Санкт-Петербургский Институт Машиностроения

(ЛМЗ-ВТУЗ)
Кафедра менеджмента

Реферат по дисциплине:

 «Документооборот»
На тему:

Исходный документ по отбору кандидатов на вакантную должность

Выполнила: студентка группы 4813

                                                 Кевато О.Е.

                                                                         Проверил: Карташев Б.И.

Санкт-Петербург

2004
Содержание

     Ведение…………………………………………………………………..3

1.   
Отбор персонала……………………………………………………..4

2.   
Цели отбора…………………………………………………………...5

3.   
Методы сбора информации о кандидатах………………………..6

4.   
Документы претендента и их анализ ……………………………..6

5.   
Рекомендации по составлению резюме………………………….11

Список литературы……………………………………………...........13

Приложения……………………………………………………………14
        Введение

          Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие  решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение «документ» как «способ доказательства».

         При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Отбор персонала

      Чтобы отобрать кандидата на определенную должность, необходимо иметь достаточную информацию о работе, которую предстоит ему выполнять, а также о требованиях к нему и результатах, которых он должен достичь.

       Далее требуется определить, насколько деловые качества работника соответствуют предъявляемым  к нему требованиям.

для систематизации методов оценки способностей претендентов используют следующую таблицу.

Способности работников	Методы оценки
Одаренность: интеллект, реакция и т.д.	Тесты
Социальные способности: способность к контактам и др.	Интерактивные методы: собеседования, дискуссии, деловые игры, решение производственных задач и т.д.
Мотивация: готовность рисковать для достижения цели и т.д.	Тесты, документы, собеседования, анализ производственной деятельности
Свойства личности: дисциплинированность и другие	Тесты
Профессиональные способности	Тесты, документы, характеристики
Профессиональный опыт	Тесты, документы, характеристики

     Отбор кадров осуществляется из наиболее подходящих кандидатур резерва, созданного в ходе набора.

     При отборе кандидатов важно определить цели отбора, профессиональные и личные качества кандидатов, методы отбора.
      Последовательность действий при отборе претендентов можно представить в виде схемы.





Цели отбора

Задача отдела персонала – отобрать из числа претендентов такого работника, который сможет достичь желаемого результата. Нередко ключевые посты в организации занимают специалисты, которые хотя и обладают многими достоинствами, но в то же время не в состоянии полностью решить поставленные перед ним задачи. Таких специалистов нужно заменять, поскольку недоработка на каждом рабочее месте приводит к тому, что и организация в целом постоянно проигрывает в конкурентной борьбе.

Предпочтительны следующие качества претендентов:

1. высокая квалификация,

2. личные качества,

3. образование,

4. профессиональные навыки,

5. опыт предшествующей работы,

6. совместимость  с окружающими.

Фактически отбор кандидата на определенную должность – это одна из форм предварительной оценки человеческих ресурсов.

Методы сбора информации о кандидатах

    Таких методов несколько: различные испытания, собеседования; привлечение независимых судей; оценка служебных характеристик; классические тесты; оценка документов, которые представляет работник при поступлении в организацию.

     Для руководящих кадров ценными считаются следующие характеристики:

- коммуникабельность, способность работать с разными людьми;

- стремление к достижению в своей деятельности высоких результатов;

- опыт руководящей работы в начале своей карьеры до 35-летнего возраста;

- чувство ответственности за порученное дело.

Документы претендента и их анализ

   При приеме на работу претендент должен представить документы, которые дают определенную информацию о нем. В соответствии с ТК РФ запрещается требовать при приеме на работу документы, не предусмотренные законодательством. Но кроме тех документов, которые традиционно требуются при приеме на работу, можно порекомендовать предоставлять характеристики   с прежнего места работы и из учебного учреждения.

Характеристики широко распространены во многих странах. В Германии, например, фирма обязана дать работнику рекомендацию, которая, по существу, является той же характеристикой. В этом документе администрация не имеет права упоминать недостатки работника. В то же время в отдельных случаях возможно косвенное как бы между строк, указание нежелательные черты работника, замеченные кадровыми службами.

