Реферат Выиграть еще до переговоров
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Выиграть еще до переговоров
Участвовать в переговорах должен практически каждый человек, работающий в компании и взаимодействующий с людьми, поскольку именно таким способом сегодня решают различные проблемы: обсуждают размер заработной платы, продажи, финансы, товары, ресурсы, распределяют ответственность, принимают решения, получают необходимую информацию и т.д. Многие переговоры ведутся официально, в специально оборудованных помещениях офиса, залах заседаний.
Это встречи на разных уровнях, в обсуждении участвуют как отдельные сотрудники, так и целые команды, при этом затрагивая сложные правила и законы. Однако официальной обстановка бывает не всегда: зачастую переговоры имеют довольно свободный характер.
Можно сказать, что процесс переговоров сложен, многогранен и состоит из различных уровней. С одной стороны, переговоры – это процесс, в ходе которого стороны пытаются найти такой вариант соглашения, который будет максимально соответствовать их целям и интересам. Важно уметь искать варианты решения, оценивать их и сравнивать, выбирать и согласовывать наиболее выгодный из них. Грамотная подготовка, сбор и анализ информации, планирование этапов, выбор удачной стратегии поведения и тактики имеют значение.
С другой стороны, переговоры – процесс коммуникации двух и более участников. Соответственно, успех будет зависеть от того, насколько стороны готовы слушать и понимать друг друга, насколько грамотно умеют выявлять мотивы и потребности, подбирать аргументы и убеждать. Получается, хороший переговорщик – это человек с высокой коммуникативной компетентностью.
Если подвести некий итог, то можно сказать следующее: переговоры – специфический вид межличностного взаимодействия сторон, тип совместной деятельности, ориентированной на разрешение споров или организацию сотрудничества и предполагающий совместное принятие решения, закрепленного письменным или устным соглашением / договором. Переговоры всегда предполагают наличие по крайней мере двух участников, интересы которых частично совпадают.
Можно выделить такие критерии переговоров:
общность интересов;
взаимозависимость;
ситуация неопределенности.
В данной статье мы рассмотрим методы, алгоритмы и инструменты, которые помогут управлять процессом переговоров. Особенно важными при поиске взаимовыгодных решений, на наш взгляд, являются навыки сбора и анализа информации, планирования этапов, умение просчитывать ходы собеседника и формирование стратегии собственного поведения.
Итак, любые переговоры состоят из четырех основных этапов: 1) подготовка; 2) переговорный процесс (непосредственное обсуждение интересов сторон, двусторонний контакт); 3) завершение переговоров, подведение итогов, реализация достигнутых договоренностей; 4) анализ эффективности проведенных переговоров (прежде всего с точки зрения достижения целей и поведения их участников, т.е. насколько ожидаемы и желательны были их реакции и действия после завершения переговоров).
Подготовка к переговорам
Авраам Линкольн однажды охарактеризовал распределение времени на подготовку по сравнению с самим действием следующим образом: «Если бы у меня было девять часов для того, чтобы срубить дерево, шесть из них я бы точил свой топор». Этими словами президент хотел подчеркнуть важность этапа подготовки к чему-либо, поскольку от него во многом зависит исход самого дела, каким бы оно ни было. В современных условиях вероятность заключить выгодное соглашение на переговорах, к которым не готовился, весьма низкая. В таком случае управлять ситуацией будет более опытный переговорщик.
Можно выделить три вида этапа подготовки.
Перечислим их и поговорим о том, для чего нужен каждый из них.
1. Информационная подготовка, как и следует из ее названия, заключается в сборе всех необходимых сведений, которые могут понадобиться на переговорах. Во-первых, это данные о компании партнера по переговорам, ее истории и положении на рынке.
Во-вторых, необходимо владеть информацией о личностных особенностях человека, который будет представлять другую сторону, его склонностях и навыках ведения переговоров.
В-третьих, нужно иметь полное представление о собственных возможностях и разработанную альтернативу на случай, если процесс переговоров будет сильно отличаться от предполагаемого и соглашения, которое планировалось изначально, достигнуть не получится.
2. Организационная подготовка: определение, уточнение и согласование темы переговоров, чтобы не получилось так, что одна сторона пришла на переговоры решать одну проблему, а другая – совершенно иную. Зачастую подобные факты выясняются уже на встрече. Необходимо заранее определить и согласовать время ее проведения, состав участников, их полномочия. Это зависит от характера и темы переговоров, а также от того, кто будет представлять другую сторону.
Также стоит подготовить все необходимые документы и информационные материалы, которые могут понадобиться за столом переговоров. Они должны быть под рукой, чтобы можно было использовать их для аргументирования своей позиции. Кроме того, стоит позаботиться о месте проведения встречи.
3. Психологическая подготовка. Несмотря на хорошую информационную и организационную подготовку, если мы не будем достаточно уверены за столом переговоров, не сможем контролировать свои эмоции и верить в успешный исход дела, то убедить собеседника не получится.
Предлагаем следующую схему подготовки (формирования правильного психологического настроя и уверенности в себе), которая включает:
выработку установки на успех;
развитие навыков поддержания эмоционального равновесия;
умение управлять стрессом.
Все вышеперечисленное может существенно повлиять на дальнейший ход переговоров.
Если распределить подготовительные действия по этапам, то общий алгоритм будет состоять из семи этапов:
1) сбор информации о компании, с представителем которой необходимо вести переговоры (ее положение на рынке и возможности);
2) поиск информации о лице, которое будет вести переговоры (его личные особенности и опыт);
3) SWOT-анализ (определение сильных и слабых сторон компаний, возможностей и проблем);
4) постановка цели переговоров;
5) определение альтернатив и средств достижения цели (запасные варианты и тактики);
6) выбор стратегии поведения;
7) формирование правильного психологического настроя и уверенности в себе.
