Ø    поиск новых рынков;

Ø    расширение числа клиентов;

Ø    внедрение нового продукта на рынок;

Ø    определение возможного спроса на новый продукт;

Ø    поиск новых деловых партнеров;

Ø    изучение предложения конкурентов;

Ø    позиционирование своих продуктов относительно услуг конкурентов;

Ø    формирование благоприятного имиджа фирмы;

Ø    непосредственный сбыт продуктов и заключение контрактов.


Для достижения целей важным является выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать туристская фирма. Ежегодно проводится огромное количество выставоч­ных мероприятий, поэтому определиться в своём выборе позволяет оценка таких аспектов как:

Ø    время и место проведения выставки;

Ø    авторитет выставки;

Ø    численный и качественный состав участников и по­сетителей;

Ø    уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке;

Ø    возможность предоставления выставочных площадей и услуг;

Ø    условия участия в выставке;

Ø    разработка чернового варианта сметы участия фирмы в вы­ставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы;

Ø    окончательное решение вопроса: участие в какой из выставок наиболее эффективно в достижении поставлен­ных целей.

В течении подготовительно-организационного пе­риода туристская фирма информирует орг­комитет выставки о своем участии в ней путем подачи со­ответствующей заявки. Параллельно с этим решается ряд организационных вопросов, таких как:

Ø    разработка концепции и объема участия фирмы в работе выставки;

Ø    составление перечня выставляемых продуктов;

Ø    отбор и подготовка персонала (коммерческого, об­служивающего, стенднстов, переводчиков);

Ø    разработка планов коммерческой работы, рекла­мы и протокольных мероприятий;

Ø    выбор возможного посредника (агента), оказываю­щего услуги в обеспечении участия в выставке;

Ø    определение размеров необходимых выставочных площадей и объема различных материальных и финансо­вых ресурсов;

Ø    подбор и изготовление рекламных и информаци­онных материалов;

Ø    разработка тематического плана экспозиции (вы­ставочного стенда);

Ø    заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказа на необхо­димое оборудование и услуги.

После решения этих вопросов становится воз­можной разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке. В среднем расходы крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях составляют 15-30% всех средств, расходуемых на маркетинговые коммуникации.

Типичная структура затрат на участие фирмы в выставке выглядит примерно следующим образом.

Структура затрат на участие в выставке1

Статьи затрат	Удельный вес, %
Арендная плата и монтаж экспозиции Демонтаж экспозиции Расходы на рекламные и информационные материалы Представительские расходы Представительские расходы	55-70 5-10 5-10          15-25

Следующим этапом работ по подготовке к участию в выставке является разработка тематического плана своей экспозиции. Он включает в себя:

Ø    окончательный отбор образцов продукции, которые будут демон­стрироваться;

Ø    разработку стендов фирмы с учетом выделенных площадей, вы­соты выставочных помещений, возможностей в обеспечении электроэнергией, водоснабжения и т. п.;

Ø    генеральную компоновку экспозиции фирмы — распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.

После монтажа экспозиции и официального открытия выставки наступает следующий этап — работа в ходе ее функционирования. Желательно, чтобы во время работы выставкина стенде присутствовал руководитель туристской фирмы. Если присутствие невоз­можно в течение всего рабочего дня, то необходимо, что­бы на стенде было расписание, в какие дни и часы кто из руководителей будетна стенде.

Обычно заранее  становится известно, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностран­ные делегации, представители прессы или телевидения (об этом можно справиться в оргкомитете выставки). В такие дни присутствие руководителя на стенде может способ­ствовать заключению выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе или на телевидении.

Во время работы выставки руководитель должен наблюдать и делать правильные выводы: сколько действительно необходимо выставочной площади для выставок такого типа, какие услуги пользуются наибольшим спросом, как в следующий раз организовать работу на стенде, кто из специалистов наиболее подходит для работы во время выставки.

Кроме того, руководитель туристской фирмы может посетить другие выставочные стенды. Это поможет уло­вить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную пози­цию и позицию фирмы. Контакт посетителей и специалистов с экспозицией фирмы очень непродолжителен, исходя из этого проводятся работы по налаживанию коммуникаций с искомой целевой аудиторией. Для этого целесообразно:

Ø    провести комплексную рекламную кампанию в местных сред­ствах массовой информации;

Ø    обеспечить наличие наружной рекламы фирмы по пути следова­ния посетителей на выставку;

Ø    заблаговременно разослать приглашения представителям мест­ных деловых кругов;

Ø    обеспечить наличие достаточного количества носителей рекламы у стенда фирмы.

После завершения выставки, демонтажа экспозиции, в обязательном порядке должен быть сделан анализ итогов участия фирмы в выставке.

Итоги выставки можно условно подразделить на две группы:

Ø    организационные;

Ø    коммерческие.

При подведении организационных итогов учитываются следующие факторы:1

Ø    удачно ли было выбрано место для стенда?


Ø    была ли удачной планировка стенда? соответствовала ли площадь стенда количеству эк­спонатов и поставленным задачам?

