Реферат

Реферат Обов`зки секретаря

Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28

Поможем написать учебную работу

Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.

Предоплата всего

от 25%

Подписываем

договор

Выберите тип работы:

Скидка 25% при заказе до 23.11.2024


Міністерство освіти і науки України

Тернопільський державний технічний універститет

імені Івана Пулюя


Реферат на тему:

Обов

язки секретаря


Підготував: ст. гр. МВ-ІІІ

Лізогуб О.О.

Прийняла: Савченко Т.О.

Тернопіль- 2000
Зміст


·           Трохи з історії.

·           Можливості секретаря-референта.

·           Основні функції секретаря.

·           Сучасні вимоги.

·           Класифікація секретарів.

·           Обов'язки.

·           Висновок.
1. Трохи з історії.
Секретарі з'явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів. Потім з секретарів виділилися нотаріуси.

А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І тільки в кінці 18 століття з'явилися жінки-секретарі.
2.      Можливості секретаря-референта.
Секретар   це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається відвідувач, що прийшов в установу,  перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми.

Секретар повинен бути завжди в «формі»:  ретельно і продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення., уміти спокійно,  без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Йому необхідний дар відчувати «нюанс»  справи, що дозволяє вільно виходити з скрутних ситацій, зокрема,  не бачити і не чути того, чого не треба бачити або чути. Секретар завжди повинен бути на насторожі і в курсі багатьох справ: вести роботу з документами, брати участь в проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати  на телефонні дзвінки і сам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого товариша по службі і так далі.

Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і зовнішніми світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоку інформації, правильно, чітко і оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи.
Основні функції секретаря.

Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:

·           знання,  необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);

·           знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками;  знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників;

·           знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення  роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловій переписці і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня і обслуговуванні співробітників фірми.
Сучасні вимоги.
Щоб  відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти наступними якостями:

·           мати професійний імідж;

·           добре володіти мовою і письмом;

·           володіти хорошою пам'яттю;

·           добре орієнтуватися у часі;

·           тримати  в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;

·           уміти красиво оформляти звіти, вести ділову переписку керівника;

·           освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу;

·           бути енергійним, проявляти ініціативу;

·           швидко знаходити взаєморозуміння з колегами і клієнтами;

·           підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;

·           контролювати фінанси офісу;

·           бути обачним в конфіденційних, делікатних  питаннях фірми.
Класифікація секретарів.
Є декілька позицій, які займають секретарі:

RECEPTIONIST   дівчина, працююча на телефоні. У її обов'язку входить відповідати на питання, зустрічати і проводжати гостей і клієнтів. На цій посаді необов'язкове знання іноземної мови. Основна вимога   уміння триматися і акуратність.           

На цьому ж рівні знаходиться посада інформатора. Тільки в цьому випадку дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.

Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE MENEGER,  який займається організацією офісу.

Сама ж висока посада  PERSONAL SEKRETARY   помічник генерального директора або президента. У цьому випадку дівчина працює тільки на одного шефа, відповідає на кореспонденцію як на украінській, так і на англійських мовах, супроводить директора у відрядження. Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, виконавчості . Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, але і  ініціатором. Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це не межа. Можна вирости з секретаря в менеджери…

Специфіка і складність роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він як би безліччю ниточок зв'язує  різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, в створенні психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінима.


Обов'язки.
Без особливого роду знань,  умінь і навичок секретареві не справиться зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить:

·           облік, реєстрація, розгляд і підготовка поступаючої кореспонденції для доповіді керівництву;

·           оформлення  (в тому числі друкування) і розсилка  розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, і т.  п..;

·           підготовка по вказівці керівника і узгодження зі структурними підрозділами  проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних  посвідчень і інших документів;

·           оформлення протоколів розсилок виписок з них;

·           аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями по них;

·           підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з'їздів;

·           прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;

·           організація прийомів відвідувачів;

·           прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання і у внутрішній архів фірми.
Крім роботи з документами  в обов'язку секретаря включаються  функції по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема:

1.         технічне забезпечення роботи керівника;

2.         підготовка і організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;

3.         організація прийому працівників і відвідувачів;

4.         телефонне обслуговування;

5.         підготовка відряджень;

6.         організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;

7.         стенографування;

8.         контроль за святковими і ювілейними датами;

9.         обробка пошти;

10.     машинописні роботи;

11.     збір ділової інформації  і її реферування  по завданню директора;

12.     збір матеріалів для доповідей і мов керівника;

13.     ведення табеля обліку робочого часу і т.д.
Перераховані службові обов'язки можуть бути обмежені і доповнені іншими. Але і приведений перелік дає уявлення про специфіку секретарської роботи, в зв'язку з чим доречно розглянути головні аспекти професійної діяльності  і культури  праці секретаря.

Особливістю роботи також є постійна недостача часу, робота в умовах стресу. У цьому випадку виручає уміння слухати, правильно розуміти, запам'ятовувати завдання. Оцінювати і ухвалювати швидкі і вірні рішення.
3.      Висновок
.

Пам'ятайте: ваші помилки   це помилки тієї посадової особи, в структурному підрозділі якого ви працюєте.

Приступаючи до роботи, дайте відповідь собі на наступні питання: Що треба зробити? Як? Коли? Який очікуваний результат?

Небагато роздуму, трішки здорового глузду, оперативності   і все готове. Якщо ви цілеспрямована і організована, ділова, доброзичлива в спілкуванні з оточуючими і приваблива, то професія секретар чекає вас. 

      

Перелік посилань


 При написанні реферату використовувались найновіші дані з комп’ютерної мережі Internet. Джерело інформації розташоване  на сайті наукової бібліотеки Національного університету "Києво-Могилянська академія" за адресою: http://www.ukma.kiev.ua/ukmalib/UKRAINE/ukraine.html. Також використовувались дані з інших цифрових  бібліотек.
Лізогуб Олег

В рамках проекту “Працюй головою”

Е-mail: [email protected]

1. Реферат Цели и задачи нравственного воспитания
2. Реферат на тему My Passion Essay Research Paper A year
3. Реферат Классическая борьба
4. Реферат на тему Романский архитектурный стиль
5. Диплом на тему Факторинг
6. Сочинение Я хочу рассказать вам о книге С. Лем, Непобедимый
7. Биография Элвин Тоффлер и его произведение Шок будущего
8. Реферат Магнетизм и магниты
9. Реферат Виды обязательств
10. Реферат Местные бюджеты, как элемент бюджетной системы РФ