Реферат

Реферат Конспект лекций Технологии обработки данных

Работа добавлена на сайт bukvasha.net: 2015-10-28

Поможем написать учебную работу

Если у вас возникли сложности с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой - мы готовы помочь.

Предоплата всего

от 25%

Подписываем

договор

Выберите тип работы:

Скидка 25% при заказе до 22.11.2024




Тема 1. Теоретические и методологические основы обработки

учетно-аналитической информации.
1. Сущность автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета и экономического анализа (АИСБУЭА) и их роль в управлении экономическими объектами.
Экономический объект, как управляемая система, включает объект и субъект управления. Объектом управления экономического объекта является производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей, и располагающий для этого материальными, финансовыми и другими видами ресурсов.

Субъект, или система управления, экономического объекта формирует цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения.

Целенаправленное воздействие на объект управления, ведущее к изменению, либо сохранению его состояния обеспечивается управлением. Основные функции управления экономическим объектом являются планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление базируется на информации. Информация, взаимосвязанная совокупность средств и методов ее обработки и персонал, реализующий информационный процесс, образуют информационную систему (ИС). Ее назначением является преобразование исходной информации в результатную, пригодную для принятия управленческих решений. Экономическая информационная система  (ЭИС) имеет дело, прежде всего, с экономической информацией.

АИСБУ - это система, в которой информационный процесс бухгалтерского учета автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки информации, необходимой специалистам-бухгалтерам для выполнения функций управленческого и финансового учета.

Автоматизированные информационные системы экономического анализа (АИСЭА) – это комплекс программно-технических средств, информационных ресурсов, методик, которые используются для автоматизации аналитических работ с целью обоснования принятия управленческих решений и других возможных применений.
2.Понятие технологии и исторические этапы развития информационных технологий.
Технология – система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе.

Информационная технология – совокупность методов, способов, приемов и средств обработки документированной информации, включая прикладные программные средства, и регламентированного порядка их применения (Закон РБ «Об информатизации»).

Цель информационной технологии – производство информации для ее анализа человеком и принятия грамотного управленческого решения.

Информационные технологии прошли ряд этапов исторического развития, которые связаны с развитием технического инструментария технологий.

1-й этап (до середины 19-го века) – «ручная» информационная технология.

2-й этап (до конца 19-го века) – «механическая» технология.

3-й этап (до середины 20-го века) – «электрическая» технология.

4-й этап (до начала 70-х годов 20-го века) – «электронная» технология.

5-й этап (до конца 20-го века) – «компьютерная» технология.

6-й этап (по настоящее время) – «сетевая компьютерная» технология.

 (2; с. 51-52)
3.Основные свойства экономической информации, ее особенности и  классификация.
Понятие «информация» произошло от латинского information, что означает изложение, разъяснение какого-либо факта, события, явления. В широком смысле информация определяется как сведения о той или иной стороне материального мира и происходящих в нем процессов.

Информация очень разнообразна и подразделяется по виду обслуживаемой ею человеческой деятельности: научная, техническая, производственная, управленческая, экономическая, социальная, правовая и т.п.

Управленческая информация – информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена, потребления материальных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления хозяйством и его звеньями.

Экономическая информация – отражает деятельность предприятий, организаций и фирм посредством натуральных, стоимостных и других показателей. Она включает сведения о составе трудовых, материальных, денежных ресурсов, состоянии объектов управления на определенный момент времени и служит для управления социально-экономическими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.

По функциям управления информация подразделяется на учетную, плановую, директивную, статистическую и др.

По месту возникновения экономическую информацию можно разделить на внутреннюю и внешнюю.

По стадиям образования информация бывает первичной и вторичной. Первичная информация возникает на начальной стадии процесса управления и отражает состояние объекта или процесса управления во времени. Вторичная информация получается в результате обработки первичной и может быть промежуточной или результатной. Промежуточная информация содержит накапливаемые данные, используемые при дальнейшем решении различных экономических задач. Результатная информация, получаемая в процессе обработки первичной или чаще всего первичной и промежуточной информации, используется для управления работой объекта и принятия решений.

По временному периоду возникновения информацию подразделяют на периодическую и непериодическую.

Таким образом, в условиях усложнения функций управления, полнота, своевременность и достоверность получаемой информации оказывает большое влияние на действенность принимаемых управленческих решений, а значит, и на эффективность управления экономическим объектом в целом.
4. Структура и виды обеспечения АИСБУЭА.
АИСБУЭА представляет собой совокупность различных видов обеспечения, а также специалистов и предназначена для автоматизации обработки учетно-аналитической информации.

Следует выделять функциональную и обеспечивающую части АИСБУЭА.

Функциональная часть АИСБУЭА представляет собой ряд функциональных подсистем, конкретный состав которых зависит от особенностей объекта управления. Функциональные подсистемы подразделяются в соответствии с организационной и производственной структурой объекта управления.

Функциональные подсистемы в составе организации:

·        оперативное управление основным производством;

·        технико-экономическое управление;

·        бухгалтерский учет, анализ и контроль;

·        управление персоналом;

·        управление маркетингом (снабжение и сбыт);

·        управление вспомогательным производством и др.

Функциональная структура объединений, концернов, отраслей определяется спецификой управления и обрабатываемой информации.

Обеспечивающая часть АИСБУЭА состоит из организационного, информационного, технического, программного, математического, правового, лингвистического и эргономического обеспечения.

Организационное обеспечение – это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами, программным обеспечением и между собой в процессе создания и функционирования АИСБУЭА.

Математическое обеспечение – это совокупность математических средств, используемых при описании алгоритмов решения задач бухгалтерского учета, а также моделей представления и интерпретации учетной информации.

Правовое обеспечение – это совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и функционировании АИСБУЭА.

Лингвистическое обеспечение – это совокупность языковых средств общения человека и вычислительной техники.

Эргономическое обеспечение – совокупность методов и средств, обеспечивающих специалисту наиболее благоприятные условия работы, учитывающие физиологические и психологические возможности человека.


Тема 2. Информационное обеспечение АИСБУЭА.
1.Состав и организация информационного обеспечения.
Информационное обеспечение АИСБУЭА – совокупность методов и средств построения информационного фонда системы, организации его функционирования и использования.

Следует различать «информационный фонд» и «информационная база» АИСБУЭА.

Информационный фонд включает всю информацию экономического объекта, зафиксированную на бумажных и машинных носителях.

Информационная база содержит только информацию, зафиксированную на машинных носителях.

Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Исходя из назначения информационного обеспечения можно сформулировать основные к нему требования:

·        полнота, объективность, достоверность и точность данных, отражающих состояние объекта автоматизации;

·        одноразовые регистрации и ввод данных в машину и многоцелевое использование их при обработке;

·        унификация систем классификации и кодирования информации;

·        создание единого фонда условно-постоянных данных;

·        возможность простого,  удобного и быстрого доступа к информационной базе и др.

В ходе проектирования информационного обеспечения осуществляются следующие виды работ:

- определяется состав показателей, необходимых для решения бухгалтерских задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи;

- разрабатываются различные коды и классификаторы; изучается возможность использования отраслевых и общегосударственных классификаторов;

- выявляется возможность применения унифицированной системы документации, проектируются формы новых первичных документов, отвечающих требованиям автоматизированной обработки;

- определяются состав базы данных и ее организация; проектируются формы вывода результатов обработки.

Информационное обеспечение подразделяется на внемашинное и внутримашинное.
2.Внемашинное информационное обеспечение.
Внемашинное информационное обеспечение представлено:

     - системой показателей;

     - системой документации и документооборота;

     - системой классификации и кодирования информации.

Система показателей представляет собой упорядоченную совокупность взаимосвязанных показателей, характеризующих закономерности производственно-хозяйственной деятельности экономического объекта. Система показателей является методологической основой всей системы сбора и обработки экономической информации.

Изучение системы показателей хозяйственной деятельности экономического объекта дает возможность выявить состав показателей и их структуру, закономерности их преобразования, объемно-временные и качественные характеристики (полноту, достоверность, своевременность, точность), а также способы их получения, обработки и последующего использования.

Система документации представлена первичными, выходными и нормативно-справочными документами.

Первичными документами могут быть типовые межотраслевые и отраслевые документы, а также документы, разрабатываемые на самом экономическом объекте.

Выходные документы формируются компьютером и представляются в виде печатного документа, в котором отражается результатная информация.

Они подразделяются на:

·        стандартные отчеты, соответствующие учетным регистрам;

·        специализированные отчеты;

·        регламентированные отчеты (государственная отчетность, имеющая унифицированные типовые формы; отраслевая отчетность).

Нормативно-справочные документы содержат условно-постоянную информацию о нормативах и нормах материальных и трудовых затрат, ценах, тарифах и др.

Система классификации и кодирования информации.

В Республике Беларусь действует Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ). Целью ЕСКК ТЭСИ является информационное обеспечение процессов управления экономикой с применением компьютерных технологий.

Система классификации – это совокупность правил и результат распределения объектов заданного множества на подмножества в соответствии с признаками.

Согласно системе применяется два метода классификации: иерархический и фасетный.

Иерархический – это такой метод классификации, при котором заданное множество последовательно делится на подчиненные подмножества (все студенты университета разбиваются на факультеты, внутри факультетов – на курсы, внутри курсов – на группы).

Фасетный – это такой метод классификации, при котором заданное множество делится на независимые группировки по различным признакам классификации (разбиение студентов на группы по возрасту, полу и т.п.).

Кодирование – это образование и присвоение объекту классификации и (или) классификационной группировке кодового обозначения. Кодовое обозначение – это обозначение объекта, признака классификации и (или) классификационной группировки знаком или группой знаков в соответствии с принятым методом кодирования.

Совокупность правил обозначения объектов классификации называется системой кодирования.

Существует четыре метода кодирования: порядковый, серийно-порядковый, последовательный, параллельный.
3.Внутримашинное информационное обеспечение.

Внутримашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность всех видов информационных файлов системы, расположенных на машинных носителях.

В состав внутримашинного ИО входят файлы:

·        с текущими данными о состоянии управляемых объектов (оперативная информация);

·        нормативно-справочной информации (заимствуется из нормативных актов, различных справочников);

·        плановая информация;

·        с накапливаемыми данными за определенный промежуток времени (учетная информация) и др.

В зависимости от уровня развития ИО системы внутримашинная информация может быть организована в виде:

·        локальных файлов, ориентированных на конкретную задачу или комплекс функциональных задач;

·        баз и банков данных, осуществляющих интегрированное хранение, накопление, поиск, корректировку и выдачу информации для всей информационной системы экономического объекта;

·        баз знаний, которые помимо данных о предметной области, содержат еще и правила их использования для принятия управленческих решений.




База данных – совокупность взаимосвязанных данных, организованных по определенным правилам на машинных носителях;

Банк данных – организационно-техническая система, включающая одну или несколько баз данных и систему управления ими;

База знаний – совокупность формализированных знаний об определенной предметной области, представленных в виде фактов и правил.

(Закон РБ от 06.11.95г. № 3850-XII «Об информатизации»).
Тема 3. Техническое и программное обеспечение АИСБУЭА.
1.Состав и особенности технического обеспечения.
Техническое обеспечение – это комплекс технических средств, обеспечивающих эффективное функционирование АИСБУЭА.

В рамках технического обеспечения осуществляется выбор одноуровневых и многоуровневых компьютерных информационных систем необходимыми техническими средствами. Правильный выбор комплекса технических средств (КТС) оказывает определяющее влияние на эффективность функционирования информационной системы.

В многоуровневых системах задача по выбору КТС решается с помощью моделирования. При этом необходимо учитывать, что любая информационная система является постоянно развивающейся системой и ее КТС должен иметь возможность при необходимости перестраиваться на решение новых задач.

Для расчета параметров КТС создается модель функционирования системы, в которой в качестве аргументов выступают:

·        объемы входной информации;

·        алгоритмы обработки данных по каждой задаче;

·        режимы функционирования подсистем;

·        объемно-временные характеристики информации;

·        характеристики надежности всех элементов системы и др.

Основой любого КТС является компьютер (электронная вычислительная машина – ЭВМ). По размерам и функциональным возможностям ЭВМ можно разделить на:

- суперЭВМ

- большие ЭВМ

- малые ЭВМ

- микроЭВМ

Персональные компьютеры – однопользовательские микроЭВМ, удовлетворяющие требованиям общедоступности и универсальности применения.
2. Классификация компьютерных сетей.
Компьютерная сеть – это объединение компьютеров, каналов связи и средств передачи данных.

Компьютерные сети позволяют автоматизировать управление производством, транспортом, материально-техническим снабжением в масштабе отдельных регионов и страны в целом.

Возможность концентрации в компьютерных сетях больших объемов данных, общедоступность этих данных, а также программных средств обработки и высокая надежность их функционирования – все это позволяет улучшить информационное обслуживание пользователей и резко повысить эффективность применения вычислительной техники.

Компьютерные сети классифицируются по различным признакам.

По характеру реализуемых функций сети выделяют:

·        вычислительные, предназначенные для решения задач управления на основе вычислительной обработки исходной информации;

·        информационные, предназначенные для получения справочных данных по запросу пользователя;

·        смешанные, в которых реализуются вычислительные и информационные функции.

По способу управления компьютерные сети делятся на сети:

·        децентрализованным управлением, когда каждая ЭВМ, входящая в состав сети, имеет полный набор программных средств для координации выполняемых сетевых операций;

·        с централизованным управлением, при этом один компьютер в сети является главным и координирует работу сети;

·        со смешанным управлением.

По степени охвата территории различают сети:

·        глобальные, которые объединяют абонентов, расположенных в различных странах, на различных континентах Земли (Интернет);

·        региональные, которые связывают абонентов, расположенных на значительном расстоянии друг от друга (сеть ИМНС, паспортных служб, таможня);

·        локальные, объединяющие абонентов, расположенных в пределах небольших территорий (на территории одной организации).

По структуре построения (топология) сети подразделяются на радиальные (звездообразные), кольцевые, иерархические, общая шина и др.

Компьютерные сети различных видов взаимодействуют друг с другом. Причем в состав глобальной сети могут входить как региональные, так и локальные сети.

Вывод. Использование компьютерных сетей способствует ускорению взаимодействия всех участников процесса управления экономическими объектами, что положительно сказывается на росте эффективности и обоснованности управленческих решений.
3. Программное обеспечение и его классификация.
Программное обеспечение (ПО) представляет собой совокупность программ обработки данных и инструкции по их эксплуатации.

В зависимости от класса ЭВМ и набора выполняемых функций программное обеспечение делится на:

·        общесистемное ПО, отвечающее за функционирование всей вычислительной системы в целом;

·        прикладное ПО, предназначенное для реализации алгоритмов решения задач в различных областях человеческой деятельности. (Слайд).

Основой общесистемного программного обеспечения является операционная система (ОС). ОС предназначена для синхронизации работы всех составных частей и устройств компьютера. ОС зависит от технических особенностей конкретной модели компьютера. В этой связи операционные системы развивались вместе с персональными ЭВМ. Наиболее популярные: MS/DOS, WINDOWS B и др.

Сервисные программные пакеты – помогают пользователю компьютера в его работе:

·        антивирусные;

·        организующие защиту от несанкционированного доступа;

·        используемые для архивации информации;

·        используемые для загрузки алфавитов и шрифтов в принтеры, клавиатуру и др.

Системы поддержки сетевых коммуникаций предназначены для создания и функционирования компьютерных сетей. Они синхронизируют работу абонентов сети и распределяют информационные, программные и технические ресурсы сети между абонентами. Их основной задачей является передача информации в сети, обеспечение совместимости данных независимо от технических, программных и информационных особенностей абонентов.

Системой программирования называется совокупность средств, которые используются для написания, трансляции и отладки программ на соответствующем языке программирования.

Прикладное программное обеспечение (существенно отличается от класса ЭВМ) можно разделить на три части:

·        прикладные пакеты и программы общего назначения;

·        проблемно-ориентированные пакеты и программы;

·        интегрированные прикладные системы.

К прикладному ПО общего назначения относятся:

-  текстовые редакторы – это пакеты прикладных программ, предназначенные для подготовки, редактирования и печати текстов;

-  электронные таблицы, предназначенные для автоматизированной обработки данных, представленных в табличном виде;

-  системы управления базами данных (СУБД), которые применяются для хранения, накопления, быстрого поиска и выдачи в удобной форме информации по запросу пользователя;

-  графические системы, служащие для отображения информации в графическом виде. Используются для решения сложных инженерных задач. На их базе создаются системы автоматизированного проектирования чертежей.

Проблемно-ориентированные пакеты и программы предназначены для автоматизациии рабочих мест специалистов (АРМ менеджера, АРМ бухгалтера, АРМ экономиста и др.).
4. Классификация бухгалтерских информационных систем.
По масштабам производства организации можно выделить бухгалтерские информационные системы, предназначенные для малых, средних и крупных организаций.

По степени охвата функций бухгалтерии выделяют:

·        мини-бухгалтерия – отличительными чертами являются небольшой объем учетных операций и отсутствие функционального деления по участкам учета.

·        интегрированные бухгалтерские системы – отличительной особенностью является возможность организации учета на нескольких компьютерах с объединением данных в одной базе, на основе которой формируется отчетность.

·        комплексы бухгалтерских АРМ – ориентированы на использование в бухгалтериях средних и крупных предприятий при наличии явного разделения функций между бухгалтерами. В комплекс, кроме бухгалтерских АРМ, могут быть подключены АРМ руководителя, АРМ менеджера, АРМ по учету кадров (имеет тесную связь с АРМ по расчетам с персоналом по оплате труда).

По уровню автоматизации всей системы управления организацией выделяют:

·        простая бухгалтерия – автоматизирует в системе управления только решение задач бухгалтерского учета.

·        комплексная система автоматизации - в этой системе реализуется полный рыночный цикл – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности организации с последующей корректировкой планов. Таким образом, в комплексной системе автоматизации бухгалтерская информационная система играет роль подсистемы.

·        отличительными чертами корпоративных систем являются :

- охват большого числа задач управления организацией;

- детальная разработка обобщенной модели документооборота;

- наличие развитых встроенных инструментальных средств, позволяющих пользователю самостоятельно развивать возможности системы и адаптировать ее к своим потребностям;

- развитая технология объединения и консолидации данных удаленных подразделений.

По признаку архитектуры технического обеспечения различают:

·        локальные АРМ, которые позволяют решать на компьютере отдельные учетные задачи. То есть существуют программные продукты, предназначенные исключительно для автоматизации расчетов с персоналом по оплате труда или складского учета. Они могут использоваться в бухгалтерии и управленческой службе наряду с бухгалтерскими информационными системами других разработчиков, если те по каким-либо причинам не соответствуют определенным требованиям.

·        информационные системы с сетевой архитектурой обработки информации позволяют создать информационное пространство учетной системы организации, благодаря чему обеспечивается оперативность обработки учетных данных и использование преимуществ автоматизированной формы учета.

По степени настройки системы ( в связи с частыми изменениями нормативно-законодательной базы разработчики бухгалтерских информационных систем стремятся обеспечить гибкость своих программ, возможность их настройки) различают:

·        полностью настраиваемые – это программы класса «Бухгалтерский конструктор», которые представляют возможность изменять методику учета, адаптировать программу к особенностям учета в любой организации;

·        частично настраиваемые – это системы, которые позволяют изменять рабочий план счетов, создавать новые формы отчетных документов, дают возможность проводить бухгалтеру расчеты в электронных таблицах и т.д.

·        минимально настраиваемые бухгалтерские системы ограничиваются возможность изменять ставки налогов, редактировать текстовые файлы форм первичных документов и т.п.
Тема 4. Организация автоматизированной формы учета
1. Понятие АРМ бухгалтера  и принципы автоматизированной обработки экономической информации.
АРМ бухгалтера – это рабочее место бухгалтера, оснащенное персональным компьютером, программным обеспечением и совокупностью информационных ресурсов индивидуального или коллективного пользования, которые позволяют ему вести обработку данных с целью получения информации, обеспечивающей поддержку принимаемых им решений при выполнении профессиональных функций.

Принципы автоматизированной обработки учетно-аналитической информации:

·        Рациональное сочетание централизованного и децентрализованного управления и организации информационной системы;

·        Распределенной обработки данных на основе развитых компьютерных сетей;

·        Создание автоматизированных рабочих мест специалистов с учетом конкретных особенностей объекта управления и функций исполнителей.
2. Структура бухгалтерии и функциональные обязанности учетных работников в условиях АРМ.
АРМ создают обычно по участкам учета (зависит от вида деятельности, размеров организации, объема учетных операций):

·        АРМ по учету ОС;

·        АРМ по учету труда и заработной платы;

·        АРМ по учету готовой продукции;

·        АРМ по учету затрат и др.

Таким образом, в условиях автоматизации учета возможно максимальное приближение технических и программных средств к источникам и потребителям информации, упрощаются процедуры обработки данных, исключаются промежуточные этапы обработки данных, отпадает необходимость участия в работе неспециалиста в области учета (оператора для ввода информации).

Работа пользователя-бухгалтера при решении задач в условиях АРМ заключается в выполнении следующих технологических операций в режиме активного диалога:

·        ввод, просмотр  и редактирование данных;

·        поиск записей и файлов, сортировка и изменение файлов, фильтрация, архивирование и копирование;

·        выдача выходных форм на печать (дисплей) в различных режимах (всего файла, отдельных записей; просмотр документов);

·        перенастройка программы при изменениях в учете;

·        использование сервисных функций, функций помощи.
3. Обеспечение сохранности данных
Под безопасностью автоматизированной информационной системы следует понимать ее защищенность от случайного и преднамеренного вмешательства в нормальный процесс ее функционирования, а также от попыток разрушения или модификации ее компонент.

Очевидно, что абсолютно безопасных систем не существует. Любую систему можно «взломать», если располагать достаточно большими материальными и временными ресурсами. Целесообразно оценивать лишь степень доверия, которое можно оказать той или иной системе.

Важным компонентом надежности системы является политика безопасности информации в организации. Она включает правила и нормы поведения при обработке, защите и распространении информации. В частности, эти правила определяют, в каких случаях пользователь имеет право работать с определенными наборами данных. 

Дополнением политики безопасности является механизм подотчетности, который позволяет определять, кто работает в системе и что делает в определенный момент времени. Средства подотчетности делятся на три категории:

·        идентификация и аутентификация;

·        предоставление надежного;

·        анализ регистрационной информации.

Безопасность автоматизированных систем хранения, обработки и передачи информации характеризуют следующие компоненты ее безопасности:

·        Компьютерная безопасность – это совокупность технологических и административных мер, которая обеспечивает доступность, целостность и конфиденциальность ресурсам, связанным с данным компьютером;

·        Безопасность данных – это защита данных от несанкционированной модификации, разрушения или раскрытия их;

·        Безопасность коммуникаций – это меры по предотвращению предоставления неавторизованным лицам информации, которая может быть выдана системой в ответ на запрос по каналам связи;

·        Безопасность программного обеспечения – это программное обеспечение, которое осуществляет безопасную обработку данных в компьютерной системе, а также дает возможность безопасно использовать ресурсы системы.
4. Разграничение прав доступа пользователей.
Для разграничения доступа к информации пользователям предоставляются различные полномочия и права доступа, которые регламентируются «Картой пользователя».

Пользователи программы по своим полномочиям делятся на две категории: администратор и пользователь системы.  

Разграничение прав доступа может производится на уровне отдельных разделов программы, счетов или хозяйственных операций. Это означает, что конкретный пользователь получает доступ к определенным функциям программы или информации, находящихся только на тех счетах, с которыми непосредственно работает данный пользователь.

В системе 1:СПредприятие разграничение прав доступа производится в Конфигураторе. Прежде всего, в процессе создания конфигурации создается необходимое число типовых наборов прав, которые описывают полномочия различных категорий пользователей на доступ к информации, обрабатываемой системой. Права могут быть заданы в широких пределах – от возможности только просмотра ограниченного числа документов до полного набора прав по вводу, просмотру, корректировке и удалению любых видов данных. Кроме того, для эффективной работы пользователей может быть создан индивидуальный пользовательский интерфейс, который включает команды главного меню и панели инструментов, настроенные на работу пользователя с той информацией, доступ к которой разрешен его набором прав.

В системе 1С:Предприятие существует возможность создания списка пользователей, которым разрешена работа с системой. Список пользователей вызывается на экран выбором функции «Пользователи» из меню «Администрирование» главного меню конфигуратора.





Тема 5. Технология электронного документооборота и

формирование внутримашинной базы учета в АИСБУ
1. Система документации и основные варианты электронных форм документов.
Первичный учетный документ - документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. (Закон о бух. учете).

Как носитель информации первичный документ представляет собой бланк установленной формы, соответствующим образом заполненный и подписанный должностными лицами, что придает ему юридическую силу.

С формальной точки зрения документы, обрабатываемые в компьютерных системах, можно разделить на операционные и полнотекстовые.

Полнотекстовыми называются слабоструктурированные документы, обычно не подлежащие формализованной обработке (законы, нормативные акты, приказы, договора, письма ….).

Операционные документы качественно и количественно характеризуют осуществляемые организацией хозяйственные операции и содержат определенный набор реквизитов, позволяющих осуществлять их формализованную вычислительную обработку (формировать записи на счетах бухгалтерского учета.

Мы рассмотрим операционные документы, поскольку формализованные процедуры обработки в АИСБУ применяются только к ним.

В условиях автоматизированной обработки данных вводится понятие «вид документа» или «тип документа».

Документ любого вида может иметь: экранную форму, печатную форму и для него могут задаваться правила формирования проводок.

Каждый вид документа обязательно имеет визуальное представление – экранную форму. Она предназначена для ввода документа в информационную базу и заполняется при его вводе.

В системах автоматизации учета реализуется четыре основных варианта экранных форм документов:

1. Экранная форма является копией первичного документа.

2. Экранная форма представлена в виде унифицированного макета, общего для нескольких видов документов, предназначенных для отражения близких по типу хозяйственных операций и имеющих приблизительно одинаковый набор реквизитов (экранная форма ПКО и РКО).

3. Экранная форма имеет макет вертикального расположения реквизитов документа.

4. Экранная форма имеет заголовочную часть (как и первичный документ), а для отдельных видов документа и табличную часть.

Для большинства документов в системах автоматизации задаются правила формирования проводок для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
2.    
Модели электронного документооборота.

В АИСБУ электронный документооборот рассматривается применительно к процедурам обработки операционных документов.

В зависимости от того, является ли АИСБУ локальной или входит в состав комплексной информационной системы организации как ее компонент, сформировались два основных подхода к работе с операционными учетными документами:

1. Каждый возникший документ должен найти отражение на счетах бухгалтерского учета. В основе этого подхода лежит принцип взаимосвязи документов и записей массива информации о хозяйственных операциях.

2. Второй подход ориентирован на документооборот всей организации и базируется на системе взаимосвязей между документами разных видов.

При первом подходе в компьютерных системах бухгалтерского учета применяется одна из трех моделей документооборота, в которых документ рассматривается как:

1.     дополнение к хозяйственной операции (1-я модель);

2.     средство формирования записи массива информации о хозяйственных операциях (2-я модель);

3.     вспомогательный информационный объект (3-я модель).
Первая модель рассматривает документ как дополнение к хозяйственной операции, отраженной в информационной базе.
Возникновение хоз операции >>> запись информации о хоз операциях в массиве >>> первичный документ.


Недостаток. Запись о хозяйственной операции сразу становится актуальной, т.е. формируются проводки. В реальности часто имеет место временной разрыв (лаг) между созданием первичного документа, совершением по нему операции, вводом соответствующих записей в массив хозяйственных операций и актуализацией проводок, определяемых этими записями.

Вторая модель рассматривает документ как средство формирования записей массива информации о хозяйственных операциях. Она реализует технологию работы с первичными документами по следующей схеме:

Возникновение хозяйственной операции >>>
первичный документ
  >>> запись информации о хозяйственных операциях в массиве.





Недостаток. Не соблюдается временной разрыв между выпиской документа, совершением операции и отражением их в учете, т.е. система работает по неутвержденным документам.

Третья модель рассматривает документ как вспомогательный информационный объект. Основной целью реализации этой модели является отделение действий по регистрации документов в базе данных от их преобразования в записи массива информации о хозяйственных операциях. Она реализует технологию работы с первичными документами по следующей схеме:

Возникновение хозяйственной операции >>>
первичный документ
  >>> совершение хозяйственной операции >>> запись информации о хозяйственных операциях в массиве.


Таким образом, при применении третьей модели поддерживается технология прохождения первичных документов.

Второй подход к работе с операционными учетными документами, когда АИСБУ является одной из функциональных подсистем управления организацией, реализуется в корпоративных информационных системах.

Этот подход базируется на четырех основных положениях:

1.     Большая часть документов возникает вне бухгалтерии. Следовательно массивы документов также могут формироваться и храниться в электронных архивах вне бухгалтерии.

2.     Между документами разных видов существует тесная взаимосвязь.

3.     Документ не является только средством отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.

4.     Процесс формирования документа и соответствующих ему записей на счетах бухгалтерского учета может быть разделен во времени.

Следовательно, основные отличия модели полного документооборота от предыдущих моделей заключаются в следующем:

Ø    Документ рассматривается не только как средство формирования проводок, но и является полноправной информационной единицей;

Ø    Документы создаются и хранятся в виде электронных копий вне бухгалтерии;

Ø    Благодаря интеграции информационной базы бухгалтерия имеет доступ к базам документов, хранящимся в других подсистемах. (учетная база освобождена от излишней аналитической информации, но работники бухгалтерии всегда могут получить требуемые расшифровки).

Вывод. Модель полного документооборота позволяет наиболее последовательно решить проблемы разделения функций бухгалтерского и оперативного учета.
3. Способы ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях
1.   Ручной ввод бухгалтерских операций. Бухгалтер самостоятельно заполняет все реквизиты вводимой операции. Самостоятельно определяет корреспондирующие счета каждой проводки и указывает сумму.

2.   Ввод данных и автоматизированная генерация бухгалтерских операций и проводок на основе типовых операций. Подобные операции в системах автоматизации бухгалтерского учета называют типовыми операциями. Для них разрабатываются шаблоны, которые представляют собой сценарии формирования проводок, позволяющих отразить хозяйственную операцию в учете. Шаблон типовой операции включает одну или несколько проводок, отражающих хозяйственную операцию в бухгалтерском учете. Каждая типовая хозяйственная операция регистрируется в справочнике типовых операций под своим уникальным именем.

3.   Ввод данных и автоматическая генерация бухгалтерских операций на основе электронных форм документов. Бухгалтер заполняет предложенную форму документа, а бухгалтерские операции и проводки формируются автоматически.


1. Сочинение на тему Блок а. а. - Мировой пожар
2. Сочинение на тему Некрасов н. а. - Барин и мужик в поэме н. а. некрасова кому на руси жить хорошо
3. Контрольная работа Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией
4. Реферат Maersk Line Постоянная забота об окружающей среде
5. Реферат Биология 5
6. Сочинение на тему Дефо д. - Сочинение по роману д. дэфо робинзон крузо
7. Сочинение на тему Блок а. а. - Тема родины в поэзии а. блока
8. Книга Грибковые заболевания кожи, Анна Лень
9. Контрольная работа по Философии 2
10. Реферат Сутніст і основні риси макроекономічної нестабільності