ВВЕДЕНИЕ
Переход экономики России на рыночные отношения вызвал необходимость кардинального изменения организации, техники и методики бухгалтерского учета затрат и калькулирования себестоимости продукции в соответствии с международной теорией и практикой систем бухгалтерских и аудиторских нормативных актов и стандартов, а также особенностей функционирования предприятий.

Система бухгалтерского учета, сформированная в странах с развитой рыночной экономикой, включает финансовый и управленческий учет. Цель управленческого учета состоит в обеспечении необходимой информацией руководства и менеджеров предприятия для разработки, обоснования и принятия управленческих решений, как в текущей деятельности, так и на перспективу. Зависимость исполнителей от информации была осознана уже давно. Хотя это и не проявлялось настолько явно, необходимость в информации для бизнеса всегда была ощутима. И деятели бизнеса сейчас признают несовершенство источников информации. Для успешной деятельности любой фирмы необходим постоянный поток правдивой и своевременной информации. На основе этой информации принимаются все управленческие решения. Именно в этом и заключается актуальность темы исследования – любая организация предполагает управление, а управление невозможно без наличия необходимой информации.

Целью данной работы является обозначить необходимость информационного обеспечения в управленческом процессе организации.

Для достижения поставленной цели в работе решаются следующие задачи:

·        изучить сущность понятия «информация»;

·        рассмотреть классификацию информации, для управленческого процесса организации;

·        выявить  требования, предъявляемые к управленческой информации;

·        определить роль информации в управлении организацией;

·        рассмотреть и проанализировать методы сбора и обработки управленческой информации в конкретной организации (ОАО «Арбат»);

Объектом исследования является деятельность по сбору информации и принятие решения на ее основе в ОАО «Арбат».

Структура данной работы включает введение, две главы: первая -теоретическая, в которой раскрывается сущность информации и ее необходимость в управлении организации; вторая - практическая, там рассматривается система сбора, обработки информации и принятие управленческого решения на ее основе в ОАО «Арбат»; заключение и список литературы.

Методологической основой исследования являются нормативные акты по бухгалтерскому учету всех уровней от федерального до внутренних рабочих документов предприятия, а также работы зарубежных и отечественных ученых, таких как: Афанасьев В.А., Безруких П.С., Брагина З.В., Бахрушина М.А., Ветров А.А., Карпова Т.П., Колесников С.Н., Кондратова И.Г., Николаева С.А., Шеремет А. Д.  и др.

 Информационной базой исследования являются данные предприятия полиграфической деятельности, публикации о его производственно-хозяйственной деятельности.
ГЛАВА 1. ИНФОРМАЦИЯ КАК КЛЮЧЕВОЙ ФАКТОР В ПРОЦЕССЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ.
1.1.  Виды информации для управленческого процесса организации.
Управление предприятием представляет собой процесс координации и регулирования его деятельности для достижения поставленной цели. Любая служба и работник управления для выполнения своих функций нуждаются в информации. Управление начинается с получения и восприятия информации, оно включает принятие решения на основе информации и завершается контролем выполнения этого решения также на основе соответствующей информации.

Управленческий учёт выступает составной частью информационной системы предприятия. Он имеет целью обеспечить администрацию ор­ганизации, куда входит довольно узкий круг внутренних пользователей, информацией, необходимой для контроля за производственной деятель­ностью организации и принятия решений по результатам этой деятель­ности. К такой информации в первую очередь относятся данные о затра­тах на производство, себестоимости продукции и отдельных ее видов, рентабельности, выпуске и результатах реализации продукции, работ и услуг.

Современный экономический словарь дает четыре подхода к пониманию информации: 1) любое сообщение о чем-либо; 2) сведения, данные, значения экономических показателей, являющиеся объектами хранения, обработки и передачи и используемые в процессе анализа и выработки экономических решений в управлении; 3) один из видов ресурсов, используемых в экономических процессах, получение которого требует затрат времени и других видов ресурсов, в связи с чем эти затраты следует включать в издержки производства и обращения; 4) одна из трех фундаментальных субстанций (вещество, энергия, информация), составляющих сущность мироздания и охватывающих любой продукт мыслительной деятельности, прежде всего знания, образы.

 Среди основных свойств и характеристик информации исследователи называют количество, ценность, содержание, правдивость, достоверность, полноту, глубину, точность, убедительность, доказательность, новизну, эффективность, оптимальность, оперативность, надежность, выразительность, актуальность, доступность для восприятия, логичность, неподверженность физическому износу, возможность использования при решении различных задач, минимальность затрат при репродуцировании, возрастание социально-экономической эффективности с ростом частоты и фронта использования, практическую однородность с точки зрения технологии обработки, идеальный характер, воспроизводимость, относимость, допустимость и др. Экономисты ввели понятие стоимости информации, которая «включает в себя: время руководителей и подчиненных, затраченное на сбор информации, а также фактические издержки, связанные с анализом рынка, оплатой машинного времени, использованием услуг внешних консультантов и др.»

Выделяют различные виды информации: первичную (исходную), производную (промежуточную) и итоговую; статическую (постоянную) и динамическую (переменную); полную и выборочную; чрезмерную и недостаточную; полезную и ошибочную; информирующую и предназначенную для управления какими-либо процессами. Можно говорить об открытой и закрытой (конфиденциальной) информации; внутренней и внешней и т.д. По содержанию информация может быть экономической, социальной, правовой, политической и другой.

Для управления организациями используется информация различной природы и формы. Ее выбор определяется такими факторами, как сфера деятельности, отраслевая специфика, технические возможности, размер организации и ее качественные характеристики, особенности внешней среды, стратегия развития, знания и опыт управляющей команды и многими другими. Источники информации также отличаются большим разнообразием - административно-нормативные документы, финансовая отчетность, устные сведения от официальных лиц, деловые коммуникации, средства массовой информации, неформальное общение, текущее наблюдение в ходе трудовой деятельности, специальные исследования и другие.

