину зоны переноса. Меньшая ширина зоны уменьшает не­ровность правого края текста, но увеличивает число переносов.

6. В поле Макс. число последовательных переносов задайте подходящее значение. Введенное здесь число определяет, сколько строк подряд могут заканчиваться символом переноса (дефисом). Если входе автоматической расстановки переносов число следующих одна за другой подряд строк, за­вершающихся дефисом превысит заданную величину, то Word не разры­вает последнее слово следующей строки, а переносит его целиком.

7. Нажмите кнопку OK или клавишу [Enter], чтобы запустить процедуру рас­становки переносов. При отсутствии выделения расстановка выполняется во всем документе.

Расстановка переносов вручную

Для каждого подлежащего переносу слову пользователь может сам указать позицию разрыва (переноса), выполняя тем самым принудительную расстановку переносов в выделенной области или во всем документе.

Примечания

• Если для некоторых абзацев (фрагментов текста, таблиц и т.п.) необходимо запретить расстановку переносов, то для них следует в диалоговом окне Сер­вис/Язык выбрать элемент (без проверки) или с помощью команды Фор­мат/Абзац на вкладке Положение на странице установить опцию За­пре­тить автоматический перенос слов. Первый способ блокирует и про­верку орфографии.

• Во время принудительной расстановки переносов программа Word автомати­чески переключается в режим разметки страницы.

Сортировка

С помощью встроенного механизма сортировки элементы текста можно рас­сортировать поабзацно или построчно (в таблицах) в возрастающей или убы­вающей последовательности.

Обзор: Сортировка

• Для каждой процедуры сортировки можно задать до трех ключей. Сначала выполняется сортировка по первому ключу, затем — по второму и наконец по третьему.

• В качестве порядка сортировки выбирается либо По возрастанию (А...Я; 0...9; более ранняя дата... более поздняя дата) либо По убыванию (Я...А; 9...0; более поздняя дата... более ранняя дата).

Закладки

Закладки отмечают в тексте определенные позиции (пустые закладки) и обо­значают именами текстовые фрагменты. К закладке можно перейти с помощью команды Правка/Перейти. На закладку можно сослаться при составлении раз­личных указателей.

Обзор: Закладки

• Если при определении закладки выделен фрагмент документа (текст, иллю­страция), то данный фрагмент помечается закладкой; если ничего не выде­лено, то создается пустая закладка, которая может служить точкой перехода.

• Имя закладки может иметь длину до 40 символов и состоять из любых букв, цифр и символов подчеркивания. Никакие другие символы в именах закладок не допускаются. Первым символом обязательно должна быть буква.

• Закладки сохраняются вместе с документом и удаляются только по приказу пользователя.

Создание закладки

1. Выделите текст, который должен быть помечен закладкой. Или:

Поместите курсор в позицию, в которой следует разместить пустую закладку.

2. Команда Правка/Закладка или [Shift] + [Ctrl] + [F5] открывает диалоговое окно Закладка, в котором перечислены уже существующие закладки.

3. Введите имя создаваемой закладки в поле Имя закладки. Имя обязательно должно начинаться с буквы, и длина его не должна превышать 40 символов.

4. Нажмите кнопку Добавить или клавишу [Enter], чтобы вставить закладку. Всего в документ можно вставить не более 450 закладок.

• Для удаления закладки из документа выделите ее имя в поле списка диалого­вого окна Закладка и нажмите командную кнопку Удалить.

Примечания

• Закладку можно переместить в другую позицию, пометив другой фрагмент документа или другую позицию новой закладкой с тем же именем, что и у перемещаемой.

• Если будет удалено начало текстового фрагмента, помеченного закладкой, то закладка останется прикрепленной к остатку фрагмента.

• При копировании текстового фрагмента с закладкой Word не копирует за­кладку. При перемещении текста с помощью Правка/Вырезать и Правка/Вставить через буфер обмена или посредством других доступных способов Word перемещает и закладки.

Автотекст

Часто повторяющиеся фрагменты текста или иллюстрации можно однажды сохранить с помощью Автотекста и затем при необходимости быстро вставлять в документ.

Обзор: Автотекст

• Автотекст представляет собой библиотеку часто используемых фрагментов. Элемент Автотекста может включать в себя текст, графические объекты или поля. Для вызова элемента Автотекста следует задать его имя (или несколько первых букв, отличающих это имя от других).

• Каждый элемент Автотекста имеет уникальное имя длиной до 32 символов, посредством которого он вызывается и вставляется в текущий текст. Имя элемента Автотекста может содержать любые символы, даже пробелы.

• Word сохраняет в элементах Автотекста текстовую информацию вместе со всеми форматированиями символов, абзацев и разделов.

Примечания

• Если были созданы новые или изменены старые элементы Автотекста, то по окончании сеанса работы программы Word на экран будет выведен запрос о сохранении изменений в шаблоне документа. Если на этот запрос вы дадите отрицательный ответ, изменения аннулируются.

