Реферат Совершенствование существующей информационной технологии в пределах технического департамента
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
АННОТАЦИЯ
В настоящей курсовой работе была рассмотрена существующая информационная технология технического департамента радиостанции «Рокс», был проведён анализ существующей технологии, сделаны выводы о необходимости совершенствования существующей информационной технологии с применением соответствующих технических и программных средств. Были сделаны выводы о целесообразности вносимых изменений по расчётам производимых трат и предполагаемых размеров прибыли. Была доказана необходимость вносимых изменений.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ СОКРАЩЕНИЙ
АТС – автоматическая телефонная станция
ТЗ – техническое задание
г. - город
ПК – персональный компьютер
чел. - человек
дн. - день
у.е. – условные единицы
ЛВС – локально-вычислительная сеть
СОДЕРЖАНИЕ
введение............................................................................................................................................... 5
1 Организационно-экономическая сущность технического департамента радиостанции «рокс».................................................................................................................................................................... 6
1.1 Статус, место и роль технического департамента радиостанции «Рокс» в системе управления.................................................................................................................................................. 6
1.2 Цели, задачи и функции технического департамента радиостанции «Рокс». 12
1.3 Данные общего характера, необходимые для описания технического департамента радиостанции «Рокс»......................................................................................................................... 14
1.4 Направление совершенствования процесса управления техническим департаментом радиостанции «Рокс»......................................................................................................................... 23
2 Задание на проектирование.......................................................................................... 25
2.1 Цели разработки проекта.......................................................................................... 25
2.2 Основания для разработки проекта................................................................. 25
2.3 Краткая характеристика объекта проектирования............................. 25
2.4 Перечень проектных мероприятий....................................................................... 26
2.5 Краткое экономическое обоснование проектных мероприятий. 27
3 проектная часть.................................................................................................................... 29
3.1 Проектирование управленческих процедур объекта............................ 29
3.1.1 Разработка функциональной модели объекта..................................................... 29
3.1.1.1 Формирование функций проектируемого объекта с декомпозицией по операциям и исполнителям. 29
3.1.1.2 Построение оперограммы рационализируемого процесса выполнения процедуры «Отчёт о готовности аппаратуры к работе»................................................................................................................................................... 32
3.1.1.3 Определение трудоёмкости и периодичности выполнения отдельных видов работ....... 33
3.1.2 Разработка информационной модели объекта................................................... 33
3.1.2.1 Разработка состава информации проектируемого объекта.................................... 33
3.1.2.2 Разработка движения информации в проектируемом объекте.............................. 35
3.1.3 Организационные изменения в объекте.................................................................. 39
3.2 Проектирование технического обеспечения объекта........................... 40
3.2.1 Выбор технического обеспечения с обоснованием всех необходимых характеристик 40
3.2.2 Расчёт общей стоимости комплекса технических средств............................ 40
3.3 Проектирование программного обеспечения проекта....................... 41
3.4 Анализ коммуникационных взаимосвязей. Конфигурация ЛВС. 42
3.5 Экономическое обоснование проектных мероприятий..................... 43
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.................................................................................................................................... 44
СПИСОК использованной литературы...................................................................... 44
ПРИЛОЖЕНИЯ.................................................................................................................................... 46
введение
В настоящем курсовом проекте рассматриваются возможности совершенствования существующей информационной технологии в пределах технического департамента радиостанции «Рокс».
В качестве объекта проектирования был выбран технический департамент радиостанции «Рокс», являющийся ключевым в работе радиостанции, были перечислены его основные цели, задачи и функции.
В курсовом проекте была рассмотрена функциональная модель объекта, был проведён анализ технического и программного обеспечения объекта проектирования. Была рассмотрена информационная модель объекта, рассмотрены схемы документооборота в пределах технического департамента радиостанции, были сделаны выводы о необходимости тех или иных документов, о роли каждого из них в процессе управления как департамента, так и всей организации в целом.
Были рассмотрены коммуникационные связи в рамках технического департамента, были сделаны выводы о качестве существующей локально-вычислительной сети, а также о возможностях и способах выхода с глобальную сеть интернет как в техническом департаменте, так и по всей организации.
В работе был проведён анализ существующей информационной технологии с указанием всех имеющихся недостатков, был предложен перечень необходимых проектных мероприятий с их экономическим обоснованием, то есть окупаемости затрат на производимые усовершенствования.
1. Организационно-экономическая сущность технического департамента радиостанции «рокс».
1.1 Статус, место и роль технического департамента радиостанции «Рокс» в системе управления.
Радиостанция «Рокс» является первой в мире спутниковой радиостанцией, работающей в диапазоне FM на частоте 103,0. Вещание ведётся на все регионы России. Обеспечивается уверенный приём на всей территории России. Некоторые радиолюбители за рубежом также принимают эту радиостанцию.
Радиостанция «Рокс» является частью акционерного общества «Интер-Рокс», расположена она на Новом Арбате. Передающие антенны и сами передатчики, обеспечивающие вещание радиопередач, территориально находятся в г. Балашихе.
Руководит радиостанцией генеральный директор, назначенный советом директоров, возглавляющих холдинг «Интер-Рокс». Генеральный директор имеет двух заместителей:
- коммерческий директор;
- заместитель директора по общим вопросам.
В состав радиостанции входят следующие отделы:
- коммерческий отдел;
- информационный отдел;
- программный отдел;
- производственный отдел;
- технический департамент;
- региональный отдел;
- PR-отдел;
- бухгалтерия.
Также на радиостанции существует такой руководящий пост как генеральный продюсер. Он отвечает за общую направленность всех программ, звучащих в эфире. По существу он определяет лицо «звучащего» эфира, и будут ли этот эфир слушать. Генеральный продюсер отвечает за рейтинг радиостанции.
Итак, рассмотрим вышеперечисленные разделы.
Коммерческий отдел.
Его деятельность определяет финансовое благополучие станции. В зависимости от работы этого отдела, правильности рекламы, её охвата и т.д. и определяется финансовый поток поступлений на станцию.
Этот отдел самый большой. В нём работает более 10 человек. Отдел технически хорошо оснащён. Каждый сотрудник имеет свою телефонную линию, свой компьютер. В отделе имеется несколько аппаратов факсимильной связи.
Непосредственно отдел подчиняется коммерческому директору.