Ø    какие неудобства вы испытывали во время работы?

Ø    что необходимо было заказать в оргкомитете сре­ди дополнительных услуг и оборудования?

Ø    без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись?

Коммерческие итоги касаются объективных показателей (количество посетителей, которые осмотрели экспозицию фирмы; объем заключенных контрактов; количество розданных рекламных и информационных материалов и т.д.                                                 
1.3.
Работа персонала тур
предприятия
во время выставки.

Особая роль в обеспечении успеха в выставочной дея­тельности фирмы принадлежит стендистам — сотрудни­кам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. При отборе кандидатов на работу стендист необходимо уделить внимание на:

Ø    умения и желания общаться с людьми,

Ø    выносливость,

Ø    привлекательную внешность

Ø    профессиональную компетент­ность,

Ø    психологические навыки,

Ø    хорошее знание од­ного или двух иностранных языков (как обязательное ус­ловие — языка страны проведения выставки).

Для стендиста важно обаяние: приятная внешность, готовность общаться, не уставая; повторять 500 раз в день практически одно и то же так, как будто это говорится в первый раз и только этому человеку; умение видеть и по­нимать собеседника. Среди наиболее распространенных типов можно назвать: рационалисты, не­уверенные в себе, своевластные, нервозные, новаторы, консерваторы, случайные, «воображалы», «проспектоеды», «грубияны», «шпионы», «зануды», «собиратели сувениров» и др.

Помимо основного, намечают запасный состав стендистов.

До начала выставки необходимо провести инструк­таж будущих стендистов, где рассматриваются такие воп­росы, как:

Ø    тематика выставки;

Ø    цели участия в выставке;

Ø    перечень услуг, представляемых на выставке;

Ø    основные новинки;

Ø    задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров и т.д.);

Ø    план стенда;

Ø    закрепление мест на стендеза каждым стендистом;

Ø    распорядок работы;

Ø    в какие дни и часы, кто из руководства фирмы бу­дет находиться на стенде;

Ø    основные категории предполагаемых посетителей;

Ø    модели поведения с каждой категорией посетителей;

Ø    формы регистрации посетителей;

Ø    формы регистрации изменений, замечаний, недо­статков на стенде во время работы выставки.1

Желательно, чтобы во время работы выставки на стен­де постоянно присутствовал специалист, ответственный за проведение выставок. Тогда все замечания и пожелания, ра­ботающих на стенде можно будет учесть при подготовке к следующей выставке. Обычно за этим специалистом зак­репляют и связь с представителями прессы.

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и инфор­мацию размещённые  в одной или двух пап­ках. Одна может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т.п.).

В другой папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает дан­ный стендист, или наоборот.

Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился на отведенном ему по расписанию месте.

Основные функции стендистов сводятся к установле­нию первичных контактов с посетителями выставки, вы­явлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечению дальнейших их контактов с ком­мерческими представителями фирмы уже в зоне перего­воров.

Итак,желательно, чтобы:

Ø    стендист стоя, с улыбкой, приветствовал посети­теля (сидящий, а тем более лениво развалившийся в крес­ле стендист производит неблагоприятное впечатление);

Ø    лицо стендиста выражало постоянную заинтересо­ванность и готовность вступить в разговор;

Ø    он умел помочь посетителю начать разговор фра­зами типа: "Я могу вам помочь ознакомиться с нашей фир­мой", "Что вас заинтересовало на нашем стенде?", "Ка­кой аспект деятельности пас интересует?" и т.д.;

Ø    он мог дать пояснения об услугах фирмы, исходя из степени подготовленности посетителя: профессионалу в данной области специальные термины помогут разоб­раться в проблеме, а, допустим, обычному клиенту они, скорее всего, не понадобятся;

Ø    стендист был одет не только строго и красиво, но и удобно.
Нежелательны:

Ø    общение со своими коллегами по стенду или дру­гими стендистами в присутствии посетителей;

Ø    назначение встречи на стенде со своими друзьями и родственниками;

Ø    употребление пищи, жевательной резинки, напитков на глазах у посетителей;                         развязное поведение;

Ø    употребление алкогольных напитков ни до, ни во время работы па стенде, даже если они предлагаются стендистом          посетителю.                     

Контакты между  стендистами  различных турпредприятий  необходимы, к тому же, они позволяют обмениваться  опытом работы, оказывать в необходимых случаях взаимопомощь, устанавливать и развивать необходимые контакты на будущее.
1.4.Современные технологии выставочного маркетинга.

Выставочный бизнес динамичен. В этом смысле Интернет - самый удоб­ный для потенциальных экспонентов и посетителей способ обмена информацией.

На сайте выставочной компании можно поместить такую полезную ин­формацию, как: план выставок, координаты и имена ответственных лиц, планы экспозиций; условия участия, списки участников, с кото­рыми ведутся переговоры и с которыми подписаны документы; программы семинаров, конференций и пресс-конференций для каждой выставки.

Сеть Интернет становится практически незаменимым инструментом для осуществления маркетинговых программ. Так, в 1996 г. в рекламу товаров и услуг в Интернете было вложено свыше 200 млн. долларов, в 1997 г. эта цифра удвоилась. Расходы на рекламу в глобальной компьютерной сети в 2000 г. составили примерно 5 млрд. долларов.

Количество русскоязычных информационных ресурсов сети в настоящее время, по сравнению с серединой 1997 г. увеличилось примерно в 3,5 раза и составляет около

      30 тыс., а число пользователей в России в 1999 г. превысило 1,5 млн. человек.

Существующие в настоящее время проекты продвижения выставок в Интернет - это сайты выставочных фирм. Для выставочного общества важно само наличие страниц в Интернете, поскольку для многих потенциаль­ных клиентов это является свидетельством солидности партнера. По данным Союза выставок и ярмарок, почти 100% выставочных обществ имеют в Ин­тернете свое представительство. Количество выставочных фирм, у которых сайт выполняет также и информационную функцию, оценивается в 65% от их общего числа. 1

Основная аудитория Интернета состоит, как правило, из потенциальных посетителей выставок.

Сотруд­ники Союза выставок и ярмарок считают, что процесс продвижения выста­вок идёт по следующим направлениям:

Ø    развитие сайтов выставочных обществ для привлечения все новых участников и создания максимального сервиса для имеющихся;

Ø    развитие информационных сайтов, ориентированных на потенциаль­ных посетителей.

Глава II. Анализ затрат турпредприятия на участие в выставке.

           2.1. Основные статьи затрат турпредприятия.

Итак, готовясь к выставке, турпредприятие обязано проанализировать, готово ли оно понести связанные с ней расходы. Дороговизна участия в выставке – главная причина, по которой предприятия отказываются от данного вида деятельности. Далеко не каждое турпредприятие может позволить себе выступить в качестве участника международной выставки, ведь в конечном итоге всё упирается в наличие или отсутствие денег.

Именно поэтому, на мой взгляд, проблема организация участия турпредприятия в выставке должна анализироваться с позиции денежной оценки такого участия.

Таким образом, в данной главе я предлагаю рассмотреть какие затраты несёт турпредпритие и проанализировать, на чём оно может сэкономить, безусловно, речь идёт о расположении и оформлении стенда.

Итак, как уже говорилось ранее, после установления целей участия в выставке турпредприятие составляет смету стоимости участия в ней. Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы. Обычно, примерно половину расходов составляют арендная плата (20-25%) и затраты на изготовление стенда (30-35%). Следует заметить, что, несмотря на то, что на туристических выставках в качестве экспонатов выступают услуги, тем не менее, стенд всё равно присутствует, ведь на нём могут быть представлены каталоги, макеты гостиниц и многое другое.

Итак, цена 1 м²  выставочной площади включает:

1)   стоимость общего электроосвещения,

2)   стоимость общей охраны территории,

3)   стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента,

4)   стоимость одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге),

5)   стоимость вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест  в период монтажа, работы и демонтажа выставки,

6)   дополнительные услуги.1

Участие в международной выставке требует высокого уровня затрат. Так, только аренда 9 м² выставочной площади стоит в среднем $2000, монтаж стенда  - $ 1000. Минимальная стоимость аренды 1 м² площади на MIIT – $150. В конечном итоге, учитывая дополнительные затраты, сумма достигает $10000 – $30000.1 Исходя из этого, небольшие турпредприятия объединяются и выступают от лица определённого региона, т.к. для них участие в международной выставке непомерно дорогое удовольствие.

Итак,  аренда вы­ставочной площади — это только начало, эффективность рабо­ты зависит от целого ряда факторов, действие которых необ­ходимо учитывать заранее.

Расходов требуют:

Ø    мероприятия, проводимые на стенде (лоте­реи и т.д.);

Ø    тип стенда (рядовый, угловой, двухэтажный)

Ø    оформление стенда

Ø    персонал на стенде (собственный, вспомога­тельный);

Ø    реклама до выставки;

Ø    работа с прессой (составление пресс-релизов);

Ø    особые формы (или способы) обращения к посетителям: «экзотические персонажи» в старинных костюмах, профессиональные артисты, девушки в форменной одежде и тд.;

Ø    угощение на стенде;

Ø    транспорт (на выставку и обратно);

Ø    монтаж и демонтаж стенда;

Ø    текущие затраты по стенду.

Безусловно, турпредприятие имеет возможность сократить свои расходы, сэкономив, например, при выборе места стенда или на размере арендуемой площади, но очевиден тот факт, что при этом предприятие «экономит» и на своём успехе.

Ведь успех зависит и от того, где находится фирма — в «пыльном углу» или «на пере­крестке всех дорог.

Нередко расположение стенда весьма серьезно влияет на цену аренды площади. В зависимости от типа стенда цена может быть увеличена на 60 %. Если фирма выбирает стенд, открытый с трех сторон, базовая ставка цены 1 м² арендной площади уве­личивается на 40 %. Фирма IТЕ, организующая MITT, устанавливает надбавки, жестко связанные с типом стенда.

			D