Содержание

Введение. 1

1. Разработка основных объектов базы данных. 4

Создание таблиц. 4

Установление связей между таблицами. 5

Создание Запросов. 7

Создание Форм.. 7

Создание Отчетов. 8

Создание Главной кнопочной формы.. 9

Заключение. 12

Список литературы.. 15

Введение

Непременным условием повышения эффективности управленческого труда является оптимальная информационная технология, обладающая гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям.

Информационная технология предполагает умение грамотно работать с информацией и вычислительной техникой. Информационная технология - сочетание процедур, реализующих функции сбора, получения, накопления, хранения, обработки, анализа и передачи информации в организационной структуре с использованием средств вычислительной техники, или, иными словами, совокупность процессов циркуляции и переработки информации и описание этих процессов. Основными свойствами информационной технологии являются:

- целесообразность,

-  наличие компонентов и структуры,

- взаимодействие с внешней средой,

- целостность,

- развитие во времени.

Тема данной курсовой работы это производственные запасы частного бизнеса. В учете производственных запасов принимаются  активы:

- используемые при производстве продукции(выполнении работ оказании услуг), предназначенной для продажи(сырье и основные материалы, покупные полуфабрикаты и др.);

- предназначенные для продажи(готовая продукция и товары);

-используемые для производственных нужд организации(вспомогательные материалы, топливо, запасные части и др.).

Основная часть  производственных  запасов используется в качестве предметов труда и в производственном процессе. Они целиком потребляются в каждом производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на стоимость производимой продукции.

Основными задачами учета производственных запасов являются контроль за сохранностью материальных ресурсов, соответствие складских запасов нормативам, за выполнением планов снабжения материалов, выявление фактических затрат, связанных с заготовкой запасов, контроль за соблюдением норм производственного потребления; правильное распределение стоимости израсходованных в производстве материалов по объектам калькуляции; рациональная оценка производственных запасов.

Существует много экономических задач, для решения которых необходимо применять программное обеспечение СУБД, весьма обширно и разнообразно. На его основе строится автоматизированные системы управления предприятий различных уровней, в том числе и частного бизнеса. Оно лежит в основе практически всех прикладных бухгалтерских программ (например, «1С:Бухгалтерия», «Парус» и другие.). Одновременно СУБД применяются для автоматизации систем управления, мониторинга и прогнозирования отраслей и экономики страны в целом.

Microsoft  Access  в настоящее время является одной из самых популярных персональных программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:

- высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самый различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;

- глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными продуктами, поддерживающими технологию OLE;

- богатый набор визуальных средств разработки.

Нельзя не отметить что существенной причиной такого широкого распространения MS Access является и мощная рекламная поддержка, осуществляемая фирмой Microsoft. Целью данной курсовой работы  являются: разработка описание структур таблиц данных, разработка схемы данных и задание системы взаимосвязей между таблицами, разработка системы запросов к таблицам и отчетов, а также кнопочной формы. Задача написания курсовой – научится пользовать Microsoft  Access, так как  использование этой программной системой управления базами данных является актуальной для экономистов.

1. Разработка основных объектов базы данных.

Создание таблиц.

Перед созданием таблиц базы данных необходимо вначале разработать типы таблиц, соответствующие выбранной тематике контрольной работы. Для создания таблиц в режиме конструктора выполните операции:

Выполните загрузку программы MS Access и в появившемся окне базы данных щелкните на вкладке >Таблицы, а затем на кнопке >Создать; в окне диалога >Новая таблица выберите вариант >Конструктор и >ОК.

В столбце >Имя поля введите имя нового поля, отожмите клавишу >Tab и укажите для него тип в столбце >Тип данных; На рис. 1 показано создание структуры таблицы Учетная документация.


Рисунок 1. Схема структуры таблицы Учетная документация
При необходимости в столбце >Описание введите информацию, когда точка вставки располагается в этом поле таблицы; на вкладке >Общие укажите >Размер поля, т.е. число символов; >Формат поля и >Маска ввода, т.е. метод отображения и допустимые символы; >Подпись для режима таблицы; >Значение по умолчанию; >Условия на значения и др. Свойства.

