Системный подход к информатизации органа управления(БГДО).

Задачи информатизации.

Говоря о задачах  информатизации прежде всего нужно рассмотреть, что они собой представляют в анализируемом нами БГДО. Во-первых, БГДО как система имеет свои границы. Помимо этого существует вход-выход для информации от вышестоящих организаций МОНиК и Мэрия такой, как приказы, вновь разработанные положения, регламентирующие работу и вносимые изменения в структуру и функции самого БГДО и ему подчиненных школ и дошкольных учреждений. Еще на входе информация от подчиненных БГДО школ и дошкольных учреждений, включающая в себя отчеты о материальном состоянии школ, о проделанной работе(зачетах, аттестациях, экзаменах, олимпиадах и.т.д). Мы видим, что в потоке информации поступающей в БГДО преобладает информация отчетного свойства. И в связи с наличием разно функциональных отделов это информацию необходимо разбить по определенным критериям(требованиям) каждого отдела и распределить по отделам- это одна из задач. Следующей задачей является анализ поступившей информации. Ну и наконец, последней задачей мы считаем подготовку документов на выход из данной информационной системы БГДО. Мы, производя анализ БГДО, столкнулись с интересным фактом, что в такой ответственной организации нет достаточного количества компьютеров для обработки информации. И мы не только надеемся и предполагаем, но и настоятельно рекомендуем, чтобы в дальнейшем информация БГДО обрабатывалась с использованием современных методов и технологий и соответствовала современным требованиям, то есть быстрой(легко поддающейся обработке и распространению), короткой и достоверной.

            Для этого надо будет приводить документы в вид наиболее приемлемый для обработки на компьютере, т.е. четкой и короткой. Также информацию легко будет вводить в компьютер как с клавиатуры, так и со сканера. Такого вида информация легко переносится на дискетах, распечатывается. И ,возможно, с появлением достаточного количества компьютеров в БГДО школы последуют примеру БГДО и тоже будут предоставлять информацию обработанной на компьютерах и приносить отчеты на дискетах. Это также позволит оперативно пользуясь информацией как текущей, так и предшествующей, делать общие выводы, сравнивать разные периоды работы и прогнозировать ошибки. Вот  в вкратце основные задачи информатизации в БГДО.

Жизненный цикл информационной системы БГДО и декомпозиция задач информатизации.

Как известно все системы проходят 4 основные (жизненные) стадии. Так и нами анализируемая организация проходила эти стадии, кроме гибели. Как видно из рисунка после прохождения стадии гибели система может организовать новую организацию. Но некоторые организации такие как БГДО минуют стадию гибели, от функционирования они переходят к рождению новой системы. Мы понимаем, что БГДО как система не может «умереть», как и само образование. Мы из рассказанной предыстории узнали о множестве реорганизаций и переименований проводимых в БГДО таких как изменение штата сотрудников    (замена старых должностей новыми, более продуктивными). В бытность СССР существовало ГОРОНО(Городской Отдел Народного Образования). Затем в результате желания правительства улучшить систему образования и показать свою работу ГОРОНО было переименовано в ГУНО( Городское Управление Народного Образования), которое подчинялось МоиК (Министерству образования и культуры).

            Это имело место во время перестройки. Но переименованием дело не ограничелось, также проводилось сокращение штатов рабочего персонала. Эти преобразования не имели в себе никакой(смысловой нагрузки). Система образования стала не лучше, не хуже, функции, цели, методы остались теми же самыми. И наконец в наше время эта организация называется БГДО(Бишкекский Городской Департамент Образования), который подчиняется МОНиК(Министерство Образования Науки и Культуры).