Информационный отдел.
Ведёт вещание прямом эфире, освещая при этом информацию, собранную в интернете, с телефонов и пейджеров.
В отделе работают постоянно 3 сменных сотрудника, поскольку их работа заключается в круглосуточном сборе информации.
В отделе имеются компьютеры, соединенные в локальную сеть и имеющие прямой выход в интернет по оптоволокну. Все сотрудники имеют пейджеры и сотовые телефоны без ограничения времени ведения разговоров.
PR
-отдел.
Отдел занимается рекламой, то есть рекламирует радиостанцию везде, как-то: журналы, газеты, телевидение, - любые акции, где собираются артисты, журналисты, спортсмены, места проведения фестивалей и прочее.
Одновременно с этим этот отдел старается заинтересовать всех вышеперечисленных в рекламировании через радиостанцию.
Отдел в основном работает самостоятельно под контролем коммерческого директора.
Отдел оснащён телефонами с входом на межгород. Имеет аппараты факсимильной связи, персональные компьютеры с выходом в интернет по оптоволокну. В отделе работают 4 человека.
Программный отдел.
Отдел находится под непосредственным руководством генерального продюсера. Формирует программное вещание станции в эфире.
Отдел занимается прослушиванием всех приходящих на радиостанцию музыкальных программ и отбирает наиболее интересные с последующим формированием радиоэфира.
Отдел оснащён музыкальным центром с аппаратурой, позволяющей делать записи на компакт-диски и мини-диски.
В отделе также имеется компьютер, позволяющий записывать музыкальные программы.
Состав отдела – 3 человека. Отделом руководит программный директор.
Производственный отдел.
Этот отдела непосредственно осуществляет запись рекламных роликов с привлечением артистов.
С помощью специальной техники запись рекламы в дальнейшем обрабатывается и приобретает новую звуковую окраску.
В студии производственного отдела постоянно работают 2 человека.
Технически производственный отдел наиболее оснащённый на всей станции.
Отдел находится в подчинении генерального продюсера.
Технический департамент.
Отвечает за работу всей техники, установленной на радиостанции, за работу всей слаботочной аппаратуры, за работу телефонной сети на самой станции и холдинга в целом, за работу локальных сетей.
Технический департамент регулярно проводит контроль всей аппаратуры, осуществляет частичный ремонт и при необходимости ремонт в специализированных центрах.
Технический департамент работает совместно с региональным отделом, формирующим эфирные справки, эфирное расписание, а также осуществляет контроль филиалов радиостанции «Рокс» в регионах (в части программ вещания).
1) Технический департамент отвечает за непрерывность эфирного вещания и его качество, то есть идёт ежедневный контроль звуковоспроизводящей аппаратуры и аппаратуры, передающей сигнал на передатчик.
2) Технический департамент осуществляет контроль за работой всей звукозаписывающей аппаратуры, установленной на станции в других подразделениях.
3) Технический департамент контролирует работу компьютерной и множительной техники: принтеры, сканеры, ксероксы и т.д.
4) Технический департамент обеспечивает работу всей телефонной сети, работу факсов, при необходимости - программирование телефонных аппаратов.
5) Технический департамент осуществляет контроль за работой охранной и пожарной сигнализации.
6) Технический департамент осуществляет техническую поддержку всех рекламных акций, проводимых радиостанцией за её пределами.
Технический департамент для осуществления всех вышеуказанных функций оснащён аппаратурой, позволяющей решать все указанные задачи.
Работают в отделе 3 человека. Технический департамент связан со всеми подразделениями станции. Непосредственно подчиняется коммерческому и генеральному директорам.
Радиостанция «Радио Рокс» - организация с ограниченной ответственностью (ООО) со всеми правами и обязанностями, присущими к организации такой формы ответственности в соответствии с законодательством РФ. Общество с ограниченной ответственностью является разновидностью объединения капиталов, не требующего личного участия своих членов в делах общества. Характерными признаками этой коммерческой организации являются деление ее уставного капитала на доли участников и отсутствие ответственности последних по долгам общества.
Технический департамент радиостанции «Рокс» был выбран в качестве объекта проектирования потому, что является одним из важнейших подразделений организации, от которого зависит многое, а с точки зрения информационной технологии несколько отстаёт по некоторым пунктам. Следовательно, подобные недостатки необходимо устранять. Более того. Как упоминалось выше, подразделение малочисленно, следовательно, провести в таком небольшом подразделении мероприятия по усовершенствованию существующей или организации новой информационной технологии будет куда проще, чем в большем отделе.
Рассмотрим далее схему организационной системы управления всей радиостанции в целом.
Из приведённых ниже схем очевидно, что в данном случае присутствует линейно-функциональный тип структуры управления.
Рис. 1.1 Структурная схема системы управления радиостанции «Рокс»
Поскольку рассматривается непосредственно технический департамент, то приведём его схему ниже.
Рис. 1.2 Схема управления технического департамента радиостанции «Рокс».
1.2 Цели, задачи и функции технического департамента радиостанции «Рокс».
Цели и задачи технического департамента и других подразделений станции объединены в одном – обеспечить вещание в эфире с обеспечением при этом качества вещания, обеспечить широкий круг слушателей, быть станцией конкурентоспособной по отношению к другим станциям диапазона FM.
