Содержание

Введение

История развития технического отдела

Предварительное исследование

Проведение выставки без системы регистрации

Анализ системы

Проектирование системы

Разработка системы

Применение системы

Обслуживание системы

Предложения

Заключение и рекомендации

Библиография

Введение

В настоящей работе поставлена задача использования методики SDLC (управление жизненным циклом разработки программного обеспечения) при внедрении реальной ИТ системы.[1]

Основной сферой деятельности отдела «СЕРВИС - БЮРО» - является организация и размещение участников выставок, контроль за выездом экспонентов и демонтажем экспозиции.

Стиль работы отдела– это высокое качество и постоянное внедрение дополнительных сервисов.

Крупнейшим последним проектом отделом стало внедрение системы автоматической регистрации участников выставок, проект внедрения которой описан в настоящей работе.

История развития технического отдела

Первоначально, вся работа «СЕРВИС - БЮРО» проводилась в ручную (регистрация участников, регистрация посетителей). Для специализированных выставок, имеющих конкретную целевую аудиторию, регистрации действительно необходима. Суть ее состоит в том, что каждый посетитель заполняет анкету, в которой указывает контактные данные и цели посещения. Благодаря этому можно проследить географию выставки и специалистов какой области заинтересовала выставка. Определение количества посетителей и обработка заполненных анкет занимали очень много времени.

Со временем, при увеличении объемов работ, техническому отделу пришлось решать задачи организации и хранения данных о клиентах, создание баз данных и интерфейсов к ним, поддержка доменной сети. Технический отдел представляет собой высококвалифицированную команду, способную к внедрению проектов высокой сложности и участвующей в производственной деятельности компании.

Одним из таких проектов, когда деятельность технического отдела приносит непосредственную прибыль компании, стал проект внедрения системы автоматической регистрации, о которой речь пойдет ниже.(2)

Информационные технологии могут использоваться на различном уровне перестройки организации – от внесения незначительных изменений до глобальной перестройки всей структуры.

Анализ и проектирование системы. Предварительное исследование

Новые информационные системы служат мощным инструментом для перестройки структуры организации, расширения сферы ее деятельности, установления новых связей, создания новых продуктов и услуг.

Статистические данные, полученные с помощью электронной регистрации, позволят объективно обобщить информацию о состоянии рынка, его потребностях, специалистах и скорректировать рекламную кампанию выставки, что поможет выбрать верную стратегию при планировании и проведении последующих проектов. Кроме того, анализ анкет, заполненных во время регистрации, создает хорошую базу для различных маркетинговых исследований. Регистрация посетителей проводится на многих московских и зарубежных выставках, в регионах же пока ею пользуются лишь самые передовые выставочные объединения. Электронная регистрация позволит вывести выставку на более высокий уровень, будет способствовать увеличению притока посетителей-специалистов и в целом сделает выставку более профессиональной, интересной и современной.

Регистрация выставкам нужна, но объективно - не всем. Если вы проводите профессиональную выставку, если вы хотите развивать свой бизнес и хотите, чтобы следующее мероприятие было еще успешнее, чем нынешнее - без регистрации посетителей вам не обойтись. Если вы озабочены краткосрочным заработком или вас совершенно не интересует количество и качество пришедших на выставку людей - тогда смысла тратить деньги действительно нет.

Регистрация посетителей выставок и ярмарок нужна и выгодна, потому что позволит:

1. Получить полную базу данных посетителей в электронном виде, готовом для рассылки.

Статистика, полученная в результате опросов сотен тысяч людей на самых разных выставках говорит, что от 25 до 50% посетителей приходят на выставку потому, что они получили приглашение. Отсюда, вывод: Пригласительный билет - самый эффективный способ собрать специалистов. Поэтому, если Вы соберете базу, скажем, из 10.000 адресов посетителей текущего мероприятия, вы получите уникальную базу данных. В последующем вы сможете ею воспользоваться для привлечения специалистов, разослав по ней приглашения на следующую выставку.(3)

2. Понять реальные цифры посещаемости мероприятия.

Это очень важно. Многие организаторы не знают, сколько людей посетило их выставку. Знание реальных цифр позволило бы им более правильно ее решить вопросы питания, парковки, доставки посетителей, более взвешенного подойти к вопросам отведения площадей под проходы и т.д.

Не знание же реальных цифр может сослужить плохую службу, ввести в заблуждение некоторых партнеров (особенно, зарубежных, для которых реальные 7.000 и заявленные 30.000 - две большие разницы), результатом чего может быть потеря важного клиента и подмоченная репутация.

3. Упростить общение всех пришедших на мероприятие.

