МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИНСТИТУТ МАШИНОСТРОЕНИЯ

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА
РЕФЕРАТ

по дисциплине основы менеджмента

на тему:

Цели организации: классификация и механизм формирования
Исполнитель: студентка гр. 3802

Паскина Т. В.

Преподаватель: Андреев В. Н.
Санкт - Петербург

2009


СОДЕРЖАНИЕ
Введение

1.                 Роль целеполагания в процессе планирования

1.1 Понятие цели и миссия организации

1.2 Классификация целей

2.                 Выявление целей

2.1 Важность постановки цели, главная цель организации

2.2 Двуцелевой характер производства

2.3 Требования к постановке целей

3.                 Механизм формирования

3.1 Построение дерева целей

3.2 Сопоставление целей со стратегией

Заключение

Список используемой литературы




ВВЕДЕНИЕ
Управление – это осознанная и целенаправленная деятельность, с помощью которой человек упорядочивает и подчиняет своими интересами элементы внешней среды. Наряду с такими характеристиками управления, как работа с ресурсами предприятия, выполнение непрерывных и взаимосвязанных видов деятельности стоит и концентрация деятельности на достижение целей предприятия. При управлении организацией опытные менеджеры определяют постановку целей как существенный компонент, играющий серьезную роль в деятельности фирмы. Постановка четких целей и последующая деятельность в соответствии с ними, одна из самых серьезных задач, с которыми сталкивается руководитель.

Нужно установить цели и миссию организации, построить «дерево целей», а после этого выработать стратегию поведения, обеспечивающую выполнение этих составляющих. Это является одной из основных задач высшего руководства и составляет важную часть всего управления, называемого – управление по целям. Если мы ставим перед собой задачу совершенствования организации, не уточнив ее целей, мы рискуем предложить лучшие способы выполнения ненужных функций или лучшие пути достижения неудовлетворительных конечных результатов. Процесс постановки целей влияет на качество управления, а эффективный процесс постановки целей улучшает качество управления в целом. Искусно выбранная цель увеличивает планы управления и укрепляет эффективность работы организации в целом. П. Питер и Р. Уотермен отмечают одно исследование, которое проводилось в этой области, оно базировалось на сравнении результатов деятельности двух фирм, в одной из которых постановка целей проводилась только формально. А в другой такие цели были одним из важнейших звеньев управления. Анализ десятилетнего периода деятельности обоих фирм показал, что чистая прибыль той компании, которая систематически практиковала процесс постановки целей, значительно превышает прибыль компании. Которая не уделяла этому процессу особого внимания. В данной курсовой работе будет рассматриваться постановка и классификация целей, проблемы при постановке целей и их возможные решения, как формируются цели и как они влияют на управление предприятием.




1. Роль целеполАгания в процессе планирования
1.1 Понятие цели, миссия организации
Цель - это желаемое состояние объекта в будущем. В управлении необходимо оценить каждую функцию и вид деятельности внутри компании, исходя из их вклада в достижение целей компании [2]. Цели формируют критерии для оценки целесообразности предлагаемого образа действий, устанавливают стандарты для оценки достигаемой эффективности и дают общий ориентир для деятельности фирмы в целом. Это осознанная потребность в достижении определенного результата в перспективе.

Целевое начало в деятельности организации возникает как отражение целей и интересов различных групп людей, так или иначе связанных с деятельностью организации и вовлеченных в процесс ее функционирования.

Когда речь идет о целевом начале в управлении организацией и соответственно о целевом начале в поведении организацией, то обычно говорят о двух составляющих: миссия и цель. Нужно установить то и другое, а после этого выработать стратегию поведения, обеспечивающую выполнение этих составляющих.

Это является одной из основных задач высшего руководства и составляет важную часть всего управления, называемого – управление по целям – Management by Objectives, MBO. Ориентирован на выполнение постановленной цели как будущего результата. Основной смысл целевого начала – это максимально повысить долгосрочную эффективность [3].

Миссия организации – это наиболее общая цель деятельности организации, предназначение, смысл существования и организации относительно внешней среды. В миссии организации заключена роль, которую она собирается играть на сцене своего бизнеса в решении социально-экономических задач общества, региона, что позволяет отличит ее от других подобных организации. Миссия это внешний образ организации, ее имидж, подчеркивающий экономическую и социальную ответственность организации перед партнерами, потребителями, обществом в целом [3].