Таблица 1.1
Состав функций технического департамента по операциям
и процедурам
| Виды функций по положениям и другим нормативным материалам | Фактически выполняемые функции | Состав процедур и операций по функциям | Основные документы | Исполнители |
| 1. Обеспечение работоспособности эфирной аппаратуры | Сбор информации и при необходимости проведение ремонтных работ | 1) Сбор информации по работе передающей аппаратуры 2) Техническое решение 3) Документированное указание (Техническое задание – ТЗ) 4) Определение трудоёмкости, исходя из ТЗ 5)Ремонт 6) Отчёт о готовности аппаратуры к работе | Записи в журнале Заключение по работоспособности ТЗ Служебная записка Отчет о готовности аппаратуры к работе | Директор департамента, ответственный по регионам Директор департамента Инженер Инженер Инженер Инженер, директор департамента |
| 2. Обеспечение работоспособности аппаратуры по радиостанции в целом | Сбор информации и при необходимости проведение ремонтных работ | 1) Сбор информации по работе передающей аппаратуры 2) Техническое решение 3) Документированное указание (Техническое задание – ТЗ) 4) Определение трудоёмкости, исходя из ТЗ 5)Ремонт 6) Отчёт о готовности аппаратуры к работе | Записи в журнале Заключение по работоспособности ТЗ Служебная записка Отчет о готовности аппаратуры к работе | Директор департамента, ответственный по регионам Директор департамента Инженер Инженер Инженер Инженер, директор департамента |
| 3. Обеспечение работоспособности телефонной сети радиостанции | Обеспечение надёжности телефонной связи между всеми подразделениями телефонной станции и устранение всех возникающих в процессе эксплуатации телефонной станции одиночных отказов | 1) Получение информации по одиночным отказам 2) Анализ полученной информации 3) Принятие технического решения по устранению в кратчайшие сроки 4) Устранение единичного отказа и восстановление связи | Записи в журнале Заключение по работоспособности ТЗ Техническая справка по устранению | Инженер, в крайних случаях - привлечение специалистов из МГТС |
| 4. Обеспечение безотказной работоспособности средств пожарной и охранной сигнализации | Контроль и восстановление нарушенных пожарных датчиков, сигнализации | 1) Получение информации по одиночным отказам извне 2) Анализ полученной информации 3) Принятие технического решения по устранению в кратчайшие сроки 4)Устранение единичного отказа 5)Получение подтверждения извне о ликвидации данной неисправности | Записи в журнале Заключение по работоспособности ТЗ Техническая справка по устранению | Инженер, привлечение средств пожарной охраны |
1.3 Данные общего характера, необходимые для описания технического департамента радиостанции «Рокс»
На станции занято примерно сорок сотрудников, половина из них работает на постоянной основе, другая часть сотрудников работает по договорам.
Для обеспечения оперативного управления всей работой станции во всех отделах работа ведётся с привлечением персональных компьютеров класса 386 и 486.
Часть компьютеров объединена в локальную сеть, имеющую выход в интернет по оптоволокну.
Во всех подразделениях работа с внешним миром ведётся с помощью факсов и интернета.
Вся музыкальная информация, поступающая на станцию на различных носителях, записывается на компьютеры. Вся информация, поступающая с регионов, также учитывается и поступает в память компьютеров.
Вся техническая информация, характеризующая работу аппаратуры, также фиксируется в части отказов в памяти компьютеров.
Вся бухгалтерская документация также записывается в память компьютеров, установленных в бухгалтерии.
Таким образом, любая информация, имеющаяся на станции, записывается и при необходимости может быть легко найдена и использована.
Для устранения вопросов, возникающих со стороны рекламодателей, а также фискальных органов, весь эфир (на станции он круглосуточный) пишется на эфирном компьютере с фиксацией времени, числа и исполнителя.
Выше было написано, что для слаженной работы станции существуют целый ряд отделов. Каждый ведёт свою документацию.
Информация об отказе
(поступает от любого подразделения в виде
соответствующего документа)
информация фиксируется в ПК
Выносится техническое решение
Передача исправленной аппаратуры соответствующим подразделениям с указанием вида ремонта и фиксацией в ПК вида неисправности
Рис. 1.3 Блок-схема процесса устранения неисправностей аппаратуры
На станции принята работа всей аппаратуры в режиме горячего резервирования, то есть при отказе любого устройства оператор имеет возможность моментально переключиться на другое аналогичное устройство, тем самым, обеспечив непрерывность эфирного вещания, что является основой в работе любой радиостанции.
Таким образом, ремонт аппаратуры должен быть произведен в минимально короткие сроки (не более 2х календарных дней).
Рассмотрим блок-схему совершенно иной процедуры в рамках радиостанции «Рокс», но уже коммерческого отдела: по заданию коммерческого директора даётся реклама любого направления, как через факс, так и с использованием эфирного вещания.
Информация (реклама)
при положительной эффективности рекламы
предложения
согласование с коммерческим директором
Рис. 1.4 Блок-схема процесса передачи и согласования рекламы различной направленности.
При положительном решении вся информация по новой рекламе, которую готовы оплатить, поступает в производственный отдел в соответствии со сроками, оговоренными особо, производственный отдел создаёт рекламу на мини-дисках.
Далее этот диск поступает в технический департамент в региональный отдел, где он прослушивается и записывается в соответствии с рекламным расписанием на джингл машину (установленную в эфирной студии). Джингл машина – это по существу компьютер, оснащённый большой памятью.
Время, необходимое на создание ролика, включающего запись голосов артистов с дальнейшей записью ролика в джингл машину, не превышает одного диска.
Примерно с такой же оперативностью работают все подразделения радиостанции.
Итак, далее приведен весь перечень имеющейся и находящейся в эксплуатации оргтехники с обоснованием для изменения некоторых деталей или же основания для дальнейшего пользования существующей технологией.