Электронная регистрация позволит в реальном масштабе времени напечатать всем посетителям красивый бедж с фамилией и названием компании. Если охрана будет проинструктирована так, что пропуск людей в павильоны будет осуществляться только по ним, то беджи будут носить все. Следовательно, обращение к любому человеку на вашем мероприятии станет легким и приятным.

4. Учесть посетителей, посетивших семинары.

На беджах посетителей можно напечатать штрих - код, при этом, каждый посетитель будет иметь свой уникальный номер. В этом случае, на входе в зал семинаров коды можно легко сканировать. ( Более дорогое решение - проходить по картам через турникет). Тогда организаторы будут точно знать всех посетивших то или иное мероприятие, проходящее в рамках выставки. Более того, можно регламентировать допуск тех или иных лиц на то или иное время.

5. Ведение рассылок по полученной базе для рекламодателей.

После регистрации у вас будет БД всех, посетивших ваше мероприятие.

Всем заинтересованным вы сможете предложить новую услугу - рассылку информации по полученной БД. Поскольку при регистрации предполагается заполнение анкеты, для рекламодателей вы сможете предложить суперцелевую аудиторию, например: рассылку по БД генеральных директоров предприятий из Западно - Сибирского региона, интересующихся приобретением пластиковой тары. Некоторое уточнение: сама БД может остается у вас и Вы будете являться единственным ее владельцем. Рекламодателям вы можете предложить только рассылку.

6. Введение безналичного обслуживания для участников выставки.

Все получившие бедж, при желании смогут положить на него некоторую сумму, после чего расплачиваться, снимая деньги[4] со своего счета. Как вариант, вместо денег могут быть обеды. Кстати, опыт говорит о том, что довольно часто не все предоплаченные обеды запрашиваются, поэтому и здесь может возникнуть дополнительный источник дохода.

7. Введение различных игр для посетителей.

Поскольку все посетители имеют уникальный номер, среди них можно разыгрывать призы от тех или иных участников - спонсоров (или от организаторов). Зная это, народ веселее регистрируется, кроме того, появляются "реперные точки", связанные с проведением Вашего мероприятия.

8. Введение проходов через турникеты или калитки

Беджи могут быть со штрих - кодом, с магнитной полосой, с чипом и т.д. Соответственно, используя турникет или калитки, можно регламентировать доступ на ту или иную территорию (или в зал). Количество территорий, временные зоны и т.д. - все это может быть любым, по желанию организаторов.

9. Предложение локальной регистрации компаниям - участникам

Вы сможете предложить своим участникам новую платную услугу - локальную регистрацию посетителей на своем стенде. Выглядит это так: Компания - участник получает у вас автономный сканер для считывания штрих - кода. Коды всех подошедших к стенду людей сканируются с беджа сотрудниками компании. После окончания мероприятия вы отдаете компании базу данных посетителей, побывавших на их стенде (в формате MS Excel). В БД кроме адресных данных будут находиться все ответы на заданные в анкете вопросы.

10. Возможность совмещения беджей с билетами

Беджи можно выдавать в кассе. Тогда они же будут являться и билетами. Штрих - код и турникеты сделают бессмысленными их подделку. При данном варианте становится более чем реальна экономия, связанная с изготовлением степеней защиты на входных билетах.

11. Маркетинговые исследования.

Регистрацию посетителей целесообразно совместить с анкетированием. Тогда вы будете знать ответы ваших посетителей на многие, интересующие вас вопросы. Ваша стратегия развития станет более осмысленной, а реакция на слабые сигналы - более адекватной.

12. Беджи хранятся после окончания выставки, а значит, рекламируют ее .

Большая часть посетителей после окончания выставки хранят Беджи. На очень красивой пластиковой карточке находится фамилия, имя и отчество, название компании, должность и т.д. Такая карта, прикрепленная в районе рабочего места, говорит о профессиональном уровне ее владельца, ведь выставки посещают далеко не все, а лишь те, кто думает о своем росте, стремиться к самому новому и передовому. А ведь на карте, кроме "реквизитов" ее владельца находится также название и логотип выставки! Следовательно, информация о выставке будет находиться перед глазами ее владельца и его гостей еще долгое время после окончания ее работы...

13. Повышение престижа мероприятия

Престиж вашего мероприятия вырастет однозначно. Электронная регистрация проводится на многих зарубежных выставках, в России это пока не приобрело массового спроса, ею пользуются лишь самые передовые выставочные объединения, которые сразу получают неоспоримые конкурентные преимущества. Лучшее доказательство тому - мнения подавляющего большинства участников выставок, на которых проводили регистрацию.