            Еще один нюанс в преобразовательном стремлении государства в существующем Учебно-диагностическом отделе перспективного развития школ. В этом отделе  работают 17 специалистов отвечающих за все предметы преподаваемые в школах русских и кыргызских. То есть одни специалист скажем по гуманитарному курсу может отвечать за несколько предметов таких, как биология, русский язык, география. Вот в этом сразу видна забота нашего правительства об улучшении нашего образования. Вот так выглядит предыстория жизненных циклов БГДО, ну а теперь приступим к практической части то есть к декомпозиции задач информатизации. Нами раннее упоминалось об информационной системе БГДО со входом и выходом, но для декомпозиции общих задач этого мало нам нужно показать внутреннюю структуру этой информационной системы. Она состоит из шести элементов: директор, его заместитель, секретарь, учебно-диагностический отдел перспективного развития школ, отдел дошкольного воспитания, отдел по бибфонду и обеспечению учебно-методической литературы. В этом потоке информации главную роль играет директор БГДО, через него и с его помощью производится работа с бумагами. По имеющейся у него информации от отделов БГДО, школ, дошкольных учреждений, МОНиК и.т.д., он может не только грамотно руководить БГДО и школами, но и исправлять существующие ошибки, прогнозировать будущие ошибки и внедрять инновационные программы и отчитываться перед начальством. Заместитель директора по сути выполняет такие же функции, что и директор, но у него меньшие полномочия и ближе к персоналу. Учебно-диагностический отдел перспективного развития школ и отдел дошкольного воспитания несут на себе основную «смысловую» нагрузку создателя и переработчика документации. Именно в эти отделы текут информационные потоки их школ и дошкольных учреждений с отчетами, результатами работы, с просьбами и предложениями. Именно они анализируют их, делают выводы, общения и в результате видны полезность применяемых методов обучения и достаточность материального обеспечения или их бесполезность.
Выбор и обоснование конкретных решений. Алгоритмизация задач.
Выбор и обоснование решений в БГДО происходит на основе уже известных нам проблем(нужд, целей). Так как эти проблемы не могут представлять собой ничто иное, как проблемы образования и финансирования, то эти задачи не могут эффективно решаться только силами работников департамента. Принятие решений происходит при непосредственной или косвенной поддержке со стороны Мэрии г. Бишкек. Помимо Мэрии образованию также помогает правительство в таком своеобразном виде, как привлечение частных(коммерческих) и государственных(бюджетных и научных) организаций и структур к оказанию научной и финансовой помощи. В наше время приобретают характер первой необходимости такие задачи, как :

·         Укрепление методической базы;

·         Финансирование не по остаточному принципу.

Эти разные задачи одной большой проблемы требуют различных подходов в их решении. И вот тут надо приступать к алгоритмизации этих задач. Так как цели этих задач разные, то мы считаем, что здесь будет применим алгоритм принятия решений на множестве целей.

I=(I₁/I₂)-opt.

С помощью этого алгоритма мы сможем добиться эффективного решения проблем департамента и улучшение выполняемых функций.

Термины и определение

Иерархия терминов

·         Система(БГДО);

·         Структура(границы);

·         Подсистемы(отделы);

·         Цели и задачи(главные);

·         Наличие активных элементов;

·         Цели и  задачи(частные)

·         Цикл управления;

·         Планирование;

·         Функионирование;

·         Мониторинг;

·         Оценка эффективности;

·         Информатизация и прогноз ошибок;

Глоссарий

Анализ-это процесс выявления общих критериев и требований на основе которых принимаются решения.

Гибель- это процесс распада системы управления; эдемент, входящий в жизненный цикл этой системы.

Дерево целей- это графическое отображение главных и частных целей, также их разбиение.

Иерархическая схема функций- это графическое отображение главных и частных функций присущих отделам и.т.д.

Инновационные программы- современные программы, включающие в себя новые методы работы и.т.д.

Критерии- это ограничения или требования, предъявляемые к чему-либо.

Мониторинг- это процесс наблюдения за функционированием системы управления. Может вестись со стороны или в самой системе аналитиком.

Потоки информации- это объем информации, вращающейся в системе управления и использование этой информации в соответствии с критериями этой системы.

Социально-психолгический климат- это “атмосфера” создаваемых взаимоотношений на работе. Эта “атмосфера” создается психоаналитиками.