Для створення звітів МS Accеss дозволяє використовувати такі засоби:

*Майстер звітів, який дозволяє досить швидко створювати звіт на основі відбудови полів з вхідних інформаційних таблиць.

відбору полів з вхідних інформаційних таблиць.

*Конструктор звітів, у якому користувач самостійно розробляє потрібний із заданими властивостями.

*Автозвіт: стрічковий (“ленточный), який дозволяє автоматично створювати найпростіший табличний звіт на основі однієї таблиці.

*Авто звіт: у стовпець, який дозволяє автоматично створювати звіт з полями, назви яких розташовуються в один або декілька стовпців.

Для створення звіту будь-яким із зазначених способів необхідно виконати такі дії:

1. Відкрити базу даних.

2. У вікні бази даних вибрати вкладку “Отчеты» і натиснути на кнопту “Создать”.

3. У діалоговому вікні “Новый отчет», що з’явилось на екрані, вибрати один з можливих засобів формування звіту.

2.Створення найпростішого звіту за допомогою засобу “Автоотчет”

Найпростішим способом створення табличного звіту є використання засобу “Автоотчет”. З цією метою у діалоговому вікні “Новый отчет» потрібно вибрати “Автоотчет: ленточный» і як джерело для побудови звіту у цьому ж вікні вибрати таблицю або запит, на основі якого й буде побудовано звіт. На екрані у лічені секунди з’явиться готовий до використання звіт. У цей звіт автоматично будуть включені усі поля вибраної таблиці або запиту. Назви полів розташовуються зверху звіту в рядок. На кожній сторінці звіту розміщуються декілька записів, що робить зручним перегляд даних та їх порівняння. Однак форма такого авто звіту не завжди може задовольнити користувача.

3.Створення звіту з використанням Майстра звітів

Створення звіту за допомогою Майстра зводиться до вибору таблиць, які мають ск5ласти інформаційну основу звіту, визначення списку полів звіту та послідовність їх розміщення.

Для запису Майстра звітів у вікні діалогу “Новый отчет» потрібно зі списку можливих варіантів побудови звіту виділити “Мастер отчетов» і натиснути на кнопку “ОК”. На екрані відкриється діалогове вікно “Создание отчетов”. Натиснувши “мишкою” на стрілочку, розкрийте список “Таблицы/Запросы” і виберіть зі списку, що з’явився, таблицю або запит, на базі якої (якого) створюється звіт.

При цьому у списку “Доступные поля» з’являється перелік усіх полів вибраної таблиці (або запиту). З цього списку необхідно перенести у список “Выбранные поля» ті поля, які ви бажаєте розмістити у створюваному звіті. Якщо звіт створюється на основі декількох таблиць, то аналогічно вибираються і переносяться у створюваний звіт потрібні поля з інших таблиць. Якщо після цього натиснути на кнопку “Готово”, то на екрані з’явиться попередній варіант звіту.

Якщо ж натиснути на кнопку “Далее”, то з’явиться наступне вікно Майстра звітів. На другому кроці створення звіту з допомогою Майстра необхідно визначити, чи потрібно групувати дані по якому-небудь полю. Поля, за якими ви хочете виконати групування, вибираються зі списку полів, що висвічуються у лівій частині вікна.

При цьому вони автоматично з’являються у верхній частині правого списку в окремій рамці й виділяються синім кольором. МS Accеss пропонує вам варіант групування даних. Якщо він вас не задовольняє, то ви маєте можливість за допомогою кнопок вікна діалогу задати свій варіант, пам’ятаючи, що МS Accеss допускає до 10 років групування. Функції зазначених кнопок:

додається поле у рамку групування

вилучається поле з рамки групупання

підвищується рівень групування поля, відміченого у рамці

групування

знижується рівень групування відміченого у рамці поля

Натиснувши на кропу “Группировка”, можна змінити інтервал групування.

Якщо вам потрібно перейти до наступного кроку формування звіту, натисніть кропку “Далее”. У наступному вікні Майстра звітів ви маєте можливість виконати сортування записів і підрахунок підсумків у полях звіту. З метою сортування записів звіту у цьому вікні необхідно вибрати поля, за якими має відбутись сортування та порядок сортування. Дозволяється вибирати до 4 рівнів (полів) сортування.

Щоб виконати підрахунки підсумків у полях звіту, потрібно натиснути кнопку “Итоги” та у діалоговому вікні “Итоги”, що з’явиться після цього, за допомогою прапорців здати для потрібних полів тип операції для підсумкових підрахунків (Sum, Avg (середнє), Min, Max). Після цього натиснути на кнопку “ОК”, щоб повернутися у вікно сортування.