Всеисточники информации можно подразделить на учетные и внеучетные.

Кучетным источникам относятся:

• бухгалтерский учет и отчетность;

• статистический учет и отчетность;

• оперативный учет и отчетность;

• выборочные учетные данные.

Вбухгалтерском учете и отчетности наиболее полно отражают и обобщают хозяйственные средства и хозяйственные операции с целью контроля за выполнением установленных бизнес-планов. Методами сплошного и непрерывного наблюдения, строгого документирования, систематизации на счетах, группировки в балансе и других отчетных таблицах достигается объективная количественная характеристика мно­гообразных хозяйственных операций, обобщенная характеристика всей совокупности средств хозяйства по составу и размещению, источникам образования и целевому назначению.

Статистический учет и отчетность отражают совокупность мас­совых явлений и процессов, характеризуют их с количественной сторо­ны (в увязке с качественной стороной), позволяют выявить определен­ные экономические закономерности, служат важным источником информации. Это особенно относится к отраслевым, межотраслевым и территориальным объединениям (концернам, акционерным обществам, товариществам с ограниченной ответственностью и др.). При специфи­ческих методах наблюдения статистика во многом опирается на данные бухгалтерского учета.

Оперативный учет и отчетность, применяемые на отдельных участках хозяйственной деятельности организаций, обеспечивают бо­лее быстрое по сравнению со статистикой и бухгалтерией получение соответствующей информации. Для текущего управления подобная информация неоценима. При управлении сбытом, например, невоз­можно обойтись без оперативных данных о ежедневной (а в некоторых случаях и ежесменной) выручке за проданные товары. Директора орга­низаций, руководители внутренних подразделений довольно часто ве­дут оперативную регистрацию важнейших хозяйственных процессов и операций, делают примерные расчеты и прикидки, намечают неотлож­ные мероприятия. Такую «карманную бухгалтерию» используют руко­водящие работники, которые сами осуществляют оперативный анализ.

Выборочные учетные данные помогают углубить и детализи­ровать показатели отчетности. За последние годы отчетность значи­тельно сокращена. В этих условиях получили распространение эпизо­дические выборки, наблюдения, углубленные проверки. Выборочные данные следует рассматривать как источник учетного характера, по­скольку их черпают из текущего бухгалтерского учета и первичной до­кументации.

Квнеучетным источникам относятся:

• материалы внутриведомственной и вневедомственной реви­зии, внешнего и внутреннего аудита;

• материалы лабораторного и врачебно-санитарного контроля;

• материалы проверок налоговой службой;

• материалы постоянно действующих производственных сове­щаний;

• материалы собраний трудовых коллективов;

• материалы печати;

• объяснительные и докладные записки, переписка с вышестоя­щей организацией, финансовыми и кредитными организациями;

• материалы, получаемые в результате личных контактов с ис­полнителями.

Управление выполнением бизнес-плана и бюджетов (смет) не­возможно без привлечения соответствующихпланово-нормативных данных. Такие данные содержатся, прежде всего, в производственно-финансовом плане промышленного предприятия и торгово-финансовом плане торговой организации. Помимо данных утвержденного плана, привлекается довольно обширныйнормативный материал, со­держащийся в производственных паспортах, ценниках, прейскурантах, справочниках и др.

Техническая информация также используется как элемент ин­формационной системы. К ней относится в основном техническая и технологическая документация (паспорта машин и оборудования, чер­тежи, спецификация и т.п.), характеризующая уровень техники и техно­логии, технический уровень и качество продукции. Техническую ин­формацию получают из перспективных разработок технологов и проектировщиков, используют результаты организационно-техничес­ких мероприятий, патентную информацию, сведения об отечественных и зарубежных аналогах.

Управленческую деятельность можно условно разделить на три основные категории. И именно они, на наш взгляд, определяют и характеризуют преобладающие по важности, по распространению виды и категории управленческой информации.

Информация по стратегическому планированию позволяет высшему управлению нести ответственность за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективные оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции.

Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации различных подконтрольных им действий, приведения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов. Информация, которая необходима этим управляющим, может включать производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими среднего уровня.

Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами. Этим управляющим были бы необходимы данные о взаимодействии и проблемах, о политике и процедурах, а также о деятельности управляющих в родственных структурах, подразделениях.
1.2. Требования к информации, используемой в управленческом учете.
Информация — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, т.е. все то, что расширяет представление об объекте исследования. Целью управленческого учета является обеспечение информацией менеджеров, ответственных за достижение конкретных производственных целей.

К управленческой информации, созданной и подготовленной для использования руководством, предъявляются иные требования, нежели для информации, предназначенной для внешних пользователей. В управленческом учете возможно использование как неколичественной информации (слухи, результаты социологических опросов и т.п.), так и количественной, которая в свою очередь делится учетную и неучетную. Принцип документальной обоснованности учетной информации в управленческом учете может игнорироваться, в связи с чем используются как фактические, так и прогнозные оценки.

Для принятия оперативных управленческих решений может применяться полная или неполная информация об объекте исследования. Неполная информация, которая подвергается быстрой обработке, в ряде случаев оказывается достаточной.