14. Возможность поэтапного ввода системы

Можно постепенно наращивать систему регистрации, начиная с простых вариантов и постепенно продвигаясь к сложным. Кроме того, можно брать в аренду любые компоненты системы или использовать собственные (например, компьютеры или операторов).

15. Возможность не только окупить систему, но и получить дополнительную прибыль.

Перед глазами множество примеров, когда организаторам удалось не только окупить введение системы регистрации, но и получить дополнительную прибыль. Рекламные и маркетинговые возможности, о которых мы вскользь упомянули выше, грамотная и профессиональная работа с компаниями - участниками выставки, потенциальными спонсорами и рекламодателями - вот составляющая успеха.

Проведение выставки без системы регистрации

Для организации, которая желает представить свою продукцию на выставке (основной клиент в выставочном бизнесе) участие в выставке подразумевает под собой прохождение нескольких последующих этапов. Ниже приведен анализ бизнес-процесса участия в выставке одного клиента.

1. Подготовка стенда

Одним из важнейших документов является анкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации, руководство компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядок их следования.

Составление плана выставочного стенда

Существует несколько базовых конструкций стендов (боксов) предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда – цена и размер экспозиции.

Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия.

Оформление стенда – надписи и плакаты, расположенные рядом с экспонатами должны взаимно дополнять друг друга. Оформить стенд помогут плакаты, диаграммы, фотографии. Их количество, однако, не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями. На выставочном стенде должны преобладать экспонаты по возможности, в действующем виде.

2. Заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги

За определенный фиксированный срок, не позднее чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКЕ. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номер расч. счета, etc) Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг.

Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает необходимым и указывает количество.

аренда и монтаж выставочного оборудования

предоставление дополнительных услуг или оборудования: вешалок, шкафов, мойки, паласа, телефона, столов, стульев

надпись на фризе

публикация сведений в каталоге

другие услуги

Кроме вышеуказанных вспомогательных документов существует особое приглашение. Оно рассылается напрямую (на фирмы/лично by direct mail) и является универсальным методом привлечения возможных клиентов.

3. Завоз и вывоз оборудования

Одной из важных компонентов подготовки к выставке является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Нужно ЗАРАНЕЕ указать ЧТО, КОГДА и КУДА ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов, оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметов

Необходимо уточнить заранее, в течении какого срока ДО и ПОСЛЕ выставки можно ввозить/вывозить груз. Это позволит избежать недоразумений и гарантирует четкий график действий.

4. Организация переговоров или заключения договоров, продажи продукции

На стенде организуются элементы других маркетинговых коммуникаций, таких, как личная продажа (предлагаемый продукт можно продавать на стенде со скидкой. Можно предложить бесплатную установку на предприятии заказчика).

Также на стенде можно проводить лотереи, бесплатные раздачи демо-версий продукта (стимулирование сбыта), ручек с логотипом фирмы, листовок с расценками, контактными телефонами и перечнем предоставляемых услуг. (см. пункт 6 )

5. Организация учета посетителей, интересующихся продукцией

Во время выставки крайне целесообразно фиксировать ВСЕ возможные контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть большой по объему. В нее должны быть включены следующие пункты: ОРГАНИЗАЦИЯ - откуда он, АДРЕС - где он, ТЕЛЕФОН/ФАКС - как с ним связаться, ИМЯ/ФАМИЛИЯ - как его зовут, СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ - чем он занимается (почему здесь), ДОП. ИНФОРМАЦИЯ - кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.

6. Планирование работы после окончания выставки

Регистрация посетителей, покупателей, интересующихся продукцией

По отдельно взятой выставке составляется финальный обзор SUM-UP, в котором подробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей на стенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет. В аналитическом документе SUM-UP данные обычно представляются в виде таблицы.

7. Подведение итогов выставки (затрат, дохода)

Коммерческие успехи можно проанализировать, подсчитав количество заключенных на продажу или поставку договоров, а если такие цели на данной выставке не ставились, то по количеству посетителей, и их категориям.

Если все же конечная цель – продажа продукции, то косвенным показателем может служить количество розданных прайс-листов, информационных материалов. Однако следует помнить, что срок действия этой рекламы может растянуться на несколько месяцев.

Итак, приведем таблицу, отметив критические точки бизнес-процесса и проанализируем его узкие места.