Установление миссии




Выявление целей




Построить дерево целей




Выработать стратегию поведения
Рис. 1
Обычно обращают внимание на три основных элемента в разработке миссии [4] :

1. Основной продукт (услуга), производимой фирмой.

2. Главный рынок для реализации товара (услуг).

3. Технологическая система производства.

Каждый из этих трех элементов необходим, поскольку только их комбинация составляет полную картину деятельности фирмы.

Таким образом, миссия определяет суть деятельности предприятия, ее базовые цели и принципы, помогает объединить усилия в одном направлении, служит базой для построения и коррекции целей организации.
1.2 Классификация целей
Выбор и формулирование целей определяются конкретными условиями их реализации на ближайший период, определяют конкретными условиями их реализации на ближайший период, определяют стратегию организации. Цели классифицируют [3]:

1. По масштабу деятельности – глобальные, общие, локальные, частные.

2. По объектам – цели организации в целом, цели структурных подразделений (стратегических зон хозяйствования – СЗХ, стратегических единиц бизнеса –СЕБ), функциональных подсистем организации:

·                   Экономические, т.е. укрепление финансовой устойчивости организации, рост прибыльности.

·                   Научно-технические цели концентрируются на создании и внедрении в производство новых и совершенствовании существующих образцов продукции, доведении их до уровня мировых стандартов.

·                   Технологические , к ним относятся создание и внедрение новых технологий, строительство и реконструкция производства, компьютеризация, автоматизация и т.д.

·                   Социальные цели – это создание благоприятных условий труда, жизни и отдыха работников, повышение их образовательного и квалификационного уровня, ликвидация тяжелого и ручного труда, улучшение медицинского обслуживания.

·                   Производительные – это выпуск продукции определенного объема товаров и услуг, повышение их качества.

·                   Административные цели предполагают, в частности, достижение высокой управляемости, надежного взаимодействия между подразделениями и отдельными работниками, высокой дисциплины и слаженности в работе.

·                   Маркетинговые цели - это завоевание новых рынков сбыта, привлечение новых покупателей, продолжение жизненного цикла продукции, достижение лидерства в продажах.

цели конкретных исполнителей:

·                   Положение на рынке, описываемое таким показателями, как доля рынка, объем продаж, относительная по отношению к конкуренту доля рынка, доля отдельных продуктов в общем объеме продаж, работа с клиентами и т.п.;

·                   Производительность, выражающаяся в издержках на единицу продукции, материалоемкости, отдаче с единицы производственных мощностей, объеме производимой в единицу времени продукции и т. п.; мощности организации, выражаемые в целевых показателях, касающихся размера занимаемых площадей, количества единиц техники, и т.п.;

·                   Финансовые результаты, описываемые показателями, характеризующими структуру капитала, движение денег в организации, величину оборотного капитала, рентабельность, доход на акцию и т.п.;

·                   Инновации. Разработка, производство новых товаров и обновление технологии, описываемые в таких показателях, как величина затрат на выполнение проектов с области НИР, сроки введения в действие нового оборудования, сроки и объемы производства продукта, сроки введения нового продукта, увеличение выпуска конкурентоспособной продукции, повышение качества продукции и т. п.;

·                   Управленческие аспекты. Выражены в качестве менеджмента по шкале персональных достижений менеджеров, работающих в организации, надежность системы, готовность и способность выполнять новые задачи и т.п.;

·                   Кадровые ресурсы, описываемые с помощью показателей выполнения трудовых функций и отношения к работе, рентабельности персонала, текучести кадров. Бизнес должен признать свою ответственность перед работниками – потребности и благосостояние сотрудников, высокая заработная плата. Лучшие условия труда, возможность роста, профессионального развития. Повышения квалификации работников и т. д.;

·                   Работа с покупателями, выражаемая в таких показателях, как скорость обслуживания клиентов, число жалоб со стороны покупателей;

·                   Социальная ответственность, понимаемая как обязанность бизнеса способствовать благосостоянию общества. Предприятие должно благотворно воздействовать на общественную жизнь не только узко, в смысле увеличения возможностей для материального роста, но и широко, соответствую общепринятым общественным ценностям, формируя благоприятную экологическую среду, принимая участие в решении острых социальных проблем, объем благотворительности, сроки проведения благотворительных акций и т.п.;

3. По функциям управления: цели анализа, принятие решения;

4. По субъектам: личные и групповые;

5. По осознанности: действительные и мнимые;

6. По достижимости: реальные и фантастические;

7. По иерархии: высшие, промежуточные, низшие;

8. По взаимоотношениям: взаимодействующие, индифферентные и конкурирующие;

9. По объекту взаимодействия: внешние и внутренние;

10. По значению: цели функционирования, цели развития организации (роста: быстрого роста, ограниченного, стабильного), цели сокращения и сочетание этих целей.