К информации  управленческого учета предъявляются следующие требования:

• адресность. Внутрипроизводственная учетная информация должна предоставляться конкретным адресатам в соответствии с уровнем их подготовленности и иерархии;

• оперативность. Информация должна предоставляться в сроки, дающие возможность сориентироваться и вовремя принять эффективное хозяйственное решение, в противном случае она малопригодна для целей управления;

• достаточность. Информация должна предоставляться в достаточном объеме для принятия на соответствующем уровне управленческого решения. В то же время она не должна быть избыточной и отвлекать внимание ее потребителя на несущественные или не относящиеся к делу сведения;

• аналитичность. Информация, используемая для внутренних управленческих целей, должна содержать данные текущего экспресс-анализа или предполагать возможность проведения последующего анализа с наименьшими затратами времени;

• гибкость и инициативность. Конкретный блок информации должен отвечать вышеназванным принципам и обеспечивать всю полноту информационных интересов в условиях меняющихся управленческих ситуаций или в связи с изменениями в факторах производства. Кроме того, центрам ответственности должна предоставляться возможность формулировать свои предложения по использованию данной информации и направлять их на рассмотрение вышестоящего звена;

• полезность. Информация должна привлекать внимание управляющих к сферам потенциального риска и объективно оценивать работу менеджеров предприятия;

• достаточная экономичность. Затраты по подготовке внутрифирменной информации не должны превышать экономический эффект от ее использования.

Учетная информация составляет 20-30% всей информации управленческого учета, на долю экономического анализа приходится 70-80%. Для сравнения отметим, что в финансовом учете соотношение иное: 50-60% всей информации составляет учетная информация, а на долю анализа приходится 40-50%.
1.3. Роль информации в управлении организацией.
Любая организация самим фактом своего существования предполагает управление. Оно обусловлено общественным характером труда людей и необходимостью обмениваться продуктами своей материальной и духовной деятельности. Управление по своему содержанию представляет собой осознанное, специально организованное воздействие субъекта на объект для достижения поставленных целей.

Управление является насыщенной многоаспектной деятельностью и подчиняется принципам системности - объективному свойству всех сложных объектов и процессов. Управление системно прежде всего потому, что представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов: принципы, функции, цели, задачи, субъекты, объекты, механизмы, методы, конкретные действия и т.д. Ученые, рассматривая составляющие системы управления, называют различные перечни его компонентов, но субъект и объект в них присутствуют всегда.

Субъект управления – управляющая подсистема, объект управления – исполнительная подсистема. Управление заключается в таком воздействии субъекта управления на объект управления, чтобы система достигла поставленной цели. Отношения, которые складываются между объектом и субъектом управления, называются управленческими отношениями.

Отношения между субъектом и объектом управления в принципе сводятся к обмену информацией, поскольку «управление в своей сущности есть подготовка, принятие и осуществление цепи последовательных решений управляющей системой на основе информации, отражающей состояние управляемого объекта и окружающей среды, а также степень исполнения (или невыполнения) принятых управленческих решений».

Итак, связь между управляемой и управляющей системами, между компонентами внутри систем осуществляется с помощью информации. Система управления – это информационная система, деятельность которой напрямую зависит от объема, содержания информации, используемой субъектом управления и передаваемой управляемому объекту. Кроме этого, с помощью информации система связана с окружающей средой, чтобы нормально функционировать, она должна получать извне необходимые сведения. Повышения же эффективности социального управления можно достичь лишь с помощью его обеспечения своевременной, достоверной, исчерпывающей информацией, с помощью которой субъект управления судит о характере, специфике социальных объектов и процессов, делает заключения об эффективности управленческого воздействия.

Исходя из этого, на наш взгляд, правы те исследователи, которые выделяют в структуре управления информационную подсистему или систему ввода-вывода, констатируя, что без информации, без обратной связи нет нормального функционирования системы. Для современных микроэкономических структур обладание полной информацией весьма значимо, так как существенно возросла неопределенность в окружающей среде, что нередко приводит к сбоям в деятельности предприятий. Необоснованное или несвоевременное принятие решений на уровне руководства может обернуться для хозяйствующих субъектов непоправимыми отрицательными последствиями. Эффективность управленческой деятельности зависит от многих факторов. Одним из главных является умение менеджера организовать работу с информационными ресурсами. Кто владеет информацией, тот владеет миром в целом и конкретным бизнесом в частности. Руководителю, для того чтобы принимать решения, осуществлять контроль над их выполнением, формировать имидж организации, отслеживать лояльность персонала, необходима разнообразная информация. В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ресурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми. Информационное обеспечение управления, его структура, функции и возможности должны быть хорошо известны менеджеру вне зависимости от того, на каком иерархическом уровне управленческой структуры и в какой сфере или отрасли деятельности он работает. Управление можно рассматривать как процесс целенаправленной переработки информации и выработки направления действий. Итак, следует обратить внимание на информационный ресурс как один из важнейших элементов и факторов производственной системы предприятия.

В настоящее время на многих предприятиях существует, наряду с другими, общая проблема – проблема управления информацией. Руководству предприятия приходится оперировать огромным количеством информации и принимать своевременные и важные решения. От степени информированности руководителя, от скорости поступления актуальной информации, от степени доступа к «качественной» информации зависит своевременное принятие эффективных управленческих решений. Так, например, на основе экономических данных о поставках материальных запасов, для обеспечения бесперебойного их отпуска в производство, можно обосновать необходимость привлечения кредитных ресурсов и принять соответствующее управленческое решение. Или, наоборот, отменить аналогичное решение, если ориентироваться на минимальный запас материалов с целью высвобождения ресурсов и более производительного использования высвободившихся средств. При этом учитываются и сопоставляются все возможные расходы (плата за кредит, расходы на содержание материалов) и доходы (от непрерывного выпуска продукции и своевременных расчетов с покупателями).

Можно обозначить и другую сторону проблемы. В настоящее время предприятия в своей деятельности пытаются активно привлекать внешние источники в целях финансирования своего бизнеса. Однако при этом зачастую забываются очевидные способы повышения эффективности в работе фирмы за счет внутренних ресурсов. Все усилия становятся направленными лишь на поиск внешних источников, поиск надежных инвесторов, а работа по внутреннему перераспределению ресурсов отходит на дальний план. Одной из причин этого «уклона» может являться отсутствие «под рукой» или недостаточное владение необходимой информацией. В связи с этим, построенное определенным образом движение информационных потоков, четкое обозначение (фиксация) так называемых опорных (контрольных) пунктов сбора информации позволят переместить акцент в управлении и на внутренние резервы предприятия. Именно комбинированием двух указанных направлений изысканий источников и резервов можно добиться максимального экономического результата.

Таким образом, проблема управления информацией приводит к необходимости отладить информационное обеспечение фирмы и научиться максимально эффективно использовать экономическую информацию.
ГЛАВА 2. СБОР И ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ И ПРИНЯТИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ НА ЕЕ ОСНОВЕ  В ОАО  «АРБАТ»
2.1. Технико-экономическая характеристика ОАО «Арбат»
Открытое акционерное общество «Арбат» (в дальнейшем именуемое «Общество») учреждено в соответствии с Федеральным законом от 21 декабря 2001 года № 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества», распоряжением Правительства Российской Федерации от 15 августа 2003 года № 1165-р, распоряжением Минимущества России от 24 сентября 2003 года № 4239-р. Общество является коммерческой организацией и действует в соответствии  с Федеральным законом от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и настоящим Уставом. Общество создано на неограниченный срок.

Полное фирменное наименование на русском языке: Открытое акционерное общество «Арбат» сокращенное наименование на русском языке: ОАО «Арбат». Место нахождения Общества: Российская Федерация, Саратовская область, г. Саратов, ул. Волжская, 28. По данному адресу располагается исполнительный орган Общества. Почтовый адрес Общества: 410601, г. Саратов, ул. Волжская, 28.

Общество является юридическим лицом. Права и обязанности юридического лица Общество приобретает с момента его государственной регистрации. Правовое положение Общества определяется действующим законодательством и настоящим Уставом.

Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, для достижения уставных целей, а также для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, приобретать права и нести обязанности, а также быть истцом и ответчиком в суде.

Общество приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящим Уставом.

 Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения.

Учредителем Общества является Российская Федерация в лице Федерального агентства по управлению федеральным имуществом.

Общество несет ответственность по своим обязательства всем принадлежащим ему имуществом. Акционеры не отвечают по обязательствам Общества и несут риск убытков, связанных с его деятельностью, в пределах стоимости принадлежащих им акций.

 Целью создания Общества является удовлетворение общественных потребностей в результатах его деятельности и получение прибыли.

Основными видами деятельности Общества являются:

          - полиграфическая деятельность;

- редакционно-издательская деятельность, производство и реализация технической, рекламной и иной полиграфической продукции;

- издание литературных сборников, объединенных тематическими, жанровыми и другими признаками, издание отдельных авторов или их групп, репринтных произведений;

- рекламная деятельность, в том числе инновационная и внедренческая деятельность в области рекламы, использование компьютерной графики;

- производство, размещение рекламы, в том числе кинорекламы, видео рекламы, наружной, световой рекламы;

- участие в работе по развитию международных культурных связей, обменов, связей с соотечественниками за рубежом в целях культурного обогащения;

- изготовление печатной продукции: создание оригинал-макетов, печатание листов плакатов, календарей, визиток, рекламных бюллетеней, газет, журналов, этикеток, ксерокопирование;

- создание редакционных программ для телевидения, компьютеров, рекламных роликов, видеоклипов, и другой продукции;

- компьютерный набор и верстка материалов;

- торговля книжно-журнальной продукцией;

- осуществление всех видов торгово-закупочной деятельности (розничная торговля, оптовая торговля, встречная торговля, встречные закупки и т.п.) на внутреннем и внешнем рынках;

 - международные и внутренние автотранспортные перевозки;

 - складские услуги, снабженческо-сбытовая деятельность;

 - организация и осуществление туризма, эксплутационное и сервисное обслуживание гостиниц, пансионатов, баз отдыха;

 - осуществление представительства российских фирм в отношениях с иностранными учреждениями и фирмами за рубежом и иностранных фирм в отношениях с российскими учреждениями, предприятиями и организациями;

- организация и/или участие в организации всех видов внешнеэкономической деятельности;

- организация и проведение лотерей, аукционов, выставок, фестивалей, ярмарок и других зрелищных мероприятий;

- предоставление бытовых услуг;

- посредническая деятельность;

- лизинговая деятельность;

- предоставление услуг связи;

- производство тепловой энергии;

- благотворительная деятельность.

 Общество имеет гражданские права и несет гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом.

Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется федеральным законом, Общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии).

Имущество Общества состоит из основных и оборотных средств, а также иных активов, стоимость которых отражается на самостоятельном балансе Общества.

Общество  является собственником имущества, переданного ему в качестве вкладов в уставный капитал его учредителями, а также имущества, полученного в результате своей деятельности и на иных основаниях, не запрещенных законодательством  Российской Федерации, и отраженного на самостоятельном балансе Общества.

 Уставный капитал Общества составляет  19 136 400  (девятнадцать  миллионов  сто тридцать шесть  тысяч четыреста)  рублей и разделен на 191 364 (сто девяносто одну  тысячу триста шестьдесят четыре)  обыкновенных бездокументарных акций   номинальной стоимостью 100 (сто) рублей каждая.  Все акции Общества являются именными. Общество создает резервный фонд в размере 5 процентов от величины уставного капитала Общества. Размер ежегодных отчислений в резервный фонд составляет 5 (пять) процентов чистой прибыли до достижения установленного размера резервного фонда.
2.2. Методы сбора и представления внутренней управленческой информации в ОАО «Арбат».
Истинное предназначение управленческого учета - информационное обеспечение единой системы управления предприятием, т.е. создание банка информации, настолько полного и доступного, насколько это необходимо. В результате управляющий персонал предприятия должен получить полную картину своего бизнеса, обзорную или в деталях, в любой момент времени.

Задача управления полиграфическим предприятием, как и любым другим, - выбор и ведение компании по оптимальному пути развития. Для определения этого пути необходимо детально изучить работу всех функциональных систем предприятия. От того, насколько полной информацией обладает управленческий аппарат, зависит оперативность и эффективность принятия решений.

Рассмотрим иерархическую структуру внутренней информации ОАО «Арбат» и особенности информационных потоков. Начнем с наиболее обобщенной информации, которая представляется руководителю высшего звена управления, - это управленческие отчеты общего характера, позволяющие оценить финансовое и технико-технологическое положение предприятия. Руководителя также должна волновать социальная (кадровая) сторона, т.е. важно знать, что сотрудники работают на предприятии не только по финансовым мотивам, но и переживают за положение и репутацию компании на рынке. Важную часть составляет информация о распределении затрат. Выявляются наиболее затратные аспекты деятельности, основные направления инвестиционной политики, возможности сокращения текущих расходов - это основная информационная нагрузка бюджетных отчетов.

Таким образом, руководитель ОАО «Арбат» оперирует информацией, которая была соответствующим образом составлена, обработана, проанализирована и содержит статистические данные. Всю эту предварительную работу выполняют руководители среднего звена, аналитики, сотрудники планово-финансового отдела, которые, в свою очередь, либо сами собирают необходимую первичную информацию, либо пользуются автоматизированной системой, в которой происходят сбор и первоначальная обработка данных. Следовательно, информационный поток  в ОАО «Арбат» представляет собой цепочку обработки данных, состоящую, как правило, из трех звеньев. Первым звеном в цепочке является автоматизированная система управления. Второе звено составляют работники, анализирующие полученные данные и формирующие необходимые руководителю отчеты. Третье звено - это непосредственно руководитель предприятия. Однако заранее определенного набора отчетов, представляемых в установленное время, может быть недостаточно для принятия оперативного ситуационного управленческого решения, поэтому автоматизированная система управления предприятием позволяет руководителю самостоятельно получать содержащуюся в системе необходимую ему информацию. Для наглядности схема сбора и обработки внутренней управленческой информации в ОАО «Арбат» представлена на рисунке 1. (Приложение 1)

Анализ рисунка 1. показывает, что первичную управленческую информацию можно подразделить на учетную и внеучетную. И если внеучетная информация является скорее вспомогательным средством при подготовке итоговых отчетов, то учетная информация - это, несомненно, основной источник управленческой информации.

На сегодняшний день в ОАО «Арбат» управленческий учет представляет собой систему регистрации, обобщения и представления данных, необходимых для принятия решения руководством. Источники информации - это данные бухгалтерии по счетам 20, 23, 25, 70, 10, 45, 90 в разрезе по видам деятельности, например издательской и типографской.

Информация ежемесячно обобщается в форме, удобной для анализа, из которой наглядно видны:

- затраты по видам деятельности с разбивкой на прямые и косвенные;

- прибыль по видам деятельности и, следовательно, их эффективность;

- прибыль по предприятию и источники ее образования;

- направления использования прибыли;

- затраты на единицу продукции.

Анализ отклонений полученных данных осуществляется с одновременным определением причин, приведших к ним, что позволяет оперативно повлиять на сложившуюся ситуацию. Данные управленческого учета используются для разработки и составления программы деятельности предприятия на следующий год. Эта система традиционна и по своей сути представляет собой модель производственного учета.  Методическими рекомендациями по вопросам планирования и учета затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг) на полиграфических предприятиях  также предусматривается применение принципов управленческого учета, т.е. выделение таких объектов учета, как "центры ответственности" и бюджетирования.

Итак, сначала обратимся к первичной регистрации учетной информации. Интегрированный управленческий учет представляет собой учетную систему, в рамках которой показатели финансового, налогового и управленческого учета формируются во взаимосвязи. Такая взаимосвязь обеспечивается взаимодействием подсистем бухгалтерского учета при осуществлении всех учетных процедур - сборе, обработке и представлении экономической информации. При этом варианте постановки управленческого учета возможно применение двух моделей:

1) применяется прямая корреспонденция счетов управленческого и финансового учета; при такой модели учету подлежат только свершившиеся факты хозяйственной деятельности;

2) применяются парные счета одного и того же названия; на счетах управленческого учета показываются обороты, на счетах финансового учета - конечное сальдо.

В ОАО «Арбат» используется первая из указанных моделей - организация сбора первичной информации осуществляется путем присвоения каждому счету бухгалтерского учета особого кода. В таком случае, работая с основной бухгалтерской компьютерной программой, отражая операции на счетах, можно в любой момент вывести данные для управленческого учета. Естественно, такая доработка программы требует дополнительных затрат.

Основные этапы применения методики дополнительного кодирования счетов бухгалтерского учета выглядят следующим образом:

1) детализация до необходимой степени рабочего плана счетов бухгалтерского учета;

2) кодирование каждой позиции бюджетов предприятия;

3) увязка номеров счетов с кодами бюджетных строк.

Рассмотрим данный процесс на примере ОАО «Арбат» (Приложение 2).

Постановка управленческого учета подразумевает организацию на предприятии процесса сметного планирования (бюджетирования). Согласно Методическим рекомендациям по вопросам планирования и учета затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг) на полиграфических предприятиях  сводный бюджет ОАО «Арбат» имеет следующий вид (Приложение 3).

Далее  формируются новые номера субсчетов, для чего в номер счета вводится код бюджетной строки. Расходную часть бюджета нужно соотносить со счетами затрат, а доходную часть - с финансовыми результатами. В результате такой взаимоувязки будет сформирован новый план счетов, используя который бухгалтер  осуществляет прямую корреспонденцию счетов финансового и управленческого учета. Далее представлена часть финансово-управленческого плана счетов ОАО «Арбат» (Приложение 4).

Такое кодирование счетов дает возможность оперативно формировать отчеты по выполнению финансового плана - они выводятся либо в самой программе, либо с помощью электронных таблиц Excell.

Однако процесс регистрации управленческой информации на счетах - это лишь часть управленческого учета. Данная его подсистема является важнейшим элементом и способна снабжать экономистов сведениями о фактических затратах предприятия, а следовательно, и об исполнении соответствующих бюджетов, но, чтобы создать полную картину, необходимо использовать также плановую, технологическую информацию, статистические показатели по отрасли, внутренние инструкции и нормативы. В качестве технологической информации, например, могут использоваться технические отчеты, нормы затрат сырья, материалов, трудозатраты, транспортные потоки, схемы снабжения и сбыта и т.д. Примеры ежемесячных технических отчетов по основным цехам (печатному и брошюровочному) приведены в таблицах. (Приложения 5,6)

Соотнося полученные с помощью таких отчетов сведения с данными о затратах,  получаем распределение затрат по центрам ответственности. Это становится возможным, так как в ОАО «Арбат» выделяют в отдельный центр ответственности по расходам не цех (например, печатный) в целом, а каждую единицу технологического оборудования (например, печатную машину) в отдельности.

Итак, рассмотрим второе звено в управленческой "информационной цепи" ОАО «Арбат» в той его части, которая касается производственных затрат.

Отличительная черта учета по центрам ответственности - изменяющаяся величина деталей, включаемых в отчеты, подготавливаемые различными уровнями управления. Фактически это подразумевает отсутствие подробностей, т.е. расшифровки статей в отчетах. Применение данного принципа ведет к тому, что руководителю более высокого уровня нет необходимости проверять операционные детали на более низком уровне, пока не возникнет какая-либо проблема, что повышает оперативность аналитической работы. Взаимосвязь отчетности различных уровней управления покажем на упрощенном примере отчетов взаимоподчиненных центров ответственности по расходам (Приложения 7-9).

Анализ данных отчетов показывает, что отчет каждого уровня управления включает в себя следующие графы:

- наименование статей контролируемых затрат;

- затраты по утвержденным нормам расхода (план);

- фактические затраты;

- отклонение от плановых значений.

Таким образом мы рассмотрели как в ОАО «Арбат» организован порядок сбора и обработки управленческой информации.
2.3. Оценка эффективности действующей системы сбора, обработки и предоставления  управленческой информации в ОАО «Арбат»
На практике система сбора и обработки  информации не всегда соответствует установленным требованиям. В результате возникает множество противоречий и ошибок при принятии управленческих решений. Что может отрицательно сказаться на функционировании организации в целом. Рассмотрим эффективность сбора, обработки и представления управленческой информации на примере исследуемого предприятия ОАО «Арбат».

Начнем с этапа сбора и обработки управленческой информации и проанализируем, соответствует ли данная информация поставленным критериям.

Оперативная информация в исследуемом предприятии собирается такими способами, как сводки, доклады, опросы, диспетчирование. Большие информационные массивы обрабатываются с использованием компьютерных технологий.

Каждому счету бухгалтерского учета присваивается определенный код в основной бухгалтерской компьютерной программе, и, отражая операции на счетах можно в любой момент вывести данные для управленческого учета.  Также такое кодирование счетов дает возможность оперативно формировать отчеты по выполнению финансового плана. Но не вся информация в ОАО «Арбат» обрабатывается с помощью компьютерных технологий. И возможно получение информации по некоторым факторам с опозданием.

Адресность. Рассмотрим иерархическую структуру внутренней информации ОАО «Арбат». Высшему управленческому персоналу в ОАО «Арбат» представляется обобщенная оперативная информация. Она наиболее интегрирована и имеет  более длительный период представления. Более подробная и тематическая информация предоставляется руководителям центров ответственности. Следовательно, конкретная информация доводится до конкретного пользователя.

 Основной информационной нагрузкой бюджетных отчетов ОАО «Арбат» являются: выявленные наиболее затратные аспекты деятельности, основные направления инвестиционной политики, возможности сокращения текущих расходов. Таким образом, информация предприятия отвечает и требованию полезности.

Нередко руководители ОАО «Арбат» получают  информацию, которая требует дополнительной обработки. Как следствие решения, принимаемые на основе данной информации, оказываются неточными либо принимаются с опозданием и теряют свою актуальность. Точность и краткость получаемой информации позволяет принимать решения оперативно и, как следствие, увеличивает скорость рабочих процессов.

Немаловажный аспект в предоставлении управленческой информации в исследуемом предприятии–предоставление ее в удобной форме. Информация ежемесячно обобщается в форме, удобной для анализа, из которой наглядно видны:

- затраты по видам деятельности с разбивкой на прямые и косвенные;

- прибыль по видам деятельности и, следовательно, их эффективность;

- прибыль по предприятию и источники ее образования;

- направления использования прибыли;

- затраты на единицу продукции.

Отличительная черта учета по центрам ответственности в ОАО «Арбат» - изменяющаяся величина деталей, включаемых в отчеты, подготавливаемые различными уровнями управления. Фактически это подразумевает отсутствие подробностей, т.е. расшифровки статей в отчетах. Что соответствует принципу краткости управленческой информации. Применение данного принципа ведет к тому, что руководителю более высокого уровня нет необходимости проверять операционные детали на более низком уровне, пока не возникнет какая-либо проблема, что повышает оперативность аналитической работы.

Таким образом, подводя итоги по движению информационных потоков в ОАО «Арбат» можно сделать следующий вывод. Информация не всегда соответствует критериям, в частности критериям оперативности, точности и  краткости, в связи с очаговой компьютеризацией нарушается процесс непрерывности регистрации транзакций, накопление статистики и обработки базы накопленных данных. Исправить данную ситуацию, на наш взгляд, можно введением автоматизированной системы управления информационными потоками по всему предприятию и повышением дисциплины персонала.
2.4. Рекомендации по совершенствованию сбора и анализа информации.
Поскольку решать управленческие задачи на крупных и средних полиграфических предприятиях целесообразнее всего посредством единого программного комплекса, объединяющего как учет бизнес-операций, так и остальную финансово-хозяйственную деятельность, то скажем несколько слов об автоматизированных системах управления информационными потоками.

На сегодняшний день рынок информационных систем достаточно широк. Однако на большинстве предприятий автоматизация информационных потоков касается только затратных служб (бухгалтерии, финансового отдела и т.п.), что обеспечивает некоторое снижение косвенных затрат, тогда как внедрение интегрированной системы управления в производстве будет способствовать снижению себестоимости, оптимизации загрузки производственных мощностей, повышению эффективности труда и оперативности реакции на внеплановые ситуации. Такая система должна поддерживать стандарт MRPII, подразумевающий формирование производственного плана, планирование материальных и производственных ресурсов, внутрицеховое управление и т.д., т.е. поддержку практически всех основных функций планово-экономического и производственного отделов предприятия.

К несомненным плюсам некоторых автоматизированных систем управления информационными потоками (таких как, например, Axapta) относятся:

1) "приборная доска" руководителя;

2) организация внутренней сети "интранет";

3) наличие корпоративного портала.

Рассмотрим третье звено в цепи информационного потока - получение необходимой информации высшим руководством предприятия и обратная связь.

Руководитель обычно контролирует ключевые показатели деятельности предприятия, представленные во внутрифирменных отчетах, одновременно с этим он может использовать возможности автоматизированной системы управления - специальный интерфейс для руководителя, так называемую приборную доску, где в виде диаграмм наглядно представляются достигнутые результаты, которые можно оценить по тем или иным критериям. С помощью таких диаграмм руководитель может также сравнивать фактические данные с прогнозируемыми значениями. На "приборную доску" помещаются только наиболее важные для руководителя показатели, причем как финансовые, так и нефинансовые, например доход по сделкам, индекс сроков выполнения заказов, текучесть кадров и т.п.

Возможность публикации данных из автоматизированной системы управления во внутренней сети "интранет" значительно облегчает руководителю процесс получения отчетов без дополнительного привлечения сотрудников, особенно это важно для территориально разрозненных предприятий. Так, руководитель может просмотреть текущее состояние дебиторской задолженности, список неоплаченных заказов, список пришедших платежей и т.д.

Не только восходящий, но и нисходящий информационный поток имеет значение для управления, поэтому организация в информационной сети предприятия корпоративного портала облегчит доступ к необходимой информации как руководителя, так и сотрудников, повысит эффективность использования рабочего времени. Корпоративный портал организуется по ролевому принципу, поэтому каждый пользователь имеет доступ только к той информации, которая ему необходима для работы. Помимо выполнения прямых задач, сотрудники могут пользоваться стандартным набором функций корпоративного портала, как любого информационного портала, - искать, просматривать и публиковать информацию, читать новости компании, инструкции, приказы руководителя, участвовать в опросах, организовывать форумы.

На наш взгляд введение автоматизированных систем управления сбором и представлением управленческой информации в ОАО «Арбат»,  обеспечат большую оперативность, достаточность и аналитичность управленческой информации.
2.5. Управленческое решение как результат анализа управленческой информации.

Управленческое решение - директивный акт целенаправленного воздействия на объект управления, основанный на анализе достоверных данных, характеризующих конкретную управленческую ситуацию, определение цели действий, и содержащий программу достижения цели.

Подготовка управленческого решения подразумевает наличие системы, состоящей из пяти этапов.

1. Этап формирования цели. Поставленная цель должна быть существенной и выполнимой с учетом имеющихся ресурсов.

2. Этап анализа и поиска решений. Сначала необходимо осмыслить проблему, стоящую перед организацией, определить ее природу и значимость. Проблема - это отклонение фактических параметров от целевых, возможность такого отклонения в будущем в случае непринятия каких-либо действий, изменение целей управления. В процессе осмысления проблемы необходимо установить совокупность факторов, влияющих на конечный результат, допустимые отклонения, данные о ресурсах и т. д.

3. Этап принятия решений. При принятии решения устанавливается альтернатива, т. е. ситуация, в которой нужно сделать выбор одной или нескольких возможностей. Для выбора альтернативы (варианты решения) необходимо:

1) сформировать систему показателей (качественных и количественных), используя метод шкалирования;

2) сформировать критериальную базу. Критерий позволяет ответить на один из следующих вопросов:

·         является ли альтернатива допустимой;

·         является ли альтернатива удовлетворительной,

·         является ли альтернатива оптимальной;

·         какая из двух сравниваемых альтернатив лучше;

3) осуществить выбор (принять решение) с учетом рисков и возможностей реализации. "Плохой администратор предлагает правильное решение, а хороший - выполнимое".

4. Этап воздействия. Методы воздействия на исполнителей бывают экономическими, организационными и воспитательными. В результате происходит мотивация на выполнение выработанного решения.

5. Этап реализации и оценки. Организация производственного процесса с присущими ему стандартами. Оценка фактического результата, сравнение его со стандартным показателями и оценка отклонения. Получение обратной связи.

Обязательными элементами процесса является наличие поэтапного плана и методов решения, а также их информационное обеспечение. Работа по сбору, обработке и оценке учетной информации проводится на всех этапах процесса, но каждый раз она имеет особенности, отражающие специфику выполняемых действий и решаемых задач, а также стиль работы менеджера.

Таким образом, владение постоянной, точной, уместной, понятной, своевременной управленческой является одним из ключевых моментов качественного управления предприятием.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.
Управленческая информация - совокупность сведений о внутреннем и внешнем состоянии управляемой системы, используемых для оценки ситуации и разработки управленческих решений. Поэтому к управленческой информации, подготовленной в целях использования руководством, предъявляются иные требования, нежели к информации, предназначенной для внешних пользователей. Для целей управленческого учета используется как бухгалтерская информация, которая подлежит четкой документации и регистрации, так и любая другая информация, необходимая руководителям для принятия решений. Последняя может быть получена как из внутренних источников организации, так и из внешних (таких как пресса, социологические опросы и т.п.). При этом вся информация, независимо от источника получения, может быть как количественной (т.е. иметь численное выражение), так и качественной (т.е. представляться в виде мнений, суждений, экспертных оценок).

 К управленческой информации предъявляются следующие требования: адресность, оперативность, достаточность, аналитичность,  гибкость, полезность, экономичность, своевременность. Таким образом, можно считать, что данные требования  порождают у лица принимающего решение полную уверенность в успехе процесса разработки решения, не оставляют никаких сомнений в том, что сообщенное ему является «истиной» и существенно снижает неопределенность выбора наилучшего решения.  

Владение информацией играет незаменимую роль в управлении предприятием. Для современных микроэкономических структур обладание полной информацией весьма значимо, так как существенно возросла неопределенность в окружающей среде, что нередко приводит к сбоям в деятельности предприятий. Необоснованное или несвоевременное принятие решений на уровне руководства может обернуться для хозяйствующих субъектов непоправимыми отрицательными последствиями.

Таким образом, любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой. Экономическая информационная система - это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и в выработке управленческих решений.

Возрастающая значимость информации как ресурса требует усиления внимания и к способам получения и обработки информации. Данный аспект имеет отношение и к исследуемому предприятию – ОАО «Арбат». Проблему оптимального использования информационного ресурса призваны решать существующие автоматизированные аналитические и бухгалтерские программы. Однако способ их применения, а также присущая программам разрозненность, отсутствие единых баз данных сводят усилия к минимальному результату. Кроме того, необходимо преодолеть во многом косность мышления, определенные стереотипы, когда речь идет, например, о внедрении информационных технологий и связанных с этим преобразованиях всей организационной (в том числе управленческой) структуры предприятия.

Таким образом, ОАО «Арбат», как предприятию, которое стремится достичь преимуществ полного владения экономической информацией, необходимо отладить систему своего информационного обеспечения. В общем виде направления оптимизации управления потоками экономической информации выглядят следующим образом. Чтобы охватить всю информацию и организовать работу с информационными ресурсами, необходимо, во-первых, четко определиться, как и где зарождается экономическая информация (в рамках производственной системы предприятия). Затем, определившись с целями, которые ставятся перед каждым ее блоком, и определенным образом «профильтровав» ее, следует создать механизм фиксации информации. Расстояния от точки фиксации до пользователя должны быть минимальными, как и время их «доставки». Далее, на основе структурирования информации, становится возможной обработка информации с использованием математических методов и, соответственно, программных продуктов. Такая обработка позволяет осуществлять любое планирование или анализ с наибольшей точностью, так как изначально не теряется никакая значимая информация. Планирование на основе достаточно полной, достоверной и точной информации принесет ощутимую экономию всех видов ресурсов. Останется только подсчитать экономический эффект, сопоставив экономию с затратами на все оптимизационные мероприятия, включая внедрение информационных технологий.

В идеальном варианте возможно, таким образом, так настроить информационную систему предприятия, что она сама будет выявлять и приоритеты, и узкие места, и выдавать наиболее совершенные варианты действий для управления, а предприятие может стать гибкой самонастраивающейся системой.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1.     Методические рекомендации по вопросам планирования и учета затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг) на полиграфических предприятиях. - М.: НИЦ "Экономика", 2003. - 76 с.

2.     Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. 129-ФЗ (с послед. изм. от 03.11.2006г.)

3.     Булгакова С.В. Бухгалтерский управленческий учет для бизнес - решений: Учебное пособие/С.В. Булгаков. - Воронеж: ИПЦ ВГУ, 2007. - 109 с.

4.     Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учеб пособ. - М.: Финстатинформ, 2002. - 359 с.

5.     Воронова Е.Ю., Улина Г.В. Управленческий учет: Учебное пособие/ Е.Ю. Воронова, Г.В. Улина. - М.: МГИМО (У) МИД России, 2003. - 276с.

6.     Егорова Л.И. Бухгалтерский управленческий учет/ Л.И. Егорова.- М., 2004.- 52 с.

7.     Ивашкевич В.Б. Бухгалтерский управленческий учет : учеб. для вузов/ В.Б. Ивашкевич. — М. : Экономистъ, 2006. — 618 с.

8.     Карпова Т.П. Управленческий учет: Учебник для вузов/ Т.П.Карпова. - 2-е изд., пераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. - 351с.

9.     Касьянова Г.Ю. Управленческий учет по формуле "три в одном" / Г.Ю. Касьянова, С.Н. Колесников. - М.: Статус-Кво, 1999. - 331с.

10.Кондраков Н.П., Иванов М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учебное пособие/ Н.П. Кондраков, М.А. Иванов.- М.: ИНФРА-М, 2009.- 368 с.

11. Лихачева О.Н. Финансовое планирование на предприятии: Учеб пособие  М.: ООО "ТК Велби", 2005.- 264 с.

12.  Лукичева Л.И. Управление организацией. – М.: Омега. – 2006. – 355 с.

13. Ожогина И., Торгов И. Технологии на службе руководителя // Visionpeople. - 2003. - N 1. - С. 6 - 9.

14. Рянский А.С. Адаптация плана счетов бухгалтерского учета для нужд управленческого учета // Главбух. - 2004. - N 4. - С. 76 - 79.

15. Управленческий учет: Учеб. пособ./ Под ред. А.Д. Шеремета. - 2 изд., переаб., доп. - М.: ИД ФБК - ПРЕСС, 2002. - 512 с.

16.  Фролова Т.В. Бюджетирование затрат в производстве: Учеб. пособ. - Новосибирск: СибУПК, 2002 .- 248 с. 

17. Хамхоева Ф.Я. Методы сбора и представления внутренней управленческой информации на полиграфическом предприятии // Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии. 2008.-№ 5.-с.25-27

18. Профессиональный сайт статей: http://www.iteam.ru/ publications/ finances/section_50/article_1087/