Щелкните на первой пустой строке таблицы и создайте следующее поле БД, затем повторите п.2 и п.3; чтобы вставить поле между двумя существующими, щелкните на кнопке >Добавить строки панели инструментов >Конструктор таблиц.

Чтобы выделить то поле таблицы, которое нужно сделать ключевым, щелкните на селекторе, расположенном левее имени поля; вместо этого для формирования сложного ключа можно выделить несколько полей, удерживая клавишу >Ctrl и щедкая на их селекторах; после этого нужно щелкнуть на кнопке >Ключевое поле панели инструментов.

Щелкните на кнопке >Сохранить панели инструментов >Конструктор таблицы окна диалога >Сохранение и >ОК.

Выполните п.п. 1-7 при создании таблиц акт, записка-расчет, инвентарная карта учета; на рис. 2 показано создание различных типов таблиц.


Рисунок 2. Схема таблиц базы данных.

Установление связей между таблицами

Когда между таблицами устанавливается связь, величины одной таблицы ставятся в соответствие величинам из других таблиц. Чтобы создать связь, в двух таблицах, должно быть поле, принимающее уникальное значение во всех записях. В родительской таблице поле связи обычно индексировано (как правило, оно является ключевым полем), и в соответствии ему ставится поле дочерней таблицы. При этом поле дочерней таблицы называется внешним ключом. Перед установкой связей между таблицами проследите через режим >Конструктор наличие в связываемых таблицах индексируемых полей. Чтобы установить связи между таблицами выполните действия:

Активизируйте окно базы данных и щелкните на кнопке >Схема данных, чтобы открыть окно Схема данных (команды >Сервис>Схема данных или посредством контекстного меню).

Щелкните на кнопке >Отобразить таблицу на панели инструментов.

В диалоговом окне >Добавление таблицы по очереди выберите необходимые таблицы двойным щелчком на имени таблицы из предлагаемого списка, если они не отражены на схеме данных.

После того, как все таблицы будут добавлены в окно схемы данных, щелкните на кнопку >Закрыть в диалоговом окне >Добавление таблицы.

Щелкните на поле родительской таблицы и «дотащите» связь от него до поля дочерней таблицы путем протаскивания при отжатой левой клавиши мыши(когда еще отсутствуют индексы «1» и «∞»).

После протаскивания полей устанавливается диалоговое окно >Изменение связей, в котором можно добавлять дополнительные связи.

Установите флажок >Обеспечение целостности данных >Каскадное обновление связанных полей и отожмите кнопку >Создать структуры связей, как это примерно показано на рисунке 3.


Рисунок 3. Схема связей таблиц.

Создание Запросов

Создания запросов можно выполнять в режиме конструктора или мастера. Например, в режиме конструктора выполните операции:

Выберите режим >Конструктор до появления окон >Запрос на выборку и >Добавление таблицы; выберите требуемое название таблицы  левой клавишей мыши, а затем >Добавить.

Наберите в схему требуемый комплекс таблиц с операциями >Добавить и закройте окно >Добавление таблиц.

Убедитесь в наличии связанной схемы данных таблиц и заполните позиции нижней части окна: Поле; Имя таблицы; Вывод на экран; Условие отбора.

Закройте окно схемы и сохраните структуру объекта (например, под именем «Запрос1»).

Выполните операции по п.п.1-4 для создания других запросов. В результате окно запросов будет выглядеть примерно, как указано на рис. 4.



Рисунок 4. Общий вид окна запросов базы данных.

Создание Форм

Для создания форм в режиме мастера выполните операции:

1. Выберите режим >Создание форм с помощью мастера до появления окна >Создание форм.

2. В списке Таблицы и запросы выберите требуемый объект.

3. В списке доступные поля выполните перевод (клавишей «>») требуемых полей в список >Выбранные поля.