Таблица 1.2
Комплекс технических средств, имеющихся при существующей информационной технологии
| Техническое обеспечение | Количество, штук | Обоснование применения |
| 1.Микропроцессор - Intel 486 DX-10 | 3 | Поскольку никаких сложных и трудоёмких процессов в рамках отдела не производится, то для вышеописанных задач вполне подходит конфигурация компьютеров класса 486. |
| 2. Материнская плата - ASUSTeK P3B-F, i440BX, Slot1, 150 MHz - PC Chips VL-Bus | 1 2 | Как видно из перечня технического обеспечения по данному разделу, более-менее прогрессивная материнская плата присутствует только у одного компьютера – у студийного, принцип работы которого и назначение были описаны выше. |
| 3. Память - модули оперативной памяти 8Мб SIMM 72pin - модули оперативной памяти 4 Мб SIMM 30pin - модуль оперативной памяти DIMM 64 Мб - жёсткий диск Samsung - жёсткий диск IBM Neptun U2WSCSI, 27,9 Гб - дисководы 1,44” Sony MPF920-E | 4 4 1 2 2 2 | При имеющемся программном обеспечении (о нём будет сказано ниже), необходимость в более совершенной системе отпадает сама собой, так как компьютеры используются в основном для составления различных документов и записок, краткий перечень и функции которых были описаны выше. Наиболее прогрессивной с точки зрения памяти в том числе является эфирный компьютер, таким образом, его жёсткий диск наибольшего объёма, так как именно на винчестер эфирного компьютера при помощи специально заложенной программы осуществляется запись эфира радиостанции «Рокс». |
| 4. Устройства ввода информации - клавиатура Chicony KB-2323 - мышь Genius для Com - порта - сканер Mustek Paragon ScanExpress 12000P (600x1200 dpi, LTP, 36 bit) | 3 3 1 | Никаких особенных и вычурных предложений здесь высказать также нельзя - непосредственно документация технического департамента не нуждается в прикрасах, так как являет собой образец сугубо точный и чёткий. В данном подразделении радиостанции «Рокс» такое устройство ввода информации как сканер используется только в рекламных целях – для переноса в компьютер информацию о рекламодателе с последующей записью как радиорекламы, так и видеоклипов. |
| 5. Видеосистема - видеокарта S3 Trio V2/DX, 2 Мб VideoRAM, PCI - монитор Samsung SyncMaster 450B (14”, 800x600, 85 Гц, 0,28, MPR-II) | 3 3 | Так как никаких графических работ департамент не выполняет, то видеосистема имеет довольно упрощенный вид. |
| 6. Печатающие устройства - Hewlett Packard LaserJet 4ML (A4, 8 страниц/минуту, 600 dpi) - Epson LQ-100 (A4, 8-10 страниц/ минуту, 600 dpi) - Canon BSC-600 (A4, 8 страниц/ минуту, 600 dpi) - Canon LBP-430W (A4, 8 страниц/ минуту, 600 dpi) | 1 1 1 1 | Обилие печатающих устройств вовсе не говорит об их широком использовании. Просто вследствие описанных ниже недостатков в программном обеспечении тот или иной принтер временами отказываются работать с существующими программами (например, при нестыковке того или иного драйвера печатающего устройства). |
| 7. Оргтехника - копировальный аппарат Xerox 53S7 (чёрно/белый, А3/А4, 18 копий/ минуту) - телефонный аппарат Panasonic EASA-PHONE KX-T2315 - телефонный аппарат Panasonic KT-T9511BX, 900MHz | 1 1 1 | Такой элемент технического обеспечения, коим является копировальный аппарат, весьма необходим в подразделении, которое периодически выполняет процедуры, связанные с документацией. Телефонные аппараты являются не роскошью, а средством связи как с городом (межгородом), так и непосредственно в пределах самой радиостанции «Рокс». |
| 8. Разное - источник бесперебойного питания UPS 1200 | 1 | Применён исключительно в работе с эфирным компьютером. Вследствие практически постоянно ведущейся на него записи эфира радиостанции, компьютер должен работать бесперебойно и не зависеть от сбоев электроэнергии. Конечно, при полном обесточивании станции (берём в пример ситуацию критическую) источник питания не спасёт ситуации, но в распространённых случаях весьма поможет. |
Как видно из таблицы 1.2, налицо определённые недостатки.
Итак, приведём далее описание имеющихся в наличии программных средств, чтобы выяснить, что и почему необходимо заменить или добавить.
Таблица 1.3
Комплекс программных средств, присутствующих для работы с имеющейся технологией.
| Программное обеспечение | Количество, штук | Обоснование для применения и краткая характеристика программ |
| 1. Системные программные средства - Операционная система Windows 3.11 для рабочих групп - Операционная система Windows 98 - Антивирусная программа лаборатории Касперского AntiViral Toolkit Pro - Операционная оболочка FAR File Manager - Архиватор WinRAR 2.50 | 1 2 1 1 1 | Данный вполне стандартный и не вполне совершенный и современный набор являет собой великолепное поле для экспериментов. Во всяком случае, здесь есть что изменить. Конечно, Windows 2000 не будет заменителем существующим операционным системам, как и не будет им Unix-образный Linux. Попросту здесь нет такой необходимости. Имеющаяся антивирусная программа вполне удовлетворяет современным требованиям, единственное требование для корректной работы – правильная отладка и предписанный самой программой апдейт – то есть автоматическое обновление. Главное – не забыть о нём и не игнорировать. FAR является удобной оболочкой. Составляет довольно функциональную альтернативу Norton и Volcov Commander. Помимо всего прочего, FAR предоставляет возможность использования FTP. FTP-client здесь прост и удобен в использовании. На мой взгляд, это одна из самых удобных оболочек. И в том, что выбор инженера технического департамента радиостанции «Рокс» пал именно на FAR, я не вижу ничего удивительного. Относительно имеющихся программ-архиваторов – вопрос спорный. И это будет отражено в задании на проектирование надлежащим образом. |
| 2. Прикладные программные средства | | |
| 2.1. Программные средства управления общими бизнес-процессами - MS Word 97 * - MS Excel 97* - MS Access 97* - MS Power Point 97* * - в комплекте MS Office 97, стандартного выпуска. | 1 | Для проводимых работ над документацией такого стандартного набора вполне достаточно. Тем более, учитывая то, что даже некоторые компоненты, указанные здесь, являются лишними, поскольку ни на качество выполняемой работы не влияют и при составлении вышеописанной документации не используются. |
| 2.2. Профессинально-ориентированные программные средства - Logger | 1 | В данном случае программа узкого профессионального характера, направлена функционально на работу с эфирным компьютером, на котором и установлена. Программа безотказна в работе, проверена временем. С помощью этой программы происходит запись непосредственно эфира (смысл этого действия был описаны выше) на винчестер эфирного компьютера. Программа прекрасно работает в таких операционных системах как Windows 95 и Windows 98. В работе с 2000-ой версией специалистами радиостанции опробована не была, так как необходимость установки оной полностью отсутствует. |
Итак, теперь можно получить представление об имеющемся в наличии программном обеспечении, а также об основаниях к дальнейшему использованию или замене тех или иных программных продуктов.
Следует внимание также уделить и кадровому вопросу и решить, стоит ли что-нибудь в сложившейся ситуации менять. Рассмотрим существующий кадровый состав работников технического департамента радиостанции «Рокс» и краткую характеристику их профессиональных данных.
Таблица 1.4
Имеющееся кадровое обеспечение.
| Должность | Образование | Стаж | Количество рабочих мест |
| Директор департамента | Высшее техническое | 28 лет по специальности | 1 |
| Инженер | Высшее техническое | 5 лет по специальности | 1 |
| Ответственный по регионам | Высшее техническое | 15 лет по специальности | 1 |
Итак, по описанным данным, можно сделать соответствующие выводы относительно решения кадрового вопроса на радиостанции «Рокс».
Далее рассмотрим порядок выполнения отдельных процедур в пределах технического департамента радиостанции на примере процесса выполнения процедуры одного из видов отчетности, а именно, отчёта о готовности аппаратуры к работе. Весь перечень операций и исполнителей приведён ниже в оперограмме рассматриваемой процедуры в таблице 1.5.
Таблица 1.5
Оперограмма процесса выполнения процедуры
«Отчёт о готовности аппаратуры к работе»
| Операции | Технический департамент | Трудоёмкость, чел/дн | Периодичность (раз в месяц) | Использование технических средств | ||
| | Директор | Инженер | Ответственный по регионам | | | |
| | | | | 2 | 31 | - |
| | | | | 1 | 31 | ПК |
| | | | | 1 | 31 | ПК |
| | | | | 1 | 31 | - |
| | | | | 2 | 2 | ПК, специальное оборудование |
| | | | | 2 | 1 | ПК |
1.4 Направление совершенствования процесса управления техническим департаментом радиостанции «Рокс».
Для совершенствования процесса управления всей станции необходимо заложить в программу технического совершенствования рассматриваемого департамента некоторый апгрейд существующих средств с целью уменьшения трудоёмкости выполняемых процедур и возможности дальнейшего программного развития при малейшей необходимости.
Как в техническом обеспечении, так и в вышеописанном программном. Отсутствие такой немаловажной и необходимой детали, коей является CD-ROM, не даёт возможности для установки необходимых, имеющихся в свободной продаже программных продуктов.
В целом по радиостанции существует немало проблем. Для нормальной работы радиостанции в основу надо заложить:
1. Замена всех или почти всех компьютеров на компьютеры PII или PIII.
2. Объединения ВСЕХ компьютеров локальной сетью.
3. Использование мониторов на жидких кристаллах и с большим экраном.
4. Замена звукозаписывающей и приёмно-передающей аппаратуры эфирной студии, так как существующая аппаратура после 10 лет эксплуатации исчерпала свой ресурс.
2 Задание на проектирование
2.1 Цели разработки проекта.
Целью разработки данного проекта является совершенствование уже существующей и отлаженной годами информационной технологии, которая, однако, всё же нуждается в некоторой корректировке. Важно отметить, что данный проект в самом ближайшем будущем руководством радиостанции будет воплощён в жизнь, дабы упростить ряд процедур и сократить то время, которое на них обычно тратится, что приведёт к значительной экономии денежных средств.
2.2 Основания для разработки проекта.
В ходе анализа были выявлены существенные недостатки, как в техническом, так и в программном обеспечении действующей информационной технологии. Все они были указаны выше в таблицах 1.2 и 1.3.
2.3 Краткая характеристика объекта проектирования
В качестве объекта проектирования был выбран технический департамент радиостанции «Рокс». Технический департамент отвечает в первую очередь за:
- непрерывную работу станции в эфирном вещании с соответствующим качеством передаваемого сигнала.
Для него необходимо обеспечить:
- работу всей аппаратуры эфирной студии;
- работу аппаратуры:
1) программного отдела;
2) коммерческого отдела;
3) PR отдела;
4) производственного отдела;
5) новостного отдела.
В соответствии с новыми требованиями технический отдел отвечает также за работу:
- силовых цепей станции – питание аппаратуры;
- цепей станции – работа АТС, охранная и пожарная сигнализация.
2.4 Перечень проектных мероприятий.
Все вышеописанные недостатки, нуждающиеся в устранении, были объединены в таблицы согласно их происхождению. Теперь необходимо привести тот перечень проектных мероприятий, который необходим для решения всех выявленных в ходе анализа недостатков. Весь необходимый для задания перечень приведён в таблице ниже.
Таблица 2.1
Перечень проектных мероприятий
| Недостатки действующей информационной технологии | Проектные предложения | Организационно-распорядительная документация |
| Отсутствие современных технических средств | Апгрейд существующих технических средств путём добавления необходимых, но отсутствующих в конфигурации элементов | Перечень необходимых деталей с указанием цен |
| Отсутствие необходимых программных средств | Установка необходимых программных средств с учётом их последующего востребования на каждом конкретном рабочем месте | Перечень необходимых программных средств с указанием цен |
Таким образом, изменение существующей информационной технологии будет происходить по вышеуказанному перечню мероприятий.
2.5 Краткое экономическое обоснование проектных мероприятий
Дохода радиостанции «Рокс» целиком и полностью зависит от работы существующего на радиостанции оборудования. В основном, это передающие устройства. Реклама, оплачиваемая рекламодателями, транслируется в эфир. Это один из источников дохода радиостанции, который напрямую зависит от работы технического департамента. Как видно из оперограммы процесса принятия процедуры «Отчёт о готовности аппаратуры к работе» (таблица 1.2), прежде чем будет дано разрешение на работу возможно вышедшей или уже прошедшей надлежащий ремонт аппаратуры, будет составлен ряд документации. И если какой-либо из документов не будет в необходимый срок составлен, то радиостанция вынуждена будет прекратить не только вещание, но и запись согласно рекламному расписанию и эфирным справкам.
Итак, для снижения до нуля вероятности подобных сбоев в работе радиостанции, и необходимо провести вышеописанные проектные мероприятия.
Предполагаемые затраты на внедрение проектных мероприятий составляют:
- на технические средства – 74 у.е.
- на программные средства – 2, 86 у.е. (что составляет порядка 80 рублей)
Итак, основным источником окупаемости затрат является прирост дохода (правда, в индивидуальных случаях) радиостанции «Рокс» за счёт сокращения средств, утекающих вследствие целодневного простоя радиостанции из-за неполученной, не распечатанной или не составленной вовсе документации, отказов персональных компьютеров при работе или не проведённого вовремя ремонта оборудования, а именно порядка 1000 у.е. в день. Так как приблизительный ежедневный доход радиостанции «Рокс» составляет 1000 у.е.
3 проектная часть
3.1 Проектирование управленческих процедур объекта.
3.1.1 Разработка функциональной модели объекта
3.1.1.1 Формирование функций проектируемого объекта с декомпозицией по операциям и исполнителям.
Цель данного этапа состоит в поиске резервов сокращения трудоёмкости существующих процессов путём их рационализации и автоматизации.
Таблица 3.1
Состав функций технического департамента по операциям
и процедурам
| Виды функций по положениям и другим нормативным материалам | Фактически выполняемые функции | Состав процедур и операций по функциям | Основные документы | Исполнители |
| 1. Обеспечение работоспособности эфирной аппаратуры | Сбор информации и при необходимости проведение ремонтных работ | 1) Сбор информации по работе передающей аппаратуры 2) Техническое решение 3) Документированное указание (Техническое задание – ТЗ) 4) Определение трудоёмкости, исходя из ТЗ 5)Ремонт 6) Отчёт о готовности аппаратуры к работе | Записи в журнале Заключение по работоспособности ТЗ Служебная записка Отчет о готовности аппаратуры к работе | Директор департамента, ответственный по регионам Директор департамента Инженер Инженер Инженер Инженер, директор департамента |
| 2. Обеспечение работоспособности аппаратуры по радиостанции в целом | Сбор информации и при необходимости проведение ремонтных работ | 1) Сбор информации по работе передающей аппаратуры 2) Техническое решение 3) Документированное указание (Техническое задание – ТЗ) 4) Определение трудоёмкости, исходя из ТЗ 5)Ремонт 6) Отчёт о готовности аппаратуры к работе | Записи в журнале Заключение по работоспособности ТЗ Служебная записка Отчет о готовности аппаратуры к работе | Директор департамента, ответственный по регионам Директор департамента Инженер Инженер Инженер Инженер, директор департамента |
| 3. Обеспечение работоспособности телефонной сети радиостанции | Обеспечение надёжности телефонной связи между всеми подразделениями телефонной станции и устранение всех возникающих в процессе эксплуатации телефонной станции одиночных отказов | 1) Получение информации по одиночным отказам 2) Анализ полученной информации 3) Принятие технического решения по устранению в кратчайшие сроки 4) Устранение единичного отказа и восстановление связи | Записи в журнале Заключение по работоспособности ТЗ Техническая справка по устранению | Инженер, в крайних случаях - привлечение специалистов из МГТС |
| 4. Обеспечение безотказной работоспособности средств пожарной и охранной сигнализации | Контроль и восстановление нарушенных пожарных датчиков, сигнализации | 1) Получение информации по одиночным отказам извне 2) Анализ полученной информации 3) Принятие технического решения по устранению в кратчайшие сроки 4)Устранение единичного отказа 5)Получение подтверждения извне о ликвидации данной неисправности | Записи в журнале Заключение по работоспособности ТЗ Техническая справка по устранению | Инженер, привлечение средств пожарной охраны |
3.1.1.2 Построение оперограммы рационализируемого процесса выполнения процедуры «Отчёт о готовности аппаратуры к работе».
Таблица 3.2
Оперограмма процесса выполнения процедуры
«Отчёт о готовности аппаратуры к работе»
| Операции | Технический департамент | Трудоёмкость, чел/дн | Периодичность (раз в месяц) | Использование технических средств | |||
| Директор | Ответственный по регионам | Инженер | До внедрения ИТ | После внедрения ИТ | |||
| | | | | 2 | 2 | 31 | - |
| | | | | 1 | 1 | 31 | ПК |
| | | | | 1 | 1 | 31 | ПК |
| | | | | 1 | 1 | 31 | - |
| | | | | 2 | 1 | 2 | ПК, специальное оборудование |
| | | | | 2 | 2 | 1 | ПК |
3.1.1.3 Определение трудоёмкости и периодичности выполнения отдельных видов работ
Таблица 3.3
Трудоёмкость и периодичность выполнения отдельных процедур
| Процедура | Трудоёмкость | Периодичность | |||
| До внедрения проекта | После внедрения проекта | ||||
| Чел/дней | Удельный вес, % | Чел/дней | Удельный вес, % | ||
| 1. Сбор информации по работе передающей аппаратуры | 2 | 15 | 2 | 18 | Каждый день |
| 2. Техническое решение | 1 | 8 | 1 | 9 | Каждый день |
| 3. Техническое задание | 1 | 8 | 1 | 9 | Каждый день |
| 4. Определение трудоёмкости | 1 | 8 | 1 | 9 | Каждый день |
| 5. Ремонт | 2 | 15 | 1 | 9 | 2 раза в месяц |
| 6. Отчёт о готовности аппаратуры к работе | 2 | 15 | 1 | 9 | Раз в месяц |
| 7. Составление рекламного расписания | 2 | 15 | 2 | 18 | Раз в неделю |
| 8. Составление эфирной справки | 2 | 15 | 2 | 18 | Каждый день |
| ИТОГО | 13 | 100 | 11 | 100 | |
3.1.2 Разработка информационной модели объекта
3.1.2.1 Разработка состава информации проектируемого объекта
Цель данного подраздела состоит в рационализации информационного обеспечения проектируемого объекта на базе определения минимального объема информации, достаточного для осуществления эффективных управленческих процессов.
Рабочей документацией данного раздела является:
1) логико-информационная схема технического департамента;
2) таблица документирования работ объекта.
Логико-информационная схема объекта позволяет представить перечень всей информации, циркулирующей в объекте (входной, выходной) с её группировкой по основным видам работ, выполняемых в проектируемом объекте.
Таблица 3.4
Логико-информационная схема технического департамента радиостанции «Рокс».
| Перечень процедур | Исполнители | Входная информация | Выходная информация | ||
| Директор | Инженер | Ответственный по регионам | |||
| 1. Сбор информации по работе передающей аппаратуры | + | | + | Записи в журнале | Заключение по работоспособности |
| 2. Техническое решение | + | | | Заключение по работоспособности | Техническое задание |
| 3. Техническое задание | | + | | Техническое задание | Служебные записки |
| 4. Определение трудоёмкости исходя из ТЗ | | + | | Служебные записки | Документированное указание на ремонт |
| 5. Ремонт | | + | | Документированное указание на ремонт | Отчёт о готовности аппаратуры к работе |
| 6. Отчёт о готовности аппаратуры к работе | + | + | | Отчёт о готовности аппаратуры к работе | Техническое заключение |
| 7. Составление рекламного расписания | | | + | Служебные записки | Эфирная справка |
| 8. Составление эфирной справки | | | + | Эфирная справка | Эфирное расписание |
Таблица 3.5
Таблица документирования работ технического департамента радиостанции «Рокс» по процедуре «Отчёт о готовности аппаратуры к работе»
| Перечень процедур | Наименование документов | ||||||
| Записи в журнале | Заключение по работоспособности | Техническое задание | Служебные записки | Документированное указание на ремонт | Отчёт о готовности аппаратуры к работе | Техническое заключение | |
| 1. Сбор информации по работе передающей аппаратуры | О | Х | | | | | |
| 2. Техническое решение | | О | Х | | | | |
| 3. Техническое задание | | | О | Х | | | |
| 4. Определение трудоёмкости исходя из ТЗ | | | | О | Х | | |
| 5. Ремонт | | | | | О | Х | |
| 6. Отчёт о готовности аппаратуры к работе | | | | | | О | Х |
Условные обозначения:
О – документ, необходимый для начала работ по процедуре;
Х – документ, возникающий по окончании работ.
3.1.2.2 Разработка движения информации в проектируемом объекте.
Целью данного подраздела является рационализация маршрутов движения и обмена информацией в исследуемом объекте.
Рабочей документацией этого раздела являются:
1) маршрутная схема движения документа «Отчёт о готовности аппаратуры к работе»;
2) документограмма процесса выполнения процедуры «Отчёт о готовности аппаратуры к работе»;
3) схема документооборота;
4) таблица информационных потоков.
1) Маршрутная схема движения документа «Отчёт о готовности аппаратуры к работе».
| Директор | Инженер | Ответственный по регионам | ||||
| | | ||||
| | | | ||||
| | | ||||
| | | | ||||
| | |
Обозначения к схеме:
П – получение документа,
С – составление документа,
И – изучение и подпись документа.
2) Документограмма процесса выполнения процедуры «Отчёт о готовности аппаратуры к работе».
| Перечень операций | Состав исполнителей | ||
| Директор | Инженер | Ответственный по регионам | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
3) Схема документооборота.
Таблица 3.6
Схема документооборота технического департамента радиостанции «Рокс».
| Виды документов, форм или данных, поступающих в структурное подразделение | Источник поступления | Виды документов, форм или данных, выходящих из структурного подразделения | Адресат | Периодичность | |
| Входных | Выходных | ||||
| Записи в журнале | Все подразделения по запросу | Заключение по работоспособности | Директор | Не регламентировано | |
| Заключение по работоспособности | Директор | Техническое задание | Инженер | Не регламентировано | |
| Техническое задание | Инженер | Служебные записки | Инженер | Не регламентировано | |
| Служебные записки | Инженер | Документированное указание на ремонт | Инженер | Не регламентировано | |
| Документированное указание на ремонт | Инженер | Отчёт о готовности аппаратуры к работе | Инженер | Не регламентировано | |
| Отчёт о готовности аппаратуры к работе | Инженер | Техническое заключение | Директор | Не регламентировано | |
Существуют количественные показатели оценки системы документооборота в организации.
Коэффициент прямоточности документопотока (Кпд). Он определяет рациональность маршрута движения документов:
Кпд = Дк/Дф, где
Дк – кратчайший путь движения документа определённого вида;
Дф – фактический путь движения документа.
Для технического департамента радиостанции «Рокс» Дк = Дф, то есть коэффициент прямоточности документопотока Кпд равен 1.
Кпд = 1.
Коэффициент эффективности использования информации Кэ:
Кэ = Нри/Нвх, где
Нри - количество документов, используемых при выполнении управленческих работ.
Нвх - количество входных документов.
Как видно из схемы документооборота, количество документов, используемых при выполнении управленческих работ равно 1. В то время как общее количество входных документов равно 6. Таким образом, коэффициент Кэ = 1/6 или 0,17.
4) Схема информационных потоков.
Исследование информационных потоков имеет целью оценку рациональности их организации и выдачу рекомендаций по их совершенствованию.
Схема информационных потоков устанавливает рациональные связи между источниками и приемниками информации на пути её циркулирования.
Таблица 3.7
Схема информационных потоков технического департамента радиостанции «Рокс».
| Входная информация | Источники поступления |
| Рекламное расписание | Программный директор |
| Различные заявки (с визой генерального директора) | Генеральный продюсер |
| Различные заявки (с визой генерального директора) | PR -отдел |
| Различные заявки (с визой генерального директора) | Производственный отдел |
| Планы программ | Коммерческий директор |
3.1.3 Организационные изменения в объекте
В данном разделе следует коснуться лишь вопроса проектирования кадрового обеспечения, так как ни в структуре управления, ни в функциональной модели нет нужды ничего менять. Что касается кадрового обеспечения, здесь есть некоторые нюансы, которые необходимо учесть.
Таблица 3.8
Новые требования к квалификации работников.
| Должность | Образование | Стаж | План повышения квалификации * | Количество рабочих мест |
| Директор департамента | Высшее техническое | От 5 лет по специальности | Компьютерные курсы, курсы иностранного языка | 1 |
| Инженер | Высшее техническое | От 5 лет по специальности | Компьютерные курсы | 1 |
| Ответственный по регионам | Высшее техническое и (или) экономическое | От 5 лет по специальности | Компьютерные курсы, курсы иностранного языка, а также усовершенствование знаний путём посещения курсов (или обучения) по таким предметам как психология (в целях установления связей с общественностью) и рекламный бизнес. | 1 |
* - повышение квалификации является желательным для более успешной работы департамента, а компьютерные курсы – обязательным моментом для возможности экономии времени при самостоятельном устранении возникающих проблем во время пользования персональным компьютером и работы с различными программными средствами.
3.2 Проектирование технического обеспечения объекта
3.2.1 Выбор технического обеспечения с обоснованием всех необходимых характеристик
В предыдущих разделах были обозначены все границы, в которых мы собираемся проводить проектные мероприятия. В качестве единственного и крайне весомого недостатка было выявлено отсутствие устройства чтения компакт-дисков. Без которого в наши дни обойтись невозможно. Даже последующие изменения, предусмотренные проектом, невозможны без устройства, которое мы собираемся внедрить. С другой стороны, когда усовершенствование в программной области состоит в единичной записи какой-либо программы, то можно было бы обойтись и переносным винчестером с записанной на нём необходимой информацией. Но для этого потребуются дополнительные расходы. А в предложенном проекте усовершенствования всё обойдётся без каких-либо затрат на установку и позволит в дальнейшем устанавливать любые необходимые программы.