Наступні два кроки формування звіту за допомогою Майстра дозволяють визначити вид макета і стиль оформлення звіту. На останньому крої створення звіту ви маєте можливість задати ім’я звіту й вибирати один з двох варіантів продовження роботи:

а) Перегляд і друкування звіту.

б) Модифікація звіту за допомогою Конструктора звітів.

Побудований за допомогою Майстра звіт може повністю задовольнити ваші вимоги. Проте у деяких вид паках виникає потреба внести зміни у структуру і форму звіту, дещо поліпшити його зовнішній вигляд. У цьому випадку ви можете використати створений звіт як чорновий варіант і скористатись Конструктором звітів для його модифікації та поліпшення.

4.Використання Конструктора звітів для створення та модифікації звітів.

Основними об’єктами звіту є пояснювальний текст і поля. У звітів також можуть бути присутні лінії, прямокутники, рисунки і таке інше.

У процесі створення т модифікації звітів конструктор звітів дозволяє додавати, вилучати, переміщати області звіту разом із розміщеними у них об’єктами. Також можна встановлювати колір і керувати параметрами відображення будь-яких елементів і областей звіту.

Для відкриття вікна Конструктор звітів з метою модифікації раніше створеного звіту потрібно виконати такі дії:

1. У вікні потрібний звіт.

2. Натиснути на кнопку “Конструктор”.

Для відкриття вікна Конструктора звітів з метою створення нового звіту потрібно виконати нижчеперелічене:

1. У вікні бази даних вибрати вкладку “Отчеты».

2. Натиснути кнопку «Создать».

3. У вікні діалогу “Новый отчет», що відкривається, зі списку засобів створення звітів вибрати “Конструктор” і натиснути кнопку “ОК”.

На екрані відкриється вікно Конструктора звітів, яке дуже нагадує вікно Конструктора форм і містить майже ті самі об’єкти (написи, поля) та сітку, що й вікно Конструктора форм.

У вікні Конструктора звітів, як і у формах, мають місце і заповнюються за допомогою засобів Конструктора такі області: заголовок звіту, верхній і нижній колонтитули, область даних і область примітки звіту. У разі проведення групування даних у вікні Конструктора додатково з’являються області заголовка групи та примітки групи.

• Заголовок звіту розміщується на початку звіту і роздруковується на першій сторінці звіту. Використовується при створенні титульної сторінки звіту.

• Верхній колонтитул розміщується н початку кожної сторінки і під заголовком звіту. У цій області розміщуються назви стовпців звіту.

• Заголовок групи розміщується перед першим записом кожної групи.

• Область даних використовується для відображення даних окремих записів з дже6рела записів для звіту, тобто з таблиці або запиту.

• Примітка групи розміщується після останнього запису області даних відповідної групи. Тут, як правило, розміщують підсумковий рядок групи.

• Нижній колонтитул розміщується і друкується у нижній частині кожної сторінки. Найчастіше використовується, що вставити номер сторінки.

• Примітка звіту розміщується і друкується у кінці звіту. У цій області розміщують підсумковий рядок звіту.

Конструктор звітів надає користувачу у розпорядження велику кількість засобів для формування нових звітів та поліпшення звітів, створених раніше у режимах Авто звіту або Майстра звітів.

Можна виділити три основні групи цих засобів, які викликаються на екран за допомогою відповідних піктограм панелі інструментів вікна Конструктора звітів:

“Панель елементів”. Містить усі елементи управління, які використовуються для вводу і відображення інформації у відповідних областях звіту.

Розглянемо призначення деяких інструментів панелі елементів, які найчастіше використовуються у процесі формування та модифікації звітів:

“Выбор объектов». Використовується для виділення потрібних об’єктів у будь-якій області звіту.

“Надпись”. Використовується для введення тексту в потрібне місце звіту.

“Поле”. Використовується для вводу полів в “Область даных” або в “Область примечания отче та (группы)”, а також для створення розрахункових полів.

“Линия”. Дозволяє креслити лінії у будь-якій області звіту.

“Пямоугольник” Дозволяє креслити прямокутник у будь-якій області звіту.

“Список полів”. Подібний до списку полів для роботи у режимі Конструктора запитів. Це псисько залежить від джерела (таблиці або запиту), на основі якого формується звіт, і яке було вибране за допомогою Автозвіту або Майстра звітів. З допомогою “Мишки” ви можете перемістити будь-яке поле зі списку полів у звіт подібно тому, як це робиться у вікні Конструктора запитів.

“Вікно властивостей” (“Окно свойств”). Висвічує властивості різних об’єктів, що використовуються з звітах, таких як елементи управління, розділи звіту і сам звіт. У вікні властивостей висвічуються ті властивості, які найбільш корисні при формування звітів. Прикладами саме таких властивостей є “Подпись”, “Источник записи” та інші. Вікно властивостей можна також викликати на екран за допомогою команди “Свойства” з меню “Вид”.

