Обоснование выбора процесса для реинжиниринга

В соответствии с данными таблицы наиболее важными в структуре являются бизнес-процессы развития, что, в принципе, отражает основную направленность компании – ориентацию на развитие, совершенствование.

Однако, наиболее важным для анализа представляется процесс привлечения депозитов. Существует несколько причин для подобного вывода. Во-первых, в связи с внедрением принципов BASEL II потребуются дополнительные средства для формирования резервов. Именно депозиты, как основной источник формирования пассивов банка, способны стать источником средств.

Во-вторых, по данному продукту ставки, в целом, ниже средних по отрасли. Гарантируемая надежность депозитов все-таки не настолько привлекательна для большинства российских инвесторов, как высокий процент, предоставляемый российскими банками. Для банка необходимо оптимизировать данный процесс, прежде чем совершать какие-либо серьезные изменения, проводить масштабные акции.

Таким образом, для банка жизненно важно привлечение депозитов. Особенно учитывая тот факт, что ставки по данным привлеченным ресурсам ниже ставки рефинансирования и уровня инфляции. Это очень удобный источник привлечения ресурсов для банка, хоть и очень затратный, требующий большого числа неструктурированных операций. Процесс громоздкий, способный принести существенную выгоду при его оптимизации.

Нотация АРИС[2]

В соответствии с методологией ARIS, организация рассматривается как совокупность организационных, функциональных, информационных систем и систем целей, средств производства и человеческих ресурсов.

Все перечисленные подсистемы в реальности и в ARIS связываются между собой и отображаются в виде графических объектов. При этом в программном продукте ARIS Toolset имеется огромное количество нотаций, позволяющих разработчику посмотреть на процесс с различных сторон и классифицировать.

ARIS eEPC (extended Event Driven Process Chain) - описание цепочки процесса, управляемого событиями. Нотация разработана специалистами компании IDS Prof . Scheer GmbH , в частности, самим доктором Шером.

Нотация ARIS eEPC относится к классу нотаций work flow (описания потоков работ), которые предназначены для описания деятельности в динамике (так же, как и нотация IDEF 3).

Модель, созданная в нотации ARIS eEPC , наиболее наглядно может отразить поток работ, который протекает внутри подразделения, выявляет связи между организационной структурой и функциями. Для каждой функции внутри процесса определяются конечные и начальное события, ответственный исполнитель, материальные и документальные потоки, сопровождающие какую-либо работу.

Основные графические объекты и их взаимосвязь в модели процесса представлены на рис. 2.



Рисунок 2. Основные графические объекты и их взаимосвязь в модели - ARIS eEPC

Основные правила при моделировании достаточно просты:

·        во-первых, каждая функция инициируется событием и завершается так же событием,

·        во-вторых, в каждую функцию не может входить более одной стрелки, «запускающей» выполнение функции,

·        в третьих, из каждой функции может выходить не более одной стрелки, описывающей завершение выполнения функций,

При моделировании процессов, разработчик очень часто сталкивается с ситуацией, когда одно событие в рамках процесса может инициировать выполнение одновременно нескольких функций и наоборот, функций может быть результатом нескольких событий. Каким образом отразить это в диаграмме модели?

Логические разветвления в потоке процесса отображаются при помощи операторов:

·        логическое И,

·        логическое ИЛИ,

·        логическое взаимоисключающее ИЛИ.

При этом различают два вида операторов: операторы событий и операторы функций.

Значения операторов представлены на рис. 3

 

Рисунок 3. Значения логических операторов в модели ARIS eEPC

Правила связывания функций и событий через логические операторы представлены на рис. 4.

При моделировании процесса рекомендовано использовать и определенные правила расположения графических элементов на диаграмме:

·        Графические элементы процесса (события и функции) следует располагать сверху вниз

·        Графические элементы, отображающие исполнителей функций (сотрудников и подразделений) следует располагать справа от функций

·        Документы, используемые при выполнении функций, а так же формируемые в результате выполнения функций, располагаются слева от функций

Итогом кропотливой, но творческой работы в ARIS Toolset будет, с одной стороны модель, отвечающая практически на все вопросы как разработчиков и экспертов, так и участников процесса, с другой – наглядная, информативная, логически выстроенная.

Дело останется за малым: описать модель в Документированной процедуре.



Рисунок 4. Правила связывания функций и событий через логические операторы в модели ARIS eEPC

Каждый объект в системе ARIS Toolset, которая поддерживает метод описания бизнес-процессов ARIS, имеет определенный набор атрибутов. Пользователю предлагается воспользоваться стандартными атрибутами для описания объектов или ограниченным количество т.н. пользовательских атрибутов.

Бизнес-процесс в нотации eEPC представляет собой последовательность процедур, расположенных в порядке их выполнения. Следует отметить, что реальная длительность выполнения процедур в eEPC визуально отражена быть не может. Это приводит к тому, что при создании моделей возможны ситуации, когда на одного исполнителя будет возложено выполнение двух задач одновременно. Используемые при построении модели символы логики позволяют отразить ветвление и слияние бизнес-процесса. Для получения информации о реальной длительности процессов необходимо использовать другие инструменты описания, например графики Ганта в системе MS Project.

Таким образом, при помощи нотации eEPC ARIS можно описывать бизнес-процесс в виде потока последовательно выполняемых работ (процедур, функций).

Описание бизнес-процесса

Рассматриваемый БП представляет собой выдачу т.н. «депозита» клиенту банка – физическому лицу. Депозит представляет собой вклад в рублях или валюте, на открываемый специально для этого депозитный счет, на сумму которого начисляются заранее оговоренные проценты дохода в годовых. Таким образом, клиентская заинтересованность состоит в том, чтобы получить из ничего немножко денег (в виде процента по депозиту), а заинтересованность банка – в привлечении свободных денежных средств, с которыми он сможет работать на рынке по своему усмотрению, получая определенную прибыль, часть которой будет отдана клиенту, разместившему депозит, в качестве своеобразной «арендной платы» за пользование средствами. Банковский депозит не является средством накопления. Это средство сохранения финансов для физического лица.