Итак, выбранным устройством является Mitsumi FX-4824 CD-ROM 48x. Выбор основан на относительно низкой цене и бесплатной доставке. Конечно, для целей департамента подошли бы и 4х-скоростные устройства, потому что на 486 эта модель будет работать в треть силы, но это замечание существенным не является, так как заметным минусом при установке тех или иных программных средств это ни в коем случае не будет.
3.2.2 Расчёт общей стоимости комплекса технических средств.
Таблица 3.9
Расчёт общей стоимости комплекса технических средств
| Техническое обеспечение | Количество, штук | Цена за 1 штуку, у.е. | Итого, у.е. |
| Mitsumi FX-4824 CD-ROM 48x | 2 | 37 | 74 |
Источником информации является WWW.MEGASHOP.RU 728-30-45.
Предлагает бесплатно доставить выбранный продукт.
3.3 Проектирование программного обеспечения проекта.
Выбор операционной системы.
Выбор пал на Windows 98. Система легкодоступна, а так как на 2х из 3х компьютеров она уже установлена и прекрасным образом работает, сомневаться не нужно. Надо брать. Как подмечено в большинстве случаев, программа не сбоит и легко восстанавливаема при помощи другой программы. Маленькой, но полезной – Reanimator. Достать выбранную систему несложно. Её можно приобрести в любом пункте продажи компьютерных компакт-дисков.
Система устанавливается под каждого пользователя индивидуально путём выбора необходимых пользователю настроек.
Подробно описывать эту операционную систему и все её возможности, особенно, по сравнению с другими операционными системами фирмы Microsoft, нет необходимости. Доводов «за» много. Это и удобство, и простота использования. Было много примеров того, как люди, первый раз севшие за компьютер, осваивали именно эту операционную систему. Самостоятельно. Результаты были прекрасными. Поэтому никаких трудностей как с установкой, так и с дальнейшим применением этой системы у пользователей не будет.
Кроме того, нет никакой нужды устанавливать в границах департамента что-то иное при уже поставленном на двух остальных компьютерах (систему предполагается установить лишь на один ПК, на котором по сей день установлена система Windows 3.11) выбранной системы Windows 98.
3.4 Анализ коммуникационных взаимосвязей. Конфигурация ЛВС.
Стоит еще раз остановится более подробно на описании локально-вычислительной сети, существующей в пределах радиостанции «Рокс» и конкретно технического департамента.
Как уже говорилось, большинство компьютеров объединено в ЛВС с выходом в интернет по оптоволоконному каналу – т.е. по выделенной линии. Но услуги, предоставляемые существующим провайдером не идеальны, и зачастую работа в сети одновременно нескольких компьютеров невозможна. Для этого многие ПК имеют такой элемент технического обеспечения как модем – для коммутируемой линии.
Сложившаяся за долгое время архитектура проверена временем и, может быть, нуждается лишь в небольшой корректировке. И то, только с точки зрения системы контроля существующей ЛВС, т.е. организации управления.
По сей день одной из функций технического департамента остаётся наблюдение за ЛВС. Однако, это не совсем так. Обслуживание ЛВС осуществляется людьми посторонними, работающими по особой договорённости с возникшими затруднениями. Это обходится дешевле, чем если бы радиостанция имела бы подразделение автоматизации.
Итак, далее приведём описание существующей ЛВС.
Таблица 3.10
Описание ЛВС.
| Составляющие ЛВС | Наименование | Количественные характеристики |
| Технические средства | Сетевая плата | 3 штуки |
| Кабель типа «неэкранированная витая пара» - UTP | 12 метров |
Такая конфигурация объясняется тем, что непосредственно концентратор и всё программное обеспечение на ПК сосредоточено в эфирной студии, а технический департамент не является самостоятельной единицей, а лишь одним из звеньев в общей цепи ЛВС.
3.5 Экономическое обоснование проектных мероприятий.
Таблица 3.11
Экономическое обоснование проектных мероприятий
| Направления совершенствования работы объекта | Расходы, у.е. | Итого, расходы, у.е. | Ожидаемые результаты, у.е. | |
| Технические средства | Программные средства | |||
| Совершенствование существующего механизма выполнения отдельных задач в области составления различной документации | Mitsumi FX-4824 CD-ROM 48x | Windows 98, MS Office 97 , стандартный выпуск. | 76,86 | Уменьшение времени выполнения отдельных работ, которые проводятся по завершению работы в случаях единичных отказов, приведёт к возможной экономии до 1000 у.е. за день, когда проводятся работы по устранению таких отказов в целом по радиостанции. |
| | 2*37=74 | 2, 86 | » 1000 | |
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Современный уровень развития информационных технологий позволил провести анализ существующей информационной технологии выбранного объекта проектирования и, обнаружив недостатки, дать рекомендации по устранению этих недостатков и сделать выводы об экономической выгодности предлагаемых проектных мероприятий.
В процессе анализа существующей информационной технологии, т.е. в программном и техническом обеспечении объекта, были выявлены следующие недостатки:
- отсутствие современных технических средств,
- отсутствие современных программных средств.
Таким образом, введение предложенного перечня проектных мероприятий, направленных на совершенствование информационной технологии технического департамента радиостанции «Рокс», как показал детальный анализ и расчёты, приведут к сокращению затрат, возникающих вследствие выявленных недостатков, обеспечив, таким образом дополнительную прибыль радиостанции «Рокс», в несколько раз превышающую затраты на воплощение в жизнь проектных мероприятий.
СПИСОК использованной литературы
1. Методические указания к курсовому проектированию по дисциплине «Информационные технологии управления». Сост. к.э.н., доцент Т.А. Родкина, В.Н. Гришин. ГУУ. – М., 2000. 48 с.
2. Сеть INTERNET
ПРИЛОЖЕНИЯ
Экранные формы программ:
Приложение 1. Антивирусная программа лаборатории Касперского AntiViral Toolkit Pro
Приложение 2. Операционная оболочка FAR File Manager
Приложение 3. Архиватор WinRAR 2.50
Приложение 4. MS Word 97
Приложение 5. MS Excel 97
Приложение 6. MS Access
Приложение 7. MS Power Point 97
