МОСКОВСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ, МЕНЕДЖМЕНТА И ПРАВА

КАФЕДРА «Гуманитарных и социальных дисциплин»
РЕФЕРАТ
на тему «Какие приемы ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА («управления временем») Вы используете в учебной работе. Почему?»
Работу выполнила уч-ся

1-го курса юридического факультета

Колесник Е. А.
Преподаватель ст.пр.Калашникова М.В
г. Москва

2010
Какие ПРИЕМЫ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

 («управление временем»)

 Вы используете в учебной работе? Почему?
Содержание:
1.    
Введение

2.    
Основные принципы тайм-менеджмента

2.1     Принцип Эйзенхауэра

2.2     АВС анализ

2.3     Закон Паркинсона

2.4     Принцип «полотна пилы»

3.    
Применения «тайм-менеджмента» в повседневной жизни и работе

4.    
Какие приемы «тайм-менеджмента» я использую в учебной работе


4.1    
записывайте идеи

4.2     заведите ежедневник

4.3     определите важные цели

4.4     составьте перечень текущих задач

4.5     определите приоритеты

4.6     займитесь неприятными делами

4.7     избавьтесь от «пожирателей» времени

5.    
Заключение

6.    
Список используемой литературы
 
1.     Введение:
         Всем известная истина – «Время - деньги», похоже, начинает изменять свое значение. По словам одного из лучших аналитиков и практиков брэндинга Марка Гобе, «время становится дороже денег». И с ним трудно не согласится.
            Многие известные специалисты, в частности, московские, подтверждают эту истину, говоря при этом, что время – это такой специфический ресурс, который в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство: оно необратимо. То есть если оборудование можно купить, сырье и материалы тоже не являются редким товаром, который необходимо долго разыскивать, то потерянное время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные в это время возможности, невозможно дорешать дела, если условия, в которых они решаются, поменялись. При этом специфичность времени заключается еще и в том, что каждый человек наделен им в равной мере, а именно, 1440 минут или 86400 секунд в день – не больше и не меньше.
            Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер, наверняка каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то важное, очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано
            В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных приемов и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент. Само слово «тайм-менеджмент» переводится с английского языка как «управление временем», однако следует заметить, что временем управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. «Управление временем» - это просто громкое название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени.
2. Основные принципы «тайм-менеджмента»
           Законы работают независимо от того, знаем мы о них, или нет. Знание основных законов тайм-менеджмента экономит больше времени, чем что-либо другое. Хотя, есть и в этом правиле свои исключения – если Вы находитесь не в том состоянии, в котором необходимо (в грусти и печали, влюблены и витаете в облаках, когда нужна сосредоточенность и т.д.) то сначала лучше привести себя в порядок, тогда законы будут лучше служить Вам.

2.1. Принцип Эйзенхауэра.

Важность и срочность дел – понятие растяжимое. Дела имеют тенденцию менять степень своей срочности и важности, но на какой-то определенный момент можно приблизительно определить эти показатели для себя. Точность тут большая не требуется.

 

Для кого-то написать письмо может быть делом неважным и несрочным, а для кого-то – наоборот.

 

Важные и срочные дела нужно делать не откладывая, самому. Это – тушение пожаров. Можно было бы и не допустить, чтобы так много дел были одновременно срочными и важными. Успешные люди делают эти дела на той стадии, когда они уже важные, но еще не срочные, тогда можно пользоваться помощью других людей, планировать время и т.д.

 

Неважные и несрочные дела можно смело кидать в мусорную корзину, хотя обычно именно они занимают львиную долю времени и доставляют самое большое удовольствие.

 

Обычно практика показывает, если мы не сделаем несрочные и неважные дела, ничего страшного не происходит.

 

Дела не срочные, но важные необходимо делать, хотя обычно именно для них и не хватает времени. Чтобы все-таки их сделать, нужно выделить время, когда Вы этими делами займетесь, и включить их в план. Именно эти дела обычно дают самую большую отдачу, если планировать свою карьеру и успех.

 

Дела срочные, но не важные можно делегировать, сокращать, исключать.

Если мы затянем исполнение не срочных, но важных дел, то они могут стать срочными и важными. Например, если мы только что залили в машину полный бак бензина, то следующая заправка бензобака – дело не срочное и не важное. По мере того, как мы едем, бензин расходуется, и к тому времени, как его останется 5 литров, заправка машины бензином становится делом срочным и важным. Проигнорировав это дело, мы можем застрять в пробке, когда нам придется бросить машину и пешком отправиться за бензином.