11. По временному фактору – горизонту целеполагания: долгосрочные – стратегические; среднесрочные; краткосрочные – тактические;

В основе разделения целей на два типа лежит временной период, связанный с продолжительностью производственного цикла. Цели, достижение которых предполагается к концу производственного цикла, - краткосрочные цели. Отсюда на практике обычно краткосрочными считаются цели, которые достигаются в течении одного года, и соответственно долгосрочные цели достигаются через три-пять и более лет.

Менеджеры часто сосредотачивают свое внимание на краткосрочных показателях, пренебрегая мерами, рассчитанными на долгосрочную перспективу. Важность решения задач по упрочению фирмы в долгосрочной перспективе превышает необходимость увеличения показателей в краткосрочной перспективе. Иначе – компания рискует подорвать свою конкурентоспособность. Компании, которые могут пойти на более низкие цены и прибыли в долгосрочной перспективе ради ежегодного увеличения доли рынка, могут со временем занять на рынке лидирующее положение в противовес компаниям, которые больше заняты своими прибылями в краткосрочной перспективе.

Разделение на краткосрочные и долгосрочные цели имеет принципиальное значение, так как эти цели существенно различаются по содержанию. Для краткосрочных целей характерна гораздо большая, чем для долгосрочных, конкретизация и детализация в таких вопросах, как, кто, что и когда должен выполнять. Если возникает необходимость, между долгосрочными и краткосрочными целями устанавливаются еще и промежуточные цели, которые называются среднесрочными. Отсюда возникают основные различия между долгосрочным и стратегическим планированием, которые заключаются в трактовке будущего.

В системе долгосрочного планирования будущее предсказано путем экстраполяции тенденций роста показателей, с которыми не сходятся реальные результаты, они могут быть выше или ниже планируемых.

В системе стратегического планирования не делается предположение, что будущее непременно должно быть лучше прошлого, так как в стратегическом планировании важное место отводится анализу перспектив организации, задача которой – выяснение тенденций, опасностей, возможностей, чрезвычайных ситуаций, которые способны изменить сложившиеся тенденции.

Этот анализ дополняется анализом позиций в конкурентной борьбе. Известно, что термин «долгосрочное планирование» может охватывать сферу деятельности 5, 10 и более лет. То что является долгосрочным для одной организации, может быть краткосрочным для другой. В этом смысле термин «стратегическое планирование» наиболее предпочтительно, так как не вводит в заблуждение относительно горизонта планирования и указывает на важность и сущность этой работы. Краткосрочные цели выводятся из долгосрочных, являются конкретизацией и детализацией долгосрочных целей. Они подчинены им и определяют деятельность организации в краткосрочной перспективе. Краткосрочные цели как бы устанавливают вехи на пути достижения долгосрочных целей. Именно через достижение краткосрочных целей организация шаг за шагом продвигается в направлении достижения своих долгосрочных целей. В менеджменте требуется оптимальное сочетание долго-, средне- и краткосрочных целей, использование принципа вложенности динамического программирования.





 краткосрочные среднесрочные долгосрочные
Рис. 2 Схема вложенности целей [3]
Таким образом, можно сделать вывод, что при формулировке целей необходимо определять: содержание цели, количественные, временные, пространственные характеристики; персональную привязку; ранг и иерархии целей; а также возможные способы их достижения. Чем более четко, конкретно сформулированы цели, тем конкретнее будет сформулирована стратегия их достижения.


2. ВЫЯВЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ
2.1 Важность постановки целей, главная цель организации
Цели относятся к будущему; иногда это ближайшая перспектива, например следующие 6 месяцев. Как правило, их можно точно определить с помощью показателей времени и количества, поэтому они часто называются «непосредственными». Все они должны быть согласованы друг с другом для устранения конфликта между краткосрочными и долгосрочными целями. Например, высокая прибыль может достигаться в течение короткого времени за счет снижения качества, приводящего к снижению прибыли в перспективе.

Цели основаны на гипотезах развития в будущем. Поэтому их обоснованность зависит от точности этих гипотез. Чем более отдаленный период рассматривается, тем выше неопределенность будущего и тем в более общей форме формулируются цели.