Особое внимание мы уделим такому инструменту, как SWOT‑анализ, его применению на этапе подготовки к переговорам, а также подробно ознакомимся со стратегиями поведения в переговорах, возможностями и проблемами, возникающими при реализации каждой из них. Все это поможет вам тщательно подготовиться к переговорам и понизить «индекс непредсказуемости» во время их проведения.
Итак, после того как вы собрали всю необходимую информацию о компании партнера по переговорам и об участниках переговоров с другой стороны, можно приступать к SWOT‑анализу.
SWOT-анализ необходим при подготовке к переговорам для выработки оптимальных стратегий поведения с учетом взаимоотношений оппонентов, их сильных и слабых сторон, возможностей и угроз. В обычном виде алгоритм выглядит следующим образом:
составление списка сильных и слабых сторон (своих и другой стороны);
формирование списка опасностей и возможностей;
установление связи между различными элементами списков.
SWOT-анализ проводят в два этапа: 1) анализ действующих факторов (табл. 1);
2) поиск конструктивного решения (табл. 2).
Следует иметь в виду, что аналитическая работа отнимает много сил и времени, в результате чего этих ограниченных ресурсов может не хватить на остальные этапы. Чтобы не потратить слишком много времени и не лишить себя возможности уделить достаточно внимания остальным аспектам подготовки, рекомендуется не делать эти списки слишком длинными, а ограничиться несколькими основными позициями в каждом.
Если предстоящие переговоры не представляют большого стратегического значения и сложности для переговорщика, то можно вместо SWOT-анализа просто подготовить ответы на следующие вопросы.
Какие можно выделить слабые и сильные места у обеих сторон?
В чем мы зависим от оппонента? В чем он зависит от нас? 1
Если соглашение не будет достигнуто, как это отразится на обеих сторонах? Какие последствия повлечет за собой провал переговоров?
Есть ли у нас / у другой стороны какие-либо альтернативные решения?
Следует ли ждать манипуляций или разного рода «силовых игр»? Возможно ли нечестное поведение за столом переговоров другой стороны? Как этому противостоять? 2
Какими полномочиями обладает оппонент? 3 [6] Цель – образ будущего результата. Чтобы правильно ее поставить, необходимо:
знать, что именно вы хотите получить от переговоров;
представить себе это желаемое в более широком аспекте (ответив на вопросы «Что может случиться, если результат будет иным?», «Желаемый результат – это единственный способ достижения цели или есть другие?»);
знать, что заставляет вас стремиться к этой цели;
убедиться, что цель позитивна, максимально ее конкретизировать (в финале должно быть предельно ясно, достигли вы ее или нет).
Таким образом, цель должна быть:
конкретна;
измерима;
достижима;
согласована со стратегическими целями компании;
определена во времени.
После того как мы провели мониторинг и анализ ситуации, поставили цель, необходимо узнать о возможных стратегиях поведения в переговорах и выбрать наиболее подходящую.
Ниже перечислены некоторые из возможных и их виды.
1. Соперничество – стремление удовлетворить собственные интересы в ущерб интересам других:
давление;
манипуляция.
2. Уступчивость (приспособление) – желание удовлетворить потребности других в ущерб собственным интересам.
3. Избегание (уклонение) – стремление избежать конфликта любой ценой (собственные интересы при этом обычно игнорируют). Основывается на понижении своих стремлений и принятии позиции оппонента.
4. Компромисс – поиск приемлемого решения, частично удовлетворяющего интересы обеих сторон. Предполагает взаимные уступки в важных и принципиальных вопросах.
5. Сотрудничество – стремление выработать решение, полностью удовлетворяющее интересы обеих сторон.
Рассмотрим возможности и угрозы каждой из вышеописанных стратегий (табл. 3).
Итак, как мы видим, сотрудничество является наиболее эффективным способом ведения переговоров. Для переговорщика, ориентированного на данную стратегию, характерно:
отделять личность от проблемы;
исходить из того, что у проблемы есть множество решений;
стараться понять, что стоит за позицией другой стороны (почему они хотят именно этого);
активно искать взаимоприемлемые решения, не тратя время на споры и конфликты;
проявлять конструктивность в готовности выслушать и принять точку зрения другой стороны, в умении задавать вопросы и обобщать результаты достигнутого;
стараться не допускать исхода, при котором одна сторона проигрывает, а другая побеждает (или проигрывают обе стороны) [7].
Профессиональный и успешный переговорщик всегда уделяет внимание и считает важным создание и содействие конструктивной атмосфере и уважительным отношениям в ходе переговоров. Атмосфера раздражительности и формализма является серьезным препятствием. Именно поэтому стороны пытаются создать атмосферу доверия, доброжелательности и надежности. Примерами тактик в этой области являются:
внимание к мнению каждого;
содействие непринужденным и искренним отношениям;
стремление не нанести вред своей репутации;
желание быть предсказуемым, не прибегать к помощи уловок и хитростей, не пытаться обмануть партнера;
умение отличить ролевое поведение (например, жесткое требование) от личной добропорядочности и взаимного уважения [6].
Помните об этих рекомендациях, и тогда вы сможете все переговоры проводить в психологически комфортной обстановке и выстраивать долгосрочные партнерские отношения.
Еще великий полководец Александр Суворов сказал: «Тяжело в учении – легко в бою». Ваше желание обучаться, анализировать, разбираться и тщательно готовиться к переговорам поможет достичь необходимых договоренностей и чувствовать себя уверенно и легко.