2.2. АВС анализ

В этой модели дела делятся на три типа: важные, не важные и прочие. Когда мы планируем день, мы должны включить в него в обязательном порядке дело А1, несколько дел В и стараемся исключить дела С. Допустим, надо написать отчет, и это дело категории С. Если мы будем долго откладывать это дело, оно постепенно может перейти в категорию В, а затем и в А.

 

2.3. Закон Паркинсона

Паркинсон установил, что работа занимает все отведенное на нее время. То есть, если Вы отвели для написания отчета время с утра и до обеда, не надейтесь, что Вам удастся выполнить его за полчаса. Если Вы отведете на написание отчета полчаса, возможно, Вы уложитесь не более, чем в 40 минут. Непонимание закона Паркинсона ведет к дрейфу целей в неопределенное будущее

2.4. Принцип полотна пилы

Снижение производительности из-за постоянных помех, эффект полотна пилы – бич тех, кто не может оказать существенного влияния на происходящее, например, менеджеров по работе с клиентами. Представьте, что вы пришли с утра на работу и вам нужно написать отчет.

 

Когда Вы приходите на работу, Вам, возможно, нужно какое-то время на раскачку, чтобы втянуться в работу. Рассмотрим пример. Когда Ваша производительность поднимается от нуля до 100 %, раздается телефонный звонок, затем приходит сотрудник, потом Вы идете обедать, после обеда отвечаете на электронную почту.

 

Что происходит с Вашей работоспособностью и написанием отчета? Она падает. Считается, что производительность каждый раз поднимается до 100%. Если нарисовать рисунок, это будет похоже на полотно пилы. На самом деле Ваша эффективность плавно снижается по мере увеличения количества помех. Вы работали над отчетом целый день, а написали совсем чуть-чуть.

 

Предположим, что срок сдачи отчета – утро завтрашнего дня. Что Вы себе говорите в этом случае? Как Вы себя чувствуете, и что Вы намерены предпринять? Может быть, Вы останетесь вечером после работы или придете намного раньше утром? Еще один момент, который здесь не учитывается, это наши биологические ритмы.

 

Проводилось множество статистических исследований, когда после тщательного хронометража и оценки работоспособностей было выяснено, как изменяется наша работоспособность в течение дня. Не говоря уже о том, что люди делятся на сов и жаворонков, когда Вы приходите утром на работу, если Вы хорошо отдохнули, Вы полны сил и Ваша работоспособность постепенно растет до обеда, когда наступает ее пик.

 

После обеда она снижается, потом немного повышается примерно до пикового уровня, а затем начинает падать. Когда кончается обычный рабочий день, в среднем работоспособность примерно в два раза ниже, чем до обеда, и она неуклонно снижается. Таким образом, работа, на выполнение которой у Вас ушел бы один час во время, когда Вы полны энергии, занимает у Вас 2-3 часа, если вы делаете ее в неподходящее время, когда Ваша эффективность равна 30%.

 

Как Вы после работы до 2-х часов ночи придете в 8 часов утра на работу? А что Вы можете сказать о качестве работы, которую Вы делаете из последних сил? Существует распространенное заблуждение насчет аврала, что в этом состоянии Вы более творчески подходите к работе, что у Вас просыпаются скрытые резервы и таланты. К тому же, не все люди могут работать под дамокловым мечом срочности. 

 

Как-нибудь найдите время и сравните две похожие работы, одну из которых Вы делали в спокойном состоянии, обдумывая, планируя, находя красивые слова, и другую, когда время поджимало, и Вы еле успели к последнему моменту. Как Вы думаете, что Вы увидите, сравнив их?

 

Большинство людей сильно удивляются и говорят, что они заметили много неожиданного. Обычно работа, которая хорошо спланирована, продумана и детально проработана, получается намного лучше, чем та, которая была сделана экспромтом. Еще необходимо учитывать рекомендацию делать 5 минут перерыва один раз в час.

 

В идеале лучше искать для себя оптимальный баланс между работой и отдыхом, чтобы не перенапрягаться. Обратите внимание на график успешных людей. У них однотипные дела скомпонованы в общие блоки деятельности. Эффекта пилы избежать полностью не удается, но за счет объединения дел в большие блоки Вы затем переключаетесь на деятельность другого рода, собранную в следующий большой блок, и таким образом, отдыхаете.