Этап	Наименование	Проблемы и узкие места
1	Подготовка
1.1	Оформление анкеты участника	Посетители не любят повторять свои персональные данные в течении всей выставки несколько раз. Как показывает статистика – только 10% посетителей соглашаются заполнять анкеты, однако на вопросы согласны ответить более 50% посетителей, если вопросы касаются той или иной продукции.
1.2	План стенда
2	Договор с оргкомитетом
2.1	Выбор дополнительных услуг	В списке дополнительных услуг нет предоставления подробного списка участников выставки, нет возможности регистрации посетителей стенда.
3	Завоз и вывоз оборудования
4	Маркетинговые коммуникации в ходе выставки	Лотереи сложно устраивать системы регистрации – ведь лотерею можно устроить только среди тех посетителей, которые уже подошли к стенду. Разыгрывание лотереи среди всех пришедших – могло бы привлечь дополнительный поток посетителей.
5	Учет посетителей	Как было показано выше – учет посетителей сложно вести, если не существует единой системы регистрации. Это видет к заполнению письменных анкет, вместо возможной просто устной беседы
6	Анализ результатов выставки	Результаты выставки сложно оценивать, когда нет полной базы данных – нет оценки максимальной эффективности.
7	Подведение итогов	Итоги сложно подводить на основании малого количества информации.

Основным преимуществом участия в выставках является привлечение новых клиентов. Посмотрим, как это происходит в текущем бизнес-процессе.

Приведем сравнительную таблицу, которая покажет, как изменяется бизнес-процесс при внедрении системы регистрации на данной выставке.

Этап	Наименование	Решение
1	Подготовка
1.1	Оформление анкеты участника	При покупке дополнительной услуги в виде штрих кода – информация о посетителе будет автоматически получена и выведена на терминал. Ответы на вопросы так же может внести оператор. Для посетителя эта процедура намного упрощается

1.2	План стенда
2	Договор с оргкомитетом
2.1	Выбор дополнительных услуг	Можно заказать считыватель щтрих-кодов для регистрации посетителей стенда, рассылку посетителям выставки, полный анализ контингента посетителей выставки
3	Завоз и вывоз оборудования
4	Маркетинговые коммуникации в ходе выставки	Можно устраивать лотереи по всем посетителям выставки, чем привлечь их к стенду.
5	Учет посетителей	Простой учет посетителей можно вести просто поднося их беджи к сканеру.
6	Анализ результатов выставки	В едином электронном формате очень легко свести все данные в массив, пригодный для анализа.
7	Подведение итогов	Как итог фирмы имеет полную картину результатов своего участия в выставке

Приведем схему, которая работает при внедрении системы электронной регистрации.

Итак, покажем процент сбора информации о посетителях при посещении выставки и стенда.

Как показывает диаграмма, при отсутствии единой системы сбора информации, процент не превышает 30. Однако при использовании системы электронной регистрации информация о посетителях является полной, а также все посетители отдельных стендов также могут ответить на вопросы, не заполняя анкету, так как их легко учитывать.

Итак, в результате предварительного исследования показано, что внедрение системы электронной регистрации крайне положительно влияет на экономическую эффективность выставок.

Анализ системы

Большинство систем регистрации, внедряемых в различных организациях, мероприятиях, выставках – разрабатываются и внедряются системными интеграторами на основе имеющихся у них решениях. Обычно системы регистрации – это не отдельный готовый продукт, а сочетание из других продуктов – таких как турникеты, системы поготовки и печати беджей и пластиковых карт, системы считывания информации с беджей и пластиковых карт, системы анализа собранной информации. Эти продукты системые интеграторы поставляют как отдельно, так и в различных сочетаниях.

Таким образом, большинство систем регистрации – это технологический проект внедрения, а не готовый продукт. Поставщиком является системный интегратор – который собирает систему регистрации под конкретного заказчика.

Преимуществом подобного подхода является индивидуальный подход к клиенту и аутсорсинг проблем технического обслуживания и внедрения.

Однако, в рассматриваемом случае организация сама хочет быть поставщиком услуг систем регистрации для различных выставок и выставочных комплексов. То есть основным требованием к приобретаемому продукту будет его самостоятельность – то есть возможность приобретения продукта, а не его отдельного внедрения. Продукта, который можно адаптировать и внедрить в любом другом месте своими силами. То есть компании необходимо приобрести систему регистрации со всей документацией, техническими описаниями, средствами программирования и настройки и так далее и тому подобное.

В ходе анализа и предварительного исследования, была выбрана система регистрации РуссКом-Форум 2.0.