• Посредством сочетания клавиш [Ctrl] + [F3] выделенный текстовый фрагмент добавляется к элементу Автотекста с именем Копилка (не заменяет его!). С помощью сочетания клавиш [Shift] + [Ctrl] + [F3] этот элемент вставляется в текст в позиции курсора (и при этом сам элемент удаляется). Если вставить его с помощью команды Правка/Автотекст, то он остается в списке элемен­тов Автотекста.

Быстрая вставка элемента Автотекста

Данная процедура применяется в тех случаях, когда имя элемента Автотекста известно и элемент Автотекста должен быть вставлен в документ с сохранен­ным форматированием.

1. Поместите курсор в нужную текстовую позицию.

2. Введите с клавиатуры имя элемента Автотекста. Перед и после имени реко­мендуется ставить пробел или специальный символ, чтобы программа Word могла правильно распознать данное имя.

3. Щелкните в инструментальной панели кнопку Автотекст. Или: нажав [F3], вставьте элемент Автотекста. Вставляемый элемент заменяет в тексте вве­денное ранее имя.

• При вводе имени элемента Автотекста достаточно ввести несколько началь­ных символов, чтобы программа Word смогла понять, о каком элементе идет речь. Например, если существует только один элемент Автотекста, имя кото­рого начинается с буквы Е, то данный элемент может быть вставлен в доку­мент путем ввода буквы Е и последующего нажатия [F3].

• Нужный элемент Автотекста можно выбрать из списка всех существующих элементов Автотекста.

Примечание

• Если при создании документа не использован шаблон, который содержит не­обходимый элемент Автотекста, следует скопировать данный элемент (или несколько элементов) с помощью команды Формат/Стиль/Организатор в те­кущий шаблон документа или посредством команды Файл/Шаблоны — объя­вить шаблон документа с требуемым элементом Автотекста общим (изменение элемента Автотекста в этом случае невозможно!)

Орфография и тезаурус

С помощью аппарата проверки правописания Word находит и устраняет опе­чатки в тексте документов. Существуют три способа исправления орфографиче­ских ошибок и опечаток:

• посредством Автозамены во время ввода текста с клавиатуры;

• с помощью автоматической прверки орфографии во время ввода текста с клавиатуры;

• применением команды Сервис/Орфография к готовому тексту.

Тезаурус (словарь синонимов) оказывает помощь при составлении текстов.

Для переноса слов, проверки орфографии, выбора синонимов используются соответствующие словари. Язык фрагмента текста определяет словари, которые будут использоваться при проверке этого фрагмента.

Орфография

Принцип действия:

• Word проверяет слово, выделенный текстовой фрагмент или весь текст с по­мощью словарей, входящих в состав программы или покупаемых отдельно.

• Все отсутствующие в словаре слова помечаются в тексте (подчеркиваются красной волнисто чертой). Их можно проверить и исправить вручную, вклю­чить в словарь, а можно проигнорировать отметку.

• Процедура проверки правописания зависит от наличия выделения:

• Если выделено слово или часть текста, проверке подвергается выделенный фрагмент. Если в результате этой проверки ошибки не обнаружены, по­ступит запрос о том, следует ли проверить оставшуюся часть документа. Если ошибки обнаружены, то их можно исправить. Затем можно продол­жить проверку (для оставшейся части документа).

• Если ничего не выделено, автоматически выполняется прверка от позиции курсора до конца документа, а затем от нечала до позиции курсора.

Тезаурус

Работа с тезаурусом

Word располагает возможностью показа на экране синонимов выбранных слов во время обработки текста.

1. Выделите слово, для которого нужно найти синоним, или поместите курсор перед данным словом, внутрь него или непосредствено после него. Можно выделить одновременно до шести слов, которые в данном случае рассматри­ваются как связная формулировка.

2. Выполните команду Сервис/Тезаурус или нажмите [Shift] + [F7]. В диалого­вом окне будут выведены — если они есть в словаре — синонимы для разных значений выделенного слова.

3. В поле списка Значения выберите значение, для которого необходимо пока­зать список синонимов.

• В результате выбора слова в списке Значения и щелчка на кнопке Поиск (или двойного щелчка на одном из элементов списка) на экране будут ото­бражены синонимы выделенного в тексте слова в выбранном значении.

4. Выберите подходящий синоним и с помощью кнопки Заменить замените слово в тексте выбранным синонимом. Посредством кнопки Отмена или кла­виши [Esc] в любой момент можно окончить работу с тезаурусом и вернуться к тексту.

Сноски и примечания

Программа Word позволяет создавать и обрабатывать обычные и концевые сноски. Обычные сноски располагаются в конце каждой страницы, концевые — в конце документа (или раздела).

Используя команду Вставка/Примечания, в текст можно вставить коммен­тарии, которые автоматически форматируются как скрытые.