 

Что делать, если Вас все время отрывают от работы другие сотрудники? Выделяйте в своем графике блоки, когда Вы будете с ними общаться, а в остальное время ограничивайте общение. Через некоторое время окружающие привыкнут. Конечно, это правило срабатывает не всегда и не со всеми, но общий принцип понятен.

 

Еще один способ справиться с эффектом «полотна пилы» - научиться входить в «состояние гениальности». Это такое состояние, когда Вы уже делаете то, что Вам нужно с большой эффективность. Иногда людям нужно очень много времени для того, чтобы войти в это состояние. Приучив себя мгновенно входить в рабочее состояние, «включать» себя как лампочку щелчком кнопки, Вы сэкономите много времени, сил и нервов.
3. Применения «тайм-менеджмента» в повседневной жизни и работе:

Одной из отличительных примет нашего времени стало желание людей работать быстрее, быстрее, еще быстрее. К чему это приводит? Часто к тому, что, стремясь работать более эффективно, на самом деле мы можем снижать собственную эффективность. Как это происходит, и что можно сделать?

Первое, на что нужно обратить внимание – это на уровень собственного стресса. Обратите внимание на свое лицо и тело. Бывает ли так, что у Вас зажаты мышцы? Напряжены челюсти? Как будто Вы все время с чем-то боретесь? Ответьте себе честно на вопрос, довольны ли Вы собой? Если Вы заметили напряжение в теле или в душе, это – сигнал о том, что надо начинать снижать уровень стресса. Именно поэтому многие современные офисные работники стали постоянными посетителями саун, спортивных клубов и массажистов.

Еще чаще люди задумываются о тайм-менеджменте тогда, когда начинают тонуть в лавине недоделанных, просроченных, забытых и прочих невыполненных дел.

Почему это происходит? Наиболее частые причины:

• отсутствие планирования;
• непредсказуемые посетители и дела;
• незнание законов тайм-менеджмента;
• разбазаривание времени по мелочам, которые не осознаются;
• отсутствие четких целей и критериев выполнения дела («иди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что»);
• отсутствие похвалы за хорошо выполненные дела, резкая критика всего;

Этот список, если заменить слово «отсутствие» на слово «наличие» и перевести негативные утверждения в позитивные, даст Вам понимание того, к чему следует стремиться, если Вы хотите повысить свою эффективность. Кстати, Вы можете продолжить список сами, дописав туда свои проблемы со временем.

Для начала проясните, что собственно вызывает у Вас напряжение. Возможно, это отношения с людьми, работа, которую Вы не успеваете сделать, и которая постепенно накапливается, как снежный ком, хаос, завоевывающий пространство Вашего рабочего места или что-то еще.

В зависимости от того, что Вы выбрали, необходимо расставить приоритеты в работе. В этом Вам может помочь хронометраж – запись всего, что Вы делаете в течение дня. Попробуйте хотя бы один день записывать буквально все. Обязательно найдите время, чтобы просуммировать полученные цифры. Результаты, скорее всего, удивят Вас.

Теперь возьмите получившийся список и проанализируйте, на что на самом деле уходит Ваше время. Можете, конечно, поделить дела по принципам срочности и важности, можете просто сгруппировать в большие блоки и посмотреть на то, что получится. Обязательно сделайте для себя выводы. Ни в коем случае не ругайте себя, какими бы ни получились результаты. Это – всего лишь точка опоры, от которой мы будем отталкиваться, чтобы сделать рывок.

У большинства людей не остается времени именно нате дела, которые дают по закону Парето 80% результатов при 20% усилий. Т.е. малыми вложениями Вы достигаете больших результатов. Но это при условии, что Вы начинаете день с важных дел. А что получилось у Вас? Итальянцы советуют «съедать лягушку», т.е. делать по одному важному, но неприятному делу, прямо с утра ежедневно.

Бывает ли у Вас чувство, что Вы недостаточно хорошо выполнили дело? А что говорят об этом другие люди? Часто за недовольством собой скрывается перфекционизм, тяга к недостижимому совершенству. Присмотритесь к тому, что Вы делаете. Есть ли такие дела, которые только выиграют, если Вы сократите количество времени, которое Вы на них выделяете? Если таковые найдутся, смело сделайте это.