РуссКом-Форум 2.0 системы регистрации и аккредитации с успехом применялась на таких выставках как: Этикетка, Digiprintmedia, Спутниковое и кабельное телевидение, Магазиностроение, Еврохолод, Snack Expo, Технологии питания, ВитринаЭкспо, Росупак, LIC, Насосы, Cabexpo, Полиграфинтер, Интеркомплект (Площадка: КВЦ Сокольники, организаторы: КВЦ Сокольники), Фотофорум, Кабельное и Спутниковое телевидение (Площадка: КВЦ Сокольники, Организаторы: Мидекспо), Hi-Fi Show (площадка: отель Катерина - Ирис, Москва, организаторы: Мидекспо), AdExpo (Площадка: Гостинный двор, организаторы: Гостиный двор), Нацрыбресурс (площадка ВВЦ, организаторы: Министерство рыбной промышленности России), Heimetxtile Russia (площадка: ВВЦ, организаторы: Messe Frankfurt и Ростекстиль), Международный салон гражданской авиации (площадка: Международный аэропорт Домодедово, организаторы: Аэропорт-экспо), Moscow Electronics Show, Hi Tech House (Площадка: Выставочный Центр "ТРИУМФ", организаторы: Мидекспо), Консумэкспо, Интерсигналдортранс, Коттедж, Электро, Мир стекла, Мир детства, Экспогород, Леспромбизнес, Реклама, Агропроммаш, Инфоком, Наука, Банк и офис, Мебель, Здравоохранение, Склад, Спецавтотранспорт, Продэкспо, Оптика, Канцэкспо, Металообработка, Лесдревмаш, Стройиндустрия (площадка: Экспоцентр, организаторы: Экспоцентр), Интерлакокраска, РТИ, Пластмасса, Игрушки (площадки: СК Олимпийский, Гостиный двор, организаторы: Максима), Форумы "Молочная и Мясная индустрия", Автокомпоненты (площадка: Гостиный двор, организатор: Глобал Экспо), Камень, Подземный город (площадка: Манеж, организатор: Глобал Экспо), Промышленная ярмарка (площадка: МВЦ Крокус Экспо, организатор: Глобал Экспо), Окна и Фасады, Морепродукты, Транспорт и Логистика, Вина и Напитки, Полы и напольные покрытия, CDMS конгресс, Wireless, Тетра конгресс (площадка: Лужники, Рэдисон Славянская, организатор: Центральные Европейские выставки), Мода Италии (площадка: Совинцентр, организатор: Посольство Италии), конференция World Climat, съезд Российский нотариусов (площадка: Храм Христа Спасителя, организаторы: Эпик-Тревел), Formula Action (площадка: ЦМТ, организаторы: Старая Крепость), Expobeauty (площадка: Экспоцентр, организатор: Майер Джей К.), Интертул, Экспосварка, Мера (площадка: Экспоцентр, организатор: MSI/Евроэкспо), Экватек (площадка: Гостиный двор, организатор: Сибико), Упаковка/Упак Италия, Интерпластика, SHK, Металлургия-Литмаш, СРМ (площадка: Экспоцентр, организатор: Messe D?sseldorf Moscow), HeimTextil Russia, Ambiente Russia. Christmas World Russia, Passage Asia (организатор: Мессе Франкфурт, площадка Крокус Экспо", Оборудование для отелей и ресторанов (организатор: РусЭкспоГруп, площадка: ЛФК ЦСКА), Индустрия напитков, Табак Экспо (площадка: ВК Крокус Экспо, организатор: Асти Групп), ФранцТех (площадка: Экспоцентр, организаторы: Посольство Франции), Общее собрание членов МСВЯ (площадка: ЦМТ, организаторы: МСВЯ), 1-я Всероссийская конференция "Роль ВЯД с развитии экономики России" (организатор: МСВЯ, площадка: Экспоцентр). РуссКом-Форум 2.0 система регистрации установлена в ВК "Крокус Экспо".

Технические возможности системы РуссКом-Форум 2.0.

Система позволяет:

Провести аккредитацию (регистрацию) посетителей мероприятия на входе в реальном масштабе времени с выдачей им закодированной персональной карты - бейджа (при этом, база данных посетителей накапливается по ходу регистрации, на карте печатается ФИО, уникальный штрих - код посетителя, его фото и т.д.).

Организовать персонифицированный временной и пространственный доступ гостей и участников в любые помещения с последующим получением необходимых отчетов.

Персонифицировать список вопросов, на которые организаторы захотят получить ответы от посетителей.

Получить точные данные о посетителях: географию, статус, интересы и т.д. в режиме, близком к реальному времени

Организовать субрегистрацию посетителей в любом месте с использование сканеров штрих - кодов (например, на любом стенде, на входе в отдельный зал и т.д.)

Организовать безденежное торговое обслуживание посетителей по пластиковым картам (питание, услуги, товары).

Объединить всех получивших карты в единую дисконтную систему

Организовать регистрацию посетителей до начала работы мероприятия на его Интернет - сайте (или синхронизация с существующей системой).