Зверніть увагу, що “Окно свойств” має вкладки, які призначені для того, щоб розділити властивості (“свойства”) на категорії. Розглянемо призначення цих категорій:

• Макет. Валативості цієї категорії (“Подпись”, Ширина”, “Верхний колонтитул”, “Нижний колонтитул” та ін.) визначають зовнішній вигляд звіту.

• Данные. Визначає, які дані використовуються у звіті і як вони обробляються. Використовується також для вводу формул розрахункових полів. До того ж, властивість “Источник записей” вказує на те, яка саме таблиця (або запит) є базою для побудови звіту. У цій же категорії присутні такі властивості як “Фільтр”, “Порядок сортировки” і т.ін.

• События. Властивості цієї категорії дозволяють присвоїти певні команди різним діям, які виконуються з об’єктами звіту.

• Другие. Включає усі інші властивості, що ввійшли до попередніх категорій.

Далі розглянемо деякі операції, які використовуються для модифікацій та поліпшення звітів.

Зміна висоти області звіту

1. Встановити покажчик “мишки” на нижню границю області таким чином, щоб він набув вигляд стрілки, направленої у дві сторони.

2. Натиснути ліву кнопку “мишки” і, утримуючи її, перемістити покажчик на потрібну відстань, після чого відпустити кнопку “мишки”.

Переміщення підпису з назвою звіту, заміна назви, вилучення та додавання області заголовка звіту

Бувають звіти, для яких не потрібна титульна сторінка, але назва звіту повинна з’являтись на кожній сторінці. Для цього треба перемістити назву з області заголовка звіту в область верхнього колонтитула:

1. Перш за все збільшіть висоту області верхнього колонтитула.

2. Натисніть “мишкою” на підпис з назвою звіту, потім перетягніть і опустіть її у область верхнього колонтитула.

3. Натисніть “мишкою” ще раз на підпис з назвою, після цього замість текст назви.

4. Щоб вилучити область заголовка, виконайте за допомогою “мишки” команди “Вид-Заголовок/примечаник отчета”.

Щоб додати до звіту області “Зоголовок отчета” і “Примечание отчета”, потрібно також виконати команду “Вид-Заголовок/примечание отчета”.

Зміна властивості “Подпись”

Відкрийте “Окно свойств”, клацніть “мишкою” на вкладці “Макет” і замініть значення властивості “Подпись”, щоб у області заголовка вікна звіту з’явився такий ж текст. Тепер, якщо ви відкриєте звіт у режимі попереднього перегляду наступний раз, рядок заголовка звіту буде містити новий текст.

Вилучення непотрібних стовпців зі звіту

Щоб вилучити непотрібний стовпець зі звіту, потрібно вилучити два елементи – безпосередньо поле та його назву. З цією метою потрібно спочатку клацнути “мишкою” безпосередньо на поле в області даних, потім, утримуючи настиснутою клавішу <Shifr>, клацнути також “мишкою” на назву поля у області верхнього колонтитула. Коли обидва ці елементи будуть виділені, натиснути клавішу <Delete>, після чого вони зникнуть.

Групування і сортування даних у звіті

З цією метою у вікні Конструктора звітів необхідно виконати такі дії:

1.Виконати команду “Вид-Сортировка и группировка”. На екрані з’явиться вікно діалогу “Сортировка и группировка”.

2.У верхній вільний рядок першого стовпця цього вікна ввести ім’я поля, для якого планується створити групу у звіті. Ім’я цього поля можна ввести безпосередньо з клавіатури або ж скористатись кнопкою розкриття списку, що розкриває псисько усіх полів таблиці. Для закінчення вводу натиснути клавішу <Enter>. У другому стовпці вікна діалогу автоматично встановиться порядок сортування “По возрастанию”, а у нижній частині вінка з’явиться поле “Свойства группы».

3.Перейти у нижню частину діалогу “Сортировка и группировка” і у полі “Свойства группы» встановити необхідні властивості для створюваної групи. Можна скористатись властивостями, заданими за умовчуванням.

4.Відкоректувати властивість “Заголовок группы». З цією метою натиснути на кнопку розкриття списку і вибрати «Да». Таким чином створиться область “Заголовок группы» для поля, у якому будуть згруповані дані звіту. Аналогічно створити область “Примечание группы».

5.Закрити діалогове вікно “Сортировка и группировка”.

6.У вікні Конструктора звітів перенести поле і підпис до нього у створену область “Зоголовок группы». Тепер у разі перегляду звіту ви побачите на початку кожної групи назву поля, за яким виконується групування даних.