С перфекционизмом тесно связаны отсрочки и промедления. Если я все равно знаю, что никогда не достигну предела своих возможностей, то, если отложить дело поближе к сроку сдачи, можно получить мысленное оправдание тому, что оно сделано, не так хорошо, как можно было бы сделать – времени не хватило. Таким образом, человек сам загоняет себя в замкнутый цикл, в котором крутится, как белка в колесе. Желание сделать дело как можно лучше приводит к неудовлетворенности полученными результатами и бессознательному сопротивлению.

Для того чтобы перестать откладывать, нужно всего лишь чуть меньше думать. Примените слоган компании Найк: «Просто сделай это» (Just do it!). Если Вы можете немедленно приступить к делу, прекращайте думать, начинайте делать. Исключение составляют случаи, когда предварительное обдумывание дает впоследствии существенный выигрыш во времени за счет нахождения оригинального решения.

Подумайте, нет ли в Ваших планах таких дел, которые давно уже стоит перестать делать? Есть ли такие дела, которые можно сделать быстро, и скинуть груз с плеч? Всего лишь 2 этих простых правила существенно снизят уровень Вашего беспокойства и повысят эффективность.

Представьте себе повозку, которую везет одна лошадь. В эту повозку все время добавляют все новые и новые вещи. Как Вы думаете, стоит ли периодически избавляться от некоторых вещей, или лучше подождать, когда повозка переполнится, и лошадь дальше не пойдет?

Человек – существо гордое, и предпочитает не замечать трудностей. Поэтому многие люди считают, что, если им тяжело, то это потому, что они плохо работают. И поэтому некоторые люди начинают в наказание за это лишать себя отдыха. Это, в свою очередь, приводит к снижению эффективности работы. Круг замкнулся.

Подумайте, как наладить баланс между личной жизнью и работой. Это даст Вам мотивацию к тому, чтобы начать интересоваться управлением временем, обучением и самосовершенствованием. И тогда Ваш замкнутый круг станет винтовой лестницей, ведущей к успеху и к вершинам карьеры.

4. Какие приемы «тайм-менеджмента» я использую в учебной работе:
Поступив в университет, я изучила несколько книг о тайм-менеджменте и попробовала применить их рекомендации на практике. В итоге пришла к выводу, что точное следование предлагаемым инструкциям выглядит чересчур сложным и даже бессмысленным. Особенно если речь идет о вчерашнем школьнике. Слишком уж много там советов и требований. Возможно, их комплексное применение уместно для руководителя предприятия или менеджера среднего звена, но уж точно не для среднестатистического студента. Намного логичнее было бы использовать лишь некоторые приемы управления временем, что я и сделала.

Именно такой подход помог мне на протяжении шести лет успешно совмещать обучение на одном из отделений вуза, работу, занятия спортом и многое другое.

Используемые мною методики управления временем — эдакий «тайм-менеджмент лайт» — легко впишутся в быт любого студента.

4.1.

записывайте идеи

Сидя на парах или прогуливаясь по городу, мы часто спонтанно генерируем интересные идеи. Обычно они как-то связаны с тем, чем мы занимались накануне или только планируем заняться, — будь то работа, учеба или что-то еще. Ценные мысли нужно как можно скорее зафиксировать — записать на бумаге, сохранить в виде текстовой заметки в мобильнике или начитать в диктофон, не надеясь на свою память. Эти записи впоследствии сэкономят вам уйму времени.

4.2.

заведите ежедневник

Сойдет любая записная книжка подобного формата. Главное, чтобы у вас было нечто способное хранить на своих страницах, как отрывочные мысли, так и развернутые планы.

Я рекомендую пользоваться бумажными ежедневниками, а не электронными, хотя это дело вкуса. Мысли, записанные на бумаге, лучше держатся в зрительной памяти.

4.3.

определите важные цели

Речь идет о таких масштабных вещах, как, скажем, окончить университет с красным дипломом, найти работу, изучить иностранный язык, получить водительские права, научиться играть на музыкальном инструменте и т.п.

Цели должны быть действительно интересными, конкретными и не заоблачными. Реальность достижения каждой из них очень важна, поскольку именно она будет мотивировать к действию. Нет смысла мечтать о Ferrari, если сейчас вы живете на одну стипендию. Для начала нацельтесь, к примеру, на старенький Reno.