4. Выполните >Далее и выберите из появившегося списка внешний вид формы (например, «Ленточный»).

5. Выполните >Далее и выберите из появившегося списка требуемый стиль (например, «Международный»).

6. Выполните >Далее и установите имя формы (например, «акт 1»).

7. Выполните >Готово и убедитесь в наличии готовой формы.

8. Выполните операции по созданию необходимых форм в соответствии требований п.п. 1-6, как показано на рис. 5.



Рисунок 5. Общий вид окна форм базы данных.

Создание Отчетов

Для создания отчетов в режиме мастера выполните операции:

1. Выберите режим >Создание отчета с помощью мастера до появления окна >Создание отчетов.

2. В списке Таблицы и запросы выберите требуемый объект (например, инвентарная карта учета).

3. В списке доступные поля выполните перевод (клавишей «>») требуемых полей в список >Выбранные поля

4. Выполните >Далее и установите уровни группировки.

5. Выполните >Далее и задайте требуемый порядок сортировки.

6. Выполните >Далее и выберите вид макета для отчета (например, «Табличный»).

7. Выполните >Далее и выберите из появившегося списка требуемый стиль (например, «Обычный»).
8. Выполните >Далее и установите имя отчета.

9. Выполните операции по созданию необходимых форм в соответствии требований п.п. 1-6, как примерно показано на рис. 9.5.

        10. Выполните >Готово и убедитесь в наличии готового отчета.

        11. Выполните операции по созданию необходимых отчетов в соответствии требований п.п. 1-10, как примерно показано на рис. 6.


Рисунок 6. Общий вид окна отчетов базы данных.

Создание Главной кнопочной формы

Чтобы созданная база данных выглядела в виде отдельной программы применяется метод создания Главной кнопочной формы.Для того, чтобы создать Главную кнопочную форму вначале откройте базу данных, а затем выполните операции [10]:

1). В меню >Сервис выберите команду >Служебные программы, а затем >Диспетчер кнопочных форм.

2). Если выводится запрос на подтверждение создания кнопочной формы, нажмите кнопку >Да.

3). Нажмите кнопку >Создать.

4). Введите имя новой кнопочной формы и нажмите кнопку >OK.

5). Имя новой кнопочной формы добавляется в поле >Страницы кнопочной формы.

6). Выберите имя новой кнопочной формы и нажмите кнопку >Изменить.

7). Нажмите кнопку >Создать.

8). В поле >Текст введите текст для первой кнопки кнопочной формы, а затем выберите для нее команду в поле >Команда. Например, введите текст >Просмотр заказов, а затем выберите в поле >Команда команду >Открыть форму для изменения.

Примечание.   Для создания кнопочной формы, которая открывает другие кнопочные формы, выберите в поле >Команда команду >Перейти к кнопочной форме, а затем укажите кнопочную форму, к которой надо перейти.

               9) Для большинства выбранных команд под полем >Команда открывается новое поле со списком. При необходимости, выберите нужный элемент в этом поле. Например, если на шаге 8 была выбрана команда >Открыть форму для изменения, выберите в поле >Форма имя нужной формы и нажмите кнопку >OK.

Повторите шаги с 7 по 9 для создания остальных кнопок кнопочной формы, как это приведено на рис. 7.


Рисунок 7. Схема главной кнопочной формы базы данных.

Примечание.   Чтобы изменить или удалить какую-либо из созданных кнопок, выберите ее имя в списке >Элементы данной кнопочной формы и нажмите кнопку >Изменить или >Удалить. Если требуется изменить порядок элементов кнопочной формы, выберите элемент в списке и воспользуйтесь кнопками >Вверх или >Вниз.

Закончив создание кнопочной формы, нажмите кнопку >Закрыть.

Примечания. Чтобы кнопочная форма открывалась при открытии базы данных, выберите имя кнопочной формы в диалоговом окне >Диспетчер кнопочных форм и нажмите кнопку >По умолчанию.