В нашей стране рекомендательные письма выдают только по запросу работника, при этом большинство рекомендательных писем заполнены хвалебными отзывами о покидающем организацию работнике - потому, что бывший работодатель хочет быть добрым, или в надежде на избавление от нежелательного человека. Кроме того, чтобы написать действительно соответствующую истине характеристику, необходимо, чтобы ее составитель хорошо знал рекомендуемого, его сильные и слабые стороны. А часто рекомендательные письма пишутся (или подписываются) руководителями, которые даже толком не знают, чем занимался их бывший работник. Поэтому желательно проверить рекомендацию лично (или по телефону) через бывшего руководителя и сослуживцев, при этом можно получить и очень ценную дополнительную информацию. Хорошо, если есть возможность заранее подготовить вопросы, которые будут заданы по телефону или лично.  

  Формулировка вопросов должна быть предельно точной и касаться только конкретного поведения: например, добросовестно ли работник выполнял свои обязанности? Были ли случаи невыполнения задания и почему? Отказывался ли ездить в командировки? Сколько раз в год не выходил на работу по болезни? Были ли конфликты с руководителем? Были ли нарушения дисциплины? В каких отношениях работник был со своими коллегами? Отказывался ли помочь коллеге, если это не было связано с его непосредственными обязанностями? и т.п.

    Документы, предъявляемые при приеме на работу, помогают определить трудовую правоспособность претендента, уровень его профессиональной подготовки, его квалификацию, практический опыт руководящей работы. Характеристика же дает возможность в определенной степени судить о его человеческих качествах.

  Все чаще на  коммерческих предприятиях поступающий на работу представляет «Автобиографию» или «Резюме» (см. Приложение 2,3).

   Эти документы являются документами личного характера, текст их может быть произвольным и составляться самим автором, но такие реквизиты, как название вида документа, дата, подпись, должны быть обязательно.

Резюме – документ, содержащий краткие сведения библиографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве в коммерческое предприятие.

Резюме содержит:

- название вида документа;

- дату;

- указание фамилии, имени, отчества;

- должности;

- почтового адреса претендента, телефона;

- текст;

- подпись.

Текст резюме (см. Приложение 2) состоит из следующих разделов:

- персональные данные;

- цель трудоустройства, какую именно работу или должность хотел бы получить претендент);

- образование (перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учебы);

- опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат);

- дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа в общественных организациях и т.д.);

- рекомендации (с фамилиями и телефонами).

Автобиография – документ, в котором работник собственноручно  в произвольной форме (без исправлений и помарок) дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности.

Автобиография имеет следующие реквизиты:

- название документа;

-текст (краткие сведения о себе в хронологическом порядке);

- подпись;

- дату.

   В практике  оформления приема на работу часто используется «Анкета» - документ аналогичный «Личному листку по учету кадров». В отличие от личного листка анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал фирмы (см. Приложение 1).

Так как резюме часто не содержат всей необходимой информации, то анкету следует разработать с учетом специфики и предприятия, и конкретной должности, и сделать ее максимально информативной и эффективной.

Если менеджеры компании нашли кандидата самостоятельно, то его можно попросить заполнить такую анкету при первой встрече (если нет других возможностей, например, обменяться факсами). В случае поиска через агентство можно попросить присылать заполненную анкету вместе с резюме кандидата.

 «Личный листок по учету кадров» содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.

Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

- паспорт;

- трудовая книжка;

- военный билет;

- документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), Документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

- документы об имеющихся изобретениях.

Работа с резюме и документами кандидата является одним из методов подбора персонала на вакантную должность. Если резюме написано самим кандидатом, отношение к такой «самохарактеристике» должно быть самым критическим. «Отличное владение иностранным языком» может не соответствовать действительности (а иногда даже сам текст такого резюме на иностранном языке содержит большое количество грубых грамматических и прочих ошибок), так же как и «доскональное знание предмета...» - всего лишь фантазия автора. Такое резюме может лишь в общих чертах сориентировать в принятии решения о встрече. Хотя возможно, что правильно оформленное, наглядное, аккуратное и грамотно написанное резюме, где логически выделены основные моменты, характеризующие кандидата, действительно является одной из его характеристик при условии, что он писал его сам. Резюме, присланное агентством, вызывает больше доверия, но все равно необходимо перепроверять всю содержащуюся в нем информацию в разговоре с ведущим менеджером агентства и в беседе с кандидатом.