Компания не может дать исчерпывающего перечня своих целей. Они могут быть естественными, т. е. разделяемыми всеми работниками компании, и тогда их действия будут согласованными и без специальной договоренности о целях этих действий. Однако есть преимущества и в формальном установлении целей [6].

1. Если цели не сформулированы или непонятны, имеется опасность совершения действии, не соответствующих целям. Формализация целей побуждает к их обсуждению внутри компании, что уменьшает риск непонимания или неполного понимания.

2. Если цели четко определены, возможные конфликты между ними могут быть с большей вероятностью обнаружены и устранены в процессе согласования целей.

3. Точное определение критериев оценки деятельности компании в целом необходимо во всех случаях, за исключением разве что случая; когда формальное их объявление делается для «пропаганды», скрывающей истинные цели.

Цели, которых мы пытаемся достигнуть, слишком часто бывают недостаточно осознаны. Установление неверных целей означает решение неправильно сформулированных проблем, что может привести к большему расточительству ресурсов, чем неэффективное решение правильно сформулированной проблемы. Каждое хозяйственное решение должно быть нацелено на какую-то проблему, а правильное решение проблемы - то, которое дает максимум для достижения определенных целей. Не определив цели, мы не сформулируем проблему, а без нее нет необходимости в решениях.

Другим способом рассмотрения проблемы целей является утверждение, что решение есть выбор из нескольких альтернатив и выбранное решение или образ действий должны более всех других соответствовать установленным целям. Но при такой постановке проблемы возникают следующие осложнения [6]:

1. Сами цели служат промежуточными ориентирами, обеспечивающими достижение целей более высокого уровня (если говорить о конечных целях, то это выживание компании). Таким образом, формируется непрерывная цепь целей и средств их достижения. Мы можем считать эту цепь разорванной, если цели одного уровня не согласуются с целями следующего уровня; такая несогласованность равносильна тому, что какая-то часть компании идет особым путем. Однако эту опасность не нужно преувеличивать. Каждый работник фирмы сознает, что прибыльность - необходимое условие ее выживания, и это само по себе служит известным ориентиром.

2. Если цели являются промежуточными ориентирами, то цели нижнего уровня никогда не абсолютизируются при условии, что могут быть найдены равно эффективные альтернативные цели. Иное отношение к целям нижнего уровня может вести к неадекватной оценке способов достижения конечной цели.

3. Цели каждого отделения могут быть согласованы с целями компании, но, рассматриваемые все вместе, эти цели могут оказаться противоречащими друг другу. Поэтому требуется их общая координация, например предотвращение взаимной конкуренции подразделений.

4. Цели зачастую множественны и конфликтны; при достижении одной цели эффективность по отношению к другой может понижаться либо вследствие ограниченности ресурсов, либо потому, что некоторые цели логически несовместимы. Например, при установлении целей системы распределения продукции мы хотим иметь самую дешевую, оперативную, простую, наиболее производительную и т. д. распределительную сеть. Но эти цели противоречат одна другой; поэтому необходим компромисс между такими целями, как быстрота и дешевизна. В идеале он может быть найден на базе критерия максимума прибыли. Однако может оказаться невозможным связать все эти цели в одну целевую функцию, поддающуюся максимизации. Там, где последствия конкурирующих целей нельзя измерить и сопоставить, пользуясь одной общей шкалой (например, денежной), нет возможности установить, какая комбинация целей даст наибольший эффект, т. е. какая комбинация оптимальна.

Мы выяснили, почему так важно постановка целей, но теперь нужно выявить одну общую цель, т. е. главную. О`Шоннесси Дж. пишет, что основной целью компании является получение устойчивой прибыли, рост прибыли для большинства компаний - основной смысл их деятельности и для того чтобы выполнять эту функцию создаются специальные подразделения, разрабатывающие методы снижения затрат и роста прибыли [6]. О`Шоннесси считает, что главной целью остается получение прибыли, но получение прибыли целью служить не может, т.к. прибыль не является характеристикой системы, позволяющей сравнивать ее состояния и определять какое из них больше, а какое меньше. Поэтому единая общая цель на предприятии – это максимизация экономического роста. И здесь возникают проблема при установлении цели.
2.2 Двуцелевой характер постановки целей
Сложность в постановке целей является то, что современному управлению организации присущ двуцелевой характер постановки целей, который рассмотрен ниже.

