Реферат Понятие и сущность управленческой информации
Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28Поможем написать учебную работу
Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.
Предоплата всего
от 25%
Подписываем
договор
Понятие и сущность управленческой информации
Введение
Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.
Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.
Система управленческой информации
Внутренняя и внешняя информация
Уже подчеркивалось, что роль информации в организационном управлении фирмой настолько возросла, что на этом следует остановиться подробнее. Общеизвестно, что значение информации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.
Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.
Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это — объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.
Руководитель 50—90% всего времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:
- Отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
- Сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов.
- Канал — средство передачи информации.
- Получатель — лицо, которому предназначена информация и
которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят
несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы
обе стороны поняли и разделили исходную идею.
В российской практике информация о необходимости решить какую-то проблему поступает обычно снизу вверх, после чего вырабатывается решение и спускается обратно вниз. Здесь важна скорость, с которой проходит информация по всей цепочке. Скорость же зависит от степени бюрократизированности управления, точнее, от степени оптимизации бюрократических процедур.
Рассмотрим стадии прохождения информации вниз. Так, глава фирмы "Калинка-Стокман" информирует о своих решениях директоров магазинов, которые передают информацию подчиненным. В аудиторской фирме "Юникон" эта цепочка длиннее: генеральный директор связывается со своим заместителем по общему аудиту, тот решает, кому из ведущих аудиторов поручить дело, и уже потом информация доходит до исполнителя. Процесс тормозится еще и из-за того, что с ростом компании в ней увеличивается число документов (распоряжения, как правило, излагаются на бумаге). В некоторых фирмах принято вывешивать общие приказы на досках объявлений — значит, приплюсовываем сюда время, затраченное на перепечатку приказа секретаршей.
Требования к информации
Предлагается следующая классификация информации:
1) по объекту — показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.;
2) по принадлежности к подсистеме системы менеджмента — информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;
3) по форме передачи — вербальная (словесная) информация и невербальная;
4) по изменчивости во времени — условно-постоянная и условно-переменная (недолговечная);
5) по способу передачи — спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.;
6) по режиму передачи — в нерегламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки;
7) по назначению — экономическая, техническая, социальная, организационная и др.;
8) по стадии жизненного цикла объекта — по стадии стратегического маркетинга, НИОКР, организационно-технологической подготовке производства и т.д. до списания;
9) по отношению объекта управления к субъекту — между фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фирмы по
вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями,
неформальные коммуникации.
Идея классификации информации используется при ее кодировании.
Основные требования к качеству информации:
• своевременность;
• достоверность (с определенной вероятностью);
• достаточность;
• надежность (с определенной степенью риска);
• комплексность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.);
• адресность;
• правовая корректность информации;
• многократность использования;
• высокая скорость сбора, обработки и передачи;
• возможность кодирования;
• актуальность информации.
Методы и логика обработки информации
На основе рассмотренных требований методика проектирования системы менеджмента должна определять:
- задачи, обеспечивающие выполнение функций управления;
- исполнителей задач;
- информацию, необходимую для выполнения задач и функций управления;
- режим передачи информации, используемой в решении управленческих задач;
- объемы поступающей органам управления информации в соответствии с составом решаемых задач;
- порядок и формы представления информации, необходимой для управления;
- время, затрачиваемое органами управления на переработку информации;
- задачи по переработке информации, выполнение которых возможно с использованием средств автоматизации.
Важнейшим этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий (НИТ).
Новые информационные технологии включают :
- новые технологии коммуникаций на основе локальных и распределительных сетей ЭВМ;
- новые технологии обработки информации на основе персональных компьютеров (ПЭВМ) и специализированных рабочих мест;
- технологии, исключающие бумагу как основной носитель информации;
- новые технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта - баз знаний, экспертных систем, систем моделирования с различными формами представления моделируемых ситуаций и т.п.
Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информационно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.
Вывод
Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это — многоаспектный процесс, включающий в себя формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств); организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг; отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами; внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.