Таким образом, можно сделать следующий вывод: целесообразно уделять самое серьезное внимание документам, которые должны быть представлены при приеме на работу.

Анализ документов, представленных претендентом, дает первое впечатление и представление о нем как о человеке профессионале. Если он проходит этот этап успешно, его допускают к следующему – собеседованию.
Рекомендации по составлению резюме

Приступая к составлению резюме, постарайтесь, чтобы информация, которую Вы хотите, о себе сообщить уместилась на одной странице (помните о тех, кто будет ее читать), обязательно укажите цель, с которой Вы прислали резюме, сообщайте о себе только достоверную информацию.

Структура резюме выглядит так:

Цель резюме - занять место, на которое Вы претендуете. Если не можете указать конкретную должность, придумайте обтекаемую формулировку;

Личные данные - полные фамилия, имя, отчество кандидата, дата и место рождения, семейное положение, дети, место жительства, почтовый адрес и телефон.

Образование - сначала - высшее: какой ВУЗ и в каком году закончили, полученная специальность. Затем перечисляются в обратном порядке другие виды образования, вплоть до года окончания школы. Если вы дополнительно закончили курсы делопроизводства, быстрого чтения или, например, лечебного массажа, то это можно указать в пункте 5 “Специальные знания”.

Профессиональный опыт -  следует указать в обратном хронологическом порядке, организации в которых Вы работали за последние 3-5 лет. Существенно, чтобы Вы указали не только занимаемые должности, но и раскрыли содержание деятельности и принимаемые решения, т.к. эта информация является индикатором уровня профессионализма.

Специальные знания - здесь можно перечислить все Ваши достоинства, начиная от знания языков, скорости печатания на машинке, умения общаться с компьютером до наличия у Вас деловых связей - все, что может заинтересовать работодателя.

Дополнительные данные - здесь Вы можете указать свои личностные качества существенные на Ваш взгляд для успешного выполнения желаемой работы, дополнительные навыки и умения, Ваши достижения в смежных областях: публикации, изобретения, уровни продаж и т.п., дополнительную квалификацию, увлечения положительно характеризующие Вас.

И ещё несколько советов. По первому пункту. Не следует указывать в цели сразу несколько позиций, по которым вы могли бы работать. Это производит негативное впечатление на работодателя. Считается, что настоящим профессионалом можно быть в чём-то одном, а не сразу и в бухгалтерии, и в рекламе, и в логистике. Кроме того, в этом случае иногда кажется, что человек сам не знает, чего хочет. Не перегружайте четвёртый пункт излишней информацией об образовании (например: школа), если только это не сработает в вашу пользу. И последнее, - не стремитесь улучшить информацию о себе, как правило, она проверяется.  
Список литературы:

1.                                 Стенюков М.В., Документы Делопроизводство, Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия, «ПРИОР», Москва, 1996

2.                                 Шкатулла В.И., Настольная книга менеджера по кадрам, «НОРМА», Москва, 2000

3.                                 Под редакцией Охотского Е.В., Книга работника кадровой службы, Учебно-справочное пособие, «Экономика», Москва, 1998

4.                                 Самыгин С.И., Столяренко Л.Д., Менеджмент персонала, «ФЕНИКС» Ростов-на-Дону, «ЗЕВС» Москва, 1997
Приложение 1

                               АНКЕТА*                                                                    

                   (заполняется собственноручно)
     1. Фамилия_____________________

         Имя__________________________

         Отчество_____________________

2. Если изменяли фамилию, имя или отчество, то укажите их, а также когда, где и по какой причине изменили
3. Год, число и место рождения (село, деревня, город, район, область, край, республика)
4. Гражданство (если изменяли, то укажите когда и по какой причине)
5.  Образование, когда и какие учебные заведения окончили, номера дипломов. Специальность по диплому. Квалификация по диплому
6.  Ученая степень, ученое звание, когда присвоены, номера дипломов
7.  Какими иностранными языками и языками народов Российской Федерации владеете и в какой степени (читаете и можете объясняться, владеете свободно)
8.   Были ли Вы  и Ваши близкие родственники судимы, когда и за что
9.  Были ли за границей, где, когда и с какой целью

_____________________

* Анкета состоит из 4 страниц.