Сам процесс выдачи депозита можно описать следующим образом. Клиент обращается в банк с желанием открыть депозитный счет и разместить некоторую сумму средств под определенный процент. На встрече с его личным менеджером обсуждаются основные моменты сделки и составляется депозитный договор (договор депозитного вклада), в котором в установленном порядке прописываются условия, на которых клиент размещает средства, в частности – сумма, срок, валюта вклада, процентная ставка, реквизиты сторон и пр.

После этого выполняются необходимые документарные операции: идентификация личности клиента путем проверки его документов, и снятия с них фотокопии. Составление клиентского досье, содержащего наиболее полную информацию о клиенте и его вкладе – следующий шаг. После этого клиенту предлагается оплатить  услуги банка по открытию счета, для чего ему предоставляется квитанция на оплату, которую он инкассирует в кассе банка.

Оплаченная квитанция является основанием для открытия клиенту депозитного счета в автоматизированной банковской системе. После открытия счета и закрепления его за клиентом, последнему предлагается внести сумму оговоренного депозитного вклада на данный счет. Для этого клиент пишет заявление на внесение средств на счет, где указывает свои реквизиты, номер депозитного договора, сумму вклада, и счет, на который данная сумма должна быть внесена.

Это заявление является основанием для выписки кассового ордера, с которым клиент обращается в кассу и вносит сумму вклада на данный счет в наличной или безналичной форме.

Со дня зачисления средств на счет начинается начисление процентов по условиям депозита. Нужно отметить, что банк имеет возможность распоряжаться деньгами несколько раньше – сразу же после момента внесения средств в кассу.

По истечении срока депозита с договором депозитного вклада и заявлением на закрытие счета и снятие с него депозитных средств клиент обращается в банк. Там происходит процедура выплаты денежных средств, подписания соглашения о закрытии счета и аннулировании депозита.

Довольные собой, стороны расходятся, чтобы, наверняка, встретиться вновь, но с большей суммой.

Модель ARIS с пояснениями и комментариями

Диаграмма целей

Первоначальная цель – увеличить чистую банковскую прибыль на 20% к концу 2006 года. Для достижения этой цели компании необходимо будет добиться увеличения отдачи от кредитования физических лиц, от кредитования юридических лиц и привлечь дополнительные депозиты для обеспечения своей деятельности. Именно последняя цель и будет рассмотрена в работе.

Организационная диаграмма

Во главе – Президент банка. Структура матричная – обслуживающие подразделения работают как по вертикали, так и по горизонтали. Структура представляется наиболее удобной для осуществления текущей деятельности.

Диаграмма цепочки добавленной стоимости

Для привлечения депозитов, необходимо произвести 3 группы действий: установить оптимальную ставку по депозитам, обеспечить маркетинговую поддержку акции, обеспечить высокий уровень сервиса для клиентов. Эти задачи, в свою очередь, разбиваются еще на несколько подзадач.

Процесс установления оптимальной ставки по депозитам

Проанализировать рынок депозитов физических и юридических лиц

Установить конкурентную ставку по депозитам

Выбрать оптимальную ставку по депозитам

Разработать систему поощрений для вкладчиков

Провести прямой маркетинг

Провести рекламную кампанию

Индивидуализировать размещение депозитов

Уменьшить время реализации заказа

Обеспечить информационную поддержку

Предложения по улучшению

В целях оптимизации процессов рекомендуется немного изменить, во-первых, принципы организации работы – упростить процесс внесения всех комиссий. Внесение средств вместе со всеми комиссиями необходимо отделить в общий этап – это поможет сократить время работы с клиентом.

Также в целях снижения времени возможно организовать информирование клиентов путем Интернет-банкинга и смс-оповещений, возможно разрешить выполнение некоторых операций через Интернет (оплата счетов, переводы).

Упрощение приобретения связанных продуктов – еще один резерв. Работа по данным продуктам с личным менеджером откроет новые возможности для оптимизации процесса. Более полное использование, обновление информационных программ, их настройка на работу по специализированным направлениям позволит снизить документооборот, повысит качество предоставления услуги, а значит, и общую удовлетворенность клиента.

Заключение

Ужесточение конкуренции вынуждает фирмы искать новые пути совершенствования в целях повышения собственной устойчивости, прибыли. Сегодня среди менеджеров всех уровней сформировалось понимание, что основные резервы в повышении эффективности бизнеса лежат именно в области оптимизации бизнес-процессов.

Оптимизация бизнес-процессов требует вовлечения высококвалифицированных специалистов, использования специализированных программ. Одним из программных решений для выполнения этой задачи является семейство программных продуктов ARIS.

В данной работе была произведена идентификция бизне-процессов и ключевых факторов успеха, рассмотрен процесс привлечения депозитов в коммерческом банке. Было принято решение о необходимости установки оптимальной ставки по депозитам, обеспечения маркетинговой поддержки акции, обеспечении высокого уровня сервиса для клиентов. Данные вопросы были освещены при помощи eEPC-моделей ARIS.

Анализ бизнес-процессов показал важность процессов развития для компании, однако было принято решение об анализе процесса привлечения депозитов как основополагающего в деятельности банка, логически предшествующего любому затратному этапу развития банка.

Список используемой литературы

1.      Репин В.В., Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.: РИА «Стандарты и качество», 2004

2.      http://www.betec.ru/

3.      http://bsgv.ru/

4.      Finexpert.ru

5.      Развитие бизнеса.РУ