Определившись с «глобальными» целями, запишите их в своем ежедневнике на видном месте, например, на первой странице. Впоследствии время от времени просматривайте этот список, дополняя или сокращая, а также просто освежая его в памяти. Но не откладывайте данный перечень в сторону! Разбейте каждую крупную цель на мелкие пункты. Подцели также могут дополнительно дробиться, пока не превратятся в набор легко выполнимых дел.

4.4.

составьте перечень текущих задач

Допустим, одна из важных целей — красный диплом, поэтому надо завершить семестр с отличными оценками. Замечательно. Значит, дополнительными целями будут вовремя и качественно подготовленные две курсовые, шесть контрольных и десять рефератов (или что-то в этом роде). Записав на отдельной странице все эти задачи, начинаем расправляться с ними по порядку.

Чтобы написать первую курсовую работу, необходимо:

а) поискать информацию в Интернете;

б) поискать информацию в библиотеке;

     в) составить список литературы;

     г) написать план работы;

     д) написать вступление;

     е) написать первую часть;

     ё) написать вторую часть;

     ж) написать выводы.

Запишите все это в виде списка в ежедневнике и начинайте с пункта «а». Выполнив, вычеркните его, немного отдохните и переходите к пункту «б». И так до тех пор, пока все этапы не будут вычеркнуты, а на столе не окажется распечатанная курсовая работа.

4.5.

определите приоритеты

Делается это просто. Составьте перечень текущих задач, включив в него все висящие на вас дела. Список желательно не нумеровать, чтобы потом подсознательно не воспринимать пункты, стоящие на первых позициях, как более важные по сравнению со следующими ниже.

Затем обведите красными рамками задачи, которые нужно решить в первую очередь. Основной критерий выделения — важность, а не срочность. Таких весомых дел должно быть максимум два-три. Далее зелеными обводками выделите еще две-три задачи, которые тоже нужно сделать в ближайшее время.

Оставшиеся пункты никак не выделяйте. Более того — забудьте о них до тех пор, пока не будут вычеркнуты сначала их «красные», а потом и «зеленые» соседи.

4.6.

займитесь неприятными делами

Неприятные задания, которые студент вынужден выполнять во время обучения в вузе, никуда от него не денутся, сколько бы он их ни откладывал на завтра. Если вы поймали себя на мысли, что очень не хотите писать реферат — тут же начинайте его готовить! Не убеждайте себя, что займетесь этим через денек-другой, приступайте к делу без промедления. А чтобы обмануть свое «не хочу», занимайтесь не рефератом в целом, а небольшими задачами, на которые вы его разобьете с помощью планирования.

4.7.

избавьтесь от «пожирателей» времени

Так как почти все студенческие задания сегодня выполняются на компьютере, в первую очередь нужно оградить себя от «тлетворного влияния» разных компьютерных штучек. Если вы включили свой ПК или ноутбук с четким желанием поработать, отключите «аську», не проверяйте электронную почту, не «мониторьте» новостные порталы и прогнозы погоды, не запускайте «фоном» очередную серию «Доктора Хауса» или STALKER. Малейшее движение в эту сторону, и вы рискуете безмятежно окунуться в омут прокрастинации.

С музыкой все не так однозначно: если она помогает сосредоточиться и абстрагироваться от обстановки (для обитателей общежитий это особо актуально) — можно включить.
5. Заключение
         В данной работе были изучены основные приемы и методики тайм-менеджмента, позволяющие рационализировать рабочее время сотрудника вообще и студента в частности, уменьшить непроизводительные затраты временного ресурса и в итоге увеличить производительность труда студента. Тайм-менеджмент – это совокупность знаний, имеющих огромное как экономическое значение, так и значение личное. Экономическое значение заключается в том, что за счет рационального использования времени, возможно, значительное повышение производительности труда как отдельного человека, так и всего коллектива в целом. Личное же значение заключается в том, что он позволяет человеку обрести значительное количество свободного времени, которое будет позволять ощущать себя свободным, уделять больше внимания своему отдыху, здоровью и личной жизни.

6. Список использованной литературы

1. Материалы сайта www.improvement.ru
2. Материалы сайта www.top-manager.ru
3. Материалы сайта www.akmr.ru
4. Материалы сайта www.zarplata.ru
5. Материалы сайта www.e-xecutive.ru
6. Архангельский Г. “Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы” М.: АиСТ-М, 2003
7. Зайверт Л. “Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время” М.: Интерэксперт, 1995
8. «Директор» № 2-2004, с.24-26.