При создании кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм создается таблица «Switchboard Items», которая описывает текст и действия кнопок формы. Если позднее внести изменения в кнопочную форму в режиме конструктора формы, приложение может перестать работать.

Для изменений в кнопочной форме выполните операции:

1. Откройте базу данных. В меню >Сервис выберите команду >Служебные программы, а затем >Диспетчер кнопочных форм.

2. В диалоговом окне >Диспетчер кнопочных форм выберите кнопочную форму, которую надо изменить, и нажмите кнопку >Изменить.

3. Выберите элемент кнопочной формы, который нужно изменить, и выполните одно из следующих действий.

4. Чтобы изменить текст подписи кнопки, команду, выполняемую при нажатии кнопки, или объект, который открывается или запускается при нажатии кнопки, нажмите кнопку >Изменить.

5. Чтобы добавить кнопку, нажмите кнопку >Создать, введите текст подписи кнопки и выберите команду в поле со списком >Команда. В зависимости от выбранной команды Microsoft Access может вывести еще одно поле со списком под полем >Команда. При необходимости, выберите элемент в этом поле. Например, если в поле >Команда была выбрана одна из команд для работы с формой, выберите в нижнем поле имя формы, которую нужно открыть.

6. Для удаления кнопки нажмите кнопку >Удалить.

7. Чтобы изменить порядок кнопок, пользуйтесь кнопками >Вверх и >Вниз. Нажмите кнопку >Закрыть.

Заключение.

После проделанной работы можно сделать следующие выводы. Отправной точкой в процессе работы является создание файла (или группы файлов) базы данных.

Важным средством, облегчающим работу с  Access для начинающих пользователей, являются мастера – специальные программные настройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последнего диалога. Для более опытных пользователей существуют  возможности гибкого управления ресурсами и возможностями объектов СУБД в режиме конструктора. Специфической особенностью СУБД Access  является  то, что вся информация относящаяся к одной базе данных, хранится в едином файле. Базу данных можно определить как унифицированную совокупность данных, совместно используемую различными задачами в рамках некоторой единой автоматизированной информационной системы. Знание СУБД Access  является важным как для бухгалтеров так и для финансистов.

Основными задачами учета производственных запасов являются контроль за сохранностью материальных ресурсов, соответствие складских запасов нормативам, за выполнением планов снабжения материалов, выявление фактических затрат, связанных с заготовкой запасов, контроль за соблюдением норм производственного потребления; правильное распределение стоимости израсходованных в производстве материалов по объектам калькуляции; рациональная оценка производственных запасов.

Существует много экономических задач, для решения которых необходимо применять программное обеспечение СУБД, весьма обширно и разнообразно. На его основе строится автоматизированные системы управления предприятий различных уровней, в том числе и частного бизнеса. Оно лежит в основе практически всех прикладных бухгалтерских программ (например, «1С:Бухгалтерия», «Парус» и другие.). Одновременно СУБД применяются для автоматизации систем управления, мониторинга и прогнозирования отраслей и экономики страны в целом.

Список литературы

1.  Информационные технологии в маркетинге: Учебник для ВУЗов//Под ред. проф. Г.А. Титоренко. -М.:Юнити-Дана, 2006.

2.  Когаловский М.Р. Энциклопедия технологий баз данных. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 800с.

3.  Савицкий Н.И. Технологии организации, хранения и обработки данных. – М.: Инфра, 2007

4.  Гусева Т.И., Башин Ю.Б. Проектирование баз данных в примерах и задачах. –М.:Юнити, 2005.

5.   П. Нортон, В. Андерсен. Разработка приложений в Access. –М.: 2004

6.  Информатика: Учебник. – 3-е перераб. Изд. /Под ред. Н.В. Макаровой. – М.: Финансы и статистика, 2006. –768с.

       7.   Экономическая информатика /Под ред. проф. П.В. Конюховского и      

        Д.Н. Колесова. - СПБ: Питер, 2004.