Гармонизация отношений «поставщик-потребитель», в силу принципа суверенитета потребителя являющаяся обязанностью производителя продукции (услуг), осуществляется двумя путями, применение которых зависит от характера потребления. При «бедном» типе потребления, когда произведенная продукция идет на удовлетворение насущных нужд и замену изделий, используемых потребителем, производится лишь в связи с их физическим износом, настройка отношений «П-П» происходить довольно просто. Потребитель знает свои потребности и затраты на их удовлетворение. Производитель может с легкостью их установить. Нужно только при определенных параметрах качества, количества и цены организовать производство с наименьшими затратами [5].

В условиях же рафинированного потребления средство удовлетворения потребности служит как для удовлетворения насущных нужд, так и потребности в самовыражении. Замена изделия происходит в связи с моральным, а не физическим износом. У потребителя существует очень высокая степень неопределенности относительно конкретной вещной формы удовлетворения своей потребности. Следовательно, наиболее значимой является обратная связь «П-П». Т. е. производитель через массивную рекламу диктует потребителю, что изготавливаемое им изделие во мнении окружающих лучшим образом символизирует желанный для него статус, формируя, таким образом, спрос на свою продукцию.

Получается, при работе предприятия на удовлетворение насущных нужд практически единственным путем повышения эффективности его является снижение затрат на производство и реализацию продукции. В этих условиях вся система управлением предприятием оказывается, естественно, ориентированной на управление ресурсами с целью их экономии.

Предприятие, работающее на удовлетворение рафинированных потребностей, имеет для своего экономического роста, помимо средств экономии затрат, еще и дополнительные поступления от увеличения цены изделия в связи с лучшим удовлетворением потребности в самовыражении покупателей. Но и реклама и нововведения требуют осень больших дополнительных затрат. И в результате может оказаться, что ожидаемого роста прибыли за счет увеличения цены не произойдет, так как он будет перекрыт увеличением затрат на рекламу и инновации [5].

Можно сделать вывод, что современное производство имеет двуцелевой характер. С одной стороны целью служит – снижение затрат на производство, с другой – внедрение инноваций. Эти цели противоречивы и практически не сводимы к единой общей цели (максимизации экономического роста). Из-за этого происходят конфликты в системе управления. Это является одной из главных проблем теории и практики современного управления организацией.
2.3 Требования к целям
Цели формулируются и устанавливаются на основе определенных ценностей, на которые ориентируются его руководство. Эти ценности раскрывает SMART – анализ [3]:

1. Specific – цели должны быть конкретными, т. е. ясными и точными, характерными, четко сформулированными, позволяющими однозначно определить, в каком направлении должно осуществляется функционирование организации, чтобы не оставалось места для их неправильного или множественного толкования. Цели должны иметь управленческое толкование.

2. Measurable – цели должны быть измеримыми, разрабатываться в конкретных измеримых формах, в конкретных измерителях (денежных, натуральных, трудовых). Любую, даже качественную цель целесообразно переводить в количественное измерение.

Этими ценностями создается четкая и необходимая база для оценки действий, т. е. прогресса в достижении цели.

3. Achievable – цели должны быть достижимыми, реалистичными, которые относятся к делу, выполнимые. Они должны реально служить повышению эффективности функционирования и развития организации.

4. Related – цели должны быть взаимоподдерживающими, т.е. предполагаемые и осуществляемые действия и решения, для достижения одной из них, не должны мешать достижению других целей.

5. Time-bound – цели должны быть ориентированы во времени, ограничены по времени, определены по срокам достижения. Если цель не ориентирована по времени – это означает отсутствие цели.

Дальше организация должна подробно и не противоречиво построить и расписать «дерево» целей и определиться со своей стратегией действия по их достижению


3. Механизм формирования целей
3.1 Построение дерева целей
Целеполагание – это процесс установления, формулирования целей. В случае полной централизации при установлении целей все цели определяются самым верхним уровнем руководства организации. При таком подходе все цели подчинены едином организации. Это является определенным преимуществом. В то же время у этого подхода есть существенные недостатки, суть одного из которых состоит в том, что на нижних уровнях организации может возникать неприятие этих целей и даже сопротивление [3].

Децентрализованное установление целей в значительной мере устраняет эти недостатки, но сопровождается сложностями, связанными с координацией и согласованием целей. Оно осуществляется сверху в низ - как конкретизация на низших уровнях управления целей, сформированных на верхних уровнях всех целей, разработанных на низших уровнях.

Алгоритм формирования целей организации состоит из четырех шагов: