Введение

В начале XX в. Россия стояла на пороге новых преобразований в области делопроизводства. Начинался процесс формирования теории делопроизводства, который связан с именами Ф. Русанова, Н. Варадинова, К. Зосимского, В. Вельбрехта. Однако смена государственного строя в результате Февральской буржуазно-демократической революции и Октябрьской социалистической революции привела к коренным изменениям в государственном устройстве России и организации делопроизводства.

Главная особенность делопроизводства XIX - начала XX в. заключалась в том, что и организация делопроизводственной служ­бы, порядок оформления документов и технология работы с ними прочно опирались на законодательную базу.

Были изданы правовые акты, рег­ламентировавшие порядок внесения законопроектов, их утверж­дения, подписания, опубликования и вступления законов в силу; оформление официальных документов; порядок использования печатей.

Становление советского государственного аппарата, несмот­ря на трудности гражданской войны, сопровождалось поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства.

В результате, уже после Великой Отечественной войны, в конце 1950-х гг. был издан ряд правительственных постановлений, реализация которых предполагала решение трех задач:

1)             создание Единой государственной системы делопроизвод­ства (ЕГСД);

2)      разработка и внедрение средств механизации в сферу управ­ления;

3)             подготовка специалистов высшего и среднего специального образования в области делопроизводства.

В результате, ЕГСД был одобрен Комитетом по на­уке и технике СССР в сентябре 1973 года, что послужило новым толчком к развитию делопроизводства в СССР и предопределило черты современного делопроизводства в организациях Рос­сийской Федерации.



История делопроизводства как научная дисциплина

История делопроизводства как научная дисциплина занимается ретроспективным изучением делопроизводственной документации. Она тесно смыкается как с документоведением, данные которого с течением времени превращаются в объект изучении истории делопроизводства, так и с архивоведением, черпая свою источниковую базу из архивных фондов учреждений.

Последовательное изучение изменений в содержании и форме делопроизводственных документов, предпринятое в работах по истории делопроизводства, предоставляет источниковедению материал для разработки малоисследованных теоретических проблем: изучения видовой эволюции делопроизводственных источников, уровня зрелости разновидностей источников внутри вида и др.

После истечения срока оперативной службы «средой обитания» делопроизводственного документа, отобранного на хранение, становится архивный фонд соответствующего учреждения - фондообразователя, являющийся потенциальной источниковой базой исторического исследования. Основополагающую роль в формировании целостного комплекса архивной документации, способной адекватно отразить исторические процессы и события, играют разработка и осуществление научных принципов комплектования государственных архивов, проведения экспертизы ценности документов. Учитывая тесную связь теории и методологии источниковедения с этими разделами архивоведения, В. Н. Автократов и А. В. Елпатьевский предложили и обосновали термин «архивное источниковедение». О многосложной источниковедческо - архивоведческой отрасли исторической науки писала и О. М. Медушевская.

К сожалению, свое влияние на состав и содержание архивных документов оказывают и Субъективные причины. Нехватка помещений для хранения, рост объема современной документации, сверхплановый прием на хранение в связи с многочисленными реорганизациями госаппарата в последние годы, отсутствие какой-либо техники вынуждают архивистов проводить прием документов, не всегда соблюдая необходимые требования.

Еще одной стороной взаимодействия двух научных дисциплин, источниковедения и архивоведения, в области изучения делопроизводственных документов является решение эвристических задач. Успешный поиск необходимых источников, полное представление о составе и содержании, степени сохранности имеющихся в фонде документов невозможны без научно-справочного аппарата: путеводителей и справочников, различных каталогов по фондам архивов, описей и указателей к конкретным фондам. В свою очередь, научный уровень справочного аппарата в немалой степени обусловлен разработанностью источниковедческих аспектов архивных документов, уровнем источниковедческой подготовки работников архивной службы.

Ряд исследований посвящен изучению функционирования архивной службы в условиях административно-командной системы и влиянию этих условий на дошедший до потомков комплекс архивных документов. На первый план выдвигается изучение достоверности и полноты информации, содержащейся в делопроизводственных документах. Информационная диктатура ведомств, необоснованное засекречивание документов, их массовое уничтожение в 30—40-е годы, расхождение цифровых показателей в архивных документах и официальных публикациях плановой и статистической документации — таков неполный перечень особенностей документальной базы отечественной истории, которые еще предстоит изучить источниковедению.

Значительный вклад в источниковедческое и историческое освоение информационного потенциала делопроизводственных источников вносят научные публикации документов. Как правило, подготовка фундаментальных издании сопровождается выходом в свет источниковедческих работ, отражающих конкретные наблюдения участников. В ходе подготовки сборников документов проводится фронтальное изучение широкого круга фондов, что дает богатый материал для анализа различных видов документов, исследования информационных и иерархических связей между ними, выявления пробелов в источниковой базе. Важную роль в создании целостной исторической картины играют комментарии к публикуемым документам, основанные на широком круге источников.

Следует иметь в виду, что тематические публикации, по мнению С. Н. Валка, носящие субъективный характер, уступают научное преимущество пофондовым публикациям (это отмечали Д. А. Чугаев, Е. Н. Городецкий и др.). Но до настоящего времени издано очень ограниченное число пофондовых публикаций. Так как фонды, представляющие значительный научный интерес, весьма объемны, а финансовые возможности ограничены, в ближайшее время не приходится ожидать новых подобных изданий. В значительной степени заменить пофондовую публикацию в информационном плане может публикация документов, занимающих ключевое место в архивном фонде. Такими документами являются протоколы руководящего органа учреждения: протоколы Президиума ВСНХ, протоколы Президиума Госплана и т. п. При подготовке подобной публикации важное значение имеет изучение сохранности комплекса протокольной документации, информационной ретроспективности по отношению к документам всего фонда. Для видовой публикации характерно также использование метода сокращенной передачи содержания отдельных структурно законченных частей документа — регестов.

Использование разнообразных методик при публикации текста делопроизводственных документов в видовых сборниках основано на особенностях их формы и характере содержащейся в них информации, видовые публикации раскрывают информационное богатство всего архивного фонда и облегчают историку работу с документами. Так, по мнению Л. Е. Шепелева, «решение некоторых исследовательских задач широкого плана вообще невозможно без предварительной подготовки публикаций». К сожалению, среди части историков существует нигилистическое отношение к документальным публикациям, независимо от их типа и уровня подготовки. Сам факт обнародования документа либо автоматически исключает его из поля зрения таких исследователей, либо при использовании документа приводится архивная легенда. В данном случае перед нами не что иное, как отсутствие должной профессиональной подготовки и научной культуры.

Некоторые аспекты формы и содержания делопроизводственных документов изучаются и другими научными дисциплинами: лингвистикой, информатикой, сфрагистикой и т. д., но документы не являются их главным объектом.

Развитие источниковедческих исследований делопроизводственной документации советского общества проходило в русле общеисторического процесса, отражая как сильные, так и слабые стороны становления историографии отечественной истории.

Слом старой государственной машины и строительство нового аппарата выдвинули на одно из главных мест проблему организации эффективной системы функционирования государственного аппарата. Решать ее приходилось на ходу, в условиях саботажа служащих-профессионалов, учитывая отсутствие какого-либо управленческого опыта, а зачастую и низкую грамотность сотрудников советских» учреждений.

Принципиально новыми требованиями, которым должны были отвечать документы советского госаппарата, по сравнению с дореволюционными, являлись краткость, отражение существенных вопросов, гласность и периодичность отчетных документов, наличие документов-приложений, оформление всех элементов формуляра.

Делопроизводственная документация советского периода возникла не на пустом месте. Формуляры большинства документов без изменений вошли в практику послереволюционного времени. Изменялись приоритету среди разновидностей, социальная окраска и направленность, характер информации, заключенной в традиционных формулярах.
Делопроизводство в России до 1917 года.

Государственное делопроизводство как система начинает самоуправляться с момента образования централизованного Русского государства в конце XV в. и начала процесса создания аппарата государственного управления, необходимого для регулирования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала высший законодательный орган – боярскую душу, центральные исполнительные органы-приказы, на местах приказные избы (губная, съезжая, земская и др.).

Период с XVI-XVII в.в. получил название «приказное делопроизводства» по названию первых государственных учреждений – «приказов».

Сначала возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. появляются приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специальным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и определенной системой делопроизводства.

Возглавлял приказ приказный судья, в его подчинении находились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие – «старые», «средней руки», «молодим».

Ответственность за все делопроизводство возлагалась на дьяка. При поступлении на документе делали отметку о дате получения. Дьяк проставлял на документе пометку, после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбивал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект естественного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки «чернил» в проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело. Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего, края означали ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавали документу юридическую силу. Документ обретал ее после «прописи» дьяка, после чего документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (конспекта).

Ни царь, ни бояре свои подписи на документах не ставили. Исключение составляли договорные грамоты с другими государствами. Дьяк проставлял свою подпись по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки местах так, чтобы буквы захватывали оба конца склепных листов. Такой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г.

Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резумоций, адреса (бумага вместо пергамента применялась в России с XV в. ее привозили из Западной Европы, отечественное производство бумаги началось во второй половине XVII в.). Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток «столбец». Для учреждений XVI-XVII в.в. характерна «столбцовая техника делопроизводства».

От верховой власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы, приговоры Боярской думы. Между собой приказы сообщались памятями. Из местных учреждений в приказы послали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные.

Существовали системы документации, в которые фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, бухгалтерского и хозяйственного учета.

Документы этого периода представляли собой сложный текст, реквизиты в нем почти не выделялись. Появились устойчивые словесные формулировки. (Многие грамоты начинались с обозначения автора – царского титула, затем указывался адресат – конкретное лицо или группа лиц, дата проставлялась после текста – «Писана на Москве в 1768 г.». «Царь – государь указал, а бояре приговорили».

Наличие определенных правил составление и оформление документов, придававших им устойчивую форму, привело к появлению «образцовых книг», включавшие образцы некоторых видов документов.

В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения документов. Появляется описание и учет документов, составляются описи документов.

Основная особенность приказного делопроизводства заключалась в том, что его организация основывалась на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме приказным служилым людям.

В начале XVIII в. Петром I были осуществлены административные реформы. Высшим светским учреждением стал Синод. Центральные учреждения – приказы были заменены коллегиями, преобразованы местные учреждения и созданы бурмистрские избы, городовые магистраты ратуши, губернские и провинциальные канцелярии. Система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в. получила название коллежской. Отличие коллежского делопроизводства от приказного: его организация регламентировалась законодательством. Основным законодательным актом стал «Генеральный регламент» утвержденный 28 февраля 1720 г. Петром I. Его значение:

1. Генеральный регламент определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведения чиновников, убранство «камор» – присутственных мест, организацию работ с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения хранения.

2. Указание на коллегиальный принцип принятия решений. Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на заседание присутствия, оформлялись принятые решения, регистрировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, копии отосланных документов, а также печать коллегии.

Главным в канцелярии был секретарь. Он руководил действиями всех чиновников, входивших в ее штаты, канцеляристов, регистраторов, копиистов, актуариуса, переводчика, толмачей, вахмистра (старосты коллегии).

3. Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации документов и регламентировал технологию ее ведения. Основная цель регистрации – охрана документов. Регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за исполнением документов. Журналов было несколько: повседневная записка, росписи, вершенных и не вершенных дел, регистратура, состоящая из четырех книг – А, В, С, Д.

4. Генеральный регламент установил сроки исполнения документов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если требовались какие-либо справочные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-либо уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Коллегия после получения необходимых сведений до места принимала решение об оформлении в течение недели, иначе существовала угроза «наказанием смертным или ссылкой на галеры и лишению всего изменения по силе дела или вины».

5. Генеральный регламент ввел понятие «архив». Все оконченные дела на протяжении трех лет находились в канцелярии или контроле, а затем под расписку сдавались в архив коллегии архивариусу.

Закон 1775 г. четко установил порядок «для сообщения властей и мест». От вышестоящих учреждений подчиненным направлялись указы; подчиненные учреждения направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения, равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения.

В XVIII в. появляется новый вид документа, протокол, требования были изложены в Генеральном регламенте. Бухгалтерский учет отражался в балансе особой таблице, показывающей состояние хозяйственной деятельности на определенную дату. Появляются термины «дебет», «кредит», «бухгалтер». Складывалась система документации по личному составу.

Указ Петра I 1700 г. предписал заменить столбцы тетрадями. Это изменило формуляр документа. Реквизиции выделялись из текста и заняли определенные места. Появились новые реквизиты – регистрационные номера: входящий и исходящий. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение и т.д. Из текста выделились реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления, получение документа, скрепы. Документы в ряде случаев скреплялись печатью. В Генеральном регламенте определен порядок пользования печатями.

В начале XIX в. в результате административных реформ Александра I система государственных учреждений России изменилась.

Высшими государственными учреждениями стали Сенат, Комитет Министров, Государственный совет. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение государственного совета». Местные учреждения осуществляли работу с документами в соответствии с требованиями «Общего губернского учреждения» (1775 г.).

Начало нового этапа развития делопроизводства в России связано с созданием министерств. Основой организации их деятельности стал принцип единоначалия, изменивший систему управления делопроизводства. Поэтому делопроизводство XIX – начало XX в.в. называют «министерским».

Манифест 8 сентября 1802 г. провозгласил создание первых восьми министерств. 25/VI -1811 г. издание «Общего учреждения министерств» регламентировало единообразие в организации делопроизводства. Был установлен порядок рассмотрения документов. В этом законе назван «образ производства дел». Он включал:

·         порядок вступления дел;

·         движение их, или собственно так называемое производство;

·         отправление дел;

·         ревизию;

·         отчеты.

Все поступающие в отправляемые документы составляли переписку министерства и делились на два потока:

·         переписка министерства;

·         переписка департамента.

Все входящие и исходящие документы регистрировали в журналах. Ежемесячно проводилась ревизия дел.

Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами. Со всех исходящих документов снимались копии.

Организацию работу с документами в XIX в. следует рассматривать как четкую систему, обеспечивающее движение, учет, контроль и хранение управленческих документов.

В XIX в. произошли изменения в формулярах документа: были введены четыре формы «переписки», служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлялись на бланках с угловым расположением реквизитов. Документы обязательно подписывались и скреплялись.

Впервые была регламентирована зависимость юридической силы документа от правил его оформления.

Изобретение пишущих машинок, гектографов и другой многожительной техники вывело на новый уровень культуру документирования. Появление телеграмм, телефона привело к появлению новых видов документов – телеграмм, телефонограмм.

Издавались сборники образцов документов, называемые «письмовниками». Начинается процесс формирования теории делопроизводства. Он связан с именами Сперанского, Русанова и т.д.



История советского делопроизводства в 1917—1941 гг.



Если представления ученых об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеют Давнюю традицию и сложились в достаточно четкую и стройную систему знаний, то советский период нуждается в переосмыслении фактов, событий, концепций, учитывая неоднозначность в трактовке многих вопросов развития управленческой мысли, научной организации труда и делопроизводства в этот период. В историографии декларировалось положение о качественном отличии новой системы, строившейся после общественных потрясений 1917 г. и ликвидации старой буржуазной монархии. Многие современные исследователи напрочь вычеркивают историческую ценность последующего времени. Главный недостаток обоих подходов — игнорирование преемственности в развитии любой системы, в том числе и системы делопроизводства.

Концепция «эшелонов развития» цивилизации, выдвинутая историками и экономистами еще в 80-е гг., при спорности отдельных ее построений, во многом объясняет особенности социально-экономического, политического и культурного развития России, дает ключ к пониманию ее развития на протяжении советского периода. Эти особенности влияли самым непосредственным образом на создаваемую систему управления, поскольку любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неграмотными исполнителями. Поэтому, несмотря на страшную цену проводимых в советской России реформ, они приносили и позитивные результаты, прежде всего в экономической сфере, неизмеримо в меньшей степени — в социальной.

Октябрьский переворот 1917 г., нацеленный на коренной слом старого государственного аппарата, на приобщение к его деятельности широких трудящихся масс, по форме кардинально изменил государственный аппарат. Всероссийский съезд Советов стал высшим органом государственной власти. В период между его съездами избирался ВЦИК — исполнительная власть. Для непосредственного управления страной образовано первое советское правительство -Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Для руководства отдельными отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).

По составу новый аппарат принципиально отличался от старого: фактическое отстранение от власти бывших помещиков, дворян, представителей купечества закреплено декретом ВЦИК и СНК РСФСР от 11 ноября 1917 г. «Об уничтожении сословий и гражданских чинов». Для. работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты и пр., не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился. В то же время на своих местах оставались многие царские чиновники, саботировавшие новую власть. Председатель СНК В.И. Ленин признал, что «...культурный уровень не поднят, и поэтому бюрократы .занимают старые места». Необходимо было законодательно оформить деятельность властных структур, упорядочить процессы документирования. 30 октября 1917 г. СНК издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов». Для оформления административных документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 г.

«О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Так, 8 декабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны издал постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

При рационализации технологии управления использовался опыт работы предшественников. Например, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу взят аналогичный по наименованию и по содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в новом проекте были незначительными и касались исключения устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендаций по использованию меньших форматов бумаги в целях ее экономии и т.п.). При оценке этого периода надо учитывать тяжелые условия Гражданской войны, разрухи. Классовые битвы не способствовали стабилизации и упорядочению деятельности аппарата, а долгая и упорная борьба с бюрократизмом не приводила, да и не могла привести, к ощутимым положительным результатам. Тем не менее период 20-х гг. можно считать наиболее благотворным с точки зрения:

организации исследований в области управления, научной организации труда (НОТ) и делопроизводства;
вышедших наиболее важных нормативно-методических документов в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ);
практики работы ведомств, учреждений, организаций по документированию управленческой деятельности «общего делопроизводства» и специальных систем документации.



Общественно-политическая и научная жизнь России 20-х гг. изобилует противоречиями. С одной стороны, пресечение деятельности видных ученых, с другой - активная и успешная работа теоретиков и практиков управления (Гастев А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А., Витке Н.А., Вызов Л.А., Дрезен Э.К., Бурдянский И.М. и др.), существование нескольких вполне самостоятельных школ управленческой мысли. Например, школы крупного исследователя НОТ и Управления Гастева А.К. (руководителя Центрального института труда), выдвинувшей оригинальную и содержательную концепцию трудовых установок; направление, возглавляемое Керженцевым П.М. (создателем в 1923 г. и руководителем самой массовой общественной организации в стране - Лиги «Время», в дальнейшем переименованной в Лигу «НОТ» — 1924 г.). Керженцев П.М. сделал в своих исследованиях важный вывод о перенесении универсальных организационных принципов деятельности объектов из одной сферы в другую. Он писал: «... опыт военный в какой-то мере использовать в промышленности или организационные методы индустрии использовать в деле культурной работы и т. д.» Значительный круг ученых объединяла школа Розмирович Е.Ф. Ее представители в основном работали в Институте техники управления (ИТУ) при Народном Комиссариате Рабоче-крестьянской инспекции СССР, директором которого была сама Розмирович Е.Ф. Развитие управленческой мысли - «производственная трактовка» управленческих процессов представлено в литературе Бызовым Л.А., Дрезеном Э.К., Розмирович Е.Ф. и др. Исходной методологической посылкой их теоретических построений и практической рационализаторской деятельности явилось утверждение о наличии общих черт в производственных и управленческих процессах. Несмотря на определенную ограниченность функционально-технического подхода к изучению управления, авторы данной концепции смогли эффективно решать с ее позиций многие «локальные» управленческие вопросы: рационализацию структур; совершенствование документирования исполнения, планирования и учета; рационализацию технологии и техники управленческих процедур и операций. Институт издавал рекомендации по улучшению делопроизводства в аппарате управления.

Организационно-научная деятельность по оптимизации в сфере управления была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами НОТ и делопроизводства. Так, в 1922 г. при общем управлении НК РКИ СССР создан отдел нормализации, состоящий из пяти секций. В секции делопроизводства занимались совершенствованием структуры делопроизводственных служб в партийном и государственном аппарате, рационализацией контроля исполнения, разработкой обоснованных норм выработки для отдельных категорий управленческих работников. На базе отдела нормализации в июле 1923 г. организована Секция административной техники, продолжавшая и расширявшая направления исследований своего предшественника (обследование государственного аппарата с использованием хронометража, анкетирования; консультации по улучшению деятельности «низовых» органов управления, методическая помощь и т. д.).

Для координирования работы по НОТ в масштабах всей страны в декабре 1923 г. образован Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ). По Положению о Совете, утвержденному 26 декабря 1923 г., он стал постоянно действующим совещательным органом при коллегии НК РКИ СССР и был призван вырабатывать основные принципы техники администрирования и научной организации управления, в частности его документационного обеспечения. Совет занимался также рационализацией техники и технологии производства.

В середине 20-х гг. дополнительно создаются две новые крупные организации: 1 января 1925 г. Оргстрой, а в феврале 1926 г. Государственный институт техники управления (ИТУ). Обе организации работали в постоянном и тесном контакте. Причем деятельность Оргстроя носила преимущественно прикладной характер (разработка образцов канцелярской мебели, оборудования, средств оргтехники), тогда как ИТУ больше внимания уделял теоретическим исследованиям в области управления. Реализация теоретических положений проходила по линии Оргстроя или силами самого института, имевшего тесные связи с низовыми органами НОТ (опытно-рационализаторскими станциями, оргбюро предприятий, ячейками по НОТ, лабораториями и др.).

Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:

документооборот учреждений и методы его оптимизации;
способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документации;
контроль исполнения документов;
хранение документов.
Движение основных документопотоков учреждений исследовалось с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работ с документацией, сокращались инстанции прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабатывались маршруты курьерской связи. В рекомендациях ИТУ по выполнению учреждениями операций регистрации предлагалось, по возможности, отказаться от регистрации исходящей корреспонденции. Пропагандировалась «безрегистрационная система», базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям. Однако низкая общая культура управления работников советских ведомств и учреждений стала причиной того, что внедрение данной системы во многом себя не оправдало.

По системе и направлениям обследования объектов ИТУ практически не отличался от зарубежных консультационно-внедренческих фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном этапе. В результате детального обследования учреждений создавался проект реорганизации общего делопроизводства, состоящий из двух основных частей. Первая содержала краткую характеристику существующего положения дел в организации; во второй — намечались конкретные пути реорганизации и улучшения деятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка документации.

В проекте «новой системы делопроизводства» ИТУ излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов:

организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;
регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации;
количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;
справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени;
контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;
наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.
После изложения общих принципов давались конкретные рекомендации по совершенствованию делопроизводства для обследуемого объекта. ИТУ и Центрархивом РСФСР подготовлены «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», изданные в 1928 г. В них давались рекомендации по составлению перечней категорий и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

Важным этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» (издан в 1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых и единых для всех учреждений. Основным исполнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, по замыслу авторов, должен был стать секретариат. В «Правилах» определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ. Изложение материала в «Правилах» можно сравнить с содержанием современных обучающих инструкций к компьютерным программам. Например, детально описывался порядок обработки корреспонденции и указывалась методика выполнения каждой операции.

Разработанные составителями «Правил» признаки группировки дел (корреспондентский, предметно-вопросный, номинальный, географический и хронологический) актуальны в делопроизводстве и сейчас. В «Правилах» последовательно и полно представлена вся технология выполнения операций, включая подготовку дел к сдаче в архив и их архивное хранение. Вполне уместно, учитывая высокий научный уровень исполнения «Правил», их общегосударственную значимость, сравнение этого документа с Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД). К сожалению, «Правила» не были доработаны по отзывам учреждений и окончательно не утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.

При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. В этой связи к концу 20-х гг. остро встала проблема их унификации и стандартизации. В ИТУ организовали специальное структурное подразделение, занимавшееся этими вопросами на общесоюзном уровне - Кабинет стандартизации. Им были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.); средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги (использовался, в частности, опыт Германии).

В 20-е гг. развивались и системы специальной документации. С учетом полного доминирования концепции построения социализма акцент был сделан на документировании таких функций, как планирование, учет, контроль. В феврале 1921 г. образована Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), решавшая задачу выработки общехозяйственного плана с учетом перспективного и текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Постепенно документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме. В конце 20-х гг. появляются планы комплексного развития народного хозяйства СССР на пятилетие. Первый такой план разработан и принят в 1928 г. В соответствии с утвержденными пятилетними планами предприятия и организации составляли свои планы с разбивкой по годам. Они представляли собой развернутую программу производственно-финансовой деятельности.

Статистическая документация — важный и эффективный инструмент в управлении хозяйством. Уже в июле 1918 г. были сформированы центральные (ЦСУ) и местные органы статистики, которые проводили обследования по состоянию и перспективам развития советской экономики. В это время шла интенсивная работа по организации текущей статистики промышленности, форме периодичной отчетности по специальным бланкам. В декабре 1926 г. проведена первая Всесоюзная перепись населения. В качестве документальной основы использовались личные, посемейные и нехозяйственные бланки. Статистическая документация была единообразной по форме и включаемым показателям.

Бухгалтерская документация, отражая и фиксируя движение финансовых средств, уже в силу своей специфики должна быть унифицирована в большей мере, чем другие системы. Эта задача, в основном, и решалась исследователями. При рационализации объемных массивов бухгалтерской документации широко использовался опыт царской России, западноевропейских стран. Правильная организация учета на всех уровнях управления, совершенствование учетных форм документации — таковы актуальные вопросы развития бухгалтерского учета и его документирования в рассматриваемый период.

В 30-е гг. формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства; ликвидируются практически все крупные научно-исследовательские внедренческие центры, а их руководители в лучшем случае заканчивают свою жизнь в полном забвении, в худшем - репрессируются. Атмосфера этого периода наиболее ярко проявлялась в социальных заказах власти науке — в частности, усилия были направлены на «закрепощение» правовыми средствами населения страны. В этих целях, например, совершенствовалась система учета советских граждан.

Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом, таких прав лишились Съезд Советов СССР, ЦИК СССР и его Президиум, СНК СССР. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры. Указанные нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти.

Значительное сокращение масштабов исследований в области управления и делопроизводства не означает, что в 30-е гг. работы в этой сфере прекратились. Усилия ученых и практиков реализовались в деятельности только отдельных крупных ведомств, где издавались отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т. п. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования.

Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации, предпринимались неоднократные попытки властных структур изменить к лучшему работу с заявлениями, жалобами и письмами трудящихся. Отсутствие единого методического центра по координированию работы учреждений в области управления и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования поставили на повестку дня проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил и их организационного оформления. В 1941 г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли широкое отражение следующие вопросы документационного обеспечения управления:

создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;
разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства;
механизация труда «канцелярских» работников;
проведение унификации и трафаретизации управленческой документации;
установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства;
создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.
Однако практической реализации выдвинутой программы помешала начавшаяся Великая отечественная война.

История советского  делопроизводства в 1945—1990 гг.



Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения Управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг. Утверждение некоторых исследователей относительно качественного повышения уровня разработок в этой области по сравнению с периодом 20-х гг. представляется малодоказательным и справедливо лишь отчасти для исследований по проблемам управления и документационного обеспечения управления, проведенных в 70-х гг. Негативная оценка базируется, прежде всего, на сопоставлении достижений мировой науки и практики по управлению и развитию информационных технологий в этой области. Особенно остро и зримо отставание нашей страны выявилось в 80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции «безбумажного офиса». Это отнюдь не умаляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем — создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, совершенствование специальных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленческих работников.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. — подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований. Бесспорно, решения этого совещания активизировали работу ученых и практиков управления. Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР», в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР. С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства». В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. «Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной начальником Главного архивного управления в 1988 г.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Концепцию ОГАС лишь частично удалось реализовать в народном хозяйстве, а унифицированные системы документации не получили достаточной поддержки в средствах научной и массовой информации и остались невостребованными.


 

В 90-е гг. та же печальная участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Но если идеи ОГАС были частично реализованы, то концепция информатизации до настоящего времени окончательно не сформулирована. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов. В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.


 

К сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.
-------------
По материалам учебника "Организация работы с документами" В.А. Кудряев и др. М.:ИНФРА-М, 1998г.

Заключение

Развитие современного российского делопроизводства крайне затруднительно без знаний традиций предшествующих периодов. Октябрьская революция 1917 года сломала старый государственный аппарат. Большевистский лозунг «Вся власть - советам!» воплотился в новой государственной организации. Во главе государственной власти стоял Съезд Советов. Всероссийский Центральный Комитет стал руководящим органом Съезда Советов. Совет Народных Комиссаров (в дальнейшем он был преобразован в Совет Министров) представлял высшую исполнительную и законодательную власть. Народные комиссариаты (наркоматы) являлись центральными органами управления отдельными сферами деятельности или отраслями народного хозяйства. После октябрьского переворота 1917 г. для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры (и даже вообще неграмотные). Уровень документационного обеспечения управления понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования. Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п., но работа не была доведена до конца. Для улучшения качества оформления документов 2 марта 1918 г. было принято постановление «О форме бланков государственных учреждений». В нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. 8 декабря 1918 г. было издано постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». В 20-х годах были организованы исследования в области рационализации и научной организации управления. Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись также в Государственном институте техники управления (1926 г.) Изучение вопросов проходило по следующим основным направлениям: Документооборот учреждений и методы его оптимизации; Способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации; Контроль исполнения документов; Хранение документов. Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на общих принципах, во многом актуально звучащих и сегодня: > Организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения; Регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; Отказ, где возможно, от регистрации вообще; Число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума; Справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени; Контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер; Наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо. В 1920-х годах начиналось массовое движение за научную организацию труда (НОТ) и научную организацию управленческого труда (НОУТ). Состоялись две конференции по НОТ: Первая всероссийская конференция (январь 1920 года) и Вторая всесоюзная конференция (март 1924 года). Значительный шаг вперед в области научно-практических разработок в области управления и делопроизводства сделали Таганрогский институт научной организации производства, созданный в 1920 году и Казанский институт научной организации труда, созданный в 1921 году. Особую роль в организации НОТ в стране сыграл Народный комиссариат рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), возглавивший эту работу в 1923 году. Созданные при нем Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ) координировал всю работу по НОТ в стране, а Отдел административной техники (АТО) осуществлял методическое руководство рационализацией делопроизводства. Большое значение в развитии советского государственного делопроизводства имели Государственное бюро организационного строительства (Оргстрой, 1925 год) и Институт техники управления (ИТУ, 1926 год), подчинявшиеся НК РКИ. ИТУ занимался разработкой теоретических проблем, которые Оргстрой реализовывал в практической деятельности конкретных организаций на основе хозяйственных договорных отношений. Положительное влияние на организацию делопроизводства в стране оказал созданный при ИТУ Кабинет стандартизации, разработавший в 1920-е годы общесоюзные стандарты на документы, носители информации, средства и предметы конторского труда, форматы бумаги. В 1928 г. Государственным институтом техники управления совместно с архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения). В 1931 г. был издан проект «Общих правил документации и документооборота». В нем был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Работы по совершенствованию делопроизводства, прерываемые репрессиями и войной,все же велись. В июне 1941 года состоялось 1-е Межотраслевое совещание по оргтехнике, созванное Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей. На совещании были отмечены недостатки в организации делопроизводства и разработана программа мероприятий по его улучшению. Война помешала воплотить эту программу в жизнь. Во время войны ответственность за организацию делопроизводства в СССР была возложена на Главное архивное управление (Главархив), которое уже в 1943 году подготовило проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР» и «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР» (был переиздан в 1957 году). Идея создания общегосударственных правил делопроизводства продолжала развиваться в 1950-е годы. Об этом свидетельствует Постановление правительства СССР от 10 декабря 1959 года № 1375, которым предписывалось создать единую систему делопроизводства в стране на базе широкого использования современной техники, а также решения Всесоюзного совещания по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата, состоявшегося в Москве в июне 1960 года. В 1963 г. архивная служба выпустила «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов. Этот документ до сих пор служит руководством по делопроизводству. Значимым событием для советского делопроизводства явилось постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 года № 829 «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», поставившее задачу разработку общегосударственной системы в области работы с официальными документами - Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В 1966 г. в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В подготовке проекта «Основных положений» ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. В 1973 г. «Основные положения» ЕГСД одобрены Госкомитетом СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования. ЕГСД (Единая Государственная Система Делопроизводства) - это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации и ведению документационного обеспечения управления, начиная с момента создания документа до сдачи его в архив. Внедрение ЕГСД потребовало подготовки квалифицированных кадров. С этой целью в 1964 году в Московском государственном историко-архивном институте был открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства для подготовки специалистов высшей квалификации в делопроизводственной сфере. Утвержденная в 1988 г. начальником Главного архивного управления «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране. Необходимо отметить, что при неоднократных переизданиях ГСДОУ редактировать, актуализировать, из нее изымались и добавлялись отдельные положения. В семидесятых-восьмидесятых годах сложился блок ГОСТов (Государственных Стандартов) на управленческие документы. Были разработаны первые государственные стандарты на терминологию в области делопроизводства и архивного дела и оформление организационно-распорядительных документов: ГОСТ 16487 - 70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (переработан в 1983 году); ГОСТ 6.38 - 72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39 -72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр - образец» (переутверждены в 1978 году; переработаны и объединены в 1990 году в ГОСТ 6.38 - 90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). В 1984 году был издан ГОСТ 6.10.4 - 84 «Унифицированная система документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники», так как возникла потребность придания юридической силы документам, подготовленным с помощью средств вычислительной техники. В конце 1980-х гг. государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путем их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическое применение пока не стало повсеместным. В 1988 году была издана вторая редакция ЕГСД. В 1980-е годы разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции и труд машинисток. Количественный состав работников делопроизводственной службы рассчитывался на основании формул трудозатрат, входивших в «Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию» и «Единые нормы времени (выработки) на «машинописные работы», разработанные Центральным бюро промышленных нормативов по труду (ЦБПНТ) Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы (Госкомтруд). Большое значение для составления номенклатур и формирования дел, экспертизы ценности документов, их подготовки и передачи в ведомственный архив имели «Основные правила работы ведомственных архивов» (1986 год) и «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (1989 год). Внедрение средств вычислительной техники в управление потребовало привести к единообразию, т.е. унифицировать формы документов, применяемых в различных сферах управленческой деятельности. Возникла идея создания унифицированных систем документации (УСД), т.е. комплексов взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Все УСД разрабатывались на основе ГОСТ 6.10.1 - 75 «Унифицированные системы документации. Основные положения» (переработан в 1988 году) и ГОСТ 6.10.2 - «Унифицированные системы документации. Термины и определения». Руководство всей работой по созданию УСД осуществлял Государственный комитет СССР по стандартам (Госстандарт). Все УСД, разработанные в 1970-1980 годах, представлены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД). Среди них представлена Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Она включала: ГОСТ 6.15.1 - 75 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения»; ГОСТ 6.38 -72 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ 6.39 - 72 «Формуляр-образец»; Унифицированные формы документов, обеспечивающие создание и ликвидацию организаций, учреждений и предприятий; прием, перевод, предоставление отпусков, поощрение, наложение дисциплинарных взысканий на рабочих и служащих, функционирование автоматизированного контроля за исполнением документов; Инструкции по применению подсистем унифицированных документов; Методические рекомендации по унификации текстов организационно-распорядительной документации; Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительной документации; Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительной документации и инструкцию по его применению. Наряду с ОКУД был разработан еще ряд классификаторов для информационного обеспечения в различных сферах управления: финансовой, экономической, внешнеэкономической и др. Среди них: Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП). Таким образом, традиционная российская технология процессов документационного обеспечения управления с XVIII в. имеет следующие особенности: Четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации; Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.; Ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов); Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий; Относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации; Основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах. Основная проблема данной технологии - централизованное оперативное отслеживание движения документов, поскольку эта технология требует как получения своевременной информации, так и ведения объемных регистрационно-контрольных картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек. Наше время характеризуется тем, что создание, обработка и хранение документации осуществляется при помощи компьютеров. Повсеместно осуществляется переход на компьютерные технологии работы с документами. Поэтому основные положения делопроизводства и ГОСТы претерпевают некоторые изменения. Государственное делопроизводство советской эпохи представляло собой основу для развития делопроизводства в Российской Федерации.

Список используемой литературы

1. Колесник Е. Н. Некоторые проблемы документирования управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления// http ://www.chinovnik.uapa.ru

2.      Плешкевич Е. А. Общая теория документа: методологическое обоснование// Электронная библиотека/ www. ellib.gpntb.ru

3.      Швецова-Водка Г.Н. Документоведение как научная дисциплина// Электронная библиотека/ www. ellib.gpntb.ru

4.      Швецова-Водка Г.Н. Определение объекта и предмета документоведения// Электронная библиотека/ www. ellib.gpntb.ru

5.      http://working-papers.ru – делопроизводство и документооборот

6.      http://www.termika.ru –энциклопедия делопроизводства.