10.  Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных заведениях, военную службу, работу по совместительству, предпринимательскую деятельность и т.п.)

При заполнении данного пункта необходимо именовать учреждения, организации, предприятия, так как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием  должности и номера воинской части

Месяц и год		Должность с указанием учреждения, организации, предприятия (независимо от собственности и ведомственной принадлежности)	Местонахождение учреждения, организации, предприятия
вступления	ухода

11. Ваши близкие родственники (жена, муж, отец, мать, братья, сестры).

Степень родства	Фамилия, имя, отчество*	Год и место рождения	Место работы, должность	Адрес местожительства

__________________________

* Если родственники изменяли фамилию, имя, отчество, то необходимо указать их прежние фамилии, имена, отчества.

12. Имеются ли у Вас или жены (мужа) родственники, постоянно проживающие за границей (укажите их фамилию, имя, отчество, год рождения, степень родства, местожительства, с какого времени они проживают за границей)

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

               13.  Отношение к воинской обязанности и воинское звание_________________________

___________________________________________________________________________________

               14.  Домашний адрес и номер телефона _________________________________________

___________________________________________________________________________________

               15.  Паспорт или документ, его заменяющий_____________________________________

___________________________________________________________________________________

               16.  Дополнительные сведения (государственные награды, участие в выборных представительных органах), также другая информация, которую оформляемый желает сообщить о себе_____________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

«_____»________________200   г.                                                   Подпись_____________________

	Фотокарточка и данные о трудовой деятельности,учебе     оформляемого соответствуют документам, удостоверяющим личность, записям в трудовой книжке, документам об образовании, воинской службе.

(подпись, фамилия работника кадровой службы)

М.П.                                                                                                
Приложение 2

РЕЗЮМЕ

20.03.04

Орлов Игорь Сергеевич

Инженер-математик

127321, Москва

Руставели, 34

тел. 957-01-09
      Орлов И. С., 1960 г. р.,  постоянно проживаю в г. Москве, женат, имею сына.

      В 1994 г. я пршел профессиональную подготовку по курсу «Компьютерный дизайн» и получил сертификат в Международном Союзе ОРТ. В 1992 г. повышал свою квалификацию в фирме «ДЕЛЕКОМ» по курсу «Язык программирования Turbo C.  В 1982 г. закончил факультет АСУ Московского экономико-статистического института по специальности инженер-системотехник.

       С 1982 по 1993 гг. работал в фирме «КАСКАД», где в качестве программиста занимался разработкой прикладных программ целевого назначения.

        С 1993 по 1995 гг. работал на предприятии «Элит», где занимался изготовлением компьютерной и видеорекламы, поставками вычислительной техники.

         Я хотел бы предложить свои услуги в качестве ведущего специалиста по созданию компьютерной и видеорекламы, организовать работы по реализации новых идей в области компьютерной графики и монтажа. Я имею опыт в управлении разработками программ, хорошо срабатываюсь с людьми.

         Свободно владею английским языком.

         В 1993 г. в издательстве МГУ  выпустил учебное пособие «Практикум по программированию на языке Турбо-Паскаль». В 1994 г. работал преподавателем инфотехнологии в школе «Суперреферентов». По требованию могу представить необходимые рекомендации.
                                                                              Подпись                                                   И.С. Орлов
Приложение3
АВТОБИОГРАФИЯ
20.03.04
     Я, Разина Нина Сергеевна, родилась 4 мая 1978 г. в г. Москве, в семье научных работников.

     Отец, Разин Сергей Васильевич, - преподаватель МГПУ, зав. кафедрой программирования. Мать, Разина Екатерина Борисовна, - ведущий инженер НИИАП.

В 1985 г. поступила в среднюю школу № 326 Кировского района г. Москвы. В связи с переменой места жительства в 1988 г. перешла в среднюю школу № 1279 Севастопольского района г. Москвы с углубленным изучением иностранного языка.

       Получила музыкальное образование по классу скрипки, занималась теннисом.

       Закончила двухгодичные курсы английского языка «Интенсив».

       В 1995 г. поступила на факультет «Управления и делопроизводства» Российского государственного гуманитарного университета.
                                                                             Подпись                                       Н.С. Разина