Провести именное голосование посетителей по тем или иным вопросам

Получить различные статистические отчеты

Возможности предлагаемого программного обеспечения

1. Ввод информации о посетителях с любого количества компьютеров, соединенных в сеть.

При этом по каждой введенной записи фиксируются следующие параметры: Дата и время ввода, ФИО оператора, номер компьютера.

2. Поиск и исправление введенной информации.

Поиск может быть реализован по различным значимым полям. При исправлении ПО фиксирует ФИО оператора, который его произвел.

3. Печать беджей.

ПО делает возможным большое количество вариантов распределения печати на любое количество принтеров. Например, операторы номер один и два могут печатать на принтере номер один, оператор номер три может печатать на принтере номер два, а операторы четыре и пять могут печатать на принтерах три и четыре, при этом система сама будет опознавать, какой принтер наиболее загружен и посылать на него соответствующее задание.

Печать может производиться на любом принтере, работающем под управлением OC Windows, соответственно, формат печати определяется принтером.

В случае если регистрация идет на несколько мероприятий одновременно, то система позволяет работать двумя способами:

А) При использовании одного принтера:

При данном варианте иногда возникает необходимость вставлять в принтер разные заготовки, например, беджи одного мероприятия должны печататься на синих заготовках, а второго - на красных.

В этом случае на ПО будет "подсвечивать" задания для печати беджей для разных выставок разным цветом. Это позволит оператору значительно уменьшить количество ошибок.

Б) При использовании нескольких принтеров: При данном варианте каждая выставка получает "свой" принтер. В этом случае каждый оператор печатает на все принтеры, при этом система сама отправляет данные соответствующей выставки для печати на закрепленный за ней принтер.

4. Настройка формы анкеты

ПО позволяет пользователю самостоятельно, в интерактивном режиме настроить форму анкеты, добавив в нее любые вопросы, при этом допустимы различные блоки, "чек боксы", списки и т.д.

5. Настройка формы беджа

ПО позволяет пользователю самостоятельно настроить форму печати беджа. При этом, на форму можно вывести любые поля анкеты, дату (все - любым шрифтом), различные графические элементы (логотипы и т.д.).

6. Сервер БД

Накапливает полученные данные. Может быть выполнен по выбору заказчика на базе MySQL или MS SQL.

7. Блок статистики

Позволяет проанализировать полученную БД и напечатать графический маркетинговый отчет по полученным данным в формате MS Word. Требует установки на компьютере MS Word.

8. Автоматизированное рабочее место (АРМ) администратора.

Позволяет выполнять административные функции: вводить пользователей, осуществлять распределение принтеров печати для станций ввода, осуществлять выгрузку полученных данных в формат MS EXEL

9. Блок работы со сканерами (опция)

Позволяет считывать данные с автономных сканеров штрих - кода и создавать фрагмент БД, соответствующий накопленным кодам в виде файла формата MS EXCEL.

10. Блок СКУД (опция).

Блок позволяет использовать турникеты. При этом, все штрих - коды, напечатанные на беджах, опознаются считывателями, которые сопряжены с турникетами как "свои". Возможна опция, при которой повторный вход посетителя по считанному штрих - коду становится невозможным без его предварительного "выхода". Данная опция позволяет предохраниться как от передачи беджей "друзьям" через ограждение от вошедшего, так и от подделки беджей.

11. Блок "Билет" (опция) Позволяет использовать беджи в качестве билетов. При этом логика работы системы является следующей:

Посетитель получает бедж, содержащий штрих - код.

При этом на штрих - код представляет собой фактически идентификационный номер посетителя в БД. При вводе информации[7] оператор отмечает сумму, которую заплатил посетитель. При входе посетителя в зал его штрих - код сканируется ручным сканером, соединенным с компьютером (возможно использование компьютера типа Palm). Соответственно, если человек имеет право на проход, на компьютере будет загораться сигнал "свой", если не имеет - сигнал "чужой".

Сканирование штрих - кода при выходе посетителей из зала исключает возможность повторного прохода посетителя по одному и тому же штрих - коду (возможную при передаче или подделке билета). В данном случае реализуется принцип "нельзя повторно войти без того, чтобы раньше не выйти".

Предложенная система адаптируется под множество схем работы. Мы предлагаем различные варианты использования системы: аренда (покупка) всего комплекса или его компонентов, использование нашего персонала, услуги "под ключ" и т.д.

Цена применения комплекса является гибкой переменной и зависит от варианта работы (аренда, покупка), длительности мероприятия, количества посетителей (участников), которых необходимо зарегистрировать и состава системы.

Идея создания системы регистрации посетителей массовых мероприятий с использованием пластиковых карт принадлежит холдингу РуссКом и защищена соответствующим патентом на полезную модель.

Проектирование системы

Можно изготовить беджы, выполненные на пластике, картоне или бумаге, но пластиковый бедж имеет ряд неоспоримых преимуществ:

1. ПК являются долговременным рекламным носителем, рекламирующим выставку или форум.

Посетители ее долго хранят, ведь на карте вместе с логотипом и названием выставки находится ФИО держателя, она крайне репрезентабельна. Для усиления степени "обращаемости" к карте на ее обратной стороне может быть напечатан календарик, план выставок на год и т.д. Таким образом, система регистрации на пластиковых картах берет на себя часть рекламных функций выставки и сокращает рекламный бюджет выставки.

2. Он более презентабелен.

Пластик на порядок более красив и элегантен.

3. ПК проще и быстрее крепить к одежде

Картон надо вставлять в пластиковый кармашек, а бумагу надо наклеивать на что-то твердое. Пластик лишен этих недостатков, необходимо просто "пробить" отверстие специальным дыроколом и вставить в него клипсу.

4. ПК можно использовать для размещения как имиджевой, так и "продукт" - рекламы.

На бедже возможна печать логотипов и календариков. Кроме того бедж, сделанный на ПК можно использовать после завершения выставки в качестве дисконтной карты.

Например, при предъявлении карты посетитель уже после окончания выставки сможет получить скидку 3% в сети магазинов рекламодателя. В этом случае, рекламодатель получит суперцелевую аудиторию (всех посетителей выставки по определенной тематике), которой через некоторое время можно будет отослать следующий рекламный пул - открытку, буклет и т.д. ведь адреса всех зарегистрированных посетителей известны. В этом случае организаторы мероприятия получат бедж, который будет гарантированно храниться как карта, которая дает скидки.

5. На пластиковом бедже можно организовать ряд дополнительных услуг по его персонификации, таких как: кодирование магнитной полосы, эмбоссирование (выбивка букв и цифр с последующей окраской в любые цвета), нанесение пин-кода, штрих-кода и т.д.

Компания РуссКом в течение 7-ти лет работает с целым рядом крупных рекламных агентств, имеющих большой опыт предложения пластиковых карт для широкой клиентской базы. Соответственно, мы готовы взять на себя часть функций, связанных с поиском рекламодателей, готовых использовать пластиковые беджи в качестве целевого рекламного носителя. При этом основная часть прибыли от размещения рекламы на пластиковых картах - беджах будет причитаться организаторам массовых мероприятий. Наш интерес состоит в показе преимуществ использования нашей системы регистрации и аккредитации.

Образцы беджей, формируемых системой, приведены ниже.

Разработка системы

Система приобретается у компании Русском.

Стоимость системы зависит от конкретного выставочного комплекса. Выставочное общество в данном случае является дистрибьютором системы и предоставляет услуги:

- приобретения системы для выставочного комплекса;

- формирование бизнес-требований;

- контроль за установкой и внедрением системы;

- обслуживание системы;

- сопровождение системы.

В качестве СУБД компания «Сервис-бюро» выбирает MySQL, так как эта база данных распространяется с открытыми исходными кодами и не ограничена в своем использовании, а также проста в применении и сопровождение, независима от операционной системы сервера.

Работники технического отдела «Сервис-бюро» прошли обучение в компании РУССКОМ и являются сертифицированными специалистами по системе регистрации посетителей выставок.

Применение системы

Отдел « Сервис бюро работает на всех выставках. "Высший" - максимально объективный и полный уровень предоставления информации: электронная регистрация посетителей и полный комплекс мероприятий, позволяющих гарантировать получение достоверных количественных показателей о гостях выставки.

Прежде всего, электронная регистрация нужна для того, чтобы знать свою выставку и планировать работу по привлечению экспонентов и посетителей. В конце концов, каждый хозяин должен знать, что у него в доме происходит. Кстати, достоверные данные о количестве посетителей помогают решать и многие организационно-технические задачи, такие как определение тиража каталогов и буклетов, расчет необходимой вместимости парковок и количества кафе и закусочных.

Прежде всего « Сервис бюро» оказывают услуги по регистрации посетителей и участников, но в последнее время - и сотрудничество в области определения статистических показателей проводимых ими мероприятий.

Как выглядит отдельная выставка, обсуживаемая отделом «Сервис-бюро»?

Приведем фрагмент пресс-релиза выставочного комплекса.

«Во время выставки IT-Format, в секторе для IT-специалистов будет использоваться уникальная электронная "Система регистрации и учета посетителей выставок".

Чтобы попасть в зал для IT-специалистов, необходимо зарегистрироваться и получить пропуск - именную пластиковую карту. Все стенды экспонентов делового сектора и залы для пресс-конференций и семинаров будут оборудованы специальными считывающими устройствами, позволяющими оперативно собирать информацию о посетителях. После завершения выставки всем ее участникам, представленным в этом секторе, будет вручен компакт-диск со "списком контактов".

Для посещения IT-зала можно зарегистрироваться заранее, на сайте выставки в разделе "Регистрация посетителей". Для этого Вам достаточно будет заполнить анкету. Информация о Вас автоматически поступит в базу данных посетителей сектора для IT-специалистов. Затем Ваша анкета будет переслана на Ваш электронный адрес. Распечатав ее и предъявив на входе в IT-зал, Вы получите свою именную пластиковую карту, сэкономив тем самым время на заполнение формы непосредственно на выставке. Даже если у Вас не будет возможности принести анкету с собой, Вам будет достаточно назвать свою фамилию для получения карты. Карта дает право на посещение экспозиции и всех мероприятий выставки IT-Format в любой день.

Если же Вы не зарегистрировались заранее, Вы можете сделать это на выставке, заполнив анкету при входе в IT-зал.»

Обслуживание системы

Каждая проводимая выставка обслуживается отдельно.

В процесс входит:

- сбор информации о выставке;

- формирование бизнес-требований;

- установка оборудования и программного обеспечения;

- печать беджей и анкет;

- обучение персонала;

- сопровождение всей системы в ходе прохождения выставки.

В сопровождение входит:

- помощь операторам при работе с программным обеспечением;

- помощь в случае технических неполадок с аппаратным или системным программным обеспечением;

- помощь в организации работы системы регистрации;

- дополнительные консультации.

В среднем при внедрении системы регистрации на отдельно взятой выставке привлекаются от 5ти до 7ти работников технического отдела и два дополнительных консультанта по организации работы системы и ее совмещения с другими аспектами конкретной выставки, которые также могут обеспечивать консультанты компании «Сервис-бюро».

Предложения

В дальнейшем компания «Сервис-бюро» планирует расширить свое присутствие на рынке обеспечения выставок и предлагать комплексуню услугу по проведению выставки, частью которой будет предоставление полной статистической информации о посетителях выставки на основе электронной системы регистрации.

Заключение и рекомендации

Компания "Сервис-бюро" на сегодняшний день является лидером отраслевого рынка регистрационных и аккредитационных систем обеспечения выставок. Готовые решения позволят зарегистрировать или аккредитовать любое количество участников и посетителей для событий самого разного масштаба. Выставки или ярмарки, спортивные или политические мероприятия - всегда можно получить решение самого высокого качества, обойти огромное количество сложностей, связанных с решением технических и организационных проблем в данной области. Большой зал, маленький холл или открытая площадка, 10 человек в день или 20000 в час - всегда предлагается оптимальное решение.

В выставочной деятельности «Сервис-бюро» также предлагает комплекс услуг, связанных с получением обратной связи от посетителей и участников мероприятий и определением количественных показателей выставочных мероприятий. В этом области «Сервис-бюро» обладает опытом, который поможет:

• Получить точные данные о посетителях

• Получить полную обратную связь от участников мероприятий

• Получить четкие рекомендации: что надо сделать для улучшения ситуации

• Сделать более лояльными клиентов и партнеров

• Повысить посещаемость мероприятий

• Диверсифицировать бизнес.

Библиография

1. Аскеров Т.М. ЭВМ и программное обеспечение. Технические средства ЭВМ. Уч. пособие / Под общ. ред. К.И. Курбакова М.: изд-во Рос. экон. акад., 2002. 338 с.

2. Максимович Г.Ю., Романенко А.Г., Самойлюк О.Ф. Информационные системы: Учеб. пособие / Под общ. ред. К.И. Курбакова М.: изд-во Рос. экон. акад., 1998. 198 с.

3. Инфосфера: информационные структуры, системы и процессы в науке и обществе. Арский Ю.М., Гиляревский Р.С., Туров И.С., Черный А.И. – М.: ВИНИТИ, 2001. – 489 с.

4. Бобров Л.К. Информационное обеспечение эффективного городского развития: Учеб. пособие – Новосибирск: НГАЭиУ, 2004. 86 с.

5. Годин В.В., корнеев И.К. Управление информационными ресурсами: 17-модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации», Модуль 17. – М: «Инфра-М», 1999. 432 с.

6. Галкин С.Е. Бизнес в Интернет. – М.: Центр, 1998. – 144 с.

7. Яндекс.Ру – поисковый сервер